1.26 SV23-078 antw PK Financiën nieuwbouw gemeentekantoor

RAADSVRAAG Nr: SV23-078 Datum: 3 oktober 2023 Vraag art. 38 Indiener: Bert Vriezen, Pro Krimpenerwaard Onderwerp: Financiën nieuwbouw gemeentekantoor

Toelichting bij en doel van de vragen: De fractie van PK heeft een aantal vragen bij en over de update van de Businesscase. Die update betreft volgens het college een betere inschatting en indexering van: bouwkosten verbouw en nieuwbouw, onderhoudskosten, energiekosten, afschrijvingskosten, rentekosten en efficientievoordelen. De vragen van PK gaan specifiek over a) Het ontbreken van 2,9 mln in de kosten en b) Een dubbeltelling van 240K. De vragen staan in de volgorde van de powerpoint presentatie (Gemeentehuis Toetsing aan financieel kader) zoals die op 1 februari jl getoond is aan de klankbordgroep huisvesting gemeentekantoor en de auditcommissie.

Vragen: 1. In de presentatie van 1 februari aan de klankbordgroep en de auditcommissie is (sheet 4) opgenomen dat er sprake is van prijsstijgingen van 12% bouwkundig en 16,2% op installaties. Vraag 1: Prijsstijging nieuwbouw was helemaal geen 12 of 16,2%. Het College heeft slechts circa 6,5% (EUR 1800/ EUR 27.321.000) meegenomen, namelijk de algemene CBS indexering. Waarom? Antwoord: De stijging van 12,5% over bouwkundige kosten en 16,2 % over de installatiekosten zijn, zoals het zou moeten, alleen berekend over de directe bouwkundige en installatiekosten en niet over de totale investeringskosten. Voor Nieuwbouw bedragen deze directe bouwkundige- en installatiekosten in totaal € 13 miljoen. De prijsstijging van 1,8 miljoen is ten opzichte van deze directe kosten afgerond 14%. Ten opzichte van het totale investeringsbudget van € 27 miljoen bedraagt de stijging afgerond 7%. 2. In de presentatie van 1 februari aan de klankbordgroep en de auditcommissie is (sheet 4) opgenomen dat er sprake is van een investering van EUR 32.534.000. Vraag 2: Naar mijn weten is slechts 29,9 mln. meegenomen als investering in de nieuwbouw in de Businesscase. Circa € 2,9 is uit de Businesscase gelaten. Waarom staat dat hier niet expliciet? Antwoord: Verwezen wordt naar het raadsvoorstel van 14 maart 2023, blad 5 onderdeel Investering, Financiering en Dekking.

Voorgesteld wordt om een krediet voor de realisatie van het gemeentehuis beschikbaar te stellen van € 30.774.000. Eerder, nl. op 21 december 2021 had de raad al een krediet beschikbaar gesteld voor de voorbereiding en het ontwerp van het gemeentehuis van € 1.760.000. Aldus is voor het ontwerp en de realisatie van het gemeentehuis een totaalbedrag van € 32.534.000 beschikbaar gesteld. Het bedrag van € 2,9

miljoen is het bedrag van de investering in de openbare ruimte. Zoals in het raadsvoorstel is aangegeven wordt dit bedrag niet betrokken bij de te activeren kosten voor het gemeentehuis. Het onderstaande is niet gevraagd maar leek ons wel goed om te vermelden. Verwezen wordt naar kanttekening 4 op sheet 10 van Bijlage 1. Hierin is ook het bedrag van 60k voor het jaarlijkse onderhoud vermeld die in de toekomst ten laste komen van IBOR (de voorziening Integraal Beheer Openbare Ruimte van waaruit het onderhoud van de openbare ruimte wordt gefinancierd). De nieuw aan te leggen ontsluiting en parkeerplaatsen zijn aan te merken als nieuwe openbare ruimte. Zij gaan overigens een bredere functie vervullen dan alleen voor bezoekers van het gemeentehuis. Zij fungeren ook als een betere en veilige ontsluiting en een goede parkeervoorziening voor wandelaars en bezoekers van het aanwezige en nieuw aan te leggen natuurgebied. Zoals gebruikelijk bij nieuwe ontwikkelingen (zoals nieuwe woongebieden en bedrijfsterreinen) wordt de toevoeging van nieuwe openbare ruimte en -voorzieningen zoals wegen, riolering en groen meegenomen in de actualisering van IBOR. In lijn met dit beleid, zal dit ook gebeuren met de nieuwe openbare parkeerplaatsen, wegen en groen bij het nieuwe gemeentehuis.

