bijl. 1b Aanbieding voorlopige Jaarstukken 2021 VRHM - raden

Aan de Gemeenteraden van gemeenten die deelnemen in de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Hollands Midden

Bezoekadres

T.a.v. de griffiers

Postadres

Rooseveltstraat 4a 2302 BC Leiden

Postbus 1123 2302 BC Leiden

Datum: Ons kenmerk:

14 april 2022 D2022-04-002226

Telefoon:

Uw kenmerk:

E-mail:

Uw brief van:

Onderwerp:

Contactpersoon:

088 246 51 14

Bijlage:

1

Fax:

Ernst Breider, Concerncontroller

ernst.breider@vrhm.nl

Voorlopige Jaarstukken 2021 Veiligheidsregio Hollands Midden Graag bij correspondentie kenmerk en onderwerp vermelden.

Geachte leden van de raad, Aanbieding van de voorlopige Jaarstukken 2021 Het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM) biedt u hierbij de voorlopige Jaarstukken 2021 van de Veiligheidsregio Hollands Midden aan. Jaarrekeningresultaat 2021 Het jaar 2021 is afgesloten met een positief saldo van € 1.749.224. Hierin is een aantal administratieve correcties verwerkt n.a.v. de bevindingen van de (nieuwe) accountant. Naast een aantal incidentele baten heeft de COVID-19 crisis wederom een grote invloed gehad op dit resultaat. Administratieve correcties (€ 1.008.499 positief) verwerkt in het (voorlopige) jaarrekening resultaat 2021 (vóór bestemming) De voorziening Groot Onderhoud (€ 889.589) en de voorziening 2e Loopbaanbeleid (€ 179.987) vallen, op aanwijzing van de (nieuwe) accountant, vrij voor de totale omvang in het rekeningresultaat 2021, omdat de omvang van de (toekomstige) verplichtingen momenteel (nog) niet in te schatten is. Met andere woorden, de totale verplichtingen kunnen qua financiële omvang (nog) niet voldoende onderbouwd worden. Voorziening Groot Onderhoud Eind december 2021 heeft de directie VRHM besloten tot het (laten) uitvoeren van gebouwinspecties volgens de BOEI-methode. BOEI staat voor: Brandveiligheid, Onderhoud, Energie en Inzicht in wet- en regelgeving.

Deze methodiek geeft een integrale basis voor het beheer van een gebouw, waarbij onderhoud, wet- en regelgeving, (brand)veiligheid en

duurzaamheid in één plan (Meerjaren Uitvoerings Plan, MUP) gevat zullen zijn. Op basis hiervan kan dan vervolgens een nauwkeurige onderbouwing worden gegeven van de (toekomstige) verplichtingen. De inspecties zullen in 2022 worden uitgevoerd door onafhankelijke, gecertificeerde BOEI-inspecteurs. Voorziening 2e Loopbaanbeleid Conform de afspraken over de uitvoering van het tweede loopbaanbeleid, kunnen de medewerkers met een bezwarende functie vanaf 2006 (medewerkers van de uitrukdienst), vanaf hun 15de dienstjaar starten met de scholingsactiviteiten die zij hebben afgesproken om na 20 jaar te kunnen uitstromen naar een nieuwe niet-bezwarende functie. Dat is dus vanaf 2021. Gezien het nog beperkt aantal medewerkers met een bezwarende functie in 2006 is het aantal afgesproken loopbaanplannen nog te beperkt om een voldoende financiële onderbouwing te kunnen vormen voor het in stand houden van een voorziening, aldus de (nieuwe) accountant. Aangezien er wel sprake is van toekomstige lasten en egalisatie hiervan in de begroting gewenst is voor zowel Groot onderhoud als 2e Loopbaanbeleid, wordt via bestemming van het jaarrekeningresultaat 2021 aan het Algemeen Bestuur gevraagd in te stemmen de vrijgevallen bedragen te reserveren in nieuwe bestemmingsreserves voor deze verplichtingen.

