Bijlage 2 : 1e_Managementrapportage_2023_Streekarchief Midden-Holland

Aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Klein Amerika 20 2806 CA GOUDA

1e Managementrapportage 2023

Vastgesteld door: Dagelijks bestuur d.d. 8 juni 2023 Algemeen bestuur d.d. 28 juni 2023

Inhoudsopgave

1

Inleiding ............................................................................................................................................3 1.1

2

Leeswijzer ................................................................................................................................ 3

Financiële samenvatting ...................................................................................................................4 2.1

Uitgangspunten ....................................................................................................................... 4

2.2

Overzicht van baten en lasten ................................................................................................. 6

3

Ontwikkelingen en Highlights ...........................................................................................................7

4

Resultaat 2023 .............................................................................................................................. 10 4.1

5

6

Resultaat per productcategorie of overhead ......................................................................... 10

Reserves, voorzieningen en investeringen ................................................................................... 12 5.1

Reserves en voorzieningen ................................................................................................... 12

5.2

Investeringen ......................................................................................................................... 12

Vaststelling 1e Managementrapportage 2023 ............................................................................... 14

Bijlage 1

Gemeentelijke bijdragen 2023 ........................................................................................... 15

Bijlage 2

Extra bijdragen .................................................................................................................. 16

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

2 van 16

1

Inleiding Voor u ligt de 1e Managementrapportage 2023. Vooruitlopend op de informatie, welke in de volgende hoofdstukken uitgebreid beschreven wordt, volgen hier alvast de belangrijkste financiële conclusies in deze rapportage: • Het verwachte resultaat voor 2023 bedraagt € 59.762 negatief; • Het verwachte negatieve resultaat is de resultante van het sterk gestegen prijsniveau van alle kosten en de maar beperkte index van het Streekarchief voor het jaar 2023, welke wordt toegepast op de bijdragen; • Deze managementrapportage bevat het volgende voorstel voor het dekken van het verwachte tekort van (afgerond) € 60.000: o Dekking vanuit de egalisatiereserve ad € 10.000; o Extra bijdragen van de gemeenten ad € 50.000. • In deze managementrapportage zijn de geraamde kosten voor het e-depot verwerkt. De geraamde bijdragen zijn iets lager dan in de businesscase van het e-depot weergegeven was.

1.1

Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt de actuele prognose van het Streekarchief voor het jaar 2023 beschreven. Hier zijn ook de uitgangspunten voor deze prognose benoemd. Hoofdstuk 3 bevat de inhoudelijke bestuursinformatie. De financiële informatie wordt weergegeven in de hoofdstukken 4 en 5. Deze behandelen respectievelijk het resultaat, de reserves en de voorziening en de investeringskredieten. De vaststelling van deze managementrapportage en de bijbehorende begrotingswijziging is opgenomen in hoofdstuk 6.

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

3 van 16

2

Financiële samenvatting Onderstaande prognose voor het lopende boekjaar is gebaseerd op de jaarrekening 2022, de programmabegroting 2023, de ontwikkelingen die plaatsvinden in 2023 en de realisatiecijfers van de eerste vier maanden. De prognose van 2023 is vooralsnog € 59.762. In de programmabegroting bedroeg het positieve resultaat € 7.723. Het verwachte resultaat is dus fors gedaald, waardoor aanvullende middelen nodig zijn om de begroting sluitend te krijgen. Voorgesteld wordt om dit tekort gedeeltelijk te dekken vanuit de egalisatiereserve en gedeeltelijk door extra bijdragen in rekening te brengen bij de gemeenten. De voorgestelde dekking van de algemene reserve bedraagt €10.000. De voorgestelde extra bijdragen van de gemeenten bedragen in totaal € 50.000. Voorgesteld wordt om de begroting voor het jaar 2023 aan te passen aan de nieuwste inzichten en deze managementrapportage dus als begrotingswijziging aan te merken. Daarnaast wordt voorgesteld om het hiervoor genoemde dekkingsvoorstel vast te stellen. Dit dekkingsvoorstel is nog niet in de begrotingscijfers verwerkt. Na de vaststelling zal dit in de 2e managementrapportage van dit jaar verwerkt worden. Het financiële effect voor de deelnemers wordt al wel getoond in bijlage 2 Extra bijdragen.

