Bijlage - Algemene toelichting op (nieuwe) werkwijze opstellen Meerjarenplanning Beheer Openbare Ruimte

ALGEMENE TOELICHTING OP WERKWIJZE OPSTELLEN MEERJARENPLANNING BEHEER OPENBARE RUIMTE (RIOLERINGEN EN HERSTRATEN) Het is duidelijk, dat met het structureel onderhoud van de openbare ruimte veel, heel veel geld gemoeid is. Daarom is het erg belangrijk om voor die uitgaven een goede planning te maken. Tot nu toe werkten wij als volgt: • de Meerjarenplanning wordt jaarlijks medio september door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld; • hiervan wordt de gemeenteraad door middel van een raadsinformatiebrief op de hoogte gesteld; • Bij de vaststelling van de begroting stelt de raad de investeringen op basis van de laatst vastgestelde Meerjarenplanning Buitenruimte (BOR) van het begrotingsjaar vast. Dit betekent in dat geval dat de raad hiervoor geen investeringsbudgetten in dat jaar meer beschikbaar hoeft te stellen. • Voorts komt het voor dat er in de loop van het begrotingsjaar investeringsbudgetten noodzakelijk gewijzigd dienen te worden. Dit als gevolg van bijvoorbeeld een scope wijziging, hogere prijzen, minder gunstige aanbesteding etc. Via een begrotingswijziging wordt dan aan de raad per project een voorstel ter besluitvorming voorgelegd. Deze werkwijze is conform de BBV-voorschriften en financiële verordening.

Dit heeft echter bij de raad veel vragen opgeleverd: de scopewijziging (en de daarmee verband houdende financiële wijzigingen) van het riolerings- en herstratingsproject Langeland fase 5 was aanleiding tot veel discussies. Daarom heeft het college besloten om de raad de actualisering van de Meerjarenplanning Beheer Openbare Ruimte aan te bieden via een raadsvoorstel, én om de raad een keer uitgebreid mee te nemen in de procedure die aan de totstandkoming van de Meerjarenplanning vooraf gaat. Stappenplan opstellen Meerjarenplanning en voorbereidingsfase projecten: Zoals gezegd wordt een gebied op de Meerjarenplanning opgenomen als (de leeftijd van) het rioolstelsel en/of de mate van verzakkingen hiertoe aanleiding geeft. • Allereerst wordt dan het plangebied vastgesteld. • Daarna wordt, aan de hand van actuele eenheidscijfers, de globale raming van de projectkosten bepaald. Dat is een globale schatting, omdat pas op het moment dat de voorbereiding van het project ter hand wordt genomen aan de hand van meerdere onderzoeken duidelijk wordt welke maatregelen werkelijk nodig zijn. Hoogtemetingen geven dan aan welke ophogingen precies nodig zijn. Op basis van rioolonderzoeken (en vaak ook te graven proefsleuven) wordt duidelijk welke maatregelen aan het riool nodig zijn. Milieutechnisch onderzoek maakt duidelijk of saneringsmaatregelen nodig zijn.

De beslissing over het al dan niet handhaven/rooien van bestaande bomen wordt genomen aan de hand van een Bomen Effect Analyse. En niet onbelangrijk: de nutsbedrijven geven aan welke maatregelen zij aan de kabels en leidingen willen uitvoeren. • Vervolgens wordt een financiële doorrekening gemaakt van de projecten die in de Meerjarenplanning zijn opgenomen. Hierbij wordt nogmaals rekening houden met de actuele eenheidsprijzen. Deze prijzen gelden dan ook voor alle jaren in de planning. Uiteindelijk worden de financiële effecten inzichtelijk gemaakt en aan uw raad voorgelegd in de jaarlijkse actualisatie van de Meerjarenplanning. De projectkosten die op de Meerjarenplanning zijn opgenomen zijn dus nog steeds vrij globaal.

Meer concreet worden die cijfers als tijdens de voorbereiding meer aspecten van het project duidelijk worden. En ook nadat het werk is aanbesteed. Want de ervaring leert (gelukkig) nog steeds dat bij aanbestedingen kan worden geconstateerd dat meestal sprake is van een aanbestedingsvoordeel. Wat nu als die concretere raming significant afwijkt van de raming zoals in de Meerjarenplanning is opgenomen? De bijstelling wordt in eerste instantie meegenomen bij de jaarlijkse actualisatie van de Meerjarenplanning BOR. Indien dit, gelet op het moment van deze actualisatie te laat c.q. te vroeg blijkt te zijn volgen wij de volgende werkwijze: • is er sprake van een kostenoverschrijding als gevolg van prijsstijgingen dan wordt dit, conform de huidige werkwijze, zo spoedig mogelijk via een begrotingswijziging geregeld. • is de kostenoverschrijding een gevolg van een substantiële scopewijziging (zoals bijvoorbeeld een belangrijke uitbreiding van het werkgebied) dan informeren wij u hierover via een raadsinformatiebrief en de financiële gevolgen worden dan verwerkt in de eerstvolgende begrotingswijziging. Dit onderscheid wordt gemaakt om te voorkomen dat er een belangrijke vertraging in de uitvoering optreedt. Immers: als we het werk pas kunnen gunnen nádat de raad hier via een raadsvoorstel een beslissing over heeft genomen dat kan dat zomaar een aantal maanden extra kosten.

Afronding van projecten Bij de jaarrekening presenteren we een tabel met investeringen die in dat jaar afgesloten kunnen worden, inclusief financiële afwikkelingen. Daarna mogen er geen kosten meer worden verantwoord op de betreffende projecten aangezien deze projecten geactiveerd worden. Mochten er later toch nog eventuele (afrondende) kosten worden gemaakt, dan leggen we via de actualisatie van de Meerjarenplanning óf apart (via een begrotingswijziging) aan u voor. Toerekenen van de uren Vanaf 1 januari 2025 worden directe uren van zowel intern- als extern personeel toegerekend aan investeringen. Dit geldt voor de nieuwe, startende projecten (vanaf 2025) en voor de reeds gestarte projecten (met doorlooptijd naar 2025 en verder). Voor investeringen hanteren we een minimaal investeringsbedrag van €100.000 over de gehele looptijd. Wel vindt er een verschuiving van de kosten plaats. De personele kosten werden voorheen in het betreffende jaar genomen ten laste van de exploitatie. Vanaf 1 januari 2025 worden deze uren geactiveerd samen met het investeringsbedrag en afgeschreven over de looptijd van de investering. Tegelijkertijd moeten investeringskredieten worden opgehoogd met het bedrag dat benodigd is voor het toerekenen van uren.

De financiële effecten hiervan worden meegenomen bij het opstellen van een meerjarenbegroting (nieuwe investeringen) en een begrotingswijziging (lopende investeringen).

4 september 2024.