Notitie raadsrapporteurs

Notitie raadsrapporteurs Gemeenschappelijke Regelingen van: griffie | aan: gemeenteraad | 9 juli 2024 Aanleiding In de raadsvergadering van 27 maart 2024 is de motie onderzoeken raadsrapporteurs GRen aangenomen. Deze motie vraagt om: • Te onderzoeken of raadsrapporteurs van toegevoegde waarde zijn voor het zicht en de grip van de gemeenteraad op GRen en in het bijzonder de GRJR. • De griffie te vragen een inventarisatie te maken van goede voorbeelden van andere (regio)gemeenten, waarbij de aanbevelingen die hieruit voortkomen uiterlijk in juni 2024 met de gemeenteraad worden gedeeld. • Bij deze inventarisatie onder andere aandacht te hebben voor de positionering van de raadsrapporteurs tussen de raad en de GR, de bevoegdheden van de raadsrapporteurs en welke verantwoordingsstructuur in deze toegepast kan worden. Met deze notitie wordt een antwoord gegeven op het gevraagde in de motie. Wat is het probleem? Samenwerken, zeker met een groot aantal andere partijen, voelt soms als ‘tekenen bij het kruisje’. Vaak is er ook weinig keus. Of de samenwerking wordt van bovenaf opgelegd, bijvoorbeeld in de 42 regio’s jeugdzorg, of gemeenten kiezen in vrijheid om gezamenlijk een klus te klaren, bijvoorbeeld als de uitvoering te specialistisch is om zelf in huis te houden. Kenmerkend voor samenwerkingsvormen is dat ze op (enige) afstand staan van het gemeentebestuur.

Ze voeren meestal beleid uit (sociaal beleid, jeugdhulp, gezondheid, veiligheid e.a.) of ze dienen als een instrument om de economische aantrekkelijkheid van een bepaald gebied te stimuleren (zoals bij de MRDH). Het college is verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de uitvoering van de gemeentelijke taken door de Gemeenschappelijke Regeling (hierna ‘GR’). Als eigenaar én klant van de regeling. De aansturing van een GR werkt natuurlijk wel anders dan de aansturing van een eigen organisatieonderdeel. Met samenwerking neemt autonomie en zeggenschap af. Je maakt immers bewust de keuze om de uitvoering van taken elders te beleggen en de koek met baten en lasten voortaan te verdelen. Soms met 1 andere gemeente (bijvoorbeeld IBKW of ICTIJsselgemeenten), soms met 20 andere gemeenten (MRDH). Dat hoeft niet erg te zijn, als je ook maar de, bij voorkeur onderbouwde, indruk hebt dat er ook wat voor terugkomt. En dat is vaak lastig te bepalen. Want waar de kosten heel concreet zijn, is het moeilijk om de baten of voordelen op een duidelijke manier in beeld te brengen. De paragraaf verbonden partijen van de gemeentelijke begroting en jaarrekening bevat informatie over de samenwerkingspartners. Meestal is deze informatie ontoereikend om een oordeel te baseren over het functioneren en presteren van de verbonden partij.

Daartoe zijn er dan wel de eigen risicoanalyse of zienswijzeprocedures om gemeenteraden meer invloed te geven op de gang van zaken. Maar invloed is beslist iets anders dan grip. Invloed oefen je uit, maar grip geeft een steviger gevoel van resultaat. Grip en zicht houden op GR-en is een uitdaging voor iedere gemeente omdat zij verantwoordelijk blijft voor goede dienstverlening en het behalen van doelstellingen, zelfs als de diensten zijn

