Bijlage - Notitie - Opzet fonds Krimpen Ontmoet

Opzet ‘Krimpen Ontmoet’ Advies over de spelregels en de organisatie van het fonds

Het fonds dat ontmoetingsplekken én ontmoetingsmomenten tot stand brengt – van, voor en door Krimpenaren.

April 2024 Opgesteld door: Voorbereidingsgroep

Inhoudsopgave Aanleiding en proces........................................................................................................................... 3 Opzet van fonds: Krimpen Ontmoet! ................................................................................................. 5 A. Eisen aan initiatieven ............................................................................................................. 5 Wat voor soort initiatieven worden door het fonds ondersteund? ............................................... 5 Voor wie is het fonds toegankelijk? ............................................................................................. 5 Welk belang moet het initiatief dienen? ....................................................................................... 5 Op welk gebied moet het initiatief zich richten? .......................................................................... 6 Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? ................................................................................ 6 Hoe moet de aanvraag voor een initiatief worden onderbouwd? ................................................ 6 Hoe gaan we om met initiatieven die zorgen voor structurele kosten? ....................................... 6 Hoe gaan we om met initiatieven die het primaire werk van de gemeente raken? .....................

7 Hoe worden initiatieven getoetst aan wet- en regelgeving? ........................................................ 7 B. Financiële bijdragen vanuit het fonds..................................................................................... 7 Wat is de minimale en maximale financiële bijdrage van het fonds? .......................................... 7 Hoe wordt de hoogte van het aangevraagde subsidiebedrag beoordeeld? ................................ 7 Wordt er cofinanciering van de initiatiefnemers verwacht? ......................................................... 8 Hoelang worden initiatieven maximaal vanuit het fonds ondersteund? ...................................... 8 Hoe worden bijdragen van het fonds uitbetaald? ........................................................................ 8 C. De aanvraag – en toekenningsprocedure .............................................................................. 8 Wat moet een initiatiefnemer in zijn aanvraag om een bijdrage vermelden? .............................. 8 Op welke momenten in het jaar worden aanvragen behandeld? ................................................ 8 Hoe leggen initiatiefnemers verantwoording af over de besteding van de bijdrage? .................. 9 Wat is de rol van de gemeente in de aanvraag – en toekenningsprocedure? ............................ 9 D.

De ondersteuning en stimulering van het fonds ..................................................................... 9 Het beoordelingsteam....................................................................................................................... 9 Hoe bereiken mensen het fonds? ............................................................................................. 10 Hoe zien we tussentijds toe op de voortgang van de initiatieven? ............................................ 10 Hoe organiseren we de front- en backoffice van het fonds? ..................................................... 11 De rol van de coördinator van het fonds Krimpen Ontmoet! ........................................................ 12

2

Aanleiding en proces Aanleiding In de begroting van 2023 heeft het college van burgemeester en wethouders het voornemen aangekondigd om een ‘Toekomstfonds’ te vormen. Hiermee wordt aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties een financiële impuls geboden voor initiatieven die een bijdrage leveren aan een toekomstbestendig Krimpen aan den IJssel en een mooie toekomst voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Daarbij is het wél belangrijk dat initiatiefnemers zelf een grote bijdrage leveren aan het uitwerken en uitvoeren van het initiatief. Voorbereidingsgroep Inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers in Krimpen zijn actief betrokken geweest bij de opzet van het fonds. In de voorbereidingsgroep zijn vertegenwoordigers van genoemde groepen in vijf sessies bij elkaar gekomen om de dromen en behoeften voor het fonds met elkaar af te stemmen. Met elkaar heeft deze voorbereidingsgroep de opzet van het fonds uitgewerkt binnen de kaders die door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Deze opzet van het fonds is in dit document beschreven. De opzet vormt het advies aan het college van B&W en wordt ter vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd, namens de leden van de voorbereidingsgroep; § § § § § § § § § § § § § § §

