1.80 RIB Actualisatie Integraal Beheer Openbare Ruimte plan-3.0 (IBOR), projectplan en participatieplan
Tekst van het document
RAADSINFORMATIEBRIEF
VAN HET COLLEGE VAN B&W VOOR de gemeenteraad CC DATUM 22 april 2025 ONDERWERP Actualisatie Integraal
Beste meneer mevrouw ,
Beheer Openbare Ruimte plan-3.0 projectplan en participatieplan ,
,
Met deze raadsinformatiebrief willen wij u graag informeren over onze aanpak voor het actualiseren van een breed gedragen Integraal Beleidsplan Openbare Ruimte (IBOR). Aanleiding Het huidige IBOR 2. 0 loopt eind 2025 af en moet geactualiseerd worden. In het huidige IBOR-plan staat beschreven dat de gemeente zorgt voor een schone veilige en goed onderhouden openbare ruimte waarbij het beheer en onderhoud integraal en planmatig plaatsvinden. In het geactualiseerde IBOR-plan richten we ons niet alleen op het beheren en onderhouden van de openbare ruimte maar beschrijven we ook een strategische benadering met als doel maatschappelijke meerwaarde te realiseren. Hierbij wordt ingespeeld op de uitdagingen van vergrijzing klimaatverandering de energietransitie en woninggroei. Daarnaast zal de overheid vanaf 2026 minder geld bijdragen aan de gemeentelijke taken waardoor we keuzes moeten maken over de inrichting en het onderhoud van de openbare ruimte. De effecten van de financiële keuzes om de begroting structureel sluitend te krijgen worden meegenomen en ingepast in het geactualiseerde IBOR 3. 0. IBOR 3. 0 biedt een helder kader voor het nemen van beslissingen over het beheer van de openbare ruimte waarbij zowel maatschappelijke meerwaarde als financiële haalbaarheid (efficiënt beheer) in overweging worden genomen.
Dit draagt bij aan de leefbaarheid vitaliteit en toekomstbestendigheid van de Krimpenerwaard. ,
,
,
,
,
,
,
,
,
Plan van aanpak en planning De aanpak bestaat uit het formuleren van strategische ambities en doelstellingen voor het beheer van de openbare ruimte gevolgd door vier interactieve werksessies waarin thema’s zoals duurzaamheid klimaatrobuustheid en sociale meerwaarde worden gedefinieerd. De ambities worden omgezet in concrete maatregelen om de gewenste meerwaarde te realiseren. Drie financiële scenario’s worden opgesteld om de benodigde middelen voor het langdurige beheer inzichtelijk te maken. ,
,
De gemeenteraad wordt op drie momenten betrokken: tijdens de beeldvormende fase (10 juni 2025) het raadplegen over het financiële kader en de drie scenario’s (18 nov. 2025) en bij de besluitvorming over het uiteindelijke IBOR-plan (Q1 2026). ,
,
Daarnaast wordt een participatietraject opgestart die bestaat uit twee vormen: 1. Een klankbordgroep met vertegenwoordigers van verenigingen en organisaties die deelnemen aan een interactieve werksessie. 2. Het benutten van bestaande informatie en de resultaten van eerder uitgevoerde enquêtes zoals Waarstaatjegemeente en meldingsanalyses. ,
,
Bijlage RIB: Projectplan IBOR 3 Participatieplan IBOR 3
1378001 / 1600732 gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www. krimpenerwaard. nl
Met vriendelijke groet burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard de secretaris ,
,
J. Hennip
,
de burgemeester
,
ir. J. Beenakker
pag. 2/2
te
|
Projectplan
Projectnaam
Actualiseren
Integraal
Beheer
Openbare Ruimte 3.0 (IBOR-
plan)
Bestuurlijke opdrachtgever
L.Barth
Ambtelijke opdrachtgever
(geanonimiseerd) |
Projectleider
(geanonimiseerd) |
Naam
(geanonimiseerd) |
opsteller
Datum
07-04-2025
Versie
Projectplan
IBOR
3.0
-
07-04-2025
Projectbeschrijving
Aanleiding Naar en
de
aanleiding
van
de
bestuursopdracht
opdracht gegeven
actualisatie
van
het
om
een
Integraal
in IBOR
projectplan
Beheer
de bestuursopdracht, moeten structureel sluitend te krijgen.
van
4 maart 2025 en
Openbare
een
heeft het
college ingestemd
met
participatieplan op te stellen voor de plan (IBOR-plan). Zoals aangegeven in
ruimte
financiële keuzes worden gemaakt om de begroting De effecten van deze keuzes worden meegenomen en
er
ingepast
3.0.
In dit projectplan worden hoe
resultaat, participatieplan.
we
de te
het gaan
Het eindresultaat is
doorlopen stappen beschreven, met het uiteindelijke doel en en wanneer. In een aparte bijlage beschrijven we ook het
doen
geactualiseerd IBOR-plan, met een looptijd van tien jaar, met over vijf jaar een tussentijdse evaluatie, met als doel maatschappelijke meerwaarde te realiseren door het beheer en onderhoud van de openbare ruimte, waarmee wordt aangesloten bij de uitdagingen van vergrijzing, klimaatverandering, de energietransitie en woninggroei. een
Het
IBOR-plan combineert de technische instandhouding van de openbare ruimte met bredere maatschappelijke doelen, zoals duurzaamheid, klimaatrobuustheid, gezondheid en sociale meerwaarde, zodat er weloverwogen keuzes gemaakt kunnen worden over investeringen in de openbare ruimte en de impact hiervan op de maatschappelijke meerwaarde en de
gemeentelijke doelen. Krimpenerwaard
en
Dit
draagt bij aan
zorgt voor
een
de leefbaarheid
vitaler
en
toekomstbestendigheid
van
de
Krimpenerwaard.
