1.11 Bijlage II memo geheimhouding.pdf

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) Procesbeschrijving

Let op! Een printversie is altijd een verouderde versie. De actuele – vastgestelde - versie van het proces is te vinden via de intranetpagina van de gemeente Krimpenerwaard. Printdatum: 1 februari 2021

Afdruk gemaakt door: Contactpersoon control: Status:

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W)

1. Inhoudsopgave 2.

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) ...................................................................3 2.1

Er is een geheim stuk of een geheime bijlage bij een openbaar stuk ......................................................6

2.2

Overleg met BMO-BJZ over juiste reden geheim vanuit de WOB ........................................................6

2.3 Geheim B&W voorstel of geheime stukken via iBabs in de B&W route brengen Maandag week 0 uiterlijk 17.00 uur ................................................................................................................................................7 2.4

Afdelingshoofd akkoord? Maandag week 0 ..........................................................................................8

2.5

Gemeente-secretaris akkoord? Donderdag week 0 uiterlijk 12.00 uur ..................................................8

2.6

Overige Collegeleden Conform advies? Maandag week +1 uiterlijk 09.00 uur .....................................9

2.7

Samenstellen agenda geheime stukken B&W vergadering Maandag week +1 ......................................9

2.8

College van B&W akkoord met voorgestelde geheime besluit? Dinsdag week +1...............................9

2.9

Persoonlijke terugkoppeling gemeentesecretaris / directeur................................................................. 10

2.10

Samenstellen en door college laten tekenen van openbare en geheime besluitenlijst........................... 10

2.11

Bijwerken geheime B&W voorstellen met genomen besluiten ............................................................ 10

2.12

Inhoudelijke wijziging stukken n.a.v. geheim B&W besluit ................................................................ 10

2.13

Geheim voorstel en/of geheime stukken naar de Commissie / Raad? .................................................. 10

2.14

Ga naar het proces: Omgaan met geheimhouding in raadscommissie .................................................. 11

2.15

Ga naar het proces: Omgaan met geheimhouding in raadsvergadering ................................................ 11

2.16

Periodieke beoordeling actieve geheimhouding ................................................................................... 11

2.17

Archivering van geheime stukken ........................................................................................................ 11

MavimStartpositie

Printdatum: 1 februari 2021

Pagina 2 van 12

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W)

2. Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) Definitie Dit proces beschrijft de stappen die moeten worden doorlopen om een stuk met het predicaat geheimhouding ook daadwerkelijk geheim te houden. Als deze stappen niet correct worden opgevolgd kan dat gevolgen hebben in situaties waarin stukken worden opgevraagd op grond de wet openbaarheid van bestuur. Geheim gewaande stukken blijken dan ineens openbare stukken te zijn. Dit proces wordt opgestart op het moment dat bij het doorlopen van het processen 'Het nemen van een Directiebesluit' of 'Het nemen van een B&W besluit' blijkt dat stukken niet in de openbaarheid mogen komen. We onderscheiden hiermee: - openbare stukken - niet openbare stukken (= vertrouwelijke stukken in iBabs) - geheime stukken (= een geheel apart afgeschermde agenda in iBabs)

Openbaar; dit wordt gepubliceerd op de besluitenlijst en is opvraagbaar bij een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) Niet openbaar: wordt niet gepubliceerd maar bij een opvraag op grond van de wet openbaarheid van bestuur (Wob) kan het zijn dat het stuk verstrekt moet worden/openbaar wordt. Opleggen van geheimhouding geeft het stuk een andere, geheime status. Dit gaat verder dan niet openbaar. De inhoud mag ook niet worden gelekt/doorverteld. Geheime stukken worden niet verstrekt aan een aanvrager op grond van de Wob.