1 van 7

uitbesteed. De gemeenteraad staat op grotere afstand van de GR dan het college en de ambtelijke organisatie, maar behoudt de kaderstellende en controlerende rol. De nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen heeft weinig veranderd In 2022 is een nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen in werking getreden. Doel van de wetswijziging was het versterken van de positie van raden bij besluitvorming door gemeenschappelijke regelingen. De nieuwe wet maakt het mogelijk om meer afspraken te maken over inspraak door inwoners, inspraak door gemeenteraden door uitbreiding van het zienswijze-instrumentarium, periodieke evaluatie van de GR en het instellen van gemeenschappelijke, door raadsleden bemenste, adviescommissies. Onlangs zijn alle GRen opnieuw vastgesteld naar aanleiding van de wetswijziging. Bij geen van de regelingen is gekozen voor een gemeenschappelijke adviescommissie of andere grondige wijzigingen op dit gebied. Wat doen we nu? • Naast de reguliere zienswijzeprocedures nodigen we vrijwel jaarlijks een aantal samenwerkingsverbanden uit voor een gesprek en toelichting op hun werkzaamheden. • Twee GR-en hebben zelf (door het Algemeen Bestuur) een adviescommissie met raadsleden ingesteld. De Groenalliantie Midden-Holland e.o. heeft een gebiedsadviescommissie ingesteld. De MRDH heeft de adviescommissies Vervoersautoriteit en Economisch Vestigingsklimaat ingesteld.

• In de begroting en de jaarrekening is een paragraaf Verbonden Partijen opgenomen. • De raad stelt iedere twee jaar een risicoanalyse Verbonden Partijen vast waarmee er gekozen kan worden voor verschillende (intensieve) sturingsarrangementen. • Iedere raadscommissievergadering is er gelegenheid voor collegeleden en raadsleden een moment om actualiteiten over de verbonden partijen terug te koppelen. Wat is een raadsrapporteur? De gemeenteraad kan leden aanwijzen om specifiek, namens de raad, een bepaalde GR te volgen. Een raadsrapporteur (hierna ‘rapporteur’) is een raadslid die als taak krijgt om een bepaalde gemeenschappelijke regeling van nabij te volgen, hierover aan de raad te rapporteren en de raad te adviseren bij zijn besluitvorming over de GR. Een rapporteur ontzorgt de gemeenteraad doordat hij vinger aan de pols houdt en de raad kan voorzien van relevante informatie. Wat kunnen raadsrapporteurs doen? Taken die (in den lande) aan de rapporteurs worden toebedeeld zijn: • Volgen van ontwikkelingen: bijhouden van de ontwikkelingen over de specifieke GR. Dit omvat beleidsveranderingen, uitvoeringskwesties en andere relevante gebeurtenissen. Zij doen dat onder andere door de stukken rond de vergaderingen van het bestuur te volgen en contact te houden met ambtelijk deskundigen en portefeuillehouder. • Regionale afstemming: contact houden en kennis uitwisselen (o.a.

zienswijzen) met andere deelnemende gemeenten/rapporteurs; • Adviseren: het schriftelijk of mondeling adviseren van de raad, gevraagd en ongevraagd, vaak bij zienswijzen over P&C documenten. Indien schriftelijk bieden de rapporteurs de informatie samengevat aan de raad aan, bekijken wat de raad als kader/prioriteit heeft

2 van 7

gesteld en maken daarbij een koppeling met de inhoud van het dossier. De rapporteurs werken apolitiek want ze vertegenwoordigen de gehele raad. De raad kan vanzelfsprekend afwijken van de adviezen de rapporteurs. De bevoegdheden en verantwoording zijn mede afhankelijk van de werkwijze die de raad wenst te hanteren. In Wijk bij Duurstede hanteren ze de methode Duisenberg. Zij hebben in hun verordening op de raadsrapporteurs opgenomen wat precies de taken en bevoegdheden van de raadsrapporteurs zijn. In de Ronde Venen hebben ze een overzicht van taken en rollen uitgeschreven. Ook in Leusden hebben ze een document opgesteld met een werkwijze van de raadsrapporteurs. Raadsrapporteurs geven daar een eigen advies aan de raad bij besluitvorming rond de GR. Aandachtspunten • Het raadsrapporteurschap vraagt tijd en inzet. Een raadslid moet bereid zijn extra tijd en inzet te leveren, soms ook tijdens kantooruren. Raadsrapporteurs combineren hun specifieke opdracht met hun reguliere raadswerk. • De rapporteurs hebben ook voldoende ondersteuning/begeleiding nodig, zeker bij de start van deze taak. Het moet vooraf duidelijk zijn wie die ondersteuning levert. • Alle betrokken partijen dienen de inzet van een rapporteur te erkennen en direct contact mogelijk te maken. Dit gaat verder dan alleen een raad die zichzelf laat vertegenwoordigen door één of twee leden.