2.1

Uitgangspunten Op 20 juni 2022 is de programmabegroting van het jaar 2023 vastgesteld door het algemeen bestuur. Deze programmabegroting toonde een begroting met een positief resultaat van € 7.723. Op basis van de realisatiecijfers van de periode januari tot en met april wordt in deze rapportage een prognose afgegeven met een resultaat van € 59.762 negatief. Ten opzichte van de programmabegroting heeft de begroting een aantal wijzigingen ondergaan. Hierna worden de uitgangspunten voor de gewijzigde begroting weergegeven. Index Conform de regionale norm is de index voor 2023 vastgesteld op 3,3%. Deze index is toegepast op de bijdragen. De werkelijke prijsindexatie blijkt in 2023 flink hoger. De gemiddelde cao-verhoging is bij de het Streekarchief ruim 9%. De prijsstijgingen van de materiële kosten zijn vaak meer dan 10%. Uitschieters van 14 á 15% zijn geen uitzondering. Het grote verschil tussen onze index en de werkelijke prijsindexatie leidt tot een fors tekort in de begroting voor dit jaar. Dekking tekort Het tekort in deze managementrapportage bedraagt bijna € 60.000. Het Streekarchief wil het maximale doen om dit bedrag uit eigen middelen te dekken. Om die reden wordt voorgesteld om een bedrag ad € 10.000 uit de egalisatiereserve te halen en in de exploitatie te brengen om een deel van het gat te dichten.

Dit bedrag (€ 10.000) is gekozen, omdat bij deze uitname het liquiditeitsniveau van het Streekarchief het hele begrotingsjaar op voldoende niveau blijft. Het weerstandsvermogen zal hierdoor tijdelijk onder het gewenste niveau zitten, maar de verwachting is dat dit op termijn weer kan worden hersteld. In de tussentijd blijft het Streekarchief risico’s en dekking zorgvuldig monitoren, zodat haar deelnemers te allen tijde weten hoe de dienst er voor staat. Wat resteert is een tekort van € 50.000. Voorgesteld wordt om extra bijdragen in rekening te brengen bij de gemeenten, waardoor ook dat deel van het indextekort gedicht wordt. De exploitatie sluit dan voor 2023 naar verwachting weer op nul. Personeelslasten De personeelslasten zijn de grootste kostenpost van het Streekarchief. In de begroting van deze managementrapportage is de nieuwe cao toegepast. De salarissen stijgen daarmee met ruim 9% ten opzichte van het jaar 2022.

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

4 van 16

In 2023 hopen we twee nieuwe medewerkers te verwelkomen, die voor een groot deel ingezet zullen worden voor de nieuw te vormen e-depots. Eén van de vacatures is inmiddels ingevuld per 1 mei. De tweede vacature wordt vanaf 1 juli ingevuld door een ingehuurde medewerker (trainee Ypublic). Gelet op de veranderingen in het personeelsbestand als gevolg van onder andere het e-depot is het functieboek recent aangepast. De gevolgen hiervan zijn verwerkt in de begroting. E-depot en automatiseringslasten Het e-depot is een belangrijke ontwikkeling in het streven om de historische documenten en informatie voor de toekomst te bewaren. Digitale preservering en ontsluiting zijn randvoorwaarden voor de openbaarheid van overheidsinformatie. Met het e-depot kunnen we informatie duurzaam opslaan en beschermen, zodat deze ook op de lange termijn toegankelijk blijft voor het publiek. Het afgelopen jaar is er veel werk verzet om het e-depot mogelijk te maken, wat geleid heeft tot een contract voor een voorziening per 1 mei. Voor de komend jaren zal gewerkt worden aan een aantal pilotprojecten voor het opnemen van diverse datasets van de deelnemers, zoals bijvoorbeeld de videotulen en bouwvergunningen. De in 2022 berekende extra kosten voor het e-depot op basis van de businesscase voor een gezamenlijk e-depot, zijn in de programmabegroting 2024 verwerkt in de deelnemersbijdragen.

