1.19 RIB Jaarverslag van de gemeentelijke archivaris over 2021.pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

VAN HET COLLEGE VAN B&W CC

De gemeenteraad De provinciale archiefinspecteur

DATUM

20 december 2022

ONDERWERP

Jaarverslag van de gemeentelijke archivaris over 2021

VOOR

Beste meneer, mevrouw, Inleiding Met deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de stand van zaken over het archief- en informatiebeheer van de gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de landelijke geldende archiefweten regelgeving rondom het informatiebeheer. Het college is ingevolge art 30. Archiefwet verantwoordelijk voor het beheer en de opslag van de gemeentelijke archiefbescheiden. Op basis van Artikel 2 van de Archiefverordening doet het college hierover jaarlijks verslag aan de gemeenteraad. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WetRGT) biedt het college u dit verslag ter kennisneming aan en stuurt dit vervolgens door naar de provincie. De provincie maakt hier gebruik van bij het uitoefenen van het horizontaaltoezicht. Door corona is de focus op de doorgang van de dienstverlening en de bedrijfsvoering komen te liggen en is de verslaglegging later vervaardigd. Het verslag van de gemeentearchivaris over 2021 Het verslag van de gemeentearchivaris over 2021 verwoordt de resultaten van gehouden onderzoek naar de kwaliteit van archivering en duurzame toegankelijkheid van de verslaglegging van de raadsvergaderingen anno 2021. In het bijzonder de videotulen die sinds 2020 in de landelijke selectielijst gemeenten en gemeenschappelijke organen 2020 zijn aangemerkt als te bewaren archief.

Dit onderzoek is gedaan onder de deelnemers van het Streekarchief Midden-Holland en ligt als 0-meting ten grondslag aan het gezamenlijk ontwikkelen van een e-depot voorziening. De videotulen van de gemeente Krimpenerwaard worden sinds 2015 gemaakt door en opgeslagen bij CompanyWebcast. De videotulen worden gecombineerd met de raadstukken in iBabs en aan het publiek beschikbaar gesteld via de gemeentelijke website. Het publiek kan op deze wijze zoeken op spreker en onderwerp en tevens de bijbehorende stukken tot zich nemen. De raadsinformatie van de gemeente Krimpenerwaard is daarnaast doorzoekbaar via open raadsinformatie (zie Open Raadsinformatie). Ofschoon de bestanden voor ons te downloaden zijn en de leverancier voldoet aan de archiefvereisten en de gemeentelijke eisen op het gebied van informatieveiligheid, delen wij de mening van de gemeentearchivaris dat het eeuwig opslaan van videotulen een eigen oplossing behoeft. Om die reden nemen wij reeds deel in de gezamenlijke aanschaf en implementatie van een regionale voorziening voor digitaal duurzame opslag. Voor informatieobjecten zoals de videotulen en de website zijn met de leveranciers van deze applicaties afspraken gemaakt voor een tijdelijk duurzame bewaring van deze bestanden in de vorm waarin deze objecten zijn opgemaakt. 1931802394 / 1011845 gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

Voor de duurzame digitale opslag van onze overheidsinformatie heeft u als gemeenteraad onlangs ingestemd met de extra verhoging van de gemeentelijke bijdrage aan het Streekarchief Midden-Holland. Dit speciaal voor de ontwikkeling van een e-depot voorziening. De nieuwe digitale archiefbewaarplaats. Daarmee zijn de eerste stappen gezet voor het gezamenlijk duurzaam bewaren van onze overheidsinformatie. Als deelnemer zien we deze gezamenlijke aanpak als een mogelijkheid om de noodzakelijke ervaring op te doen en afspraken te maken voor een regionaal duurzaam archiefbeheer met de bijbehorende metadatering. Parallel daaraan participeert de gemeente Krimpenerwaard in de hiervoor opgerichte werkgroep voor de gezamenlijke aanschaf en implementatie van een regionale E-depot voorziening voor duurzame digitale bewaring. Het verslag van de gemeentearchivaris over 2021 treft u als bijlage aan. Het archief- en informatiebeheer over 2021 Omdat het verslag van de gemeentearchivaris zich uitsluitend richt op de verslaglegging van de gemeenteraadsvergaderingen leest u hieronder in hoofdlijnen enkele overige headlines binnen het archiefen informatiebeheer. Implementatie Zaaksysteem/Klantcontactsysteem Het nieuwe zaaksysteem Djuma is geïmplementeerd.