Printdatum: 1 februari 2021

Pagina 3 van 12

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) 1 Er is een geheim stuk of een geheime bijlage bij een openbaar stuk

2 Overleg met BMOBJZ over juiste reden geheim vanuit de WOB

3 Geheim B&W voorstel of geheime stukken via iBabs in de B&W route brengen Maandag week 0 uiterlijk 17.00 uur

4 Afdelingshoofd akkoord? Maandag week 0

Nee

Ja

5 Gemeente-secretaris akkoord? Donderdag week 0 uiterlijk 12.00 uur

Nee

Nee

Ja

6 Conform (=akkoord) Overige Collegeleden Conform advies? Maandag week +1 uiterlijk 09.00 uur

7 Samenstellen agenda geheime stukken B&W vergadering Maandag week +1

8 College van B&W akkoord met voorgestelde geheime besluit? Dinsdag week +1

Ja

9 Persoonlijke terugkoppeling gemeentesecretaris / directeur

Bespreken (=niet akkoord)

10 Samenstellen en door college laten tekenen van openbare en geheime besluitenlijst

11 Bijwerken geheime B&W voorstellen met genomen besluiten

12 Inhoudelijke wijziging stukken n.a.v. geheim B&W besluit

13 Geheim voorstel en/of geheime stukken naar de Commissie / Raad?

Nee

Ja 14 Ga naar het proces: Omgaan met geheimhouding in raadscom missie

15 Ga naar het proces: Omgaan met geheimhouding in raadsvergadering

16 Periodieke beoordeling actieve geheimhouding

17 Archivering van geheime stukken

1 Processchema - Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W)

1. Procesformulier Naam Proces Korte Omschrijving

Verantwoordelijke afdeling Proceseigenaar Datum Opstelling Proces samengesteld door Procesbewaker Betrokken controller

Printdatum: 1 februari 2021

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) Dit proces beschrijft de stappen die moeten worden doorlopen om een stuk met het predicaat geheimhouding ook daadwerkelijk geheim te houden. BMO Afdelingsmanager BMO 18-10-2017

Pagina 4 van 12

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) Versienummer Status Vaststellen door Datum Vaststelling Datum Inwerking Datum Actualisatie Aanvullende informatie vaststelling proces

4.1 Vastgesteld Directieteam 8-11-2017 1-3-2018 1-3-2019

2. Aanvullende informatie Input Output Wettelijke termijn (in dagen/weken/maanden) tussen input en output Gewenste Norm termijn (in dagen/weken/maanden) tussen input en output Applicaties Zaaktype I-Navigator OUD Zaaktypen Wet- en regelgeving

Geheim stuk Geheim stuk n.v.t. n.v.t. CORSA - Zaak iBabs Geen apart zaaktype maar een vertrouwelijkheid per zaaktype Wet openbaarheid van bestuur Gemeentewet

Verwerking persoonsgegevens - basis AVG - Worden in dit proces persoonsgegevens verwerkt? AVG - Leg de relatie met een hoofdproces (indien van toepassing) AVG - Is Privacy by Design (=PbD) in de processtappen van het proces/de processen toegepast? AVG - Zo niet wanneer is PbD dan wel verwerkt in de processtappen? AVG - Toelichting AVG - Akkoord door FG? Verwerking persoonsgegevens - aanvullend AVG - Grondslag van de gegevensverwerking (art. 6.1 AVG) AVG - Wat is het doel van de persoonsgegevensverwerking (doelbinding ogv art. 5.1 AVG) AVG - Gewone persoonsgegevens die worden verwerkt (PbD toepassen) AVG - Bijzondere persoonsgegevens die worden verwerkt (PbD toepassen) AVG - BSN: Wordt het burgerservicenummer als persoonsgegeven verwerkt? (PbD toepassen) AVG - Worden er strafrechtelijke gegevens verwerkt (PbD toepassen) AVG - Van wie worden gegevens verwerkt? AVG - Op welke wijze worden de persoonsgegevens verkregen? (PbD toepassen) AVG - Is er bekendheid van betrokkene met de verwerking van persoonsgegevens? AVG - Indien nee, wanneer is de betrokkene geinformeerd? AVG - Geen bekendheid van betrokkene in belang van de Openbare Orde en Veiligheid AVG - (OUD) Aan wie worden intern gegevens verstrekt en voor welke doeleinden? (PbD toepassen) AVG - Aan wie (intern) worden persoonsgegevens verstrekt? (PbD toepassen) AVG - (OUD) Aan wie worden extern gegevens verstrekt en voor welke