Zo ontstaat er een ingang voor de rapporteur richting de ambtelijke organisatie, het college en de GR. • Hou oog voor het samenspel tussen rapporteur, college en ambtelijke organisatie en de spanningen die kunnen ontstaan. Maak hierover afspraken. • Raadsrapporteurs moeten onafhankelijk en objectief te werk gaan, wat soms moeilijk kan zijn in een politiek beladen omgeving. Ze moeten ervoor zorgen dat hun werk niet wordt beïnvloed door politieke agenda’s. In sommige gevallen moeten ze omgaan met vertrouwelijke informatie, wat vraagt om discretie en zorgvuldigheid in de rapportage. • Het werkt goed als andere deelnemende gemeenten ook met raadsrapporteurs werken, zodat gezamenlijk kan worden opgetrokken en van elkaar kan worden geleerd. Afweging Raadsrapporteurs kunnen een belangrijke rol vervullen voor de raad door op verzoek van en namens de raad aandacht en tijd te besteden aan een bepaalde gemeenschappelijke regeling, daarover vinger aan de pols te houden en de raad te adviseren. Het succes valt of staat met individuele inzet van de rapporteurs, het samenspel met de ambtelijke ondersteuning en portefeuillehouder en het draagvlak van de raad om de inzet en adviezen van de rapporteur te waarderen. Het is daarom van belang dat de gemeenteraad vertrouwen stelt in de rapporteur en het instrument een kans geeft om zich te ontwikkelen.

Indien de raad met het instrument aan de slag wil gaan, wordt het volgende meegegeven: • Start met de afweging voor welke GR er raadsrapporteurs worden ingezet. Bijvoorbeeld door op basis van risico's, kosten, impact op de gemeente en ontwikkelingen rond de regelingen. • Bepaal vooraf hoe uitgebreid de rol van de rapporteurs is; betreft dit alleen de P&C-cyclus of gaat het breder.

3 van 7

•

•

• •

Kies een duidelijke werkwijze (bijvoorbeeld de Duisenberg methode) voor het rapporteurswerk. Hierdoor is het voor alle betrokkenen duidelijk wat er gevraagd wordt en kan er op eenduidige manier gerapporteerd worden. Voor het goed functioneren van de raadsrapporteurs geven diverse gemeenten aan dat het samenspel tussen de raadsrapporteur, de ambtelijke organisatie en de wethouder van groot belang is. Daar dient vanuit de verschillende rollen duidelijkheid over te zijn. Dat vraagt in ieder geval om bereidheid van het college en de ambtelijke ondersteuning om de rapporteurs te ondersteunen in hun werkzaamheden en regelmatig met elkaar af te stemmen. De rapporteurs zullen extra tijd moeten besteden aan dit werk en dit is niet vrijblijvend. Benoem per GR twee rapporteurs, bijvoorbeeld één van de coalitie en één van de oppositie, voor de gehele raadsperiode. Dit maakt de functie minder kwetsbaar en minder politiek.

Ter info: voorbeelden bij andere gemeenten o In Wijk bij Duurstede hanteren ze de methode Duisenberg. Zij hebben in hun verordening op de raadsrapporteurs opgenomen wat precies de taken en bevoegdheden van de raadsrapporteurs zijn. o In de Ronde Venen hebben ze een overzicht van taken en rollen uitgeschreven. o Baarn o Overbetuwe (evaluatie 2020-2021) o Regionale Raadscommissie Noordkop (gemeenten Den Helder, Hollands Kroon, Schagen, Texel o Zeist o In Zuidplas is er in 2021 een pilot geweest met het rapporteursmodel. De pilot werd als positief ervaren maar doordat zich na afloop geen raadsleden hebben aangemeld is deze werkwijze niet voorgezet. o Rekenkamer IJsselstein De gemeente IJsselstein werkt sinds 2016 met raadsleden die als rapporteur aan de raad worden benoemd. Uit de interviews blijkt dat betrokkenen, waaronder ook de raadsrapporteurs zelf, kritisch zijn op de werking van het instrument van de raadsrapporteurs. De kritiek richt zich met name op rolonduidelijkheid en het tijdsintensieve karakter van het instrument. o De rekenkamer van Halderberge Een goed voorbeeld is de gemeente Baarn.

