1.4 RIB Frauderisico-analyse 2024

RAADSINFORMATIEBRIEF

VAN HET COLLEGE VAN B&W VOOR

de gemeenteraad

CC DATUM ONDERWERP

26 november 2024 Frauderisico-analyse 2024

Beste meneer, mevrouw, Het college heeft de frauderisico-analyse 2024 vastgesteld. De analyse is reeds aan de auditcommissie gepresenteerd en is in de bijlage van deze brief opgenomen. Hiermee geeft het college invulling aan een motie van de raad (M23-056) en een toezegging van het college (T23-095). Uit de analyse blijkt dat de risico's met betrekking tot inkopen en aanbesteden na beheersmaatregelen nog als hoog, maar wel lager dan zonder beheersmaatregelen, worden ingeschat. Binnen de organisatie wordt gewerkt aan het optimaliseren van deze beheersmaatregelen. Concreet wordt er momenteel gewerkt aan: • Het optimaliseren van het zaakgericht werken en het nog verder inbouwen van inkoopformats en voorwaarden binnen het zaaksysteem. • Het intensiveren van controles achteraf (spendanalyse) en de uitkomsten inzetten om risico’s vooraf beter in te schatten. • Het invoeren van een verplichtingenadministratie. Er wordt gezocht naar maatregelen die een werkbare situatie niet te veel in de weg staan. Er is dus ook sprake van een zekere mate van risicobereidheid. De verwachting is dat het risico op fraude bij inkoop en aanbesteding door deze maatregelen kan worden verlaagd, maar nog steeds hoog zal zijn. In de organisatie wordt veel ingekocht, waardoor de kans op fraude automatisch hoger is.

Daarnaast is ook de impact van frauduleus handelen op het gebied van inkoop en aanbesteding relatief vaak hoog. Dit is ook te zien in frauderisico-analyses van andere gemeenten. De (optimalisatie van) beheersmaatregelen zijn er op gericht de risico’s te verkleinen. Over de afgelopen jaren is wel te zien dat de huidige beheersmaatregelen hebben geleid tot het voorkomen van frauduleus handelen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Dit blijkt ook uit de accountantsverslagen van de afgelopen jaren De frauderisico-analyse zal intern jaarlijks worden geactualiseerd en substantiële frauderisico's worden door middel van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de Planning-en-Controlcyclus met de raad gedeeld. Bijlagen RIB: - Frauderisico-analyse 2024 Met vriendelijke groet, 1409579 / 1441718 gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

ir. J. Beenakker

pag. 2/2

Frauderisico-analyse 2024 1409579 / 1409601

1409579 / 1409601

Inhoudsopgave Inleiding

2

Theorie

2

Methode

3

Bruto frauderisico’s

4

Netto frauderisico’s

6

Conclusie

8

pag. 1/8

Inleiding Binnen de gemeente Krimpenerwaard is veel aandacht voor frauderisico’s. Fraude kan nooit volledig worden voorkomen, maar beheersmaatregelen kunnen wel helpen om de kans op fraude zo klein mogelijk te maken en om de gevolgen van eventuele fraude te verkleinen. In deze frauderisico-analyse worden zowel de risico’s als de genomen beheersmaatregelen van de hele organisatie in beeld gebracht. Hierdoor wordt beter zichtbaar waar meer maatregelen nodig zijn. Met deze analyse wordt ook invulling gegeven aan een aandachtspunt van de accountant die een aanbeveling doet om een integrale frauderisico-analyse op te stellen. Recent is er veel aandacht voor fraude en andere integriteitsschendingen binnen gemeenten. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat gemeenten meer kwetsbaar zijn voor vormen van fraude dan andere overheidsorganen zoals de provincies en het Rijk.1 Dit kan worden verklaard door het brede en gevarieerde takenpakket van gemeenten en het meer directe contact van gemeenten met burgers en bedrijven. Op het moment van schrijven is er een nieuwe audit alert voor accountants in consultatie die zich specifiek richt op frauderisico’s. Er zijn verschillende verordeningen en regelingen binnen de gemeente die betrekking hebben op (het voorkomen van) frauderisico’s, zoals de financiële verordening, de Nota voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik en de budgethoudersregeling.