De
aanpak bestaat uit het formuleren van strategische ambities, definities en doelstellingen het beheer van de openbare ruimte, gevolgd door vier interactieve werksessies waarin thema's zoals duurzaamheid, klimaatrobuustheid en sociale meerwaarde nader worden gedefinieerd. De ambities worden omgezet in concrete (innovatieve) maatregelen om de voor
Projectplan
gemeente
I
Î
Krimpenerwaard
gewenste meerwaarde te realiseren. Drie financiële scenario’s worden opgesteld om de benodigde middelen voor het langdurige beheer inzichtelijk te maken. Het eindresultaat is een breed gedragen IBOR-plan , vastgesteld door de gemeenteraad , dat richting geeft aan de toekomstige ontwikkelingen en het beheer van de openbare ruimte. Deze werkwijze zorgt voor een zorgvuldige afweging van technische , maatschappelijke en financiële aspecten. Probleem De gemeente zorgt voor een schone , veilige en goed onderhouden openbare ruimte , waarbij het beheer en onderhoud integraal en planmatig plaatsvinden op basis van het huidige IBORplan 2. 0. Dit plan loopt eind 2025 af en moet worden geactualiseerd. Om weloverwogen keuzes te maken over investeringen in de openbare ruimte en de impact hiervan op de maatschappelijke meerwaarde en de gemeentelijke doelen , is een geactualiseerd IBOR-plan noodzakelijk. De gemeentelijke ambities en doelen zijn sterk verbonden met de openbare ruimte. Of het nu gaat om het Ruimtelijk of Sociaal domein , Klimaat robuust , veel gemeentelijke ambities vinden plaats in of door de openbare ruimte. We moeten de waarde van de openbare ruimte zichtbaar maken , vooral in tijden van financiële krapte , zodat we de juiste afwegingen kunnen maken voor investeringen en maatschappelijke meerwaarde en de gemeentelijke doelen impact kunnen benoemen.
De effecten van om de begroting structureel sluitend te krijgen worden meegenomen en ingepast in IBOR 3. 0. Doel Een breed gedragen , geactualiseerd IBOR-plan met als doel het realiseren van maatschappelijke meerwaarde. We richten ons niet alleen op de technische instandhouding , maar ook op het behoud van een openbare ruimte die bijdraagt aan de ambities en bredere doelstellingen van de gemeente , en maatschappelijke opgaven ondersteunt. Het beheer en onderhoud zijn daarbij niet alleen gericht op behoud , maar ook op het toevoegen van waarde. Zo kunnen er weloverwogen keuzes worden gemaakt over investeringen in de openbare ruimte en de impact daarvan. Dit draagt bij aan de leefbaarheid en toekomstbestendigheid van de Krimpenerwaard en zorgt voor een vitalere regio. Tevens vormen de vastgestelde doelen en maatregelen het toetsingskader waarop het IBORplan jaarlijks wordt beoordeeld , en na vijf jaar wordt geëvalueerd en – indien nodig – bijgesteld. Resultaten Het uiteindelijke resultaat is een gedragen IBOR 3.0-plan , vastgesteld door het College en de Raad. Het project is opgedeeld in een aantal stappen , zie als weergegeven in onderstaande figuur:
2 Projectplan
Elke stap heeft elk zijn eigen resultaat. Hieronder wordt dit per stap kort toegelicht. Stap 0: Oriëntatie & analyse: Kaders en opgaven. Tijdens deze stap worden de bestaande wettelijke en (beleids)kaders en opgaven verzameld , en wordt informatie geanalyseerd uit diverse inwonersenquêtes met betrekking tot de openbare ruimte , ten behoeve van klimaat , gezondheid , biodiversiteit , en de waardering en het oordeel over de huidige onderhoudskwaliteit , evenals de analyse van diverse meldingen over de openbare ruimte. Het tussenresultaat is een memo met kaders , opgaven en bewonerspeiling.
Stap 1: Ambitie en Doelen: Formuleren van strategische ambities en doelstellingen: We starten met het formuleren van de strategische ambities en doelstellingen voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. In deze stap beschrijven we wat we verstaan onder de thema's duurzaamheid , klimaatrobuustheid , gezondheid en sociaal , en hoe het onderhoud van de openbare ruimte hier een bijdrage aan kan leveren en meerwaarde kan realiseren. Het tussenresultaat is een memo waarin de strategische ambities zijn omschreven , de definities nader worden aangeduid en de doelstellingen vastgesteld.
Stap 2: Van ambitie naar uitvoering: Omzetten van doelstellingen in concrete maatregelen: De geformuleerde ambities worden vertaald naar concrete maatregelen , waarbij ook aandacht is voor innovatieve oplossingen. Tevens vormen deze concrete maatregelen en vastgestelde doelen het toetsingskader waarop het IBOR-plan jaarlijks wordt beoordeeld , en na vijf jaar wordt geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. Tijdens interactieve werksessies worden per thema de benodigde maatregelen en acties verzameld die de gewenste meerwaarde in de openbare ruimte realiseren. Het tussenresultaat is per thema een set aan concrete maatregelen en innovatieve oplossingen. 3 Projectplan
Stap 3: Financiële keuzes en scenario's: Er worden drie financiële scenario’s opgesteld (minimaal , plus , optimaal) , zodat we inzicht krijgen in de benodigde middelen voor het langdurige beheer van de openbare ruimte. De effecten van het besluit ten behoeve van een structureel sluitende begroting hebben invloed op de beschikbare financiële middelen , de ambities en uiteindelijk de inrichting en het onderhoud van de openbare ruimte. Bij de uitwerking van de financiële scenario's is hiermee rekening gehouden. Het tussenresultaat is een memo met daarin het financiële kader en drie scenario's. Stap 4: Opstellen en besluitvorming van het definitieve IBOR-plan: Het eindresultaat is een breed gedragen beleidsplan , dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Dit IBOR-plan biedt richting voor de toekomstige ontwikkelingen en het beheer van de openbare ruimte en vormt een stevig fundament voor de gemeente Krimpenerwaard om te bouwen aan een openbare ruimte die zowel functioneel als waardevol is voor haar inwoners en andere gebruikers. Met als eindresultaat een geactualiseerd IBOR-plan. In de paragraaf ‘Aanpak’ worden deze stappen nader beschreven. Randvoorwaarden Het IBOR moet aansluiten bij de gemeentelijke ambities en doelen , die nauw verbonden zijn met de openbare ruimte , zowel vanuit beheer en onderhoud als het ruimtelijk en sociaal domein.
