1.40 Bijlage 1 - Participatieplan.pdf

Participatie- en communicatieplan nieuw gemeentehuis Krimpenerwaard Versie 1, 30 maart 2022, MK en MM

1. Inleiding 1.1 Aanleiding De raad heeft op 21 december 2021 besloten dat het college verder kan met het ontwerp van een nieuw duurzaam en circulair gemeentekantoor. Tijdens deze vergadering is er tevens een motie aangenomen. Daarmee wil de raad dat inwoners actief worden geïnformeerd over de bouw van het huis van de gemeente om zodoende transparantie en draagvlak te vergroten. Op 8 februari 2022 heeft het college het projectplan vastgesteld voor de ontwerp- en realisatie van het nieuwe gemeentehuis. Hierin is aangegeven dat voor het betrekken van stakeholders en inwoners een participatieplan wordt opgesteld dat aan het college ter vaststelling wordt aangeboden. Dit participatie- en communicatieplan voorziet hierin en beschrijft op hoofdlijnen hoe we stakeholders willen informeren en betrekken bij de plannen. Dit is een dynamisch plan dat gedurende het project wordt aangepast aan de nieuwe ontwikkelingen. 1.2 Complexiteit en impact De complexiteit van de bouw van een nieuw gemeentekantoor is met een investering van € 27 miljoen en ingebruikname voor 2025 groot. Het behoort tot een van de grotere investeringsprojecten van de gemeente in de komende jaren. Ook de maatschappelijke gevoeligheid (impact) van het project is groot.

De architect en leden van de kerngroep en het ontwerpteam coördineren en begeleiden het participatietraject in de ontwerpfase en verzorgen de inhoudelijke en integrale afstemming en communicatie (participatie intern en extern). 1.3 Eerder participatietraject In de verkenningsfase is er een poll onder medewerkers en een enquête onder inwoners gehouden. Er is informatie opgehaald over dienstverlening, publieke ruimten, vormgeving gebouw, indeling werkomgeving, multifunctionele inzetbaarheid en functionaliteit van de leeggekomen panden. Ook zijn er gesprekken gevoerd met maatschappelijke organisaties die geïnteresseerd zijn om te gaan werken in het nieuwe gemeentehuis. Alle informatie die is opgehaald is verwerkt in het Programma van Eisen voor het ontwerp van het nieuwe gemeentehuis. 1.4 Uitgangspunten nieuw participatietraject Zowel vanuit de raad als de enquête kwam als kanttekening dat de vragen sturend waren naar een nieuw gemeentehuis, terwijl het besluit genomen moest worden. De geleerde lessen uit het participatietraject in de verkenningsfase is dat: Wederzijdse verwachtingen van de participatie voor gemeente en participanten vooraf duidelijk moeten zijn. Het moet zowel voor de participanten als voor de organisatie helder zijn waar ze wel en niet over kunnen participeren en ook waarom wel/niet.

Niet alle onderwerpen zijn geschikt om aan inwoners of medewerkers voor te leggen. De vragen moeten aansluiten bij de belangen van de stakeholders. Bij de onderwerpen voor participatie gaat het om wat voor de interne stakeholders van belang is. En waar ze extra waarde toe kunnen voegen als ervaringsdeskundige (gebruiker) en/of vanuit hun vakgebied. Het is aan de raad om de kaders, doelen en ambities vast te stellen. Zij bepalen welke keuze er gemaakt wordt qua (ver) bouw, locatie en financiën. Binnen deze kaders is er ruimte voor participatie. De participant moet weten wat deze kaders zijn. Onderwerpen waar over meegedacht kan worden zijn: voorontwerp, realisatie, ingebruikname, van zowel het gebouw, het interieur als de buitenruimte en een nieuwe functie voor de leegstaande kantoren. De uitkomsten van de participatie moeten teruggekoppeld worden naar de participanten: het participatietraject, de uitkomst en wat er wordt gedaan met het resultaat van de participatie.

-

De participanten of leden van de klankbordgroep moet een goede afspiegeling zijn. Ook moet duidelijk zijn wat hun rol is en wat er van hen verwacht wordt.