– Inwoner Molenwijk Arjan van der Wart – Rector bestuurder Krimpenerwaard College – Adjunct directeur Comenius College Jeffrey van der Veeken – Voorzitter College van Bestuur PCPO Capelle - Krimpen – Vicevoorzitter TCK Cees Paul – Directeur Stichting Synerkri – Adviesraad Sociaal Domein Dionne Dinkhuijsen – Directeur Bestuurder Bibliotheek aan den IJssel – Pastor Fonteinkerk – De Vries Piping – Krimpenaar van het jaar – Teamleider jongerenwerk – jongerenwerk – namens de jongere Krimpenaren – namens de jongere Krimpenaren

Krimpense jongeren denken mee De voorbereidingsgroep bestond uit een brede vertegenwoordiging van de Krimpense samenleving, waarin inwoners, ondernemers, vertegenwoordigers van scholen en maatschappelijke organisaties met elkaar in gesprek zijn gegaan. Echter, de voorbereidingsgroep kwam snel tot de conclusie dat de Krimpense jeugd in hun midden ontbrak. In plaats van óver deze Krimpense jeugd en hun wensen voor het fonds te praten, stelde de voorbereidingsgroep voor om mét hen in gesprek te gaan over het fonds. Onder leiding van de rector-bestuurder van het Krimpenerwaard College en de adjunct directeur van het Comenius College werd in de raadszaal met jongeren van de twee bovengenoemde middelbare scholen én kinderen van de Wegwijzer en de Octaaf gesproken over hun wensen voor het fonds. Uit dit gesprek kwam duidelijk naar voren dat de jeugd op verschillende

3

manieren wilde investeren in ontmoeting met leeftijdsgenoten en andere Krimpenaren. Zo gaven zij aan behoefte te hebben aan droge, beschutte en mooie ontmoetingsplekken, een Krimpens festival, meer groen en speeltoestellen én initiatieven die beweging stimuleren.

4

Opzet van fonds: Krimpen Ontmoet! In het proces waarin de voorbereidingsgroep met elkaar de opzet van het fonds heeft vormgegeven, werd ook een nieuwe naam aan het fonds toebedeeld. De voorbereidingsgroep adviseert om met het fonds te focussen op initiatieven die ontmoeting tussen Krimpenaren tot stand brengen en stelt daarom de naam ‘Krimpen Ontmoet!’ voor. In dit verslag wordt de opzet van het fonds verder toegelicht op basis van de volgende onderdelen: A. Eisen aan initiatieven B. Financiële bijdragen vanuit het fonds C. De aanvraag- en toekenningsprocedure D. De ondersteuning en stimulering door het fonds

A. Eisen aan initiatieven Wat voor soort initiatieven worden door het fonds ondersteund? Het fonds heeft als doel om de sociale cohesie en leefbaarheid in Krimpen aan den IJssel in het algemeen en de afzonderlijke wijken en buurten in het bijzonder te versterken. Vanuit het fonds worden nieuwe maatschappelijke initiatieven ondersteund die aantoonbaar aan de realisatie van dit doel bijdragen door ontmoeting tussen verschillende groepen Krimpenaren te stimuleren. Dit betekent ook dat het fonds geen incidentele financiering zal bieden aan bestaande initiatieven (die ontmoeting stimuleren), maar enkel initiatieven financiert die nog niet bestaan in Krimpen aan den IJssel. Daarnaast wordt vanuit het fonds alleen een bijdrage aan een initiatief verstrekt als de initiatiefnemer aangeeft dat financiering op een andere wijze niet (geheel) mogelijk is. Concreet betekent de focus op ontmoeting dat initiatieven moeten bijdragen aan het creëren van (fysieke) ontmoetingsplekken of (sociale) ontmoetingsmomenten voor en tussen verschillende groepen Krimpenaren. Het fonds zal periodiek worden geëvalueerd. Bij deze tussentijdse evaluatie betrekken we ook inwoners. Inwoners hebben hierdoor een adviserende rol. Naar aanleiding van de evaluatie kunnen wanneer gewenst wijzigingen worden aangebracht in de opzet en de spelregels van het fonds.

