BIJL 4 - Streekarchief Factsheet jaarrekening 2024 en ontwerpbegroting 2026

Naam verbonden partij

1 Doel verbonden partij

2 Vestigingsplaats 3 Aantal deelnemende gemeenten

Streekarchief Midden-Holland Het Streekarchief Midden-Holland is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de archiefwet. Dit houdt in het instandhouden van de archiefbewaarplaats de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van de plaatselijke en regionale geschiedbeoefening. Het beheren en ter beschikkingstellen van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het aanstellen van de streekarchivaris. Daarnaast belast met het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten berusten. Gouda 5 Een lid gemeenten tot en met 10.000 inwoners heeft twee stemmen. Op grond van iedere volgende 10.000 inwoners, of een gedeelte daarvan, beschikt het lid van een dergelijke gemeente over één stem extra (art 10, lid1 gemeenschappelijke regeling streekarchief Midden-Holland)

4 Stemverhouding 5 Lid Algemeen bestuur 6 Lid dagelijks bestuur 7 Wordt een zienswijze geadviseerd 8 Jaarrekening (meerjaren-)begroting

P van der Hek Wethouder - W Pannekoek Wethouder Gemeente Krimpenerwaard is niet vertegenwoordigd in het Dagelijks Bestuur ja 2024 2026

e.v.

* € 1.000 Realisatie

2023 9 Bijdrage

442

Begroting

2024 467

2025 493

2026 503

2027

2028 503

2029 503

503

* € 1.000 Realisatie (31/12)

2023 10 algemene reserve 11 bestemmingsreserve 12 gerealiseerd resultaat 13 eigen vermogen

92 184 25 301

Begroting (31/12)

2024 117 176 14 307

2025 131 162 293

2026 131 156 287

2025 113

2026 130

2027

2028 131 150 281

2029 131 145 276

131 145 276

* € 1.000 Realisatie (31/12)

2023 14 voorzieningen

100

Begroting (31/12)

2024 100

2027

2028 121

2029 140

149

* € 1.000 Realisatie (31/12)

2023 15 langlopende schulden 16 kortlopende schulden 17 Ontwikkeling schuldpositie

Begroting (31/12)

2024 216 216

2025 215 215

2026 215 215

2024 632 49%

2025 621 47%

2026 632 45%

236 236

2027

2028 215 215

2029 215 215

215 215

* € 1.000 Realisatie (31/12)

2023 18 Totaal Passiva 19 Solvabiliteit

637 47%

Begroting (31/12)

2027

2028 617 46%

2029 631 44%

640 43%

toelichting beleidsmatig Het jaar 2026 zal naast de reguliere werkzaamheden van het beheren van de archiefbewaarplaats en het beschikbaar stellen van archieven, wederom in het teken staan van de verdere ontwikkelingen van een digitale archiefbewaarplaats “een e-depot”. In de nieuwe archiefwet, die op 1 januari 2026 inwerking treed, is geregeld dat de te bewaren overheidsinformatie na een periode van 10 jaar openbaar dient te zijn. Gevolg hiervan is dat informatie eerder moet worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats om van daaruit openbaar toegankelijk te zijn. Voor de gemeente betekent dit dat uiterlijk 2036 er een voorziening moet zijn waarin deze digitale informatie duurzaam wordt opgeslagen en beheerd. De aanschaf van de edepotvoorziening is afgerond en is er gestart met pilotprojecten voor het opnemen van diverse digitale informatie objecten (de videotulen en de bouw/omegvingsvergunningen) Deze pilotprojecten bevnden zich in een afrondende fase. De kennis en ervaringen die hierbij zijn opgedaan vormen de basis voor de vervolgstappen. Uiteindelijk zullen de opgenomen archieven digitaal ter inzage zijn via de website van het Streekarchief. Het beheer van het gezamenlijke e-depot zal vooralsnog bij het Streekarchief worden uitgevoerd. Hiervoor zijn, in samenspraak met de deelnemers, aanlevervoorwaarden digitaal archief opgesteld.

