Raadsvoorstel Optimalisering technische ondersteuning van de raadzaal

Raadsvoorstel Datum collegevergadering: 10 september 2024 Portefeuillehouder: Wubbo Tempel Behandelend team: Maatschappelijk vastgoed Zaaknummer: 1593586 Onderwerp Optimalisering technische ondersteuning van de Raadzaal. Gevraagd raadsbesluit: 1. De technische ondersteuning van de raadzaal te optimaliseren. 2. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 290.000,3. Voor het onderhoud van de installatie vanaf 2026 € 10.050,- aan de begroting toe te voegen. Aanleiding De raadzaal gebruiken we al geruime tijd naar tevredenheid intensief zowel overdag als ’s avonds voor bijeenkomsten van de raad, college, de ambtelijke organisatie en als trouwzaal. Toch is inmiddels de techniek in de raadzaal verouderd. De technische ondersteuning is nog meegenomen vanuit het oude raadhuis en voldoet niet meer aan de wensen van deze tijd. In de begroting zijn hiervoor bedragen opgenomen onder de noemer vernieuwen techniek raadzaal. Met dit voorstel lichten we de plannen om de techniek in de raadzaal te moderniseren verder toe. Argumenten 1.1 De audiovisuele voorzieningen in de raadzaal zijn verouderd en worden niet langer ondersteund. De techniek in de raadzaal is voorbij zijn technische levensduur. Daarmee worden storingen frequenter. Iets wat bijvoorbeeld bij het videoscherm de afgelopen periode al direct zichtbaar is geweest.

Daarnaast wordt de apparatuur niet langer technisch ondersteund en zijn op termijn bepaalde storingen niet langer te verhelpen. 1.2 De functionaliteiten van het huidige systeem zijn beperkt. Om te voldoen aan de moderne eisen van raadsuitzendingen en vergadermogelijkheden ontbreken moderne functionaliteiten. Met dit voorstel voegen we de volgende functies toe aan de audiovisuele kant van de vergadering: - Mogelijkheden voor digitale en hybride vergaderingen. - Systeemherkenning van deelnemers door middel van pasregistratie. - Beter cameravolgsysteem waardoor sprekers beter in beeld komen. - Besluitvorming in beeld brengen dankzij de stemfunctie. - Weergave van documenten, agenda’s en presentaties bij uitzendingen. - Weergave van spreektijden. - Vervanging van 9 led-schermen (videowall) door 1 ledwall

1 van 4

1.3 Naast de audiovisuele optimalisaties worden extra elementen toegevoegd aan de raadzaal. In de buitenste ringen van raadzaal voegen we zes extra punten met twee wandcontactdozen toe. 1.4 Het bestaande katheder wordt vervangen voor een in hoogte verstelbaar katheder. Door het katheder in hoogte verstelbaar te maken wordt het katheder beter toegankelijk. 1.5 De raadzaal wordt hiermee beter toegankelijker. Bekende zorgen over de volgbaarheid van raadsuitzendingen voor mensen met een mate van slechthorendheid, de zichtbaarheid van presentaties en verduidelijking van de besluitvorming zijn meegenomen in het programma van eisen. 2.1 Dit is nodig om alle optimalisaties door te voeren. Om de uitzending van de raadsvergadering te laten voldoen aan de moderne wensen en om de techniek functioneel en toekomstbestendig te houden is dit volledige krediet nodig. 3.1 Dit is nog om de nieuwe optimalisatie ook jaarlijks te kunnen ondersteunen. Voor deze kosten wordt jaarlijks, correctief, preventief onderhoud inclusief software updates, remote assistentie en onderhoud van de ledwell uitgevoerd. Dit is nodig om de installatie gedurende de levensduur goed inzetbaar te houden en storingen te beperken tot een minimum. Kanttekeningen 1.1 De huidige situatie is functioneel. Een alternatieve route op dit voorstel is om enkel de bestaande situatie te vervangen.