Voor 2023 waren deze kosten apart opgenomen in de programmabegroting en worden dit jaar als extra bijdrage gefactureerd. In de pilotperiode van het e-depot 2023-2026 wordt een definitieve kostenverdeling vastgesteld, op basis van een eventuele nieuwe verdeelsleutel voor digitale archieven. Deze kosten zijn nu nog berekend volgens de verdeelsleutel voor de papieren archieven, op basis van inwoneraantallen en opgeslagen meters. Ook zal dan een definitieve toekenning plaatsvinden aan de juiste programma’s, producten en diensten. Naast het e-depot willen we in 2024 ook onze digitale dienstverlening verder verbeteren en de website nog gebruiksvriendelijker te maken, zodat bezoekers gemakkelijker en sneller kunnen vinden wat ze zoeken. Ook is er de wens om de collectie verder te digitaliseren, zodat deze voor een breder publiek beter toegankelijk wordt. Door de digitalisering kunnen bovendien nieuwe technieken voor betere toegankelijkmaking toegepast worden, zoals Handgeschreven Tekst Herkenning, Linked Open Data en het automatisch taggen van namen en plaatsen. In 2023 zal hiervoor het archiefbeheersysteem vervangen worden. Toedeling gemeentelijke bijdragen De verdeling van de gemeentelijke bijdragen over de programma’s zorgt er voor dat inzichtelijk is wat de vier programma’s kosten of opleveren.

Dit overzicht is te vinden in de tabel onder hoofdstuk 2.2 in de kolommen van de 1e Marap. Hier zijn de resultaten per programma en van de overhead zichtbaar en worden deze ook kort toegelicht. Om BBV-technische redenen is het niet toegestaan om de kosten van de overhead toe te delen aan de programma’s. Om toch inzicht te geven in het resultaten per programma na verdeling van de overhead zijn die resultaten weergegeven in bijlage 2 van deze managementrapportage. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van het Streekarchief bedraagt na de resultaatbestemming van de jaarrekening 2022, bijna € 102.000. Hiermee is enige ruimte aanwezig om financiële tegenvallers te

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

5 van 16

dragen. Het blijft van belang om de komende jaren het weerstandsvermogen verder op peil te brengen. Eventuele toekomstige positieve resultaten zullen hiervoor moeten zorgen.

2.2

Overzicht van baten en lasten

Omschrijving

Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

1ͤ Marap 2023 Baten

Programmabegroting 2023 Lasten Baten Saldo

Jaarstukken 2022 Lasten Baten Saldo

Lasten

15.190 -111.186 729.581 -791.283 343.533 -618.752 178.731 -310.629 566.086 566 1.833.686 -1.831.850

15.334 -118.660 512.738 -508.077 335.233 -599.152 182.321 -298.547 498.950 -28.410 3.187 1.547.764 -1.552.845

26.757 -141.067 851.813 -921.003 344.716 -523.300 179.066 -249.093 502.661 770 -2.000 1.905.785 -1.836.464

-

-95.996 -61.703 -275.220 -131.897 566.086 566 1.836

-9.559 -9.559

-9.559 -9.559

1.833.686 -1.841.409

-7.723

-

-103.325 4.662 -263.919 -116.225 470.540 3.187 -5.081

-9.533 -9.533

-9.533 -9.533

1.547.764 -1.562.378

-14.614

-

Saldo

-114.310 -69.190 -178.583 -70.027 502.661 -1.230 69.321

-9.559 -9.559

-9.559 -9.559

1.905.785 -1.846.023

59.762

In dit overzicht zijn de opbrengsten met een minteken weergegeven. Bovenstaand overzicht bevat een weergave van de begroting conform programmabegroting 2023, de realisatie conform de jaarstukken 2022 en de begroting conform de 1e managementrapportage 2023. Het negatieve resultaat is het resultaat van de vier inhoudelijke programma’s en van de overhead tezamen. In hoofdstuk 4 worden de cijfers van de 1e managementrapportage vergeleken de Programmabegroting 2023.

