Bijlage 5 - Was - Wordt Nota afwijkingenbeleid

Notitie begrotingsafwijkingen

Notitie begrotingsafwijkingen 2022

1. Inleiding

1. Inleiding

Er zijn twee hoofdredenen om de begroting in de loop van het jaar bij te stellen. In de eerste plaats is er de wens om de budgetten actueel te houden en daarmee tevens een betrouwbare prognose van het resultaat te hebben. Deze reden speelt een belangrijke rol in de opzet van de planning en controlcyclus. De tweede, meer formele, aanleiding om de begroting tussentijds bij te stellen is het budgetrecht van de raad, de zogenaamde begrotingsrechtmatigheid.

Er zijn twee hoofdredenen om de begroting in de loop van het jaar bij te stellen. In de eerste plaats is er de wens om de budgetten actueel te houden en daarmee tevens een betrouwbare prognose van het resultaat te hebben. Deze reden speelt een belangrijke rol in de opzet van de planning en controlcyclus. De tweede, meer formele, aanleiding om de begroting tussentijds bij te stellen is het budgetrecht van de raad, de zogenaamde begrotingsrechtmatigheid.

Begrotingsrechtmatigheid speelt een belangrijke rol in het budgetbeheer. De begrote lasten en baten mogen niet worden overschreden. Wanneer dit wel dreigt, of al het geval is, dient zo snel mogelijk een wijziging van de begroting plaats te vinden. In feite worden anders uitgaven gedaan of inkomsten gegenereerd waarvoor geen toestemming is en die dus onrechtmatig zijn.

Begrotingsrechtmatigheid speelt een belangrijke rol in het budgetbeheer. De begrote lasten en baten mogen niet worden overschreden. Wanneer dit wel dreigt, of al het geval is, dient zo snel mogelijk een wijziging van de begroting plaats te vinden. In feite worden anders uitgaven gedaan of inkomsten gegenereerd waarvoor geen toestemming is en die dus onrechtmatig zijn.

De in de budgetregeling beschreven regels hebben vooral betrekking op het beheren en het besteden van budgetten. Dit betreft dus de werkelijke uitgaven en de werkelijke inkomsten. De budgetramingen zijn bij het opstellen van de begroting tot stand gekomen. Vanaf dat moment, tot aan het einde van de periode waarop het budget betrekking heeft kan het voorkomen dat aanpassing van het beschikbare bedrag nodig is. Over deze afwijkingen van de vastgestelde budgetten gaat deze notitie. Artikel 6 van de Financiële verordening 2017 (ex artikel 212 Gemeentewet) bevat regels omtrent de autorisatie van budgetten en kredieten en wijzigingen daarop. In dit hoofdstuk wordt nader invulling gegeven aan deze begrippen en de wijze waarop we in Krimpen omgaan met begrotingsrechtmatigheid.

De in de budgetregeling beschreven regels hebben vooral betrekking op het beheren en het besteden van budgetten. Dit betreft dus de werkelijke uitgaven en de werkelijke inkomsten. De budgetramingen zijn bij het opstellen van de begroting tot stand gekomen. Vanaf dat moment, tot aan het einde van de periode waarop het budget betrekking heeft kan het voorkomen dat aanpassing van het beschikbare bedrag nodig is. Over deze afwijkingen van de vastgestelde budgetten gaat deze notitie. Artikel 6 van de Financiële verordening 2022 (ex artikel 212 Gemeentewet) bevat regels omtrent de autorisatie van budgetten en kredieten en wijzigingen daarop. In dit hoofdstuk wordt nader invulling gegeven aan deze begrippen en de wijze waarop we in Krimpen aan den IJssel omgaan met begrotingsrechtmatigheid.

De actualiteit van de begroting en de prognose van het resultaat komen daarbij niet specifiek meer aan de orde, omdat deze vooral zijn ingevuld via de planning en controlcyclus.

De actualiteit van de begroting en de prognose van het resultaat komen daarbij niet specifiek meer aan de orde, omdat deze vooral zijn ingevuld via de planning en controlcyclus.

Om de afspraken over afwijkingen op de begroting helder te kunnen formuleren wordt eerst toegelicht welke (autorisatie)niveaus van begroten we onderscheiden (hoofdstuk 2). Daarna worden de verschillende typen budgetaanpassingen verder uitgewerkt (hoofdstuk 3). Tenslotte wordt ingegaan op de werkwijze rond begrotingswijzigingen (hoofdstuk 4).

Om de afspraken over afwijkingen op de begroting helder te kunnen formuleren wordt eerst toegelicht welke (autorisatie)niveaus van begroten we onderscheiden (hoofdstuk 2). Daarna worden de verschillende typen budgetaanpassingen verder uitgewerkt (hoofdstuk 3). Tenslotte wordt ingegaan op de werkwijze rond begrotingswijzigingen (hoofdstuk 4).

2. Niveaus van begroten

2. Niveaus van begroten

In het voorgaande is al geconstateerd dat er meerdere begrotingsniveaus zijn. Ieder niveau correspondeert met een autorisatieniveau.

In het voorgaande is al geconstateerd dat er meerdere begrotingsniveaus zijn. Ieder niveau correspondeert met een autorisatieniveau.

