1.1 BIJL 2 - Vastgoedregeling Krimpenerwaard.pdf

Vastgoedregeling

Kaders voor optimale invulling van huisvestingsbehoeften met een vastgoedoplossing

(bron: Overheid.nl)

Afdeling Afdelingsmanager Auteur Datum Versie Zaaknummer Documentnummer

: Openbare Werken / team vastgoedbeheer : mevrouw M. de Waard - den Hoed : de heer T. Nobel (TwynstraGudde) en de heer W. Barthel : 10 november 2021 : 21 : ZK 723382 : 723455

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

1

Inhoudsopgave

1.

2.

Inleiding

3

1.1

Introductie

3

1.2

Definitie van bezit

3

1.3

Reikwijdte beleidsnotitie

4

1.4

Leeswijzer

4

Nut of noodzaak van gemeentelijk vastgoed

5

2.1

Visie op bezit en beheer van gemeentelijk vastgoed

5

2.2

Redenen om vastgoed in bezit te hebben

5

2.3

Alertheid op alternatieven voor bezit

6

3.

Beoogd doel van de beleidsnotitie

7

4.

Beleidsregels voor vastgoedbezit

8

5.

4.1

Afwegingskader voor het zijn of blijven van vastgoedbezitter

8

4.2

Beleidsregels bij verkoop

9

4.3

Beleidsregels bij aankoop

10

Beleidsregels voor vastgoedbeheer

11

5.1

Instandhouding

11

5.2

Financieel / contractueel

12

5.3

Gebruik

15

5.4

Organisatie

15

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

2

1. Inleiding 1.1 Introductie De gemeente Krimpenerwaard is op 1 januari 2015 ontstaan uit een gemeentelijke herindeling van de voormalige gemeenten Nederlek, Ouderkerk, Bergambacht, Schoonhoven en Vlist. De gemeente Krimpenerwaard bezit op dit moment (d.d. januari 2021) 126 vastgoedobjecten met een totale bruto vloeroppervlakte van 60.662 m². Dit betreft verschillende soorten objecten zoals gemeentekantoren, gemeentewerven, sportaccommodaties, rijks- en gemeentelijke monumenten, gebouwen die worden verhuurd aan maatschappelijke organisaties (of andere huurders of gebruikers) en diverse gebouwen die met het oog op toekomstige ontwikkelingen strategisch zijn aangekocht. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van het vastgoed in bezit van de gemeente. Dit is nadrukkelijk een momentopname. De diversiteit is mede het gevolg van de samenvoeging van vijf portefeuilles van de gefuseerde gemeenten tot één. Een samenhangend beleid is belangrijk. Daarmee kan namelijk professioneel sturing gegeven worden aan het beheer. Daarnaast is het voor een consistent beleid van belang heldere spelregels bij keuzes rondom eigendom vast te leggen. Met deze Vastgoedregeling liggen de kaders vast om op een doeltreffende en efficiënte wijze gemeentelijk vastgoed te beheren. Het vastgoed biedt onderdak aan tal van, onder andere, maatschappelijke activiteiten.

Het aanbod aan huisvesting is met de beleidsnotitie transparant en slim georganiseerd. De Vastgoedregeling bepaalt echter niet de huisvestingsbehoeften. De behoefte aan onderdak voor maatschappelijke activiteiten volgt namelijk vanuit de inhoudelijke beleidsafdelingen. Wat met de Vastgoedregeling wel ontstaat is een duidelijkere rolverdeling tussen de huisvestingsvrager en de huisvestingsaanbieder. Vastgoedkeuzes en -besluiten worden met deze beleidsnotitie eenduidiger genomen. Het is het feitelijke kader waarmee de gemeente vervolgens kan besluiten en handelen in tal van voorkomende situaties. Tot slot is van belang te onderstrepen dat implementatie van voorliggende nota niet leidt tot harmonisatie. Er wordt niet beoogd om alle bestaande afspraken, aangegane verplichtingen en gemaakte keuzes hieromtrent te willen wijzigen. Met deze beleidsnotitie in de hand zal elk voorliggend vastgoedbesluit – of dat nu gaat om voorgenomen (ver)bouw of verlenging van een huurcontract - op een nog meer integrale wijze worden voorbereid en genomen.

1.2 Definitie van bezit Voordat nader ingegaan wordt op kaders voor vastgoedbezit wordt allereerst stil gestaan bij definities. Bij het bezitten of in eigendom hebben van vastgoed wordt terminologie namelijk niet altijd correct toegepast. In bijlage 2 is een nadere toelichting te vinden van de definities van eigendom, bezit én een aantal aanpalende (bezits)vormen. In deze nota wordt overal - uitzonderingen daargelaten - de term ‘bezit’ gebruikt om daarmee de hele vastgoedportefeuille van Krimpenerwaard met al haar bezitsvormen in ogenschouw te nemen. Het is van belang bij toepassing van deze beleidsnota zeer scherp de juiste terminologie te blijven aanhouden om misverstanden te voorkomen.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

3

1.3 Reikwijdte beleidsnotitie De gemeentelijke vastgoedportefeuille omvat al het vastgoed dat in bezit is van de gemeente Krimpenerwaard en vastgoed dat door de gemeente wordt gehuurd. Deze beleidsnotitie bevat beleidsmatige kaders (spelregels) over het bezit, beheer en gebruik van het gemeentelijke vastgoed. De gemeente heeft niet altijd het vastgoed in bezit, maar ontplooit of ondersteund ook (maatschappelijke) activiteiten in vastgoed van een derde, bijvoorbeeld via huur. Daar waar het in deze notitie gaat om het beheer van vastgoed, gelden de kaders ook voor vastgoedobjecten waar de gemeente huurder is. Buiten de scope van deze beleidsnotitie vallen: • Het bepalen van de vraag naar vastgoed: We introduceren hiervoor de termen ’huisvestingsvrager’ en ‘huisvestingsaanbieder’. Met de huisvestingsaanbieder wordt bedoeld op (een nog verder te ontwikkelen) organisatorische eenheid Vastgoed die optreedt als de beheerder van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Deze eenheid draagt zorg voor de invulling van de behoefte aan huisvesting met een passende vastgoedoplossing. De huisvestingsvrager is de partij met de beleidsinhoudelijke behoefte om (maatschappelijke) activiteiten door de gemeente te laten huisvesten. Denk dan bijvoorbeeld aan zaken als welzijn, sport en cultuur. De vraag naar gemeentelijk vastgoed wordt bepaald door beleidsafdelingen van de gemeente.