Enerzijds zal er sprake zijn van extra jaarlijkse kosten ten laste van IBOR van 60k (zie sheet 10, kanttekening 4). Anderzijds is niet uitgesloten dat met de nieuwe ontwikkelplannen van de gemeentekantoren er m2 te onderhouden openbare ruimte komen te vervallen. 3. In de presentatie van 1 februari aan de klankbordgroep en de auditcommissie is (sheet 5) wordt een indexering van 12,5% bouwkosten genoemd. Vraag 3: De CBS indexering van de bouwkosten was slechts 6,5% ipv de hier genoemde 12,5%. Waarom deze fout? Antwoord: Zie het antwoord bij vraag 1. 4. In de presentatie van 1 februari aan de klankbordgroep en de auditcommissie (sheet 7) zijn de jaarlasten opgenomen voor scenario 1 en 3. Vraag 4 : Kosten nieuwbouw stijgen met € 5,2 mln is 19,1% en kosten verbouw stijgen met € 2,5 mln is 13,9%. Is het dan mogelijk dat CP (alles gelijkblijvend) nieuwbouw ineens goedkoper wordt? Zo nee, wat is er veranderd? Antwoord: Verwezen wordt naar sheet 9 (onderaan) en 10. van dezelfde presentatie (Kanttekeningen en opmerkingen). Nieuwbouw wordt ten opzichte van de eerdere berekening niet goedkoper maar is wel qua jaarlasten lager dan verbouw. De presentatie is als Bijlage 1. bij deze beantwoording gevoegd. In sheet 9 en 10 zijn de veranderingen toegelicht ten opzichte van de tco-raming van 2021. 5. Vraag 5: Is er -zonder de Raad te informeren- € 2,6 mln.

uit de projectkosten gehaald? (sheet 7) Antwoord: Neen. Zie ook het antwoord bij vraag 2. Mocht met deze vraag zijn gedoeld op de investering in de buitenruimte (parkeerterrein, ontsluiting etc.) dan wordt verwezen naar sheet 10. van de presentatie onder Bijlage 1., kanttekening 3. en 4.. De kosten van de aankoop grond en aanleg buitenruimte zijn meegenomen in het totale investeringsbedrag van € 32,5 miljoen. De rente van de grondaankoop is meegenomen in de berekening van de jaarlijkse lasten van het gemeentehuis. De rente en afschrijving van de aanleg van buitenruimte en parkeerterrein (= openbaar gebied) is niet in de tco van het gemeentehuis meegenomen aangezien dit ook niet in de huidige lasten van de gemeentekantoren wordt meegenomen (zie hiervoor verder de toelichting bij vraag 2.). 6. Vraag 6: Waarom is er circa EUR 2,6 miljoen uit de businesscase gelaten? (sheet 9) Antwoord: zie het antwoord op vraag 5. 7. In de presentatie van 1 februari aan de klankbordgroep en de auditcommissie (sheet 9) is een rentepercentage van 0,8% opgenomen.

Vraag 7: In strijd met TCO (totalcost of ownership) en toelichting dat 1% rentestijging 250k kost. De werkelijk rentekosten zijn geen 0,8% maar eerder 3%. Waarom wordt tenminste dit nergens vermeld, toegelicht? Wat de echte kosten zijn. Wat het renterisico is? De echte e kosten zijn het 1 jaar tenminste 600k hoger. Antwoord: verwezen wordt naar onder meer de antwoorden van de portefeuillehouder Financiën in de raad van 14 maart 2023 op deze vraag, onder andere de uitleg waarom het voor de gemeente op grond van het BBV voorgeschreven is om te rekenen met een renteomslagpercentage (de gemiddelde rekenrente) en niet met de commerciële marktrente. De werkelijke rentelast is iets anders dan het renteomslag percentage wat toegepast wordt bij het bepalen van de rentelast op een kaptaalinvestering. De omslagrente is het gemiddelde rentepercentage van de totale leningenportefeuille die wordt omgeslagen over de kapitaalgoederen.