V E R A N T W O O R D I N G

Programma:

Beleidsthema: Kostenplaats:

De programmabegroting is het domein van de gemeenteraad. De gemeenteraad stelt per programma lasten en baten vast, die taakstellend zijn voor het college van B&W bij het uitvoeren van de begroting. De begrotingsrechtmatigheid heeft per programma zowel betrekking op de hoogte van de lasten als de hoogte van de baten en dus niet op het saldo van het programma. De programma’s zijn onderverdeeld in beleidsthema’s. Het college van B&W stelt de budgetten (lasten en baten) vast per beleidsthema. De beleidsthema’s zijn onderverdeeld in kostenplaatsen. Per kostenplaats is een budgetbeheerder verantwoordelijk voor de lasten en baten. De ambtelijke eindverantwoordelijkheid ligt bij de budgethouder. In de praktijk is dat tot nu toe vaak het afdelingshoofd of de teamleider van de budgetbeheerder.

Aansluitend op deze drie begrotingsniveaus is ook sprake van drie autorisatieniveaus. Dit speelt een belangrijke rol in de besluitvorming over begrotingsafwijkingen. Afhankelijk van het niveau waarop de wijziging plaats moet vinden wordt bepaald wie het besluit daartoe neemt. Een wijziging leidt niet altijd tot een aanpassing van programma’s en/of beleidsthema’s. Hoofdlijn is dat besluiten op een zo laag mogelijk niveau worden genomen. Dit komt ook tot uitdrukking in de verschillende soorten begrotingswijzigingen verderop in deze notitie. De programma’s zijn tevens onderverdeeld in taakvelden, op basis van het BBV. Deze indeling is niet van belang voor het autoriseren van budgetten, maar dient slechts om te voldoen aan de wettelijke verplichting.

Programma:

Beleidsthema: Kostenplaats:

A U T O R I S A T I E

Raad

College van B&W

Budgethouder / Budgetbeheerder

Programmabegroting

Beleidsthema’s

Kostenplaatsen

De programmabegroting is het domein van de gemeenteraad. De gemeenteraad stelt per programma lasten en baten vast, die taakstellend zijn voor het college van B&W bij het uitvoeren van de begroting. De begrotingsrechtmatigheid heeft per programma zowel betrekking op de hoogte van de lasten als de hoogte van de baten en dus niet op het saldo van het programma. De programma’s zijn onderverdeeld in beleidsthema’s. Het college van B&W stelt de budgetten (lasten en baten) vast per beleidsthema. De beleidsthema’s zijn onderverdeeld in kostenplaatsen. Per kostenplaats is een budgetbeheerder verantwoordelijk voor de lasten en baten. De ambtelijke eindverantwoordelijkheid ligt bij de budgethouder.

Aansluitend op deze drie begrotingsniveaus is ook sprake van drie autorisatieniveaus. Dit speelt een belangrijke rol in de besluitvorming over begrotingsafwijkingen. Afhankelijk van het niveau waarop de wijziging plaats moet vinden wordt bepaald wie het besluit daartoe neemt. Een wijziging leidt niet altijd tot een aanpassing van programma’s en/of beleidsthema’s. Hoofdlijn is dat besluiten op een zo laag mogelijk niveau worden genomen. Dit komt ook tot uitdrukking in de verschillende soorten begrotingswijzigingen verderop in deze notitie.

2.1 Investeringen

2.1 Investeringen

Bij het vaststellen van de begroting worden ook investeringen benoemd en worden de kredieten daarvoor door de gemeenteraad beschikbaar gesteld. Deze worden op dezelfde wijze doorgemandateerd aan de ambtelijke organisatie als hiervoor beschreven. Het college van B&W krijgt van de gemeenteraad opdracht om deze taken uit te voeren, waarbij de middelen beschikbaar worden gesteld. Dit geldt ook voor investeringskredieten waarover de gemeenteraad tussentijds besluiten neemt. Een onderscheidend kenmerk van investeringen is dat sprake is van een projectmatige aanpak en veelal van een jaaroverstijgende looptijd.

Bij het vaststellen van de begroting worden ook investeringen benoemd en worden de kredieten daarvoor door de gemeenteraad beschikbaar gesteld. Deze worden op dezelfde wijze door gemandateerd aan de ambtelijke organisatie als hiervoor beschreven. Het college van B&W krijgt van de gemeenteraad opdracht om deze taken uit te voeren, waarbij de middelen beschikbaar worden gesteld. Dit geldt ook voor investeringskredieten waarover de gemeenteraad tussentijds besluiten neemt. Een onderscheidend kenmerk van investeringen is dat sprake is van een projectmatige aanpak en veelal van een jaaroverstijgende looptijd.

2.2 Grondexploitatie

2.2 Grondexploitatie

De budgetten en kredieten voor de grondexploitatie hebben een bijzondere plek binnen de gemeentefinanciën. Via de begroting worden middelen beschikbaar gesteld voor lopende grondexploitaties en voorbereidende werkzaamheden. Daarnaast is de vastgestelde grondexploitatie het financiële en budgettaire kader op projectniveau. Eenmaal per jaar worden alle grondexploitaties geactualiseerd en in het MeerjarenPerspectief Grondexploitaties (MPG) aan de raad ter vaststelling aangeboden.