1.5 Doelstelling participatie vervolgtrajecten Door samenwerken komen wij tot een beter resultaat, dat aansluit bij de wens van de stakeholders. Met het participatietraject willen we stakeholders betrekken bij de keuzes die gemaakt moeten worden. Zodat zij: - De overwegingen, de procedure, de kosten, het tijdpad en alle andere noodzakelijke informatie rond de bouw van het nieuwe gemeentehuis kennen. - Binding krijgen met het huis van de gemeente en zich betrokken voelen bij de ontwikkeling ervan. - Enthousiast zijn over het nieuwe gemeentehuis, het gevoel hebben dat het ook van hen is en zin krijgen om er te gaan werken/er te komen/gebruik van te maken. - Inbreng leveren (meedenken en meedoen) om te zorgen voor een goede, prettige en zo optimaal mogelijk gemeentehuis, afgestemd op de mensen die het gaan bezoeken en die erin werken. 1.6 Planning De volgende mijlpalen zijn voor de communicatie en participatie in 2022 van toepassing: 6 juli 2022 heeft de raad een besluit genomen over de definitieve locatiekeuze. 1 maart 2023 heeft de raad ingestemd met het voorlopig ontwerp van de nieuwe huisvesting en groen licht gegeven voor het definitieve investeringsbudget. Vanaf april 2023 start de realisatiefase met het opstellen van het technisch ontwerp, het voeren en afronden van de vergunningprocedures, de aanbesteding van uitvoerende partij en de bouw; e Uiterlijk 2 kw.

2023 Bestemmings-/omgevingsplan vastgesteld Vanaf juni 2025 wordt het nieuwe gemeentehuis gebruiksklaar opgeleverd.

pag. 2 van 9

2. Participatieplan 2.1 Stakeholders intern STAKEHOLDERS

IMPACT/BELANG

DOEL

INVLOED EN KADERS

PARTICIPATIEVORM

PLANNING

Wie gaan we betrekken?

Wat is hun belang?

Wat willen we bereiken met het betrekken? In hoeverre kunnen we tegemoetkomen aan hun belang?

Raad willen goed besluit nemen, voldoende informatie, over locatiekeuze, voorlopig ontwerp, go/no go budget realisatie.

Informeren en betrekken zodat er een zorgvuldig afgewogen besluit genomen kan worden. Weten dat goede participatie en communicatie naar stakeholders heeft plaatsgevonden.

Hoe gaan we ze betrekken? brief, peiling, enquête, bijeenkomst, werkgroep Voortgangsrapportages Terugkoppeling adviseurs Raadsbesluiten Klankbordgroep

Wanneer gaan we ze betrekken? (Voorlopig ontwerp of definitieve, ontwerpfase)

Raad (shareholder)

In welke mate (trede participatieladder) gaan we de stakeholder betrekken? Waar gaan ze wel en waar gaan ze niet over? (kaders) Beslissen De raad besluit over locatiekeuze, voorlopig ontwerp, go/no go budget realisatie.

Hebben (financiële) kaders gesteld voor het project. Willen voor de volgende fasen: positionering van de raad bij de uitvoering van de besluiten van het college en de wens om de participatie van inwoners en medewerkers op goede wijze gestalte te geven.

Klankbordgroep raad

Denken als gebruiker en vanuit politieke en controlerende positie van de raad tov van de nieuwe huisvesting. Stukken worden aangeleverd door griffie.

Op verzoek van de raad zelf wordt er een klankbordgroep opgericht. Zij zien toe op de wensen van de raad bij het verdere ontwerp en dienstverlening

Een vroegtijdige interactie en dialoog over de ontwikkelingen en voortgang in het project is een belangrijke doelstelling van de klankbordgroep en zal bijdragen aan een goede besluitvorming.

Adviseren Een afvaardiging van de raad denkt actief mee tijdens het proces van planvorming en ontwerp Betrekken en informeren raad en adviseurs: Auditcommissie (controlerend), klankbordgroep (politiek).

Werksessies met leden kerngroep

Voortgangsrapportage - April 2022 - Oktober 2022 - April 2023 - Juli 2023 - Oktober 2023 - Maart 2024 - Juli 2024 - Januari 2025 - Juni 2025 Go/No Go momenten waarover de raad beslist, nl.: de definitieve keuze van de locatie, het voorlopig ontwerp en het definitieve investeringsbudget. In de diverse ontwerpstadia (schets, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp).

Auditcommissie

Controlerend

Is voldoende geïnformeerd zodat zij hun controlerende rol kunnen uitvoeren.

Griffie

Denken vanuit de positie van de raad als gebruiker van de nieuwe huisvesting,

Zich betrokken voelen en inbreng leveren bij het nieuwe gemeentehuis en de nieuwe (werk)omgeving.