Algemene Reserve Naar aanleiding van de bevindingen van de accountant zijn een 3-tal correcties verwerkt in de beginbalans met als gevolg een verlaging van de Algemene Reserve met € 61.077. Voor de bestemming van het jaarrekeningresultaat 2021 zal aan het Algemeen Bestuur worden gevraagd in te stemmen met aanvulling van de Algemene Reserve tot het bestuurlijk afgesproken niveau. Incidentele baten Vrijval deel Voorziening FLO a.g.v. herberekening (€ 396.563) Jaarlijks wordt de benodigde omvang van de Voorziening Functioneel Leeftijdsontslag (FLO) herberekend. Als gevolg van niet voorziene uitstroom en gewijzigde wet- en regelgeving is de benodigde omvang lager dan een jaar eerder berekend. Door deze lagere herberekende verplichting (over de jaren 2022 t/m 2047) vindt vrijval ten gunste van de exploitatie plaats. Mutaties reserves (€ 357.891) De onttrekkingen aan de reserves zijn € 357.891 hoger dan in de programmabegroting 2021 was voorzien. Voorzien was een begrote onttrekking van € 108.154 aan de Reserve Samenwerking Loont en € 150.000 aan de Reserve Resterende Exploitatielasten Meldkamer Brandweer Hollands Midden. Naast de onttrekking aan de Reserve Meldkamer Brandweer HM is de vrijval van de Reserve Taakstelling Cebeon ad € 466.045 geboekt. Dit is besloten in het Algemeen Bestuur van 22 april 2021.

COVID-19 Als gevolg van de COVID-19 maatregelen kon ook in 2021 minder worden opgeleid, minder worden getraind en (realistisch) worden geoefend, zowel door de brandweer als voor het multidisciplinair Opleidings- Trainings- en Oefenprogramma. Activiteiten als korpsavonden, open dagen en wedstrijden waren grotendeels stilgelegd. Door het jaar heen zijn er vacatures ontstaan welke minder snel konden worden ingevuld. Hoewel een substantieel deel van het Jaarplan 2021 (als onderdeel van het Beleidsplan 2020-2023) kon worden gerealiseerd, heeft COVID-19 vanuit capaciteitsbeslag een grote invloed op de organisatie. Zo moesten er projecten in tijd naar achter worden geschoven. Dit alles is dan ook van invloed geweest op het incidentele rekeningresultaat van 2021.

2

Voor een toelichting meer in detail, wordt verwezen naar de bijlage ‘voorlopige Jaarstukken 2021 VRHM’. Bestemming Jaarrekeningresultaat 2021 Voor de bestemming van het jaarrekeningresultaat 2021 zal aan het Algemeen Bestuur worden gevraagd in te stemmen de vrijgevallen bedragen van de voorzieningen Groot onderhoud en 2e Loopbaanbeleid te reserveren in nieuwe bestemmingsreserves en aanvulling van de Algemene Reserve tot het bestuurlijk afgesproken niveau. In het Dagelijks Bestuur van 2 juni 2022 zal voor het restant van het jaarrekeningresultaat 2021 een voorstel aan het Algemeen Bestuur worden voorgelegd. Recap: ▪ Vormen bestemmingsreserve Groot Onderhoud ▪ Vormen bestemmingsreserve 2e Loopbaanbeleid ▪ Aanvulling Algemene Reserve ▪ Nog te bestemmen Jaarrekeningresultaat 2021 VRHM

€ 889.589 € 179.987 € 61.077 € 618.571 € 1.749.224

Controleverklaring en Rapport van bevindingen van de accountant De eindcontrole van de accountant is nog niet afgerond. De controleverklaring en het Rapport van bevindingen van de eindcontrole van de accountant (Publieke Sector Accountants) zijn dus ook nog niet gereed. Deze zullen worden nagezonden. Zienswijzeprocedure niet van toepassing De zienswijzeprocedure die geldt voor de programmabegroting is niet van toepassing op de jaarstukken. Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling dient de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, toe te zenden aan gedeputeerde staten. Communicatie richting het College van burgemeester en wethouders en het hoofd Financiën Uw College en hoofd Financiën zijn tevens op de hoogte gesteld van de aanbieding van de voorlopige Jaarstukken 2021. Vaststelling De vaststelling van de jaarstukken 2021 is geagendeerd voor de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van de VRHM op 23 juni 2022.

3

Hoogachtend, Namens het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Hollands Midden

J.J. Zuidijk Secretaris

Bijlage: 1. Voorlopige Jaarstukken 2021 VRHM

4