1.181 RIB Toezichtrapport archieftoezicht 2024 Wet open Overheid (Woo) en Archiefwet

RAADSINFORMATIEBRIEF VAN HET COLLEGE VAN B&W VOOR

de gemeenteraad

CC DATUM ONDERWERP

30 september 2025 Toezichtrapport archieftoezicht 2024 Wet open Overheid (Woo) & Archiefwet.

Beste meneer, mevrouw, Het college is ingevolge artikel 30 van de Archiefwet verantwoordelijk voor het beheer en de opslag van de gemeentelijke archiefbescheiden. Op basis van artikel 2 van de archiefverordening doet het college hierover verslag aan de gemeenteraad. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) biedt ons college dit verslag met daaraan gekoppeld de aandachtpuntenlijst aan en stuurt dit vervolgens door naar de provincie en de streekarchivaris. De provincie maakt hiervan gebruik van bij het uitoefenen van het horizontaal toezicht. In de jaarrekening 2024 zijn onder de paragraaf Rapportage interbestuurlijk toezicht de bevindingen van de streekarchivaris al opgenomen. Het verslag archieftoezicht en de aandachtpuntenlijst dienen ter onderbouwing van deze bevindingen. Op 30 september 2025 hebben wij het door de streekarchivaris opgestelde toezichtrapport 2024 Wet open overheid en Archiefwet, als verslag archieftoezicht vastgesteld. Dit toezichtrapport geeft een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer en in het bijzonder de genomen maatregelen die de gemeente Krimpenerwaard treft ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten zoals omschreven in de Wet open overheid. (Woo art 6.1) Hiermee herhaalt de Woo in feite de archiefwet.

De rapportage laat zien dat de te nemen maatregel ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van digitale documenten grotendeels aanwezig zijn. Daarnaast zijn er geen achterstanden in het overbrengen van archieven van de voormalige gemeente. De door de toezichthouder benoemende onderdelen zijn opgenomen in de aandachtspuntenlijst voor 2025-2026. Als college hebben wij hiermee ingestemd om het archief en informatiebeheer verder te optimaliseren. De rapportage archieftoezicht 2024 en de aandachtspuntenlijst 2025-2026 treft u als bijlage aan.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard de secretaris de burgemeester,

J. Hennip

ir. J. Beenakker

1633841 / 1698614 gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

Archieftoezicht Wet open overheid Gemeente Krimpenerwaard Versie 3.0 28 mei 2025

Colofon Uitgave Streekarchief Midden-Holland (SAMH), Gouda Datum 28 mei 2025 Auteur Coördinator Informatiebeheer & Toezicht

Versiebeheer Versie Datum

Review door

Aanpassing

0.1

01-05-2025

Initiële versie

0.2

12-05-2025

Coördinator Informatiebeheer & Toezicht Adviseur informatievoorziening en informatiemanager

1.0

14-05-2025

2.0

27-05-2025

Coördinator Informatiebeheer & Toezicht

Score no. 7 gewijzigd naar ‘oranje-rood’ i.p.v. ‘rood oranje’.

3.0

28-05-2025

Coördinator Informatiebeheer & Toezicht

Tekstuele aanpassing

Pagina 2 van 28

Tekstuele aanpassingen, beoordeling onderdeel 2 Definitieve versie

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Inhoudsopgave SAMENVATTING ............................................................................................................. 4 CONCLUSIES ................................................................................................................... 5 1 INLEIDING ................................................................................................................... 7 1.1 1.2 1.3 1.4

Aanleiding .................................................................................................................. 7 Doel, onderzoeksvraag en toetsingskader ............................................................. 8 Afbakening van het onderzoek ................................................................................ 8 Aanpak en leeswijzer ................................................................................................ 8

2 MAATREGELEN DUURZAME TOEGANKELIJKHEID ........................................ 10 2.1 Inleiding.................................................................................................................... 10 2.2 Bevindingen ............................................................................................................. 11 2.2.1 E-DEPOTVOORZIENING ...................................................................................................................... 11 2.2.2 SELECTIELIJST GEÏMPLEMENTEERD ....................................................................................................... 13 2.2.3 BEHEER E-MAIL EN TEKSTBERICHTEN ................................................................................................. 15 2.2.4 INFORMATIEBEHEERPLAN .................................................................................................................... 17 2.2.5 KWALITEITSSYSTEEM ............................................................................................................................ 19 2.2.6 METAGEGEVENSSCHEMA ..................................................................................................................... 21 2.2.7 ARCHIEFZORG SAMENWERKINGSVERBANDEN.................................................................................

22 2.2.8 GOEDGEKEURDE ARCHIEFRUIMTE ..................................................................................................... 24 2.2.9 HANDBOEK VERVANGING .................................................................................................................. 25 2.2.10 OVERBRENGING ARCHIEVEN............................................................................................................ 26 3 VERANTWOORDING.............................................................................................. 27 3.1 Toetsingskader ........................................................................................................ 27 3.2 Geïnterviewde functionarissen .............................................................................. 27 3.3 Tijdsbestek ............................................................................................................... 27 4 BRONNEN ................................................................................................................. 28

Pagina 3 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Samenvatting In september 2024 onderzocht het Streekarchief Midden-Holland in hoeverre de gemeente Krimpenerwaard voldoet aan de eisen die de Wet open overheid (Woo) stelt aan de informatiehuishouding van de gemeente. Dit rapport bevat de resultaten van het onderzoek. De gemeente Krimpenerwaard heeft geen achterstand met het overbrengen van archieven naar de archiefbewaarplaats en voldoet daarmee aan de verplichtingen van de Archiefwet. Dit komt het “recht op toegang tot publieke informatie” (Woo, art. 1.1) ten goede. De “Maatregelen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten” (Woo, art. 6.1) zijn grotendeels aanwezig. De gemeente heeft in het Wooprojectplan specifieke resultaten benoemd die bijdragen aan het op orde brengen van de informatiehuishouding. Op het gebied van onder meer kwaliteitszorg en metadata dient de gemeente diverse maatregelen nemen. Score In onderstaande tabel zijn de verschillende eisen voorzien van een score. Het meerjarenplan van de VNG kent een groeipad. De eisen 1 t/m 6 hoeven volgens het meerjarenplan pas in 2027, vijf jaar ná de inwerkingtreding van de Woo, ingevoerd te zijn. De Archiefwet uit 1995 stelt deze eisen echter óók.