In tijden van financiële krapte is het belangrijk de waarde van de openbare ruimte zichtbaar te maken , zodat de juiste afwegingen over investeringen kunnen worden gemaakt. Het effect op de gemeentelijke ambities moet duidelijk worden benoemd. Daarnaast moet het IBOR voldoen aan de financiële verantwoording volgens het BBV. De openbare ruimte is een kapitaalgoed met grote maatschappelijke waarde , waarvan het onderhoud aanzienlijke kosten met zich meebrengt. Tijdig onderhoud is essentieel om onwenselijke gevolgen te voorkomen. Omgeving en stakeholders Interne omgeving Gemeentelijk bestuur (College en Raad)
Stap 0 1 en 3: Raadplegen Stap 4: beslissen (reguliere besluitvorming) Informeren en adviseren Co-creeren Adviseren raadplegen en informeren ,
Wethouder: beheer en beleid Ambtelijk apparaat gemeente Krimpenerwaard team AOR beheer en beleidsmedewerkers AOR. Ze zijn lid van de projectgroep Ambtelijke collega’s (ARO/ AOR / UOR / ASD / Projecten) die raakvlakken hebben met de zes kernthema deze zijn: 1. Aantrekkelijke openbare ruimte 2. Duurzame openbare ruimte 3. Gezonde openbare ruimte ,
,
,
Informeren adviseren en raadplegen ,
,
4 Projectplan
,
4. Klimaatrobuuste openbare ruimte 5. Sociale openbare ruimte 6. Veilige openbare ruimte Gehele ambtelijk apparaat gemeente Krimpenerwaard
Stap 4: Informeren via KIS en KIK
Externe omgeving Inwoners en ondernemers van gemeente Krimpenerwaard Belanghebbende instanties deelnamen aan klankbordgroepbijeenkomst (zie participatieplan) Waterschappen: HHSK HDSR en Rijnland
Informeren en raadplegen
Overige overheden:
Alleen indien het noodzakelijk is Informeren adviseren en raadplegen
Informeren en raadplegen Informeren en raadplegen
,
o. a. Provincie
ZH Rijkswaterstraat ,
IBKW
,
Aanpak Fasering en beslismomenten Onderstaand is de eerder beschreven stappenplan van het project nader uitgewerkt. Het participatietraject wordt nader beschreven in het separate Participatieplan. Stap 0: Oriëntatie en Analyse – Welke kaders en opgave zijn er? Wie neemt deel
Wat is de opdracht
Burgerpeiling (waarstaatjegemeente)
Driejaarlijkse peiling De vragen richten zich op de tevredenheid van inwoners Over het onderhoud van hun woonomgeving en de voorzieningen. ,
Doel: Inzicht krijgen in de gevolgen van klimaatverandering in de buurt van de inwoner en welke aspecten de inwoner het belangrijkst vindt om aan te pakken. Projectgroep IBOR 3. 0 Vaststellen Memo: kaders uitgangspunten en opgaven. Stap 1: Ambitie en Doelen ,
Wat is de opdracht Werksessie; Informeren IBOR 3. 0: per thema en per asset ophalen en benoemen van de 5
Projectplan
Wanneer Start maart resultaat eind mei 2025
kaders opgave en bewonerspeiling.
Juni 2025
In welke vorm Werksessie 1: Ophalen van en benoemen van de toegevoegde meerwaarde OR
Wanneer Juni 2025
,
Burgerpanel – Klimaatadaptatie
Wie neemt deel Werksessie AOR en collega’s die raakvlakken hebben met
In welke vorm Enquête uitgevoerd door een onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau met een steekproef van 4000 inwoners. De VNG heeft een standaard vragenlijst opgesteld om de resultaten van verschillende gemeenten te kunnen vergelijken. Enquête burgerpanel
memo:
,
Start half Maart resultaat half mei 2025
de zes kernthema deze zijn: 1. Aantrekkelijke OR 2. Duurzame OR 3. Gezonde OR 4. Klimaatrobuuste OR 5. Sociale OR 6. Veilige OR
toegevoegde meerwaarde en de koppelkansen van de OR Ruimte. We sluiten ook aan bij programma riolering en klimaat Duurzaamheid en beweegbare openbare ruimte tbv gezondheid.
College
Presentatie aan het college: IBOR 3. 0 Ophaalronde College om input op te halen , te informeren en te raadplegen over de ambitie en doelen in relatie tot het realiseren van meerwaarde voor de openbare ruimte.