Verder wordt in processen en procesbeschrijvingen een scan op frauderisico’s gedaan en worden beheersmaatregelen genomen en beschreven. Ook met betrekking tot bewustwording is er veel aandacht voor dit onderwerp, door het verstrekken van een VOG, het afleggen van de eed of belofte en (verplichte) integriteitstrainingen. Theorie Er is sprake van fraude als personen binnen of buiten de organisatie misbruik maken van vertrouwen om een onrechtmatig of onwettig voordeel ten laste van de gemeente te krijgen. Eén van de meest bekende theorieën over fraude is de Fraud Triangle van Donald Cressey uit 1953, die grotendeels gebaseerd is op het werk van Svend Riemer uit 1941. De fraudedriehoek geeft drie elementen weer die een belangrijke rol spelen bij de totstandkoming van fraude. De drie elementen van fraude zijn: • Druk: hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om geldproblemen en het onder druk gezet worden door de omgeving. • Gelegenheid: door een gebrek aan beheersmaatregelen, veel onderling vertrouwen, en/of een hoge positie is er geen of weinig toezicht. • Rationalisatie: een fraudeur rechtvaardigt Gelegenheid vaak zijn eigen gedrag door het voor zichzelf goed te praten en steeds een stap verder te gaan.

Druk

Fraude

Rationalisatie

Een risico wordt gevormd door de waarschijnlijkheid waarmee een gebeurtenis plaatsvindt, in combinatie met de impact die een dergelijke gebeurtenis zou hebben. Deze impact kan zowel financieel als niet-financieel zijn.

1 https://www.rtl.nl/nieuws/onderzoek/artikel/5412783/ruim-900-gemeenteambtenaren-op-vingers-getikt-wegens-

wangedrag pag. 2/8

Door beheersmaatregelen wordt het bruto risico verkleind. Het risico dat overblijft na het toepassen van deze maatregelen wordt het netto risico genoemd.

Bruto risico

Beheersmaatregelen

Netto risico

Methode Om tot een analyse te komen zijn eerst alle mogelijke frauderisico’s geïnventariseerd. Vervolgens hebben verschillende medewerkers een inschatting gemaakt van de bruto kans en impact van deze fraude, op een schaal van 1 (zeer laag) tot 10 (zeer hoog). Hiervan zijn de gemiddelde scores in de analyse opgenomen. Daarna zijn alle beheersmaatregelen in kaart gebracht, om vervolgens tot een inschatting van de netto kans en impact te komen. Ook risico’s met betrekking tot informatietechnologie (IT), zoals hacken en ransomware kunnen gezien worden als een vorm van fraude, waarbij er een grote impact kan zijn. Dergelijke risico’s vallen echter buiten deze analyse, omdat deze van een andere aard zijn en omdat hier binnen de organisatie al andere analyses voor worden uitgevoerd, gekoppeld aan de BIO en de te implementeren NIS2. Fraude door zogeheten superusers maakt wel onderdeel uit van deze analyse. Dit zijn medewerkers die vanwege hun functie veel rechten binnen bepaalde applicaties hebben. Dit risico wordt in de analyse niet als apart proces benoemd, maar dit kan worden gezien als risico binnen (bijna) alle processen. Het risico wordt beheerst door het aantal superusers zo klein mogelijk te houden en door daar waar dit redelijkerwijs mogelijk en gewenst is, het vier-ogenprincipe toe te passen.

pag. 3/8

Bruto frauderisico’s De onderstaande grafiek geeft een beeld van de frauderisico’s zonder de toepassing van beheersmaatregelen. De horizontale as geeft de bruto kans op fraude van laag naar hoog weer. In de verticale as is de impact van deze fraude te zien. Bij processen in het vak rechtsboven is zowel de kans op fraude als de impact van deze fraude hoog, en bij die processen wordt het bruto risico dus als hoog beschouwd.

