Raadsvoorstel Raadscommunicatie

Raadsvoorstel Datum raadsvergadering: 20 oktober 2022 Portefeuillehouder: burgemeester Vroom Behandelend team: Griffie Zaaknummer: 930047 Onderwerp Raadscommunicatie Gevraagd raadsbesluit: 1. Het Communicatieplan gemeenteraad Krimpen aan den IJssel vast te stellen. 2. De formatie van de raadsgriffie per 1 januari 2023 uit te breiden met een raadscommunicatieadviseur voor 0,5 fte. 3. Het benodigde budget voor uitvoering van het communicatieplan en uitbreiding van de formatie van de griffie te verwerken in de begroting 2023. Aanleiding In de balans van macht en tegenmacht in het gemeentebestuur is het van belang dat het hoogste orgaan in de gemeente, de volksvertegenwoordiging, herkenbaar, toegankelijk en transparant is. De afgelopen maanden heeft de trainee op de griffie concrete en reële opties voor raadscommunicatie voor de Krimpense gemeenteraad verkend. Dat heeft geleid tot een communicatieplan voor de raad. Om serieus in te zetten op herkenbare, toegankelijke en transparante communicatie is het nodig om raadscommunicatie bestendig te organiseren. Met dit voorstel wordt de raad gevraagd om het communicatieplan vast te stellen en de voor de uitvoering benodigde middelen op te nemen in de begroting.

Buiten de scope van de in dit voorstel bedoelde raadscommunicatie valt de communicatie over de uitvoering van besluitvorming door het college en overige gemeentelijke communicatie. Deze uitingen worden georganiseerd door adviseurs onder verantwoordelijkheid van het college. Met raadscommunicatie wordt bedoeld de communicatie namens en over de gemeenteraad als geheel, niet zijnde de politieke communicatie door fracties, partijen of raadsleden. Raadscommunicatie is niet bedoeld als alternatief of vervanging voor de communicatie door politici of de bestaande gemeentelijke communicatie, maar als toevoeging om het werk van het bestuursorgaan gemeenteraad nadrukkelijker voor het voetlicht te brengen. Argumenten 1.1 Het communicatieplan geeft een indruk van de mogelijkheden voor de Krimpense gemeenteraad De roep om meer eigen communicatie vanuit de raad wordt steeds luider. In de lokale media is weliswaar regelmatig aandacht voor besluitvorming in de raadzaal, maar die berichtgeving is niet zelden ‘gevoed’ door politieke partijen. Daar staat op dit moment nog weinig neutrale berichtgeving tegenover (of naast), zoals dat in de buurgemeenten, met inzet van raadscommunicatieadviseur, wel gebeurd en zichtbaar is. Communicatie vanuit de raad behelst natuurlijk meer dan alleen berichtgeving in de media.

Het gaat zowel om het delen van informatie als het verlagen van drempels om kennis te maken met de politiek en bij te

1 van 4

dragen aan het besluitvormingsproces. Het verlagen van die drempels kan bijvoorbeeld door actief inwoners uit te nodigen bij de raad of juist op bezoek te gaan, maar zeker ook door informatie toegankelijker te maken en te brengen. Door beter te laten zien wie de raadsleden zijn en door beter duidelijk te maken hoe de raad tot een besluit is gekomen, met daarbij aandacht voor de verschillende meningen in de raad, kan de betrokkenheid van inwoners bij de politiek worden vergroot en de interactie tussen raad en samenleving worden versterkt. Daarnaast biedt het inzetten van raadscommunicatie de mogelijkheid om het werk en de agenda van de raad structureel onder de aandacht te brengen (en bijvoorbeeld niet alleen bij de verkiezingen). Met name deze continuïteit kan van invloed zijn op de kennis en houding van inwoners ten aanzien van de politiek. De bekendheid van de raad, en de transparantie, kan bijdragen aan het vertrouwen van inwoners in de (lokale) democratie. Als onderdeel van de opdracht van de MRDH-trainee op de griffie is verkend welke raadscommunicatiemiddelen goed zouden passen bij de schaal van Krimpen. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd met raadscommunicatieadviseurs van omliggende gemeenten en is goed gekeken naar de activiteiten die in het verleden werden en op dit moment in Krimpen worden uitgevoerd.

