1.66 RIB Toelichting op de uitkomsten van de visiesessie participatie

RAADSINFORMATIEBRIEF

VAN HET COLLEGE VAN B&W VOOR de gemeenteraad CC DATUM ONDERWERP

8 april 2025 Toelichting op de uitkomsten van de visiesessie participatie

Beste raadsleden, Op 5 maart 2025 heeft u, samen met ons college, deelgenomen aan een visiebijeenkomst over participatie. Deze bijeenkomst komt voort uit motie M24-089.Tijdens deze bijeenkomst hebben we stilgestaan bij de verschillende vormen van participatie, de rollen van de raad en het college, de wettelijke kaders binnen de Omgevingswet en de uitkomsten van de evaluatie van het participatiebeleid uit 2024. In deze brief informeren wij u over de belangrijkste opbrengsten van deze bijeenkomst en hoe deze worden meegenomen in de herziening van het participatiebeleid. U treft daarnaast het verslag van deze avond aan. Samengevat zijn er in de visiebijeenkomst onder andere de volgende aandachtspunten benoemd: • Duidelijkheid over terugkoppeling: Participatie is pas geslaagd als inwoners helder geïnformeerd worden over hoe hun input is verwerkt. • Betrekken van moeilijk bereikbare groepen: Extra inspanningen zijn nodig om ook het ‘stille midden’ en andere minder actieve groepen te betrekken. • Heldere verwachtingen scheppen: Inwoners moeten vooraf weten wat zij kunnen beïnvloeden en op welke manier. • Meer aandacht voor het beginstadium van participatie: Een zorgvuldige start bepaalt in belangrijke mate het succes van het proces en de acceptatie van uitkomsten.

• Successen delen: Meer communicatie over geslaagde participatietrajecten vergroot het vertrouwen en stimuleert betrokkenheid. • Continuïteit in betrokkenheid: Het is van belang om inwoners ook na de start van een project actief betrokken te houden. In een volgende fase, zoals de uitvoeringsfase, kan opnieuw om hun input of ideeën worden gevraagd. Op basis van deze inzichten werken we de komende maanden aan de herziening van het participatiebeleid. We streven ernaar om in het derde kwartaal van 2025 een geactualiseerd beleid aan de raad voor te leggen. Hierin worden de genoemde verbeterpunten verwerkt en zal ook de input uit de visiebijeenkomst en evaluatie worden Meegenomen. Wij kijken terug op een geslaagde avond met toelichting, uitwisseling van standpunten en interessante gesprekken over participatie. We zien ernaar uit om samen verder te werken aan het versterken van participatie in de gemeente Krimpenerwaard Bijlagen RIB: Gespreksverslag van de Raadsbijeenkomst – Visiebijeenkomst Participatie Krimpenerwaard door bureau Emma Met vriendelijke groet, 1169502 / 1598269 gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

ir. J. Beenakker

pag. 2/2

Gespreksverslag van de Raadsbijeenkomst – Visiebijeenkomst Participatie Krimpenerwaard door EMMA Datum: 5 maart 2025 Aanwezig: 15 raadsleden, 3 collegeleden, 3 ambtelijke medewerkers, 2 medewerkers van EMMA Onderwerp: Presentatie en workshop over participatie in de gemeente Krimpenerwaard

Inleiding Op 5 maart 2025 heeft EMMA een visiebijeenkomst over participatie binnen de gemeente Krimpenerwaard verzorgd tijdens de raadsbijeenkomst van gemeente Krimpenerwaard. De bijeenkomst had als doel om inzicht te geven in de verschillende vormen van participatie, de wettelijke verplichtingen binnen de Omgevingswet, de rol van de gemeenteraad in participatietrajecten en samen met hen na te denken over wat zij als gedeelde visie op participatie willen uitdragen. De raad had om deze bijeenkomst gevraagd naar aanleiding van het bespreken van de evaluatie van het participatiebeleid in 2024. De bijeenkomst begon met een kennismakingsronde waarin werd geïnventariseerd hoe bekend de aanwezigen waren met participatie. Ongeveer de helft gaf aan hier actief mee bezig te zijn, enkelen waren bekend met online participatie, en enkele anderen hadden nog nooit met participatie te maken gehad.

