755574 RV Verplichte ondertiteling.pdf

Nr.: 1931755573/755574

Raadsvergadering:

8 februari 2022

Onderwerp:

Verplichte ondertiteling

Datum:

13 december 2021

RAADSVOORSTEL

Korte samenvatting Vanaf 1 juni 2018 is het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid in werking getreden. Daarmee zijn overheidsinstanties verplicht om content op hun websites toegankelijk te maken voor personen met een beperking. Met dit voorstel wordt beoogd aan deze verplichting te voldoen miv de nieuwe raadsperiode. Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld om: 1. 2. 3. 4.

De BOB vergaderingen miv de nieuwe raad (per 1 april 2022) ondertiteld op de website op te slaan; De schriftelijke verslaglegging van de raadsvergaderingen per 1 april 2022 stop te zetten; Het budget dat daardoor vrijvalt in te zetten voor de kosten van de ondertiteling; Het raadsbudget in de begroting -na evaluatie zomer 2022- zonodig aan te passen met de noodzakelijke meerkosten bij de tweede tussenrapportage.

Inleiding Vanaf 1 juni 2018 is het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid in werking getreden. (Zie bijlage). Daarmee zijn overheidsinstanties verplicht om content op hun websites toegankelijk te maken voor personen met een beperking. Voor opnames van politieke vergaderingen in audio en video geldt daarbij dat ondertiteling (achteraf) beschikbaar moet zijn zodat doven en slechthorenden deze ook kunnen volgen. Per 23 september 2020 is het verplicht om opnames van alle types raads- en commissievergaderingen, die beschikbaar worden gesteld op een website, te voorzien van ondertiteling. De software om dit mogelijk te maken is nog steeds in ontwikkeling. Er is een aantal opties beschikbaar. De kwaliteit van de geleverde ondertiteling is zeer wisselend. Wij hebben ons daarom niet gelijk aan de deadline gehouden – en daarin staan we niet alleen. We hebben bij de raad van 28 september proefgedraaid met een automatische ondertiteling. De kwaliteit van de opname van de automatische ondertiteling bleek naar het oordeel van het presidium onvoldoende. Vandaar dat het presidium u voorstelt handmatige nabewerking toe te passen. Het presidium sprak hierover in de vergaderingen van 11 oktober 2021 en 6 december 2021.

Indicatie jaarlijks aantal vergaderuren Om een indruk te geven bij deze een overzichtje van de vergaderuren in 2021 die ondertiteld (zouden moeten gaan worden: - Raadsvergaderingen 15 x 3 uur 65 - Oordeelsvorming R&F 10 x 3 uur 30 - Oordeelsvorming SBBV 10 x 3 uur 30 - Beeldvorming SBBV 10 x 3 30 - Beeldvorming R&F 10 x 3 30 - Beeldvorming algemeen 5x3 15 Totaal 200

Beoogd resultaat - Voldoen aan de wettelijke verplichtingen - Toegankelijkheid van raadswerk voor doven en slechthorenden vergroten Kanttekeningen - Aansluiting bij de software van Company Webcast, het bedrijf dat op dit moment de streaming voor ons verzorgt, ligt voor de hand. Daarom is de keuze op dit bedrijf gevallen. - De ondertiteling is niet te zien in de iBabs app omdat CW en iBabs daarin niet samenwerken. Op de website wordt een instructie toegevoegd om de ondertiteling ‘aan te kunnen zetten’. - Bij besloten vergaderingen wordt geen gebruik gemaakt van ondertiteling en wordt de vergadering genotuleerd door notuliste. - Het presidium evalueert de (kwaliteit van de) ondertiteling na een aantal maanden ‘proefdraaien’. Rond de zomer 2022 wordt besloten of aanvullende maatregelen nodig zijn.