De evaluatie inclusief eventuele wijzigingsvoorstellen wordt behandeld door de gemeenteraad. Voor wie is het fonds toegankelijk? Het aanvragen van financiële ondersteuning voor een initiatief is mogelijk voor inwoners, ondernemers en maatschappelijk organisaties die in Krimpen aan den IJssel gevestigd zijn. De initiatieven die worden ondersteund vanuit het fonds dienen openbaar toegankelijk te zijn. Welk belang moet het initiatief dienen? Vanwege het doel van het fonds om de sociale cohesie en leefbaarheid te verbeteren is het belangrijk dat initiatieven gericht zijn op het stimuleren van ontmoeting tussen Krimpenaren in de openbare ruimte en openbaar toegankelijke gebouwen. Bij initiatieven die ondersteund worden vanuit het fonds dient dit algemeen maatschappelijk belang groter te zijn dan het individuele belang van de initiatiefnemer. Daarbij is het uiteraard belangrijk dat bij Krimpenaren

5

daadwerkelijk behoefte is aan de activiteiten van het initiatief. Die behoefte maakt de initiatiefnemer bij zijn aanvraag inzichtelijk. De aanvraagprocedure komt verderop in dit document nog aan bod en wordt verder uitgewerkt in de subsidieregeling. Een initiatief dat wordt ondersteund vanuit het fonds moet iets toevoegen aan bestaande initiatieven. Als er een aanvraag wordt gedaan voor een (soortgelijk) initiatief dat al plaatsvindt, dan worden de initiatiefnemers met elkaar in contact gebracht. Dit geldt voor zowel maatschappelijke als commerciële initiatieven en activiteiten. Bij de beoordeling van een initiatief moet de initiatiefnemer kunnen aantonen dat de uitvoering van een initiatief niet nadelig is voor bestaande maatschappelijke en commerciële initiatieven en de vrijwilligers of lokale ondernemers die hierbij betrokken zijn. Op welk gebied moet het initiatief zich richten? Initiatieven die worden ondersteund, kunnen spelen op gemeente-, wijk-, buurt- of straatniveau. Een initiatief dat een bijdrage ontvangt vanuit het fonds hoeft zich dus niet per se te richten op de gehele gemeente. Het initiatief kan ook gericht zijn op één of enkele wijken. Wel dient het initiatief openbaar toegankelijk te zijn en er mogen dus geen mensen van worden uitgesloten.

Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? De initiatiefnemer die voor zijn activiteit een bijdrage vanuit het fonds ontvangt, is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van het initiatief en een juiste besteding van de bijdrage vanuit het fonds. De initiatiefnemer moet hierbij zelf, in de vorm van tijd en energie, een grote bijdrage leveren aan de uitwerking en totstandkoming van het initiatief. De initiatiefnemer kan onder zijn verantwoordelijkheid wel delen van het plan laten uitvoeren door een bedrijf, maatschappelijke organisatie of vrijwilligers. Hoe moet de aanvraag voor een initiatief worden onderbouwd? De aanvraag moet goed uitgewerkt zijn en hoe hoger de aanvraag hoe beter de onderbouwing dient te zijn. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een reële inschatting van de financiële middelen en een onderbouwing van de behoefte onder de Krimpenaren. De behoefte onder de Krimpenaren moet dusdanig onderbouwd zijn dat het naar het oordeel van het beoordelingsteam een realistisch plan is. Als het beoordelingsteam twijfelt, kan zij de initiatiefnemer om extra uitleg vragen. Als het team uiteindelijk niet overtuigd is van de behoefte aan het initiatief in de Krimpense samenleving, kan dat reden zijn de aanvraag af te wijzen.

Hoe gaan we om met initiatieven die zorgen voor structurele kosten? Het kan zijn dat een initiatief waarvoor een bijdrage bij het fonds wordt aangevraagd leidt tot structurele kosten voor de gemeente. Denk aan een initiatief in de buitenruimte waarvoor het onderhoud op lange termijn voor rekening komt van de gemeente. In dat geval dient de initiatiefnemer aan te tonen hoe structurele kosten ondervangen worden. De coördinator en het beoordelingsteam stimuleren initiatiefnemers om de mogelijkheden voor eigen beheer mee te nemen in de aanvraag. Ook worden initiatiefnemers gewezen op het uitdaagrecht. De initiatiefnemer dient op basis van deze afstemming een dekkingsplan aan te leveren bij de aanvraag. Het beoordelingsteam kan de aanvraag alleen goedkeuren als de gemeente akkoord is met de eventuele (structurele) kosten die voor haar rekening komen.