Presentatie: Visie op participatie Vormen van participatie De presentatie behandelde drie hoofdvormen van participatie: • Burgerparticipatie: Burgers denken en doen mee met gemeentelijk beleid. • Overheidsparticipatie: De overheid participeert in projecten van inwoners. • Initiatievenparticipatie: Zoals vereist of gewenst in de Omgevingswet, bij ruimtelijke initiatieven.

De participatieladder De participatieladder beschrijft verschillende niveaus van participatie: • Informeren – Wanneer kaders al vaststaan. • Raadplegen – Inwoners kunnen hun mening geven.

• Adviseren – Veel trajecten bevinden zich op dit niveau. • Co-produceren – Gemeente en inwoners werken samen. • Samen beslissen – Inwoners nemen zelf de verantwoordelijkheid.

Wettelijke verankering – Participatie en de Omgevingswet De Omgevingswet verplicht gemeenten om een participatiebeleid vast te stellen, maar laat ruimte voor eigen invulling. De wet verplicht participatie bij: • • • •

Omgevingsvisie Omgevingsplan Programma’s en projectbesluiten Omgevingsvergunningen (verantwoordelijkheid bij de initiatiefnemer)

Vraag van A. Struijs: Wordt er standaard verslaglegging gedaan bij participatie Antwoord: Vaak wel, maar de vorm is vrij. De wet verplicht dat het participatieproces wordt aangetoond en geanalyseerd. Vervolgvraag: Kan verslaglegging verplicht worden gesteld? Antwoord: In het participatiebeleid van Krimpenerwaard zijn al criteria vastgesteld, dus ja, mits de gemeente initiatiefnemer is.

Redenen voor participatie De belangrijkste redenen voor participatie zijn: • • • •

Betere besluitvorming door lokale kennis en perspectieven. Meer draagvlak en acceptatie van plannen. Innovatie en creativiteit door betrokkenheid van verschillende stakeholders. Vertrouwen en transparantie in de relatie tussen overheid en samenleving.

Methoden van participatie De methode hangt af van doelgroep, context en middelen. Veel gebruikte methoden zijn: • • • • •

Straatinterviews en dialoogsessies Informatie- en inloopbijeenkomsten Klankbordgroepen en workshops Enquêtes en digitale platforms Burgerberaad (meest intensief)

Het participatieproces Een goed participatietraject verloopt in 11 stappen, van voorbereiding en uitvoering tot evaluatie en besluitvorming. 1. Vragen vooraf 2. Doe een participatiescan 3. Maak een stakeholderanalyse 4. Bepaal je participatieve aanpak 5. Maak een planning en afspraken 6. Maak een participatieplan 7. Uitvoeren van het plan 8. Analyse 9. Evaluatie 10. Eindverslag 11. Besluitvorming Daarnaast zijn deze vijf kernvragen belangrijk bij het kiezen van de juiste participatieaanpak: 1. Wat is de opgave? 2. Wat speelt er? 3. Welke rol past bij deze opgave? 4. Welk doel wil je bereiken? 5. Kies de werkvormen en activiteiten Vraag van A. Struijs: Hoe zorgen we ervoor dat burgers een terugkoppeling krijgen over wat er veranderd is in het plan na het participatieproces? Antwoord: Terugkoppeling is essentieel voor transparantie en vertrouwen. Dit moet een vast onderdeel zijn van het participatieproces en moet minimaal gebeuren vóór de besluitvorming. Vraag van T. de Wijs: Hoe nemen we verwachtingen van burgers mee? Antwoord: Het is belangrijk om vooraf helder te communiceren waarover burgers mogen meebeslissen (de kaders). De raad kan beslissen hoe participatie wordt ingekaderd.