8. In de presentatie van 1 februari aan de klankbordgroep en de auditcommissie (sheet 9) is een efficiency van 240k opgenomen. Vraag 8: Deze efficiëntie wordt hier ten onrechte neer gezet. Deze zal al in de oorspronkelijke businesscase. De mutatie is 0k. Waarom hier opgenomen? Antwoord: Zie sheet 9. van de presentatie onder Bijlage 1, de grijs gekleurde tabel. De wijze waarop hierin de in 2023 berekende jaarlast van het nieuwe gemeentehuis is gepresenteerd, vraagt zoals uit de vraagstelling blijkt, om nadere verduidelijking. De mutatie in de efficiëntie is zoals de vraagsteller terecht opmerkt 0k (de € 240k efficiency-voordeel in de businesscase 2021 is ook in de actualisering 2023 aangehouden). Zonder deze korting bedraagt de jaarlijkse last voor nieuwbouw/circulair volgens de berekening van 2021 € 1.321 miljoen (dit bedrag staat ook genoemd in bijlage 2, sheet 4, behorende bij het raadsvoorstel en -besluit van 21 december 2021). Bedoelde bijlage is als Bijlage 2. Bij deze RIB gevoegd. In de actualisering van 2023, bedraagt deze € 1.354 miljoen, derhalve een verschil van 33k. Dit verschil blijft uiteraard ook bestaan als we hierop het in beide berekeningen gelijke bedrag van 240k hierop in mindering brengen. Als we dit laatste doen is de jaarlast nieuwbouw/circulair in 2021 berekend op € 1.081 miljoen en in 2023 op € 1.114 miljoen, ook weer een verschil van 33k.

In de roze tabel van sheet 9. staat overigens voor het bedoelde verschil, een door afrondingen iets hoger bedrag nl. 34k. Conclusie is dat er in de vergelijking van de jaarlijkse lasten van nieuwbouw van 2021 en2023 geen sprake is van een dubbeltelling van 240k efficiency. 9. In de presentatie van 1 februari aan de klankbordgroep en de auditcommissie (sheet 10) is aangegeven “Aankoopkosten grond maken nu deel uit van investering gemeentehuis.”. Vraag 9: De aankoopkosten van de grond waren ook al in de oorspronkelijke businesscase meegenomen. Het woordje “nu” voegt niets toe. De businesscase is niet verbeterd op dit punt. Is dat juist? Antwoord: Neen. Zie bladzijde 5 van het raadsvoorstel van 14 maart 2023, onderdeel Financiën/Investering, financiering en dekking, onder 1. en sheet 4. van Bijlage 1. Bij de verhoging van de investering is expliciet genoemd dat mede oorzaak van de stijging is dat de aankoopkosten van het terrein nu zijn meegenomen. Het woordje ‘nu’ duidt er op dat deze kosten eerder niet in de berekening zaten. De businesscase is wel verbeterd aangezien het aanvankelijk de lijn was om deze kosten te financieren via het krediet strategische grondaankopen. Door ze rechtstreeks ten laste te brengen van het krediet gemeentehuis is de allocatie van deze kosten zuiverder. 10.

In de presentatie van 1 februari aan de klankbordgroep en de auditcommissie (sheet 10) staat een toelichting op de onderhoudskosten. Vraag 10: Waarom is hier niet expliciet vermeld dat er 2,9 mln aan afschrijving en rentelasten uit de businesscase is gehaald. De onderhoudskosten worden wel genoemd. Antwoord: Er is geen 2,9 miljoen aan afschrijving en rentelasten uit de businesscase gehaald. Dat kan ook niet omdat deze bij nieuwbouw met de onderhoudslasten maximaal €