Legenda

Pagina 4 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Conclusies De “maatregelen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten” (Woo, art. 6.1), één van de doelen van de Wet open overheid (Woo), zijn deels ingevoerd door de gemeente Krimpenerwaard. De basis voor goed informatie- en archiefbeheer is om te weten welke documenten waar te vinden zijn, op welke wijze deze documenten geordend zijn en wie verantwoordelijk voor het beheer is. Dit alles wordt opgenomen in een informatiebeheerplan. De gemeente beschikt niet over een dergelijk plan zoals de Woo voorschrijft. Wél zijn onderdelen op verschillende plekken aanwezig. Zo is er een overzicht aanwezig met alle applicaties en zijn alle processen vastgelegd. De gemeente beschikt over een Archiefverordening en een Beheerregeling informatiebeheer. De beheerregeling is niet duidelijk over de verantwoordelijk voor het informatie-en archiefbeheer. In de mandaatregeling zijn het overdragen en vernietigen van archief ondergebracht bij de gemeentesecretaris en teammanager DIV. De kwaliteit van de documenten die de gemeente in beheer heeft dient periodiek met behulp van een kwaliteitssysteem getoetst te worden. De gemeente is vrij om dit kwaliteitssysteem in te richten. De gemeente beschikt niet over een kwaliteitssysteem. Documenten bewaren én vernietigen is verplicht.

Om dit uit te voeren is het noodzakelijk om over de gehele organisatie, bij alle (vak)applicaties, de selectielijst te implementeren. Dit is noodzakelijk om documenten niet langer dan noodzakelijk te bewaren; een eis uit zowel de Archiefwet als de AVG. Een vernietigingsprotocol waar het vernietigingsproces wordt beschreven is voor het zaaksysteem aanwezig. De belangrijkste applicaties die in gebruik zijn kunnen bewaartermijnen toekennen en is het mogelijk om daadwerkelijk documenten te vernietigen. Er is geen achterstand met het vernietigen van documenten. Documenten die niet zijn vernietigd en voor bewaring in aanmerking komen moeten overgebracht worden naar een e-depotvoorziening. De gemeente is deelnemer aan het Streekarchief Midden-Holland en door het bestuur van het streekarchief zijn aanlevervoorwaarden opgesteld waaraan digitale archieven voor overbrenging naar het e-depot aan moeten voldoen. Samen met het streekarchief voert de gemeente een pilot waarbij een videotulen worden overgebracht naar het e-depot. Aan de hand van de uitkomsten van deze pilot moet worden bepaald in hoeverre het mogelijk is om aan de hand van de aanlevervoorwaarden de videotulen daadwerkelijk over te brengen.

Op dit moment heeft de gemeente geen achterstand met het overbrengen van archieven naar het streekarchief en voldoet het aan de eis van de Archiefwet om archieven over te brengen na 20 jaar. Bijna alle fysieke archieven, ook van rechtsvoorgangers, zijn overgebracht. De archiefruimte die in gebruik is voldoet aan de eisen. In deze ruimte staan nog enkele archieven die voor bewaring in aanmerking komen.

Pagina 5 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Om documenten vindbaar te maken, te beheren en te vernietigen, is het noodzakelijk dat alle documenten voorzien zijn van metadata. De gemeente heeft voor het zaaksysteem, en voor de andere (vak)applicaties die in gebruik zijn geen metadataschema vastgelegd. In het informatiebeleidsplan wordt dit wel benoemd. De gemeente ontvangt nog dagelijks fysieke documenten. Om deze fysieke documenten te vervangen voor een digitale versie heeft de gemeente een vervangingsbesluit genomen en in het bijbehorende handboek het proces en de kwaliteitseisen uitgewerkt in een handboek vervanging. Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd. Omdat het handboek vervanging in 2024 met terugwerkende kracht t/m 1 januari 2015 is vastgesteld blijft aandacht noodzakelijk voordat overgegaan wordt tot het daadwerkelijk vernietigen van documenten. Het meerjarenplan van de Woo stelt specifieke eisen aan informatie- en archiefbeheer maar niet aan specifieke documenten. Er is één uitzondering: er dient beheer te zijn op e-mailberichten en tekstberichten zoals SMS en Whatsapp. De gemeente beschikt over beleid voor e-mailarchivering en tekstberichten en neemt deel aan de selectielijst voor emailarchivering. De gemeente werkt zaakgericht en op basis van deze manier van werken dienen ambtenaren en bestuurders e-mail- en tekstberichten toe te voegen aan de betreffende zaak.

De gemeente draagt in mandaat of delegatie taken over aan een andere (overheids-) organen. Er wordt dan gesproken over samenwerkingsverbanden. Een aantal vormen daarvan wordt als verbonden partij1 genoemd in de jaarrekening van de gemeente. Bij het opheffen, samenvoegen, splitsen of overdragen van taken dient de gemeente afspraken te maken over het informatie- en archiefbeheer. De gemeente heeft geen afspraken gemaakt en heeft geen zicht op het archief- en informatiebeheer bij de verschillende samenwerkingsverbanden.

1

Een verbonden partij wordt opgenomen in de begroting en jaarrekening opgenomen wanneer de gemeente een bestuurlijk én financieel belang heeft.

Pagina 6 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

1

Inleiding

1.1

Aanleiding In 2022 is de Wet open overheid (hierna: Woo) ingevoerd voor de Nederlandse overheid als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Deze wet heeft als doel om overheidsinformatie actief openbaar te maken. Daarnaast is het voor burgers en bedrijven mogelijk om informatieverzoeken in te dienen. Dit wordt ook wel passieve openbaarmaking genoemd. De wet is van toepassing op alle overheidsorganisaties. Om documenten openbaar te maken én om aan een informatieverzoek te kunnen voldoen is één randvoorwaarde van groot belang: de informatiehuishouding moet op orde zijn. De Woo eist in artikel 6.1 het volgende: “Het bestuursorgaan treft maatregelen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten, bedoeld in artikel 2.4, eerste lid. Hiermee herhaalt de Woo de Archiefwet. Wat is duurzaam toegankelijk? Het Nationaal Archief omschrijft het als volgt: “Toegankelijk betekent vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk.

Duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de informatie bestand is tegen veranderingen van elke aard.”2 Om uitvoering te geven aan de genoemde maatregelen in artikel 6.1 van de Woo is in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een ‘Meerjarenplan om de Wet open overheid (Woo) bij gemeenten te implementeren3’ opgesteld. Dit onderzoek gaat in op de eisen die dit meerjarenplan aan de informatiehuishouding van Nederlandse overheden, en daarmee ook de gemeente Krimpenerwaard, stelt.

2

Nationaal Archief. (z.j.). Duurzaam toegankelijk. Geraadpleegd op 15 april 2024, van: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/duurzaam-toegankelijk 3

VNG Realisatie. (22 april 2022). Meerjarenplan om de Wet open overheid (Woo) bij gemeenten te implementeren. Geraadpleegd op 15 april 2024, van: https://vng.nl/sites/default/files/2022-04/VNG-Woo-Meerjarenplan.pdf

Pagina 7 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

1.2

Doel, onderzoeksvraag en toetsingskader Het Streekarchief Midden-Holland toetst of de informatiehuishouding van de gemeente Krimpenerwaard op orde is en voldoet aan de eisen van de Wet open overheid (Woo). Het streekarchief doet dit aan de hand van eisen die zijn opgesteld door de VNG in het opgestelde ‘Meerjarenplan om de Wet open overheid (Woo) bij gemeenten te implementeren’ (2022) en enkele aanvullende eisen uit de VNG handreiking ‘Horizontale verantwoording Archiefwet via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)’. In hoofdstuk 2 worden deze eisen genoemd. De normen komen voort uit het toetsingskader van de erfgoedinspectie4.

