1.41 Bijlage - Adviesrapport Professionals Partners 'Zicht op Toekomstscenario's Toegang'.pdf

4.5 Analyse van de opgave

Dit gaat goed Terugkijkend op de afgelopen 8 jaar is de transitie van de zorgtaken geslaagd. De gemeente Krimpenerwaard voert de Jeugdwet, Wmo en Participatiewet uit, heeft gezorgd (met regiogemeenten) voor een redelijk passend zorgaanbod15 en heeft haar ambtelijke organisatie en haar samenwerking met ketenpartners georganiseerd. Binnen de uitvoering in de gemeente is gewerkt aan en gestuurd op het afhandelen van meldingen, op het inrichten als een ‘loket’: “u vraagt en dan kijken wij naar uw aanvraag”. Hierin is veel expertise en kwaliteit opgebouwd. Inwoners zijn tevreden over de dienstverlening van de gemeente. Dit knelt Uit interviews met de medewerkers en het lezen van documenten komt een beeld van hard werken naar voren sinds de start van de transitie in 2015. Het moment van de transitie van Jeugdwet, Wmo en Participatiewet in 2015 kwam tegelijk met de fusie van 5 gemeenten naar 1 gemeente. Twee enorme opgaven op hetzelfde moment. In gesprekken komt naar voren dat medewerkers vooral zijn bezig geweest met het afhandelen van aanvragen en dit steeds beter doen. Er is tegelijk (te) weinig stil gestaan bij de vraag: Doen we ook de juiste dingen, als beste antwoord op de steeds veranderende opgaven? We concluderen dat de focus de afgelopen jaren heeft gelegen op productie en onvoldoende op innovatie en transformatie.

De blik was voornamelijk naar binnen gericht, en beperkt naar buiten. De transformatiedoelen zoals oorspronkelijk voor ogen (één gezin, één plan, dicht bij de inwoner, preventie en 15 Het aanbod is grotendeels passend. Zoals eerder beschreven word in de praktijk wel gemerkt dat het afsluiten van

incidentele contracten met niet ingekochte zorgaanbieders toeneemt. Daarnaast is er sprake van wachttijden als gevolg van onder andere personeelstekorten in de zorg.

17

professionalpartners.nl

eigen kracht) zijn nog maar beperkt gerealiseerd. We concluderen dat de transformatie naar een integrale dienstverlening, dichtbij de inwoners vanuit een sterk lokaal netwerk van professionals en inwoners, aansluitend op de eigen kracht van inwoners en hun netwerken nog beperkt is gemaakt. Daarbij is er in de gemeente Krimpenerwaard nog een beperkt mechanisme ontwikkeld waarin de veranderende opgave wordt vertaald naar de rol van de gemeente (zowel binnen het regievoeren vanuit beleid als in de uitvoering). Achteraf hierop terugkijken is gemakkelijk. De transitie zelf, in combinatie met het fuseren van 5 naar 1 gemeente, was een enorme opgave. Vervolgens is het te druk geweest voor stilstaan en reflecteren als gevolg van een toenemende zorgvraag. Er kwamen steeds meer meldingen, met steeds meer complexiteit, en steeds nieuwe uitdagingen op de gemeente af (Corona, armoede, opvang van vluchtelingen, de oorlog in Oekraïne).

5. Advies: wat adviseren wij?

Verscheidene verbeteracties In de documentenanalyse en bij de interviews hebben we veel informatie opgehaald. Hoewel de focus ligt op integraal werken en toekomstige rolname, is er in de interviews een schat aan informatie voortgekomen die deels buiten de scope ligt van dit adviesrapport. Deze opbrengsten, veelal ervaren knelpunten in de dagelijkse praktijk gericht op basisvoorwaarden om je werk goed te kunnen doen, moeten opgelost worden voordat de dienstverlening aan inwoners verder ontwikkeld kan worden. We noemen dit de activiteiten die helpen bij het verstevigen van de basis. Een algemeen advies is om eerst de tijd te nemen voor het uitvoeren van diverse verbeteracties die helpen om de huidige situatie (wachtlijsten, hoge werkdruk, verloop en ziekte, rollen die (nog) niet worden ingevuld in te gaan vullen, AVG-issues) goed het hoofd te bieden. Als dit staat, kan een volgende stap genomen worden richting meer integraal werken. We lichten kort drie verbeteracties uit, omdat deze een sterk raakvlak hebben met de ontwikkelingen richting de toekomst. Visie in praktijk brengen: Nu doen wat je al beoogde te doen Er is in 2021 een ambitieus Integraal Beleidskader (IBK) vastgesteld dat zowel de huidige taakstelling aan de gemeente als ook toekomstige ontwikkelingen meeneemt in de visie. De organisatie staat achter dit kader.