1.354 bedragen (zie antwoord bij vraag 8.) Voor zover op deze vraag van toepassing: Zie ook het antwoord op vraag 5. De onderhoudskosten voor de openbare ruimte zijn niet meegenomen in de onderhoudslasten van het gemeentehuis zoals die zijn aangegeven in sheet 9. 11. Vraag 11: Bij de conclusies (sheet 11) staat niet expliciet vermeld dat circa 2,9 miljoen aan afschrijving en rentelasten uit de businesscase is gehaald. Waarom niet? Antwoord: die het antwoord bij vraag 2, 5 en 10. 12. In de presentatie van 1 februari aan de klankbordgroep en de auditcommissie (sheet 11) is bij de conclusies niet opgenomen dat de werkelijke rentelasten in het eerste jaar in werkelijkheid 600k hoger zijn dan gepresenteerd. Vraag 12: Waarom niet? Hoezo staat bij de conclusies dat er een conservatieve berekening is aangehouden? Antwoord: Wat wordt in de vraag met 600k bedoeld? Als hiermee wordt de werkelijke marktrente dan wordt verwezen naar het antwoord op vraag 7. Weliswaar vallen bij lineaire afschrijving in het eerste jaar de kapitaallasten hoger uit. In het eerste jaar van de exploitatie zouden de exploitatielasten echter lager uitvallen dan een berekening over het gemiddelde van deze kosten over 40 jaar waarbij ook de inflatie is meegerekend. Niettemin is in de vergelijking de methode van berekening van de tco van de verbouwvariant, ongemoeid gelaten.

De conservatieve berekening duidt er op dat voor de tco van de nieuwbouw met deze laatste methodiek (de gemiddelde jaarlast over 40 jaar incl. inflatie) is gerekend, die weliswaar een hogere jaarlast laat zien maar wel een correcter beeld geeft van de te verwachten jaarlasten. 13. In de presentatie van 1 februari aan de klankbordgroep en de auditcommissie (sheet het raadsvoorstel van december 2021 12) is bij het voorstel aan de raad niet expliciet gevraagd om 2,9 miljoen uit de businesscase te halen. Vraag 13: Waarom niet? Antwoord: zie het antwoord bij vraag 10. 14. Op verzoek van de klankbordgroep is de jaarlijkse lasten (uit de presentatie sheet 12 en 13) te voorzien van bedragen. Bij dit overzicht een aantal vragen Vraag 14: Waar is de oude berekening nieuwbouw? PK heeft deze meermaals gevraagd nooit gekregen? Antwoord: Als met deze vraag wordt gedoeld op de berekening nieuwbouw van de businesscase 2021, wordt verwezen naar de presentatie van de businesscase (gevalideerd op basis van een second opinion op verzoek van de raad) de sheets 55 t/m 60, die als bijlage is gevoegd bij het besluit van de raad van 1 juni 2021. De klankbordgroep is en wordt geïnformeerd over de stappen in het ontwerp en de stand van zaken voor wat betreft de planning en de financiën respectievelijk ontwikkelingen hierin.

Vraag 15: Waarom is slechts 29,9 ipv 32,8 miljoen opgenomen? Wat is het verschil? Waarom wordt dit niet toegelicht? Antwoord: zie het antwoord bij vraag 10. Vraag 16: Is er sprake van een dubbeltelling van 240K? Zie het kader hieronder voor een toelichting bij dit vermoeden. Antwoord: zie het antwoord op vraag 8. Bijlage: 1. Presentatie 1 februari 2023 klankbordgroep en auditcommissie 2. Bijlage 2. raadsvoorstel-besluit 21-12-2023

Antwoord college: Zie de beantwoording in rood bij de gestelde vragen. Ondertekening college: Burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard, de secretaris, de burgemeester,

J. Hennip

P.J. Bouvy-Koene

GEMEENTEHUIS Toetsing aan financieel kader Fase Concept voorlopig ontwerp

Klankbordgroep raad en auditcommissie

1 februari 2023

GEMEENTEHUIS Investeringen en jaarijkse lasten Fase Concept voorlopig ontwerp

1. Actualisering Investering 2. Toets aan financieel kader raad december 2021. Jaarlijkse lasten 3. Conclusies, kanttekeningen en opmerkingen