Juni 2025
Gemeenteraad
Ophaalronde Raad
10 Juni 2025
,
,
m input op te halen , te informeren en te raadplegen over de ambitie en doelen in relatie tot het realiseren van meerwaarde voor de openbare
ruimte. Vaststellen memo: strategische ambities definities en doelstellingen. Stap 2: Van ambitie naar uitvoering Wie neemt deel Wat is de opdracht collega’s die 2e werksessies: ophalen van raakvlakken hebben met concrete maatregelen om de zes kernthema deze meerwaarde van de OR te zijn: realiseren 1. Aantrekkelijke OR Deze werksessies zijn domein 2. Duurzame OR overstijgend. Hiervoor worden 3. Gezonde OR medewerkers van UOR AOR 4. Toegankelijke OR ARO ASD Projecten en IBKW 5: Sociale OR uitgenodigd. 6. Veilige OR Klankbordgroep Klankbordsessie: Meerwaarde georganiseerde instanties van de openbare ruimte. Doel Toetsen en waar nodig aanvullen van de opgehaald maatregelen per thema. Stap 3: Financieel kader Wie neemt deel Wat is de opdracht Projectgroep IBOR 3. 0 Actualiseren & financiële beheerkosten van de beheerplannen / productbladen Projectgroep / Stuurgroep IBOR 3. 0
,
,
College Gemeentelijk Raad
,
,
Wanneer Sept 2025
,
Opstellen van een Financiële berekening van de concrete maatregelen in drie scenario’s + overzicht doorrekening beheerplannen ingevoerd in het beheerformat. Informeren raadplegen en toetsing tbv financiële haalbaarheid en impact Informeren raadplegen en
Okt 2025 Interactieve bijeenkomst waarbij aan de hand van de World Café-methodiek per zestal kernthema’s de opgehaalde concrete maatregelen worden getoetst en zo nodig aangevuld. ,
In welke vorm
.
Beheerplannen-sessie. In het kader van het groenbeheerplan en het bomenbeheerplan vindt een separaat traject plaats. De inhoud zal tijdens deze werksessie worden ingebracht. Financiële overzicht in drie scenario’s en beheerberekening
Presentatie financiële haalbaarheid drie scenario's en prioritering
,
Presentatie financiële haalbaarheid
,
6 Projectplan
ambities definities Juni 2025
In welke vorm Interactieve Domein Overstijgende werksessies Vier werksessie: 1: Duurzame OR 2: Veilige en toegankelijke OR 3: Aantrekkelijke OR 4: Sociale en Gezonde OR
,
,
Presentatie aan de raad over ambitie en doelstelling van IBOR 3. 0: realiseren van meerwaarde Openbare ruimte. memo: strategische en doelstellingen.
,
,
Externe adviseursbureau PL IBOR en FIN adviseur
Aan de hand van interactieve werksessie: Worldcafe methodiek.
Wanneer Juni 2025
Nov. 2025
,
,
Nov. 2025 18 Nov. 2025
toetsing tbv financiële haalbaarheid en impact Stuurgroep IBOR 3. 0 (AOR)
drie scenario's en prioritering
Vaststellen Memo: financieel haalbaarheid de drie scenario’s en definitieve oplevering beheerplannen. Stap 4 en 5: Besluitvorming definitieve IBOR-plan Wie neemt deel Wat is de opdracht Extern adviesbureau / PL / Opstellen 1 e concept IBOR 3. 0 ,
Projectgroep IBOR 3. 0
3e werksessies: Concept versie IBOR 3. 0
Gehele ambtelijk apparaat gemeente Krimpenerwaard
Informeren over eindresultaat en eindproces
TM AOR
Bestuurlijke vaststelling concept IBOR 3. 0 College en Raad: Besluitvorming
,
directeur en PO
Gemeentelijk bestuur (College en Raad)
Memo: financieel kader driescenario's Nov. 2025 + in de bijlage samenvatting beheerplannen. op hoofdlijnen ,
In welke vorm Tussenresultaten van stappen 1 t/m 3 verwerken tot een 1e concept IBOR 3. 0 Aan de hand van de zestal kernthema’s per asset toepassing / werken met IBOR 3. 0 toegelicht. Vervolgens krijgt een ieder het conceptplan IBOR 3. 0 toegestuurd. KIS en KIK
Wanneer Nov. 2025
Aanpassen tot definitieve IBOR 3. 0 BOB-traject
Jan. 2026
Dec. 2025
Jan. 2026
Q1 2026
Beheersing
Geld Het opstellen van dit IBOR-plan kan binnen het beschikbaar gestelde budget van €35. 000.
Risico’s Risico
Beheersmaatregel
Participatie
Draagvlak ontbreekt vanwege onvoldoende betrokkenheid of tegenstrijdige belangen.
Politiek-bestuurlijk traject
Keuzes maken wordt bemoeilijkt door politieke gevoeligheden.
,
We maken een ‘knip’ en houden een extra afstemmingoverleg met de stuurgroep. Eventueel aangevuld met interviews om de pijnpunten boven water te halen bij belangrijke sleutelfiguren. Vroegtijdig betrekken wethouder raad en samenleving. ,
7 Projectplan
Door wie
Projectgroep
Projectleider IBOR
Structureel sluitende begroting
Keuzes maken wordt bemoeilijkt door politieke gevoeligheden.
Samenwerking & organisatie
Wegvallen projectteamlid
,
Draagvlak voor scherpe keuzes in het IBOR-plan ontbreekt. Inhoudelijk
Vroegtijdig betrekken wethouder college raad en samenleving. Duidelijke rolverdeling in projectgroep; daardoor is het vervangen door gelijkwaardige collega goed mogelijk. Duidelijk resultaten van processtap benoemen met tijdshorizon Regelmatige afstemming in Stuurgroep projectgroep en wethouder en vooraf inzicht in structuur en opzet van de documenten.
Opdrachtgever niet tevreden met kwaliteit of detailniveau IBOR 3. 0.