Opvallend is dat het echter voor de uitvoering vaak onduidelijk is wat er nu precies van hen wordt verwacht. Het verduidelijken van de taal in het IBK en het vertalen naar concreet gedrag zijn verbeteracties die in de komende periode moeten worden opgepakt. Daarbij gaat het over inspireren, samen leren en ontwikkelen, zodat het gedachtegoed uit het IBK gaat leven in het contact tussen consulenten, partners in het veld en inwoners. Dit gaat bijdragen aan de beweging om van een uitvoeringsorganisatie te transformeren naar organisatie die vraag- en oplossingsgericht werkt, vanuit de doelen zoals geformuleerd in het integraal beleidskader. Procesregie en meldingen Veilig Thuis (veiligheid) omarmen en oppakken We zien en horen dat het uitvoeren van de rol als procesregisseur niet goed loopt en dat de gemeente niet klaar is voor het nemen van de verantwoordelijkheid voor en het oppakken van de meldingen die worden overgedragen vanuit Veilig Thuis. We adviseren om deze rollen als organisatie volledig te omarmen. En er vervolgens voor te zorgen dat deze rollen zo snel mogelijk goed worden uitgevoerd. Dit kan door oorzaken aan te pakken. Oorzaken van het feit dat het nu niet loopt zoals gewenst, zijn een gebrek aan taakduidelijkheid, capaciteit, expertise en vertrouwen in eigen kunnen bij een deel van de medewerkers op benoemde rollen.

Caseload en formatie in kaart en op orde brengen Een belangrijke oorzaak van veel ervaren knelpunten is een hoge werkdruk. De formatie lijkt niet in balans met de hoeveelheid werk die er ligt en biedt ook geen ruimte voor ontwikkeling en het eigen maken van nieuwe rollen en taken. Een voorbeeld daarvan is moeizame implementatie van procesregie. Wij adviseren om per team een caseloadnormering op te stellen en op basis daarvan een formatieberekening te maken. Als blijkt dat meer formatie nodig is, adviseren we de organisatie de gemeenteraad te verzoeken middelen beschikbaar te stellen om het huidige takenpakket naar behoren uit te kunnen voeren. We adviseren daarbij ook om rekening te houden met ruimte in de formatie om in te spelen op constante ontwikkeling en verandering in het werkveld.

18

professionalpartners.nl

Adviezen richting de toekomst Dit hoofdstuk laat een beeld zien van de huidige situatie, waarbij we een brede blik hadden op de gehele toegang van de gemeente Krimpenerwaard en waarbij we specifiek onderzoek hebben gedaan naar: - gewenste rolname, rolname in de huidige praktijk en benodigde rolname in de toekomst; - de integraliteit van de dienstverlening aan inwoners. Deze analyse leidt tot een algemeen advies, met daaronder 4 concrete adviezen. Daarvan hebben 2 adviezen betrekking op de huidige situatie en 2 adviezen betrekking op ontwikkeling naar een toekomstige gewenste situatie. Algemeen advies De gemeente Krimpenerwaard heeft in het sociaal domein een smalle rol aangenomen in het uitvoeren van haar taken. Zij heeft vooral de rol van indiceren op zich genomen en zelf geen hulpverlening geboden. De afgelopen jaren is het domein vol op in ontwikkeling. Door ervaringen worden nieuwe keuzes gemaakt, zowel binnen gemeenten, als in regio’s als op landelijk niveau. Binnen de uitvoering in Krimpenerwaard wordt gemerkt dat de huidige aanpak onvoldoende bijdraagt aan de gewenste beweging, namelijk normaliseren, meer preventief, dichtbij huis, de zorg beschikbaar en betaalbaar houden. In 2021 is het IBK opgesteld, waarin de visie van de Krimpenerwaard op het sociaal domein en haar rol daarbinnen scherp worden neergezet.