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

6 van 16

3

Ontwikkelingen en Highlights

Dit zijn de belangrijkste highlights en ontwikkelingen uit de periode januari tot en met mei: Lezing over Nederlanders (en Bergambachtenaren!) in het leger van Napoleon Op dinsdagavond 14 februari gaf historicus Christiaan van der Spek een zeer drukbezochte lezing in het Historisch OntmoetingPunt Bergambacht over Nederlanders in het leger van Napoleon. Ook Bergambachtenaren maakten deel uit van deze historische militaire ondernemingen. In het gemeentearchief van Bergambacht zijn zelfs enkele onbestelde brieven te vinden van Bergambachtse soldaten die zij naar huis schreven: een bijzondere vondst! Van der Spek nam het publiek mee ‘sous les armes’ en vertelde over het Hollandse leger in de Franse tijd, waar ook onze voorouders en Bergambachtenaren van ruim 200 jaar terug direct of indirect mee te maken hadden Internationale Vrouwendag Op Internationale Vrouwendag organiseerden het Gouds Vrouwennetwerk, het Streekarchief en de Bibliotheek Gouda een avond over het verleden, heden én de toekomst van de vrouw. Erna Staal interviewde schrijfster Jutta Chorus over haar in 2022 verschenen boek Alma’s dochters: vijf levens in de schaduw. Vrouwenhistorica Nicole Teeuwen ging na de pauze met het publiek in discussie over de hedendaagse en de toekomstige positie van de vrouw. Woordkunstenaar Noa Heddergott zorgde voor sprekende intermezzo’s.

Vaste bezoekersbijeenkomst Op donderdag 16 maart werd weer een bijeenkomst voor onderzoekers georganiseerd, die regelmatig onze archieven raadplegen, en voor geïnteresseerden uit de regio. De opzet van deze ochtend is altijd tweeledig. Er worden presentaties gegeven over onderzoek van bezoekers van onze studiezaal. Voor deze bijeenkomst werd André Hoogendijk uitgenodigd, de winnaar van de Walvisprijs 2022, met zijn verhaal over de runderpest in Krimpen a/d IJssel in de negentiende eeuw. Daarnaast wordt het publiek op de hoogte gebracht van nieuwe projecten of collecties in het streekarchief. In februari en maart was de zogenoemde ‘palletexpositie’ gewijd aan alle inzendingen voor de Walvisprijs van 2022. Deze expositie gaat hierna nog op reis naar Krimpen aan den IJssel en Schoonhoven. Heerlijkheidsarchieven Nieuwerkerk aan den IJssel en Lekkerkerk ontsloten Er zijn twee heerlijkheidsarchieven toegankelijk gemaakt door middel van een inventaris. Het gaat om het heerlijkheidsarchief van Nieuwerkerk aan den IJssel (toegangsnummer 0028) en het heerlijkheidsarchief van Lekkerkerk (toegangsnummer 1307). Het archief van de heerlijkheid Nieuwerkerk aan den IJssel vormt een mooie aanvulling op het deel van het heerlijkheidsarchief dat zich van oudsher in het oud-archief van Gouda bevindt. Het archief bevat onder meer stukken over de veiling van de heerlijkheid door Gouda in 1848.

Pronkstuk is een charter uit 1692, een zogenoemde “verlijbrief” van het recht op zwanendrift aan Reijer van der Burgh, lid van de vroedschap van Gouda. Open Joodse Huizen | Huizen van Verzet Schoonhoven en Gouda Onderzoeker Otto Ooms vertelde op 2 mei in het Historisch OntmoetingsPunt Schoonhoven het opmerkelijke levensverhaal van de Schoonhovense verzetsman Johannes Holswilder. De in 1902 geboren notarisklerk, makelaar, deurwaarder en raadsman stond bekend om zijn sociaal engagement. Voor de oorlog maakte hij evenwel fanatiek propaganda voor de NSB. Hij organiseerde zelfs een bijeenkomst in de schouwburg van Gouda met partijleider Mussert. In de oorlog sloot hij zich echter aan bij de verzetsgroep Oranje Vrijbuiters, die onderduikers hielp en overvallen pleegde. Na