Medewerkers

Willen een goede, prettige en zo optimaal mogelijke werkomgeving afgestemd op de mensen die er gaan werken.

Zich betrokken voelen en inbreng leveren bij het nieuwe gemeentehuis en de nieuwe (werk)omgeving. Zijn voldoende geïnformeerd en voelen zich vertegenwoordigd door de kerngroep en klankbordgroep.

Klankbordgroep interne organisatie

De kerngroep is het beslismedium waar alle disciplines in zitten. Zij leggen belangrijke beslissingen voor advies voor aan de klankbordgroep is een representatieve groep (max 11 mensen) OR, 2 management en 8 medewerkers vertegenwoordigers van domeinen, 2 mensen per domein.

De klankbord behartigt de belangen van medewerkers en zijn ambassadeur van het nieuwe gemeentehuis. Ze geven wensen van medewerkers door en koppelen informatie en besluiten terug naar hun teams

Informeren/adviseren Informeren over het proces en de besluiten. Brengt advies uit aan de raad Co-creëren Afvaardiging van Griffie neemt deel aan de kerngroep. Betrekken en informeren raad en adviseurs: griffier (raad als gebruiker). Raadplegen/adviseren De plannen worden voorgelegd aan medewerkers voor reacties. Met de reacties wordt waar mogelijk rekening gehouden in het plan.

Adviseren Werken en denken mee over locatiekeuze, het ontwerp van het nieuwe gemeentehuis en de inrichting van de binnen- en buitenruimte in de diverse ontwerpstadia (schets-, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp)

Voortgangsrapportages Terugkoppeling door bestuurlijk en ambtelijk verantwoordelijken Raadsbesluiten Deelname overleg kerngroep Deelname en begeleiden klankbordgroep raad nieuwsbrieven

In de diverse ontwerpstadia

Informatie via KIS en interne nieuwsbrief, bijpraatmomentje DT

Informeren indien nieuws in de diverse stadia

Inbreng via polls, enquête of tijdens teamoverleggen. Workshops behoefte peiling inrichting, moodboards, etc. Rondleiding bouw Afscheid van oude werkplekken, open dag en feest bij opening gebouw. Nader in te vullen met architect. Komen ca. 6 keer per jaar bijeen in een klankbordvergadering, van 2 uur.

Van voorlopig ontwerp tot realisatie

In de diverse ontwerpstadia (schets, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp).

In de diverse ontwerpstadia (schets, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp).

pag. 4 van 9

Ondernemingsraad

De OR heeft op grond van artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden een wettelijk adviesrecht voor aangelegenheden aangaande de plaats en huisvesting van de onderneming.

Zijn voldoende geïnformeerd en vertegenwoordigd in kerngroep en klankbordgroep. Tijdige inhoudelijke afstemming over onderwerpen in de ontwerpen realisatiefase waarover de OR advies uitbrengt.

Adviseren Brengen advies naar DT uit over locatiekeuze, voorlopig ontwerp, go/no go budget realisatie.

Maakt onderdeel uit van de kerngroep, klankbordgroep.

In de diverse ontwerpstadia (schets, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp).

De OR is als lid van de kerngroep en de klankbordgroep vertegenwoordigd in de projectorganisatie.

2.2 Stakeholders extern STAKEHOLDERS

IMPACT/BELANG

DOEL

INVLOED EN KADERS

PARTICIPATIEVORM

PLANNING

Wie gaan we betrekken?

Wat is hun belang?

Een gemeentehuis dat zo goed mogelijk ingericht is op de dienstverlening aan de inwoners. Goede bereikbaarheid, multifunctionele inzet van het gebouw. Niet te duur.

In welke mate (trede participatieladder) gaan we de stakeholder betrekken? Waar gaan ze wel en waar gaan ze niet over? (kaders) Informeren / Raadplegen Betrekken bij de plannen voor het nieuwe gemeentehuis door hen actief te informeren over de stappen die worden gezet in de planvorming en de bouw en gelegenheid te geven om te reageren.

Hoe gaan we ze betrekken? brief, peiling, enquête, bijeenkomst, werkgroep Informeren via de website, Q&A, infographic, animatiefilm, persbericht, social, gemeentepagina Afvaardiging van 4 personen die namens de inwoners deelnemen aan de klankbordgroep Publieke ruimtes en dienstverlening en Buitenruimte en bereikbaarheid Nieuwsbrief ondernemers

Wanneer gaan we ze betrekken? (Voorlopig ontwerp of definitieve, ontwerpfase)

Inwoners

Wat willen we bereiken met het betrekken? In hoeverre kunnen we tegemoetkomen aan hun belang? Inwoners kennen het proces en de overwegingen, de kosten, het tijdpad en alle andere noodzakelijke informatie rond de bouw van het nieuwe huis van de gemeente. Ze staan overwegend positief tegenover het nieuwe gemeentehuis?