Evaluatie participatiebeleid 2024 De evaluatie van het participatiebeleid in Krimpenerwaard heeft in 2024 plaatsgevonden. Daarbij vielen de volgende punten op: • Veel betrokkenheid bij zowel ambtenaren als raadsleden.

• Helderheid over wanneer je als raad of college een rol pakt en wanneer niet, kan sterker. • De organisatie kan meer ervaring opdoen met het bepalen van de vraag en aan wie de vraag gesteld wordt. • Kortom: het beleid en de betrokkenheid van het college en raad kan beter worden toegepast. Vanuit de evaluatie kwamen de volgende drie aanbevelingen: Aanbeveling 1: het beleid zelf • • • •

Benoem expliciet het verschil tussen visie en uitvoering. Voeg de hoofdvraag voor het participatietraject toe aan de criteria. Maak de kaderstellende rol explicieter. Maak expliciet dat er de toepassing van beleid ‘expert judgment’ is.

Aanbeveling 2: de toepassing van het beleid • • • •

Leg de nadruk op ‘het gesprek’ met stakeholders. Maak omgevingsbewustzijn een kernwaarde in ieder beleidstraject. Werk aan rolvastheid tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Voorzie het beleid nog nadrukkelijker van een stappenplan, waardoor het beleid makkelijker gebruikt wordt.

Aanbeveling 3: kennis en kunde organisatie • Versterk de functie van participatieadviseur. • Organiseer het gesprek over participatie. • Zorg dat je leert van eerdere ervaringen. Vraag van J. Verburg: Hoe doen andere gemeenten dit met terugkoppeling? Antwoord: Dit wisselt per gemeente. Intensieve trajecten hebben vaak een langer besluitvormingsproces, waardoor terugkoppeling lastiger kan zijn. Het staat vast dat inwoners een goede terugkoppeling moeten krijgen. Een terugkoppeling moet gaan over waar inwoners nog over kunnen meedenken, wat opgehaald is en wat meegenomen wordt en wat niet. Vraag T. de Wijs: Duidelijke rolverdeling tussen raad en burgers voorkomt wantrouwen. Hoe pakken we dat aan? Antwoord: Duidelijke communicatie over wat al vaststaat en waarover nog meebeslist kan worden is essentieel. Vraag van M. van Zoest: Is participatie zinvol als mensen het niet eens zijn met de uitkomst?

Antwoord: Het doel is om informatie op te halen en een goed besluit te nemen. Niet iedereen zal het eens zijn met de uitkomst, maar als het proces goed is verlopen, is participatie geslaagd. Vraag van C. de Graaf: Heeft de raad of het college een beoordelende rol in participatietrajecten? Kan een externe partij zoals EMMA helpen bij participatietrajecten? Antwoord: Dit kan, maar de vraag is welke rol de raad wil spelen in participatieprocessen. Vraag S. Silvester: Bij bouwprojecten is de initiatiefnemer verantwoordelijk, waardoor de raad vaak pas achteraf betrokken is. Hoe kan dit beter? Antwoord: De gemeente kan faciliteren en kwaliteitseisen stellen via haalbaarheidsonderzoeken en intentieovereenkomsten

Discussie en interactie De raad en het college werden gevraagd om stelling te nemen over verschillende uitspraken, zoals: • Participatie leidt tot beter beleid → Redelijk verdeeld, meeste mensen waren het eens. • Hoe meer mensen je spreekt, hoe beter een participatietraject → Gemengde reacties. • Als uit participatie veel tegenstand blijkt, moet beleid niet doorgaan → Meeste mensen oneens. • Gemeenteraadsleden zijn geen deelnemer aan participatie → Verdeeld. • De gemeenteraad bepaalt de inhoud van participatie → Wisselende meningen. • De inwoners bepalen de inhoud van participatie → Wisselende meningen. • Participatie is de belangrijkste factor voor besluitvorming → Iedereen oneens, enkelen neutraal. • De gemeente moet transparanter communiceren over hoe inspraak is meegenomen → Meeste mensen eens. • Moeilijk bereikbare groepen moeten actief betrokken worden, ook als dit extra middelen kost → Meeste mensen eens, enkelen neutraal. • Participatie moet alleen worden ingezet als het reëel invloed heeft op besluiten → Verdeeld.