doeleinden (PbD toepassen) AVG - Aan wie (extern) anders dan verwerkers en ketenpartners worden persoonsgegevens verstrekt? (PbD toepassen) AVG - In / met welke applicaties worden persoonsgegevens vastgelegd? (OUD) AVG - Welke beveiligingsmaatregelen heeft u getroffen? (PbD toepassen) AVG - Wie heeft toegang tot de applicaties waarin persoonsgegevens worden vastgelegd? (PbD toepassen) AVG - Is er sprake van een verwerker, een derde partij waaraan verwerking van persoonsgegevens is uitbesteed? AVG - Is met elke verwerker een verwerkersovereenkomst gesloten? (OUD)

Printdatum: 1 februari 2021

Pagina 5 van 12

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) AVG - Is met elke verwerker een verwerkersovereenkomst gesloten? AVG - Zo niet met welke verwerker moet nog een overeenkomst worden gesloten? AVG - Zo niet op welke termijn zullen verwerkersovereenkomsten met verwerkers van persoonsgegevens wel zijn overeengekomen? AVG - Is er sprake van gegevensuitwisseling met een ketenpartner? AVG - Zo ja, welke ketenpartner(s) is/zijn dit? (OUD) AVG - Zo ja, welke ketenpartner(s) is/zijn dit? AVG - Is er een reglement/convenant met deze ketenpartner? AVG - Verwerkersovereenkomst / Convenant documentnummer zaaksysteem AVG - Hoe beveiligd worden persoonsgegevens extern gedeeld? (PbD toepassen) AVG - Worden persoonsgegevens versleuteld? (PbD toepassen) AVG - Indien pers.geg. onbeveiligd worden gedeeld wanneer is de beveiligde deling van pers.geg. dan geregeld? AVG - Zijn persoonsgegevens ook bedoeld voor verstrekking buiten EU? AVG - Vernietiging van gegevens (bewaartermijn en vorm van vernietiging)

2.1 Er is een geheim stuk of een geheime bijlage bij een openbaar stuk In het geheime B&W voorstel wordt expliciet de zin opgenomen: Het college legt zichzelf, ex. artikel 55 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 1 sub a t/m d of lid 2 a t/m g Wet openbaarheid van bestuur (maak een keuze uit één van de redenen die in lid 1 en 2 staan genoemd) geheimhouding op. Deze motivatie wordt expliciet gemeld in het geheime collegevoorstel. Er moet altijd overleg plaatsvinden met de senior adviseur BJZ of de afdelingsmanager van BMO-BJZ over de keuze van de juiste reden vanuit de WOB. Als geheime stukken na B&W naar de commissie en de raad moeten dan legt B&W de commissie en de raad ex. artikel 25 lid 2 Gemeentewet geheimhouding op. Op een raadsvoorstel moet de tekst worden opgenomen: Het college legt, d.d. (de datum van B&W-besluit tot geheimhouding) de raad ex. artikel 25 lid 2 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 1 sub a t/m d of lid 2 a t/m g Wet openbaarheid van bestuur (maak een keuze uit één van de redenen die in lid 1 en 2 staan genoemd, geheimhouding op. Deze motivatie wordt expliciet gemeld in het collegevoorstel. Belangrijk is dat in het collegevoorstel wordt gemotiveerd waarom geheimhouding wordt opgelegd en wanneer die geheimhouding weer kan worden opgeheven. Op het stuk of de bijlage moet duidelijk leesbaar de tekst 'GEHEIM' worden geplaatst.