Met het opstellen van het Afwegingskader Maatschappelijke Voorzieningen worden spelregels vastgelegd om deze behoefte in de toekomst eenduidig te kunnen bepalen. Daarbij moet de begrenzing van rollen, taken en verantwoordelijkheden tussen vraag en aanbod duidelijk zijn. Het bepalen van de vraag of behoeften aan huisvesting valt dus buiten de scope van deze beleidsnotitie. • Kavels in eigendom van de gemeente: Deze beleidsnotitie omvat geen beleidsafspraken voor het beheren van onbebouwde percelen grond in bezit van de gemeente. In de Nota Grondbeleid 2017 zijn de kaders vastgelegd voor het eigendom verwerven van gronden en gebouwen in het kader van ruimtelijke ontwikkelingen. Deze verwervingen hebben een tijdelijk oogmerk. De uitvoering van het beheer van onbebouwde gronden die niet vallen onder toekomstige grondexploitaties is elders in de organisatie belegd. • Snippergroen: Met snippergroen wordt openbare gemeentelijke grond bedoeld, dat grenst aan percelen van woningen. Het betreffen vaak kavels van beperkte omvang die geen duidelijke functie (meer) hebben. Deze kavels (vaak groenstroken) ‘blijven vaak over’ bij de inrichting van een woonwijk. Net als bij grotere onbebouwde kavels valt snippergroen buiten de scope van deze beleidsnotitie en zijn ook elders in de organisatie belegd.

• Beleidsafspraken civiele werken: Beleidsafspraken over het in eigendom hebben en beheren van civiele werken (zoals kunstwerken, wegen en riolen) valt ook buiten het bestek van deze nota. Zaken hierover zijn vastgelegd binnen het zogenaamde plan Integraal Beheer Openbare Ruimte. • Beheerplan gemeentelijk vastgoedbeheer: Een beheerplan gemeentelijk vastgoedbeheer wordt periodiek opgesteld om inzicht te krijgen in wat de huidige onderhoudsstatus (conditie) is van het gemeentelijk vastgoed, welke onderhoudsactiviteiten op de gemeente afkomen en wat de daarbij behorende financiële verplichtingen zijn.

1.4 Leeswijzer Deze beleidsnotitie is als volgt samengesteld. Na dit inleidende hoofdstuk staan in hoofdstuk 2 de redenen waarom gemeente Krimpenerwaard vastgoed in bezit zou moeten hebben. In hoofdstuk 3 worden de twee doelstellingen toegelicht van het beleidsmatig willen sturen op vastgoedbezit en vastgoedbeheer (feitelijk de verantwoording van deze beleidsnotitie). Hoofdstuk 4 is een vertaling van de beleidsdoelstelling vastgoedbezit. Hoofdstuk 5 tot slot bevat de beleidsregels voor vastgoedbeheer. Vastgoedregeling Krimpenerwaard

4

2. Nut of noodzaak van gemeentelijk vastgoed Gemeente Krimpenerwaard heeft vastgoed in bezit en wenst dat op een passende wijze te beheren, maar daaraan gaat de wezenlijke vraag vooraf waarom vastgoed in bezit te hebben of te nemen. Dit hoofdstuk geeft kleur aan die wezenlijke vraag. Heeft vastgoedbezit nut, is het noodzakelijk of moet de gemeente vastgoed afstoten?

2.1 Visie op bezit en beheer van gemeentelijk vastgoed Gemeente Krimpenerwaard heeft een overkoepelende visie op het in bezit hebben en beheren van vastgoed die als volgt luidt: Voor gemeente Krimpenerwaard is er in beginsel geen noodzaak om vastgoed in bezit te hebben, tenzij er specifieke redenen zijn om wel bezitter te zijn of dat te blijven. Gemeentelijk vastgoedbezit is geen doel op zich, maar staat altijd ten dienste van (maatschappelijke) activiteiten die de gemeente wenst te ondersteunen. Gemeentelijk vastgoedbezit wordt beheerd met aandacht voor een gezonde en duurzame bedrijfsvoering, sturend op doelmatigheid (kostenbeheersing) en doeltreffendheid (het effectief inzetten van vastgoed).

2.2 Redenen om vastgoed in bezit te hebben Het vastgoed van gemeente Krimpenerwaard – datgene waarvoor specifieke redenen zijn om het bezit te nemen of te houden – wordt ingezet als bedrijfsmiddel, gericht op het realiseren van maatschappelijke effecten. Het staat ten dienste van de gewenste activiteit. In deze paragraaf zijn redenen uiteengezet om af te wijken van de visie om in beginsel geen vastgoed in bezit te hebben. Vastgoedbezit als wettelijke plicht Gemeente Krimpenerwaard heeft vastgoed in bezit (in de vorm van economisch claimrecht) om haar wettelijke taak na te komen ten aanzien van het voorzien in onderwijshuisvesting in het primair en voortgezet onderwijs. Naast de wettelijke taak voor het beschikbaar stellen van onderwijsvastgoed heeft de gemeente de verplichting opgelegd gekregen om enkele specifieke vastgoedobjecten in eigendom te houden en deugdelijk te onderhouden. Een sprekend voorbeeld hiervan zijn de kerktorens, waarvan het eigendom door een 19de eeuws Koninklijk Besluit aan de gemeente toekwam. Vastgoedbezit als gemeentelijke wens Vastgoedbezit kan wenselijk zijn voor de gemeente ter ondersteuning van beleid met een beoogd maatschappelijk effect. Het vastgoedobject zelf is niet zozeer de wens, maar wel het huisvesten of onderdak bieden aan de maatschappelijke activiteit.