De budgetten en kredieten voor de grondexploitatie hebben een bijzondere plek binnen de gemeentefinanciën. Via de begroting worden middelen beschikbaar gesteld voor lopende grondexploitaties en voorbereidende werkzaamheden. Daarnaast is de vastgestelde grondexploitatie het financiële en budgettaire kader op projectniveau. Eenmaal per jaar worden alle grondexploitaties geactualiseerd en in het MeerjarenPerspectief Grondexploitaties (MPG) aan de raad ter vaststelling aangeboden.

3. Begrotingsaanpassingen

3. Begrotingsaanpassingen

Budgetten dienen toereikend te zijn voor de lasten en baten die erop verantwoord moeten worden. Dit betekent dat tussentijds aanpassingen nodig kunnen zijn. Hiervoor zijn diverse redenen te bedenken en dit resulteert in verschillende soorten begrotingswijzigingen. Deze zijn hierna benoemd en vervolgens in een overzicht opgenomen, waarin ook de begrotingsniveaus zijn verwerkt.

Budgetten dienen toereikend te zijn voor de lasten en baten die erop verantwoord moeten worden. Dit betekent dat tussentijds aanpassingen nodig kunnen zijn. Hiervoor zijn diverse redenen te bedenken en dit resulteert in verschillende soorten begrotingswijzigingen. Deze zijn hierna benoemd en vervolgens in een overzicht opgenomen, waarin ook de begrotingsniveaus zijn verwerkt.

3.1 Beleidswijzigingen

3.1 Beleidswijzigingen

Beleidswijzigingen betreffen nieuw beleid, aanpassing of intensivering van bestaand beleid, nieuwe investeringen of ingrijpende wijzigingen van lopende investeringen en projecten. Tijdens de behandeling van de kadernota en de begroting vindt integrale afweging plaats van het nieuwe beleid, waarbij ook het bestaande beleid wordt besproken. Op deze ‘natuurlijke‘ momenten in het jaar is er in het debat altijd veel aandacht voor nieuw beleid en intensiveringen van bestaand beleid.

Beleidswijzigingen betreffen nieuw beleid, aanpassing of intensivering van bestaand beleid, nieuwe investeringen of ingrijpende wijzigingen van lopende investeringen en projecten. Tijdens de behandeling van de kadernota en de begroting vindt integrale afweging plaats van het nieuwe beleid, waarbij ook het bestaande beleid wordt besproken. Op deze ‘natuurlijke‘ momenten in het jaar is er in het debat altijd veel aandacht voor nieuw beleid en intensiveringen van bestaand beleid.

Als het college van mening is dat gedurende het jaar moet worden afgeweken van het door de raad vastgestelde beleid dan wordt een voorstel daartoe aan de raad voorgelegd. Dit kan betrekking hebben op afspraken uit de programmabegroting, maar ook op onderliggende beleidsdocumenten. Het kan gebeuren dat zich in het begrotingsjaar situaties voordoen die afwijken van het bestaande beleid en waarbij de gemeente zonder uitstel – op basis van voortschrijdend inzicht of nieuwe wensen – een aanpassing van het beleid moet doen.

Als het college van mening is dat gedurende het jaar moet worden afgeweken van het door de raad vastgestelde beleid dan wordt een voorstel daartoe aan de raad voorgelegd. Dit kan betrekking hebben op afspraken uit de programmabegroting, maar ook op onderliggende beleidsdocumenten. Het kan gebeuren dat zich in het begrotingsjaar situaties voordoen die afwijken van het bestaande beleid en waarbij de gemeente zonder uitstel – op basis van voortschrijdend inzicht of nieuwe wensen – een aanpassing van het beleid moet doen.

Ongeacht het niveau waarop de budgettaire gevolgen al dan niet kunnen worden opgevangen moet de gemeenteraad over deze voorstellen altijd een besluit nemen. Dit geldt dus ook voor nieuwe investeringen en projecten. Met het doen van dergelijke voorstellen dient zeer terughoudend te worden omgegaan, vooral wanneer het verzwaring van structurele lasten betreft. Bij een dergelijk besluit ontbreekt de integrale afweging van nieuw beleid en intensivering van bestaand beleid. Dekking wordt in de eerste plaats binnen het betreffende programma gezocht. Als daar geen ruimte is, kan een beroep worden gedaan op de incidentele of structurele begrotingsruimte (zie notitie Werkwijze Begrotingsruimte).

Ongeacht het niveau waarop de budgettaire gevolgen al dan niet kunnen worden opgevangen moet de gemeenteraad over deze voorstellen altijd een besluit nemen. Dit geldt dus ook voor nieuwe investeringen en projecten. Met het doen van dergelijke voorstellen dient zeer terughoudend te worden omgegaan, vooral wanneer het verzwaring van structurele lasten betreft. Bij een dergelijk besluit ontbreekt de integrale afweging van nieuw beleid en intensivering van bestaand beleid. Dekking wordt in de eerste plaats binnen het betreffende programma gezocht. Als daar geen ruimte is, kan een beroep worden gedaan op de incidentele of structurele begrotingsruimte.

