Raadsvoorstel Aanpassingen inrichting raadhuis

Raadsvoorstel Datum collegevergadering: 13 februari 2024 Portefeuillehouder: Wubbo Tempel Behandelend team: Vastgoed en Facilitair Zaaknummer: 1387462 Onderwerp Aanpassingen inrichting raadhuis Gevraagd raadsbesluit: 1. De vergaderruimten op de begane grond van het raadhuis uit te breiden en op te waarderen. 2. De werkruimte van ons Krimpens contact centrum te verplaatsen en de huidige ruimte beter in te richten. 3. Een extra vluchtroute te realiseren uit de raadszaal. 4. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 340.000, Aanleiding Al geruime tijd maken we naar tevredenheid gebruik van ons duurzame raadhuis. Ook tijdens Corona heeft de flexibele opzet van het gebouw zich bewezen. Toch is er na ongeveer negen jaar aanleiding om een aantal aanpassingen door te voeren. Zo is het klimaat van de werkomgeving voor het Krimpens contact centrum niet goed in te regelen met de huidige bezetting en hebben we hebben een gebrek aan representatieve vergaderruimte voor kleinere gezelschappen. In de begroting zijn hiervoor bedragen opgenomen onder de noemer inrichting raadhuis. Tot slot bestaan zorgen over vluchtmogelijkheden bij veiligheidsincidenten in de raadzaal. Met dit voorstel lichten we de plannen uitgebreider toe. In dit voorstel gebruiken we de namen van de vergaderzalen. Om te verduidelijken welke ruimten dit zijn delen we in bijlage 1 onderdelen van het voorontwerp.

Argumenten 1.1 Vergaderruimte specifiek voor kleinere gezelschappen op de begane grond van het raadhuis is beperkt. Op de begane grond van het raadhuis is enkel de ruimte; ‘de ontmoeting’ specifiek ingericht om kleinere gezelschappen te ontvangen. Bij meerdere afspraken rondom hetzelfde tijdstip hebben we uitwijkmogelijkheden naar grotere zalen en het eet-werk café. Maar niet voor ieder gezelschap en gesprek is dat geschikt. We lossen dit op door een nieuwe ruimte te maken naast de vergaderzaal ‘de haven’. Verder richten we de ‘dialoog’ anders in. En voegen we een flexibel element toe aan de ‘Steenplaats en Scheepswerf’. 1.2 De inrichting van de ruimten loopt tegen einde levensduur aan. De ruimten aanpakken geeft de mogelijkheid om direct het comfort op te waarderen en tegelijkertijd de levensduur van de inrichting te verlengen. De ruimten zijn ingericht op de kenmerken fris en transparant. Door het toevoegen van meer warmte en structuur in het ontwerp, verwachten we het comfort van de ruimten op te kunnen waarderen, zonder afbreuk te doen aan de oorspronkelijke gedachte. In bijlage 1 zijn de ingrediënten en de toevoegingen aan het kleurpallet te vinden waarmee we dit te willen doen.

1 van 4

2.1 De akoestiek en het klimaat van de werkruimte van het Krimpen contact centrum is onvoldoende. Met de huidige bezetting is het klimaat van de ruimte beperkt te beheersen. Daarnaast is de ruimte akoestisch ongeschikt voor de huidige bezetting in combinatie met het type werk. Een ruimere opzet met voldoende akoestische maatregelen en een ruimer bemeten luchtbehandeling is nodig om een goed werkklimaat te waarborgen. 3.1 Bij veiligheidsincidenten is geen alternatieve vluchtroute. In het geval van veiligheidsincidenten is het van belang om te voorzien in een veilige en betrouwbare evacuatieprocedure. De bestaande uitgang kan onder bepaalde omstandigheden belemmerd worden tijdens calamiteiten, waardoor een extra vluchtroute vanuit de raadszaal wenselijk is. 4.1 Dit krediet is nodig om de plannen tot uitvoer te brengen. Voor dit voorstel is ten behoeve van de inrichting van het raadhuis al voor een groot gedeelte krediet opgenomen in de begroting. In de financiële paragraaf is de verdeling van het krediet verder uitgewerkt. Kanttekeningen 1.1 De gevraagde aanpassingen pakken het probleem deels aan. Het gebrek aan vergaderruimte en meubilair dat richting einde levensduur gaat doet zich niet alleen voor op de begane grond.