6

Hoe gaan we om met initiatieven die het primaire werk van de gemeente raken? Het fonds levert geen bijdrage aan initiatieven die tot het primaire werk van de gemeente behoren én op een andere manier gefinancierd kunnen worden. Het fonds zal dus wel maatschappelijke activiteiten ondersteunen die zonder bijdrage vanuit het fonds niet tot stand zouden komen. Na overleg met de gemeente is het aan het beoordelingsteam om te beoordelen of dit wel of niet het geval is. Het is niet noodzakelijk dat een initiatief in lijn is met bestaand beleid. Het is aan het beoordelingsteam om vast te stellen of een aanvraag aan de spelregels van het fonds voldoet en voldoende invulling geeft aan de doelen van het fonds. In het geval dat een initiatief strijdig is met bestaand beleid van de gemeente, dan is het aan de initiatiefnemer om in overleg te gaan met gemeente. Dit gebeurt vóórdat een definitieve aanvraag bij het fonds wordt ingediend. Het beoordelingsteam geeft uiteindelijk een advies over de aanvraag aan het college. Dit advies is zwaarwegend. Hoe worden initiatieven getoetst aan wet- en regelgeving? De gemeente toetst aanvragen aan wet- en regelgeving op verzoek van de initiatiefnemers (tijdens het uitwerken van de aanvraag). Dit verloopt via de coördinator van het fonds.

Deze coördinator biedt vanuit de gemeentelijke organisatie ondersteuning aan het fonds en is verantwoordelijk voor aanjagen van de initiatieven, het ondersteunen van het beoordelingsteam en het verbinden van initiatiefnemers in Krimpen aan den IJssel. De rol van deze coördinator staat aan het einde van dit document verder toegelicht.

B. Financiële bijdragen vanuit het fonds Wat is de minimale en maximale financiële bijdrage van het fonds? Vanuit het fonds wordt een minimale bijdrage van € 2.500 voor initiatieven gehanteerd. Op deze manier wil het fonds initiatiefnemers stimuleren om ambitieuze initiatieven in te dienen. Bovendien zijn er voor kleinere initiatieven al andere voorzieningen in Krimpen aan den IJssel aanwezig. Daarnaast hanteert het fonds een maximale bijdrage aan initiatieven van € 50.000. Deze maximale bijdrage geldt expliciet per project en dus niet per jaar. Dit betekent dat een meerjarig project aanspraak kan doen op een maximum van € 50.000 en dus niet elk jaar opnieuw dit maximale bedrag kan aanvragen. Hoe wordt de hoogte van het aangevraagde subsidiebedrag beoordeeld? Het bedrag dat een initiatiefnemer bij het fonds aanvraagt, dient in verhouding te staan tot het aantal inwoners dat baat bij het initiatief heeft. Dit is ter beoordeling van het beoordelingsteam. Bij de bepaling van het bedrag dat aan een initiatiefnemer wordt toegekend, speelt óók een rol in welke mate het initiatief een langdurige bijdrage levert aan de doelen van het fonds (sociale cohesie en leefbaarheid). De hoogte van het subsidiebedrag moet daarom in verhouding staan tot de te verwachten impact van het initiatief. Bij de impact gaat het om het realiseren van ontmoeting tussen verschillende groepen Krimpenaren.

Structurele initiatieven (zoals het creëren van ‘ontmoetingsplekken’) kunnen doorgaans op een grotere bijdrage rekenen dan activiteiten die slechts een eenmalige ontmoeting realiseren (eenmalige of kortstondige ‘ontmoetingsmomenten’).