Het in bezit hebben van het vastgoedobject is daarmee een beleidsondersteunend middel. Behoeften aan gemeentelijk vastgoedbezit volgen uit sociaal-maatschappelijke doelstellingen, welke heel divers van aard kunnen zijn. Voorbeelden zijn vastgoedbezit voor sportdoeleinden, huisvesting van gemeentelijke diensten of het onderdak willen bieden aan welzijnsactiviteiten. Het is aan de gemeente zelf om continu de behoeften aan huisvesting te blijven definiëren en actualiseren vanuit haar maatschappelijke doelstelling. Vastgoedregeling Krimpenerwaard

5

2.3 Alertheid op alternatieven voor bezit Bij de afweging om vastgoed in gemeentelijk bezit te hebben of te nemen dient altijd een blijvende oplettendheid te bestaan op eventuele meer gunstige alternatieven, zoals huur van vastgoed. De voordelen van eventuele alternatieven kunnen liggen op zowel maatschappelijk als op bedrijfsmatig vlak, een combinatie van beide of juist een tegengesteldheid tussen bijvoorbeeld maatschappelijke voordelen en bedrijfsmatige nadelen. Het vergt daarom een integrale afweging, per object maatwerk én scherpte op veranderende omstandigheden in de tijd. Als voorbeeld van een alternatief van bezit kan gedacht worden aan vastgoed dat door een commerciële instelling efficiënter en daardoor goedkoper beheerd kan worden. Door verleggen van het bezit - en daarmee ook het beheer - en terughuur van de benodigde ruimte door de gemeente kan een gunstigere (lees: financieel voordeligere) situatie ontstaan voor de gemeente. Terwijl zij toch, weliswaar via huur, de betreffende maatschappelijke activiteit kan blijven faciliteren met huisvesting. Een ander voorbeeld is een gemeentelijk vastgoedobject dat beperkt door de gemeente gebruikt wordt en waarbij verkoop en terughuur van alleen het te gebruiken gebouwdeel op termijn financieel voordeliger is.

Bij zo’n verkoopscenario wordt door de gemeente het beheer van het object ook uit handen gegeven, waardoor de regie op de kwaliteit ervan verloren gaat. Dit kan tot erg onwenselijke situaties leiden, waarbij het object niet meer voldoet aan de wensen van de gemeente. Een verkoopalternatief hoeft daarmee niet gunstiger te zijn voor de gemeente.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

6

3. Beoogd doel van de beleidsnotitie Gemeentelijk vastgoed is altijd ondersteunend aan (maatschappelijke) activiteiten die de gemeente wenst te ondersteunen. Er dient een maatschappelijke reden of verantwoording te zijn om als gemeente vastgoed in bezit te hebben of te nemen. Die inhoudelijke redenatie of verantwoording is aan de betreffende vakafdeling die maatschappelijke doelen nastreeft. Bijvoorbeeld vanuit welzijnsoogpunt het nastreven van sociale cohesie in buurten en kernen. De weging van het maatschappelijke nut of noodzaak ligt niet bij team Vastgoed. Het voeren van deze vastgoedregeling heeft daarom een sterk bedrijfsmatige insteek. Gemeente Krimpenerwaard heeft de volgende twee doelstellingen voor ogen met deze beleidsnotitie: 1. Bezit: kaderstellend voor de afweging om vastgoed in bezit te hebben of te nemen. Vastgoedbezit moet nadrukkelijk bijdragen aan een beleidsinhoudelijke doelstelling en/of moet een wettelijke grondslag hebben. Als hier geen sprake van is, is het bestaande bezit overbodig. En als de afweging voorligt om een vastgoedobject te verwerven dient hiervan te worden afgezien. De rechtvaardiging van vastgoedbezit dient goed onderbouwd te zijn. De verantwoordelijke organisatie unit (bijvoorbeeld een nog te vormen Team Vastgoed) toetst of deze beleidsinhoudelijke rechtvaardiging of wettelijke plicht voldoende is onderbouwd, maar oordeelt hier niet over.

Het verkleinen van de bestaande vastgoedportefeuille kan een gevolg zijn van implementatie van deze doelstelling, maar is echter geen doel op zich. 2. Beheer: kaderstellend om gemeentelijk vastgoed te beheren. Voor het beheer van vastgoedbezit gelden de volgende basisprincipes: o Kostenefficiency: doelstellingen moeten met minimale middelen behaald worden. o Financiële transparantie, zowel binnen de organisatie, naar de gemeenteraad als naar de inwoners. Financiële handelingen dienen te allen tijde herleidbaar te zijn. Bovengenoemde beleidsdoelstellingen worden in de volgende twee hoofdstukken nader uitgewerkt naar beleidsregels.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

7

4. Beleidsregels voor vastgoedbezit Hoofdstuk drie bevat twee beleidsdoelstellingen, waaronder de doelstelling van het beleidsmatig willen sturen op vastgoedbezit. Dit vierde hoofdstuk is een nadere uitwerking van die beleidsdoelstelling middels het introduceren van een afwegingskader voor het zijn of blijven van vastgoedbezitter (paragraaf 4.1) en beleidsregels voor het afstoten van gemeentelijk bezit (paragraaf 4.2). In paragraaf 4.3 wordt verwezen naar beleidsregels voor aankoop in een aanpalend beleidsdocument.

