Raadsvoorstel Verlenging contract accountant 2025-2027

Raadsvoorstel Datum auditcommissie: 1 oktober 2024 Behandelend team: Griffie Adviserend portefeuillehouder: Wubbo Tempel Zaaknummer: 1613383 Onderwerp Verlenging contract accountant Gevraagd raadsbesluit Het huidige contract met Publieke Sector Accountants B.V. als accountant van de gemeente Krimpen aan den IJssel te verlengen met de maximale periode van drie jaar (voor de boekjaren 2025, 2026 en 2027). Keuzes gemeenteraad bij contract accountant De keuzes van de gemeenteraad, gelet op het aflopen van de huidige contractperiode, zijn: 1. Niet verlengen (nieuwe aanbesteding) 2. Verlengen voor één jaar, maximaal drie keer (ieder jaar een raadsbesluit) 3. Verlengen voor de maximale periode van drie jaar (voorliggende voorstel). Aanleiding De gemeenteraad heeft naast zijn volksvertegenwoordigende en kaderstellende taken een controlerende taak. Voor de controle van de door het college op te stellen en door de raad vast te stellen jaarrekening wijst de raad een accountant aan. Het aanwijzen van de accountant is een bevoegdheid van de raad (artikel 213 Gemeentewet). De auditcommissie onderhoudt namens de gemeenteraad van Krimpen aan den IJssel de contacten met de accountant. Op 28 januari 2021 heeft de gemeenteraad na een aanbestedingstraject het besluit genomen Publieke Sector Accountants B.V.

(PSA) aan te wijzen als accountant van de gemeente Krimpen aan den IJssel voor de boekjaren 2021 tot en met 2024 met de mogelijkheid tot drie keer een verlenging van één jaar voor de boekjaren 2025 tot en met 2027. PSA staat nog tot 1 juli 2025 onder contract. De raad heeft de mogelijkheid om tot uiterlijk 3 maanden voor deze datum op te zeggen. Omdat het doorlopen van een nieuwe aanbestedingsprocedure aanzienlijk veel tijd kost is de auditcommissie nu al gestart met de evaluatie van de accountant. Argumenten De auditcommissie heeft zich direct na het zomerreces van 2024 gebogen over de evaluatie van de accountant, samen met de wethouder en ambtelijke ondersteuning. Aan de hand van vier criteria vanuit de aanbesteding zijn de prestaties van de accountant getoetst. Deze punten zijn: controle aanpak, adviesfunctie, duurzame relatie en prijs. De uitkomsten zijn ook besproken met de accountant.

1 van 4

De resultaten en daarmee de redenen om voor de maximale verlenging van drie jaar te kiezen zijn als volgt: 1. Controle aanpak De wijze waarop de accountant de controle van de jaarrekening uitvoert is ieder jaar volstrekt helder. Op vaste momenten in het jaar spreekt de auditcommissie met de accountant en is duidelijk te volgen hoe het controleproces verloopt. Over de aandachtspunten uit de aanbesteding zoals ‘de IT in de controlewerkzaamheden’, of ‘de druk op de ambtelijke organisatie inzake de controleaanpak’ kan worden geconcludeerd dat vooral de eerste periode uitdagend was. Na verloop van tijd kon de gemeente steeds meer profiteren van de expertise en verbeterpunten die werden aangedragen door PSA. De andere aandachtpunten zoals ‘de contacten met de ambtelijke organisatie, de (verbijzonderde) interne controle en de auditcommissie’, ‘communicatie van bevindingen en rapportagemomenten’ worden als zeer positief ervaren door alle partijen. Er zijn nauwelijks wisselingen in het controleteam geweest, de lijnen zijn kort en de samenwerking is tot heden goed. 2. Adviesfunctie De natuurlijke adviesfunctie van een gemeentelijke accountant door PSA is volgens de auditcommissie naar volle tevredenheid uitgevoerd. Er is veel expertise beschikbaar over de lokale overheid waardoor de kwaliteit van de financiële verantwoording van de gemeente verbeterd is.

Mede omdat er naast de gewenste professionaliteit van de controle ook een scherpe focus is geweest op de ambtelijke processen. 3. Duurzame relatie De gemeente had bij de aanbesteding aangegeven een duidelijke behoefte te hebben aan een duurzame samenwerking met een betrouwbare partner waar men kan steunen op elkaars werkzaamheden en kan profiteren van de ontwikkelingen die men samen heeft bereikt. Er is gekozen voor een lange contractduur van maximaal zeven jaar, waarbij de mogelijkheid is gecreëerd om in de laatste drie jaren de overeenkomst eerder te kunnen beëindigen. Inmiddels is gebleken dat PSA ruimschoots aan de gestelde verwachtingen heeft voldaan. Er zijn weinig wisselingen in het controleteam geweest, waardoor de samenwerking zich heeft kunnen verdiepen. PSA heeft zich getoond als de gewenste betrouwbare partner, ook voor de auditcommissie en de gemeenteraad. 4. Prijs De jaarrekeningcontrole is in de afgelopen jaren aan sterke prijsverhogingen onderhevig geweest. Andere gemeenten bevestigen het beeld als het gaat om stijging van de kosten. De gemeente Krimpen aan den IJssel is de afgelopen jaren, net als alle andere gemeenten, geconfronteerd met een grote toename van het aantal SiSa-regelingen (Single information Single Audit).