Het archief uit het vorige archiefsysteem Corsa (ongeveer 560.000 stukken/70.000 dossiers) is gemigreerd naar het nieuwe zaaksysteem Djuma dat tevens het centrale archiefsysteem is. Daarmee is één plek ontstaan waar gebruikers kunnen zoeken naar gearchiveerde informatie. Er is een 50-tal webformulieren in gebruik ten behoeve van de digitale dienstverlening. Via de website kunnen aanvragen worden gedaan waarna automatisch zaken worden gestart en in de werkvoorraden van het betreffende team wordt geplaatst. Aanvragers kunnen hun zaken volgen via het klantportaal of via MijnOverheid. Het aan het zaaksysteem gekoppelde klantcontactsysteem stelt het KCC in de gelegenheid om telefonisch status informatie te verstrekken over zaken, berichten van inwoners en/of bedrijven aan te nemen over lopende zaken en deze door te zetten naar de behandelaar van de zaak. Archief openbaar gemaakt Het archief van het Technisch Bureau in de Krimpenerwaard (TBK), vanaf 1942 opgebouwd met bouwtechnische gegevens, is samengevoegd met het bouwvergunningenarchief van de bij de regeling aangesloten voormalige gemeenten. Dit project is in 2021 afgerond en zijn er in totaal zo’n 28.000 bouwvergunningen bewerkt. De terugvindbaarheid is vergroot door vergunningen te verrijken met ontbrekende gegevens.

Daarnaast zijn ook de bouwvergunningen, de Hinderwet/milieuvergunningen en de monumenten vergunningen van de voormalige gemeente Schoonhoven tot 2015 bewerkt en overgebracht. Hiermee is de overdracht naar de archiefbewaarplaats afgerond en zijn alle bouw- en omgevingsvergunningen alsmede de Hinderwet en milieuvergunningen van de voormalige gemeenten tot 2015 voor eenieder toegankelijk en te raadplegen in het streekarchief. Kwaliteitssysteem informatiebeheer Er is een aanvang gemaakt met het opzetten van het kwaliteitssysteem informatiebeheer. We gebruiken hiervoor een beheersinstrument met daarin opgenomen het normenkader uit de VNG-handreiking Kwaliteitssysteem informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Dit beheersinstrument geeft een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer van de gemeente en de mate waarin de

pag. 2/3

gemeente voldoet aan de landelijke geldende archiefwet- en regelgeving. De bijgevoegde verklaring van toepasbaarheid laat zien dat onze gemeente voldoet aan de aan de landelijke geldende archiefwet- en regelgeving rondom het informatiebeheer. De verbeterpunten om volledig te voldoen aan het nomenkader worden opgepakt.

Bijlagen RIB:

Verslag over 2021 van de gemeentearchivaris KIDO-verklaring van toepasbaarheid

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard, de secretaris,

J.Hennip

de burgemeester,

P.J. Bouvy-Koene

pag. 3/3

key2control SOLUTIONS FOR GRC

Rapport Verklaring van toepasselijkheid KIDO/v3

Mettingnummer

1

Datum rapport

31-03-2021

Datum meting

18-03-2021

Gemaakt door

Senior medewerker documentatie

V-Classificatie

Intern document /bedrijfsvoering

Gemeente Krimpenerwaard

1. Inleiding De verklaring van toepasselijkheid (VVT) is onderdeel van de meting van het normenkader KIDO/v3 die op 18-03-2021 is uitgevoerd. De VVT geeft inzicht in de normen die wel, deels of niet zijn geïmplementeerd of niet van toepassing zijn. Normen die (nog) niet zijn geïmplementeerd komen in aanmerking voor implementatie en dat uit zich uiteindelijk in de vorm van actiepunten. Het gaat dan om de normen die een hoge prioritering vanuit een gap-analyse hebben meegekregen. De actiepunten zijn terug te vinden in het geautomatiseerde beheersingssysteem onder het betreffende normenkader. Deze actiepunten zijn voorzien van instructies en toegekend aan actiehouders met een geplande opleverdatum. Vanuit het geautomatiseerde beheersingssysteem vindt voortgangsbewaking plaats. Normen die wel zijn geïmplementeerd, kunnen in principe periodiek getoetst worden. Deze activiteiten vallen onder de zogenaamde checkmaatregelen. De VVT wordt jaarlijks opgesteld aan de hand van een zelfevaluatie (meting) in combinatie met een gap-analyse. De VVT is als het ware een ‘foto’ die genomen wordt tijdens de zelfevaluatie, maar geeft geen rapportcijfer en vormt de basis voor het prioriteren van actiepunten. De VVT is bedoeld voor het bestuur, management, lijn- en stafmanagers, auditors en externe toezichthouders.