,
,
Projectleider IBOR
Projectgroep
Projectgroep (allen)
Projectgroep (allen)
Organisatie Inschatting
Naam
Rol in project
Taken/verantwoordelijkheden
Bevoegdheden
uren
Wethouder Barth
Portefeuillehouder/
Bestuurlijk
Beslisser
20
Mariëlle de Waard-
Bestuurlijke opdrachtgever Toetser
Directeur Ruimtelijk Domein Teamleider
Beslisser
20
Beslisser
52
Adviseur
100
den Hoed Erik Molenaar
Ambtelijke opdrachtgever Lid
gehele project
,
Stuurgroep Projectleider/ Opdrachtnemer lid van
Annet Muller
,
Inhoudelijk regievoering bestuurlijke advisering ,
,
van zowel
Wim Rook (Senior beleidsmedewerker
stuurgroep als projectgroep. Lid stuurgroep en projectgroep
Vakinhoudelijk meedenker
Adviseur
52
Lid stuurgroep en projectgroep
Vakinhoudelijk meedenker
Adviseur
52
Lid stuurgroep en projectgroep
Vakinhoudelijk meedenker
Adviseur
52
Lid projectgroep
Vakinhoudelijk meedenker
Adviseur
76
Lid projectgroep
Vakinhoudelijk meedenker
Adviseur
76
AOR) Alexandra
Pontier
(Beleidsmedewerker AOR) Dick Rooken
(Medewerker
openbare verlichting en civiele kunstwerken AOR) Job de Jong ,
(Adviseur
klimaatadaptatie
AOR) Kees Dijksman (Medewerker Wegen beleid & beheer
AOR)
8 Projectplan
Simon Pols (Medewerker Wegen beleid & beheer AOR)
Lid projectgroep
Vakinhoudelijk meedenker
Adviseur
76
Robin Buijs (Medewerker openbare verlichting en civiele kunstwerken AOR) John Groen in 't Wout (Medewerker water beleid & beheer AOR) Jan Brak
Lid projectgroep
Vakinhoudelijk meedenker
Adviseur
76
Lid projectgroep
Vakinhoudelijk meedenker
Adviseur
76
Lid projectgroep
Vakinhoudelijk meedenker
Adviseur
76
Vakinhoudelijk adviseur
Vakinhoudelijke meedenker
Adviseur
20
Vakinhoudelijk adviseur
Vakinhoudelijke meedenker
Adviseur
20
Arco Burghout
Senior bestuurlijk adviseur Financiën
Adviseur
25
Ambtelijke
Deelnemers inhoudelijke werksessies
Vakinhoudelijke meedenker Vakinhoudelijk meedenker
Adviseur
16-25
,
(Medewerker buitensport en speelplekken AOR) Marianne Klip ,
(Medewerker Communicatie team Communicatie) Suzanne Kuijpers (Medewerker Participatie team
Strategie en ontwikkeling)
‘meedenkers’ team ARO
,
UOR ASD ,
,
projecten
Hoe ziet de organisatie- en overlegstructuur van het project eruit? Het project wordt praktisch en doelmatig ingericht. Onder verantwoordelijkheid van de projectleider IBOR , en met ondersteuning van een extern adviesbureau en projectgroepleden , worden de tussenresultaten opgesteld. Per stap stelt de stuurgroep de resultaten vast , die inhoudelijk zijn getoetst door de projectgroep. Collega's die raakvlakken hebben met IBOR worden actief betrokken tijdens verschillende interactieve werksessies , waarbij ze hun inhoudelijke input kunnen leveren , geraadpleegd worden en om advies worden gevraagd. De bewoners , verenigingen en ondernemers worden betrokken via een klankbordgroepbijeenkomst , waarin zij worden geïnformeerd en geraadpleegd. Tussen ambtelijke opdrachtgever , stuurgroep , projectleider en extern adviesbureau vindt na elke stap een afstemmingsoverleg plaats. De afspraken worden vastgelegd en opgeslagen in het projectdossier. De tussenresultaten per stap worden vastgelegd in een Memo en vastgesteld door de stuurgroep.
9 Projectplan
Tussen de bestuurlijke opdrachtgever en projectleider vindt periodieke afstemming plaats , op nader te bepalen momenten. De afspraken worden vastgelegd , onderling gedeeld en opgeslagen in een projectdossier. Tussen de projectgroepleden en projectleider vindt periodieke afstemming plaats , zoals vastgelegd in de projectplanning. De afspraken worden vastgelegd , onderling gedeeld en opgeslagen in een projectdossier. De tussenresultaten van stap 1 (Ambitie en opgaven) , stap 3 (Financieel kader en drie scenario's) en het concept-IBOR worden ter bespreking voorgelegd aan het college. Dit biedt hen de mogelijkheid om zowel tussentijds als op het concept inhoudelijke input te leveren. Tijd Zie voor de planning ‘Stappen en beslismomenten’ onder ‘Aanpak’. Het project is in januari 2025 aangevangen. Volgens (huidige) planning wordt het IBOR 3. 0 in JQ1 2026 door de raad vastgesteld. De geschatte doorlooptijd bedraagt hiermee 14 maanden. Informatie •
De verslagen en afspraken van de stuurgroep en projectgroep worden vastgelegd en opgeslagen in het projectdossier.
•
De afspraken van het periodiek overleg tussen de bestuurlijke opdrachtgever en projectleider worden vastgelegd en opgeslagen in een projectdossier.
•
Tussen de projectgroepleden en projectleider vindt periodieke afstemming plaats , zoals vastgelegd in de projectplanning. De afspraken worden vastgelegd , onderling gedeeld en opgeslagen in een projectdossier.
•
Per stap wordt het tussenresultaat vastgelegd in een memo , die vervolgens een hoofdstuk wordt in het concept IBOR-plan. Deze memo's worden opgeslagen in projectdossier. Gedurende het gehele project wordt per stap alles bijgehouden in het projectdossier.
Communicatie •
Communicatie tussen de projectgroepleden vindt plaats via e-mail en (online) overleggen.
