1.8 RIB Tijdelijke huisvesting Ingenieursbureau Krimpenerwaard.pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

VAN HET COLLEGE VAN B&W VOOR

de gemeenteraad

CC DATUM ONDERWERP

13 september 2022 Tijdelijke huisvesting Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Beste meneer, mevrouw, Het Ingenieursbureau Krimpenerwaard (IBKW) is momenteel gehuisvest aan het Raadhuisplein 6 in Krimpen aan den IJssel. Het pand, dat in eigendom was, is in 2021 verkocht. Op de locatie worden woningen gebouwd. Dit betekent dat IBKW per 1 oktober 2022 het pand leeg dient op te leveren. De afgelopen jaren is gezocht naar een nieuwe permanente locatie voor IBKW. Die is nog niet gevonden. Daarom moet IBKW nu verhuizen naar een tijdelijke locatie. Daarvoor komt de locatie van de Rabobank, Raadhuisplein 4 te Krimpen a/d IJssel nu als beste en enige optie naar voren. Andere opties op korte termijn niet geschikt De tijd is te kort om nog een andere geschikte locatie te zoeken en tijdig alles te regelen rondom huurcontract, verhuizing, ICT etc. Naast deze locatie is ook gekeken naar huur van een deel van het gemeentekantoor in Bergambacht en de koop van een pand aan de Stormsweg te Krimpen a/d IJssel. Deze opties zijn echter niet op korte termijn realiseerbaar, de optie Bergambacht is ook te beperkt in voorzieningen en ruimte. Die zien we dan ook als noodoplossing. Financiële effecten vangen we met geleidelijk stijgend tarief op De huurkosten zijn van invloed op het uurtarief en daarmee op de bijdrage van de gemeente aan IBKW. De verwachting is dat zowel bij (tijdelijke) huur als bij nieuwbouw het tarief structureel zal stijgen.

Het huidige pand van IBKW is vrij van hypotheek en onderhoud is tot het minimum beperkt. De kosten zullen dus altijd omhoog gaan ten opzichte van nu. We gaan er vanuit dat de hogere tarieven maximaal voor de komende twee jaren gelden en we sturen erop dat de kosten voor huisvesting daarna weer afnemen. Om te voorkomen dat per 2025 of 2026 het tarief significant stijgt is voor een ingroeimodel van het tarief gekozen. Daarmee wordt het structurele tekort op de begroting in de jaarschijven verlaagd en wordt er minder incidenteel gedekt. Dit betekent dat het tarief met €1 per jaar wordt verhoogd vanaf 2022, bovenop de reguliere aanpassingen. Door deze extra inkomsten te storten in de reserve (minder onttrekken) wordt er gedurende de periode geëgaliseerd. De financiële effecten worden in de tweede tussentijdse rapportage verwerkt. Bijlagen RIB: -

1 van 2 1931928969 / 930866

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

P.J. Bouvy-Koene

Pag. 2/2

Bestuur 21 juli 2022

Voorstel Tijdelijke huur kantoorruimte IBKW

Geacht bestuur, Inleiding Voor de huisvesting zijn in de afgelopen maanden diverse opties bekeken en om moverende redenen niet nader uitgewerkt. Het (onder)huren van de bovenverdieping van de Rabobank in Krimpen aan den IJssel is de enige optie om voor 1 oktober 2022 te realiseren. Financieel kader Door de provincie is aangegeven dat huur wordt geoormerkt als structurele last. De inzet van de reserve huisvesting is structureel alleen mogelijk bij het dekken van kapitaallasten, dus bij eigendom. Als besloten wordt om structurele lasten incidenteel te dekken heeft dat mogelijk tot gevolg dat er preventief toezicht door de provincie komt. Via de mail heeft de provincie aangegeven dat tenminste de jaarschijf 2026 van de begroting 2023-2026 structureel in evenwicht moet zijn. De voorschriften zijn dat de vrijval de reserve gelijk is aan de afschrijvingstermijn van het pand. Volgens de verordening is dat 40 jaar annuïtair. Bij de huidige stand van de reserve van € 1 miljoen is dat dus ongeveer € 25.000 dekking voor de kapitaallasten. Dat is dus ongeveer € 1 in het uurtarief per jaar. Onderhuur contractvoorwaarden Er is nog geen officiële aanbieding ontvangen, voor de huur wordt ervan uitgegaan dat deze is vrijgesteld van BTW. • Contracttermijn onderhuren voor 1 jaar met een optie voor nog 1 jaar. • Opzegtermijn is 3 maanden.

• Prijs per m2 per jaar is € 140,- en de servicekosten zijn € 32,50 (exclusief 21% BTW). • 1e verdieping is een huur oppervlakte van ca. 700 m2. De verwachte huurlasten per jaar bij 700 m2 zijn € 98.000 de servicekosten € 21.000. De structurele lasten verhoging wordt € 119.000. De BTW op de servicekosten € 4.410 kan net als de overige lasten van IBKW worden doorgeschoven naar de gemeente. In de begroting is op dit moment ongeveer € 50.000 aan onderhoudslasten opgenomen. Een groot deel is schoonmaken, beveiliging en verzekering. Die lasten zullen ook in het huurpand gemaakt worden. De post gas en licht in de begroting van € 17.680 kan wel worden ingezet als structurele dekking. Het pand is klimaatneutraal.