Deze aanlevervoorwaarden zorgen voor een efficiënte werkwijze volgens de wettelijke normen. Omdat kennis en ervaring moodzakelijk is voor een succesvolle overdracht van digitale overheidsinformatie is het daarom zinvol om door te gaan met het op doen van ervaringen. De gemeentelijke bijdrage voor 2026 inclusief kosten e-depot is becijferd op € 502.635,-

toelichting opvolging zienswijze (vorige begroting): Op de begroting van 2025 is geen zienswijze ingediend. Wel is het SAM geantendeerd op de onzekerheden over de budgetten voor 2026 en is er gewezen op de rol va de bestuurlijke werkgroep Financiele Kaderstelling Gemeenschappelijke regelingen.

toelichting op financieel resultaat en ontwikkeling vermogen: Ten aanzien van de jaarrekening het volgende: er is een beperkt overschot van ruim €13.700. Voorgesteld wordt dit te storten in de algemene reserve die daarmee uitkomt op €131.000. Dit is in lijn met de daarvoor gestelde kaders. (totale reserve mag niet hoger zijn dan het totaal van de risico’s ad €190.000). Opvallend is dat er wederom een fors bedrag niet bij de schatkist is belegd. Dit kost het SAMH en daarmee de daarbij aangesloten gemeenten onnodig geld. Het gemiddelde saldo bedroeg in 2024 circa €376.000 en had waarschijnlijk meer kunnen opleveren dan het nu oplevert. Ook valt op dat het investeringsprogramma voor het 2e achtereenvolgende jaar niet wordt gerealiseerd. Voor deze twee punten is op bestuurlijk niveau in de afgelopen AB vergadering aandacht voor gevraagd. De begroting is, inclusief een oplegger, op 14 april 2025 aan ons aangeboden. Deze oplegger biedt een aantal bezuinigingsvoorstellen. Er is een indexatie toegepast van 2,3% , als zijnde een gewogen gemiddelde, ten opzichte van de vastgestelde begroting 2025. Hiermee zou uitgekomen moeten worden op € 1.962.516 (begr. 2025) + € 22.932 = €1.985.448. Hier is de bezuiniging van 1,42% in verwerkt. Door de bestuurlijke werkgroep Financiële Kaderstelling gemeenschappelijke Regelingen (FKGR) wordt als uitgangspunt een taakstelling van 6% opgenomen.

Het streekarchief geeft aan dat dit niet haalbaar is, omdat in dat geval de wettelijke taken in het geding komen. Daarom is gekozen voor 1,42% dat op de volgende manier gerealiseerd zal worden: -Verhoging van de leges met 20% (levert €3.000 op) -Besparing op inhuur externen door dit om te zetten naar vast personeel (besparing €10.000) -Dotatie MJOP huurdersdeel bijstellen op realiteit (besparing €15.665). -Per saldo levert dit een besparing op van in totaal maximaal €28.665. Aanvullend kan besloten worden om in het proces van de sluitende gemeentelijke begroting 2026 om af te zien van de maatwerk dienstverlening door het SAMH. Dit zal een besparing opleveren van circa €3900. Het geen ten kosten gaat van de ondersteuning aan de historische ontmoetingspunten.

toelichting risico's

De risico's van het Streekarchief zijn onder andere: - Wettelijke ontwikkelingen en vraagstukken (bijvoorbeeld op het gebied van de AVG of het auteursrecht) - Personele calamiteiten - Mateirële calamiteiten - Organisatorische veranderingen - Snelle digitale ontwikkelingen De risico's worden geschat op € 214.000. Het Streekarchief hanteert een zekerheidspercentage van 90%, waardoor de benodigde weerstandscapaciteit € 192.600 bedraagt. De weerstandscapaciteit is op 1 januari 2026 naar verwachting € 131.083. Het weerstandsvermogen is hiermee ontoereikend. Hierdoor wordt een risico naar rato van de bijdrage van de gemeente Krimpenerwaard van € 16.000 in de gemeentelijke begroting opgenomen.

Ontwikkeling bijdrage x € 1.000

Ontwikkeling schuldpositie x € 1.000 250

600 500

200

400

150

300 200

100 100 0 2023

2024

2025

2026

Realisatie

2027

2028

2029

Begroting

50 2023

Ontwikkeling solvabiliteit 50% 49% 48% 47% 46% 45% 44% 43% 42% 41% 40% 2023

2024

2025

2026

Realisatie (31/12)

2027

2028

2029

Begroting (31/12)

Ontwikkeling voorzieningen x € 1.000 160 140 120 100 80 60 40 20 2023

2024

Realisatie (31/12)

2025

2026

2027 Begroting (31/12)

2028

2029

2024

2025

2026

2027

2028

Realisatie (31/12)

Begroting (31/12)

langlopende schulden

kortlopende schulden

2029