1.20 RIB Interne analyse behandeling bezwaarschriften_02072024

RAADSINFORMATIEBRIEF

VAN HET COLLEGE VAN B&W VOOR

de gemeenteraad

CC DATUM ONDERWERP

2 juli 2024 Interne analyse behandeling bezwaarschriften

Beste meneer, mevrouw, Op 21 mei jl. heeft u een raadsinformatiebrief ontvangen vergezeld met het Jaarverslag Commissie bezwaarschriften 2023. Eerder, in de raadsvergadering van 13 december 2022, is er een Plan van aanpak jaarverslag commissie bezwaarschriften aan u aangeboden. Aanvullend op dit plan is er vorig jaar gestart met het in kaart brengen van de doorlooptijden van de bezwaarschriftprocedure en de kwaliteit van de besluiten in deze procedure. Hiervoor is enerzijds gebruik gemaakt van de cijfermatige gegevens van de kalenderjaren 2020 tot en met het eerste halfjaar van 2023. Ook zijn er interviews afgenomen met de vakteams die betrokken zijn bij de afhandeling van bezwaarschriften. Bij deze analyse over de doorlooptijden zijn twee fasen te onderscheiden. De eerste fase is de fase van binnenkomst van het bezwaarschrift tot aan de hoorzitting. De tweede fase is de fase daarna, oftewel waarin de beslissing op bezwaar wordt genomen. Dit onderscheid is gemaakt om te bezien in welk stadium nu de (meeste) vertragingen zit. Uit de analyse is gebleken dat de vertraging in fase 1 zich voornamelijk voordoet bij zaken die behandeld worden door de Sociale kamer van de commissie. Dit heeft onder andere te maken met het feit dat de juristen een medisch advies opvragen om tijdens de hoorzitting het primaire besluit te ondersteunen.

De ervaring leert dat het erg lang kan duren voordat het medisch advies wordt ontvangen. De vertraging bij fase 2 komt vooral voor bij de bezwaren die worden behandeld door de Algemene kamer. De input die nodig is vanuit de diverse disciplines om een beslissing op bezwaar op te stellen laat geregeld lang op zich wachten. Hier komen wij hieronder op terug. Naast de resultaten over de fasering heeft de analyse op hoofdlijnen de volgende bevindingen opgeleverd. 1. Inwerkproces Personele wisselingen zullen blijven bestaan, daarom is een goed inwerkproces noodzakelijk. Mede nu er door de krapte op de arbeidsmarkt geregeld medewerkers van buiten de overheid worden aangetrokken. Een goed inwerkproces is daarom nu als basis extra essentieel. Tijdens het inwerken maken nieuwe medewerkers onder meer kennis met interne processen, systemen, werkwijze en verantwoordelijkheden. Gebleken is dat het huidige inwerkproces voor het opstellen van besluiten en de behandeling van de bezwaarschriften voor verbetering vatbaar is. Dit proces wordt daarom tegen het licht gehouden om te optimaliseren.

2. Bewustwording behandeling bezwaarschriften Tevens zien we dat sommige vakteams zich onvoldoende bewust zijn dat aan de behandeling van een bezwaarschrift termijnen gebonden zijn. Hierdoor krijgt het advies van de commissie bezwaarschriften in sommige gevallen onvoldoende prioriteit. Het is belangrijk om het belang van een voortvarende afhandeling 1369390 / 1369401 gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

intern goed en herhaaldelijk te communiceren. Daarnaast hebben diverse vakteams behoefte aan een duidelijke beschrijving van de rol en de taak van de commissie bezwaarschriften. De eerste gesprekken met de betreffende teams zijn hiervoor al gevoerd. 3. Rolduidelijkheid en communicatie Mede door het te verbeteren inwerkproces, zien we dat het niet altijd geheel duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, wat de verwachtingen zijn, wat daarbij komt kijken, wie er op een hoorzitting aanwezig is en wat de afhandeltermijn is. Dit geldt in sommige gevallen ook voor externe partijen waarbij advies wordt opgevraagd. Naar aanleiding hiervan zijn de eerste gesprekken op verschillende niveaus al in gang gezet. Het is belangrijk om dit voort te zetten en de uitkomsten helder en herhaaldelijk te communiceren. 4. Intern kennisdelen en kwaliteit Er is behoefte aan (juridische) kennisdeling waarbij terug te vinden is wat er over bepaalde zaken is geadviseerd. Dit bevordert de uniformiteit en het komt de voortvarendheid en de kwaliteit ten goede. Hiervoor zijn ook de eerste acties ook in gang gezet door de adviezen van de commissie bezwaarschriften in bepaalde subteam overleggen te bespreken. Ook wordt er blijvend ingezet op juridische (basis)trainingen. 5.

Beleid actualiseren Vanuit de interviews en vanuit de aanbevelingen van het jaarverslag commissie bezwaarschriften 2023 bleek dat enkele beleidsstukken niet actueel zijn (onder meer het laadpalenbeleid, het welstandsbeleid voor zonnepanelen en het ontheffingenbeleid voor de aslast (RVV)). Dit heeft tot gevolg dat sommige besluiten niet juridisch houdbaar zijn of niet goed zijn uit te leggen. In het kader daarvan wordt inzichtelijk gemaakt welk beleid geactualiseerd moet worden met een concreet tijdspad. Het laadpalenbeleid wordt als onderdeel van het Omgevingsprogramma verkeer naar verwachting dit jaar geactualiseerd. Voor wat betreft de overige beleidsstukken zien wij ook dat dit niet zonder meer kan worden opgepakt en het vraagt om prioritering in relatie tot andere werkzaamheden. Afsluitend kan geconcludeerd worden dat naar aanleiding van de resultaten van de interne analyse de eerste acties in gang zijn gezet. De komende periode wordt hier verder aan gewerkt om zo de kwaliteit en de afhandeling van het bezwaarproces te verbeteren. Vanwege de integraliteit worden de bovenstaande bevindingen aangevuld in het huidige Plan van aanpak jaarverslag commissie bezwaarschriften. De stand van zaken van de afdoening van dit plan kunt u eind dit jaar verwachten. Bijlagen RIB: Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

ir. J. Beenakker

pag. 2/2