Raadsvoorstel accountant 2021-2024

Raadsvoorstel

Datum auditcommissie: Datum raadsvergadering: Behandelend ambtenaar: Zaaknummer:

8 december 2020 28 januari 2021 M. Keimpema-Schouten 282309

Onderwerp:

Aanwijzing accountant

Gevraagde beslissing: Te besluiten om: 1. Publieke Sector Accountants B.V. aan te wijzen als accountant van de gemeente Krimpen aan den IJssel voor de boekjaren 2021, 2022, 2023 en 2024, met de mogelijkheid tot drie verlengingen van een jaar. 2. Dit accountantskantoor te belasten met: a. De jaarcontrole (incl. SISA) op getrouwheid, alsmede het uitvoeren van een interimcontrole; b. Het verstrekken van een managementletter; c. Invulling van de natuurlijke adviesfunctie

Inleiding De gemeenteraad heeft een volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak. Voor de controle van de door het college op te stellen en door de raad vast te stellen jaarrekening wijst de raad een accountant aan. De auditcommissie onderhoudt namens de gemeenteraad de contacten met de accountant en bereidt de aanstelling van de accountant voor. Het aanwijzen van de accountant is een bevoegdheid van de raad. De huidige accountant (Mazars) is sinds 2015 de controlerend accountant van de gemeente. De auditcommissie heeft initiatief genomen tot de aanbesteding, omdat de huidige opdracht na de controle van 2020 afloopt en verlengen niet meer mogelijk was. Samenvatting Het betreft het besluit tot het aanwijzen van de accountant voor controle van de jaarrekening van de boekjaren 2021 tot en met 2024 met de mogelijkheid tot drie verlengingen van 1 jaar (voor de boekjaren 2025, 2026 en 2027). Bestaand kader/context De auditcommissie is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Beoogd effect Het aanwijzen van de accountant die het beste voldoet aan het opgestelde Programma van Eisen.

Argumenten 1.1 Voorstel volgt op zorgvuldige procedure Om tot een aanbesteding te komen heeft de auditcommissie in samenspraak met de inkoopcoördinator, de controller en de coördinator jaarrekening van de gemeente een Programma van Eisen (PvE) opgesteld. Zoals de Controleverordening voorschrijft dient de gemeenteraad dit Programma van Eisen vast te stellen. Dat is gebeurd op 17 september 2020. De aanbesteding is vervolgens gepubliceerd via Tenderned. Het betrof een Europese aanbestedingsprocedure. Hierop zijn twee inschrijvingen ontvangen. Op 1 december hebben de inschrijvers een presentatie verzorgd voor de auditcommissie. Vervolgens heeft de auditcommissie de inschrijvingen beoordeeld. Op basis daarvan is dit gunningsadvies opgesteld. De inschrijvers zijn op de hoogte gebracht van het resultaat van de aanbesteding en de opdracht is voorlopig gegund aan Publieke Sector Accountants B.V. Op 8 januari 2021 is de mogelijkheid tot het indienden van het bezwaar verlopen, er is gedurende de periode van voorlopige gunning geen bezwaar gemaakt. Indien de raad akkoord gaat met dit raadsvoorstel zal de opdracht definitief gegund worden. 1.2 Publieke Sector Accountants B.V. behaalde hoogste score De beoordeling van de inschrijvingen is door de auditcommissie gebeurd.

Daarnaast waren de controller en de coördinator jaarrekening aanwezig waarmee de aansluiting met de ambtelijke organisatie geborgd is. Zoals in het Programma van Eisen bepaald zijn de inschrijvingen op basis van de volgende criteria beoordeeld: • Prijs: 30% ‚ • Kwaliteit: 70%. Daarbinnen geldt de volgende verdeling: 1. Controle aanpak: 15% 2. Werkwijze bij de natuurlijke adviesfunctie: 15% 3. Competenties, bevoegdheden en continuïteit van het controleteam: 30% 4. Presentatie: 40% De hoogste wegingsfactor is, naast de prijs, toebedeeld aan ad. 3 en 4. De auditcommissie is van mening dat een duurzame samenwerking met de accountant, niet alleen met de raad maar ook met de ambtelijke organisatie van groot belang is. Op basis van de beoordeling heeft Publieke Sector Accountants B.V. de hoogste score behaald. 1.3 Overeenkomst geldt voor bepaalde tijd De looptijd van de overeenkomst is vier jaar: boekjaar 2021 tot en met boekjaar 2024. Daarna is er drie maal de mogelijkheid om de overeenkomst met telkens één jaar te verlengen. De overeenkomst eindigt dan ook uiterlijk na boekjaar 2027. 2 Werkzaamheden zijn conform het Programma van Eisen In het Programma van Eisen is opgenomen welke werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Ook staan er nadere bepalingen in over onder meer termijnen en communicatie.