Investeringsbesluiten worden jaarlijks genomen bij het vaststellen van de begroting. Bij tussentijdse aanpassingen van het investeringsprogramma (door de raad) vindt meerjarige verwerking van de financiële effecten plaats via een begrotingswijziging. Zoals hiervoor beschreven dient een wijziging in het door de raad vastgestelde beleid ongeacht de financiële gevolgen altijd aan de raad te worden voorgelegd. Dat gebeurt door middel van een raadsvoorstel, omdat via een raadsinformatiebrief of raadsmemo geen besluiten kunnen worden gevraagd.

Investeringsbesluiten worden jaarlijks genomen bij het vaststellen van de begroting. Bij tussentijdse aanpassingen van het investeringsprogramma (door de raad) vindt meerjarige verwerking van de financiële effecten plaats via een begrotingswijziging. Zoals hiervoor beschreven dient een wijziging in het door de raad vastgestelde beleid ongeacht de financiële gevolgen altijd aan de raad te worden voorgelegd. Dat gebeurt door middel van een raadsvoorstel.

3.2 Overige ontwikkelingen

3.2 Overige ontwikkelingen

Buiten aanpassingen van het beleid zijn er allerlei oorzaken die kunnen leiden tot tekorten en overschotten op budgetten. Om het afgesproken beleid en de uitwerking daarvan te kunnen blijven realiseren is aanpassing van de budgetten nodig. Het besluit over de wijziging wordt genomen door het bevoegde niveau uit de piramide.

Buiten aanpassingen van het beleid zijn er allerlei oorzaken die kunnen leiden tot tekorten en overschotten op budgetten. Om het afgesproken beleid en de uitwerking daarvan te kunnen blijven realiseren is aanpassing van de budgetten nodig. Het besluit over de wijziging wordt genomen door het bevoegde niveau uit de piramide.

Begrotingswijzigingen in de raad Als er een tekort ontstaat wordt vanaf het laagste niveau trapsgewijs bekeken of dit kan worden opgevangen. Als het echt niet anders kan leidt een tekort tot aanpassing van het resultaat. In dat geval en bij verschuiving tussen programma’s wordt dit via een begrotingswijziging aan de raad voorgelegd.

Begrotingswijzigingen in de raad Als er een tekort ontstaat wordt vanaf het laagste niveau trapsgewijs bekeken of dit kan worden opgevangen. Als het echt niet anders kan leidt een tekort tot aanpassing van het resultaat. In dat geval en bij verschuiving tussen programma’s wordt dit via een begrotingswijziging aan de raad voorgelegd.

Voor dergelijke afwijkingen op de ramingen voor het bestaande beleid wordt een drempelbedrag van € 10.000 gehanteerd. Mutaties onder dit bedrag worden wel opgenomen in de eerstvolgende begrotingswijziging, maar daarin niet nader toegelicht.

Voor dergelijke afwijkingen op de ramingen voor het bestaande beleid wordt een drempelbedrag van € 10.000 gehanteerd. Mutaties onder dit bedrag worden wel opgenomen in de eerstvolgende begrotingswijziging, maar daarin niet nader toegelicht.

In sommige gevallen wordt al eerder een raadsinformatiebrief gestuurd, waarin wordt aangekondigd dat er financiële gevolgen zijn.

In sommige gevallen wordt al eerder een raadsinformatiebrief gestuurd, waarin wordt aangekondigd dat een aanpassing van de begroting nodig is.

Alle begrotingswijzigingen verlopen via het agendapunt ‘begrotingswijziging’. Wanneer er al een raadsbesluit is genomen wordt daarnaar verwezen en kan de toelichting kort zijn. Dat geldt ook wanneer over het onderwerp al een raadsinformatiebrief is verstuurd.

Alle begrotingswijzigingen verlopen via het agendapunt ‘begrotingswijziging’. Wanneer er al een raadsbesluit is genomen wordt daarnaar verwezen en kan de toelichting kort zijn. Dat geldt ook wanneer over het onderwerp al een raadsinformatiebrief is verstuurd. In een begrotingswijziging worden normaal gesproken geen andere mutaties opgenomen dan bijstellen op basis van bestaand beleid of financiële verwerking van reeds genomen besluiten.

Collegewijzigingen De wijzigingen waartoe het college kan besluiten hebben geen invloed op de totale lasten en baten van het programma, maar zijn budgetneutrale verschuivingen tussen beleidsthema’s (college). De aanleiding voor een degelijke verschuiving kan zijn dat er behoefte is aan een andere indeling van de budgetten. Anderzijds kan een tekort op een budget gedekt worden met een overschot op een ander budget. Als randvoorwaarde daarbij geldt het door de raad vastgestelde beleid. Administratieve wijzigingen Het besluit tot een administratieve wijziging wordt door een budgethouder genomen. Deze wijzigingen blijven binnen de lasten en baten van een beleidsthema en zijn dus budgetneutraal. De aanleiding voor een degelijke verschuiving kan zijn dat er behoefte is aan een andere indeling van de budgetten. Anderzijds kan een tekort op een budget gedekt worden met een overschot op een ander budget.