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

7 van 16

verraad in 1943 werden de leden van de verzetsgroep gearresteerd en een jaar later gefusilleerd op de Waalsdorpervlakte. Op donderdag 4 mei organiseerde het streekarchief in samenwerking met het Gouds Metaheerhuis en met ondersteuning van het Nationaal Holocaust Museum voor de vijfde keer het programma Programma Open Joodse Huizen | Huizen van Verzet. Vertellers, bezoekers en bewoners deelden verhalen in huizen waar Joden of verzetslieden woonden en werkten voor, tijdens en vlak na de Tweede Wereldoorlog. Gouda is één van de 17 steden die dit jaar deelneemt aan het programma. Er waren negen locaties te bezoeken waar op vaste tijdstippen wordt verteld. Kaashandel van Eijk Het afgelopen jaar werd zo’n zeven (!) meter aan archief van de Kaashandel Maatschappij “Gouda” die was gevestigd aan de Kattensingel in Gouda, geïnventariseerd. Het bedrijf verhandelde kaas in het binnen- en buitenland. Erbij werd een mini-tentoonstelling gemaakt in de Chocoladefabriek. De tentoonstelling liet aan de hand van archiefstukken verschillende aspecten zien van de onderneming, die in 1870 door Cornelis van Eijk in de Naaierstraat werd gestart en eindigde in 1972. Het terrein aan de Kattensingel wordt momenteel herontwikkeld tot het woongebied 'De Blaauwe Haan', vernoemd naar het eerste kaaspakhuis op deze plek.

Naar aanleiding van de tentoonstelling melden zich een groep familieleden uit heel Nederland met nog meer archief. Zij zijn ontvangen in de Chocoladefabriek voor een extra presentatie. Bijzondere tekeningen Schoonhovens kunstenaar Door bemiddeling van Wim Slappendel ontving het streekarchief twee mappen met prenten en tekeningen van de Schoonhovense kunstenaar Maarten Pauw (1912-1966). Pauw werd geboren in Doorn en was actief als kunstenaar, beeldhouwer en penningmaker in Parijs en Utrecht. In 1956 werd hij benoemd tot directeur van de Schoonhovense Vakschool voor goud- en zilversmeden en juweliers. Deze functie bekleedde hij tot zijn onverwachte overlijden in 1966. De schenking bestaat uit diverse prenten en tekeningen die binnenkort digitaal te bekijken zijn in de studiezaal van het streekarchief. Koloniaal en slavernijverleden Gouda Als je aan de geschiedenis van Gouda denkt, dan denk je niet meteen aan het koloniaal en slavernijverleden. Toch zijn ook in Gouda sporen van het koloniale en slavernijverleden, soms nog verborgen, terug te vinden. Daarom wil Gouda in het herdenkingsjaar slavernijverleden stil staan bij het belang van het kennen van het verleden om het heden beter te begrijpen. De historische verkenning zal aan de hand van een aantal onderwerpen de relatie van Gouda met het koloniaal en slavernijverleden in beeld brengen.

De gemeente Gouda financiert het streekarchief met een eigen bijdrage voor uitvoering van dit onderzoek. Nieuwe indexen op de website Onderzoeker Cees Doedeijns is al jarenlang een vast gezicht in de studiezaal van het streekarchief. Hij maakte onder meer de criminele vonnisboeken van Schoonhoven en Gouda nader toegankelijk. Onlangs voltooide hij een ander project: de transcripties van de schouwcedullen van Gouda van de periode 1681-1793. Het gaat om lijkschouwingen die na afloop van een misdrijf of ongeval gedaan werden en waarvan de schepenen de rapportage van de desbetreffende dokter vastlegden. Op de website zijn onder het kopje ‘Bronnen – Indexen’, diverse andere digitale indexen die in PDF beschikbaar zijn.

