Raadsvoorstel Zienswijze jaarrekening 2021 en ontwerpprogrammabegroting 2023 Streekarchief Midden-Holland

Raadsvoorstel Datum collegevergadering: Datum raadsvergadering: Behandelend team: Portefeuillehouder: Zaaknummer:

26 april 2022 2 juni 2022 DIB A. Timm 756622

Onderwerp: Zienswijze jaarrekening 2021 en ontwerpprogrammabegroting 2023 Streekarchief Midden-Holland

Gevraagde beslissing: De raad wordt voorgesteld om: 1. De financiële gevolgen van de begroting 2023 van Streekarchief Midden-Holland te verwerken in de Kadernota 2023. 2. Een zienswijze in te dienen met de volgende elementen hierin opgenomen: a. De ontwikkeling van (de verdeelsleutel van) het E-depot b. Onze ambities op klimaat c. Wijziging wet Gemeenschappelijke regelingen Inleiding Het Streekarchief is belast met de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de archiefwet. Dit houdt in het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden die nog bij de deelnemende gemeenten aanwezig zijn. Daarnaast nazorg van de laatstgenoemde bescheiden, de dienstverlening in de studiezaal en het bevorderen van het historisch onderzoek naar de plaatselijke en regionale geschiedenis. De Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland (SAMH) is een regeling waarin de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen en Zuidplas deelnemen. Voor de uitvoering daarvan zijn financiële middelen nodig. Vanuit Streekarchief Midden-Holland is nu de jaarrekening over het jaar 2021 toegestuurd evenals de begroting voor 2023.

Bestaand kader/context De jaarstukken Het streekarchief is in 2021 als gevolg van de verschillende coronamaatregelen verschillende keren voor het publiek gesloten geweest. Ondanks de fysieke sluiting van de studiezaal is er zo veel mogelijk ingezet op digitale dienstverlening. De begroting 2023 – ontwikkeling E-depot Het jaar 2023 zal naast de reguliere werkzaamheden wederom in het teken staan van de verdere ontwikkelingen van een digitale archiefbewaarplaats “een E-depot”. Vanuit de businesscase wordt, door de aangesloten deelnemers, samengewerkt aan het opzetten van een wettelijk noodzakelijke e-depotvoorziening. Met de inwerkingtreding van de nieuwe archiefwet (1-1-2023) wordt de overbrengtermijn van 20 naar 10 jaar gebracht. Gevolg hiervan is dat de digitale informatie eerder moet worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats om van daaruit openbaar toegankelijk te zijn. Voor de gemeente betekend dit dat uiterlijk 2032 er een voorziening moet zijn waarin deze informatie beheerd kan worden. Daarnaast beschikt de gemeente al over digitale informatie die op termijn openbaar dient te worden gemaakt. Omdat kennis en ervaring nodig zijn voor de overdracht van digitale overheidsinformatie is daarom ook zinvol om nu een aanvang te maken met het opzetten van een e-depotvoorziening.

Beoogd effect Een toetsing van de jaarrekening 2021 en begroting 2023 van Streekarchief Midden Holland Argumenten 1.1 De jaarstukken 2021 sluiten met een positief resultaat. Dienstjaar 2021 kende extra incidentele inkomsten en daarnaast lagere uitkomsten aan werk door derden. 1.2

Het weerstandvermogen wordt verbeterd. Door het Streekarchief Midden-Holland wordt voorgesteld om het voordelig saldo à € 10.435 toe te voegen aan de egalisatiereserve.

2.1

De stijging van de bijdrage (zonder e-depot) valt binnen de afspraken die gemaakt zijn in de regio Midden Holland. De gemeentelijke bijdrage 2023 wordt verhoogd maar blijft zonder de bijdrage voor het e-depot binnen de toegestane indexering van 3,3%.

2.2

Digitaal archiveren vereist een digitale bewaarplaats (e-depot). Het realiseren en inrichten van een e-depotvoorziening is noodzakelijk voor de gemeenten en het streekarchief om aan de wettelijke taken te voldoen.