•
Informatiebrief (-ven) , 1-op-1-gesprekken en klankbordbijeenkomsten zullen worden ingezet om de gesprekken met stakeholders te voeren , zie voor de gedetailleerde uitwerking het participatieplan.
•
Bij interne communicatie wordt gebruikgemaakt van diverse werksessies , het Platform KIS en Krimpenerwaard in 't Kort (KiK) om collega's te raadplegen en te informeren over het geactualiseerde IBOR-plan.
•
Voortgang van het project wordt richting de raad gecommuniceerd via een beknopte raadsinformatiebrief. 10
Projectplan
Kwaliteit •
We hanteren een projectorganisatie structuur , bestaande uit een bestuurlijke en een ambtelijke opdrachtgever , stuurgroep en projectgroep , waarin per stap de tussenresultaten (memo's) worden besproken en vastgesteld.
•
Kwaliteitscontrole vindt plaats door middel van periodieke checks op de tussenproducten. Deze producten worden aan het eind van stap 4 (concept-IBOR) gedeeld. Tussentijdse afstemming waarborgt een juiste koers.
•
Bij het adviesbureau , dat het IBOR schrijft , vindt kwaliteitscontrole plaats in de vorm van het vier-ogen-principe.
Accordering Voor zover van toepassing: Akkoord bestuurlijk opdrachtgever Akkoord ambtelijk opdrachtgever Akkoord projectleider/programmamanager
11 Projectplan
PARTICIPATIE
Participatieplan 1. Aanleiding en doel Wat is het onderwerp? Beschrijf kort en concreet waar je project over gaat.
IBOR 3. 0 actualiseert het beleid voor het beheer van de openbare ruimte met als doel een toekomstbestendige duurzame en maatschappelijk waardevolle inrichting van die ruimte. Door middel van een zorgvuldig participatietraject wordt gestreefd naar draagvlak begrip en betrokkenheid van inwoners en stakeholders waarbij zij op passende momenten en thema’s worden geraadpleegd en geïnformeerd. ,
,
,
Voor nieuwsbericht om inwoners te informeren: De gemeente Krimpenerwaard werkt aan IBOR 3. 0: een vernieuwd beleidsplan voor het beheer van de openbare ruimte. Dit plan geeft richting aan hoe we onze straten parken stoepen en plantsoenen onderhouden nu en in de toekomst. Met oog voor veiligheid onderhoud duurzaamheid gezondheid en leefbaarheid. Inwoners en lokale organisaties worden actief betrokken om hun kennis ervaringen en ideeën te delen. Zo zorgen we samen voor een openbare ruimte die werkt voor iedereen. ,
,
,
,
,
,
,
Waarom is dit relevant? Geef aan waarom participatie nodig is.
Uiteindelijk gaat het om het creëren van draagvlak en begrip bij inwoners en stakeholders. Een breed gedragen beleidsplan vergemakkelijkt de communicatie en besluitvorming door de raad. Voor de inwoners betekent dit toekomstbestendig beleid met aandacht voor leefbaarheid veiligheid en gebruiksgemak van de openbare ruimte. ,
Wat wil je bereiken met participatie? Geef duidelijk aan: • Waarover kan niet worden meegedacht?
,
Ze kunnen niet meedenken over: Financieel kader: het beschikbare budget. Dit is een verantwoordelijkheid van het College en de Raad. Ze kunnen wel meedenken over: Waardering van het onderhoud en beheer van de openbare ruimte (via enquête zoals WaarstaatJeGemeente programma riolering en klimaat sociale voorzieningen – kansenkaart / meldingenoverzicht). Over de meerwaarde van het beheer van de openbare ruimte en toelichting op de thema’s. Herkenbaarheid en aanvullen van concrete maatregelen per thema en ideeën voor buurtinitiatieven: bijvoorbeeld het onderhouden van boomspiegels of het creëren van een groen ommetje In een later stadium vindt er intensieve participatietraject plaats als hun buurt/straat wordt er herinrichting. ,
•
Waarover kan wel worden meegedacht? Tip: Benoem concrete voorbeelden.
,
2. Impact en participatieniveau Om te bepalen hoe intensief je participatie moet zijn , bekijk je de complexiteit en impact van je project.
2. 1 Complexiteit Hoeveel partijen zijn betrokken?
Eén afdeling: eenvoudig. Meerdere afdelingen of externe partijen: meervoudig. X Meerdere afdelingen , externe partijen , én een lange doorlooptijd of nieuw beleid: complex.
2. 2 Impact Beoordeel de impact op basis van deze factoren. Kies per vraag: klein , middelgroot of groot.
Belang
Is het initiatief vooral persoonlijk (klein) of maatschappelijk belangrijk (groot)? klein X middelgroot groot
Omvang
Is het kleinschalig (bijvoorbeeld een renovatie) of grootschalig (bijvoorbeeld een nieuwe wijk)? NVT het betreft hier actualisatie van bestaand beleid klein middelgroot groot
Hinder
Hoeveel mensen ervaren hinder? Is het tijdelijk of langdurig? NVT het betreft hier actualisatie van bestaand beleid klein middelgroot groot
Maatschappelijke aandacht
Is er politieke of publieke interesse? Verwacht je discussie? klein X middelgroot groot
2. 3 Kies het participatieniveau Bekijk deze matrix om te bepalen hoe intensief je stakeholders betrekt.