De reporter van het betreffende normenkader is belast met het jaarlijks actualiseren van de VVT als onderdeel van de PDCA-cyclus.

Verklaring van toepasselijkheid

1

Gemeente Krimpenerwaard

2. Verklaring van toepasselijkheid Deze verklaring is gebaseerd op de meting van het normenkader op 18-03-2021 als peildatum met nummer 1 en heeft betrekking op 45 normen.

2.1.Hoofdlijnen De verdeling naar de antwoorden is als volgt:

Verklaring van toepasselijkheid

2

Gemeente Krimpenerwaard

2.2. Detaillering Als in de kolom prioritering de waarde Hoog is opgenomen dan komt de betreffende norm in aanmerking om geïmplementeerd te worden en dat uit zich in een actiepunt. Nr

Normen

3

Beleid informatiebeheer

3.1

Zorg voor en toezicht op archieven

3.1.1

Archiefverordening

Geimpl*

Prio

Ja

Er behoort een archiefverordening te zijn waarin is aangegeven hoe de zorg voor en het toezicht op archiefbescheiden is geregeld. 3.1.2

Informatiebeleidsplan

Ja

Er behoort een informatiebeleidsplan te zijn dat aansluit op de geformuleerde organisatiedoelstellingen en kaders en dat uitgangspunten bevat waar binnen de informatievoorziening van de organisatie zich behoort te ontwikkelen. 3.1.3

Taken en verantwoordelijkheden informatiebeheer

Ja

Ten aanzien van informatiebeheer behoren de taken en verantwoordelijkheden duidelijk te zijn vastgelegd in een Besluit Informatiebeheer. 3.1.4

Kwetsbaarheid informatiesystemen

Ja

De kwetsbaarheid van informatiesystemen behoort met behulp van informatiebeveiligingsmaatregelen zoveel mogelijk te worden ingeperkt. 4

Organisatie

4.1

Organisatie informatiebeheer

4.1.1

Organisatorische inbedding informatiebeheer

Deels

Laag

Deels

Laag

De inrichting van de organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen ten aanzien van informatiebeheer behoren kwantitatief en kwalitatief toereikend te zijn voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie. 4.1.2

Proces- en procedurebeschrijvingen informatiebeheer Er behoren actuele procesbeschrijvingen te zijn vastgesteld voor alle bedrijfsprocessen waarin duurzame en betrouwbare informatie wordt verwerkt.

4.1.3

Bevoegdheden informatiebeheer

Verklaring van toepasselijkheid

Ja

3

Nr

Normen

Gemeente Krimpenerwaard Geimpl* Prio

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die het lijnmanagement en ondersteunende functionarissen dragen voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie behoren te zijn belegd en beschreven. 4.1.4

Kennisniveau en deskundigheid informatiebeheer

Deels

Laag

De medewerkers en lijnmanagers zijn toegerust voor en gehouden aan het duurzaam toegankelijk en betrouwbaar houden van de informatie in hun bedrijfsprocessen. 4.1.5

Auditplan in relatie tot informatiebeheer

Ja

Het auditplan behoort aandacht te besteden aan bedrijfsprocessen waarbij sprake is van duurzame toegankelijkheid en betrouwbare informatie. 4.1.6

Strategisch Informatieoverleg (SIO)

Ja

De organisatie behoort een Strategisch Informatieoverleg (SIO) te hebben ingesteld als adviesorgaan informatiebeheer, waarin alle benodigde deskundigheid op het gebied van de informatiehuishouding (I-domein) betrokken is. 4.2

Controle en toezicht

4.2.1

Systeemdocumentatie archiefbeherend systeem

Deels

Laag

Het archiefbeherend systeem behoort adequaat te zijn gedocumenteerd over inrichting en beheer. 4.2.2

Beheeractiviteiten archiefbeherend systeem

Ja

Beheeractiviteiten in het kader van het archiefbeherend systeem behoren te worden vastgelegd. 4.2.3

Toezicht en auditrapporten

Deels

Laag

Nee

Laag

De directie en college behoren periodiek volgens een PDCA-cyclus te worden voorzien van audit- en toezichtrapporten over de kwaliteit van de informatievoorziening en informatiebeheer. 4.2.4

