Beeldvorming Dialoogtafel 24032022

Dialoogtafel

Beeldvormende fase

Beschrijving De dialoogtafel is een instrument van de raad in de beeldvormende fase. De wethouder en/of ambtenaren kunnen – als de fysieke ruimte dat toelaat- als toehoorder aanwezig zijn. Bij de digitale dialoogtafel kunnen zij via de link meeluisteren. Zij hebben in de gesprekken echter geen rol. Een dialoog is een openhartig gesprek waarin mensen nieuwsgierig zijn naar elkaars ervaringen en echt naar elkaar luisteren. De deelnemers zitten niet aan tafel om te vergaderen of een plan te maken, maar om ervaringen en inspiratie uit te wisselen. Daarbij geldt een aantal regels: stel je oordeel uit, laat de ander zijn verhaal vertellen, vraag toelichting, behandel elkaar met respect. Doel Doel van de dialoogtafel is om door een open gesprek goed geïnformeerd te worden, ideeën op te doen en nieuwe richtingen te ontdekken. Een dialoogtafel biedt een mogelijkheid om tot betrokkenheid en gezamenlijkheid te komen. Een dialoogtafel is niet bedoeld om de gesprekken die het college met diverse stakeholders in de voorbereiding naar beleid gevoerd heeft over te doen. Als de raad behoefte heeft ándere partners te bevragen en te verkennen of álle belangen gehoord zijn in de totstandkoming van het beleid, dan kan het instrument dialoogtafel wel ingezet worden. Aan de dialoogtafel zitten mensen met een gemeenschappelijk ‘kenmerk’.

Dat kan bijvoorbeeld de buurt zijn waarin mensen worden, het veld waarin mensen werken, of de organisatie waarvoor ze actief zijn. Organisatie 1. Zowel de raad als inwoners kunnen het initiatief nemen tot een dialoogtafel. 2. Uit elke fractie zit maximaal één vertegenwoordiger aan tafel; er is één woordvoerder per fractie 3. De agendacommissie neemt een besluit over agendering. 4. Tijdens een avondsessie kan sprake zijn van één dialoogtafel of van meerdere tafels tegelijk. 5. Bij meerdere tafels op een avond worden de genodigden verdeeld over meerdere tafels, zodat ze in kleine groepen met elkaar over een onderwerp kunnen praten. Er is niet één expert of spreker die de leiding heeft, maar er is een gesprek tussen verschillende mensen op basis van gelijkwaardigheid. 6. Elke tafel heeft een voorzitter/gespreksleider, die het gesprek in goede banen leidt en ervoor zorgt dat iedereen aan het woord komt. 7. Aan het begin van het dialoogtafelgesprek zijn uitgangspunten nodig. Die kunnen plenair gedeeld worden, maar ook nog eens aan tafel besproken worden. Welke vraag of vragen staan centraal? Hoeveel tijd is er? Hoe verloopt het gesprek? Is er een gespreksleider? Worden er rondjes gemaakt? Hoe beter de uitgangspunten gedeeld worden, hoe meer er inhoudelijk uit de gesprekken te halen is. Werkwijze vooraf 1. De griffie zoekt een bij deze tafel(s) passende voorzitter. 2.

Deelnemers hebben zich van te voren aangemeld, of zijn uitgenodigd. 3. De griffie deelt de tafel(s) in. Hiermee wordt de diversiteit aan de tafels vergroot en dit voorkomt dat mensen de veilige keuze in plaats van de meest interessante keuze maken. 4. Let op: bij meerdere tafels tegelijk kan geen opname van de gesprekken plaatsvinden. 5. Neem ruim de tijd voor de gesprekken. Maar hou ook in de gaten dat het niet te lang duurt. 6. In de uitnodiging vooraf is duidelijk gemaakt dat het om een dialoogtafel gaat. Zo weten bezoekers dat er een actieve bijdrage van ze verwacht wordt. 7. De voorzitter/gespreksleider vat regelmatig samen en vraagt door. Digitale dialoogtafel Een dialoogtafel kan ook digitaal gehouden worden. In dat geval houden de genodigden korte pitches (max 3 minuten) om hun zienswijze op het voorliggende document of de geformuleerde vragen te geven. Een digitale dialoogtafel duurt maximaal 1.5 uur. Om ruimte voor het stellen van vragen, gesprek en interactie te houden kan het aantal genodigden niet te groot zijn. Als alle fracties naar aanleiding van

alle pitches een vraag willen stellen is de tijd al snel op. Eventueel kan gekozen worden voor voortzetting van de gesprekken na de collectieve pitches in kleinere kring, in zogenaamde ‘break out rooms’. Verslaglegging Van een digitale dialoogtafel (inclusief eventuele deelsessies in de break out rooms) worden interne opnames gemaakt. Deze worden op de website geplaatst zodat ook anderen er kennis van kunnen nemen. Van de fysieke dialoogtafel wordt een opname gemaakt -als er opname apparatuur beschikbaar is in de ruimte. Als dat niet het geval is wordt door de griffie een kort verslag/afsprakenlijst gemaakt. Dit verslag wordt ter informatie aan de stukken van de eerstvolgende commissievergadering die het betreft toegevoegd.