1.3

Afbakening van het onderzoek Dit onderzoekt richt zich op de eisen VNG meerjarenplan. Het actief en passief openbaar maken van documenten valt buiten het bereik van dit onderzoek.

1.4

Aanpak en leeswijzer Dit onderzoek start met een inleiding op het onderzoek in hoofdstuk 1. Hoofdstuk 2 geeft de bevindingen weer en in hoofdstuk 3 wordt verantwoording over het onderzoek afgelegd. Hoofdstuk 4 sluit het rapport af met de gebruikt bronnen. In dit rapport wordt net als bij de Woo gesproken over ‘documenten’. Dit kan worden vervangen voor de term ‘archiefbescheiden’ waar de Archiefwet over spreekt.

4

Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. (2017). Toetsingskader informatie van de centrale overheid. Geraadpleegd op 28 maart 2024, van: https://www.inspectie-oe.nl/de-inspectie-overheidsinformatie-en-erfgoed/publicaties/publicatie/2017/12/21/toetsingskaderinformatie-van-de-centrale-overheid

Pagina 8 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Stadhuis te Schoonhoven (ca. 1910). Bron: 0440.2634

Pagina 9 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2

Maatregelen duurzame toegankelijkheid

2.1

Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de eisen uit het meerjarenplan van de VNG: 1. Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening. 2. Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd. 3. Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering en tekstberichten. 4. Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan. 5. Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer. 6. Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld. Vanuit het streekarchief is hier een viertal onderwerpen aan toegevoegd: 7. De gemeente maakt afspraken over archiefzorg bij samenwerkingsverbanden. 8. De gemeente beschikt over een goedgekeurde archiefruimte. 9. De gemeente werkt volgens het handboek vervanging. 10. De gemeente brengt tijdig archieven over naar het streekarchief.

Pagina 10 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2.2

Bevindingen

2.2.1

e-Depotvoorziening “Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e – depotvoorziening” Constatering De gemeente is deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland (SAMH). Het streekarchief is aangewezen als archiefbewaarplaats van de gemeente Krimpenerwaard. Om ook digitale archieven duurzaam toegankelijk te houden voor de toekomst heeft het streekarchief in mei 2023 de aanbesteding van een e-depotvoorziening afgerond. Daarmee beschikt de gemeente Krimpenerwaard formeel gezien over een edepotvoorziening. Ook noemt de gemeente overbrenging naar het e-depot expliciet als doel in het projectplan “Implementatie Wet open overheid”. Tijdens het onderzoek werkt de gemeente samen met het streekarchief en een externe partij aan het overbrengen van de ‘videotulen’ naar het e-Depot Midden-Holland. Videotulen zijn opnamen van raadsvergaderingen in combinatie met bijlagen en bijbehorende metadata. De resultaten worden naar verwachting in de eerste helft van 2025 bekend. Wat is de norm? “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren”5 schrijft artikel 3 van de Archiefwet voor. In 2024 zijn door het streekarchief aanlevervoorwaarden6 vastgesteld. Dit is een praktische uitwerking van de geldende archiefwet- en regelgeving.

Deze aanlevervoorwaarden dienen als normenkader voor het overbrengen van digitaal archief naar het e-depot van het streekarchief. Deze aanlevervoorwaarden worden zijn voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders om kennis van te nemen. Beschrijving De gemeente beschikt via het streekarchief over een e-depotvoorziening. Of de gemeente daarmee ook voldoet aan de randvoorwaarden om archieven ook daadwerkelijk over te brengen zoals genoemd in de aanlevervoorwaarden is niet bekend. Het is noodzakelijk dat: -

Applicaties beschikken over een exportfunctionaliteit en daarmee ook daadwerkelijk informatie over kunnen brengen.

-

De metadata voldoet aan de metadatanorm ‘Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie’ (MDTO) (zie paragraaf 2.2.6).

-

De inhoud van de dossiers op orde is. Denk hierbij aan dossiers die volledig, juist, geschoond en afgesloten zijn (zie paragraaf 2.2.2.). Dit heeft een relatie met het kwaliteitssysteem (zie paragraaf 2.2.5).

5

Artikel 3 van de Archiefwet.

6

Streekarchief Midden-Holland (2024). Aanlevervoorwaarden digitaal archief.

Pagina 11 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Wat is het effect? De gemeente Krimpenerwaard is inmiddels aangesloten op een e-depotvoorziening. Aansluiting alleen is echter onvoldoende om informatie duurzaam toegankelijk te beheren in het kader van zowel de Wet open overheid (Woo) als de Archiefwet. Het daadwerkelijk overbrengen van archieven en het daarbij opdoen van praktische ervaring is een essentiële voorwaarde. Door als een van de eerste gemeenten in de regio Midden-Holland een testoverbrenging te realiseren, wordt een belangrijke stap gezet die ten goede komt aan de openbaarheid – het centrale doel van zowel de Woo als de Archiefwet. Daarnaast is niet bekend in hoeverre andere applicaties archieven over kunnen dragen naar het e-depot conform de aanlevervoorwaarden en of de kwaliteit van deze informatie op orde is. Digitale archieven met terugwerkende kracht zó op orde brengen op het gebied metadata, selectie, vernietiging en openbaarheid brengt extra kosten met zich mee.

Pagina 12 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2.2.2

Selectielijst geïmplementeerd “Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd” Constatering De selectielijst is geïmplementeerd in diverse applicaties die door de gemeente worden gebruikt. Het betreft onder andere applicaties die ondersteuning bieden aan processen zoals kabels & leidingen, HRM, VTH, financiën en het zaaksysteem. Wat is de norm? Artikel 3 van de Archiefwet schrijft voor dat de gemeente verplicht is om zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende documenten. Daarnaast is het conform artikel 5 van deze wet verplicht om als gemeente een selectielijst vast te stellen voor het bewaren en vernietigen van documenten. Voor de gemeente is de gemeentelijke selectielijst van toepassing. Om aan de verplichting tot het vernietigen van documenten te voldoen moet op hoofdlijnen aan een aantal randvoorwaarden zijn voldaan: -

overzicht hebben van het applicatielandschap;

-

aanwezigheid van een vernietigingsprotocol waarin verantwoordelijkheden zijn belegd;

-

mogelijkheid om metadata en bewaartermijnen toe te kennen;

-

mogelijkheid vernietigingslijsten samen te stellen;

-

daadwerkelijk informatie te kunnen vernietigen.