3.3 Afwijkingen in inkomsten Evenals de lasten dienen ook de baten op het juiste niveau te worden aangetoond. Dit houdt in dat zowel hoger als lager uitvallende baten vertaald moeten worden in de budgetten. Daarvoor gelden dezelfde regels als voor lasten. Het is niet vanzelfsprekend dat er een verband is tussen de inkomsten en de uitgaven die daarbij horen. Een inkomstenverhoging betekent niet automatisch dat de uitgaven mogen worden verhoogd. Telkens zal dan goed bekeken moeten worden of ook daadwerkelijk de uitgaven verhoogd mogen worden. Als er sprake is van tegenvallende inkomsten, dan moet ook kritisch gekeken worden naar de uitgaven die te maken hebben met die inkomsten.

Collegewijzigingen De wijzigingen waartoe het college kan besluiten hebben geen invloed op de totale lasten en baten van het programma, maar zijn budgetneutrale verschuivingen tussen beleidsthema’s (college). De aanleiding voor een degelijke verschuiving kan zijn dat er behoefte is aan een andere indeling van de budgetten. Anderzijds kan een tekort op een budget gedekt worden met een overschot op een ander budget. Als randvoorwaarde daarbij geldt het door de raad vastgestelde beleid. Administratieve wijzigingen Het besluit tot een administratieve wijziging wordt door een budgethouder genomen. Deze wijzigingen blijven binnen de lasten en baten van een beleidsthema en zijn dus budgetneutraal. De aanleiding voor een degelijke verschuiving kan zijn dat er behoefte is aan een andere indeling van de budgetten. Anderzijds kan een tekort op een budget gedekt worden met een overschot op een ander budget.

3.3 Afwijkingen in inkomsten Evenals de lasten dienen ook de baten op het juiste niveau te worden aangetoond. Dit houdt in dat zowel hoger als lager uitvallende baten vertaald moeten worden in de budgetten. Daarvoor gelden dezelfde regels als voor lasten. Het is niet vanzelfsprekend dat er een verband is tussen de inkomsten en de uitgaven die daarbij horen. Een inkomstenverhoging betekent niet automatisch dat de uitgaven mogen worden verhoogd. Telkens zal dan goed bekeken moeten worden of ook daadwerkelijk de uitgaven verhoogd mogen worden. Als er sprake is van tegenvallende inkomsten, dan moet ook kritisch gekeken worden naar de uitgaven die te maken hebben met die inkomsten.

3.4 Mutaties in reserves

3.4 Mutaties in reserves

Mutaties in reserves gebeuren alleen na goedkeuring van de gemeenteraad of op basis van een eerder door de raad genomen besluit. Meestal gebeurt dit tijdens de behandeling van de begroting. Als lopende het jaar stortingen in of onttrekkingen aan de reserves nodig zijn, dan moet de gemeenteraad dit ook goedkeuren. Daarbij wordt altijd inzicht gegeven in omvang van de betreffende reserve.

Mutaties in reserves gebeuren alleen na goedkeuring van de gemeenteraad of op basis van een eerder door de raad genomen besluit. Meestal gebeurt dit tijdens de behandeling van de begroting. Als lopende het jaar stortingen in of onttrekkingen aan de reserves nodig zijn, dan moet de gemeenteraad dit ook goedkeuren. Daarbij wordt altijd inzicht gegeven in omvang van de betreffende reserve.

3.5 Inzet van onderhoudsvoorzieningen

3.5 Inzet van onderhoudsvoorzieningen

Bij het vaststellen van de begroting krijgt het college van B&W van de gemeenteraad de opdracht onderhoudsvoorzieningen in te zetten voor de doelen waarvoor ze gevormd zijn. Om na te gaan of onderhoudsvoorzieningen toereikend zijn worden meerjarige berekeningen gemaakt (zie paragraaf C – Onderhoud Kapitaalgoederen).

Bij het vaststellen van de begroting krijgt het college van B&W van de gemeenteraad de opdracht onderhoudsvoorzieningen in te zetten voor de doelen waarvoor ze gevormd zijn. Om na te gaan of onderhoudsvoorzieningen toereikend zijn worden meerjarige berekeningen gemaakt (zie paragraaf C – Onderhoud Kapitaalgoederen).

Het college van B&W besluit vooraf als middelen uit de onderhoudsvoorziening worden ingezet. Aangezien het aanwenden van onderhoudsvoorzieningen altijd bestaand beleid betreft en betrekking heeft op de uitvoering van een beheers-/onderhoudsplan, kan het college besluiten extra benodigde onttrekkingen te doen. Voorwaarde is dat de uitvoering binnen de gestelde kaders en beleidslijnen van de onderhoudsvoorziening blijft en dat de onderhoudsvoorziening door het besluit niet negatief wordt. Eenmaal per jaar, ter voorbereiding van de begroting, worden de berekeningen van de onderhoudsvoorzieningen herzien.

Het college van B&W besluit vooraf als middelen uit de onderhoudsvoorziening worden ingezet. Aangezien het aanwenden van onderhoudsvoorzieningen altijd bestaand beleid betreft en betrekking heeft op de uitvoering van een beheers-/onderhoudsplan, kan het college besluiten extra benodigde onttrekkingen te doen. Voorwaarde is dat de uitvoering binnen de gestelde kaders en beleidslijnen van de onderhoudsvoorziening blijft en dat de onderhoudsvoorziening door het besluit niet negatief wordt. Eenmaal per jaar, ter voorbereiding van de begroting, worden de berekeningen van de onderhoudsvoorzieningen herzien.