Ondernemers met zakelijk belang

waar mogelijk, in de race zijn om mee te doen als ondernemer bij de uitvoering

Informeren van ondernemers draagt bij aan een positieve

Informeren

Gedurende alle fasen wordt er structureel informatie onder de aandacht van de inwoners gebracht. (Zie bijlage 1)

Gedurende alle fasen wordt er geregeld informatie gedeeld. pag. 5 van 9

van werk in het gehele project.

Toekomstige gebruikers/ketenpartners

3

Meerdere partijen (vooral ketenpartners in het sociaal domein) hebben aangegeven dat zij interesse hebben om gebruik te maken van het nieuwe gemeentehuis.

houding ten opzichte van het nieuwe gemeentehuis. Zoveel mogelijk lokaal wat lokaal kan. Gebruikers willen meedenken

Adviseren Toekomstige gebruikers denken mee over de ruimtevraag en de toegankelijkheid van het gebouw en worden betrokken bij de uitwerking van het ontwerp van de inrichting van het gebouw.

Werkgroep toekomstige gebruikers

In de diverse ontwerpstadia (schets, voorlopig-, definitief en technisch ontwerp).

Participatietraject bestemmingsplan nieuwe locatie en huisvestingsonderdeel nader te bepalen in overleg met (interieur)architect

3.1 Participatie wijziging bestemmingsplan ivm nieuwe locatie Het nieuwe gemeentehuis komt op een nieuwe locatie. Daarvoor is een wijziging nodig in het bestemmings-/omgevingsplan en moet een omgevingsvergunning aangevraagd worden met een participatieverslag. Met dit participatieverslag toont de gemeente aan dat zij stakeholders hebben geïnformeerd en betrokken bij ruimtelijke gebiedsontwikkelingen. Denk aan de bedrijven, personen en organisatie die in en om het gebied Veerweg zijn gevestigd en/of eigendommen hebben en de omwonenden van het gebied Veerweg. Hierin wordt ook meegenomen de participatie rond de procedure omgevingsvergunning voor de centrale huisvesting van team Uitvoering Openbare Ruimte. Planning participatie wijziging bestemmingsplan Mei/juni 2022 Start participatie omwonenden en stakeholders Veerweg e.o. ontwerp-Stedenbouwkundig plan, Juni/juli 2022 Opstellen participatieverslag Na 6 juli 2022 Terugkoppelen besluit en motivatie raad, vergunningprocedure locatie team Uitvoering Openbare Ruimte naar stakeholders/omwonenden Oktober 2022 Maart 2023 5 juli 2023

Participatie omwonenden en stakeholders over concept –(voor)ontwerp bestemmingsplan Laten indienen en behandelen inspraakreacties Participatie omwonenden ontwerp-bestemmingsplan Bestemmingsplan vastgesteld

pag. 6 van 9

3.2 Adviesgroep Raadszaal, commissiekamers Wie neemt deel Afvaardiging college en kerngroep Klankbordgroep raad Griffie Bode Trouwfotograaf Communicatie (huisstijl)

Wat is de opdracht Verbeteringen aan ontwerp of keuze ontwerp of bepalen eisen, waar rekening mee houden?

In welke vorm Nader te bepalen, mede in overleg met de ontwerpende partij

Wanneer Na de verkiezingen

In welke vorm (nader te bepalen) Nader te bepalen, mede in overleg met de ontwerpende partij

Wanneer Na de verkiezingen

In welke vorm Nader te bepalen, mede in overleg met de ontwerpende partij

Wanneer Na de verkiezingen

In welke vorm Nader te bepalen, mede in overleg met de ontwerpende partij

Wanneer Na de verkiezingen

3.2 Adviesgroep Publieke ruimtes en dienstverlening (waaronder servicepunten) Wie neemt deel Afvaardiging kerngroep Griffie als gebruiker Interne klankbordgroep Toekomstige gebruikers/ ketenpartners met baliefunctie Klankbord van 4 inwoners Communicatie (huisstijl)

Wat is de opdracht Meedenken over het inrichten van de publieke ruimtes (balie, zitjes, sfeer, toegankelijkheid, veiligheid, afluisteren, wat voor soort balies, wachtruimte, etc)

3.3 Adviesgroep Werkomgeving en eet- en drinkgelegenheid Wie neemt deel Afvaardiging kerngroep Griffie als gebruiker Interne klankbordgroep Toekomstige gebruikers /ketenpartners met baliefunctie Communicatie (huisstijl)

Wat is de opdracht Meedenken over het inrichten van de werkomgeving (vergaderruimtes, soorten werkruimtes, koffiecorners e.d.)