Beschrijving Binnen de gemeente is een overzicht van applicaties aanwezig. Bij de eerder genoemde (vak)applicaties is de selectielijst geïmplementeerd en is het mogelijk om door middel van metadata bewaartermijnen toe te kennen. Ook is deze mogelijk om vernietigingslijten samen te stellen en om uiteindelijk over te gaan tot het daadwerkelijk vernietigen van informatie. Voor de vernietiging in het zaaksysteem is een vernietigingsprotocol vastgesteld waarin rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Daarnaast is in de beheerregeling vastgelegd dat de gemeentesecretaris en de teammanager DIV verantwoordelijk zijn voor het vernietigen van informatie voor het ondersteunde proces. Voor archief dat in mandaat wordt gevormd blijven de gemeenten formeel verantwoordelijk. Alleen met de Omgevingsdienst Midden-Holland zijn hier afspraken over gemaakt.

Pagina 13 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Wat is het effect? Het tijdig vernietigen van informatie in de vijf eerder genoemde applicaties kent de volgende positieve effecten: 1. Documenten die (nog) niet of te laat zijn vernietigd moeten meegezonden worden bij een informatieverzoek wanneer deze documenten betrekking hebben op het Woo-verzoek. Het kan hier ook gaan om concept documenten. Dit kan zowel financiële schade als imagoschade voorkomen. 2. De AVG schrijft voor dat persoonsgegevens, en daarmee ook documenten, vernietigd moeten worden wanneer deze gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor het gebruik daarvan. Wanneer documenten, al dan niet met (bijzondere) persoonsgegevens, tijdig vernietigd worden voorkomt dit een datalek. 3. De opslag van documenten brengt kosten met zich mee. Het tijdig vernietigen van documenten voorkomt extra kosten. 4. Tijdig vernietigen van digitale documenten zorgt voor een lagere CO2 uitstoot en heeft daarmee een positieve invloed op het klimaat. Het blijft echter noodzakelijk om ook documenten en/of metadata uit andere applicaties te verwijderen.

Pagina 14 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2.2.3

Beheer e-mail en tekstberichten “Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering en tekstberichten” Constatering De gemeente is aangesloten bij de Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2024. Daarmee beschikt de gemeente formeel over beleid voor e-mailarchivering. In het Informatiebeleidsplan 2024-2028 is voor dit onderwerp aanvullend beleid opgenomen. Ook in het projectplan “Implementatie Wet open overheid” is dit onderwerp opgenomen als één van de doestellingen. Voor het beheer van e-mailboxen die voor permanente in bewaring komen beschikt de gemeente nog niet over een technische oplossing. In het informatiebeleidsplan is ook beperkt beleid opgenomen over het beheer van tekstberichten. Ook hiervoor geldt dat er nog geen technische oplossing beschikbaar is. Wat is de norm? Zowel e-mailberichten en tekstberichten als SMS of Whatsapp vallen onder de Archiefwet en zijn documenten in de zin van de Woo. Onder het beheer van informatie verstaat de Archiefwet 1995 het: “het vormen, ordenen, ontsluiten, beheren, conserveren, beschikbaar stellen en vernietigen van informatie die de overheid in werkprocessen heeft gecreëerd, ontvangen en gedeeld”7 Hierbij wordt geen onderscheid tussen berichten afkomstig van bestuurders of medewerkers.

De selectielijst voor e-mailbewaring is een aanvulling op de algemene ‘Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen’. Deze selectielijst werkt volgens de capstonemethodiek en heeft als doel om e-mailberichten van specifieke functionarissen waaronder de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en leden van het management duurzaam toegankelijk te houden. Daarnaast bevat de selectielijst bewaartermijnen voor emailberichten van andere functionarissen en algemene e-mailboxen. Het principe van de capstonemethodiek is ook toepasbaar op tekstberichten zoals Whatsapp of SMS. Beschrijving De gemeente werkt zaakgericht en van bestuurders als medewerkers wordt verwacht dat zowel e-mail- als tekstberichten die van belang zijn worden toegevoegd aan de betreffende zaak. Dit blijft de standaard procedure voor het archiveren van e-mailberichten. Daarnaast worden de complete e-mailboxen van het College, de gemeentesecretaris, de griffier en nog enkele andere sleutelfunctionarissen bewaard. E-mailboxen van overige ambtenaren en functionele e-mailboxen worden na een paar jaar vernietigd. De gemeente beschikt nog niet over een geschikte oplossing voor het beheer van e-mailboxen. Tot nu toe wordt dit handmatig uitgevoerd. De gemeente geeft in informatiebeleidsplan aan dat in 2025 een daarvoor geschikte oplossing wordt aangeschaft.

Er wordt niet getoetst of medewerkers daadwerkelijk emailberichten toevoegen aan de betreffende zaak.

7

Kramer, Rob. (2021). Trefwoorden voor de informatieprofessional. Van actieve openbaarmaking tot zorg voor archiefbescheiden. Den Haag: Publiek Denken.

Pagina 15 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

In het ‘beleid voor het bewaren van tekstberichten’ dat als bijlage in het informatiebeleidsplan is opgenomen erkent de gemeente het belang van het archiveren van tekstberichten maar beschrijft het ook de beperkte mogelijkheden om hier invulling aan te geven. Het beleid is op dit moment: 1. Er worden géén tekstberichten gearchiveerd, uitgezonderd wanneer het een Woo-verzoek of hotspot betreft. 2. Voor het gebruik zijn in het informatiebeleidsplan richtlijnen opgesteld. Het is wenselijk om tekstberichten alleen informeel te gebruiken. Wat is het effect? Het vaststellen van beleid kent de volgende positieve effecten: 1. Informatieverzoeken op basis van de Woo zijn hierdoor volledig. 2. De opslag van e-mail- en tekstberichten brengt kosten met zich mee. Berichten die tijdig vernietigd worden brengt lagere kosten met zich mee. 3. Beperkte opslag van e-mail- en tekstberichten zorgt voor een lagere CO2 uitstoot en heeft daarmee positieve impact op het klimaat.

Pagina 16 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2.2.4

Informatiebeheerplan “Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan” Constatering De gemeente beschikt niet over een informatiebeheerplan zoals wordt gedefinieerd in de Woo. Wel komen in andere beleidsdocumenten de eisen die de Woo aan een informatiebeheerplan stelt aan bod. Wat is de norm? Een informatiebeheerplan is “een instrument waarmee je een overzicht creëert van de huidige inrichting en status van het informatiebeheer binnen een (verzameling) werkprocessen en waarmee je, door een (risico)analyse, aanbevelingen kan doen om de informatiehuishouding te verbeteren”8 Het meerjarenplan van de VNG stelt echter een minimaal aantal eisen aan het informatiebeheerplan: -

inzicht in werkprocessen;

-

wie is de proceseigenaar;

-

in welke applicatie welke data/documenten staan;

-

hoe is het beheer geregeld.