3.6 Grondexploitatie

3.6 Grondexploitatie

Voor de grondexploitatie worden jaarlijks voorbereidingsbudgetten beschikbaar gesteld via de begroting. Het college van B&W kan de voorbereidingsbudgetten tussen de diverse projecten verschuiven, zonder de gemeenteraad daarover in te lichten. De budgetten blijven immers binnen het programma. In het licht van de onvoorspelbare markt geeft dit het college van B&W ruimte om de aandacht te verleggen naar kansrijke projecten. Dit geldt echter uitsluitend voor projecten die zich nog in de initiatieffase bevinden.

Voor de grondexploitatie worden jaarlijks voorbereidingsbudgetten beschikbaar gesteld via de begroting. Het college van B&W kan de voorbereidingsbudgetten tussen de diverse projecten verschuiven, zonder de gemeenteraad daarover in te lichten. De budgetten blijven immers binnen het programma. In het licht van de onvoorspelbare markt geeft dit het college van B&W ruimte om de aandacht te verleggen naar kansrijke projecten. Dit geldt echter uitsluitend voor projecten die zich nog in de initiatieffase bevinden.

Voor projecten in de haalbaarheidsfase (geel) of realisatiefase (rood) worden middelen beschikbaar gesteld op basis van een door de raad vastgestelde grondexploitatie. Deze vaststelling gebeurt jaarlijks in ieder geval via het MeerjarenPerspectief Grondexploitaties (MPG) en separaat bij de overgang naar een nieuwe fase of een belangrijke (financiële) wijziging. Het MPG wordt jaarlijks geactualiseerd. Nadat het MPG door de gemeenteraad is goedgekeurd, worden de bedragen opgenomen in de begroting. Op deze wijze wordt aan het budgetrecht van de raad voldaan.

Voor projecten in de haalbaarheidsfase (geel) of realisatiefase (rood) worden middelen beschikbaar gesteld op basis van een door de raad vastgestelde grondexploitatie. Deze vaststelling gebeurt jaarlijks in ieder geval via het MeerjarenPerspectief Grondexploitaties (MPG) en separaat bij de overgang naar een nieuwe fase of een belangrijke (financiële) wijziging. Het MPG wordt jaarlijks geactualiseerd. Nadat het MPG door de gemeenteraad is goedgekeurd, worden de bedragen opgenomen in de begroting. Op deze wijze wordt aan het budgetrecht van de raad voldaan.

3.7 Structurele gevolgen meerjarenraming

3.7 Structurele gevolgen meerjarenraming

De raad stelt jaarlijks in november de begroting voor het komende jaar en de meerjarenraming voor de drie jaren daarna vast. De meerjarenraming is in tegenstelling tot de begroting geen beschikbaar budget, maar slechts een raming. Wanneer een voorgestelde wijziging structurele gevolgen heeft wordt de meerjarenraming daarop aangepast.

De raad stelt jaarlijks in november de begroting voor het komende jaar en de meerjarenraming voor de drie jaren daarna vast. De meerjarenraming is in tegenstelling tot de begroting geen beschikbaar budget, maar slechts een raming. Wanneer een voorgestelde wijziging structurele gevolgen heeft wordt de meerjarenraming daarop aangepast.

4. Werkwijze begrotingswijzigingen

4. Werkwijze begrotingswijzigingen

In de voorgaande hoofdstukken is toegelicht welke niveaus we onderscheiden (hoofdstuk 2) en welke typen begrotingsaanpassingen er zijn (hoofdstuk 3). In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de wijze waarop we wijzigingen verwerken.

In de voorgaande hoofdstukken is toegelicht welke niveaus we onderscheiden (hoofdstuk 2) en welke typen begrotingsaanpassingen er zijn (hoofdstuk 3). In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de wijze waarop we wijzigingen verwerken.

Het wijzigen van de begroting heeft als belangrijkste doelen (begrotings)rechtmatigheid en continu en actueel inzicht in de budgetten. Artikel 6 van de Financiële verordening 2017 geeft aan dat iedere raadsvergadering indien nodig een begrotingswijziging aan de raad wordt aangeboden. Hierin worden de benodigde mutaties verzameld. Per onderwerp wordt een toelichting gegeven. Waar van toepassing wordt voor nadere informatie verwezen naar reeds genomen (beleids)inhoudelijke besluiten of een raadsinformatiebrief. Wanneer sprake is van een genomen besluit (via een raadsvoorstel of amendement) vindt via de begrotingswijziging de budgettaire verwerking plaats. In het geval dat de wijziging betrekking heeft op een raadsinformatiebrief, is sprake van een op zichzelf staand besluit om de begroting te wijzigen. In de raadsinformatiebrief worden financiële effecten wel benoemd, maar betekent dit nooit een direct besluit (zie ook 3.1).

Het wijzigen van de begroting heeft als belangrijkste doelen (begrotings)rechtmatigheid en continu en actueel inzicht in de budgetten. Artikel 6 van de Financiële verordening 2017 geeft aan dat iedere raadsvergadering indien nodig een begrotingswijziging aan de raad wordt aangeboden. Hierin worden de benodigde mutaties verzameld. Per onderwerp wordt een toelichting gegeven. Waar van toepassing wordt voor nadere informatie verwezen naar reeds genomen (beleids)inhoudelijke besluiten of een raadsinformatiebrief. Wanneer sprake is van een genomen besluit (via een raadsvoorstel of amendement) vindt via de begrotingswijziging de budgettaire verwerking plaats. In het geval dat de wijziging betrekking heeft op een raadsinformatiebrief, is sprake van een op zichzelf staand besluit om de begroting te wijzigen. In de raadsinformatiebrief worden financiële effecten wel benoemd, maar betekent dit nooit een direct besluit (zie ook 3.1).