Hierbij valt op dat het risico op fraude in veel gevallen hoog zou zijn als er geen beheersmaatregelen zouden worden genomen. Dit geldt met name voor betalingsverkeer, inkoop en aanbesteden, treasury en het Sociaal Domein. Proces

Omschrijving frauderisico

Betalingsverkeer

Betaling aan niet rechthebbende, niet geautoriseerde verwerking, betaling zonder prestatielevering, oplichting, dubbele betaling

Inkoop en aanbesteden

Verleende subsidies

Inkoop of aanbesteden zonder mandaat, bewust onjuist bepalen opdrachtwaarde of bewust afwijken van het inkoopbeleid en aanbestedingsregels, ´Lekken´ van informatie rondom inschrijvingen Niet naleven voorwaarden, te veel toekennen, onjuiste vaststelling subsidiabele kosten

Bruto risico

Hoog

Hoog

Hoog

pag. 4/8

Treasury

Onvolledigheid of onjuiste berekening van de (rente) opbrengsten

Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

Voorzieningen onterecht verleend, onbevoegd verleend, geen of verkeerde prestatielevering

Sociale Zaken

Onterechte verstrekking, onjuiste hoogte uitkering, geen rekening gehouden met gewijzigde omstandigheden, geen terugvordering, afwijkende betalingen

Jeugdzorg

Leerlingenvervoer

Voorzieningen onterecht verleend, onbevoegd verleend, geen of verkeerde prestatielevering

Hoog

Hoog

Hoog

Hoog

Onterechte toekenning, te lage eigen bijdrage Hoog

Omgevingsvergunningen

Grondexploitaties

Onjuiste bouwsom en daardoor onjuiste leges, onterechte verstrekking vergunning, niet factureren van leges Onrechtmatige verkoop van grond, aankoop van grond tegen te hoge kosten

(Overtollige) bedrijfsmiddelen

Onterechte toe-eigening

Snippergroen

Onterechte toe-eigening van grond, onjuiste tarieven bij verkoop

Personeelslasten

Contante geldstromen

Hoog

Midden

Midden

Onjuiste of onterechte betaling van salaris en declaraties, onjuiste inhouding belastingen of premies

Midden

Midden

Niet of niet volledig afdragen, diefstal Midden

Legeskas klantcontactcentrum (KCC)

Toepassing onjuiste tarieven, onvolledige opbrengsten, diefstal

Lijkbezorgingsrechten

Onjuiste tarieven hanteren, jaarlijks onderhoud niet in rekening brengen

Midden

Midden

pag. 5/8

Netto frauderisico’s Doordat de gemeente beheersmaatregelen tegen fraude neemt, worden frauderisico’s verkleind. De onderstaande grafiek toont de inschatting van de risico’s na het toepassen van deze maatregelen.

Hierbij is te zien dat de genomen beheersmaatregelen de frauderisico’s aanzienlijk verkleinen. Alleen bij inkoop en aanbesteden wordt het netto risico nog als hoog beschouwd. Hieronder is een overzicht van de beheersmaatregelen per proces opgenomen: Proces

Bruto risico

Betalingsverkeer Hoog

Inkoop en aanbesteden Hoog

Beheersmaatregelen

Bewijs prestatielevering, vanaf € 25.000,tweede accordering, functiescheiding, telefonische navraag bij wijzigen rekeningnummer, controle Kamer van Koophandel, vier-ogen principe Inkoop- en aanbestedingsbeleid, procesbeschrijvingen, budgethoudersregeling, drempelbedragen, checks in zaaksysteem, bewaking door teammanager en financieel consulent

Netto risico

Midden

Hoog

pag. 6/8

Verleende subsidies Hoog Treasury Hoog Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