Beschrijving Inzicht in werkprocessen De werkprocessen van de gemeente staan beschreven in Mavin. Inzicht in proceseigenaar De proceseigenaren zijn vastgelegd in het DSP. In welke applicatie welke data/documenten staan Via het Streekarchief Midden-Holland neemt de gemeente deel aan de ‘Monitor Digitale Informatie’. Het gaat hier om een inventarisatie van applicaties die bij de gemeente in gebruik zijn. In de inventarisatie wordt onder meer meegenomen welk domein het betreft, sinds wanneer de applicatie in gebruik is en of het te bewaren of te vernietigen documenten bevat. Daarnaast wordt ook de omvang in gigabyte genoteerd. Daarnaast zijn de applicaties ook in Topdesk vastgelegd.

8

Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). (2020) Handreiking Informatiebeheerplan. Geraadpleegd op 5 april 2024, van https://vng.nl/sites/default/files/2022-03/vng_grip_op_04_handreiking_informatiebeheerplan.idd_.pdf

Pagina 17 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Hoe is het beheer geregeld? In de beheerregeling informatiebeheer wordt omschreven wie de beheerder is van nietovergebracht archief. De beheerregeling definieert het begrip beheerder als ‘’het hoofd van de beheereenheid”. Uit deze definitie, ook niet uit de toelichting bij de beheerregeling, valt niet op te maken wie ambtelijk verantwoordelijk is voor het beheer van de niet-overgebrachte archieven. In het mandaatregister is opgenomen wie verantwoordelijk is voor twee taken die voortkomen uit de Archiefwet: het overbrengen en vernietigen van archief. Hiervoor zijn de directeur en de teammanager DIV voor gemandateerd. De verantwoordelijkheid voor de dagelijkse uitvoering ligt bij de medewerkers van het team DIV. Daarnaast beschrijft de gemeente in het informatiebeleidsplan 2024-2028 over de eigen verantwoordelijkheid van de ambtenaar: “je bent zelf verantwoordelijk voor de opbouw van een digitaal en compleet (zaak)dossier”. Wat is het effect? 1. Om informatie openbaar te maken zoals de Woo voorschrijft is het noodzakelijk om overzicht te hebben van informatie die de gemeente in beheer heeft. De gemeente heeft inzicht in de informatie die in beheer is. Het recht op toegang tot publieke informatie (Woo, art. 1.1.) wordt hierdoor versterkt. 2. De verantwoordelijkheden zijn voor het informatie- en archiefbeheer zijn niet voldoende belegd. De beheerregeling is hier niet duidelijk in.

Dit komt de duurzame toegankelijkheid van documenten niet ten goede.

Pagina 18 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2.2.5

Kwaliteitssysteem “Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer conform art. 16 van de Archiefregeling” Constatering De gemeente beschikt over een beperkt kwaliteitssysteem zoals de Woo en de Archiefwet voorschrijven. Wel past de gemeente in beperkte mate onderdelen van een kwaliteitssysteem toe zoals het controleren van de kwaliteit van een aantal zaaktypen. Wat is de norm? Een kwaliteitssysteem heeft als doel om het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente structureel te verbeteren en waarbij er een cyclus is voor het plannen, beheersen, verbeteren en borgen van kwaliteit’. Artikel 16 van de Archiefregeling schrijft voor dat “de zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.” Verder normen voor een kwaliteitssysteem zijn: -

is toetsbaar;

-

vindt periodiek plaats;

-

is van toepassing op papieren en digitale informatie;

-

is van toepassing op alle werkprocessen (zowel primair als ondersteunend).

Beschrijving In het informatiebeleidsplan 2024-2028 schrijf het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) wordt genoemd als leidraad voor een kwaliteitssysteem op basis van een PDCA cyclus. Hoewel de gemeente Krimpenerwaard geen kwaliteitssysteem toepast in de zin van de Archiefwet en Woo worden de volgende onderdelen wel toegepast als onderdeel daarop: 1. Enkele zaaktypen worden iedere kwartaal of jaarlijks gecontroleerd op volledigheid. Deze zaaktypen zijn vastgelegd in het overzicht ‘Kwaliteitssysteem controle zaken’. 2. Medewerkers van de gemeente Krimpenerwaard krijgen een (bijscholings)training voor het werken met het centrale informatie- en archiefsysteem Djuma. 3. Voor het gebruik en de omgang van e-mail- en tekstberichten zijn hand-outs opgesteld om medewerkers bewust te maken over het gebruik en de archivering hiervan. 4. Bij de aanschaf van nieuwe applicaties is het team informatiebeheer betrokken. De aanschaf van nieuwe applicaties wordt getoetst en goedgekeurd door de Wijzigingsadviescommissie (WAC).

Pagina 19 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Wat is het effect? 1. Omdat een kwaliteitssysteem in bredere zin, waarbij het gaat om een continu proces van verbeteren, ontbreekt loopt de gemeente het risico niet te voldoen aan de wettelijke verplichtingen (rechtmatigheid) die de Woo en de Archiefwet voorschrijven.

Pagina 20 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2.2.6

Metagegevensschema “Iedere gemeente heeft een metagegevenssschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld” Constatering De gemeente heeft geen metagegevensschema vastgesteld en geïmplementeerd. Wat is de norm? Artikel 19 van de Archiefregeling schrijft voor dat ten behoeve van alle overheidsinformatie, zowel te bewaren als te vernietigen, een metagegevensschema vastgesteld moet zijn. De Woo verplicht gemeente om alleen voor blijvend te bewaren informatie een metagegevensschema vast te stellen. De landelijke standaard hiervoor is MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie). Beschrijving De gemeente Krimpenerwaard heeft geen vastgesteld metadataschema zoals wordt voorgeschreven in de Archiefregeling. Deze regeling schrijft voor dat iedere zorgdrager een metagagevensschema opstelt die is toegesneden op de eigen organisatie. In het informatiebeleidsplan 2024-2028 schrijf de gemeente “er worden metadataschema’s opgesteld voor duurzaam te bewaren archieven”. Hier is nog geen invulling voor gegeven. Wat is het effect? Door het ontbreken van een vastgesteld metagegevensschema kan het moeilijk zijn om op een eenduidige manier informatie vindbaar, leesbaar en beschikbaar te maken wanneer overheidsorganisaties hier (onderling) geen afspraken over maken.

Ook bij de aanschaf van applicaties is het wenselijk om hier rekening mee te houden. Uiteindelijk zijn het de volgende effecten: 1. Verminderd de toegankelijkheid en uitwisselbaarheid van gegevens tussen overheden en tussen de overheid en onderzoekers. 2. Zijn documenten niet goed te beheren en te preserveren om ze ook in de toekomst duurzaam toegankelijk te houden. 3. Beperkt het de mogelijkheid om documenten te vernietigen. 4. Is het voor gebruikers moeilijk om vast te stellen waar documenten over gaan, wanneer documenten zijn opgesteld, waarom documenten zijn opgesteld en over wie of wat documenten gaan. Metadata zijn gegevens over documenten.

