Voorstel Presidium 3 maart '26 agendacommissie inclusief evaluatie

Voorstel presidium Datum vergadering: 03 maart 2026 Behandelend team: Griffie

Evaluatie werkgroep agendavoorbereiding en advies tot instelling agendacommissie door gemeenteraad Aanleiding De werkgroep agendavoorbereiding is de afgelopen periode enkele malen bijeengeweest om de voorlopige agenda’s van de commissie en gemeenteraad op te stellen. Op basis van de evaluatie door de commissievoorzitters, de raadsvoorzitter en de griffier wordt het presidium geadviseerd over de structurele borging van deze werkwijze. Doel is om een voorstel aan de raad ter besluitvorming voor te leggen.

Samenvatting evaluatie Uit de evaluatie komen de volgende hoofdlijnen naar voren: Positieve ervaringen  De werkgroep draagt bij aan een zorgvuldige, technische en objectieve voorbereiding van commissievergaderingen.  De sfeer is constructief en vrij van politieke spanning.  Bij de vergaderingen van het presidium is meer tijd voor andere agendapunten, wegens het wegvallen van de agendavoorbereiding.  De terugblik op commissievergaderingen is inhoudelijk leerzamer geworden, omdat alle commissievoorzitters aan tafels zitten.  Commissievoorzitters denken meer gezamenlijk en cyclisch.  De werkgroep wordt niet als extra belasting ervaren.  De griffie ervaart meer rust en leert van de inhoudelijke afstemming.  Het politiek neutraal teruggeven van aanvullende informatiebehoefte richting college/organisatie wordt als waardevol ervaren. Ontwikkelpunten  Behoefte aan een langere termijnagenda (LTA) vanuit de ambtelijke organisatie.  Reflectie op de toekomstige positioneringvoorzitter, bijvoorbeeld vanuit het eigen midden.  De huidige naam “werkgroep agendavoorbereiding” dekt de lading onvoldoende. Gelet op deze positieve evaluatie ligt het voor de hand om de werkgroep niet langer als tijdelijke werkwijze te beschouwen, maar deze structureel te verankeren in de vorm van een agendacommissie.

Overwegingen bij instelling agendacommissie Bij structurele instelling kan het volgende worden betrokken:  Borging van taken, samenstelling en werkwijze in een verordening.  Verankering in samenhang met het Reglement van Orde.  Duidelijkheid over rolverdeling tussen agendacommissie en presidium.  Aandacht voor de ontwikkeling van een lange termijnagenda.  Nadere uitwerking van het voorzitterschap (raadsvoorzitter of roulerend onder commissievoorzitters). De basis voor de verordening kan worden gevonden in het huidige huishoudelijk reglement van de werkgroep agendavoorbereiding.

Voorgesteld besluit presidium (3 maart) Het presidium besluit: 1. De raad te adviseren een agendacommissie in te stellen ter vervanging van de huidige werkgroep agendavoorbereiding. 2. De griffie opdracht te geven een verordening voor de agendacommissie uit te werken, gebaseerd op het huidige huishoudelijk reglement van de werkgroep agendavoorbereiding, inclusief taakomschrijving, samenstelling, werkwijze, positionering ten opzichte van presidium en raad, relatie met de lange termijnagenda en eventuele uitwerking van het voorzitterschap. 3. Het voorstel tot instelling van de agendacommissie ter besluitvorming voor te leggen aan de raad.