211206 Presentatie bevindingen Strated Anoniem.pdf

Onafhankelijk feitenonderzoek ‘anonieme klachtenmail’ Bevindingen Status presentatie: Openbaar

mr. drs E. (Edwin) de Boer

S. (Steven) Djohan M.Sc.

Dinsdag 7 december 2021

Onderzoeksaanpak en -verantwoording

Scope van het onderzoek • Focus van het onderzoek was het achterhalen of sprake is geweest van integriteitsschending(en) • De aantijgingen in de anonieme melding zijn stapsgewijs afgelopen en onderzocht • Buiten de scope van ons feitenonderzoek vallen organisatorische en/of bestuurlijke componenten, waaronder, maar niet uitsluitend, vragen zoals: hoe waren de soft en hard controls ingericht en hebben deze gefunctioneerd, is er door de ambtelijke organisatie/college adequaat geacteerd, kan een dergelijke situatie nu nog steeds voorkomen, etc.. Aanpak van onderzoek • Inventarisatie en analyse van beschikbare documenten en (project)dossiers • Financiële analyse • Openbaar bronnenonderzoek (o.a. KvK, Kadaster, social media) • Interviews. Het betreft zowel collegiale/oriënterende interviews als gesprekken met in de melding direct genoemde personen/partijen. Tevens personen gesproken die zich zelf hebben gemeld Bijzonderheden: • Het archief van de gemeente Vlist is onvolledig; diverse stukken die verwacht zouden worden (bijv. bijlagen van collegeposten) in de dossiers zijn niet digitaal te vinden op de centrale netwerkschijf of zijn niet digitaal vastgelegd in het Document Management Systeem (DMS).

Het team informatiebeheer heeft aangegeven dat de inrichting en rubricering van het (formele) papieren archief zich niet leent om dit in relatief kort tijdsbestek door te lichten • Geen toegang tot de zakelijke mailboxen en/of telefoons uit de onderzoeksperiode • Geen medewerking van 2 hoofdpersonen ondanks diverse verzoeken hiertoe

Bevindingen (1) Er zijn doelbewust schijnconstructies opgezet om bedrijven waar een ingehuurd gemeentelijk medewerker zakelijke belangen had, opdrachten te verstrekken. Diverse (voorbereiding, directievoering en toezicht) projecten werden vanuit deze projectleider toebedeeld aan een select groepje van adviesbureaus, die onderling zakelijk diverse belangen deelden. Er kan hierbij niet gesproken worden over onafhankelijke van elkaar opererende partijen. Kunstmatige ophoging van en/of het indienen van valse facturen is een reëel scenario. Er wordt tevens niet uitgesloten dat bepaalde partijen zijn bevoordeeld bij aanbestedingen, die bij een zuivere procedure mogelijkerwijs tot een ander resultaat zouden hebben geleid Context: snelheid was geboden om nog voor de herindeling de kwaliteit van de openbare ruimte binnen de eigen gemeente Vlist te verbeteren. Er is daarbij veel gebruik gemaakt van externe inhuur. De ingehuurde gemeentelijk projectleider Persoon 1 had zakelijke belangen bij partijen die inschreven op aanbestedingen. Deels was dit bekend bij en hiermee is ingestemd door het college van Vlist. De belangenvermenging, zowel tussen bedrijven, maar ook medewerkers, blijkt echter veel groter te zijn dan destijds aan het college van Vlist gemeld. 2

Geselecteerd via aanbestedingsprocedure om civiel en openbaar werk voor [...] voor te bereiden (bestek te maken) en vervolgens directie te voeren en toezicht op uitvoering te houden. Toestemming voor dubbelrol Deed in de praktijk bij nog meer openbare werken voorbereiding en factureerde hier ook voor. Projecten vielen inhoudelijk onder gemeentelijk projectleider Persoon 1. Hiervoor is geen expliciete toestemming gevraagd aan directeur bedrijfsvoering Het interne tijdschrijfsysteem van Adviesbureau A bood de mogelijkheid om ook op Adviesbureau B en Adviesbureau C uren te schrijven. Medewerkers deden dit ook veelvuldig, aangezien ze namens Adviesbureau B en/of Adviesbureau C werkten Gevestigd op hetzelfde bedrijfsadres als Adviesbureau B en Adviesbureau C