3.4 Adviesgroep Buitenruimte en bereikbaarheid Wie neemt deel Afvaardiging kerngroep Griffie als gebruiker Interne klankbordgroep Toekomstige gebruikers/ketenpartners met baliefunctie Klankbord van 4 inwoners Communicatie (huisstijl)

Wat is de opdracht Verbeteringen aan ontwerp of keuze ontwerp of bepalen eisen, waar rekening mee houden? Bereikbaarheid OV, mindervaliden, toegankelijkheid doelgroepen, inrichting parkeergelegenheid, fietsenstalling en groen.

pag. 7 van 9

4

Financiële en ambtelijke consequenties

De communicatie en coördinatie, uitvoering, voorbereiding en verwerking van de gegevens uit het participatietraject zal de nodige tijd in beslag nemen. Een indicatie van het totaal aantal komt uit op minimaal 1200 uur op jaarbasis. Deze uren zijn niet beschikbaar binnen de standaardcapaciteit van team communicatie. Daarom zal er, naast er tijdelijk een participatie/communicatieadviseur voor 0,75 fte ingehuurd voor de periode van het project. Raming van kosten: Product Video Bijeenkomsten zaalhuur, catering Etc Burgerpeiling Advertentie Drukwerk

Beschrijving Aanpassen huidige explanimation (animatiefilm) Nieuwe explanimation en/of video’s van en tijdens de bouw - Participatiebijeenkomsten - Open dag medewerkers - Open dag inwoners - Opening Opstellen en uitvoeren enquêtes onder inwoners Infographic van resultaten Social advertorial Advertenties Infographics, flyers, schetsen, lay-out etc.

Kosten € 12.000,€ 11.000,-

€ 2.500,€ 2.000,€ 7.500,€ 35.000,-

Dit bedrag zal ten laste worden gebracht van het voorbereidingskrediet voor het nieuwe gemeentehuis.

Bijlage 1: Communicatieplanning inwoners Krimpenerwaard Inwoners worden actief op de hoogte gehouden en betrokken bij de stappen of mijlpalen die worden gezet in de planvorming en de bouw van het nieuwe gemeentehuis. Er komt een standaard rubriek op de gemeentepagina: bouwen aan een nieuw gemeentehuis. Op frequente basis wordt er een mijlpaal of een beantwoorde vraag gepubliceerd. Planning Maart 2022

Mijlpaal of beantwoorden van een vraag Waarom een nieuw gemeentehuis?

April 2022

Mei 2022 Juli 2022

Knop Verkiezingen op homepagina vervangen door nieuw gemeentehuis Opzetten klankbordgroep inwoners voor Publieke ruimtes en dienstverlening Buitenruimte en bereikbaarheid Meer te vertellen over Dienstverlening? Besluit nieuwe locatie gemeentehuis

Sept 2022

Vaststellen voorlopig ontwerp

Q4 2022 Q1 2023

Ontwikkelstrategie 4 bestaande kantoren Definitief ontwerp

Q2 2023

Start realisatiefase

Q3 2023

Herontwikkelen vier bestaande kantoren

Q2 2025

Oplevering nieuw gemeentekantoor

April 2022

Communicatiemiddel Infographic op de gemeentepagina het Kontakt, digitale nieuwsbrief gemeente en social media Aangepaste animatiefilm op website Snelle doorlink naar webpagina Oproep via de gemeentepagina in standaard rubriek en via social voor mensen die willen meedenken. Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief Persbericht Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website Rubriek Gemeentepagina Persbericht Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website Persbericht Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website Persbericht Rubriek gemeentepagina, social, nieuwsbrief website

Bijlage 2: participatieladder Krimpenerwaard In de gemeente Krimpenerwaard maken we gebruik van de participatieladder (zie onder) om de mate van invloed aan te geven. Hoe hoger in de ladder, hoe meer invloed de participant heeft. De mate waarin de participant wordt betrokken is afhankelijk van de impact die het initiatief heeft op de participant.

pag. 9 van 9