In Corsa moet het document met de juiste vertrouwelijkheid worden opgeslagen dit kan een al bestaande vertrouwelijkheid zijn of anders moet door applicatie beheer van S&I in overleg met DIV een nieuwe vertrouwelijkheid worden aangemaakt. Maak jij geen deel uit van de groep bij een betreffende vertrouwelijkheid dan kun je wel gemachtigd worden om in de zaak te werken. Geheime bijlage bij een verder openbaar collegevoorstel Overleg met een senior medewerker DIV over de wijze van toepassing van de vertrouwelijkheid op een geheime bijlage. Een geheime bijlage bij een verder openbaar stuk kan niet in één zaak worden geregistreerd. DIV levert in overleg een op maat gesneden oplossing. Relatiecategorie Wie Wie

Naam Senior adviseur BJZ (oude naam: Juridisch adviseur - let op geen SENIOR IN OUDE NAAM) Medewerker - algemeen

Van BMO - Bestuurlijk Juridische Zaken Algemeen

2.2 Overleg met BMO-BJZ over juiste reden geheim vanuit de WOB Er moet altijd overleg plaatsvinden met de senior adviseur BJZ of de afdelingsmanager van BMO-BJZ over de keuze van de juiste reden vanuit de WOB t.a.v. van geheime stukken.

Printdatum: 1 februari 2021

Pagina 6 van 12

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) Vermeld dit interne overleg met BMO-BJZ ook duidelijk op het betreffende collegevoorstel. Relatiecategorie Wie

Naam Afdelingsmanager

Wie

Senior adviseur BJZ (oude naam: Juridisch adviseur - let op geen SENIOR IN OUDE NAAM) Medewerker - algemeen

Wie

Van BMO - Management & Onderst. BMO - Bestuurlijk Juridische Zaken Algemeen

2.3 Geheim B&W voorstel of geheime stukken via iBabs in de B&W route brengen Maandag week 0 uiterlijk 17.00 uur Geheime stukken worden op een speciale agenda GEHEIME stukken voor B&W geplaatst. Deze agenda is in iBabs beveiligd en zichtbaar voor een beperkte groep personen. Geheime stukken moeten in iBabs naast plaatsing op de speciale agenda GEHEIME stukken voor B&W ook als vertrouwelijk worden aangegeven (vinkje vertrouwelijk aanzetten!!). Anders is het stuk ook zichtbaar voor de collega's binnen dezelfde afdeling. Als je als medewerker niet standaard geautoriseerd bent tot een bepaalde vertrouwelijkheid in CORSA dan kunnen stukken niet automatisch worden geüpload in iBabs. Je moet daarvoor de stukken eerst op je bureaublad plaatsen. Na plaatsing in iBabs moeten de stukken wel weer van het bureaublad worden verwijderd. Als een bijlage geheim is bij een verder openbaar B&W voorstel dan wordt Bijlage x bij openbaar B&W voorstel op de speciale agenda GEHEIME stukken voor B&W geplaatst. In iBabs geldt voor geheime stukken dezelfde termijnen en dezelfde route als bij een normaal B&W besluit. Met uitzondering van de collegecheck. Zorg als opsteller voor een integraal college-advies dus zorg voor een correcte afstemming met disciplines als financiën en juridische zaken.