•

Samenvattende figuur verwevenheid

•

Adviesbureau A, eigenaar Persoon 1 •

• • • • •

Beoordelaar van offertes van Adviesbureau C Ambtelijk opdrachtgever aan Adviesbureau C Budgethouder voor facturen van Adviesbureau C, Adviesbureau B en Adviesbureau A ZZP-opdracht stopgezet bij de gemeente vanwege vermeende malversaties met eigen urendeclaraties in februari 2014 Vanaf maart 2014 staat Persoon 4 op de interne lijst van medewerkers van Adviesbureau A

Persoon 4, ingehuurd gemeentelijk projectleider 2011 - begin 2014. Kon facturen goedkeuren en verstrekte opdrachten aan leveranciers

• • • • • •

Is sinds 2011 voor 50% eigenaar van Bedrijf X. Andere 50% eigenaar: Persoon 1 Geselecteerd via 2 aanbestedingsprocedures om diverse civiele en openbare werken te bereiden (bestek te maken) voor gemeente Vlist Medewerkers van Adviesbureau A werkten vanuit en moesten uren schrijven op Adviesbureau C. Zijn nooit aangestuurd door Persoon 3 Persoon 3 heeft geen ervaring of kennis van voorbereiding, directievoering en/of toezicht; is videofotograaf Op bestekstekeningen die vanuit Adviesbureau C werden gemaakt, stond de paraaf van Persoon 1 Gevestigd op hetzelfde bedrijfsadres als Adviesbureau A en Adviesbureau B

•

Persoon 1, ingehuurd gemeentelijk projectleider 2014-2015. Kon facturen goedkeuren en verstrekte opdrachten aan leveranciers Adviesbureau B, eigenaar Persoon 2

Adviesbureau C, eigenaar Persoon 3

•

• • • • • • •

• •

•

•

3

In het verleden, zoals in 2005, projecten uitgevoerd voor de gemeente Vlist (dus niet binnengebracht door 1 van de adviesbureaus) In de zomer van 2013 is Aannemer A overgenomen van Persoon 5 door nieuw management. Na de overname (formeel afgerond in juni 2014 met een nieuwe aandeelhouder) vormen Aannemer A een werkmaatschappij van een holding en vormt Werkmaatschappij van aannemer A een andere werkmaatschappij. Beide werkmaatschappijen hebben dezelfde eigenaar (Holding van Aannemer A). Er zit geen overlap in eigendom van aannemingsbedrijf en de adviesbureaus. Wel staat het bedrijf in de interne klantenlijst van Adviesbureau A/Adviesbureau B Het bedrijf heeft in de jaren 2007 t/m 2014 totaal € 8,16 miljoen (excl. BTW) gefactureerd aan de gemeente Lopik. De voornaamste gemeentelijke budgethouders voor deze facturen waren Persoon 1 (tevens eigenaar Adviesbureau A) en later Persoon 8. Zie verderop in hoofdstuk 4

• •

Aannemer A

•

•

Geselecteerd via enkele aanbestedingsprocedures (selectiecriterium laagste prijs) om diverse civiele en openbare werken voor te bereiden (bestek te maken) en vervolgens directie te voeren en toezicht op uitvoering te houden Voor het project [...] 1-op-1 gegund vanuit gemeentelijk projectleider Persoon 1 Nam zonder teruggevonden besluiten projecten over van Adviesbureau C bij gemeente Krimpenerwaard Had een Adviesbureau A e-mailadres Medewerkers van Adviesbureau A werkten vanuit en moesten uren schrijven op Adviesbureau B Stuurde medewerkers van Adviesbureau A rechtstreeks aan Gevestigd op hetzelfde bedrijfsadres als Adviesbureau A en Adviesbureau C Heeft vanaf 2017 een BV samen met Persoon 1