7

Wordt er cofinanciering van de initiatiefnemers verwacht? Cofinanciering kan plaatsvinden in de vorm van een investering van tijd en energie vanuit de initiatiefnemer. Cofinanciering in de vorm van financiële middelen mag wel, maar is zeker geen vereiste. En in alle gevallen wordt van initiatiefnemers eigen inzet in de vorm van tijd en energie gevraagd. Die vraag wordt groter naarmate de hoogte van het gevraagde subsidiebedrag toeneemt. Cofinanciering geeft namelijk ook een bepaalde zekerheid ten aanzien van de haalbaarheid van een initiatief. Of de eigen inzet in de vorm van tijd in verhouding staat tot het gevraagde subsidiebedrag is ter beoordeling van het beoordelingsteam. Hoelang worden initiatieven maximaal vanuit het fonds ondersteund? Het fonds ondersteunt initiatieven voor een maximum van 3 jaar. Door maximaal 3 jaar financiële ondersteuning te bieden worden initiatiefnemers gestimuleerd om op zoek te gaan naar een manier op het initiatief structureel te borgen. Hoe worden bijdragen van het fonds uitbetaald? Het toegekende subsidiebedrag wordt uitbetaald aan de initiatiefnemer. Dit gebeurt volgens de bepalingen in de Algemene subsidieverordening . De initiatiefnemer is zelf verantwoordelijkheid voor de juiste besteding van de subsidie conform de beschikking die hij van de gemeente ontvangt nadat de subsidie is toegekend.

Mocht achteraf, op basis van de beoordeling van het beoordelingsteam, blijken dat niet het gehele subsidiebedrag is uitgegeven door de initiatiefnemer, dan wordt het resterende bedrag door de gemeente teruggevorderd. En in het geval dat het initiatiefnemers niet gelukt is om een initiatief van de grond te krijgen, heeft de gemeente ook het recht om de financiële bijdrage aan het initiatief (met aftrek van de redelijk gemaakte kosten) terug te vorderen. Tenslotte kan het college een subsidiebedrag ook terugvorderen indien men redelijkerwijs kan vaststellen dat er misbruik wordt gemaakt van het fonds.

C. De aanvraag – en toekenningsprocedure Wat moet een initiatiefnemer in zijn aanvraag om een bijdrage vermelden? Op het aanvraagformulier vermeldt een initiatiefnemer – naast uiteraard een beschrijving van het initiatief - in ieder geval het volgende: - Een onderbouwing van de haalbaarheid van hun initiatief met in ieder geval aandacht voor de planning, begroting en eventuele inzet van vrijwilligers. - Een onderbouwing van de behoefte aan het initiatief, waarbij de initiatiefnemer aangeeft hoe groot de behoefte onder de inwoners is aan het initiatief. - De wijze waarop de initiatiefnemer omgaat met het geld dat hij na een goedkeuring vanuit het fonds ontvangt. Op welke momenten in het jaar worden aanvragen behandeld? Na vaststelling van de subsidieregeling voor het fonds kunnen initiatiefnemers een aanvraag bij het fonds indienen. De lijn is dat aanvragen tot €10.000 het gehele jaar in behandeling kunnen worden genomen en worden toegekend. Aanvragen vanaf €10.000 worden toegekend via maximaal drie tranches per jaar. In de aanloop naar deze tranches worden initiatiefnemers geholpen bij hun aanvragen en worden initiatiefnemers met elkaar in contact gebracht om ‘kruisbestuiving’ te stimuleren. Het heeft voor initiatiefnemers verschillende voordelen om het idee al voor de aanvraag te delen: je versterkt je plan, je betrekt andere Krimpenaren erbij en je

8

gaat nieuwe samenwerkingen aan in de gemeente. In de subsidieregeling wordt de aanvraagprocedure verder uitgewerkt. Hoe leggen initiatiefnemers verantwoording af over de besteding van de bijdrage? Initiatiefnemers leggen op twee manieren verantwoording af over de besteding van de subsidie. Allereerst vindt formele verantwoording plaats binnen de kaders van de Algemene Subsidieverordening. Daarnaast wordt aan initiatiefnemers gevraagd om via ‘horizontale verantwoording’ kennis en ervaringen te delen met andere (toekomstige) initiatiefnemers. Op deze wijze versterken initiatieven elkaar en komt de subsidiebijdrage niet alleen ten goede van het initiatief zelf, maar ook van toekomstige (soortgelijke) initiatieven. De wijze waarop de beide vormen van verantwoording plaatsvinden, wordt vastgelegd in de subsidieregeling. Wél staat vast dat er vanaf een bedrag van €10.000, een uitvoerige verantwoording gevraagd wordt. In de subsidieregeling wordt uitgewerkt uit welke onderdelen die verantwoording minimaal dient te bestaan. Daarbij heeft ook het beoordelingsteam een belangrijke rol in het verbinden van initiatiefnemers. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat soortgelijke initiatieven elkaar blijven versterken. Alle initiatieven die een bijdrage bij het fonds aanvragen worden actief en open gedeeld.