Het voor de eerste maal aanbieden van een geheim B&W voorstel en/of geheime stukken Het geheime B&W voorstel en/of geheime stukken worden vanuit i-Writer in een WORD-versie in Corsa geplaatst. Daarnaast moet het geheime B&W-voorstel en de bijbehorende bijlagen of de geheime bijlagen bij een verder openbaar B&W besluit worden geüpload in iBabs om de B&W route voor geheime stukken digitaal te kunnen starten. De deadline voor dit üploaden is maandagmiddag om 17.00 uur voor de B&W vergadering van dinsdag de week daarop. De route in iBabs tot de agenda van het B&W overleg kent een aantal vaste toetsingsmomenten door verschillende functionarissen. De werkwijze in iBabs staat beschreven in een handleiding op KIS. Link naar handleidingen op KIS Bij een niet akkoord zal een voorstel worden voorzien van de bezwaren tegen het voorstel in de parafering in iBabs. Het voorstel zal door de opsteller moeten worden herzien en opnieuw in de B&W route, agenda geheime stukken, moeten worden gebracht. Hierbij moeten de opmerkingen vanuit de paraferingsroute worden overgenomen in het herziene geheime B&W voorstel en/of geheime stukken als ook de wijze van verwerking van de opmerkingen. Het kan voorkomen dat een geheim B&W besluit en/of geheime stukken vanuit een Raadscommissie retour komt om op onderdelen te worden aangepast.

Het voorstel zal door de opsteller moeten worden herzien en opnieuw in de B&W route, agenda geheime stukken moeten worden gebracht. Hierbij moeten de opmerkingen vanuit de Raadscommissie worden overgenomen in het herziene geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken als ook de wijze van verwerking van de opmerkingen. Het voor de tweede maal aanbieden na opmerkingen zonder impact op het voorstel vanuit de Gemeentesecretaris Een inhoudelijke opmerking vanuit de gemeentesecretaris die geen serieuze impact heeft op het geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken kan nog direct dezelfde week in de B&W route, agenda geheime stukken, worden gebracht. Hierbij moeten de opmerkingen vanuit de

Printdatum: 1 februari 2021

Pagina 7 van 12

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) Gemeentesecretaris worden overgenomen in het herziene geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken als ook de wijze van verwerking van de opmerkingen. Plaats daarvoor het aangepaste geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken uiterlijk donderdag vóór 15.00 uur in iBabs in de route voor de B&W vergadering, agenda geheime stukken en meldt dit specifiek bij je afdelingshoofd voor de parafering. Daarna beoordeelt de gemeentesecretaris de aangebrachte aanpassingen en kan het stuk nog worden doorgeleid naar de collegeleden. Spoedprocedure voor nieuwe geheime B&W voorstellen en/of geheime stukken Als een B&W voorstel en/of geheime stukken met spoed in de B&W route moeten worden gebracht, dus na maandagmiddag om 17.00 uur maar wel voor de B&W vergadering van dinsdag de week daarop dan kan dat nadat de afdelingsmanager dit heeft afgestemd met de gemeentesecretaris. Plaats daarvoor het geheime B&W voorstel en/of geheime stukken uiterlijk donderdag vóór 15.00 uur in iBabs in de route voor de B&W vergadering, agenda geheime stukken en meldt dit specifiek bij je afdelingshoofd voor de parafering. Daarna beoordeelt de gemeentesecretaris het geheime stuk en kan het stuk nog worden doorgeleid naar de collegeleden. Relatiecategorie Wie

Naam Medewerker - algemeen

Van Algemeen

2.4 Afdelingshoofd akkoord? Maandag week 0 Het afdelingshoofd toetst het geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken. Bij een negatieve toets zal een voorstel worden voorzien van de bezwaren tegen het voorstel in de parafering in iBabs. Het voorstel zal door de opsteller moeten worden herzien en opnieuw in de B&W route voor geheime stukken moeten worden gebracht. Bij een positieve toets wordt een digitaal akkoord gegeven in iBabs. Het voor de tweede maal aanbieden na opmerkingen zonder impact op het voorstel vanuit de Gemeentesecretaris Een inhoudelijke opmerking vanuit de gemeentesecretaris die geen serieuze impact heeft op het geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken wordt uiterlijk donderdag vóór 15.00 uur in iBabs in de route voor de B&W vergadering, agenda geheime stukken geplaatst. Dit wordt door de medewerker gemeld bij het afdelingshoofd voor de parafering. Daarna beoordeelt de gemeentesecretaris de aangebrachte aanpassingen en kan het stuk nog worden doorgeleid naar de collegeleden. Spoedprocedure voor nieuwe geheime B&W voorstellen Als een geheim B&W voorstel en/of geheime stukken met spoed in de B&W route op de agenda geheime stukken moeten worden gebracht, dus na maandagmiddag om 17.00 uur maar wel voor de B&W vergadering van dinsdag de week daarop dan kan dat nadat de afdelingsmanager dit heeft afgestemd met de gemeentesecretaris.