4. Voorstel aan de raad 5. Planning

1. Actualisering investeringskosten

Actualisering investering nieuwbouw Bedragen in € x 1.000 ex. BTW

Verhoging kosten na integrale optimalisatie van het ontwerp Prijsstijgingen

Terrein

Prijsstijgingen 12,% meer m2, bouwkundig, 16,2 % grondverwerving, installaties veiliger ontsluiting aandeel verhoging €

1.800

Gebouw

Veiligheid/Gezondheid

Duurzaamheid

Ontwerp, vormgeving

Sprinklerinstallatie, luchtbehandeling

Nul-op-de-meter, volledig droge bouw, extra pv-panelen incl. prijsstijging panelen

Totaal

750

700

1.050

5.213

913

totaal voorgestelde verhoging raming investering 2021

5.213

27.321

Concept VO pp 1-1-2023 incl. af: reeds beschikbaar voorgestelde verhoging (raad december 2021

32.534

-1.760

gevraagd realisatiekrediet

30.774

Investering scenario 1 bedragen x € 1.000 ex. BTW

Omschrijving

december-2021

Raming januari 2023

Bouwkosten (bouwkundig, installaties, vaste inrichtng, staartkosten)

18.170.000

18.170.000

Indexering 12,5% bouwkosten en 16,2% installaties

-

2.529.280

TOTAAL

18.170.000

20.699.280

2. Financiele toets jaarlasten

Financieel kader Nota van uitgangspunten raad 21 december 2021

Jaarlijkse lasten

Scenario 1.

Scenario 3.

Verbouw 4 bestaande kantoren

Nieuwbouw circulaire houtbouw

1.070

1.080

bedragen x € 1.000 ex. BTW

•

De jaarlijkse lasten van nieuwbouw mogen niet hoger zijn dan die van de verbouw van de 4 bestaande locaties zoals berekend in de Businesscase Kantoorhuisvesting (het zg. scenario 1) geïndexeerd naar het prijspeil van de definitieve raming van de jaarlijkse lasten.

•

Met de jaarlijkse lasten van nieuwbouw dient gestreefd te worden naar een afwijking kleiner of gelijk aan 0% ten opzichte van de jaarlast van scenario 1.

Jaarlijkse lasten bestaan uit: Rente en afschrijving van de investering Onderhoud Energie, water Schoonmaak Verzekeringen Belastingen, heffingen

Actualisering op basis van concept-VO (alle bedragen x € 1.000 ex. BTW) - Berekeningsmethodiek ongewijzigd (o.a. gemiddelde jaarlast over totale afschrijvingsduur incl. indexering scenario 3) - Investeringen beide scenario’s geactualiseerd naar prijspeil heden - Kosten energiegebruik van 12 cnt/per KwH naar 20 cnt per KwH - Afschrijvingsduur 40 jr, rente 0,8% en index 1,6% ongewijzigd ten opzichte van nota van uitgangspunten

Jaarlijkse lasten 2021

Scenario 1.

Scenario 3.

Verbouw 4 bestaande kantoren

Nieuwbouw circulaire houtbouw

1.070

1.080

verschil

10 Toelichting/specificatie

Jaarlijkse lasten actualisering jan-2023

1.246

1.114

Verschil

176

34

Scenario 1 verbouw

-132 2021

Scenario 3 Nieuwbouw

1.070

1.080

Δ rente +afschrijving, onderhoud

152

274

Δ energiegebruik

24

0

Efficiency cf buca 2021

0

-240

Verklaring: TOTAAL 1.246 1.114 - Afschrijving en rente stijgen in beide scenario’s - In scenario 1 stijgen kosten energiegebruik. In scenario 3 niet vanwege ambitie nul-op-de-meter - In scenario 3 wordt conform buca 2021 efficiency meegerekend van 240k, in scenario 1 niet (blijft werken worden in 4 gebouwen)