Deelsessies In het laatste onderdeel van de bijeenkomst werd in deelgroepen gesproken over: • Wat moet participatie opleveren? • Wat is de rol van de raad en het college? • Hoe bepaal je de juiste doelgroep en methoden?

Deelsessie 1: Tijdens de deelsessie over wat participatie moet opleveren werd besproken wat belangrijk is om mee te nemen in participatietrajecten: • Focus op de eerste fase van het participatietraject: De nadruk ligt vooral op de beginfase van participatie, waarin het essentieel is om een goed fundament te leggen voor het verdere proces. Belangrijk om ook aandacht te besteden aan het verdere verloop van het project, dus zorg voor goede terugkoppeling. • Opbrengst van de avond; participatieverslag: Het participatieverslag moet duidelijk maken wat wel en niet is meegenomen in het proces, inclusief argumentatie achter keuzes en besluiten. Dit draagt bij aan transparantie en verantwoording. • Terugkoppeling over participanten en afspiegeling van de samenleving: Het is belangrijk om per opmerking aan te geven hoeveel mensen aanwezig waren en te zorgen voor een korte termijn terugkoppeling, zodat de deelnemers zich gehoord en gewaardeerd voelen. • Meer successen delen: We zouden meer succesverhalen en positieve resultaten moeten delen om te laten zien dat participatie daadwerkelijk meerwaarde biedt. • Complexiteit vooraf, uitkomsten delen tijdens het proces: Het is belangrijk om de complexiteit van een traject al in een vroeg stadium te benoemen. Gedurende het proces moeten uitkomsten gedeeld worden, waarbij dilemma’s openlijk besproken kunnen worden.

• Duidelijkheid over besluitvorming vooraf: Er moet vooraf helderheid zijn over hoe het proces verloopt en welke besluitvormingsmomenten er zijn. Dit zorgt voor een betere evaluatie aan het eind van het traject, bij de initiatiefnemer en de betrokkenen. • Inhoudelijke inzichten: Het is belangrijk om terug te koppelen wat er is meegenomen, zodat de betrokkenen weten dat hun input serieus is genomen. • Waarom mensen tegen participatie zijn: Het is waardevol om te onderzoeken waarom mensen tegen een voorstel of proces zijn. Terugkoppeling moet niet eenmalig zijn; houd deelnemers betrokken bij het proces om hen verder te informeren en om het draagvlak te vergroten.

• Heldere beïnvloedingsruimte en concrete vraagstelling: Er moet vooraf duidelijkheid zijn over de ruimte voor beïnvloeding. We zijn nu vaak te "lief" en geven te veel ruimte zonder concrete sturing. Een duidelijke vraagstelling zorgt ervoor dat deelnemers weten hoe zij kunnen bijdragen en wat hun invloed is. • Perspectief van de inwoner en transparantie: Het perspectief van de inwoner moet altijd meegenomen worden in participatietrajecten, evenals de transparantie over hoe hun input wordt gebruikt. Dit zorgt ervoor dat het proces eerlijk en inclusief is. • Het stille midden meenemen: Het is cruciaal om ook het 'stille midden' te betrekken. Deze groep van mensen die niet actief deelnemen aan het proces, maar wel belang hebben bij de uitkomsten, moet op een andere manier gehoord worden, bijvoorbeeld door gerichte communicatie en enquêtes.

Deelsessie 2: Tijdens deze deelsessie werd besproken wat de rol van de gemeenteraad en het college is bij participatietrajecten. Hierbij kwamen verschillende fasen van het proces aan bod: van het bepalen van kaders tot besluitvorming en nazorg. De aanwezigen deelden inzichten over hoe de raad en het college hun rollen effectief kunnen invullen en waar verbeteringen mogelijk zijn.