Voorafgaand aan de keuze om met raadsrapporteurs te gaan werken, heeft de gemeenteraad een werkgroep ingesteld die heeft onderzocht welke mogelijke werkwijzen zouden zorgen voor ‘meer zicht op’, ‘meer betrokkenheid met’ en ‘meer inzicht in de mogelijkheden tot sturing op gemeenschappelijke regelingen’. Naar aanleiding van dit onderzoek heeft de werkgroep (en in navolging daarvan de gemeenteraad) ervoor gekozen om aan de slag te gaan met raadsrapporteurs. Enkele van de aanbevelingen die in Baarn gedaan zijn, ziet u hieronder in terug. Een ander goede inspiratiebron is de regio West-Brabant West. In West-Brabant West is onderzoek gedaan naar de toepassing van de methode Duisenberg. Hierbij analyseren 2 rapporteurs de begroting aan de hand van een aantal vooraf vastgestelde vragen. Hierbij is gekeken wat de gevolgen zijn van de methode Duisenberg op de informatiepositie van de

4 van 7

gemeenteraad. Zij concluderen dat de informatiepositie van de gemeenteraadsleden erop vooruit is gegaan, de raadsleden over meer inzicht beschikken en een beter beeld hebben van de jeugdzorg. Deze methode wordt door raadsrapporteurs gehanteerd. Naast de gemeente Baarn hebben wij ook in de onderzoeken en evaluaties van diverse andere gemeenten aanbevelingen gevonden. Een overzicht van deze aanbevelingen staat hieronder. Daarnaast rapporteren sommige gemeenten ook risico’s. Om een goede afweging te maken, hebben we deze ook toegevoegd. Baarn De invoering van raadsrapporteurs kan de controle- en informatiepositie van de gemeenteraad versterken en mogelijk tijd besparen voor alle andere gemeenteraadsleden en ambtenaren doordat er minder technische vragen hoeven te worden gesteld. Raadsrapporteurs die werken conform de methode Duisenberg zorgen voor een gestructureerde werkwijze, waarmee duidelijkheid gecreëerd kan worden over de doelen die de Raad wil stellen, wat gedaan moet worden om die doelen voor elkaar te krijgen én hoeveel het mag kosten. Gemeenschappelijke regelingen zelf raken meer en meer bekend met het fenomeen omdat er al veel gemeenteraden mee werken. In sommige gemeenschappelijke regelingen worden bijeenkomsten met raadsrapporteurs georganiseerd die ondersteund worden door ambtenaren en bestuurders vanuit de gemeenschappelijke regeling zelf.

Het raadsrapporteurschap zal worden vervuld met de benodigde neutraliteit. Hiermee wordt bedoeld partijpolitiek neutraal. Uiteraard kan een raadsrapporteur wel de visie van de raad (vanuit raadsbesluiten) uitdragen richting gemeenschappelijke regeling en collega raadsrapporteurs. Uitgangspunten geformuleerd door de werkgroep: • Voor iedere gemeenschappelijke regeling worden twee raadsrapporteurs benoemd/aangesteld. • De twee raadsrapporteurs per gemeenschappelijke regeling bestaan uit één raadslid/steunfractielid van de coalitie en één van de oppositie. • Je hebt als raadsrapporteur een bepaalde affiniteit met het onderwerp en mogelijk kan je het laten aansluiten bij (vak)kennis of opgedane ervaring. Hoe kom je tot een partijpolitieke neutrale raadsrapporteur? De werkgroep beveelt de Duisenberg methode aan als basis voor het werk van de raadsrapporteur. Ieder koppel van raadsrapporteurs heeft daarnaast de opdracht om na een bepaalde tijd zelf bij de raad met een raadsinformatiebrief te komen met nadere uitleg en toelichting hoe zij hun opdracht zien en deze invullen (waar richten wij ons specifiek op). Zij schrijven dus hun eigen opdrachtformulering en koppelen deze terug aan de raad.

Realiseer je als raad dat het tijd kost, evalueer en investeer in het raadsrapporteurschap o De werkgroep adviseert de nieuwe raad om jaarlijks met elkaar de gemeenschappelijke regelingen en het werken met raadsrapporteurs te evalueren. De raadsrapporteurs kunnen samen met de griffier deze jaarlijkse evaluatie voorbereiden.