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

8 van 16

Adresboeken online bladerbaar en doorzoekbaar Op de website verschenen ook de adresboeken van Gouda uit de periode 1867 – 1950. Er kan zowel gezocht als gebladerd worden in deze gegevensbronnen. Behalve namen en straten zijn er ook beroepen van de hoofdbewoners per adres te vinden. De adresboeken kwamen meestal jaarlijks uit en bestaan uit meerdere delen: een alfabetische stratenlijst met een overzicht van de bewoners, een alfabetische naamlijst en een overzicht van winkels, bedrijven, verenigingen en andere organisaties. Bestuurslid van de Stichting Vrienden van Archief en Librije Cor Revet zorgde er in de afgelopen maanden voor dat alle Goudse adresboeken secuur gescand werden. Binnenkort volgen ook adresboeken uit een aantal andere gemeentes Dienstverleningsovereenkomst met Promen De gemeenschappelijke regeling Promen is een samenwerking aan gegaan met het Streekarchief om het informatie- en archiefbeheer op orde te brengen én te houden. De komende periode wordt gewerkt aan het verbeteren hiervan. Als overheidsorganisatie valt Promen onder de Archiefwet 1995 en moet zich houden aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan het informatie- en archiefbeheer. Het gaat hier niet meer alleen om papieren archieven. De overheidsinformatie is tegenwoordig opgeslagen in meerdere applicaties. Het streekarchief houdt hier namens de gemeenten toezicht op.

E-depotvoorziening voor het streekarchief Het Streekarchief heeft een overeenkomst afgesloten met Preservica voor een ‘e-depot’: een digitaal depot voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van digitale archieven. In het oude stadhuis van Schoonhoven vierden medewerkers van het streekarchief, ambtenaren van de in het archief deelnemende gemeenten en bestuursleden dit hoogtepunt. Het project van aanbesteding werd begeleid vanuit het streekarchief en door middel van een werkgroep met ambtenaren van alle deelnemende gemeenten.

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

9 van 16

4

Resultaat 2023 Onderstaand worden eerst in totaal en vervolgens per productcategorie en voor de overhead de financiële mutaties in de begroting weergegeven. Onderstaand wordt allereerst het totaal aan baten en lasten vergeleken met de programmabegroting 2023. Bij de verdere specificering per productcategorie in hoofdstuk 4.1 wordt een vergelijking gemaakt met de cijfers uit de Programmabegroting 2023. De initiële begroting kende een positief resultaat van € 7.723. In deze managementrapportage daalt het positieve resultaat met € 67.485 naar € 59.762 negatief. Deze daling is de resultante van forse kostenstijgingen en de vooralsnog achterblijvende opbrengstenstijging.

Totaal Lasten Baten Mutaties reserves Totaal

Mutaties 72.099 N -4.614 V 67.485 N

Lasten De lasten van 2023 zijn onderhevig aan forse prijsstijgingen, die het gevolg zijn van de economisch lastige situatie. Externe invloeden van bijvoorbeeld de oorlog in Oekraïne, de langdurige COVIDpandemie en problemen in de bankenwereld en op energiegebied stuwen de prijzen omhoog. Ten tijde van het opstellen van de Programmabegroting 2023 werden dergelijke prijsstijgingen nog niet voorzien. Baten De baten van 2023 zijn ook geïndexeerd ten opzichte van 2022. Deze index (3,3%) blijkt echter onvoldoende om de forse prijsstijgingen bij de kosten op te kunnen vangen. Mutaties reserves De begrote mutatie in de reserves betreft de afschrijvingslasten van de huidige investeringen voor de inrichting van het Gouwedepot. Deze onttrekking is ongewijzigd.

4.1

Resultaat per productcategorie of overhead In de tabellen hierna worden de mutaties ten opzichte van de Programmabegroting 2023 per productcategorie en voor de overhead weergegeven.

