Raadsvoorstel Hernieuwen indicatoren planning- en controldocumenten

Raadsvoorstel Datum raadsvergadering: Portefeuillehouder: Behandelend team: Zaaknummer:

2 juni 2022 Wubbo Tempel Financieel beleid en advies 696576

Onderwerp Hernieuwen indicatoren planning- en controldocumenten Gevraagd raadsbesluit: 1. In te stemmen met het blijven opnemen van lokale indicatoren in de begroting en jaarrekening; 2. In te stemmen met de wijzigingen in de indicatorenlijst conform bijlage 1 en 2; 3. In te stemmen met de volgende uitgangspunten voor het opnemen van indicatoren in planning- en controldocumenten: a. Vervangen en toevoegen van indicatoren in principe alleen via inhoudelijke (beleids)documenten en raadsbesluiten; b. Zoveel mogelijk Waar Staat Je Gemeente gebruiken voor nieuwe indicatoren; c. Burgerpeiling weer jaarlijks laten uitvoeren; d. Inhoudelijke rapportage via beleidscyclus en in P&C-documenten alleen feitelijke waardes zonder toelichting; e. Geen streefwaarden/doelen in P&C-documenten opnemen; f. Periodiek onderhoud verloopt via de auditcommissie. Aanleiding In 2016 is via een ministeriële regeling een lijst met beleidsindicatoren verplicht gesteld. Deze moeten worden opgenomen in de begroting en jaarrekening van gemeenten. In de financiële verordening, die op 14 oktober 2021 is vastgesteld, is hierover het volgende bepaald:

Financiële verordening 2022 artikel 2 lid 3: Ten behoeve van sturing en verantwoording wordt gebruik gemaakt van diverse gegevens: a. In beleidsdocumenten worden indicatoren opgenomen op basis waarvan de effectiviteit van het beleid kan worden gevolgd; b. In planning- en controldocumenten worden de verplichte beleidsindicatoren opgenomen, zoals bedoeld in artikel 25 lid 2a van het Besluit Begroting en Verantwoording; c. De raad kan indien gewenst voorstellen doen voor het opnemen van aanvullende indicatoren per programma in de planning- en controldocumenten.

Op initiatief van de auditcommissie is deze lijst in 2016 aangevuld met lokale indicatoren, waarvan er, na enkele wijzigingen, in de begroting 2022 nog ruim 50 zijn opgenomen. De aansluiting tussen de lokale indicatoren en het huidige beleid en de actualiteit is niet meer optimaal. Er heeft tussentijds geen onderhoud plaatsgevonden en vanuit nieuwe beleidsdocumenten zijn geen indicatoren vervangen of toegevoegd. Al enkele jaren blijkt dat een deel van de indicatoren zowel ambtelijk als bestuurlijk lastig te interpreteren is.

Bovendien is een aantal indicatoren niet langer beschikbaar via de oorspronkelijke bron. Dit leidt ertoe dat steeds meer indicatoren zonder of met verouderde gegevens worden getoond. Die indicatoren hebben daarom weinig (toegevoegde) waarde meer in de begroting en jaarrekening. Omdat het initiatief voor de lokale indicatoren nadrukkelijk vanuit de raad (auditcommissie) kwam, zijn de afgelopen jaren geen acties vanuit college en/of ambtelijke organisatie ondernomen om tot vernieuwing te komen. De auditcommissie heeft vorig jaar de wens uitgesproken dat het onderwerp opgepakt zou worden en ook vanuit de ambtelijke organisatie groeide de behoefte om iets aan de situatie te doen. Via het traineeprogramma van de MRDH is de opdracht voor hernieuwing van de indicatoren bij een trainee uitgezet. Vanwege corona, bestuurlijke agenda’s en het weerbarstige onderwerp is de trainee er helaas niet in geslaagd de opdracht binnen 6 maanden af te ronden. Op 15 februari 2022 heeft de bespreking van het voorstel in de auditcommissie plaatsgevonden, waarmee tot een inhoudelijke afronding is gekomen. De auditcommissie adviseert positief over de voorstellen die nu aan uw raad worden voorgelegd. Argumenten 1.1 Indicatoren dragen bij aan beeldvorming over het bereiken van beleidsdoelen Indicatoren worden in veel beleidsdocumenten gebruik om de effecten van beleid meetbaar en inzichtelijk te maken.

Een indicator kan worden gedefinieerd als een meetbare eenheid die een signalerende functie heeft en een aanwijzing geeft over de mate van doelrealisatie. 1.2 De verplichte indicatoren geven geen volledig beeld De verplicht gestelde indicatoren geven een globaal beeld. Met een extra set lokale indicatoren wordt ook informatie toegevoegd over thema’s en situaties die specifiek in Krimpen aan de orde zijn. 2.1 De indicatoren zijn geëvalueerd door de ambtelijke organisatie De teams zijn in de organisatie verantwoordelijk voor de indicatoren het aanleveren van gegevens. Met de teams zijn alle indicatoren doorgenomen en is beoordeeld of ze nog bruikbaar, beschikbaar en duidelijk zijn. Dat heeft geleid tot een overzicht waarin per indicator wordt aangegeven welke kunnen blijven, vervallen, of moeten worden vervangen (bijlage 1). 2.2 Voor het sociaal domein zijn de indicatoren afgeleid uit het beleidsplan In het beleidsplan sociaal domein zijn indicatoren opgenomen. Een aantal daarvan kunnen in de planning- en controldocumenten worden opgenomen (bijlage 3). 3.1 De uitgangspunten zijn met de auditcommissie afgestemd Tijdens de vergadering van de auditcommissie op 13 juli 2021 is de voortgang van de traineeopdracht besproken. Dat leidde uiteindelijk tot een aantal uitgangpunten m.b.t. indicatoren. Deze zijn in dit beslispunt vertaald. a.