4.1 Afwegingskader voor het zijn of blijven van vastgoedbezitter Het afwegingskader biedt houvast bij het weloverwogen en integraal nemen van besluiten over vraagstukken met betrekking tot vastgoedbezit. Het kader rust op drie kernvragen die de gemeente zichzelf te stellen heeft bij elk voorgenomen besluit tot het in bezit nemen of houden van een vastgoedobject. Onderstaand een visualisatie van het stroomschema zoals het afwegingskader gebruikt kan worden.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

8

Bij ieder individueel vraagstuk of initiatief met betrekking tot het aankopen van vastgoed of het overwegen tot het afstoten ervan, wordt bovenstaand afwegingskader toegepast. Zodoende wordt de afweging bedrijfsmatig benaderd. Een zogenaamde businesscase-benadering. De derde kernvraag van het afwegingskader draait om de financiële dekking en niet om de verhouding tussen maatschappelijke kosten en baten. De maatschappelijke afweging dient immers gemaakt te worden door de inhoudelijke vakafdeling (die hier ook de financiële dekking voor beschikbaar stelt).

4.2 Beleidsregels bij verkoop Hoofdstuk twee bevat de redenen om als gemeente vastgoed in bezit te hebben. Het kan dus ook voorkomen dat de gemeente bij bestaand bezit geen redenen (meer) heeft om dit langer in bezit te houden. Deze paragraaf biedt beleidsregels voor het afstoten van gemeentelijk vastgoed. Vooraf aan de daadwerkelijke stap naar besluitvorming over verkoop dient vanzelfsprekend binnen de gemeente integraal overwogen te worden of: ➢ Er redenen zijn om betreffend vastgoed in bezit te houden. Voorbeeld van een reden om ogenschijnlijk overbodig vastgoed toch niet af te stoten is het hebben van voornemens met betrekking tot gebiedsontwikkeling. In een dergelijk geval is het raadzaam de toekomstige status en functie van het betreffende vastgoed te betrekken in de beoogde herontwikkeling van het gebied. Ook is het raadzaam om vooraf te toetsen op aanwezigheid op bijvoorbeeld anti-speculatiebeding; ➢ Er redenen zijn om niet tot volledige verkoop over te gaan, maar bijvoorbeeld om een ‘eerste recht tot koop’ contractueel af te dwingen en/of alleen over te gaan tot verkoop van de opstallen en de grond in eigendom te houden (middels een opstalrecht). Na de afwegingen en keuzen ten aanzien de twee bovengenoemde zaken kan het verkooptraject daadwerkelijk in gang gezet worden. Het verkoopbeleid beslaat uit een procesbeschrijving waarin zeven stappen worden gedefinieerd.

Die staan hieronder uiteen gezet: 1) Voornemens tot verkoop worden uitgesproken en vastgelegd in een collegebesluit. Uitgangspunt is namelijk dat verkoopprocessen transparant, openbaar en marktconform zijn. Hierdoor krijgt iedereen de gelegenheid om mee te dingen naar de gunning. 2) Om een optimaal verkoopresultaat te behalen, wordt per object een vastgoedadvies vastgesteld met daarin een verkoopstrategie en verkoopmethode. Dat verkoopadvies bevat tenminste de volgende onderdelen: o Inschatting van de marktwaarde, getaxeerd door een onafhankelijk gecertificeerde taxateur. o Advies voor de verkoopmethode die het meest geschikt wordt geacht om dit specifieke object optimaal te verkopen. o Inschatting van de tijd en de werkzaamheden die nodig zijn om het vastgoed ‘verkoop-klaar’ te maken. Onder ‘verkoop-klaar’ wordt verstaan; klaar voor het behalen van een optimaal verkoopresultaat. Hierbij dient ingegaan te worden op mogelijke verkoopoptimalisatie door weloverwogen te kiezen voor ‘as is’ verkoop, verkoop onder voorwaarden of tender gestuurd op kwaliteit transformatie / (her)ontwikkelopgave. 3) De huurder van het betreffende vastgoedobject heeft eerste recht van koop, tegen minimaal de taxatiewaarde, bepaald door een onafhankelijk taxateur. Er is geen sprake van eerste recht van koop bij vastgoedobjecten met meerdere huurders.

4) Wanneer de huurder geen gebruik maakt van zijn eerste recht van koop, wordt het vastgoedobject middels een transparante, openbare procedure marktconform verkocht (al dan

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

9

niet in verhuurde staat). Geïnteresseerden worden voldoende in de gelegenheid gesteld onderzoek te doen en een bieding uit te brengen. Van voorkeursposities voor bijzondere partijen (zittende huurders, lokale spelers en dergelijke) is hierbij geen sprake. De marktconformiteit wordt getoetst middels een onafhankelijk uitgevoerde taxatie en in het geval van een openbare verkoopprocedure heeft daarnaast ‘de markt gesproken’. 5) In bijzondere gevallen kan worden gekozen voor een prijsvraag, waarbij het mogelijk is dat naast de geboden koopsom ook andere criteria een rol spelen in de gunning. Hierbij is het ook mogelijk dat via een voorselectie een aantal kandidaten worden geselecteerd, die bij de definitieve selectie hun plannen kunnen uitwerken en eventueel presenteren. 6) In bijzondere gevallen kan worden gekozen voor een één-op-één verkoop tegen taxatiewaarde aan maatschappelijke partners middels een besloten procedure en mits passend binnen de aanbestedingsregels. Indien de bestuurlijke wens bestaat om een object niet op de vrije markt, maar aan één partij aan te bieden, dan wordt hiertoe een separaat besluit genomen. Voor een dergelijke verkoop dient de marktwaarde als minimale koopsom, vooraf bepaald door een onafhankelijke taxateur.

7) Voor huurders die in een te verkopen pand gehuisvest zijn en die door de gemeente beleidsmatig gewenst worden, kan de gemeente het pand in verhuurde staat verkopen en de zoektocht naar alternatieve huisvesting ondersteunen. Indien bijvoorbeeld het huidige huurcontract leidt tot een te lage verkoopwaarde, dan kan de gemeente de zoektocht naar alternatieve huisvesting ondersteunen, mede om het te object vrij van huur te maken en vervolgens te kunnen verkopen.