In bewaring nemen Lasten Baten Totaal

Mutaties 11.567 N -29.881 V -18.314 V

Bewaren en beheren Lasten Baten Totaal

Mutaties 122.233 N -129.720 V -7.487 V

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

10 van 16

Ontsluiten/beschikbaar stellen Lasten Baten Totaal

Mutaties 1.184 N 95.453 N 96.636 N

Educatie, advisering en toezicht Lasten Baten Totaal

Mutaties 335 N 61.535 N 61.870 N

Overhead (inclusief treasury) Lasten Baten Mutaties reserves Totaal

Mutaties -63.220 V -2.000 V -65.220 V

Totaal Lasten Baten Mutaties reserves Totaal

Mutaties 72.099 N -4.614 V 67.485 N

De kosten en opbrengsten per programma zijn gewijzigd ten opzichte van de Programmabegroting. Mede naar aanleiding van de inrichting van het e-depot is de tijdsbesteding van alle medewerkers geactualiseerd. De kosten en de opbrengsten worden over de programma’s verdeeld conform deze tijdsbesteding. Het gaat hier dus om een herverdeling van de kosten en de opbrengsten. De totale opbrengsten van 2023 zijn vooralsnog nagenoeg ongewijzigd ten opzichte van de Programmabegroting. De totale kosten zijn daarentegen wel gestegen. Dit is het gevolg van de forse stijging van het prijsniveau. Het resultaat 2023 in de Programmabegroting 2023 bedroeg € 7.723 positief. In deze managementrapportage daalt dit resultaat naar € 59.762 negatief. In hoofdstuk 2 is een voorstel beschreven om het verwachte tekort op te lossen.

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

11 van 16

5

Reserves, voorzieningen en investeringen

5.1

Reserves en voorzieningen Hieronder volgt een overzicht van de reserves en voorzieningen en de in 2023 geraamde mutaties daarin: Boekwaarde per 1-1-2023

Omschrijving

Onttrekkingen 2023

Boekwaarde per 31-12-2023

Stortingen 2023

Reserves Egalisatiereserve Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Totaal reserves

101.952 193.257 295.209

0 9.559 9.559

0 0 0

101.952 183.698 285.650

Voorzieningen Voorziening gebruikersonderhoud Totaal voorzieningen

91.960 91.960

0 0

8.425 8.425

100.385 100.385

Totaal reserves en voorzieningen

387.169

9.559

8.425

386.035

Onderstaand volgt per reserve of voorziening een toelichting op de mutaties in 2023. Egalisatiereserve Als het algemeen bestuur, conform het voorstel bij de jaarrekening, besluit om het positieve jaarrekeningresultaat van het afgelopen jaar in deze reserve te storten, bedraagt het saldo aan het begin van dit jaar € 101.952. In deze managementrapportage wordt voorgesteld om € 10.000 te onttrekken aan de egalisatiereserve om het verwachte tekort gedeeltelijk te dekken. Deze onttrekking is nog niet verwerkt in bovenstaand overzicht. Als het algemeen bestuur instemt met deze onttrekking, zal deze verwerkt worden in de 2e managementrapportage van dit jaar. Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Deze bestemmingsreserve wordt ingezet voor de dekking van de kapitaallasten van de investeringen van het Gouwedepot. Voorziening gebruikersonderhoud De voorziening gebruikersonderhoud betreft het grote onderhoud van het Gouwedepot. Het jaarlijkse onderhoud wordt uit de exploitatie betaald. De jaarlijkse bijdrage voor dit jaar aan deze voorziening bedraagt € 8.425. Uitgaven zijn voor dit jaar niet begroot.

5.2

Investeringen Hierna volgt een overzicht van de verwachte investeringen in het jaar 2023. In de programmabegroting was al rekening gehouden met investeringen voor het e-depot. Investeringen Inventaris Automatisering Totaal

Programmabegroting 48.400 48.400

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

Mutaties 50.000 50.000

e

1 Marap 98.400 98.400

12 van 16

In 2023 zijn in de eerste maanden een tweetal laptops gekocht. Voor de rest van het jaar zijn naast de investering voor het e-depot ook investeringen gepland voor onder andere een server, fotoscanner, een beheeromgeving en een telefoonvoorziening.