Soort initiatief
Kleine impact
Middelgrote impact
Grote impact
Eenvoudig
Beperkte participatie
Beperkte participatie
Reguliere participatie
Meervoudig
Beperkte participatie
Reguliere participatie
Reguliere participatie
Complex
Beperkte participatie
Reguliere participatie
Intensieve participatie
Vervolgstappen bij: • Beperkte participatie: Informeren of raadplegen (bijv. nieuwsbrieven , enquêtes). • Reguliere participatie: Adviseren of co-creëren (bijv. workshops , discussiegroepen). Omdat het een actualisatie van het bestaande beleidsplan betreft en we al veel informatie hebben over het inzicht in de behoeften van bewoners , kiezen we voor informeren en raadplegen/adviseren in de vorm van een workshop/discussiegroep. •
Intensieve participatie: Meebeslissen (bijv. werkgroepen , gezamenlijke besluitvorming).
3. Stakeholders en hun betrokkenheid Gebruik onderstaande tabel om belanghebbenden en hun rol te beschrijven.
Stakeholder
Belang
Participatieniveau
Thema/onderwerp
Fase
Inwoners
Gebruikers van de Openbare Ruimte
Raadplegen en
Waardering beheerkwaliteit en het gebruik van de OR (Schoon heel en Veilig).
Stap 0: Oriëntatie &
informeren
,
,
analyse. Stap 4: Eindresultaat en besluit
Diverse bewonersverenigingen (o. a kerken ijsbaanvereniging
Gebruikers van de Openbare Ruimte
Informeren en raadplegen
,
,
Waardering beheerkwaliteit en het gebruik van de OR (Schoon heel en Veilig)
Stap 0: Oriëntatie &
Waardering beheerkwaliteit en het gebruik van de OR (Schoon heel en Veilig)
Stap 0: Oriëntatie &
Nvt
,
visvereniging)
Jongeren (jongerenwerk
/ jongerenraad)
Gebruikers van de Openbare Ruimte
Raadplegen en
informeren
,
analyse. 4: Eindresultaat en besluit
analyse. 4: Eindresultaat en besluit
Scholen (basisscholen / middelbare scholen)
Gebruikers van de Openbare Ruimte
Alleen indien er een noodzaak is.
(verkeers)Veiligheid. Dit
Diverse
Gebruikers van de Openbare Ruimte tbv beoefening van een
Raadplegen en
Waardering beheerkwaliteit en het gebruik van de OR (Schoon heel en Veilig)
Stap 0: Oriëntatie &
Toegankelijkheid / gezondheid
Stap 2: Van
Biodiversiteit en onderhoud van het openbaar groen
Stap 2: Van
(sport)verenigingen – Wielerronde Lekkerkerk / Hardloop verenigingen
Ouderenbond / gezondheidscentrums / Stichting Welzijn Krimpenerwaard
Diverse Natuurverenigingen (o. a. Prachtlint Krimpenerwaard Groenalliantie Zuid Hollands landschap ,
SBB)
sportactiviteit
,
,
Gebruikers van de Openbare Ruimte
Natuurontwikkeling toename biodiversiteit en groenonderhoud
,
informeren
wordt opgepakt met het programma mobiliteit
Informeren en raadplegen
,
Informeren en raadplegen
analyse Stap 4: Eindresultaat en besluit
ambitie naar uitvoering Stap 4: Eindresultaat en besluit
ambitie naar uitvoering Stap 4: Eindresultaat en besluit
Ondernemerskring bedrijven
Gebruikers van de Openbare Ruimte
Informeren en raadplegen
Waardering Beheerkwaliteit en gebruik van de OR (Schoon heel en Veilig).
Stap 2: Van
Waardering Beheerkwaliteit en gebruik van de OR (Schoon heel en Veilig).
Stap 0: Oriëntatie &
Waardering Beheerkwaliteit en gebruik van de OR (Schoon heel en Veilig).
Stap 2: Van
Waardering Beheerkwaliteit en gebruik van de OR (Schoon heel en Veilig)
Stap 0: Oriëntatie & analyse. Stap
Waardering Beheerkwaliteit van de OR (Schoon heel en
Stap 4:
,
BIZ (Bedrijven) / Lokale ondernemers
Gebruikers van de Openbare Ruimte
Raadplegen en
informeren en
,
Recreatie- en toerisme organisaties
Toerisme en gebruikers van de Openbare Ruimte
Informeren en raadplegen
,
VvE’s
Gebruikers van de Openbare Ruimte
Informeren
,
Woningbouwcooperaties : o. a. Quawonen ,
GroenWonen (Vlist)
Samenwerking en afstemming – grenzend aan de Openbare Ruimte
Alleen indien er een noodzaak is.
,
Veilig)
ambitie naar uitvoering Stap 4: Eindresultaat en besluit
analyse. Stap 4: Eindresultaat en besluit
ambitie naar uitvoering Stap 4: Eindresultaat en besluit
4: Eindresultaat en besluit
Eindresultaat en besluit
HHSK / HDSR en Rijnland
Samenwerking en afstemming –
Informeren en
Afstemming
raadplegen
beheerkwaliteit en gebruik van de OR Toegankelijkheid en veiligheid (Schoon heel
grenzend aan de Openbare Ruimte
,
,
en
Overige instanties: GGD / Veiligheidsregio
OMDH
Toetser inrichting OR
Vergunningverlener en ondersteuner
Alleen indien er een noodzaak is.
Alleen indien er een noodzaak is.
Veilig)
Stap 0: Oriëntatie & analyse. Stap 4: Eindresultaat en besluit .
Toetser: Toegankelijkheid / gezondheid /
Bij vervolg uitwerking
(verkeers)veiligheid
(herinrichting / reconstructies)
Aanleveren informatie en verwerking
.
Bij vervolg uitwerking
(herinrichting / reconstructies) .
Overige overheden: o. a. Provincie ZH Rijkswaterstaat ,
Samenwerking en afstemming –
Alleen indien er een noodzaak is.
nvt
nvt
grenzend aan de Openbare Ruimte
4. Democratische waarden
Inclusiviteit Beschrijf hoe je ervoor zorgt dat alle relevante groepen worden betrokken?