Door niet alleen de vergaderzalen uit te breiden en aan te passen, maar te investeren in een variatie aan type werkplekken kan het probleem op een grotere schaal worden opgelost. Echter wordt er door te investeren in het uitbreiden en verbeteren van de vergaderruimtes het probleem in piekmomenten al verholpen. Een vervolgstap is de werkplekken te optimaliseren. 1.2 In de praktijk is de inrichting nog functioneel. De inrichting voldoet nog steeds aan de basisvoorwaarden waar het ervoor staat; het faciliteren van ontmoetingen en vergaderen. Vervangen op basis van een theoretische levensduur kan een onnodig verlies en gebruik van grondstoffen betekenen. Om dit tegen te gaan houden we in het vervolg rekening met meubilair waarvan de basis nog goed is. Door tafels her te gebruiken en stoelen opnieuw te stofferen. Hiervoor hebben we in het voorlopig ontwerp een eerste inventarisatie gemaakt. 2.1 Met uitbreiding op de huidige locatie verliezen we minder werkplekken. Een betere werkomgeving voor het KCC kan ook op de bestaande locatie worden gerealiseerd door het voldoende vergroten van de ruimte, wat tevens de beheersbaarheid van het klimaat verbeterd. Op de huidige locatie verliezen we 4 tot 6 werkplekken. Waar we bij de nieuwe locatie 8 werkplekken en een focusruimte verliezen.

Maar met het verplaatsen kunnen we de focusruimte terugbrengen, een extra vergadermogelijkheid maken en een nieuwe belruimte maken. Daarnaast is de nieuwe ruimte voor het KCC ruimer opgezet en beter geschikt voor uitbreiding. 3.1 Vanuit brandveiligheid is een extra nooduitgang niet noodzakelijk. De ruimte voldoet aan de brandvoorschriften. Desondanks betekent dit niet automatisch dat een extra vluchtroute niet wenselijk is. Het toevoegen van een extra uitgang biedt een

2 van 4

aanvullende mogelijkheid tijdens veiligheidsincidenten en waarborgt zo beter de veiligheid van alle aanwezigen. 4.1 Met een gedeelte van de investering is in de begroting nog geen rekening gehouden. Om de vluchtroute te realiseren is € 20.000 euro extra nodig als investering. Vanaf 2025 betekent dit € 1.200 extra aan kapitaallasten. Participatie Het voorstel betreft hoofdzakelijk onze eigen bedrijfshuisvesting en bedrijfsvoering. De zorgen over representatieve ruimten voor bezoek en een extra nooduitgang van de raadzaal zijn meegenomen in dit voorstel. Financiële gevolgen De totale benodigde investering bedraagt € 340.000,-. In de onderstaande tabel staat de uitsplitsing van het investeringsbedrag per onderwerp: Verplaatsen en verbeteren van werkomgeving van ons KCC - Vast meubilair, bouwkundige en installatie aanpassingen - Losse inrichting en inkoop - Advieskosten - Onvoorzien

€ 112.000 € 45.000 € 51.000 € 8.000 € 8.000

Opwaardering en uitbreiding vergadermogelijkheden begane grond - Vast meubilair, bouwkundige en installatie aanpassingen - Losse inrichting en inkoop - Advieskosten - Onvoorzien

€ 208.000 € 65.000 € 115.000 € 10.000 € 18.000

Alternatieve vluchtroute - Brandwerende deuren incl. vluchtinstallatie - Doorgang flexibele scheidingswand

€ € €

Totaal

€ 340.000

20.000 12.500 7.500

Dekking In de begroting 2024 is al rekening gehouden met een investering van 320.000. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met kapitaallasten van 35.200 euro vanaf 2025 met een afschrijvingstermijn van 10 jaar. Voor de alternatieve vluchtroute is een verhoging van de investering met 20.000 euro nodig. Daarmee vallen de kapitaallasten in 2025 1.200 euro hoger uit. Het afschrijvingstermijn van de alternatieve vluchtroute is 20 jaar. De hogere kapitaallasten worden in de eerstvolgende begrotingswijziging meerjarig verwerkt en worden gedekt uit de algemene middelen.

3 van 4

Vervolg De planning na een positief besluit op dit raadsvoorstel is als volgt: Definitief ontwerp (2 maanden) - Keuzes aan de hand van voorlopig ontwerp vaststellen - Intern breder bespreken van voorlopig ontwerp - Verwerken aanpassingen - Fasering uitwerken - Fasedocument afronden in ontwerpteamoverleg Prijs en contractvorming (3 maanden) - Uitnodigen verschillende partijen per discipline - Ter beschikking stellen stukken - Beantwoorden vragen - Mede beoordelen/controleren offertes - Overleg leveranciers Uitvoering (3 maanden) - Controle werktekeningen interieur - Esthetische begeleiding - Bouwvergaderingen - Oplevering

Bijlagen Bijlage - Voorlopig ontwerp - raad

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Krimpen aan den IJssel, mr. A. Boele

J.J. Luteijn

secretaris

burgemeester

4 van 4

Raadsbesluit Onderwerp Aanpassingen inrichting raadhuis

De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel; Besluit, na het lezen van het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 februari 2024, om: 1. De vergaderruimten op de begane grond van het raadhuis uit te breiden en op te waarderen. 2. De werkruimte van ons Krimpens contact centrum te verplaatsen en de huidige ruimte beter in te richten. 3. Een extra vluchtroute te realiseren uit de raadszaal. 4. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 340.000, -. Dit besloot de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering van 27 maart 2024.

voorzitter

griffier

J.J. Luteijn

mr. O. Vliegenthart