Afwegingskader vergaderen in Corona tijd vastgesteld door presidium 04012021.docx

Aan: CC: Van: Betreft: Datum:

Agendacommissie Raads- en commissieleden Griffie Afwegingskader vergaderen inCoronatijd Vastgesteld in presidium d.d. 04012021

Doel In deze notitie formuleert het presidium enkele uitgangspunten ten behoeve van de agendacommissie om de vergadervorm in Coronatijd te bepalen. In geval van twijfel of uitzonderlijke omstandigheden zal het presidium nader spreken over de te maken keuze. Algemene uitgangspunten  De regering heeft een uitzonderingspositie geformuleerd voor de Raden om, in afwijking van de algemeen geldende groepsgrootte, te vergaderen. Daarbij dienen wel de algemene RIVM-regels in acht te worden gehouden.  Daarnaast zijn er voor deze bestuursorganen wettelijke mogelijkheden gecreëerd om digitaal te kunnen vergaderen en besluiten, door invoering van de Spoedwet digitaal vergaderen. We hebben daar inmiddels (goed werkende) ervaringen mee opgedaan.  Voor de “onderlinge beraadslagingen” kan een hybride (combinatie van digitaal en fysieke) vorm worden gehanteerd, maar de besluitvorming moet óf digitaal óf fysiek plaatsvinden.  De Raden kunnen en moeten dus een eigen afweging maken welke vergadervorm voor welk type vergadering wordt gekozen. Regels voor binnenruimtes (behalve thuis)  De meeste locaties binnen zijn op dit moment gesloten. Voor de locaties die nog wel open zijn geldt het volgende: o In ruimtes binnen waar mensen vooral op een plaats zijn heeft iedereen een vaste zitplaats (placeren) zonder roulatie. … De verkeersstromen moeten goed gescheiden blijven.

Uiteraard houdt iedereen 1,5 meter afstand. o Binnen mogen maximaal 30 personen in 1 ruimte zijn, mist daarbij voldoende afstand kan worden gehouden. …  Er geldt een uitzondering op het maximale aantal van 30 personen per ruimte voor: o … o Een vergadering van de gemeentegraad, provinciale staten en het algemeen bestuur van een waterschap, of van een commissie daaruit en andere wettelijk verplichte bijeenkomsten. Overwegingen Inmiddels zijn ervaringen opgedaan met het digitaal vergaderen en het presidium heeft de afgelopen periode de volgende aspecten bij de besluitvorming meegewogen:  Argumenten om fysiek te vergaderen zijn onder meer: de persoonlijke ontmoeting (tussen raadsleden onderling, met inwoners en met B&W en ambtelijke medewerkers), het zichtbaar “zonder last of ruggenspraak” vergaderen en de hogere kwaliteit van de vergadering.  Argumenten om digitaal te vergaderen zijn onder meer: minder risico op besmetting, ook leden met lichte gezondheidsklachten kunnen blijven deelnemen, negatieve publieke beeldvorming over fysieke bijeenkomsten (met name met veel deelnemers). Risiconiveaus In Nederland wordt iedere week bekeken of de situatie rond het coronavirus zich positief of negatief ontwikkelt. Dan beoordelen het Rijk, de GGD’en, het RIVM en de veiligheidsregio’s samen de situatie. De minister van VWS stelt vervolgens vast op welk risiconiveau een regio zit.

Zie voor nadere informatie: https://coronadashboard.rijksoverheid.nl/over-risiconiveaus 1

Wat bepaalt het risiconiveau van een regio? In welk risiconiveau een regio zit, wordt bepaald door te kijken naar de situatie van een regio, die van de omliggende regio’s en de situatie in de rest van het land. Dit gebeurt op basis van informatie van het coronadashboard, het weekrapport van het RIVM, de duiding van de GGD’en en de duiding van de veiligheidsregio’s. Voor het risiconiveau van een regio wordt gelet op een aantal aspecten, bijvoorbeeld:  Hoe snel neemt het aantal nieuwe besmettingen toe?  Zijn er extra maatregelen nodig voor kwetsbare groepen?  Hoe effectief is het bron- en contactonderzoek nog?  Hoe goed worden de maatregelen nageleefd?  Is er nog voldoende zorg beschikbaar? Wanneer gaat een regio naar ‘zorgelijk’, ‘ernstig’ of ‘zeer ernstig’?  Een regio gaat in principe van ‘waakzaam’ naar ‘zorgelijk’ als er in een week meer dan 50 positieve testuitslagen per 100.000 inwoners zijn. Dit komt overeen met het elke dag overschrijden van de signaalwaarde van 7 positieve testuitslagen per 100.000 inwoners. Ook telt mee als meer dan 5 procent van de afgenomen testen positief is.  Een regio gaat in principe van ‘zorgelijk’ naar ‘ernstig’ als er in een week meer dan 150 positieve testuitslagen per 100.000 inwoners zijn. Of als meer dan 10 procent van de afgenomen testen positief is.