1:Raadplegen alle inwoners: analyse van diverse enquêtes die al worden uitgevoerd: o. a. Waarstaatjegemeente klimaatadaptatie mobiliteit maatschappelijke voorzieningen. 2: Raadplegen alle inwoners: Analyse van meldingen. 3: Interviews/vraaggesprekken met HHSK/ HDSR en Rijnland. 4: Raadplegen: Klankbordgroepbijeenkomst. Diverse verenigingen Natuurverenigingen Ouderenbond Recreatie- en toerismeorganisaties en gezondheidscentra worden uitgenodigd om de maatregelen te toetsen tijdens een interactieve klankbordgroepbijeenkomst. De bijeenkomsten worden georganiseerd op locaties die fysiek goed bereikbaar zijn ook voor mensen met een beperking. Uitnodigingen en verslagen worden geschreven in duidelijke toegankelijke taal. Bij het moment/tijdstip van de bijeenkomst wordt rekening gehouden met een geschikt tijdstip en dagdeel voor verschillende doelgroepen (zoals werkenden of ,
,
,
,
,
,
.
,
,
ouderen).
Transparantie
Doormiddel van diverse enquêtes zijn de bewoners geraadpleegd en geïnformeerd. De deelnemers van de klankbordgroep ontvangen een verslag
Hoe communiceer je open over het proces , resultaten en besluitvorming?
geïnformeerd over de besluitvorming van IBOR 3. 0. Overige inwoners worden via de gebruikelijke kanalen geïnformeerd zodra de raad het IBOR-plan heeft vastgesteld. Voor het van de werksessie en worden
,
vervolgbesluitvormingstraject worden ze via de gebruikelijke kanalen geïnformeerd zodat een breder publiek geïnformeerd blijft. ,
5. Planning Stap
Mijlpaal
Doel
Evaluatie moment
Terugkoppeling
Verantwoordelijk
Tijdlijn
0: Oriëntatie & Analyse
Memo bewonerspeiling
Analyseren
nvt
Tijdens klankbordgroep bijeenkomst
Projectleider IBOR ism communicatie adviseur
Juni 2025
en
raadplegen
1: Ambitie & Doel
2: Van ambitie naar uitvoering
3: Financieel kader
Memo: Beschrijving en toelichting per thema toegevoegde Meerwaarde / toegevoegde waarde OR
Informeren
nvt
Tijdens klankbordgroep bijeenkomst
Projectleider IBOR ism adviesbureau
Juni 2025
Klankbordsessie : Meerwaarde van de openbare ruimte.
Raadplegen
Korte samenvatting en verslag rondsturen naar de deelnemers van de klankbordgroep bijeenkomst
Projectleider IBOR ism communicatie en adviseur adviesbureau
Okt. 2025
informeren
Na afloop van de sessie
Financieel haalbaarheid en
Informeren
nvt
Opnemen in het IBOR-plan.
Projectleider IBOR ism adviesbureau
Nov. 2025
scenario’s en definitieve oplevering beheerplannen.
en
4:IBOR-plan
Concept versie IBOR-plan
Informeren
nvt
Korte samenvatting van de reactie nota publiceren als bijlage toegevoegd bij college / raad besluit Eind resultaat en vaststelling.
en
raadplegen
5: Bestuurlijke vaststelling
Definitieve IBOR-plan
Informeren
Nvt
Projectleider IBOR ism adviesbureau
Jan. 2026
Projectleider IBOR ism adviesbureau
Q1 2026
6. Werkvormen en communicatie
Hoe ga je belanghebbenden betrekken? Kies participatievormen zoals enquêtes , bijeenkomsten , werkgroepen , etc.
De participatie bestaat uit meerdere vormen: (1) een klankbordgroep met vertegenwoordiging vanuit diverse verenigingen welzijns- en natuurorganisaties in de vorm van een interactieve werksessie (World Café – methode) en (2) het benutten van bestaande enquêtes zoals WaarstaatJeGemeente en meldingsanalyses. Tijdens deze interactieve sessie nemen we ze mee in wat we verstaan onder de diverse thema’s en toetsen we de opgehaalde maatregelen per thema tijdens een actieve werksessie op basis van de World Café-methode. Is een interactieve gespreksvorm waarbij deelnemers in kleine groepen aan tafels met elkaar in gesprek gaan over specifieke thema’s. Na een bepaalde tijd wisselen de deelnemers van tafel waardoor ideeën worden uitgewisseld tussen groepen. Op deze manier ontstaat een creatieve setting waarin alle aanwezigen actief input leveren. Ze kunnen dan ook enkele maatregelen toevoegen. Doordat we niet de individuele bewoners uitnodigen maar verenigingen is de ervaring dat de deelnemers vaak breder mee kunnen denken. En omdat alle thema's behandelen zien ze ook dat er meerdere opgaven spelen in plaats van slechts één onderdeel. Op deze wijze kunnen we de bewoners/verenigingen meenemen informeren en raadplegen. Tijdens deze avond informeren we ze ook over het proces en welke ruimte ze hebben om mee te denken en dat het financiële verhaal een besluit is van het college en de raad. ,
,
,
,
,
,
,
Communicatie Waar vinden mensen informatie over het proces? Welke kanalen gebruik je? (bijvoorbeeld nieuwsbrieven , sociale media).
De verenigingen die deelnemen aan de klankbordsessie ontvangen een uitnodiging waarin helder wordt omschreven wat het doel is van het IBORplan de klankbordgroep en hun rol daarin en het vervolg proces. Na afloop ontvangen ze het verslag van deze bijeenkomst. De belangrijkste uitkomsten worden samengevat en via de gebruikelijke kanalen verspreid zodat een breder publiek geïnformeerd blijft. ,
,
,