Pagina 21 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2.2.7

Archiefzorg samenwerkingsverbanden “De gemeente maakt afspraken over archiefzorg bij samenwerkingsverbanden” Constatering De gemeente neemt onder meer in de programmabegroting een paragraaf met verbonden partijen op. Het gaat hier om privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisaties waar de gemeente zowel een bestuurlijk als een financieel belang in heeft. In het geval van de gemeente Krimpenerwaard gaat het om negen gemeenschappelijke regelingen, drie nv’s en drie bv’s. In de tekst van de gemeenschappelijke regelingen is een zogenaamde “archiefparagraaf” opgenomen waar het beheer en toezicht van de overheidsarchieven is geregeld. Met de nv’s en bv’s zijn geen afspraken gemaakt of is dit onbekend bij de gemeente Krimpenerwaard. Een overzicht met andere vormen van samenwerking zoals op basis van een convenant of bestuursovereenkomst ontbreekt. Wat is de norm? Wanneer overheidstaken ondergebracht of uitbesteed worden aan een samenwerkingsverband dient de betreffende overheidsorganisatie afspraken te maken over het informatie- en archiefbeheer. Dit is afhankelijk van de gekozen vorm en wie de betreffende zorgdrager is. Specifiek voor gemeenschappelijke regelingen is dit vastgelegd in artikel 40 en 41 van de Archiefwet. Niet alleen bij het samenwerkingsverband zelf moeten afspraken gemaakt worden maar ook bij een deelnemende gemeente zoals de gemeente Krimpenerwaard.

Deze afspraken gaan - op hoofdlijnen – over beleid, verantwoordelijkheden en het terbeschikkingstelling van archieven door de gemeente aan het samenwerkingsverband. Beschrijving De gemeente heeft een overzicht van een aantal samenwerkingsverbanden. Het gaat hier om de eerdergenoemde verbonden partijen in de programmabegroting waar de gemeente een financieel en bestuurlijk belang in heeft. De andere vormen van samenwerking ontbreken in dit overzicht. In de tekst van de gemeenschappelijke regelingen is een paragraaf opgenomen over het beheer en toezicht van de archieven. Verdere afspraken over het beheer en overdracht van informatie en archieven ontbreekt. Hoe het informatie- en archiefbeheer bij alle andere samenwerkingsverbanden is geregeld is onbekend.

Pagina 22 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Wat is het effect? Afhankelijk van het samenwerkingsverband, en of de taak in mandaat of delegatie wordt uitgevoerd kan het zijn dat de gemeente Krimpenerwaard verantwoordelijk blijft voor het informatie- en archiefbeheer van het samenwerkingsverband. Een voorbeeld van een samenwerkingsverband met een taak in mandaat is de Omgevingsdienst Midden-Holland. Voor alle taken die deze gemeenschappelijke regeling uitvoert blijft de gemeente verantwoordelijk. Alle risico’s en effecten die genoemd worden in dit rapport zijn ook van toepassing op samenwerkingsverbanden. Op hoofdlijnen gaat het om onderwerpen als: 1. Openbaarheid 2. Vernietiging 3. Kwaliteit 4. Beleid en beheer 5. Duurzame toegankelijkheid 6. Privacy

Pagina 23 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2.2.8

Goedgekeurde archiefruimte “De gemeente beschikt over een goedgekeurde archiefruimte” Constatering De gemeente over een goedgekeurde ruimte voor het bewaren van fysieke archieven. Wat is de norm? “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren”9 schrijft artikel 3 van de Archiefwet voor. Fysieke archieven die nog niet zijn overgebracht, of voor vernietiging in aanmerking komen, dienen in ‘goede’ archiefruimte te worden over Beschrijving De gemeente beschikt over meerdere archiefruimten. Deze zijn in gebruikt en waar nog verschillende niet-overgebrachte archieven bewaard worden. Daarnaast neemt de gemeente Krimpenerwaard over niet al te lange tijd een nieuw gemeentehuis in gebruik. In het bouwplan is een goedgekeurde archiefruimte opgenomen. Wat is het effect? Door de aanwezigheid van een goedgekeurde archiefruimte zijn de archieven beschermd tegen waterschade, vervuiling en verval.

9

Artikel 3 van de Archiefwet.

Pagina 24 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2.2.9

Handboek vervanging “De gemeente werkt volgens het handboek vervanging” Constatering Op 19 november 2024 is door het college het ‘besluit tot vervanging’ vastgesteld. In het bijbehorende handboek vervanging wordt het beleid, de procedures en de technische inrichting voor het vervangen van documenten die permanent bewaard moeten blijven of vernietiging moeten worden beschreven. Het besluit is geldig met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2015. Wat is de norm? De Archiefwet schrijft voor dat de gemeente een besluit mag nemen om fysieke documenten te vervangen voor digitale documenten. Dit wordt ‘vervanging’ of ‘substitutie’ genoemd. In het handboek vervanging dat bij het vervangingsbesluit wordt toegevoegd worden deze regels op lokaal niveau verder uitgewerkt. Het handboek vervanging is, samen met het besluit, de norm voor dit onderzoek. Beschrijving Tijdens het vervangingsproces is beoordeeld in hoeverre het vervangingsproces op hoofdlijnen verloopt volgens het handboek vervanging. Het aantal fysieke poststukken dat per dag door de gemeente ontvangen wordt is beperkt. Er is één onderdeel dat aandacht behoeft: 1. Omdat het vervangingsbesluit eind 2024 is vastgesteld en met terugwerkende kracht ingaan vanaf 1 januari 2015 beslaat het een periode van bijna 9 jaar.

Informatie die met terugwerkende kracht wordt vernietigd moet nauwgezet gecontroleerd worden voor de daadwerkelijke vernietiging. Wat is het effect? Het feit dat de gemeente Krimpenerwaard nu over een vastgesteld en uitgebreid handboek vervanging beschikt kent de volgende positieve effecten omdat: 1. De gemeente voldoet aan wet- en regelgeving, waardoor juridische geldigheid van digitale kopieën gewaarborgd is. 2. Het proces controleerbaar en toetsbaar is voor interne audits en externe toezichthouders. 3. De procedures en technische richtlijnen duidelijkheid bieden, waardoor het proces gestroomlijnd, uniform en zonder fouten uitgevoerd kan worden. 4. Het verkleint het risico op dataverlies, fouten of ongeldige vervangingen doordat het voorziet in kwaliteitsnormen, verantwoordelijkheden en controles.