De wijzigingen komen tot stand door een cyclische budgetbewaking. Vanaf het laagste begrotingsniveau (kostenplaatsen) wordt bottom-up door de budgetverantwoordelijken aangedragen welke aanpassingen nodig zijn. Dit leidt tot begrotingswijzigingen op de diverse niveaus die in hoofdstuk 2 zijn beschreven. Afhankelijk van het niveau en het soort aanpassing (hoofdstuk 3) wordt de wijziging voorgelegd aan raad, college of budgethouder.

De wijzigingen komen tot stand door een cyclische budgetbewaking. Vanaf het laagste begrotingsniveau (kostenplaatsen) wordt bottom-up door de budgetverantwoordelijken aangedragen welke aanpassingen nodig zijn. Dit leidt tot begrotingswijzigingen op de diverse niveaus die in hoofdstuk 2 zijn beschreven. Afhankelijk van het niveau en het soort aanpassing (hoofdstuk 3) wordt de wijziging voorgelegd aan raad, college of budgethouder.

Tweemaal per jaar vindt een integrale doorlichting van de budgetten plaats. Deze momenten hangen samen met de voorbereiding van de kadernota (begrotingswijziging juni) en de afronding van het begrotingsjaar (begrotingswijziging december).

Tweemaal per jaar vindt een integrale doorlichting van de budgetten plaats. Deze momenten hangen samen met de voorbereiding van de kadernota (begrotingswijziging juni) en de afronding van het begrotingsjaar (begrotingswijziging december).

5. Uitzonderingen

5. Uitzonderingen

Alle regels ten spijt kan het voorkomen dat het college van B&W zo snel moet handelen dat er onvoldoende tijd is om vooraf de gemeenteraad een akkoord te vragen (bijvoorbeeld bij de aankoop van onroerend goed). In deze gevallen is het mogelijk dat het college van B&W een besluit neemt en de gemeenteraad daarover achteraf informeert en de goedkeuring vraagt. Daarmee is het besluit alsnog rechtmatig. Het college van B&W informeert in ieder geval de gemeenteraad vooraf door middel van een raadsinformatiebrief of raadsmemo.

Alle regels ten spijt kan het voorkomen dat het college van B&W zo snel moet handelen dat er onvoldoende tijd is om vooraf de gemeenteraad een akkoord te vragen (bijvoorbeeld bij de aankoop van onroerend goed). In deze gevallen is het mogelijk dat het college van B&W een besluit neemt en de gemeenteraad daarover achteraf informeert en de goedkeuring vraagt. Daarmee is het besluit alsnog rechtmatig. Het college van B&W informeert in ieder geval de gemeenteraad vooraf door middel van een raadsinformatiebrief.

5.1 Stelposten

5.1 Stelposten

Voor stelposten geldt, dat zodra de werkelijke kosten bekend zijn hiervoor een begrotingswijziging gemaakt moet worden, immers: op een stelpost mag nooit de werkelijke lasten of baten verantwoord worden. De stelpost wordt door middel van de begrotingswijzing afgeboekt voor de werkelijke kosten of nog geraamde kosten en op de juiste kostenplaats en kostensoort gebudgetteerd. Voor een wijziging op een stelpost is, vooraf, minimaal een besluit van het college van B&W nodig.

Voor stelposten geldt, dat zodra de werkelijke kosten bekend zijn hiervoor een begrotingswijziging gemaakt moet worden, immers: op een stelpost mag nooit de werkelijke lasten of baten verantwoord worden. De stelpost wordt door middel van de begrotingswijzing afgeboekt voor de werkelijke kosten of nog geraamde kosten en op de juiste kostenplaats en kostensoort gebudgetteerd. Voor een wijziging op een stelpost is, vooraf, minimaal een besluit van het college van B&W nodig.

Er zijn twee situaties waarbij de gemeenteraad een goedkeuring moet geven om een stelpost aan te wenden of te wijzigen: als de gemeenteraad dit vooraf heeft gevraagd, of als de stelpost de begrotingsruimte betreft.

Er zijn twee situaties waarbij de gemeenteraad een goedkeuring moet geven om een stelpost aan te wenden of te wijzigen: als de gemeenteraad dit vooraf heeft gevraagd, of als de stelpost de begrotingsruimte betreft.