De rol van de raad 1. Kaders bepalen: De gemeenteraad heeft als taak om de kaders voor participatie vast te stellen. Dit betekent dat de raad moet bepalen in hoeverre participatie noodzakelijk is en of het van toegevoegde waarde is voor een project. Daarbij werd benadrukt dat de raad niet op de stoel van het college moet gaan zitten. Daarnaast is het belangrijk dat de raad dwingender adviseert over het niveau van participatie bij externe initiatiefnemers en zorgt voor een goed verwachtingsmanagement. Inwoners moeten duidelijk weten wat het doel van de participatieavond is en welke rol zij daarin spelen. 2. Het participatieproces: Het is essentieel dat inwoners vooraf weten wat ze kunnen verwachten en waar ze invloed op kunnen uitoefenen. Er moet meer duidelijkheid en afkadering zijn om misverstanden en frustraties te voorkomen. Tegelijkertijd moet de raad niet letterlijk participeren in bijvoorbeeld appgroepen van tegenstanders. Wel vinden veel raadsleden het goed om aanwezig te zijn. De meeste raads- en commissieleden geven aan dat het dan vooral belangrijk is om te luisteren, en niet om deel te nemen aan de discussie. 3. Tussentijdse toetsing: Om een goed participatietraject te garanderen, is het belangrijk om tussentijds te toetsen welke inwoners hebben deelgenomen en hoe zij het proces ervaren. Dit kan bijvoorbeeld door een lijst van betrokkenen bij te

houden en deze uit te breiden als dit noodzakelijk blijkt, omdat er perspectieven missen. Er werd echter ook opgemerkt dat een tussentijdse toetsing weinig zin heeft als de plannen al grotendeels vaststaan. 4. Besluitvorming: Een vooraf goed opgesteld participatieplan helpt bij de besluitvorming, evenals de mogelijkheid voor afvaardiging van raadsleden en collegeleden in participatiebijeenkomsten. Dit helpt bij het goed kunnen wegen van belangen en perspectieven voordat een definitief besluit wordt genomen. 5. Nazorg en evaluatie: Na de besluitvorming is het belangrijk om inwoners mee te nemen in de evaluatie. Er moet worden getoetst hoe het participatieproces is ervaren en of er verbeterpunten zijn voor toekomstige trajecten. Dit is niet altijd eenvoudig, zeker niet als alle plannen al vaststaan. Een terugkoppeling en acceptatiepeiling onder inwoners kan echter bijdragen aan meer draagvlak voor het uiteindelijke besluit. Een ander belangrijk punt was dat raadsleden achter een democratisch genomen besluit moeten staan, ook als het participatieproces niet alle deelnemers tevreden heeft gesteld. Dit vraagt om een duidelijke communicatie naar inwoners over wat er met hun input is gedaan.

De rol van het college 1. Kaders bepalen: Het college moet duidelijke verwachtingen richting inwoners scheppen en daarbij heldere indicatoren opstellen voor participatie. In sommige gevallen moet participatie beperkter worden ingezet, en in andere gevallen kan het college dwingender adviseren over participatievereisten bij externe initiatiefnemers. 2. Het participatieproces: Het college heeft een belangrijke rol in het begeleiden van het participatieproces. Dit betekent dat zij de raad goed moet meenemen in de uitvoering en moet zorgen voor heldere publieke communicatie. Daarbij moet worden vastgesteld wie op welk moment aan participatie mag deelnemen en hoe representatief de groep deelnemers is. 3. Tussentijdse toetsing: Het college moet inzichtelijk maken welke waarden en belangen gewogen moeten worden. Daarnaast is het van belang om burgers tijdig te informeren over hoe zij invloed kunnen uitoefenen en welke stappen nog volgen. 4. Besluitvorming: Het is belangrijk dat het college helder is over de besluitvorming vooraf en waarom besluiten worden genomen. Ook wanneer een besluit tegen de uitkomsten van een participatietraject is en het niet aansluit bij wat de meerderheid van de participanten wenselijk vindt. Het is belangrijk om een goede onderbouwing van het besluit te hebben.