Het geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken worden uiterlijk donderdag vóór 15.00 uur in iBabs in de route voor de B&W vergadering, agenda geheime stukken geplaatst. Dit wordt door de medewerker gemeld bij het afdelingshoofd voor de parafering. Daarna beoordeelt de gemeentesecretaris de aangebrachte aanpassingen en kan het stuk nog worden doorgeleid naar de collegeleden. Relatiecategorie Wie

Naam Afdelingsmanager - algemeen

Van Algemeen

2.5 Gemeente-secretaris akkoord? Donderdag week 0 uiterlijk 12.00 uur De gemeentesecretaris beoordeelt het geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken. Bij een negatieve toets zal een voorstel worden voorzien van de bezwaren tegen het voorstel in iBabs. Het geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken zullen door de opsteller moeten worden herzien en opnieuw in de B&W route, agenda geheime stukken, worden gebracht.

Printdatum: 1 februari 2021

Pagina 8 van 12

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) De Bestuurssecretaresse verplaatst het stuk dat is afgekeurd door de Gemeentesecretaris naar de geheime B&W-agenda, agenda geheime stukken van 1 week later. Het stuk mag niet worden verwijderd omdat dan de parafering in iBabs verloren gaat. Bij een positieve toets wordt het stuk door de gemeentesecretaris akkoord gegeven in iBabs. Relatiecategorie Wie Wie Wie

Naam Gemeentesecretaris/Algemeen directeur Senior Bestuurs- & directiesecretaresse Bestuurs- & directiesecretaresse

Van Directie BMO - Bestuurssecretariaat BMO - Bestuurssecretariaat

2.6 Overige Collegeleden Conform advies? Maandag week +1 uiterlijk 09.00 uur De overige Collegeleden beoordelen het geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken. Zij geven digitaal in iBabs aan of het voorstel wat hem of haar betreft een zogenaamd hamerstuk (= akkoord) of bespreekstuk (= niet akkoord) is. Bij een bespreekstuk wordt de reden van bespreken aangegeven. Relatiecategorie Wie

Naam College van B&W

Van Kies een afdeling

2.7 Samenstellen agenda geheime stukken B&W vergadering Maandag week +1 Op basis van de opmerkingen van de collegeleden wordt door het Bestuurssecretariaat de agenda voor geheime stukken voor de B&W vergadering in iBabs opgemaakt. Tussen de Bestuurssecretaresse en de directiesecretaris/coördinator vindt in eerste aanleg een overleg plaats over de geheime B&W agenda. Incidenteel wordt de gemeentesecretaris hierbij betrokken. De Bestuurssecretaresse kan op basis van de door de collegeleden aangegeven vragen bij de parafering in iBabs nog vóór de B&W vergadering bij afdelingshoofden een reactie vragen. Dit versnelt het besluitvormingsproces. In verband met de geheimhouding gebeurt deze uitwisseling van vraag en antwoord telefonisch en niet per mail. Indien het voltallige college (de wethouders, de burgemeester én de secretaris) het geheime B&W advies en/of de geheime stukken beoordelen als zogenaamde hamerstukken, dan wordt het beschouwd als een genomen besluit en komt het op de zogenaamde hamerstukkenlijst. De lijst met hamerstukken vormt één agendapunt op de B&W agenda voor geheime stukken. Indien één of meerdere van de collegeleden aan heeft/hebben gegeven het geheime B&W voorstel en/of de geheime stukken te willen bespreken dan wordt het stuk op de agenda voor geheime stukken ter bespreking geplaatst.