6. Overzicht begrotingswijzigingen

6. Overzicht begrotingswijzigingen

In de onderstaande tabel zijn de verschillende wijzigingen, begrotingsniveaus en autorisatierollen schematisch weergegeven. Tabel wijzigingen begroting Soort wijziging Niveau Verwerkingswijze Besluit door toelichting Inhoudelijk advies Programma en Gemeenteraad begrotingswijziging Inhoudelijk advies Beleidswijziging Beleidsthema en Gemeenteraad begrotingswijziging Inhoudelijk advies Kostenplaats en Gemeenteraad begrotingswijziging Inhoudelijk advies Nieuwe Niet onderhoud en Gemeenteraad investering kapitaalgoederen begrotingswijziging InvesteringsNiet onderhoud Begrotingswijziging Gemeenteraad wijziging kapitaalgoederen Lasten of baten op Programma Begrotingswijziging Gemeenteraad programmaniveau wijzigen Verschuiving tussen Administratieve College van beleidsthema’s Beleidsthema wijziging B&W binnen programma Overige (budgetneutraal) ontwikkelingen Verschuiving tussen kostenplaatsen Administratieve binnen een Kostenplaats Budgethouder wijziging beleidsthema onder één budgethouder (budgetneutraal) Inzet Begrotingswijziging Gemeenteraad begrotingsruimte Tenzij de gemeenteraad Administratieve College van Stelposten vooraf aangeeft zelf wijziging B&W een nader besluit te willen nemen. Mutaties reserve Begrotingswijziging Gemeenteraad Binnen jaarbudget, Inzet anders ter voorzieningen informatie aan de gemeenteraad.

Kredietwijziging Begrotingswijziging Gemeenteraad Verschuiving tussen Grondexploitaties Administratieve College van Projectmutatie projecten, binnen wijziging B&W jaarbudget.

In de onderstaande tabel zijn de verschillende wijzigingen, begrotingsniveaus en autorisatierollen schematisch weergegeven. Soort wijziging

Niveau

Verwerkingswijze Inhoudelijk advies & begrotingswijziging Inhoudelijk advies & begrotingswijziging Inhoudelijk advies & begrotingswijziging Inhoudelijk advies & begrotingswijziging

Besluit door

Begrotingswijziging

Gemeenteraad

Programma

Begrotingswijziging

Gemeenteraad

Beleidsthema

Administratieve wijziging

College van B&W

Kostenplaats

Administratieve wijziging

Budgethouder

Begrotingswijziging

Gemeenteraad

Programma Beleidswijziging

Beleidsthema Kostenplaats

Nieuwe investering Investeringswijziging

Overige ontwikkelingen

Inzet begrotingsruimte

Gemeenteraad Gemeenteraad Gemeenteraad Gemeenteraad

Stelposten

Administratieve wijziging

College van B&W

Mutaties reserve

Begrotingswijziging

Gemeenteraad

Niet onderhoud kapitaalgoederen Niet onderhoud kapitaalgoederen Lasten of baten op programmaniveau wijzigen Verschuiving tussen beleidsthema’s binnen programma (budgetneutraal) Verschuiving tussen kostenplaatsen binnen een beleidsthema onder één budgethouder (budgetneutraal)

Tenzij de gemeenteraad vooraf aangeeft zelf een nader besluit te willen nemen. Binnen jaarbudget, anders ter informatie aan de gemeenteraad.

Inzet voorzieningen

Grondexploitaties

toelichting

Kredietwijziging

Begrotingswijziging

Gemeenteraad

Projectmutatie

Administratieve wijziging

College van B&W

Verschuiving tussen projecten, binnen jaarbudget.

7. Samenvatting

7. Samenvatting

In het kort komt het afwijkingenbeleid op de volgende twee punten neer: - Besluiten over wijzigingen worden zo laag mogelijk genomen. Budgethouders beslissen binnen hun budgetten over verschuivingen tussen kostenplaatsen binnen een beleidsthema; het college beslist over verschuivingen tussen beleidsthema’s binnen een programma; de gemeenteraad beslist over mutaties op programmaniveau. - De gemeenteraad neemt alleen besluiten wanneer sprake is van beleidswijzigingen, investeringswijzigingen, mutaties in de reserves en wijziging van het lasten en/of batenniveau van een programma. In alle overige gevallen geldt dat het college van B&W een actieve informatieplicht aan de gemeenteraad heeft.

In het kort komt het afwijkingenbeleid op de volgende twee punten neer: - Besluiten over wijzigingen worden zo laag mogelijk genomen. Budgethouders beslissen binnen hun budgetten over verschuivingen tussen kostenplaatsen binnen een beleidsthema; het college beslist over verschuivingen tussen beleidsthema’s binnen een programma; de gemeenteraad beslist over mutaties op programmaniveau. - De gemeenteraad neemt alleen besluiten wanneer sprake is van beleidswijzigingen, investeringswijzigingen, mutaties in de reserves en wijziging van het lasten en/of batenniveau van een programma.

In het voorgaande is zo volledige mogelijk aangegeven en geregeld welke redenen er kunnen zijn om de begroting te wijzigen, wie dat in welke gevallen mag doen en hoe dat dan gebeurt. Daarnaast heeft het college onverminderd de plicht om de raad te informeren wanneer zich ontwikkelingen voordoen die, om wat voor reden dan ook, voor de raad van belang kunnen zijn.

In het voorgaande is zo volledig mogelijk aangegeven en geregeld welke redenen er kunnen zijn om de begroting te wijzigen, wie dat in welke gevallen mag doen en hoe dat dan gebeurt. Daarnaast heeft het college onverminderd de plicht om de raad te informeren wanneer zich ontwikkelingen voordoen die, om wat voor reden dan ook, voor de raad van belang kunnen zijn.