Bijlage - M&O-beleid Krimpen 2023

Beleid ter voorkoming van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) Gemeente Krimpen aan den IJssel 2023

Inhoud Inhoud ................................................................................................................................... 2 Inleiding ................................................................................................................................. 3 Definities misbruik en oneigenlijk gebruik........................................................................... 3 Afbakening......................................................................................................................... 3 Relatie met rechtmatigheid ................................................................................................ 3 Doelstelling en belang van M&O-beleid ............................................................................. 4 1. M&O-beleid ....................................................................................................................... 4 2. M&O-gevoelige processen ................................................................................................ 5 Toekenning zorg en ondersteuning .................................................................................... 5 Vergunningverlening ..........................................................................................................

5 Belastinginkomsten ............................................................................................................ 5 Factuurbetaling .................................................................................................................. 6 Subsidieverstrekking .......................................................................................................... 6 3. Verantwoording ................................................................................................................. 6

Inleiding Definities misbruik en oneigenlijk gebruik De definitie van misbruik en oneigenlijk gebruik wordt omschreven in twee delen. Onder misbruik wordt het volgende verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, of geen dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden wordt geregeld aangeduid met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Deze handelingen worden gezien als onrechtmatig. Misbruik van overheidsregelingen moet echter wel duidelijk worden onderscheiden van fraude waarbij één of meerdere medewerkers van de organisatie betrokken zijn. Bij het bestrijden van misbruik passen beheersmaatregelen zoals misbruikpreventie, handhaving, misbruik en fraudeopsporing en sancties. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet betalen van heffingen dan wel een te laag bedrag aan heffingen betalen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Hierbij is de toezegging rechtmatig, maar wordt er gehandeld door derden in strijd met het doel van de toegezegde middelen. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassen en actualisering wet- en regelgeving. M&O-beleid heeft zowel externe als interne werking. Het raakt de (integriteit-)aspecten die samenhangen met misbruik of oneigenlijk gebruik. Samenspanning door een ambtenaar met een aanbesteder/aanvrager, dus het bevoordelen van rechthebbenden kan in financiële zin dezelfde effecten hebben als bewust onjuist handelen door derden. Er is sprake van M&O-gevoeligheid indien sprake is dat de gemeente bij de uitvoering van (financiële) regelingen afhankelijk is van gegevens van derden. Gegevens van derden kunnen gedefinieerd worden als gegevens die afkomstig zijn van natuurlijke- of rechtspersonen binnen of buiten de organisatie.

Afbakening M&O-beleid is extern gericht, namelijk op de inwoner, instelling of organisatie die via de gemeente gebruikmaakt van overheidsregelingen. Interne regelingen vallen niet onder de werking van dit beleid. Interne regelingen vallen wat betreft eventueel misbruik of oneigenlijk gebruik onder het fraudeprotocol.

Relatie met rechtmatigheid Misbruik en oneigenlijk gebruik is een van de drie criteria van rechtmatigheid. Misbruik en oneigenlijk gebruik heeft een relatie met rechtmatigheid, in die zin dat misbruik een onrechtmatige handeling is. Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van handelen in strijd met het doel en de strekking van de weten regelgeving. In de Kadernota Rechtmatigheid, zoals deze is gepubliceerd door de commissie BBV, wordt ook op de relatie tussen M&O en rechtmatigheid ingegaan. Onder het begrip rechtmatigheid valt ook het misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving.

Dit wordt het M&O-criterium genoemd. Er is sprake van een financiële onrechtmatigheid als er door misbruik onrechtmatige inkomsten of uitgaven plaatsvinden.

Doelstelling en belang van M&O-beleid Het M&O-beleid heeft tot doel om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen en te bestrijden. Daarmee bestaat het zowel uit preventief beleid als repressief beleid. Bij M&O-beleid is met name van belang om vast te stellen dat in de bedrijfsvoering effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen dan wel tijdig op te sporen, en daarnaast dat de bestaande en nieuwe wet- en regelgeving duidelijk en te handhaven is. M&O-beleid draagt bij aan transparantie en consistentie van beleid van gemeente Krimpen aan den IJssel. Beheersmaatregelen in het kader van M&O om de betrouwbaarheid van door derden verstrekte gegevens te controleren, gaan soms verder dan reguliere interne controles. Door derden verstrekte gegevens kunnen onbetrouwbaar zijn door onjuiste, onvolledige of niet tijdige informatie, vanwege het financiële belang om meer middelen/rechten te kunnen ontvangen of minder middelen te hoeven betalen. Het is wel van belang dat door het treffen van de juiste maatregelen zoveel mogelijk wordt voorkomen dat misbruik en oneigenlijk gebruik kan plaatsvinden of dat dit tijdig wordt ontdekt.