Dit zijn specifieke uitkeringen van de Rijksoverheid voor bijvoorbeeld voor de gedupeerden van de toeslagenaffaire en opvang van ontheemden uit Oekraïne. Voor onze gemeente gaat het dit jaar om ongeveer 13 regelingen. Daarnaast leiden ook de jaarlijkse (inflatie) indexeringen tot een verhoging van de prijs van de controle. Voor 2022 ging het om 5,68%, in 2023 7,13% en in 2024 4,97%. In bijlage 5 treft u meer informatie aan over de kosten van de controle. Vanwege bedrijfsgevoelige informatie is deze bijlage geheim.

2 van 4

Kanttekeningen De huidige overeenkomst met de accountant geeft de gemeenteraad ruimte om af te wijken van het voorstel van de auditcommissie. Zo kan er gekozen worden om wel te kiezen voor een nieuwe aanbesteding of voor drie keer verlengen voor één jaar (huidige constructie) in plaats van direct voor drie jaar. De nadelen van een nieuwe aanbesteding zijn: • dat dit geen financieel voordeel oplevert, mogelijk zelfs een nadeel; • dat de reeds opbouwde relatie en afgestemde werkwijze verloren gaat; het wennen aan een nieuwe accountant kost 1 á 2 jaar; • het is onzeker of een andere accountant dezelfde kwaliteit kan leveren die PSA de gemeente levert. Participatie Social Return On Investment (SROI) is als onderdeel van de aanbesteding als verplichting aan het accountantskantoor opgelegd. In het inkoopdocument is gesteld dat 5% van de opdrachtwaarde ingezet dient te worden ten behoeve van social return. PSA geeft aan dat zij dit op diverse manieren invullen: van een vaste medewerker op kantoor met afstand tot de arbeidsmarkt tot het invullen van maatschappelijke taken onder werktijd (zoals vrijwilligerswerk voor de Zonnebloem). Ook wordt er veel aandacht besteedt aan duurzaamheid op kantoor. Financiële gevolgen De verlenging van het contract heeft geen financiële consequenties. De kosten voor controle van de jaarrekening zijn structureel begroot.

Voorstel en vervolg De gemeenteraad heeft PSA aangewezen als accountant van de gemeente Krimpen aan den IJssel voor de boekjaren 2021 tot en met 2024 met de mogelijkheid tot 3 keer een verlenging van 1 jaar betreffende de boekjaren 2025 tot en met 2027. PSA staat nog tot 1 juli 2025 onder contract. De raad heeft de mogelijkheid om tot uiterlijk 3 maanden voor deze datum op te zeggen. Wanneer de gemeenteraad kiest voor het opzeggen van het huidige contract zal de auditcommissie direct starten met de voorbereiding van een nieuwe aanbestedingsprocedure. De keuzes die de gemeenteraad heeft zijn: 1. Niet verlengen (nieuwe aanbesteding) 2. Verlengen voor één jaar, maximaal drie keer (ieder jaar een raadsbesluit) 3. Verlengen voor de maximale periode van drie jaar (één raadsbesluit). De auditcommissie heeft, gehoord de ervaringen van de accountant en van de ambtelijke organisatie alsmede resultaten van de uitgangspunten, de voorkeur om direct voor een verlenging van drie jaar te kiezen. Na het raadsbesluit zal de auditcommissie hierover de accountant informeren.

3 van 4

Bijlagen 1. Reflectie accountant op samenwerking en aanvullende informatie over SROI 2. Reflectie ambtelijke organisatie en wethouder op samenwerking 3. Aanbestedingsdocument accountantsdiensten (september 2020) 4. Raadsvoorstel en -besluit aanwijzing accountant (januari 2021) 5. Overzicht kosten (geheime bijlage) Hoogachtend, Namens de auditcommissie

A.W. Brand Voorzitter

4 van 4

Raadsbesluit Verlenging contract accountant

De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel; Besluit, na het lezen van het voorstel van de auditcommissie van 1 oktober 2024, om: Het huidige contract met Publieke Sector Accountants B.V. als accountant van de gemeente Krimpen aan den IJssel te verlengen met de maximale periode van drie jaar (voor de boekjaren 2025, 2026 en 2027). Dit besloot de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering van 28 november 2024.

voorzitter

griffier

J.J. Luteijn

mr. O. Vliegenthart