4.3 Beleidsregels bij aankoop November 2019 is een meerjarennota Strategisch Grondbeleid door de raad vastgesteld. Hierin staan onder meer aankoopregels voor vastgoed opgenomen. Vandaar dat voor beleidsregels bij aankoop in voorliggende nota geen uiteenzetting volgt, maar wordt verwezen naar genoemde nota. Ter verduidelijking zijn de belangrijkste beleidsregels bij aankoop: - Afdeling Ruimtelijke Ordening kan beslissen tot aankoop van vastgoed om strategische en/of ontwikkelingsredenen. Aan deze aankoop dient altijd een bestuurlijk besluit ten grondslag te liggen. - Team Vastgoed neemt de betreffende aankoop in beheer en verzorgt de exploitatie. De lasten voor beheer en exploitatie zijn echter altijd ten laste van Ruimtelijke Ordening (of een andere vakafdeling). Team Vastgoed draagt in geen geval de beheer of exploitatielasten.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

10

5. Beleidsregels voor vastgoedbeheer In hoofdstuk drie worden de twee overkoepelde beleidsdoelstellingen geïntroduceerd, waarvan de eerste nader wordt uitgewerkt in hoofdstuk 4. De tweede overkoepelende beleidsdoelstelling gaat in op vastgoedbeheer en betreft het bereiken van kostenefficiency en financiële transparantie. Dit vijfde hoofdstuk is een nadere uitwerking van die beleidsdoelstelling door middel van beleidsregels. De beleidsregels zijn hieronder samengebracht in een aantal clusters.

5.1 Instandhouding o

Onderhoud - Het onderhoudsniveau sluit aan bij de functie. De huisvestingsaanbieder bepaalt een kwaliteitsniveau van het vastgoed dat passend is bij het gebruiksdoel en de levensduur. -

In het beheerplan Gemeentelijk Vastgoedbeheer is vastgelegd welk ambitieniveau nagestreefd wordt voor wat het betreft de technische onderhoudskwaliteit.

-

Voor gebouwen die gesloopt worden, maar waarbij tijdelijk leegstandsbeheer of verhuur wordt ingezet, wordt het onderhoudskwaliteit verlaagd naar conditie 4 of 5.

-

Het beheerplan wordt iedere vier jaar geactualiseerd door een extern deskundig bureau.

-

Het onderhoud van schoolgebouwen berust bij de schoolbesturen zelf, waarbij financiering plaatsvindt door middel van een Rijksbijdrage.

-

In het geval van een multifunctionele accommodatie is de gemeente als mede-eigenaar medeverantwoordelijk voor het onderhoud en de financiële bijdrage. Planning en uitvoer van het onderhoud is door de Vereniging van Eigenaren in alle gevallen extern belegd.

o

Onderhoud bij ‘beheer op afstand’ Als gemeentelijk vastgoed niet door de gemeente wordt beheerd c.q. geëxploiteerd, dient er wel op toegezien te worden dat onderhoud en beheer volgens de normen van de gemeente geschiedt. Afspraken hierover worden contractueel vastgelegd tussen gemeente en betreffende exploitant / beheerder.

o

Leegstandsbeheer In geval van leegstandsbeheer (vastgoed dat afgestoten of gesloopt gaat worden) gelden de volgende beleidsregels: - Het onderhoudsniveau wordt uitgevoerd op basis van de streefnorm ‘wind- en waterdicht’. -

Na afstoten of sloop wordt de accommodatie uit de financiële onderhoudsvoorziening gehaald.

-

Er blijven geen gebouwen langer dan drie maanden leeg staan. In leegstaande gebouwen wordt tijdelijk leegstandsbeheer (ook wel legaal antikraak genoemd) of verhuur ingezet.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

11

o

Technisch versus programmatisch beheer De gemeente verzorgt zelf het technisch (of instandhoudings)beheer van vastgoed in eigen bezit. Het actief coördineren of organiseren van een activiteitenaanbod in een accommodatie (ook wel programmatisch beheer genoemd) wordt ten principale niet gezien als een taak van team Vastgoed.

o

Verduurzaming vastgoedportefeuille De beleidskaders voor verduurzaming van Krimpenerwaard worden deels ingevuld vanuit landelijk beleid. Hierbij volgen een aantal wettelijke kaders die op moment van vaststellen van dit beleid vigerend zijn: - Verplicht uitvoering geven aan EML (erkende maatregelen lijst). -

Aardgasvrij bouwen: voor alle kleinverbruikers (max 40 m³ / uur), zoals woningen en kleine bedrijfsgebouwen worden sinds juli 2018 geen bouwvergunningen meer afgegeven voor gasaansluitingen.

-

BENG nieuwbouwen: vanaf januari 2021 geldt dat nieuwbouw moet voldoen aan een energieprestatie wordt getypeerd als ‘Bijna Energieneutraal Gebouw’ (BENG).

-

Verplichte Milieu Prestatie Gebouwen (MPG): Bij elke aanvraag voor een omgevingsvergunning is een MPG verplicht. Dit geeft aan wat de milieubelasting is van de materialen die in een gebouw worden toegepast.

Daarnaast wordt binnenkort verplicht: - Per 1-1-2023 moeten kantoorgebouwen voldoen aan energielabel C. -

Verplichtend karakter voor maatschappelijk vastgoedeigenaren om een Portefeuille Routekaart op te stellen. Een dergelijke routekaart zorgt voor de versnelling in de verduurzaming van maatschappelijk vastgoed.

Van groot belang is het om voortdurend oog te hebben voor ontwikkelingen c.q. wijzigingen van wettelijke kaders en regelgeving. Verder heeft gemeente Krimpenerwaard zich in het Waardzaam Convenant gecommitteerd aan een aantal doelstellingen: 1. in 2019 10% minder CO2 uitstoot (dit is gerealiseerd); 2. in 2030 halvering van het energieverbruik; 3. in 2050 energieneutraal en vrij van fossiele brandstoffen.