Óók worden de afwegingen met betrekking tot de toekenning van bijdragen vanuit het fonds actief en op transparante wijze gedeeld. Dit moet leiden tot verbetering van bestaande en de totstandkoming van nieuwe initiatieven. Wat is de rol van de gemeente in de aanvraag – en toekenningsprocedure? De ambtelijke organisatie van de gemeente heeft slechts een adviserende rol ten aanzien van het beoordelingsteam. Op basis van deze afstemming met de gemeente vormt het beoordelingsteam eigenstandig haar zwaarwegend advies richting het college. De coördinator ondersteunt het beoordelingsteam in het proces en heeft geen stemrecht. Verder hebben er geen ambtenaren zitting in het team. Ambtenaren kunnen het team wel adviseren en ondersteunen. Zo onderzoekt de coördinator de mogelijkheden binnen de organisatie om het initiatief verder te brengen en brengt het beoordelingsteam hiervan op de hoogte. Het beoordelingsteam adviseert het college van B&W ten aanzien van de aanvragen en het college neemt uiteindelijk een definitief besluit. Het advies van het beoordelingsteam is daarbij zwaarwegend. De gemeenteraad ontvangt jaarlijks een overzicht van de aanvragen in het afgelopen jaar, de adviezen van het beoordelingsteam en de besluiten daarop van het college. Hierbij wordt ook zoveel als mogelijk inzicht geboden in de resultaten / effecten van de initiatieven.

D. De ondersteuning en stimulering van het fonds Het beoordelingsteam Om Krimpenaren actief te betrekken bij het stimuleren van initiatieven, wordt door het college van B&W een beoordelingsteam ingesteld. Dit team bestaat uit een kerngroep van in totaal minimaal 6 tot maximaal 12 bewoners, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties en ondernemers uit Krimpen aan den IJssel. Het team wordt vanuit de ambtelijke organisatie ondersteund door de coördinator van het fonds. Deze coördinator heeft zelf geen stemrecht bij de beoordeling van de initiatieven door het team. Afhankelijk van het initiatief kunnen

9

ambtenaren aanschuiven om het beoordelingsteam te adviseren. Ook deze ambtenaren hebben geen stemrecht. Het beoordelingsteam stimuleert Krimpenaren om met initiatieven te komen, beoordeelt aanvragen op basis van een meerderheid van stemmen binnen het team en geeft vervolgens een gekwalificeerd advies aan het college van B&W over de toekenning van subsidies. Na vaststelling van de kaders en randvoorwaarden voor het fonds werkt het college de opzet van het beoordelingsteam verder uit. Daarbij wordt onder andere aandacht besteed aan de selectie van de leden van het team en de werkprocessen. De verantwoordelijkheid voor de werving en selectie vertrouwt het beoordelingsteam toe aan het College van B&W. Hierbij geeft het beoordelingsteam het volgende advies mee: - Inwoners krijgen bij de beoordeling van initiatieven een belangrijke rol. Dit betekent dat minimaal 50% van de leden van het team zelf inwoner moet zijn van Krimpen aan den IJssel. - Zorg voor een beoordelingsteam dat de Krimpense samenleving weerspiegelt door middel van een diversiteit aan inwoners, ondernemers en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties. - Zorg dat er in het beoordelingsteam voldoende kennis, ervaring en gevoel aanwezig is ten aanzien van het opzetten van initiatieven, samenwerking met de gemeente en de wensen en behoeften onder de Krimpenaren.