2

3- Formaliteiten dienen nog afgewikkeld te worden De formaliteiten rondom de aanbesteding dienen nog te worden afgewikkeld. De griffier stemt hierover af met de inkoopcoördinator, de controller en de coördinator jaarrekening. Kanttekeningen 1 Het gunningsadvies is bepalend De aanbestedingsprocedure is een zorgvuldig proces, wat gehouden is aan regels en randvoorwaarden. De auditcommissie heeft de uitvoering hiervan ter hand genomen. De raad kan niet afwijken van het gunningsadvies van de auditcommissie omdat dit strijdig zou zijn met de aanbestedingsregels. Wel kan de raad besluiten de accountant niet te benoemen. Een dergelijk besluit heeft als gevolg dat er voor het boekjaar 2021 geen accountant is. Financiële consequenties De afgelopen jaren betroffen de kosten voor de accountantscontrole (zoals overeengekomen in de opdrachtbevestiging ca. € 52.000 Dit is exclusief meerwerk en B.TW. De jaarlijkse kosten waarmee Publieke Sector Accountants B.V. heeft ingeschreven bedragen € 68.200. Het budget voor de jaarrekeningcontrole in de gemeentelijke begroting vanaf 2021 dient hierop te worden aangepast (begrotingswijziging februari 2021). Aanpak / uitvoering / participatie De auditcommissie heeft, in samenspraak met de inkoopcoördinator, de controller en de coördinator jaarrekening van de gemeente de inschrijvingen beoordeeld.

De ingeschreven partijen zijn geïnformeerd over het aanbestedingsresultaat. Ook de huidige accountant (Mazars) is geïnformeerd. Er wordt het komende jaar door afdeling Financiën afspraken gemaakt met Publieke Sector Accountants B.V. over het inwerken, de voorbereidingen voor de controle over het lopende boekjaar en de wijze van afstemming. Duurzaamheid In de aanbesteding wordt er verplichting gesteld ten aanzien van Social Return On Investment. De gemeente wenst een zo groot mogelijk maatschappelijke impact te creëren met de SROI-verplichting. Publieke Sector Accountants B.V. gaat vooral inzetten op maatschappelijke activiteiten, bijvoorbeeld door het geven van gastlessen. Urgentie Er is geen urgentie van toepassing bij dit besluit. Evaluatie Uiterlijk zes maanden voor het einde van de opdracht (boekjaar 2021 tot en met 2024) zal er geëvalueerd moeten worden, zodat er een besluit over eventuele verlenging kan worden genomen. Bijlagen / achtergrondinformatie 1) Raadsvoorstel en Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten (vastgesteld door de gemeenteraad op 17-9-2020) 2) Inschrijving Publieke Sector Accountants (ter inzage voor de raad): a) Offerte b) Prijzenformulier 3) Beoordelingsformulier (geanonimiseerd)

3

Hoogachtend, Namens de auditcommissie

Drs. M.J.P. van der Meulen

4

besluit De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel; Gelezen het voorstel van de auditcommissie d.d. 8 december 2020

besluit: 1. Publieke Sector Accountants B.V. aan te wijzen als accountant van de gemeente Krimpen aan den IJssel voor de boekjaren 2021, 2022, 2023 en 2024, met de mogelijkheid tot drie verlengingen van een jaar. 2. Dit accountantskantoor te belasten met: a. De jaarcontrole (incl. SISA) op getrouwheid, alsmede het uitvoeren van een interimcontrole; b. Het verstrekken van een managementletter; c. Invulling van de natuurlijke adviesfunctie Aldus besloten door de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering van 28 januari 2021.

Voorzitter

griffier

M.W. Vroom

O. Vliegenthart

5