Kanttekeningen 2.1 Aanvullende opslag vanwege niet overgebracht archief De gemeentelijke bijdrage van Krimpen aan den IJssel past weliswaar binnen de toegestane indexering, maar krijgt een aanvullende opslag à € 7.500 vanwege nietovergebracht archief. 2.2

Kosten ontwikkelingen e-depot zijn slechts geprognotiseerd. In deze begroting wordt vooruitlopend op de besluitvorming vooralsnog rekening gehouden met een gezamenlijk e-depot, dat door het streekarchief beheerd zal gaan worden. De deelnemersbijdrage van de gemeente Krimpen aan den IJssel in de begroting Streekarchief Midden Holland wordt inclusief kosten e-depot voor 2023 geraamd op een bedrag van € 176.582 totaal.

Financiële consequenties Jaarstukken 2021 De jaarstukken 2021 sluiten met een voordelig saldo van € 10.435. De begroting 2021 sloot na wijziging met een positief resultaat van € 6.098. Het voordelig verschil ten opzichte van de begroting 2021 inclusief wijziging is derhalve € 4.337. De verschillen in de jaarstukken 2021 zijn vooral het gevolg van de verschillende wijzen van verantwoording van de kosten en opbrengsten van het Gouwedepot. In de begroting zijn deze onterecht opgenomen bij de overhead. In de jaarstukken zijn deze correct verantwoord bij de betrokken programma's. De overige verschillen zijn in 2021 gering. Alleen bij het programma "Bewaren en beheren" is een grotere afwijking opgetreden dan € 10.000. Dit betreft een nadeel van € 14.000 als gevolg van de restauratie van archiefstukken. Door het Streekarchief Midden-Holland wordt voorgesteld om het voordelig saldo à € 10.435 toe te voegen aan de egalisatiereserve. Het saldo van de reserve komt hiermee op € 87.339. Door het positieve saldo te reserveren wordt het weerstandsvermogen verbeterd.

Op basis van artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling mag het Streekarchief een egalisatiereserve aanhouden van maximaal 10% van het begrotingstotaal (€ 1.372.000). Door deze toevoeging wordt de reserve voor 63,6% gevuld. De begroting 2023 en ontwikkeling e-depot De gemeentelijke bijdrage 2023 wordt geraamd op: € 143.434 Reguliere bijdrage € 7.500 Opslag vanwege niet-overgebracht archief € 25.739 E-depot € 176.582 Totaal In de huidige meerjarenbegroting is voor de jaarschijf 2023 met een bijdrage à € 139.655 rekening gehouden. De begroting van het streekarchief wijkt daarmee € 36.927 af. Hierboven is het verschil geduid. Dit betekent dat bij de Kadernota 2023 rekening dient te worden gehouden met deze nieuwe jaarlast.

Aanpak / uitvoering / participatie Betrokken partijen Duurzaamheid Urgentie Evaluatie Bijlagen Bijlage 1: Aanbiedingsbrief Streekarchief Midden Holland Bijlage 2: Jaarstukken 2021 Streekarchief Midden Holland Bijlage 3: Begroting 2023 Streekarchief Midden Holland Bijlage 4: Concept zienswijzebrief

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Krimpen aan den IJssel, Mr. A. Boele Secretaris

M.W. Vroom burgemeester

Raadsbesluit De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 26 april 2022

besluit: 1. De financiële gevolgen van de begroting 2023 van Streekarchief Midden-Holland te verwerken in de Kadernota 2023. 2. Een zienswijze in te dienen met de volgende elementen hierin opgenomen: a. De ontwikkeling van (de verdeelsleutel van) het E-depot b. Onze ambities op klimaat c. Wijziging wet Gemeenschappelijke regelingen

Aldus besloten door de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering 2 juni 2022.

Voorzitter

griffier

M.W. Vroom

O. Vliegenthart