En daarmee niet te investeren in optimalisaties zoals genoemd onder Argument 1.2. Dit bespaart kosten, maar daarmee blijven de technische mogelijkheden tijdens de vergaderingen en de weergave van de vergaderingen voor publiek, thuis en vergaderdeelnemer erg beperkt en in vergelijking met andere gemeenteraden niet meer van deze tijd. Voor het grote scherm geldt daarbij dat vervanging door een moderne ledwall naast verbetering van het beeld (zonder zwarte strepen) voordelen heeft op het gebied van duurzaamheid. 2.1 Het gevraagde krediet is hoger dan opgenomen in de begroting. In de begroting van 2024 is een bedrag opgenomen van € 160.000, - om te investeren in de techniek van de raadzaal. In aanloop naar de begroting is in overleg met een leverancier een globale raming opgesteld voor het vervangen van het huidige technische systeem. Voor de verdere uitwerking hebben we een gespecialiseerde adviseur op dit gebied meegewerkt aan het programma van eisen. In de uitwerking blijken forse prijsverschillen tussen het begrote videosysteem, de benodigde eenmalige licentiekosten en de benodigde uitbreiding van de Einstallatie. Financiële gevolgen In de onderstaande tabel wordt de krediet aanvraag uitgesplitst. Audio-en video-installaties

€ 148.000,00

2 van 4

Aanschaf licenties

€ 26.000,00

Projectkosten installatie en services

€ 26.000,00

Aanpassingen E-installatie

€ 20.000,00

Aanpassingen meubilair

€ 15.000,00

Advieskosten

€ 25.000,00

Subtotaal

€ 260.000,00

Onvoorzien

€ 30.000,00

Totaal

€ 290.000,00

Dekking In de begroting 2024 is al rekening gehouden met een investering van 160.000. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met kapitaallasten van 33.600 euro vanaf 2025 met een afschrijvingstermijn van 5 jaar. Door het uitstellen van de werkzaamheden vallen deze kapitaallasten in 2025 vrij in het begrotingssaldo. Voor het optimaliseren van de technische ondersteuning van de Raadzaal is een verhoging van de investering met 130.000 euro nodig. Daarmee vallen de kapitaallasten in 2026 € 1.220 hoger uit. De afschrijvingstermijn is 10 jaar, met uitzondering van de aanschaf licenties van 5 jaar. Totale jaarlijkse terugkerende kosten vanaf 2026 voor correctief, preventief onderhoud inclusief software updates en remote assistentie en onderhoud ledwall bedraagt € 10.050,-. Deze aanvullende kosten zijn niet opgenomen in de meerjarenbegroting.

Kapitaallasten werkelijk Kapitaallasten begroot Kapitaallastenverschil Onderhoudskosten Totaal

2025 € € 33.600 € -33.600 € € -33.600

2026 € 34.500 € 33.280 € 1.220 € 10.050 € 11.270

2027 € 34.184 € 32.960 € 1.224 € 10.301 € 11.525

2028 € 33.868 € 32.640 € 1.228 € 10.559 € 11.787

De hogere kapitaallasten en de extra kosten voor onderhoud worden in de eerstvolgende begrotingswijziging meerjarig verwerkt. Hier is geen dekking voor en zal ten laste van het begrotingssaldo worden gebracht. Vervolg De planning na een positief besluit op dit raadsvoorstel is als volgt: - Oktober: Voorbereidende elektrotechnische werkzaamheden - Oktober: Voorbereiding aanbesteding. - November – december: aanbestedingsprocedure. - Januari-februari: Werkvoorbereiding. - Februari-maart: Uitvoering. De raad wordt geïnformeerd zodra de definitieve planning van uitvoering en doorlooptijd bekend is. Bijlagen Niet van toepassing.

3 van 4

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Krimpen aan den IJssel, mr. A. Boele

J.J. Luteijn

secretaris

burgemeester

4 van 4

Raadsbesluit Onderwerp Optimalisering technische ondersteuning van de Raadzaal.

De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel; Besluit, na het lezen van het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 september 2024 om: 1. De technische ondersteuning van de raadzaal te optimaliseren. 2. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 290.000,3. Voor het onderhoud van de installatie vanaf 2026 € 10.050,- aan de begroting toe te voegen.

Dit besloot de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering van 17 oktober 2024.

voorzitter

griffier

J.J. Luteijn

mr. O. Vliegenthart