De basis voor het bepalen van indicatoren die iets zeggen over de effectiviteit van beleid wordt gelegd in beleidsdocumenten. Daar wordt inhoudelijk bepaald welke doelen we nastreven en hoe de voortgang kan worden gemonitord. In de begroting en jaarrekening wordt informatief een selectie van (beleids)indicatoren opgenomen. b. Door waar mogelijk gebruik te maken van Waar Staat Je Gemeente borgen we de beschikbaarheid van indicatoren. In enkele gevallen zijn gegevens alleen beschikbaar via andere bronnen. Bij het gebruik van alle externe bronnen geldt dat de gemeente weinig invloed heeft op de actualiteit en beschikbaarheid van cijfers (zie ook kanttekening 1.2)

2

c. Via de burgerpeiling wordt waardevol inzicht verkregen in de waardering en beleving van onze inwoners met betrekking tot het functioneren van de gemeente. d. Beleidsdocumenten (nota’s, evaluaties, rapportages etc.) zijn de inhoudelijke plek voor duiding van ontwikkelingen. Indicatoren (eventueel in combinatie met streefwaarden) kunnen daarbij ondersteunen. In de planning- en controldocumenten is daar minder ruimte voor. De focus ligt daar vooral op de integrale afweging en allocatie van de middelen. e. Zoals onder d. toegelicht zijn de begroting en jaarrekening niet geschikt voor inhoudelijke analyse. Daarom worden de streefwaarden, die mogelijk wel in beleidsdocumenten staan, hier niet in opgenomen. f. Vanwege verschuiving van prioriteiten, wijzigingen in de beschikbaarheid of actualiteit van indicatoren, of om andere redenen kan het zijn dat indicatoren niet langer van toegevoegde waarde zijn. Door dit onderwerp jaarlijks in het voorjaar op de agenda van de auditcommissie te zetten is er een moment dat wijziging/bijstelling kan worden besproken en doorgeleid aan de raad. Kanttekeningen 1.1 Er zijn voor- en tegenstanders van indicatoren In eerdere trajecten en besprekingen is gebleken dat er (bestuurlijk) verschillen van mening zijn over de toegevoegde waarde van indicatoren in planning- en controldocumenten.

Met de voorstellen die nu worden gedaan is ook gekeken naar de balans tussen (ambtelijke) inzet bij het verzamelen van indicatoren en de mate waarin de indicatoren het inzicht in de begroting of jaarrekening vergroten. 1.2 De beschikbaarheid en actualiteit van indicatoren kan niet altijd worden gegarandeerd Voor de actuele waarden van indicatoren zijn we vaak afhankelijk van derden. Dat leidt er soms toe dat de meest actuele cijfers enkele jaren oud zijn en dus minder goed kunnen worden gekoppeld aan het betreffende P&C-document. Daarnaast komt het voor dat indicatoren in het geheel niet meer beschikbaar zijn. Deze nadelen zijn op twee manieren ondervangen. Ten eerste is zoveel mogelijk gekozen voor indicatoren die via stabiele bronnen, zoals WaarStaatJeGemeente, beschikbaar zijn. Daarnaast wordt voorgesteld periodiek onderhoud te plegen in afstemming met de auditcommissie. Op die manier kunnen indicatoren die minder bruikbaar zijn geworden, worden verwijderd of vervangen. Financiële gevolgen De voorstellen hebben geen directe financiële gevolgen. Voor het weer jaarlijks gaan uitvoeren van de burgerpeiling is budget beschikbaar. Vervolg De nieuwe lijst met indicatoren wordt opgenomen in de begroting 2023. Tevens wordt in de jaarrekening 2022 gerapporteerd op basis van de nieuwe indicatoren.

In beleidsdocumenten die aan uw raad worden aangeboden, wordt voortaan aandacht besteed aan indicatoren en een voorstel gedaan over het wel of niet opnemen van indicatoren in de planning en control documenten. Jaarlijks vindt in het voorjaar een onderhoudsmoment plaats met de auditcommissie. Voorstellen voor het vervangen of laten vervallen van indicatoren worden vervolgens aan uw raad voorgelegd. Bijlagen 1. Indicatoren overzicht 2. Voorstel indicatoren sociaal domein

3

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Krimpen aan den IJssel, Mr. A. Boele secretaris

4

M.W. Vroom burgemeester

Raadsbesluit De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel; Besluit, na het lezen van het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 april 2022, om: 1. In te stemmen met het blijven opnemen van lokale indicatoren in de begroting en jaarrekening; 2. In te stemmen met de wijzigingen in de indicatorenlijst conform bijlage 1 en 2; 3. In te stemmen met de volgende uitgangspunten voor het opnemen van indicatoren in planning- en controldocumenten: a. Vervangen en toevoegen van indicatoren in principe alleen via inhoudelijke (beleids)documenten en raadsbesluiten; b. Zoveel mogelijk Waar Staat Je Gemeente gebruiken voor nieuwe indicatoren; c. Burgerpeiling weer jaarlijks laten uitvoeren; d. Inhoudelijke rapportage via beleidscyclus en in P&C-documenten alleen feitelijke waardes zonder toelichting; e. Geen streefwaarden/doelen in P&C-documenten opnemen; f. Periodiek onderhoud verloopt via de auditcommissie. Dit besloot de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering van 2 juni 2022

Voorzitter

griffier

M.W. Vroom

O. Vliegenthart

5