Wij denken dat de gemeente een goede visie heeft en dat de opdracht die de gemeente zichzelf en anderen geeft, de juiste is. We denken ook dat de praktijk op dit moment nog afwijkt van deze visie. We adviseren de gemeente haar visie volledig te omarmen, erin te geloven en deze breed uit te dragen (in gesprek met netwerkpartners in Krimpenerwaard). Vanuit de overtuiging dat dit inderdaad het beste is voor de inwoners. Om dit te realiseren heeft de gemeente als belangrijke opgave om de visie om te zetten in activiteiten, aanbod en gedrag in de praktijk. Dat betekent echt inzetten op de beweging naar meer preventief, naar integrale samenwerking binnen de gemeente maar ook zeker met netwerkpartners (zoals de SPT-partners en de huisartsen) en het invullen van diverse rollen die de inwoner echt duurzaam ondersteunen. Rollen, waarbij de inwoner echt centraal staat. Vier bondige adviezen, voor nu en de toekomst 1. Innoveren in de nabije toekomst vraagt eerst om een stevige basis Een basis die met concrete, operationele verbeteracties het fundament legt voor toekomstige innovatie. Dit kan direct gestart worden. Een onderdeel daarvan is ook het volgende advies. 2.

Het pakket met basistaken in het hier en nu omarmen, ondersteunen en uitvoeren Procesregie wordt op dit moment nog onvoldoende geïmplementeerd en geborgd en het oppakken van meldingen van Veilig Thuis ligt gevoelig bij een deel van de medewerkers. Het is belangrijk voor de dienstverlening aan inwoners, maar ook om klaar te zijn voor de wettelijke taken van de toekomst, om deze taken zo snel mogelijk volwaardig op te kunnen pakken. Wij adviseren om per team een caseloadnormering op te stellen en op basis daarvan een formatieberekening te maken. Als blijkt dat meer formatie nodig is, adviseren we de organisatie de gemeenteraad te verzoeken middelen beschikbaar te stellen om het huidige takenpakket naar behoren uit te kunnen voeren. We adviseren daarbij ook om rekening te houden met ruimte in de formatie om in te spelen op constante ontwikkeling en verandering in het werkveld. 3. Voorbereiden op het takenpakket van de toekomst Het is 8 jaar na de transitie van de zorgtaken nodig om de rol van gemeente Krimpenerwaard te herijken. De samenleving verandert, vergrijst, vraagt eerder en meer om hulp in complexere probleemsituaties. De omgeving van de inwoner beweegt mee: werkonderbrekingen in de Jeugdzorg, wetswijzigingen in aantocht, instructies van ministeries over de Toegang tot hulpverlening in de maak, regionale samenwerkingsafspraken veranderen.

Gemeente Krimpenerwaard zal mee moeten bewegen: zij zal een geüpdatet rol in het sociaal domein moeten aannemen. Een rol waarin er sneller laagdrempelige hulp in het voorveld beschikbaar is, waarin de samenwerking tussen het voorveld en de gemeente is geïntensiveerd, waarin consulenten

19

professionalpartners.nl

inwoners actiever opzoeken en afgegeven verwijzingen actiever worden gevolgd. Een rol waarin meer integraal wordt samengewerkt en niet meer vanuit drie verschillende wetten, doelgroepen en toegangen tot hulp en ondersteuning. 4. Toewerken naar integrale dienstverlening aan inwoners De dienstverlening aan inwoners in het Sociaal Domein is onvoldoende integraal. Om de visie uit het IBK in praktijk te brengen, is een meer integrale inrichting en integrale samenwerking noodzakelijk. Dit vraagt een andere inrichting in de interne organisatie en in samenwerking met partners. Een integrale inrichting waarin schotten tussen het voorveld en de gemeentelijke toegang en schotten tussen teams zijn verminderd. Waarin beter wordt samengewerkt met partners in de ‘tweede lijn’, zoals specialistische zorgaanbieders en huisartsen. Waarin intern meer, beter en actiever wordt samengewerkt, en waarbij aanwezige expertise meer met elkaar wordt gedeeld (1+1=3).