5 van 7

Overbetuwe Bij de periodieke evaluatie op basis van risico’s, omzet (zie financieel overzicht Programmabegroting), impact op de gemeente en trends & ontwikkelingen rond de GR-en een afweging maken welke GR-en en/of andere thema’s aandacht vragen van raadsrapporteurs. Vraag GR-en of ze allemaal op dezelfde wijze - naast de jaarrekening en begroting tussentijdse verantwoordingsdocumenten willen overleggen op factsheet-niveau (kort, bondig en leesbaar). Maak dit bespreekbaar op één avond waar de agenda bestaat uit het bespreken van alle GR-en, incl. een afvaardiging van de GR. Om als raadsrapporteur goed aangesloten te zijn op alles wat er speelt binnen de GR is het wenselijk om eenmaal per kwartaal overleg te hebben met de portefeuillehouder en de behandelend ambtenaar en eenmaal per jaar met de GR. Bewaak de democratische legitimiteit van de raadsrapporteurs. De raadsrapporteurs zijn geen formele identiteit, maar hebben als raads-/burgerlid een extra aandachtsgebied. Heb aandacht voor gebruik van de methode Duisenberg (vanuit de drie w-vragen, Wat wil je bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat gaat het kosten?). Activeer de samenwerking met omliggende gemeenten. Geef ter bevordering van een actieve communicatie aan de raad minimaal eenmaal per kwartaal per geprioriteerde GR een terugkoppeling aan de raad.

Focus op ervaring opdoen binnen de eigen gemeente en geef vorm aan samenwerking met andere gemeenten zodra raadrapporteurs zich daar comfortabel bij voelen en/of als dit duidelijk toegevoegde waarde voor Overbetuwe heeft. Zeist Voorop staat dat de werkwijze van raadsrapporteurs als waardevolle aanvulling wordt gezien op de werkwijze van de gemeenteraad en dat het ook in de volgende raadsperiode wordt aanbevolen om raadsrapporteurs te benoemen. Het wordt als waardevol ervaren om in duo's te werken. Dit zorgt ervoor dat deze rol niet politiseert en zich echt richt op het belang van de Raad als kaderstellend en controlerend orgaan. Daarop aansluitend concluderen de huidige rapporteurs dat ze de nodige tijd nodig hebben gehad om kennis en inzicht in de regelingen op te bouwen. Derhalve lijkt het goed om voor de nieuwe periode waar mogelijk de continuïteit via de huidige rapporteurs te borgen Het wordt aangeraden elke raadsperiode op basis van risico's, omzet, impact op de gemeente en trends & ontwikkelingen rond de regelingen een afweging te maken welke regelingen de aandacht vragen van raadsrapporteurs. IJsselstein Kies als raad voor meer raadsbemoeienis met de (beoogde) maatschappelijke resultaten en de kwaliteit van dienstverlening die voor inwoners van belang zijn en zie af van gedetailleerde technische raadsbemoeienis met de bedrijfsvoering van gemeenschappelijke regelingen.

Halderberge •

Organiseer een eenduidige vorm van verantwoording vanuit de samenwerkingsverbanden

6 van 7

• • • • •

Zorg voor een duidelijke inkadering van de raadsrapporteur en evalueer deze Maak een duidelijke rolverdeling tussen raad en college Neem de raad aan de voorkant van het proces mee in de sturing op verbonden partijen. Maak per verbonden partij afspraken over de rol van de contactambtenaar Investeer in de samenwerking met andere gemeenteraden in de regio

De door de verschillende gemeenten genoemde risico’s zijn de volgende: • • • •

Afhaken van raadsrapporteurs Onvoldoende ondersteuning vanuit GR, griffie en/of ambtelijke organisatie Werkt beter als de regiogemeenten ook met raadsrapporteurs werken De inzet van regionale raadsrapporteurs vraagt een extra inspanning van enkele raadsleden en griffiers per gemeente. Gelet daarop ligt het in de rede de inzet van de regionale raadsrapporteurs vooralsnog te beperken tot de drie “grote” gemeenschappelijke regelingen

7 van 7