 Een regio gaat in principe over van ‘ernstig’ naar ‘zeer ernstig’ als er meer dan 250 positieve testuitslagen per 100.000 inwoners zijn gedurende een week. Als in meerdere regio’s de situatie zeer ernstig is, gelden de zwaarste maatregelen voor het hele land. Bovenstaande criteria zijn dus bedoeld als ‘leidraad’. Ook wanneer een regio nog niet de grenswaarden bereikt heeft om op te schalen, kan op basis van de context en duiding besloten worden om een regio op te schalen. Bij het bepalen of een regio terug kan naar een lager risiconiveau wordt grote voorzichtigheid betracht. Naast het aantal nieuwe besmettingen wordt gekeken of de capaciteit in de zorg dit toelaat. Ook als het aantal nieuwe besmettingen afneemt kan de zorg immers nog te maken hebben met een groot aantal patiënten die nog herstellende zijn van corona. Daarbij moet ook het zorgpersoneel de kans krijgen om op adem te komen. Voorkomen moet worden dat het virus zich weer snel verspreidt en de zorg overvraagd wordt. Wat betekenen de vier risiconiveaus? 1. Waakzaam. De situatie is beheersbaar. Het aantal nieuwe besmettingen is laag. Kwetsbare groepen dienen alert te zijn. Het bron-en contactonderzoek is overwegend effectief. Maatregelen worden voldoende nageleefd en zijn te handhaven. Er is voldoende zorgcapaciteit. Aanvullende maatregelen zijn erop gericht om de bestaande aanpak beter te laten functioneren. 2.

Zorgelijk. De situatie ontwikkelt zich negatief. Het aantal nieuwe besmettingen neemt toe. Maatwerk is nodig om kwetsbare groepen te beschermen. Als de situatie voortduurt, wordt het bron- en contactonderzoek ineffectief. Maatregelen worden onvoldoende nageleefd. De druk op de zorgcapaciteit neemt toe. De bestaande aanpak moet met aanvullende maatregelen worden versterkt om de verspreiding van het virus weer onder controle te krijgen en terug te keren naar een beheersbare situatie. 3. Ernstig. Hard ingrijpen is noodzakelijk om verdere escalatie te voorkomen en terug te keren naar een beheersbare situatie. Het aantal nieuwe besmettingen neemt snel toe. Intensief maatwerk is nodig om kwetsbare groepen te beschermen. Het bron- en contactonderzoek is niet meer effectief, waardoor het zicht op de verspreiding afneemt. Maatregelen worden onvoldoende nageleefd. De zorgcapaciteit is onvoldoende. Maatregelen zijn erop gericht om (regionale) overbelasting van de zorg te voorkomen, kwetsbaren te beschermen en weer zicht op de verspreiding van het virus te krijgen. 2

4. Zeer ernstig. Strenge, landelijke maatregelen zijn noodzakelijk om verdere escalatie te voorkomen en terug te keren naar een beheersbare situatie (waakzaam). Er zijn zeer veel mensen besmettelijk en het dagelijks aantal nieuwe besmettingen is hoog. Het bron- en contactonderzoek is niet meer effectief, waardoor het zicht op de verspreiding van het virus beperkt is. Maatregelen worden onvoldoende nageleefd. De regionale zorgcapaciteit is onvoldoende en een deel van de reguliere zorg is al afgeschaald. Maatregelen zijn erop gericht om landelijk en regionaal overbelasting van de zorg te voorkomen, kwetsbaren te beschermen en het virus weer maximaal te controleren. Vergadervorm De bovengenoemde risiconiveaus zijn in combinatie met de soort vergadering en de algemene uitgangspunten richtinggevend voor de keuze of een bijeenkomst Fysiek (F) of Digitaal (D) is. Daarbij is het risiconiveau in de veiligheidsregio bepalend voor de keuze van de vergadervorm.

Bij de vergaderingen wordt onderscheid gemaakt tussen:  de Beeldvormende (informatie) bijeenkomsten  Raadswerkgroepen en -commissies (auditcommissie, agendacommissie, presidium, energietransitie, bestuurlijke vernieuwing):  de Oordeelsvormende commissievergadering  de Raadsvergadering  Fractievergaderingen wanneer deze plaatsvinden op het gemeentekantoor Afweging In onderstaande tabel worden genoemde punten vertaald in richtinggevende keuzes voor de vergadervorm van de diverse vergaderingen in coronatijd. Beeld vormende Informatie sessies

(Raads) werk groepen / commissies

Fractie vergade ringen op gemeente kantoor

Oordeelsvormende commissies

Raadsvergadering

Digitaal of fysiek

Digitaal of fysiek

Fysiek cf afspraken 1per fractie

Fysiek

2. Zorgelijk

Digitaal

Digitaal

Eigen afweging, mits RIVM richtlijnen worden nageleefd Idem

Fysiek (evt digitaal)

3. Ernstig

Digitaal

Digitaal

Idem

4. Zeer ernstig

Digitaal

Digitaal

Idem + ‘gezond verstand afweging’

Fysiek cf 1 per fractie (evt digitaal) Digitaal (evt fysiek) Digitaal

4. Zeer ernstig lockdown

Digitaal

Digitaal

Digitaal

Riscio niveau 1. Waak zaam

3

Digitaal

Fysiek (evt digitaal) Digitaal (evt fysiek als politiek urgent; ‘gezond verstand afweging’ in overleg met presidium) Digitaal

4