Wat bereiken we met een meer integrale dienstverlening, waarbij gemeente meer samenwerkt met partners uit het voorliggende veld? • Dienstverlening van betere kwaliteit: kijken met integrale ‘bril’ naar duurzame oplossingen; • Minder hinder van ‘verschillende potjes’ voor inwoners; • Ondersteuning zo snel mogelijk, en dicht bij huis; • Nog meer richting ‘preventie’ en ‘voorkomen van’; • Voorliggend veld versterken én beter benutten; • Minder wachtlijsten bij zorgaanbieders, zodat geïndiceerde zorg snel(ler) beschikbaar blijft voor als het echt nodig. We adviseren om in samenwerking met partners van het Sociaal Preventieteam verschillende scenario’s voor een integrale inrichting te verkennen. Daarbij adviseerden we het MT sociaal domein van de gemeente Krimpenerwaard om bij het beoordelen van scenario’s als uitgangspunten te nemen dat: 1. er binnen de gemeentelijk organisatie 3 expertiseteams blijven bestaan; 2. de samenwerking tussen deze teams en de partners van het SPT wordt geïntensiveerd in het eerste contact met inwoners (in de Toegang); 3. een integrale bureaudienst wordt georganiseerd, waarin alle expertises direct beschikbaar zijn in het eerste contact van de inwoner; 4. zo min mogelijk organisatorische wijzigingen binnen gemeentelijke organisatie worden doorgevoerd; 5. functiedifferentiatie mogelijk is, waarbij ‘medewerker bureaudienst’ aparte functie kan zijn.

Het MT sociaal domein heeft dit advies overgenomen. Dit heeft geleid tot een eerste keuze van hen om 3 van 5 geschetste scenario’s voor een toekomstige inrichting af te laten vallen omdat ze niet voldeden aan bovenstaande uitgangspunten. Erkenning van onderzoek naar huidige situatie In het najaar van 2022 is de opbrengst uit hoofdstukken 1 tot en met 4.5 met de organisatie gedeeld. Dat heeft geleid tot draagvlak voor innovatie. Voor motivatie om echt duurzaam de hulp en ondersteuning aan inwoners te verbeteren. Dit draagvlak is uitgesproken door zowel de directie en het management, als ook door beleid, de uitvoering en de ondersteuning van die uitvoering “We kunnen ons vinden in de opbrengst uit de eerste vier hoofdstukken. In de sessies over de integrale toegang merkten we inspiratie en ambitie in de brede organisatie. Energie en motivatie om meer te gaan staan voor wat we beschrijven en voor wat we willen. Wij geloven in meer samenwerken, zowel intern tussen teams als extern met ketenpartners. Wij geloven in het vergroten van het preventief veld, het eerder en vroeger inzetten van dat veld. Dat we vanuit een integrale aanpak en een hernieuwde rolname de inwoner meer centraal kunnen stellen. Overigens blijft de opdracht eenzelfde aan de Toegang en aan de SPT-partners. Echter is het nodig om hier meer integraal en gezamenlijk uitvoering aan te geven.

Vanuit een ‘common ground’: de gemeente en haar partners omarmen dezelfde waarden en werken vanuit eenzelfde overtuiging. Dit draagvlak is ook aanwezig bij de partners van het Sociaal Preventieteam. Aan de Gemeenteraad vragen we deze beweging te omarmen en het College van B&W opdracht te geven om onze opdracht in een hernieuwde rolname en met een integrale toegang te verkennen.” - directie en management, najaar 2022