Kanttekeningen en opmerkingen 1. Circulaire bouw leidt tot een langere levensduur. Hiermee is nu niet gerekend doch zou leiden tot nog lagere jaarlasten in scenario 3. lagere jaarlijkse lasten. Verdedigbaar is verlenging van de levensduur van 40 naar 50 jaar voor gebouwen die circulair worden gebouwd en deze aanpassing in de Nota Waardering en Afschrijvingen door te voeren voor alle gemeentelijke gebouwen die circulair worden gebouwd. Met toepassing van een afschrijvingsduur van 50 jaar dalen de jaarlijkse lasten naar € 1.045.000. 2. In de berekening is voor het energiesysteem uitgangspunt het technisch programma van eisen. Onderzocht wordt of de toepassing van aquathermie (energie die vrijkomt bij het transport van (drink)water van Dunea) technisch haalbaar is en qua duurzaamheid en financiën gunstiger is. 3. Aankoopkosten grond maken nu deel uit van investering gemeentehuis. Rente over 586k is meegenomen in de jaarlijkse lasten. 4. Onderhoudskosten (ca 60k per jaar) openbaar parkeerterrein c.a. conform businesscase niet meegenomen in jaarlijkse onderhoudslast (vallen net als bij huidige gemeentehuizen onder onderhoud openbare ruimte IBOR). 5. In scenario 1 is in de buca gerekend met de jaarlast in exploitatiejaar 1. Bij een berekening net als bij nieuwbouw, nl. op basis van gemiddelde jaarlast over 40 jaar met index, zou de jaarlast van scenario 1 fors hoger uitkomen. 6.

In scenario 1 is rekening gehouden met een afschrijvingsduur van 40 jaar. Volgens de nota waardering en afschrijvingen geldt voor renovatie van gebouwen een afschrijvingsduur van 25 jaar. 7. Gerekend is met een gemiddelde jaarlast over 40 jaar incl. index (cf de businesscase) bij nieuwbouw. Een berekening op basis van de methode Netto Contante Waarde, laat een lagere jaarlast zien.

Conclusies 1. Concept-voorlopig ontwerp voldoet aan de nota van uitgangspunten met name vwb de dienstverlening, huisvesting organisatie en ketenpartners, duurzaamheid en locatie.

2. De jaarlijkse lasten van nieuwbouw vallen na actualisatie € 132.000 lager uit dan de jaarlasten van verbouw waarmee wordt voldaan aan de doelstelling van het financieel kader. Hierbij is een conservatieve berekening aangehouden. 3. Investeringskosten nemen toe in zowel scenario 1 (nieuw) en 3 (verbouw bestaande kantoren). 4. Het resultaat van de optimalisering op basis van integraal ontwerpen is een inperking van de kostenverhoging tot een bedrag van € 5.213.000 inclusief prijsstijgingen en een gunstig effect op de jaarlijkse onderhoudslasten. Er wordt geen afbreuk gedaan aan de ambities (qua benodigde ruimte, duurzaamheid, veiligheid en gezondheid), de omvang, de uitstraling en beleving van het gebouw. De investeringskosten gaan van € 27.321.000 naar € 32.534.000. 5. De geactualiseerde investeringskosten van nieuwbouw vallen lager uit dan berekend in de liquiditeitsprognose van december 2022 waarin voor het gemeentehuis rekening is gehouden met een bedrag € 33.000.000. 6. Na vermindering met het bedrag van € 1.760.000 dat de raad op 21 december 2021 beschikbaar heeft gesteld als voorbereidingskrediet, bedraagt het gevraagde realisatiekrediet € 30.774.000.

Voorstel aan de raad: 1. In te stemmen met het voorlopig ontwerp van het gemeentehuis. 2. Een krediet beschikbaar te stellen van € 30.774.000 ex. BTW voor de realisatie en oplevering van het gemeentehuis. 3. De gewijzigde nota van uitgangspunten vast te stellen. 4. Voor het doen van uitgaven uit het krediet onder 2. als voorbehoud te stellen dat de raad het bestemmingsplan voor het nieuwe gemeentehuis vaststelt.

Planning besluitvorming raadsvoorstel voorlopig ontwerp en realiosatiekrediet 24 januari

toelichting in college

30 januari

bespreking in combi PO Ria/Pascal conceptvoorstel in agendacommissie

31 januari

besluitvorming college raadsvoorstel

1 februari

toelichting in klankbordgroep van de raad/auditcommissie

14 februari

behandeling in beeldvormende commissie R&F

21 februari

oordeelsvormende commissie

14 maart

besluitvorming raad