Hoog

Sociale Zaken Hoog Jeugdzorg Hoog Leerlingenvervoer

Vier-ogenprincipe, interne controle, besluitvorming via college of raad Steekproefsgewijze controle, jaarlijkse controle door aansluiting op fianciële administratie Collegiale toetsing op elk besluit, interne controle, cliëntervaringsonderzoeken Collegiale toetsing bij nieuwe medewerkers, interne controle, jaarlijkse aansluiting debiteurenadministratie Collegiale toetsing op elk besluit, interne controle, cliëntervaringsonderzoeken

Omgevingsvergunningen Hoog

Grondexploitaties Midden

Midden

Midden

Laag

Laag Vanaf € 50.000,- toets op bouwsom door collega, controle op volledigheid werkzaamheden in aanslag, jaarlijkse aansluiting vakapplicatie op financiële administratie Laten opstellen en beoordelen van taxatierapporten, functiescheiding en mandatering

Laag

Laag

Beheersmaatregelen zijn beperkt Midden

Snippergroen

Midden Beheersmaatregelen zijn in ontwikkeling

Midden Personeelslasten Midden Contante geldstromen Midden Legeskas klantcontactcentrum (KCC)

Midden

Periodieke interne controle Hoog

(Overtollige) bedrijfsmiddelen

Midden

Midden

Lijkbezorgingsrechten Midden

Midden Vier-ogenprincipe, autorisatie en controle door teammanagers Controle aansluiting contant geld op saldo in administratie Functiescheiding bij invoer tarieven, beperking vrije keuze, controle door aansluiting contant geld op saldo in administratie Steekproefsgewijze controle op gehanteerde tarieven

Laag

Midden

Laag

Laag

pag. 7/8

Conclusie Uit de analyse blijkt dat de gemeente belangrijke beheersmaatregelen neemt en hiermee de risico’s met betrekking tot fraude aanzienlijk verkleint. De risico’s met betrekking tot inkopen en aanbesteden worden na beheersmaatregelen nog als hoog, maar wel lager dan zonder beheersmaatregelen, ingeschat. Binnen de organisatie wordt gewerkt aan het optimaliseren van de beheersmaatregelen. Dit wordt gedaan in afstemming met de accountant. Met betrekking tot druk vanuit interne en externe factoren is hier recent al meer aandacht voor, bijvoorbeeld in workshops over integriteit. Deze analyse kan de bewustwording op dit gebied nog verder vergroten. Verder ligt het beperken van gelegenheid tot fraude bij inkoop en aanbesteden het meest voor de hand. Concreet wordt er momenteel gewerkt aan: • Het optimaliseren van het zaakgericht werken en het nog verder inbouwen van inkoopformats en voorwaarden binnen het zaaksysteem. • Het intensiveren van controles achteraf (spendanalyse) en de uitkomsten inzetten om risico’s vooraf beter in te schatten. • Het invoeren van een verplichtingenadministratie. Hierbij moet wel gezocht worden naar maatregelen die een werkbare situatie niet teveel in de weg staan. Er is dus ook sprake van een zekere mate van risicobereidheid.

De verwachting is dat het risico op fraude bij inkoop en aanbesteding door deze maatregelen kan worden verlaagd, maar nog steeds hoog zal zijn. In de organisatie wordt veel ingekocht, waardoor de kans op fraude automatisch hoger is. Daarnaast is ook de impact van frauduleus handelen op het gebied van inkoop en aanbesteding relatief vaak hoog. De (optimalisatie van) beheersmaatregelen zijn er dus op gericht deze risico’s te verkleinen. Over de afgelopen jaren is wel te zien dat de huidige beheersmaatregelen hebben geleid tot het voorkomen van frauduleus handelen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Dit blijkt ook uit de accountantsverslagen van de afgelopen jaren. Het beheersen van frauderisico’s was en blijft een aandachtspunt binnen de organisatie. Deze analyse wordt intern periodiek geactualiseerd en waar nodig uitgebreid. Hierbij worden ook aanbevelingen van de accountant meegenomen. Substantiële frauderisico’s zullen daarnaast in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing in de Planning-en-Controlcyclus worden opgenomen.

Begroting Frauderisicoanalyse

Substantiële risico’s

Jaarrekening

pag. 8/8