5.2 Financieel / contractueel o

(Ver)huuradministratie - Team Vastgoed heeft een signaleringsfunctie bij expiratie van huur- en verhuurovereenkomsten. -

Team Vastgoed voert in principe geen (huur)administratie van multifunctionele accommodaties, voor zover het die van de VvE betreft. Wel voert team Vastgoed de administratie van de verhuur van het gemeentelijke deel. Team Vastgoed is namens de gemeente medebestuurder in de VvE’s.

-

Team Vastgoed wint advies in bij de betreffende beleidsafdeling over het verlengen dan wel beëindigen van de (ver)huurrelatie in geval de overeenkomst dit verlangt.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

12

o

-

Team Vastgoed brengt de opties in beeld van de gemeente bij een aanstaande expiratiedatum van huur- en verhuurovereenkomsten (verlengen, stopzetten, contractruimte anderszins).

-

Team Vastgoed biedt inzicht in eventuele financiële consequenties van verlenging huuren verhuurovereenkomsten.

-

De afweging over het aangaan, verlengen, wijzigen dan wel beëindigen van een huur- of verhuurrelatie is een gezamenlijke actie van team Vastgoed en de vakinhoudelijke beleidsafdeling.

-

Contractafspraken tussen gemeente en (maatschappelijke) partijen over het gebruik en huur van vastgoed worden formeel gemaakt door team Vastgoed. Het is mogelijk dat een gemeentefunctionaris vanuit de vakinhoudelijk beleidsafdeling het aanspreekpunt is en de contractbesprekingen voert, maar de eindverantwoordelijkheid ligt bij team Vastgoed. In alle situaties geldt dat er een nauwe samenwerking vereist is tussen de betreffende vakafdeling en team Vastgoed over het zowel juridisch als maatschappelijk passend, haalbaar en houdbaar maken van contractafspraken.

-

Team Vastgoed is verantwoordelijk voor archivering van formele (contract)stukken en overige relevante basisgegevens, waaronder objectgegevens.

Kostendekkendheid De gemeente streeft naar een eenduidige huur- en subsidiesystematiek. Dit moet leiden tot transparantie in de kosten en verhuur van maatschappelijk vastgoed. Door toepassing van een eenduidige huurprijsberekening op basis van kostendekkendheid, worden alle kosten van het gebruik van een vastgoedobject inzichtelijk. Dit biedt kansen om te sturen op de effectiviteit van maatschappelijk vastgoed en het maatschappelijk effect dat ermee behaald moet worden. Met het inzicht in kostendekkende tarieven wordt vervolgens afgewogen in hoeverre het eventuele verschil tussen huidige tarieven en het kostprijsdekkende niveau wordt overbrugd. Door het verschil te verrekenen in een te verhogen huurprijs voor de huurder of dit verschil te laten bekostigen door de opdrachtgevende beleidsafdeling. Dat laatste is feitelijke een indirecte subsidie en voorkomt ‘rondpompende budgetten’, maar leidt wel tot heel bewuste keuzes hieromtrent én door de juiste vakafdeling binnen de gemeente.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

13

Een passende huursystematiek vraagt nadere uitwerking. Vanuit beleidsoogpunt zijn onderstaande drie stappen voorzien richting een eenduidige huursystematiek: 1. Ten eerste de werkelijke kosten per gemeentelijk vastgoedobject inzichtelijk te maken. Vervolgens kunnen de huurinkomsten afgestemd worden op de werkelijke instandhoudingslasten. Op korte termijn leidt dit inzicht tot een verplaatsing van verkapte subsidiebudgetten van team Vastgoed naar de betrokken beleidsafdelingen. Op deze manier heeft een beleidsafdeling alle financiële middelen tot zijn beschikking om te kunnen sturen. 2. De tweede stap is om zonder uitzondering een eenduidige huurmethode voor alle maatschappelijke vastgoedobjecten van de gemeente door te voeren. Op deze wijze kan uitsluitend via de beleidsafdeling een gemeentelijke subsidie verstrekt worden aan huurders wanneer deze niet (geheel of gedeeltelijk) in staat zijn de huur op te brengen. Zo wordt op de langere termijn uitsluitend (in)directe subsidie als een sturingsinstrument gehanteerd. Een beslissing tot toekenning van een subsidie op huisvesting is te allen tijde een politieke beslissing. 3. In overleg met de betreffende beleidsafdeling worden ten derde subsidies aangepast aan de werkelijke kosten. Door toepassing van een methodiek van kostprijsdekkende huur moeten huren eventueel worden bijgesteld.

Dit is noodzakelijk om verkapte subsidie te voorkomen. Deze handeling betekent niet dat er meer financiële middelen nodig zijn om het bestaande beleid te financieren. De huidige geldstromen worden alleen inzichtelijk en transparant gemaakt en ondergebracht bij de betreffende inhoudelijke beleidsafdeling. Met een eenduidige huursystematiek wordt helder in hoeverre er voor betreffend maatschappelijk vastgoedobject maatschappelijke behoeften bestaan. In geval er onvoldoende dekking is vanuit de beleidsafdelingen (via subsidiering van de gebruiker/huurder voor het dekken van de kostprijs van een gemeentelijk object), ligt de principiële vraag voor of het bezit van dit object maatschappelijk gerechtvaardigd is. Blijkbaar is er bij zo’n situatie onvoldoende maatschappelijke behoefte aan het betreffende onderdak en staat bezit daardoor ter discussie. Continuering van dit bezit met onvoldoende dekking blijft alleen mogelijk via twee routes: 1. De gemeente stelt specifiek en expliciet een extra (structurele) subsidie ter beschikking ter overbrugging van het geconstateerde dekkingsprobleem. Bijvoorbeeld vanwege gewenst behoud van de culturele waarde in het dorp of vanwege de wens om erfgoed toegankelijk en beschikbaar te houden voor de gemeenschap. Hiertoe wordt ook verwezen naar het Afwegingskader Maatschappelijke Voorzieningen, waarin de keuzevorming hierover nader is beschreven. 2.