Pagina 25 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

2.2.10 Overbrenging archieven “De gemeente brengt tijdig archieven over naar het streekarchief” Constatering De gemeente heeft bijna alle archieven die voor de fusie gevormd zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Midden-Holland en voldoet daarmee aan de wettelijke bepalingen die de Archiefwet stelt. Er resteren nog slechts enkele archieven die overgebracht moeten worden. Wat is de norm? Volgens de Archiefwet dienen overheidsarchieven na 20 jaar, of eerder, worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. In het geval van de gemeente Krimpenerwaard is dat het Streekarchief Midden-Holland. Om ook daadwerkelijk digitale archieven over te brengen naar het e-depot van het streekarchief moet aan de aanlevervoorwaarden worden voldaan. Beschrijving De gemeente Krimpenerwaard is in 2015 ontstaan uit de voormalige gemeenten Bergambacht, Nederlek, Ouderkerk, Schoonhoven en Vlist. Deze gemeenten werken daarnaast samen als ‘gemeenschappelijke regeling K-5 gemeenten’. Als gevolg van de fusie is door de gemeente Krimpenerwaard de afgelopen jaren gewerkt aan het toegankelijk maken van verschillende archieven. Er zijn nog enkele archieven die overgebracht moeten worden. Het gaat daarbij om: -

het archief van de gemeente Bergambacht (2005-2014)

-

het archief van de gemeente Ouderkerk (2005-2014)

-

het archief van de gemeente Vlist (1985-2014)

-

het archief van de gemeenschappelijke regeling K5 (2007-2014)

-

de akten burgerlijke stand (geboorten en huwelijken) vanaf 196010

Wat is het effect Omdat de gemeente Krimpenerwaard de archieven tijdig heeft overgebracht naar het Streekarchief Midden-Holland komt dit ten goede aan de openbaarheid van archieven. Hierdoor zijn de bepalingen over openbaarheid van de Archiefwet van toepassing.

10

De akten van overlijden zijn al t/m 2014 overgebracht.

Pagina 26 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

3

Verantwoording

3.1

Toetsingskader Het onderzoeksobject is in dit onderzoek de eisen in het VNG Meerjarenplan. Deze eisen worden niet uitgewerkt met criteria waar de eisen aan moeten voldoen. Omdat de Woo, en daarmee ook het VNG meerjarenplan, met deze eisen de Archiefwet herhaald is voor dit onderzoek het ‘Toetsingskader informatie van de centrale overheid’ gebruikt.

3.2

3.3

Geïnterviewde functionarissen Datum

Functie

Naam

11-11-2024

Adviseur informatievoorziening

Richard van Dortmont

11-11-2024

Strategisch adviseur (inzake verbonden partijen)

Maarten van der Gaag

19-11-2024

Teamleider DIV

Arie Bal

19-11-2024

Informatiemanager / projectleider Woo

Gerard Mentjox

19-11-2024

Administratief medewerker informatievoorziening (inzake het scanproces)

Ingrid van den Heuvel

Tijdsbestek Het onderzoek is uitgevoerd in de maand november. Op twee verschillende dagen zijn gesprekken met medewerkers van de gemeente Krimpenerwaard gevoerd.

Pagina 27 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

4

Bronnen -

Beheerregeling informatiebeheer gemeente Krimpenerwaard 2020 Gemeente Krimpenerwaard (2024). Mandaatregister (behorende bij de Mandaatregeling gemeente Krimpenerwaard 2024) Gemeente Krimpenerwaard. (2024). Overzicht verbonden partijen Gemeente Krimpenerwaard. (2024). Projectplan Woo Gemeente Krimpenerwaard. (2024). Informatiebeleid 2024-2028 Besluit tot vervanging analoge archiefbescheiden gemeente Krimpenerwaard 2024. Geldend van 19-11-2024 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2015 Gemeente Krimpenerwaard. (2024). Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Krimpenerwaard 2024 Gemeente Krimpenerwaard. (z.j.). Kwaliteitssysteem controle zaken Besluit College van B&W instemming ontwerp Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022 d.d. 19 juli 2022

Pagina 28 van 28

Kwd-archieftoezicht_SAMH_v3_0_2025m05d28

Aandachtpuntenlijst archief- en Informatiebeheer gemeente Krimpenerwaard 2025-2026

De bevindingen uit het toezichtsrapport “Wet open overheid 2024 ” van de streekarchivaris zijn uitgangspunt voor dit verbeterplan 2025-2026. Met deze aandachtpuntenlijst wordt een reactie geven op de bevindingen van de toezichthouder en wordt er per punt aangegeven welke acties worden opgepakt en/of worden voortgezet in de komende periode. Voor een deel van de onderzochte onderwerpen zijn de aandachtpunten al in gang gezet of maken onderdeel uit van een meerjarig ontwikkelingstraject. Daarnaast zijn er aandachtpunten die door veranderende wetgeving of technologische ontwikkelingen een onderdeel zijn van het geheel van verandering en vernieuwingen binnen het informatiemanagement. Deze zijn niet direct op te lossen maar behoren tot het continue proces van verantwoorde kwaliteitsverbeteringen van het Archief – en informatiebeheer. Daarbij zijn we trots op de inspanningen/resultaten in de organisatie ook zichtbaar zijn voor de streekarchivaris en hij op enkele punten geen aanmerkingen heeft. De voortgang van de aandachtpunten wordt bewaakt in het Strategisch Informatie Overleg (SIO), waarin alle relevante betrokken rollen op het gebied van informatiebeheer zijn vertegenwoordigd. Het SIO komt jaarlijks bijeen en er vindt periodiek overleg plaats met de toezichthouder.

Hierdoor is het afstemmen en het volgen van de ontwikkelingen op het gebied van het informatiebeheer binnen de organisatie van de gemeente Krimpenerwaard geborgd. Daarnaast zijn de werkzaamheden van het samenvoegen, beheren en het overdragen naar de archiefbewaarplaats van de archieven van de voormalige gemeenten en de gemeenschappelijke regeling opgenomen in de reguliere werkzaamheden van het team DIV. Aldus vastgesteld in de vergadering van B&W d.d. 30 september 2025

Legenda tekstkleur; Blauw betreft aanbevelingen/bevindingen/adviezen van de Streekarchivaris Zwart betreft reactie en te ondernemen acties door Team DIV.

Zaaknummer: 1633841

1

Documentnummer: 1646274

NR Categorie uit jaarverslag van de toezichthouder 2024 Aanbeveling en opmerkingen n.a.v. Reactie (Aanbeveling wordt wel /niet (deels) overgenomen toezichtrapport I

Actie (concrete actie voortkomend uit

Wie (per actie

Planning (per actie

De pilot wordt voortgezet. Naast de videotulen worden deze bestanden uitgebreid met de agenda en de bijbehorende stukken zodat agenda, vergaderstukken en de notulen één geheel vormen.

DIV

2025-2026

Actie (concrete actie voortkomend uit

Wie (per actie

Planning (per actie

DIV

2025-2026

verantwoord. Afdeling/team

aanbevelingen )

datum van verwachte realisatie)

e-depot voorziening “iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening”

Aansluiting alleen is echter onvoldoende. Het daadwerkelijk overbrengen van archieven en daarbij praktische ervaring op doen is een essentiële voorwaarde.