5. Nazorg en evaluatie: Het college moet zorgen voor een duidelijke communicatie over wat de participatie heeft opgeleverd. Daarnaast is het belangrijk om het participatiebeleid regelmatig te evalueren en aan te passen, zodat er een leercurve ontstaat en toekomstige trajecten effectiever worden ingericht.

Deelsessie 3 Tijdens de deelsessie over doelgroepkeuze in participatieprocessen werd besproken welke factoren invloed hebben op de keuze van een doelgroep en in welke situaties je kiest voor een brede of juist een specifieke doelgroep. Bij het bepalen van de juiste doelgroep spelen verschillende factoren een rol: • Impact: Hoe groot is de invloed van het project op bepaalde groepen? • Middelen: Financiële en tijdsbeperkingen kunnen de keuze beïnvloeden. Een grote doelgroep vraagt meer capaciteit. • Type informatie: Moeilijke onderwerpen vragen om duidelijke uitleg of om mensen met specifieke expertise. • Directe en indirecte belanghebbenden: Niet alleen degenen die direct geraakt worden, maar ook betrokken organisaties en omliggende groepen. • Stakeholder mapping: Inschatten welke partijen belangen hebben en welke rol zij kunnen spelen. • Beschikbare tijd: Hoeveel tijd is er om participatie te organiseren? • Afstand tot de ontwikkeling: Hoe dichter een ontwikkeling bij een doelgroep staat, hoe belangrijker hun betrokkenheid. • Vraagstelling: De vraag moet goed worden gekaderd om te bepalen wie een relevante bijdrage kan leveren. • Representativiteit: Een evenwichtige samenstelling van deelnemers is belangrijk voor een betrouwbaar participatieproces. • Binding: Emotionele of economische betrokkenheid van inwoners of belanghebbenden speelt mee.

Een brede doelgroep is wenselijk in situaties waarin: • De vraag complex is en verschillende perspectieven belangrijk zijn. • Het project zich in een vroeg stadium bevindt, waarin nog veel keuzes openliggen. • Het onderwerp gemeente breed van belang is en brede betrokkenheid nodig heeft. • Het project grote impact heeft op een diverse groep inwoners. • Er tegengestelde belangen zijn en het belangrijk is om een evenwichtige discussie te voeren.

• Het gaat om een sociaal onderwerp, waarin verschillende ervaringen en behoeften samenkomen. • Ook het ‘stille midden’ gehoord moet worden, naast de actieve deelnemers. • Het beleid breed effect heeft en inwoners in het algemeen raakt. Een meer gerichte doelgroepbenadering is geschikt als: • Er consensus is over het probleem, maar er nog gezocht wordt naar een oplossing. • Het vraagstuk technisch van aard is en specifieke expertise vereist. • De impact beperkt is tot een specifieke groep en een bredere participatie niet nodig is. • Het een klein of lokaal project betreft, waarbij alleen direct betrokkenen een rol spelen. • Er al ver uitgewerkte plannen zijn, waarbij participatie zich richt op de details. • Het project gericht is op een specifieke doelgroep, zoals jongeren, ouderen of ondernemers.

Discussie en uitkomsten De visiebijeenkomst leverde de volgende inzichten op: • De gemeenteraad speelt een belangrijke rol in het vaststellen van participatiekaders. • De mogelijkheid om kwaliteitseisen te stellen aan initiatiefnemers. • Participatie moet leiden tot een goed geïnformeerde raad, op basis waarvan besluiten genomen kunnen worden. • De rolverdeling tussen raad en college moet vroegtijdig worden besproken. • Methoden en doelgroepenbepaling zijn cruciaal voor een succesvol participatieproces. • Specifieke doelgroepen kiezen kan achteraf leiden tot kritiek. Representativiteit is een aandachtspunt. • Het belang van terugkoppeling naar inwoners.