Rapportage overgebrachte archieven De archivaris behoort het college te rapporteren over de overdacht van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

4.3

Projecten

4.3.1

Beschrijving projectresultaat

Ja

Van elk project behoort een goedgekeurd projectplan beschikbaar te zijn waarin een beschrijving van het projectresultaat is opgenomen en het plan qua opzet voldoet aan eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie. 4.3.2

Beheer projectinformatie

Verklaring van toepasselijkheid

Ja

4

Nr

Normen

Gemeente Krimpenerwaard Geimpl* Prio

Het beheer van projectinformatie behoort bij elk goedgekeurdproject te zijn gewaarborgd. 5

Operationele inrichting informatiebeheer

5.1

Beheerinstrumenten

5.1.1

Geordend overzicht/classificatieschema

Ja

De organisatie behoort een overzicht te hebben van alle informatie geordend per werkproces en informatiesysteem (informatieobjecten). 5.1.2

Selectielijst

Ja

De organisatie behoort in het kader van informatiebeheer een actuele selectielijst te hebben en te hanteren. 5.1.3

Metagegevensschema

Deels

Laag

Nee

Laag

Nee

Hoog

De organisatie behoort een metagegevensschema te hebben vastgesteld die gebruikt wordt bij het voorzien van (meta)gegevens aan archiefbescheiden met als doel de duurzame toegankelijkheid van informatie en betrouwbaarheid te waarborgen. 5.1.4

Overzicht te gebruiken bestandsformaten De organisatie behoort een overzicht te hebben van alle te gebruiken bestandsformaten die geschikt zijn voor duurzame vastlegging van digitale archiefbescheiden.

5.1.5

Handboek(en) vervanging De organisatie behoort vanwege de complexiteit een procedure te hebben waarin is aangegeven hoe en op welke wijze de papieren archiefbescheiden worden omgezet naar digitale archiefbescheiden, rekening houdend met de vereiste wet- en regelgeving inzake vervanging.

5.1.6

Lijst informatiebeheerregimes

Ja

De organisatie behoort gebruik te maken van een lijst informatiebeheer regimes voor het onderbrengen van alle werkproces gebonden informatie. 5.1.7

Materialen voor archiefbescheiden

Ja

De organisatie heeft een overzicht van duurzame materialen die gebruikt worden voor de vorming, en verzorging van archiefbescheiden. 5.1.8

Beheer archiefruimte en -bewaarplaats

Ja

Er behoort een vastgestelde procedure te zijn voor het beheer van de archiefruimte en -bewaarplaats voorzien van alle uit te voeren beheertaken (instructies) in overeenstemming met de eisen uit het Archiefbesluit en de Archiefregeling.

Verklaring van toepasselijkheid

5

Nr 5.1.9

Normen

Gemeente Krimpenerwaard Geimpl* Prio

Veilige server of andere digitale opslagmedia

Deels

Laag

Deels

Hoog

Er behoort een specificatielijst te zijn van te gebruiken informatiedragers en opslagruimten inclusief een beschrijving van de verblijfplaatsen van de informatie in de ruimte. 5.1.10

Regeling(en) conversie/migratie De organisatie behoort een protocol te hebben voor het gebruik van conversie of migratie van digitale archiefbescheiden waarin onder meer is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is.

5.1.11

Autorisatietabel

Ja

Er behoort een autorisatietabel te zijn voor toegang tot het archiefbeherend systeem. 5.1.12

Lijst beperkingsgronden openbaarheid

Ja

De organisatie behoort een actueel overzicht van beperkingsgronden aan de openbaarheid te hebben. 5.2

Documenteren van beheer

5.2.1

Documenten archiefbeherend systeem

Deels

Hoog

De organisatie behoort de inrichting en het beheer van het archiefbeherend systeem te documenteren. 5.2.2

Documenteren van gebeurtenissen en beheerhandelingen

Ja

De organisatie behoort beheerhandelingen in het archiefbeherend systeem dat gebruikt wordt om duurzame toegankelijkheid van informatie mogelijk te maken vast te leggen. 5.2.3

Documenteren beheeractiviteiten analoge archiefbescheiden

Ja

De organisatie behoort beheerhandelingen gericht op duurzame beschikbaarheid van analoge archiefbescheiden vast te leggen. 6

Opname van informatie

6.1

Identificeren

6.1.1

Identificeren informatieobjecten

Deels

Laag

Er behoort een geordend overzicht/classificatieschema te zijn om te kunnen bepalen of informatieobjecten in een gecontroleerde beheeromgeving (applicatie of systeem) moeten worden opgenomen met als doel de informatieobjecten te beheren en beschikbaar te kunnen stellen. 6.2

Waarderen

6.2.1

Bepalen van de bewaartermijn

Ja

Er behoort een vastgestelde selectielijst te zijn om de bewaartermijn te kunnen bepalen van een informatieobject.