Eens. In 2024 heeft de gemeente zich aangesloten en is voor het opdoen van de praktische ervaringen binnen de samenwerking gestart met de pilot “Overdracht Videotulen”

NR Categorie uit jaarverslag van de toezichthouder 2024 Aanbeveling en opmerkingen n.a.v. Reactie (Aanbeveling wordt wel /niet (deels) overgenomen toezichtrapport

verantwoord. Afdeling/team

aanbevelingen)

II Selectielijst geïmplementeerd “Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd” Het blijft echter noodzakelijk om De landelijke selectielijst is in het De ingeslagen weg om ook de documenten en/of metadata Document Structuur Plan (DSP) data/documenten en/of de uit andere applicaties te opgenomen. Bewaartermijnen op basis metadata op tijd te verwijderen verwijderen. van dit DSP worden via het zaaksysteem en/of voor de lange termijn op basis van de resultaten toegekend. bewaring veilig te stellen wordt Met behulp van de Digitale monitor wordt projectmatig voortgezet. Omdat inzicht verkregen in de overige data. niet iedere applicatie standaard beschikt over de functionaliteiten van vernietigen en/of bewaren (lees migratie van data naar een ander omgeving), vraagt dit om een afzonderlijke benadering van de betreffende applicatie. Het eveneens kunnen vernietigen van (meta)data is onderdeel van het pakket van eisen in aanbestedingen van software.

Zaaknummer: 1633841

2

datum van verwachte realisatie)

Documentnummer: 1646274

NR Categorie uit jaarverslag van de toezichthouder 2024 Aanbeveling n.a.v. verslag Reactie (Aanbeveling wordt wel /niet overgenomen

Actie (concrete actie voortkomend uit

Wie (per actie verantwoord. Afdeling/team

aanbevelingen)

III Beheer e-mail en tekstberichten “Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op e-mailarchivering en tekstberichten” Werk het beleid m.b.t. het gebruik De kaders zijn opgenomen in het Begin mei is er een projectgroep DIV & IM en opslag van tekstberichten vastgestelde informatiebeleidsplan samengesteld om een technische verder uit. 2024-2028 en de werkzaamheden zijn voorziening te realiseren waarin opgenomen in het A3- Jaarplannen van naast mail deze punten bezien team DIV en team IM. zullen worden. IV Informatiebeheerplan “Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan “ Gemeente beschikt nog niet over We beschikken over de basiselementen een informatiebeheersplan. Beleg voor een informatie-beheersplan. Omdat hierin tevens wie welk rol en er geen vormvereiste bestaat is er verantwoordelijkheid heeft in het gekozen voor een groeimodel. kader van het archief- en informatiebeheer.

Zaaknummer: 1633841

3

We zijn gestart met het model van ’s-Hertogenbosch zoals opgenomen in de handreiking van de VNG. Per team wordt er bekeken wat de behoefte is op het gebied van informatiebeheer en welke bevindingen er zijn geconstateerd die aandacht behoeven.

DIV

Planning (per actie

datum van verwachte realisatie)

4e kw 2025/1e KW 2026

Doorlopend 2025-2026

Documentnummer: 1646274

NR Categorie uit jaarverslag van de toezichthouder 2024 Aanbeveling n.a.v. verslag Reactie (Aanbeveling wordt wel /niet overgenomen

Actie (concrete actie voortkomend uit aanbevelingen)

Wie (per actie verantwoord. Afdeling/team

Planning (per actie

datum van verwachte realisatie)

V Kwaliteitssysteem “Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer conform art 16 van de archiefregeling “ Bouw het beperkte De eerste stappen voor het Naast het verder uitbouwen van de DIV Doorlopend kwaliteitssysteem verder uit naar ontwikkelen van een dergelijk vernietigingsprocedure op de 2025-2026 een continu proces van toetsing en kwaliteitssysteem zijn gezet. overige applicaties is een aanvang verbetering. Procedure en controle op de gemaakt met de werkinstructie vervanging van de analoge bewerken gearchiveerde digitale archiefbescheiden en de omgevingsvergunningen. vernietigingsprocedure zijn aanwezig. Daarnaast zal de periodieke evaluatie en audits op de beschreven procedures worden uitgebouwd. Metagegevensschema “Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en een elke blijvend te bewaren informatieobject VI metagegevens gekoppeld” Gemeente beschikt nog niet over Het verkrijgen van degelijk schema Er wordt een algemeen DIV 4e Kw 2025 een metadataschema. wordt nu gecombineerd met de pilot metadataschema opgesteld. van de videotulen. Afhankelijk van het soort informatieobjecten wordt gekeken welke aanvullende metadatagegevens nodig zijn en hoe deze beschikbaar komen.

VII Archiefzorg samenwerkingsverbanden “De gemeente maakt afspraken over archiefzorg bij samenwerkingsverbanden” De in het toezichtrapport Met organisaties die voor ons Voor komend jaar zullen de DIV /FIN 2026 genoemde risico's en effecten zijn wettelijke taken uitvoeren waarvan de bestaande afspraken met de ook van toepassing op de gemeente archiefvormend orgaan is, gemeenschappelijke regeling SVH samenwerkingsverbanden. zoals ODMH (uitvoering Milieu) en W, die o.a. onze belastingtaken gemeente Rotterdam (uitvoering BBZ), uitvoert, worden bekeken of ze nog zijn afspraken gemaakt over de voldoen. archiefzorg.

Zaaknummer: 1633841

4

Documentnummer: 1646274

NR Categorie uit jaarverslag van de toezichthouder 2024 Aanbeveling en opmerkingen n.a.v. Reactie (Aanbeveling wordt wel /niet (deels) overgenomen toezichtrapport

Actie (concrete actie voortkomend uit aanbevelingen)

VIII Goedgekeurde archiefruimte “De gemeente beschikt over een goedgekeurde archiefruimte” Geen opmerkingen voor 2024 Ook in het nieuwe gemeentehuis zal Na de verhuizing zal er een een archiefruimte komen die voldoet calamiteitenplan m.b.t. de fysieke Gemeente voldoet op dit onderdeel. aan de wettelijke eisen. archieven als onderdeel van het informatiebeheersplan worden opgesteld. Handboek vervanging “De gemeente werkt volgens het handboek vervanging” IX Geen opmerkingen voor 2024 We zijn blij met de instemming van Inmiddels is de kwaliteitscheck het vervangingsbesluit en het gestart van het met Gemeente voldoet op dit onderdeel. handboek. terugwerkende kracht vervangen van de analoge archiefbescheiden door digitale reproducties. Overbrengen archieven “De gemeente breng tijdig archieven over naar de archiefbewaarplaats” X Geen opmerkingen voor 2024 De omvang van de in We gaan door met de bewerking beheergenomen archieven inclusief van de nog over te dragen Gemeente voldoet op dit onderdeel. de op termijn te vernietigen archieven. Het uitvoeren van de archieven is teruggelopen van 2,5 jaarlijkse vernietiging is km maar ongeveer 375 meter. opgenomen in het A3 jaarplan.

Zaaknummer: 1633841

5

Wie (per actie

Planning (per actie

DIV

Medio 2026

DIV

Medio 2026

DIV

Medio 2026

verantwoord. Afdeling/team

datum van verwachte realisatie)

Documentnummer: 1646274