De verwachte stijging van de structurele lasten bedraagt € 108.820. Bij de verwachte 25.000 productieve uren is dat een tariefstijging van € 4,35 per uur. Verhuiskosten Voor het verhuizen naar het pand en de inrichting worden de volgende incidentele lasten verwacht. - Offerte kantoor inrichting € 51.000 - Inrichting en onvoorzien € 9.000 - Verhuizen ICT en aanpassingen € 7.500 - Verhuizen bestaande inrichting € 2.500 - Pantry inrichting € 5.000 Verhuis en inrichting lasten € 75.000 Afschrijvingslasten in 10 jaar

€

7.500

Voorgesteld wordt een investeringsbudget van € 75.000 voor verhuis en inrichting vast te stellen. De verwachting is dat bij het betrekken van een permanente locatie ongeveer 90% van de investering hergebruikt kan worden. Het voorstel is om het totaal bedrag af te schrijven in 10 jaar en verder geen onderscheid te maken tussen overige inventaris (5) en meubilair (10) jaar zoals opgenomen in de verordening. In de bijlage zijn de scenario’s verwerkt in de reserve huisvesting. Als de tarief stijging niet wordt doorgevoerd daalt de reserve dus met € 100.000 in 2024. Scenario structurele lasten opnemen in de begroting De meest robuuste financiële oplossing om de stijging van de huisvestingslasten direct op te nemen in de begroting. Dat heeft tot gevolg dat het tarief vanaf 2023 structureel tussen de € 4,35 - € 4,50 per jaar zal stijgen voor de gemeenten. Tevens zullen de lasten voor 2022 invloed hebben op het tarief van 2022.Als de permanente huisvesting is gerealiseerd en het restant bekend is kan de reserve huisvestingslasten worden opgeheven, dat is een incidentele baat voor de gemeenten.

Scenario huur incidenteel dekken, vanaf 2026 tarief structureel verhogen Door een afspraak te maken met de toezichthouder, dat per 2026 er structureel evenwicht is de begroting, stijging van de huisvestingslasten verwerkt in het tarief, is het mogelijk de tijdelijke huurlasten te dekken uit de reserve. Dat heeft als nadeel dat er voor de kapitaallasten dekking in de toekomst minder dekking is en het tarief extra zal stijgen. De verwachting is dat de provincie geen uitstel geeft voor incidenteel dekken als 2026 niet gehaald wordt. Scenario tarief geleidelijk stijgend opnemen in de begroting De verwachting is dat bij welke keuze gemaakt wordt het tarief structureel zal stijgen. Huren is op lange termijn duurder. Koop of bouw zal op basis van de huidige markt; duurzaamheid, energielasten, rente, schaarste materiaal en mensen, meer kosten dan onder normale marktomstandigheden. Tevens zijn er ook hoge lasten te verwachten voor de te vormen voorziening groot onderhoud van het gebouw. Om te voorkomen dat per 2025 of 2026 het tarief significant stijgt is een ingroeimodel van het tarief aan te bevelen. Daarmee wordt het structurele te kort op de begroting in de jaarschijven verlaagd en wordt er minder incidenteel gedekt.

Het verhogen van het tarief met € 1 levert ongeveer € 25.000 structurele begrotingsruimte op. Voorgesteld wordt om het tarief minimaal met € 1 per jaar te verhogen vanaf 2022, bovenop de reguliere aanpassingen. 2022 (+€1), 2023 (+€2), 2024 (+€3), 2025 (+€4). Door deze extra inkomsten te storten in reserve (minder onttrekken) wordt er gedurende de periode geëgaliseerd. Toekomstbeeld Het standpunt van het bestuur is dat IBKW in een eigen pand gehuisvest wordt. De huur van ruimte bij Rabo is tijdelijk. Voor de huisvesting in een eigen pand worden in het komende jaar de volgende opties uitgewerkt. • Met de gemeente Krimpen aan den IJssel onderzoeken of kopen van de bovenverdieping mogelijk is en tegen welke kosten. • Vanaf tweede helft 2025 (optimistisch) wordt het nieuwe gemeentehuis van Krimpenerwaard in Bergambacht in gebruik genomen. Onderzoeken of daarbij ook kantoorruimte voor IBKW gebouwd kan worden en wat de kosten daarvan zijn. • Gedurende de uitwerking van hiervoor genoemde opties worden de ontwikkelingen in de vastgoedmarkt in het totale gebied van de Krimpenerwaard gevolgd zodat gereageerd kan worden op eventuele mogelijkheden die zich daarin voordoen. Voorstel Wij stellen u voor om in te stemmen met : • Het afsluiten van een huurovereenkomst met Rabo-bank. • Geven van opdrachten voor een bedrag van in totaal € 75.000 ex BTW voor: 1 Aanschaf van inrichting.

2 Verhuizing van bestaande inrichting. 3 Verhuizen en aanpassen ICT. 4 Aanschaf pantry inrichting • De huisvestingskosten in de huurperiode te dekken door het tarief geleidelijk stijgend op te nemen in de begroting.

de wnd. directeur-secretaris,

S.M. de Bruyn

Bestuur 21 juli 2022

Bijlage : Voorstel Tijdelijke huur kantoorruimte IBKW.