Als het bedrijf meedeed met een aanbesteding begeleid door Persoon 1, wonnen zij deze Bij 3 van de 4 aanbestedingen waar Aannemer A won, deed Adviesbureau A/Adviesbureau B de voorbereiding en begeleiding van de aanbesteding Bij de inschrijving [...] er circa 150 posten waarbij minimaal 2 (en vaak nog meerdere) aannemers dezelfde eenheidsprijzen hanteren. Het Ingenieursbureau Krimpenerwaard (IBKW) heeft desgevraagd aangegeven dat zij dit na openen van de inschrijvingen direct als een rode vlag zou zien; dit wijst in hun optiek op onrechtmatige onderlinge prijsafspraken De interne directieraming week minimaal (€ 2.000) van de winnende inschrijving van Aannemer A af (€ 3.500.000)

Bevindingen (2)

➢ Binnen het opgetuigde construct was functiescheiding op diverse momenten afwezig. ➢ De gang van zaken rondom de selectie van Aannemer A, eveneens genoemd in de melding, is voor een deel van de onderzoeksperiode te karakteriseren als ‘opmerkelijk’. ➢ De beperkte archivering van de gemeente en vooral het niet meewerken van 2 hoofdpersonen aan het onderzoek, leiden ertoe dat een aantal relevante onderzoeksbevindingen niet geheel uitgelopen kan worden. ➢ De geleverde kwaliteit van de werkzaamheden van de adviesbureaus die in dit onderzoek onder een vergrootglas liggen, was in de optiek van de gemeente te mager en aanleiding om diverse contracten uiteindelijk te ontbinden. ➢ Enkele ambtenaren hadden destijds signalen van onbehagen inzake de benoemde partijen. ➢ Of en hoeveel materiële schade geleden is, blijft vooralsnog ongewis, hiervoor is inzage benodigd in geldstromen/communicatie/afspraken tussen eventuele malverserende partijen. ➢ Melder maakt zich niet kenbaar; motief en achtergrond van de melding ligt mogelijk bij gebeurtenissen in de gemeente Lopik 4

De mogelijke connectie met gemeente Lopik

➢ Anonieme melder niet rechtstreeks bereikbaar voor ons; diverse personen noemen een voormalig ambtenaar van Lopik als mogelijke anonieme melder ➢ Deze persoon had een link met zowel Persoon 1 als Aannemer A ➢ Persoon is ontslagen bij Lopik en rechterlijk (nog niet onherroepelijk) veroordeeld voor onder andere fraude met facturen ➢ Juridisch team van meldde zich bij ons en stelde relevante informatie te hebben. Uiteindelijk toch geen medewerking verleend. De voormalig ambtenaar zelf van gemeente Lopik heeft zich eveneens tot de gemeente Krimpenerwaard gemeld dat hij relevante informatie had. Desgevraagd is hem verteld dat hij met Strated contact kon opnemen

➢ De gemeente Lopik herkent niet de in de melding gedane aantijgingen dat een ambtenaar binnen Lopik tot zijn vervroegd pensioen tegengewerkt is en/of melding heeft gedaan van misstanden 5

Onderliggende oorzaken Kernvraag richting toekomst (niet in primaire scope van ons onderzoek) • In hoeverre kan een dergelijke situatie zich in 2021 nog steeds voordoen? Mogelijke hoofdcategorieën van oorzaken van destijds ontstane situatie: • Inkoop- en contractmanagement (Check op KVK gegevens, Check op nevenactiviteiten, Uniform aanbestedingsdocument, ‘blacklist’ leveranciers/externen) • Mandatering en Financiën: Meer ogen principe? Functiescheiding? Onderscheid budgethouder en prestatie-verklaarder • Organisatiestructuur: onduidelijke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden • Onvoldoende functionerende informatiesystemen en rapportagestructuren • Eventuele bestuurlijke druk (raad en/of college die projecten snel willen starten) • Professionaliteit en bewustwording van medewerkers (handelingsverlegenheid) Zeer nuttig om een review te doen op diverse kritieke processen, zoals aangekondigd in de bestuurlijke reactie

6

Presentatie 30 maart 2016

7