1. M&O-beleid Het M&O-beleid is ingedeeld in de volgende categorieën maatregelen: 1. opstellen regelgeving en procedures 2. voorlichting en communicatie 3. controle 4. sancties 5. rollen en verantwoordelijkheden Opstellen regelgeving en procedures Bij de totstandkoming van nieuw / geactualiseerd beleid en regelgeving besteden de beleidsmedewerker en directie aandacht aan de M&O-gevoelige aspecten van de voorgenomen regelgeving of beleid. Het proces richt zich zoveel mogelijk op het vermijden van M&O-gevoeligheid, door heldere definities te gebruiken, de afhankelijkheid van gegevens afkomstig van derden te verminderen, een nauwkeurige omschrijving van doel en doelgroep en een slagvaardige reparatiewetgeving bij toch gebleken misbruik en oneigenlijk gebruik. Ook worden in M&O-gevoelige processen sancties op misbruik opgenomen. De M&O-gevoelige processen worden in dit beleid omschreven. Wanneer een expliciete M&Ogevoelige component in de regeling om bestuurlijke of andere redenen toch wordt gehandhaafd, neemt de verantwoordelijk beleidsmedewerker dat nadrukkelijk op in de besluitvorming onder het kopje ‘Kanttekeningen’. Voorlichting en communicatie De beleidsmedewerkers geven voorlichting aan belanghebbenden over het bestaan, de inhoud en toepassing van de wet- en regelgeving.

Bij die voorlichting wordt aangegeven dat misbruik en oneigenlijk gebruik en/of fraude gevolgen zullen hebben; mogelijk leidend tot een besluit tot intrekking of naheffing of bestraffing. Het geven van voorlichting is voornamelijk bedoeld om het bewust zijn van de risico’s rondom de regeling te verhogen. Hiermee heeft de voorlichting een risico-verlagend effect.

Controle Door middel van controle wordt gesignaleerd of er sprake is van misbruik en/of oneigenlijk gebruik. Controle is een onderdeel van het beleid dat gericht is op het voorkomen en detecteren van misbruik en oneigenlijk gebruik. Budgethouders zijn verantwoordelijk voor voorkoming en bestrijding van M&O, en voeren daar – bij M&O-gevoelige processen – actief controles op uit. Daarnaast worden verbijzonderde interne controles uitgevoerd op de getrouwheid en rechtmatigheid van financiële processen en jaarrekeningposten. Sancties Sancties zijn erop gericht misbruik en oneigenlijk gebruik te herstellen. Opgelegde sancties hebben een leereffect, maar hebben ook een preventieve werking. De algemene norm voor de toepassing van sancties is dat ten minste het behaalde voordeel wordt weggenomen. Rollen en verantwoordelijkheden De verbindend directeur van het team waar de betreffende regelingen worden uitgevoerd is verantwoordelijk voor het treffen van passende M&O-beheersmaatregelen voor zijn of haar specifieke risicogebied. Ook legt de directie verantwoording af over de wijze waarop het M&O-beleid wordt uitgevoerd en nageleefd. De directie ziet erop toe dat de teams deze taak oppakken en dat waar nodig risico's tijdig worden besproken. De raad vervult een kaderstellende rol door het beleid vast te stellen. Het college houdt toezicht op het verantwoordingsproces.

2. M&O-gevoelige processen Binnen de gemeente zijn er een aantal M&O-gevoelige processen. Dit zijn de processen waarbij de gemeente afhankelijk is van de betrouwbaarheid van de verstrekte gegevens van externe belanghebbenden. Deze M&O-gevoeligheden worden hieronder verder toegelicht.

Toekenning zorg en ondersteuning Inwoners of vertegenwoordigers kunnen zorg en ondersteuning (Jeugdhulp, Wmo, Participatie, Inburgering, etc.) aanvragen bij de gemeente of via één van de gemeenschappelijke regelingen. Voor deze toekenning vindt onder andere toetsing plaats middels een gesprek met de aanvrager. Hierbij wordt gesteund op externe informatie, namelijk de informatie die de cliënt op dat moment met de gesprekspartner deelt.