Het plan biedt een niet-uitputtend en niet-vaststaand overzicht van de middelen die de betrokkenheid van inwoners bij de politiek en bekendheid van de gemeenteraad kunnen vergroten. In een werkplan zal een raadscommunicatieadviseur in afstemming met een vertegenwoordiging vanuit de raad de focus voor de acties bepalen. Het is juist niet de bedoeling om van alles een beetje te doen, maar om zorgvuldigheid te behouden en herkenbaarheid te vergroten. 1.2 De ondersteuning van de Kindergemeenteraad past bij de doelstellingen van het communicatieplan In 2015 heeft de raad besloten om een Kindergemeenteraad in te stellen. Daarnaast maken Krimpense basisschoolkinderen kennis met de lokale democratie door in de raadzaal het spel Democracity te spelen. De ondersteuning van deze, inmiddels niet meer weg te denken, activiteiten is belegd bij de griffie. Sinds de start van de Kindergemeenteraad in 2015 wordt jaarlijks een aantal vergaderingen door ProDemos begeleid. Helaas stopt ProDemos met ingang van dit schooljaar met de begeleiding van kindergemeenteraden. Daarvoor moet dit jaar vervanging worden gevonden. De voortzetting van de Kindergemeenteraad en de ondersteuning daarvan past uitstekend in de doelstellingen om de Krimpense politiek meer toegankelijk te maken en te laten leven onder jongere inwoners. 2.

De uitvoering van het communicatieplan past niet binnen de huidige formatie van de griffie De griffie, momenteel bestaande uit de griffier, twee commissiegriffiers en de griffiemedewerker (totaal 2,67 fte), draagt zorg voor advies en ondersteuning rond het raadswerk en vergaderingen van de raad. Communicatie namens de raad over de (voorbereiding van) besluitvorming door de raad, en het organiseren van activiteiten om inwoners kennis te laten maken met de gemeenteraad is altijd een onderdeel geweest van de ondersteuning door de griffie. De inzet op ‘eigen’ communicatie door en over het hoogste orgaan in de gemeente, niet zijnde de inzet van de communicatiemedewerkers onder verantwoordelijkheid van het college, is niet door de raad vastgelegd of belegd bij een vaste (communicatie)adviseur op de griffie. Iedere extra inzet op communicatie binnen de huidige

2 van 4

formatie gaat daardoor ten koste van de ondersteuning van de raad op andere vlakken, terwijl ook de behoefte aan inhoudelijke advisering toeneemt. Voorgesteld wordt om de formatie bij de griffie uit te breiden met 18 uur voor een raadscommunicatieadviseur. Deze medewerker initieert, coördineert en voert activiteiten uit die nader zijn uitgewerkt in het communicatieplan. Voor de uitvoering van de werkzaamheden voor de gemeenteraad is het van belang dat de medewerker onderdeel uitmaakt van de griffie. De raadscommunicatieadviseur werkt natuurlijk nauw samen met de ambtelijke collega’s van team Communicatie, onder andere voor de uitwisseling van informatie en de inzet van de bestaande gemeentelijke communicatiekanalen. 3. Voor de inzet op raadscommunicatie zijn middelen nodig Voor een structurele inzet op communicatie zijn structurele extra middelen een vereiste. Voor de uitbreiding van de formatie is € 45.000 geraamd en voor activiteiten en uitvoering, onder andere voor advertentieruimte in het Kontakt, een bedrag van € 10.000. Kanttekeningen 1.1 Goede raadscommunicatie vraagt medewerking vanuit de gehele raad Raadscommunicatie vereist medewerking vanuit de gehele raad, zowel voor het onderschrijven van de doelstellingen als inzet voor de uitvoering. Communicatie vanuit de raad is een verantwoordelijkheid van de gehele raad.

Dit betekent dat er actieve inzet en betrokkenheid nodig is vanuit de fracties om van raadscommunicatie een succes te maken. 1.2. Zonder structurele en professionele inzet is een vernieuwende inzet op raadscommunicatie niet mogelijk Het bereiken van de doelen op raadscommunicatie is niet haalbaar binnen de huidige formatie van de griffie. Om die reden is uitvoering van het communicatieplan gekoppeld aan de inzet van een raadscommunicatieadviseur, die zich volledig kan toeleggen deze werkzaamheden. Financiële gevolgen De onder argument 3 genoemde bedragen voor de formatie-uitbreiding en aanvullend uitvoeringsbudget worden bij een positief besluit verwerkt in de begroting 2023. Vervolg Na besluitvorming start de werving voor de invulling van de nieuwe functie. Hierbij wordt de werkgeverscommissie betrokken. Na invulling zal de adviseur een vertegenwoordiging van de gemeenteraad vragen om periodiek, bijvoorbeeld per kwartaal, te reflecteren op de uitgevoerde acties. Bijlagen 1. Communicatieplan gemeenteraad Krimpen aan den IJssel 2. Infographic raadscommunicatie Krimpen aan den IJssel Hoogachtend, M.W. Vroom voorzitter

mr. O. Vliegenthart griffier

3 van 4

Raadsbesluit De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel; Besluit om: 1. Het Communicatieplan gemeenteraad Krimpen aan den IJssel vast te stellen. 2. De formatie van de raadsgriffie per 1 januari 2023 uit te breiden met een raadscommunicatieadviseur voor 0,5 fte. 3. Het benodigde budget voor uitvoering van het communicatieplan en uitbreiding van de formatie van de griffie te verwerken in de begroting 2023. Dit besloot de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering van 22 september 2022.

voorzitter

griffier

M.W. Vroom

mr. O. Vliegenthart

4 van 4