Verklaring van toepasselijkheid

6

Nr

Normen

6.3

Registreren van beschrijvende (meta)gegevens

6.3.1

Vastleggen beschrijvende (meta)gegevens

Gemeente Krimpenerwaard Geimpl* Prio Nee

Laag

Deels

Laag

Deels

Laag

Deels

Laag

Deels

Laag

Inhoudelijke en contextuele gegevens over een informatieobject, een dossier/zaak, een werkproces/zaaktype of een bestand/archief behoren te worden vastgelegd. 6.4

Registreren van technische en administratieve (meta)gegevens

6.4.1

Vastleggen technische en administratieve (meta)gegevens Waar mogelijk behoort automatische extraheren van technische en administratieve metagegevens plaats te vinden over een informatieobject, een dossier/zaak, een werkproces/zaaktype of een bestand/archief.

6.5

Classificeren

6.5.1

Classificeren Er behoort een kenmerk te worden toegekend waarmee een informatieobject, een dossier/zaak, een werkproces/zaaktype of een bestand/archief wordt gekoppeld aan een geordend overzicht van de processen of taken van een organisatie.

6.6

Controle – inhoudelijk

6.6.1

Controle - inhoudelijk Er behoort controle plaats te vinden op informatieobjecten of dossiers/zaken en op de volledigheid (en juistheid) van hun metagegevens, tevens op de aanwezigheid van essentiële kenmerken waarmee de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van informatieobjecten kunnen worden vastgesteld.

6.7

Controle – technisch

6.7.1

Controle – technisch Er behoort controle plaats te vinden op de technische integriteitskenmerken en de bruikbaarheid van een informatieobject.

6.8

Opslaan

6.8.1

Opslaan

Ja

De digitale opslag (storage resp. papieren berging) van informatie behoort in een veilige en geschikte omgeving te geschieden. 7

(Meta)gegevensbeheer

7.1

(Meta)gegevensbeheer – beschrijvend

7.1.1

(Meta)gegevensbeheer – beschrijvend

Verklaring van toepasselijkheid

Ja

7

Nr

Normen

Gemeente Krimpenerwaard Geimpl* Prio

De inhoudelijke en contextuele (meta)gegevens behoren te worden beheerd gedurende de levenscyclus van een informatieobject, waarbij alleen geautoriseerde personen wijzigingen mogen aanbrengen. 7.2

(Meta)gegevensbeheer – technisch

7.2.1

(Meta)gegevensbeheer – technisch

Ja

De technische (meta)gegevens behoren te worden beheerd gedurende de levenscyclus van een informatieobject, waarbij alleen geautoriseerde personen wijzigingen mogen aanbrengen. 7.3

Volgen – inhoudelijk en technisch

7.3.1

Volgen – inhoudelijk en technisch

Ja

Geplande en uitgevoerde beheeractiviteiten op zowel inhoudelijk als technisch vlak behoren te worden gemonitord. 7.4

Verwijderen, verplaatsen en overdragen

7.4.1

Verwijderen, verplaatsen en overdragen

Deels

Laag

Informatie in een gecontroleerde beheeromgeving die is aangemerkt om verwijderd, verplaatst of overgedragen te worden, behoort als zodanig op een correcte en controleerbare wijze te geschieden. 8

Beschikbaar stellen

8.1

Vindbaar maken

8.1.1

Vindbaar maken

Ja

Voor het zoeken en vinden van overheidsinformatie in archiefbewarende systemen behoort gebruikersvriendelijke functionaliteit aanwezig te zijn. 8.2

Toegankelijk maken

8.2.1

Toegankelijk maken

Ja

Het (her)bruikbaar (re)presenteren van informatieobjecten behoort te geschieden op basis van toegangsrechten. *Geimpl.: hier staat het antwoord op de vraag "is de norm geïmplementeerd?". Einde document

Verklaring van toepasselijkheid

8