Inzetten op het vinden van extra huurders die voor aanvullende dekking zorgen. Deze tweede route is zeer aanbevelingswaardig. Het is namelijk zowel financieel een sterk argument als een route met tal van maatschappelijke kansen.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

14

Initiatief voor beide routes ligt bij de inhoudelijke beleidsafdeling. In geval deze beide routes niet reëel zijn in een dergelijke situatie vervalt de reden om als gemeente het vastgoed in eigendom te houden en kan derhalve afgestoten worden..

5.3 Gebruik o

o

Multifunctioneel gebruik - Team Vastgoed heeft een signaleringsfunctie bij het detecteren van kansen en mogelijkheden om meerdere activiteiten te clusteren onder één dak c.q. binnen één accommodatie. -

Team Vastgoed heeft geen actieve rol in het verbeteren van de bezetting.

-

Bij contractering van huurders/gebruikers worden afspraken gemaakt over onder andere inkomsten, bezettingsgraad, energieverbruik en demarcatie. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van standaard contracten. Ook vindt hierbij nauwe afstemming plaats met de betreffende vakafdeling.

Sociale en fysieke veiligheid, gezondheid en toegankelijkheid Bij het beheer van gemeentelijk vastgoed wordt gestreefd naar: - Het versterken van het sociale veiligheidsgevoel van gebruikers. Dit kan behaald c.q. versterkt worden door bijvoorbeeld materiaalgebruik, inrichting, IT-faciliteiten en verlichting. -

Het waarborgen van de fysieke veiligheid van gebruikers/bezoekers, onder meer op het vlak van brandveiligheid, legionellabestrijding, doorvalbeveiliging en koolstofmonoxide detectie.

-

Het nastreven van een zo gezond mogelijke accommodatie, onder meer met focus op binnenmilieu, ongediertebestrijding en het voldoen aan ARBO-richtlijnen.

-

Toegankelijkheid voor bezoekers/gebruikers met een handicap of beperking.

5.4 Organisatie o

Rolscheiding De gemeente houdt bij het beheer van haar vastgoedportefeuille een rolscheiding aan. Dit als middel om een zakelijke benadering binnen de gemeentelijke organisatie te stimuleren. Rolscheiding moet bijdragen aan een herkenbare rolinvulling van de gemeente richting externe stakeholders. Onderstaand een overzicht van de taakverdeling tussen: - De gemeente als gesprekspartner over het gebruik van voorzieningen (huisvestingsvrager). - De gemeente als vastgoedeigenaar (huisvestings- of vastgoedaanbieder). Onderstaand een visualisatie van de verhouding tussen aanbieder en vrager.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

15

o

Verantwoording Met het in bezit hebben van vastgoed ontstaat ook de behoefte en plicht om over dat bezit en beheer periodiek te rapporteren. De procedure en thematiek voor de verantwoording is nog niet vastgelegd. Gedacht kan worden aan onder meer het rapporteren over huurbaten, CO2 uitstoot, bezetting, leegstand en tevredenheid van gebruikers.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

16

Bijlage 1 Overzicht gemeentelijk vastgoed De portefeuille gemeentelijk vastgoed verandert met de tijd. Er worden bijvoorbeeld panden aangekocht voor gebiedsontwikkeling. Ook komt de gemeente vastgoed toe als een schoolgebouw aan het onderwijs onttrokken wordt. Daarnaast staat een aantal panden op de nominatie om afgestoten te worden, maar wachten nog op een juiste bestemming of koper. In sommige gevallen is sprake van deeleigendom, waarbij het gaat om zogenaamde multifunctionele accommodaties (MFA’s). Het gemeentelijke deel wordt daarbij verhuurd aan maatschappelijke partijen. De totale bruto vloeroppervlakte bedraagt op de peildatum 60.662 m². Om dit in perspectief te plaatsen: dat zijn ongeveer 15 voetbalvelden.

12 Kerktorens/uurwerken 21 Begraafplaatsen (aula's, knekelhuisjes) 5 Brandweerkazerne 5 Gemeentewerf 5 Kantoor 6 Kinderdagverblijven 21 Leegstandbeheer (gebiedsontwikkeling, sloop, verkoop) 5 Deeleigenaar Multifunctionele Accommodaties (diverse maatschappelijke functies) 5 Woningen 17 Sportaccommodaties 24 Overige (bibliotheken, welzijnsgebouwen, monumenten et cetera) 126 Stand 1-1-2021

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

17

Bijlage 2 Definitie van bezit Hieronder staat een nadere toelichting uitgewerkt van de definities van eigendom, bezit én een aantal aanpalende (bezits)vormen. • • •

•

•

• •

Eigendom: Het recht van een rechtssubject om over een zaak (stuk grond, voorwerp, hoeveelheid contant geld enz..) te beschikken en anderen van deze beschikking uit te sluiten. Bezit: In het dagelijks spraakgebruik wordt bezit vaak als synoniem van eigendom gebruikt. Het bezit is echter slechts het feitelijk kunnen beschikken over een zaak. De zaak kan bijvoorbeeld ook geleend, gehuurd of gepacht zijn. Juridisch eigendom / economisch claimrecht: Komt vooral voor bij onderwijsaccommodaties. De gemeente heeft daarbij de verantwoordelijkheid tot bouw / beschikbaarstelling van een accommodatie voor (speciaal) basisonderwijs of voortgezet onderwijs. Het juridisch eigendom gaat vervolgens over naar de betreffende onderwijsinstelling die de verantwoordelijkheid draagt om het te exploiteren. Wanneer het gebouw niet meer nodig is (door beëindigen van de onderwijsactiviteit of door vervangende nieuwbouw) vervalt het juridisch eigendom van de onderwijsinstelling en valt het eigendom terug naar de gemeente door haar economisch claimrecht. Scholen zijn dus eigenaar van hun gebouw, maar zijn in hun handelen beperkt tot het ontplooien en uitvoeren van onderwijsactiviteiten. Appartementsrecht: Een appartementsrecht is een aandeel in de eigendom van het gebouw of grond met het exclusieve gebruiksrecht van een bepaald afzonderlijk gedeelte (het privégedeelte).