Op deze manier wordt de kwaliteit t van het advies van het beoordelingsteam gewaarborgd. Hoe bereiken mensen het fonds? Inwoners kunnen op verschillende manieren contact opnemen met het fonds. Allereerst door persoonlijk contact te zoeken met de coördinator van het fonds. Daarnaast wordt alle informatie over het fonds gedeeld via de communicatiemiddelen van het fonds, o.a. in de vorm van een eigen website. Denk hierbij aan de spelregels, voorbeelden van initiatieven, en de samenstelling van het beoordelingsteam. Het fonds beschikt over eigen communicatiemiddelen, onafhankelijk van de communicatiekanalen van de gemeente. Dit zorgt ervoor dat het fonds een eigen gezicht krijgt en goed toegankelijk is. Uiteraard mag de communicatie van het fonds wel ondersteund worden door communicatiemiddelen van de gemeente en andere partners, denk bijvoorbeeld aan een doorverwijzing naar het fonds op de website van de gemeente en andere Krimpense partijen. Hoe zien we tussentijds toe op de voortgang van de initiatieven? Het fonds heeft vertrouwen in Krimpenaren, want zij weten als geen ander wat er nodig is om de leefbaarheid en de sociale cohesie te versterken. Het fonds hanteert daarom een beperkte controle. Dit betekent dat het beoordelingsteam voornamelijk inzet op kwalitatieve controle die zich richt op de voortgang van een initiatief.

Het beoordelingsteam gaat uit van samenwerking in vertrouwen en een open houding van initiatiefnemers. Bij lang lopende initiatieven wordt geacht dat de coördinator elke drie maanden door de initiatiefnemers geïnformeerd wordt over de voortgang. De coördinator stelt het beoordelingsteam van deze updates op de hoogte. De beperkte controle betekent wel dat allereerst de coördinator en vervolgens het beoordelingsteam veel aandacht besteden aan de beoordeling van de haalbaarheid van een

10

initiatief. Het vraagt tijd en aandacht van de initiatiefnemer én waar nodig extra afstemming met de coördinator van het fonds om de aanvraag zo volledig mogelijk in te dienen. Hoe organiseren we de front- en backoffice van het fonds? De administratieve afhandeling die samengaat met de toekenning van de financiële bijdrage wordt via de gemeente afgehandeld. De coördinator vanuit de ambtelijke organisatie is hiervoor het eerste aanspreekpunt. De coördinator zal er in samenwerking met het beoordelingsteam ook zorgdragen dat initiatieven, als daar aanleiding voor is, bijgestuurd of verrijkt worden. Wanneer nodig heeft de coördinator ook een actieve rol in het helpen van initiatiefnemers om goed met het geld om te gaan. De initiatiefnemer blijft ten allen tijde zelf verantwoordelijk voor zijn initiatief.

11

De rol van de coördinator van het fonds Krimpen Ontmoet! De opzet van het fonds gaat uit van de inzet van een coördinator die vanuit de ambtelijke organisatie ondersteuning biedt aan de initiatieven die dankzij het fonds worden gerealiseerd. Dit betekent concreet dat de coördinator samen met het beoordelingsteam maatschappelijke initiatieven aanjaagt die ontmoeting tussen verschillende groepen Krimpenaren tot stand brengt. De coördinator zorgt ervoor dat Krimpenaren het fonds weten te vinden en brengt het beoordelingsteam in positie om initiatieven te stimuleren en het college van B&W te adviseren over de binnengekomen aanvragen. De coördinator is o.a. verantwoordelijk voor: • het stimuleren van de maatschappelijke initiatieven die vanuit het fonds gefinancierd kunnen worden. • het ondersteunen van het beoordelingsteam in de rol van secretaris (zonder stemrecht) tijdens de periodieke overleggen. • het voorleggen van de adviezen van het beoordelingsteam ter besluitvorming aan het college. • het ondersteunen en begeleiden van initiatieven door de gemeentelijke organisatie. De coördinator is voor (nieuwe) initiatiefnemers vaak het eerste aanspreekpunt. • het aansturen van de administratieve processen rond de toekenning en afwijzing van subsidieaanvragen.

• het aanhaken van ambtenaren (inhoudelijk, juridisch, financieel, etc.) als dat in lijn met de opzet en spelregels van het fonds gewenst of noodzakelijk is. • het opstellen en aanleveren van de jaarlijkse overzichten van de aanvragen bij het fonds bij de gemeenteraad. • het (laten) uitvoeren van (tussentijdse) evaluaties van het fonds. Het beoordelingsteam is van mening dat de kosten voor de inzet van de coördinator en andere kosten die samenhangen met de organisatie van het fonds niet ten laste van het beschikbare subsidiebudget mogen komen.

12