20

professionalpartners.nl

6. Toekomstige toegang gemeente

In hoofdstuk 2 en 3 beschreven we dat er in de afgelopen jaren steeds meer op de gemeente af is gekomen. We beschreven ook dat er nog meer aankomt. Hoofdstuk 3 beschrijft ook de noodzaak om de rolname door te ontwikkelen, om te kunnen blijven voldoen aan de regiovisie en daaruit voortkomende regionale inkoopafspraken. In hoofdstuk 4 concludeerden we dat de huidige rolname niet passend meer is bij de complexe vragen van inwoners die er nu al zijn en onvoldoende invulling geven aan de geschetste ontwikkelopgave. Ook schiet de huidige rolname tekort om aan de ambities uit het vigerende beleidskader te voldoen. De rol die de gemeente bij de start van de decentralisaties heeft uitgevoerd, is niet meer passend anno 2023. De gemeente is in de loop der jaren wel gestart met het uitvoeren van nieuwe taken als procesregie en heeft ingestemd met het uitvoeren van bepaalde taken als gevolg van regionale afspraken om de transformatie op gang te brengen (bijvoorbeeld oppakken van meldingen Veilig Thuis). Hoewel het uitvoeren van deze taken nog niet naar wens verloopt, is het een goede basis om op verder te bouwen. In paragraaf 6.1 schetsen we de verschillende rollen en taken die aanvullend zijn op de huidige taak- en rolname. Daarbij is het van belang om het huidige takenpakket (met name procesregie) eerst goed te borgen en uit te voeren.

6.1 Contouren voor toekomstige rolname

De huidige situatie en ontwikkelingen vragen om actie om in de toekomst goede dienstverlening aan inwoners te kunnen bieden. Dit vraagt om de verkenning van diverse nieuwe rollen en taken. Eerder vastgestelde landelijke, lokale en regionale uitgangspunten en leidende principes zoals omschreven in hoofdstuk 3.4 geven het kader voor de benodigde doorontwikkeling. Het aanvullen van huidige rollen en taken, om invulling te geven aan de opdracht en de ontwikkelopgave. Naast het huidige takenpakket zien we voor de gemeentelijke dienstverlening een aantal rollen en basistaken weggelegd die in ieder geval per januari 2025 moeten zijn ingericht. Deze extra taken komen voort uit de hervormingsagenda Jeugd, vanuit regionale samenwerkingsafspraken en vanuit het IBK. Deze rollen en taken zijn morgen niet geïmplementeerd. We adviseren om deze rollen en taken begin 2023 te verkennen. Met verkennen bedoelen we: -

Beschrijven van de taak en de rol. Het maken van een businesscase waarin de benodigde formatie, de verwachte kosten en baten berekend worden. Bepalen wat er te doen is om competenties, expertise en vaardigheden binnen de gemeente te organiseren.

Na de verkenning vindt half 2023 besluitvorming plaats over de nieuwe rollen en taken. Vervolgens worden voorbereidingen getroffen om met nieuwe taken en rollen te starten en te experimenteren vanaf 1-1-2024. Te verkennen rollen en taken zijn: - Het volledig oppakken van afgeronde onderzoeken van Veilig Thuis of getriageerde meldingen die zij aan de gemeentelijke Toegang overdragen; - Basishulp verlenen (enkele gesprekken, een vorm van lichte, ambulante begeleiding jeugd en Wmo, gericht op de eerste ondersteuning. Soms als overbrugging naar specialistische hulp); - Netwerkversterking van cliënten organiseren; - Netwerkversterking van netwerkpartners organiseren.

6.2 Contouren voor toekomstige inrichting: 2 scenario’s om te verkennen

In hoofdstuk 3.4 beschreven we vigerende kaders. In hoofdstuk 4 beschreven we uitgangspunten voor de toekomstige inrichting: • 3 expertiseteams blijven in stand • samenwerken met SPT intensiveren • een integrale Bureaudienst • zo min mogelijk organisatorische wijzigingen binnen gemeente • Functiedifferentiatie is mogelijk (waarbij medewerkers bureaudienst aparte functie kan zijn)

21

professionalpartners.nl

Op basis van deze uitgangspunten komen we tot 2 te verkennen scenario’s, waarbij de scenario’s enigszins vergelijkbaar zijn. Het verschil tussen de scenario’s is op welke plek je de Toegang van het preventieve voorveld organiseert. Vóór de gemeentelijke Toegang? Of ín de gemeentelijke Toegang. Beide scenario’s wijken af van de huidige werkwijze van het huidige loket Zorg & Samenleven. Wat zal veranderen, is dat: -

het gemeentelijke klantcontactcentrum (KCC) geen (onderdeel van de) vraagverheldering aan de telefoon meer doet; er een integrale bureaudienst is, waarin een afvaardiging vanuit de Jeugdwet, Wmo en Participatiewet op hetzelfde moment de bureaudienst bedient; er een nauwe samenwerking met het SPT in de toegang is.