Daarnaast betekent een appartementsrecht het verplichte lidmaatschap van een vereniging van eigenaars (VvE). De VvE is niet de eigenaar, maar is slechts de organisatiestructuur met de uiterlijke kenmerken van een vereniging, die de gang van zaken tussen de gezamenlijke appartementseigenaars regelt. Deze rechtspersoon VvE is niet de rechthebbende van het gesplitste goed of de afzonderlijke appartementsrechten. Alle appartementseigenaars zijn gezamenlijk (mede-)eigenaar van het geheel en vormen de gemeenschap van appartementseigenaars. Zakelijk recht: Met een zakelijk recht wordt een recht bedoeld dat rust op een zaak of een ander goed. Een zakelijk recht staat hiermee in tegenstelling tot een persoonlijk recht, dat samenhangt met de persoon. Een kenmerk van een zakelijk recht is dat het zaaksgevolg heeft. Het blijft op de zaak rusten ongeacht in wiens handen de zaak zich bevind. Bij een zaak heet het volledige recht eigendom. Naast een volledig recht zijn er ook beperkte rechten. Een beperkt recht is een recht dat is afgeleid uit een meer omvattend recht, dat met het beperkte recht is bezwaard. Opstalrecht: Het recht om in, op of boven een onroerende zaak (bijvoorbeeld een stuk grond) van iemand anders gebouwen, werken of beplantingen in eigendom te hebben. Het gebouw of ander bouwwerk dat op andermans grond staat, wordt het opstal genoemd.

Erfpacht: Een recht om een aan een ander toebehorend stuk grond te gebruiken. De erfpachter heeft tijdens de duur van de erfpacht dezelfde rechten als de eigenaar, maar mag niets doen dat de waarde zou verminderen. Voor het gebruik van de grond betaalt de erfpachter de eigenaar een canon.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

18

Aanbevelingen Suggesties voor implementatie van de Vastgoedregeling Gedurende het ontwikkelen van de Vastgoedregeling zijn een aantal inzichten ontstaan. Inzichten die te maken hebben met de implementatie van de vastgoedregeling in de organisatie. Hieronder staan deze uiteen gezet. 1. Verduidelijk de onderlinge samenwerking tussen de huisvestingsaanvrager en de -aanbieder binnen de gemeentelijke organisatie. De behoefte leeft om nog beter uit te werken hoe de samenwerking tussen vakafdelingen (vaak degene van waaruit een huisvestingswens afkomstig is) en de vastgoedafdeling die de gemeentelijke vastgoedportefeuille beheert en het antwoord op de geuite behoefte kan verzorgen door het daadwerkelijk regelen van het onderdak (het ‘aanbieden’). 2. Breng in kaart waar in de organisatie welke specialisatie / expertise aanwezig is. Het gaat er niet zozeer om een formele demarcatielijst te willen vormen, maar vooral om binnen de organisatie kennis en kunde te ontsluiten en interne samenwerking te stimuleren. 3. Overweeg een herschikking van taken die raken aan het thema gemeentelijk vastgoed. De aanbevolen herschikking volgt uit de in voorliggende nota geïntroduceerde gedachtegoed met betrekking tot gemeentelijk vastgoed en leidt tot een betere implementatie van de nota.

Houd bij die herschikking rekening met de volgende structurele taken: - Zorgdragen voor de uitvoering van vastgoed onderhoud. - Zorgdragen voor de uitvoering van gebouwbeheer (inclusief facilitair beheer). - Zorgdragen voor wetmatig en doelmatig passende contractering van (ver)huur en andere juridische verbintenissen (en het voeren van contractbeheer). - Zorgdragen voor implementatie de Vastgoedregeling door uitdragen van gedachtegoed. - Beleidsontwikkeling (blijvend nadenken over koers en keuzes). - Invullen van een actieve rol bij vastgoedontwikkeling initiatieven. - Vervullen van een makelaarsfunctie bij koop en verkoop van gemeentelijk vastgoedbezit. - Voeren van regie op gemeentelijk vastgoed (bijvoorbeeld strategische keuzes, portefeuille management). - Zorgdragen voor het doorvoeren van maatregelen ten behoeve van verduurzaming en/of energiebeheer. - Vervullen van teamleiderschap. - Zorgdragen voor correcte administratie van voorkomende werkzaamheden mbt vastgoedbezit en -beheer. Bij bovenstaande opsomming is het dagelijks beheer van sportaccommodaties buiten beschouwing gelaten evenals de taken die behoren bij de functie van bode. 4. Beleg (nieuwe) rollen, taken en verantwoordelijkheden nog beter in de organisatie.

Gelieerd aan aanbeveling 3 (herschikking van taken) wordt de aanbeveling gedaan om dit te koppelen aan de organisatieontwikkeling die gaande is binnen de gemeentelijke organisatie. 5. Stel een portefeuilleroutekaart op ten behoeve van het doorvoeren van duurzaamheidsmaatregelen bij gemeentelijk vastgoed. De Rijksoverheid doet via de diverse brancheorganisaties (waaronder VNG) een nadrukkelijk beroep op maatschappelijk vastgoedeigenaren om als instelling een portefeuille routekaart op te stellen. Dit als middel om de doelstellingen uit het Klimaatakkoord te behalen door planmatig uitvoeren van verduurzamingsmaatregelen in de vastgoedvoorraad. Door de Rijksoverheid en VNG zijn diverse handreikingen gedaan om de routekaart op te stellen. Als gemeente heb je echter enige vrijheid om dit plan naar eigen inzicht vorm te geven. De aanbeveling wordt gedaan om in dit plan niet alleen te sturen op versnelling van duurzaamheidsmaatregelen, maar daarbij ook gericht te sturen op het integraal afwegen van nut en noodzaak van het betreffende bezit. Een directe implementatie dus van voorliggende nota en het actief toewerken naar een balans tussen ecologische idealen en economisch realisme voor de gemeente.

Vastgoedregeling Krimpenerwaard

19