Kosten Offerte Company Webcast: - tot 100 vergaderuren per jaar voor automatische ondertiteling na afloop € 2500 per jaar - boven 100 vergaderuren bedraagt ieder extra vergader uur €25,-- gebruik ondertitelings software en edit tool voor aanbrengen correcties is niet optioneel, maar standaard = €1500,00 per 12 maanden - optioneel: nabewerking à 95 euro per vergaderuur - bij een fysieke vergadering binnen 5 werkdagen en bij een digitale vergadering binnen 10 dagen een foutloze weergave Dat betekent voor ons: - tot 100 vergaderuren - extra vergaderuren 100 x 25 - ondertitelingssoftware en edittool

2500 2500 1500

totaal

6500

nabewerking à 95 euro per vergaderuur, 200 x 95

19000 25500 per jaar

Dit bedrag is onder voorbehoud van een juiste inschatting van het aantal vergaderuren. Dit bedrag is exclusief BTW en jaarlijkse prijsindexatie. Financiële dekking Op dit moment geven wij 24.000 euro per jaar uit voor het laten maken van schriftelijke verslagen van de raadsvergaderingen. Als wij daarmee stoppen kan de ondertiteling (met eventuele aanvullende correctie mits het aantal vergaderuren stabiel blijft) daaruit betaald worden met een plus daarop. Voorgesteld wordt het raadsbudget vanuit de algemene reserve te verhogen met de noodzakelijke meerkosten.

Eisen aan verslaglegging In ons RvO staat het volgende opgenomen over verslaglegging. Artikel 25. Verslag en besluitenlijst 1. De griffier draagt zorg voor verslagen en besluitenlijsten van raadsvergaderingen. Het verslag kan bestaan uit een schriftelijke weergave en/of audio-video verslag. 2. De leden, de voorzitter, de wethouders, de griffier en de secretaris hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet

3.

4. 5. 6. 7.

duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor het vaststellen van de notulen bij de griffier te worden ingediend. Een verslag bevat in ieder geval: a. de namen van de voorzitter, de griffier en de aanwezige raadsleden en wethouders; b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers; d. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist; e. de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen; f. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 18 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending van de stukken voor de volgende vergadering aan de raadsleden digitaal beschikbaar gesteld. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier.

Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Als verslagen en besluitenlijsten elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.

In de Verordening voor de Commissies staat het volgende opgenomen over verslaglegging: Artikel 14. Verslag 1. De griffie draagt zorg voor een audio-video verslag van de vergaderingen. Elektronische verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst. 2. De commissiegriffier draagt zorg voor een besluiten- en toezeggingenlijst. Deze lijst wordt bij de betreffende vergadering in iBabs geplaatst.

Vervolgtraject en uitvoering - Oordeelsvorming Oordeelsvorming SBBV 18 januari 2022 - Besluitvorming Raad 8 februari 2022 - Laatste uitgeschreven raadsverslag vergadering 8 maart - Miv nieuwe raad: 26 april worden vergaderingen ondertiteld - De notulist (Bureau DRIA) wordt geïnformeerd over de aanstaande opzegging. Bijlage - VNG ledenbrief Digitale toegankelijkheid

Hoogachtend,

de griffier

de burgemeester,

dr. M-L van Muijen

mr. R.S. Cazemier

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Krimpenerwaard, Gelezen het voorstel inzake verplichte ondertiteling

Besluit: 1. 2. 3. 4.

De BOB vergaderingen miv de nieuwe raad (per 1 april 2022) ondertiteld op de website op te slaan; De schriftelijke verslaglegging van de raadsvergaderingen per 1 april 2022 stop te zetten; Het budget dat daardoor vrijvalt in te zetten voor de kosten van de ondertiteling; Het raadsbudget in de begroting -na evaluati zomer 2022- zonodig aan te passen met de noodzakelijke meerkosten bij de tweede tussenrapportage.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 8 februari 2022.

de griffier,

de voorzitter,

dr. M-L van Muijen

P.L. Paans