Tijdens de vergadering tekent de gemeentesecretaris de door B&W genomen besluiten en opmerkingen aan op de lijst van bespreekstukken op de geheime besluitenlijst. Relatiecategorie Wie Wie Wie

Naam Directiesecretaris/Coördinator Senior Bestuurs- & directiesecretaresse Bestuurs- & directiesecretaresse

Van BMO - Bestuurssecretariaat BMO - Bestuurssecretariaat BMO - Bestuurssecretariaat

2.8 College van B&W akkoord met voorgestelde geheime besluit? Dinsdag week +1 De stukken op de B&W agenda voor geheime stukken worden digitaal ontsloten middels iBabs. Het college van B&W neemt een besluit op het geheime B&W voorstel en/of neemt kennis van geheime stukken mogelijk horend bij een verder openbaar besluit. De uitkomst hierbij kan zijn:

Printdatum: 1 februari 2021

Pagina 9 van 12

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W)

   

Akkoord Aangepast akkoord; de aanpassing wordt door het College bij het besluit aangegeven en kan met deze aanpassing door de opsteller worden afgewikkeld. Aanhouden; het voorstel wordt later opnieuw in B&W , agenda geheime stukken, behandeld, mogelijk wordt aanvullende informatie bij de opsteller opgevraagd die in een aanvullend geheim memo kan worden aangeboden bij het Bestuurssecretariaat; Niet akkoord; een geheim voorstel wordt voorzien van de bezwaren tegen het geheime voorstel. Het voorstel zal door de opsteller moeten worden herzien en opnieuw in de B&W route, agenda geheime stukken worden gebracht of het vervalt. Relatiecategorie Wie Wie

Naam Gemeentesecretaris/Algemeen directeur College van B&W

Van Directie Kies een afdeling

2.9 Persoonlijke terugkoppeling gemeentesecretaris / directeur Als het een strikt geheim onderwerp betreft dan vindt de terugkoppeling persoonlijk plaats via de gemeentesecretaris die het geheime besluit persoonlijk met de opsteller / afdelingsmanager deelt. Relatiecategorie Wie

Naam Gemeentesecretaris/Algemeen directeur

Van Directie

2.10 Samenstellen en door college laten tekenen van openbare en geheime besluitenlijst Op basis van de collegebesluiten wordt door het Bestuurssecretariaat een lijst van geheime collegebesluiten samengesteld. Deze wordt vastgesteld en ondertekend in de eerstvolgende B&W vergadering door de burgemeester en de gemeentesecretaris en is daarna geschikt voor archivering in Corsa. Relatiecategorie Wie Wie

Naam Senior Bestuurs- & directiesecretaresse Bestuurs- & directiesecretaresse

Van BMO - Bestuurssecretariaat BMO - Bestuurssecretariaat

2.11 Bijwerken geheime B&W voorstellen met genomen besluiten De geheime B&W voorstellen worden voorzien van het door B&W genomen geheime besluit door een medewerker van S&I-DIV. Op het format van het geheime B&W voorstel is hiervoor specifiek ruimte gereserveerd. Relatiecategorie Wie Wie Wie

Naam Senior medewerker documentatie/Coördinator Senior medewerker documentatie Medewerker documentatie

Van S&I - DIV S&I - DIV S&I - DIV

2.12 Inhoudelijke wijziging stukken n.a.v. geheim B&W besluit Afhankelijk van de inhoud van het door B&W genomen geheime besluit worden de stukken door de behandelend ambtenaar aangepast in Corsa. Relatiecategorie Wie

Naam Medewerker - algemeen

Van Algemeen

2.13 Geheim voorstel en/of geheime stukken naar de Commissie / Raad? Als geheime stukken na B&W naar de commissie of de raad moeten dan legt B&W de commissie of de raad ex. artikel 25 lid 2 Gemeentewet geheimhouding op. Op een raadsvoorstel moet de tekst worden opgenomen:

Printdatum: 1 februari 2021

Pagina 10 van 12

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W) Het college legt de raad geheimhouding op ex. artikel 25 lid 2 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 1 sub a t/m d of lid 2 a t/m g Wet openbaarheid van bestuur (maak een keuze uit één van de redenen die in lid 1 en 2 staan genoemd. Deze motivering wordt expliciet gemeld in het collegevoorstel. Op het stuk of de bijlage moet duidelijk leesbaar de tekst 'GEHEIM ex artikel [relevante artikelen]' worden geplaatst. Door de raad moet ook worden aangegeven hoe lang de geheimhouding duurt (gedurende een bepaalde periode of voor altijd). Daarnaast moet ook worden aangegeven wat er met het stuk moet gebeuren als de geheimhouding is afgelopen. Let er op dat het best vaak gebeurt dat een geheimhouding is opgelegd wegens artikel 10 lid 2 onder f Wet openbaarheid van bestuur. Hierbij moet rekening worden gehouden met het belang dat een geadresseerde erbij heeft om als eerste te worden geïnformeerd. In die gevallen betreft het vaak een uitgestelde openbaarheid na een week of twee. Het geheime stuk wordt via de mail gedeeld met de griffie. Neem met de griffie telefonisch contact op en bespreek dat je een geheim stuk gaat mailen. Bespreek ook nadrukkelijk aan wie dit geheime stuk gemaild moet worden. Mail dit gelijk en verifieer de aankomst van het geheime stuk in de mailbox van de betrokkene bij de griffie.

Relatiecategorie Wie

Naam Adviseur BJZ (oude naam: Bestuurlijk juridisch adviseur DUBBEL --> SAMENVOEGEN?)

Van BMO - Bestuurlijk Juridische Zaken

2.14 Ga naar het proces: Omgaan met geheimhouding in raadscommissie Voor dit onderwerp is een detailproces beschikbaar.

2.15 Ga naar het proces: Omgaan met geheimhouding in raadsvergadering Voor dit onderwerp is een detailproces beschikbaar.

2.16 Periodieke beoordeling actieve geheimhouding Voor het beheer van geheime stukken worden twee registers gehanteerd. Eén register beheert door de griffie voor geheime raadsstukken en één register beheert door de bestuurlijk juridisch adviseur van BMO-BJZ. Wekelijks (als er geheime stukken zijn) levert het bestuurssecretariaat daarvoor per email de geheime besluitenlijst aan via de postbus bjz@krimpenerwaard.nl. Halfjaarlijks worden geheime stukken doorgenomen door de bestuurlijk juridisch adviseur van BMOBJZ hierbij vindt afstemming plaats met de Griffie. Beoordeeld wordt of de actieve geheimhouding van een stuk kan worden afgehaald. Deze beoordeling wordt formeel vastgelegd in een B&W besluit of een raadsbesluit. Als een stuk geen actieve geheimhouding meer kent dan moet ook in Corsa de geheimhouding van de stukken worden aangepast. Relatiecategorie Wie

Naam Adviseur BJZ (oude naam: Bestuurlijk juridisch adviseur DUBBEL --> SAMENVOEGEN?)

Van BMO - Bestuurlijk Juridische Zaken

2.17 Archivering van geheime stukken Geheime stukken worden door de senior medewerkers van de afdeling S&I-DIV gearchiveerd en beheerd in Corsa.

Printdatum: 1 februari 2021

Pagina 11 van 12

Omgaan met geheimhouding van stukken ex art 55 GW (B&W)

Relatiecategorie Wie Wie

Printdatum: 1 februari 2021

Naam Senior medewerker documentatie/Coördinator Senior medewerker documentatie

Van S&I - DIV S&I - DIV

Pagina 12 van 12