Waar de twee scenario’s van elkaar afwijken, is in de route die een inwoner aflegt met de hulp vraag. In scenario 1 komt een inwoner met een nieuwe vraag altijd eerst bij een vrij toegankelijk, herkenbare en laagdrempelige Toegang van het SPT. Hier wordt de vraag verheldert, geadviseerd en geïnformeerd. Hier wordt ondersteuning in het voorliggend veld georganiseerd als dat nodig is. Als blijkt dat er meer nodig is, wordt de gemeentelijke Toegang betrokken en wordt een hulpvraag doorgezet naar de gemeente. In scenario 2 komt een inwoner met een nieuwe vraag binnen bij een gezamenlijke bureaudienst van de gemeente en SPT-partners. Samen, in overleg, vindt vraagverheldering, informatie & advies en triage (waar kan vraag beste worden opgepakt) plaats. In deze gezamenlijke Toegang is direct overleg tussen verschillende partners uit het voorveld en specialisten van de gemeente. Direct wordt overlegd en afgedwongen of onderzoek naar een indicatie of dienst van de gemeente nodig is, of preventief aanbod (eerst) passend is of dat juist een combinatie van beide werkt.

22

professionalpartners.nl

7. Bronnenlijst Gemeente Krimpenerwaard (2021) - Vooruitgang door verbinding, Integraal beleidskader Sociaal Domein Krimpenerwaard 2021-2025. Gemeente Krimpenerwaard (2021) – Van Ambities naar uitvoering, Maatschappelijke Agenda Krimpenerwaard 2021-2025. Gemeente Krimpenerwaard (2019) – Factsheet cliëntervaringsonderzoek Jeugd 2018. Gemeente Krimpenerwaard (2019) – Factsheet cliëntervaringsonderzoek Wmo 2018. Gemeente Krimpenerwaard, Movisie (2021), Verbeterplan Toegang Krimpenerwaard. Gemeente Krimpenerwaard (2022) - Kwaliteitsmonitor Sociaal Domein 2021. Gemeente Krimpenerwaard (2021) - Begroting gemeente Krimpenerwaard 2022-2025. Gemeente Krimpenerwaard (2020) - Bestuursopdracht Sociaal Preventieteam (juni 2020) Gemeente Krimpenerwaard (2021) - Inrichting teams Sociaal Domein Krimpenerwaard (PowerPoint) (3 november 2021) Gemeente Krimpenerwaard (2021) - Subsidiejaarplan 2022. Gemeente Krimpenerwaard (2021) - Werkwijze procesregie, versie 1.0, mei 2021. Gemeente Krimpenerwaard (2021) - Werkinstructies Jeugd en Wmo, versie 11-03-2022. Gemeente Krimpenerwaard (2021) - Inrichting teams Sociaal Domein Krimpenerwaard (PowerPoint) (3 november 2021) Gemeente Krimpenerwaard (2021) - Inrichting teams Sociaal Domein Krimpenerwaard (PowerPoint) (3 november 2021) Gemeente Krimpenerwaard (2022) - Consultatiedocument inkoop Wmo en Jeugdzorg 2025.

Gemeente Gouda (2020) - Start integrale uitvoeringsorganisatie sociaal domein per 1 januari 2021 (PowerPoint). Gemeenten Midden-Holland (2022) - Regiovisie ‘Scherper aan de Wind’. Miniserie van Justitie en Veiligheid (VenJ) (2021) – Toekomstscenario Jeugd en gezinsbescherming. Pastoor (M.) aan Bestuurlijk Overleg Sociaal Domein Midden Holland (2021) - Effectief samenwerken gericht op Veilig Opgroeien. Research2evolve (2021) – Cliëntervaringsonderzoek Krimpenerwaard 2020. Veilig Thuis Hollands Midden (2020) - Samenwerkingsafspraken Gemeenten, Veilig Thuis en lokale teams Midden-Holland. Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), Ministerie van VWS (2022) – Hervormingsagenda Jeugd 2022-2028. Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) - Waarstaatjegemeente.nl.

23

professionalpartners.nl