Vergunningverlening Bij vergunningverlening gaat het om juridische en maatschappelijke processen. De directe financiële gevolgen zijn minder van betekenis, maar gezien de maatschappelijke belangen (veiligheid, milieu, gezondheid) is sprake van een afbreukrisico in het geval van misbruik of oneigenlijk gebruik. Bovendien kan sprake zijn van indirecte financiële gevolgen (schadeclaims). Gezien de belangen van de aanvrager, in combinatie met de relatief sterke afhankelijkheid van die aanvrager wat betreft de informatievoorziening, is dit proces M&Ogevoelig.

Belastinginkomsten Op onderdelen van de belastinginkomsten zijn beïnvloedingen van derden mogelijk, zoals bijvoorbeeld de rioolheffing en kwijtscheldingen/verminderingen. Bij rioolheffing wordt gesteund op de uitvoerende partij wat betreft het gebruik van het subject. In geval van kwijtschelding en verminderingen wordt gebruikgemaakt van inkomensgegevens van de betreffende aanvrager. Hiervoor is de gemeente voor de toetsing van de gegevens,

afhankelijk van de informatie van derden. In de praktijk kunnen hiermee voor individuen belangrijke bedragen gemoeid zijn.

Factuurbetaling Bij het ontvangen van de facturen is de gemeente afhankelijk van de informatie die door derden wordt vermeldt op de factuur. Tijdens het verwerken van de factuur wordt gesteund op deze informatie. Wat betreft de aspecten rondom prestaties en de financiële afwikkeling zijn in het proces van de factuurverwerking controlemaatregelen opgenomen. Vanuit de verbijzonderde interne controle worden deze maatregelen ook getoetst. De budgetbeheerder en budgethouder die de factuur beoordelen, zijn verantwoordelijk voor de naleving van proces rondom factuurverwerking, inclusief de controle op prestatielevering en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Subsidieverstrekking Subsidies kunnen in beginsel alleen worden verstrekt op basis van een daarvoor geldende verordening. Een beroep van instellingen op een subsidieverordening, mits passend binnen de gestelde kaders, kan niet zomaar worden geweigerd. Omdat de gemeente daarbij afhankelijk is van de betrouwbaarheid van de door instellingen verstrekte gegevens, is dit proces M&O-gevoelig. Bij grote financiële bijdragen kan overwogen worden aanvullende zekerheid te verlangen door het laten uitvoeren van een extern onderzoek, bijvoorbeeld een accountantscontrole.

3. Verantwoording De verbindend directeur van het team is verantwoordelijk voor het actueel houden van het M&O-beleid, uitdragen richting de vakteams en de toetsing hierop. Om inzicht te krijgen in de wijze waarop het M&O-beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd, moet verantwoording worden afgelegd. In het kader van de verantwoording worden in ieder geval de volgende stappen ondernomen: • Bij het verrichten van interne controles, audits en onderzoeken wordt aandacht besteed aan het M&O-beleid. • Bij het opstellen van procesbeschrijvingen, in het kader van de administratieve organisatie, wordt rekening gehouden met M&O-gevoelige aspecten. • Minstens één keer in de vier jaar wordt het M&O-beleid geactualiseerd, onder regie van de interne controlefunctie. Gebreken in een regeling of beleid kunnen worden ontdekt en geadviseerd om te herstellen. Naar aanleiding van evaluaties blijkt de effectiviteit van het M&O-beleid. Tevens wordt inzicht gegeven in de toereikendheid van de huidige controlemaatregelen. Afwijkingen van het M&O-beleid kunnen van invloed zijn op het rechtmatigheidsoordeel. Als er geen effectieve M&O-maatregelen zijn, en mede als gevolg daarvan rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden geconstateerd zijn die geen consequenties hebben voor getrouwe beeldaspecten van jaarrekeningposten, dienen de afwijkingen meegenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Als er geen effectieve M&O-maatregelen zijn, maar er ondanks dat geen fouten en/of onduidelijkheden geconstateerd zijn, wordt dat niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het college rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken over het gevoerde M&O-beleid en eventuele afwijkingen boven de rapporteringsgrens.