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

13 van 16

6

Vaststelling 1e Managementrapportage 2023

Het algemeen bestuur van het Streekarchief Midden-Holland, • gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van 8 juni 2023 BESLUIT: • • • • •

De 1e Managementrapportage 2023 vast te stellen; De gewijzigde begroting 2023 vast te stellen conform hoofdstuk 2.2; Investeringskredieten beschikbaar te stellen conform hoofdstuk 5.2. Het verwachte tekort van 2023 voor € 10.000 te dekken uit de egalisatiereserve; Het resterende, verwachte tekort van € 50.000 te dekken door extra bijdragen van de gemeenten.

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 28 juni 2023.

De secretaris,

De voorzitter,

C. Bakker-Wijbrans

T. van Vugt

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

14 van 16

Bijlage 1

Gemeentelijke bijdragen 2023

Organisatie

Verdeelsleutels 1 2 Inwoners Aantal m1 Personeelsper 1-1-2022 per 1-1-2022 kosten (€)

Verdeelsleutel

1

Bijdragen 2023 Overige kosten (€)

Kosten e-depot (€)

2

1 en 2

Overige bijdragen

Totale bijdragen

Gouda Krimpen aan den IJssel Krimpenerwaard Waddinxveen Zuidplas ODMH RMH

74.134 29.416 57.065 31.338 45.796 -

4.367 417 2.664 701 1.285 -

310.561 123.229 239.056 131.281 191.848

210.638 20.114 128.495 33.812 61.981

88.060 61.630 23.676 27.155 41.071 1.840

6.104 7.500 3.600 1.104 750 3.000

615.363 212.473 394.827 193.352 294.900 2.590 3.000

Totaal baten en lasten

237.749

9.434

995.975

455.040

243.431

22.058

1.716.504

De overige bijdragen voor het jaar 2023 zijn ramingen voor additionele dienstverlening in de vorm van: • Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Gouda ad € 5.000; • Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpen a/d IJssel ad € 7.500; • Naamgevingscommissie voor de gemeente Waddinxveen ad € 1.104; • Naamgevingscommissie voor de gemeente Gouda ad € 1.104; • Historisch Ontmoetingspunten, uren werkgroep voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 3.600.

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

15 van 16

Bijlage 2

Extra bijdragen

Organisatie

Bijdrage personeelskosten (€)

Bijdrage overige kosten (€)

Totale reguliere bijdragen (€)

Aandeel bijdrage

Extra bijdrage

in %

(€)

Gouda Krimpen aan den IJssel Krimpenerwaard Waddinxveen Zuidplas

310.561 123.229 239.056 131.281 191.848

210.638 20.114 128.495 33.812 61.981

521.199 143.343 367.551 165.093 253.829

35,92 9,88 25,33 11,38 17,49

17.960 4.939 12.665 5.689 8.747

Totaal

995.975

455.040

1.451.015

100,00

50.000

Ter gedeeltelijke dekking van het verwachte tekort in 2023 wordt voorgesteld om extra bijdragen in rekening te brengen bij de gemeenten. Deze bijdragen van in totaal € 50.000 zijn nog niet in de begroting verwerkt en moeten dus opgeteld worden bij de bijdrage in bijlage 1. Na vaststelling van de extra bijdragen ziet het overzicht met de bijdragen voor 2023 er als volgt uit: Bijdragen 2023 Organisatie

Personeelskosten

Overige kosten (€)

Kosten e-depot (€)

Overige bijdragen (€)

Extra bijdragen (€)

Totale bijdragen (€)

Gouda Krimpen aan den IJssel Krimpenerwaard Waddinxveen Zuidplas ODMH RMH

310.561 123.229 239.056 131.281 191.848

210.638 20.114 128.495 33.812 61.981

88.060 61.630 23.676 27.155 41.071 1.840

6.104 7.500 3.600 1.104 750 3.000

17.960 4.939 12.665 5.689 8.747

633.323 217.413 407.492 199.040 303.646 2.590 3.000

Totaal baten en lasten

995.975

455.040

243.431

22.058

50.000

1.766.504

1e Managementrapportage 2023, Streekarchief Midden-Holland

16 van 16