Bijlage 5. Memo sturingsmogelijkheden begroting SAMH 2026

Memo Van: Aan: Datum: Betreft:

Dagelijks Bestuur SAMH Algemeen Bestuur SAMH 21 maart 2025 Sturingsmogelijkheden begroting SAMH 2026

Inleiding Het Streekarchief Midden-Holland bewaart de archieven en collecties van de aangesloten gemeenten en die van particuliere organisatie, zoals bedrijven, verenigingen en personen uit de regio. Deze archieven worden allemaal toegankelijk gemaakt zodat het publiek deze kan raadplegen, in de studiezaal en deels ook online. Daarnaast doet het Streekarchief aan educatieve activiteiten en community building om zo de regionale historie onder de aandacht te brengen van het publiek. Ook heeft het Streekarchief onderzoek gedaan naar het koloniaal en slavernijverleden van Gouda en het rechtsherstel van het Joods vastgoed na WO2 in Gouda en Schoonhoven. Een belangrijke taak van het Streekarchief is het toezicht houden op hoe de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen met hun archieven omgaan. Middels jaarlijkse inspecties en voortdurende checks van vernietigingslijsten wordt toegezien dat wat bewaard moet blijven ook daadwerkelijk overgebracht wordt naar het Gouwedepot, en dat vernietigd wordt wat ook werkelijk vernietigd moet worden. Dat geldt uiteraard zowel voor de papieren als digitale archieven. De taken van het Streekarchief komen voort uit de wet- en regelgeving die geldt voor archieven (Archiefwet). Hierin zijn de basisregels voor zorg en beheer van archieven vastgelegd.

In 2019-2020 heeft het Algemeen Bestuur een inhoudelijke bestuurlijke discussie gevoerd over het basispakket in relatie tot de Producten- en Dienstencatalogus. Hierbij is een scherpere indeling gemaakt voor producten en diensten welke wettelijk verplicht zijn, welke niet wettelijk zijn maar wél noodzakelijke en welke additioneel zijn. Voor de niet-wettelijke functies is vervolgens de maatschappelijke functie benoemd. Het grootste deel van de producten-en diensten die uitgevoerd worden door het Streekarchief is wettelijk verplicht en dus als onderdeel van het basispakket te beschouwen. Het financieel beleid is gericht op een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering en uitvoering van de producten- en diensten. De begroting is op orde, maar biedt geen extra ruimte. Het weerstandsvermogen bedraagt slechts 68% van het gewenste bedrag. Met het oog op het ravijnjaar 2026 heeft het Dagelijks Bestuur van het Streekarchief Midden-Holland nagedacht hoe het Streekarchief hier een bijdrage in kan leveren door een bezuiniging op de gemeentelijke bijdragen. Welke keuzes en/of sturingsmogelijkheden zijn er te maken op de begroting van het Streekarchief? Hiermee wordt ook tegemoet gekomen aan het advies van de bestuurlijke werkgroep Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen (FKGR) in dit kader.

En dit sluit aan op de boodschap die door enkele gemeenteraden via de zienswijze op de programmabegroting of via moties aandacht gevraagd hebben voor de krimp van het gemeentefonds in 2026. In dit memo 1

worden de mogelijkheden en risico’s onderzocht. Aan het eind volgt een conclusie, waarin het Dagelijks Bestuur aanbeveelt welke besparingen doorgevoerd kunnen worden in de Porgrammabegroting 2026.

Advies FKGR De bestuurlijke werkgroep FKGR heeft bureau Berenschot in de arm genomen om te komen tot een advies hoe om te gaan met het ravijnjaar. Op 31 oktober 2024 heeft de bestuurlijke werkgroep haar advies uitgebracht. Zij adviseert een uniforme taakstelling van 6% voor alle gemeenschappelijke regelingen voor het jaar 2026. Dit advies geldt overigens voor vier van de vijf deelnemende gemeentes aan het Streekarchief. De gemeente Krimpen aan den IJssel valt buiten de bovengenoemde Regio Midden-Holland, maar heeft wel een vergelijkbare taakstelling op het gebied van het ravijnjaar 2026. De totale gemeentelijke bijdrage voor het jaar 2026 voor het Streekarchief Midden-Holland bedraagt € 2.008.363. Uitgaande van het opgegeven percentage van 6% , betekent dit voor het Streekarchief een bezuiniging van € 120.500. Bij een besparing van 6% komt de uitvoering van de wettelijke taken in gevaar. Een bezuiniging van 4% (ca. € 80.000) zou haalbaar kunnen zijn, maar dit zijn geen structurele besparingen en hebben wel elk hun eigen risico’s. Ook wordt in deze berekening geen rekening gehouden met financiële ontwikkelingen in de komende jaren. Als deze wel meegenomen worden, daalt het besparingspercentage tot 1,42% (€ 28.618).

De drie percentages zouden voor de gemeentes leiden tot de volgende kortingen op hun bijdragen: Gemeente Gouda Krimpen aan den IJssel Krimpenerwaard Waddinxveen Zuidplas Totaal

Bijdrage 2026 € 725.826 € 197.417 € 510.371 € 230.124 € 344.625 € 2.008.363

Besparing 6% € 43.549 € 11.845 € 30.622 € 13.807 € 20.677 € 120.502

Besparing 4% € 29.033 € 7.896 € 20.414 € 9.204 € 13.785 € 80.334

Besparing 1,42% € 10.306 € 2.803 € 7.247 € 3.367 € 4.893 € 28.618

(index 2026 = 2,3%, gebaseerd op Programmabegroting 2025)

Taakuitvoering De wettelijke basis voor het streekarchief vormt het uitgangspunt dat iedere gemeente een archief heeft. Hiervoor geldt de Archiefwet. Deze wet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart en in goede geordende en toegankelijke staat overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Voor overbrenging van de te bewaren documenten heeft het streekarchief een taak als toezichthouder op de zorg voor de archieven. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. De wettelijke kerntaak, het bewaren en beschikbaar stellen van archief en informatie, vraagt onder meer om: • Een fysiek depot voor het bewaren van papier, dat voldoet aan de wettelijke eisen op het gebied van klimaatbeheersing en veiligheid; • Een studiezaal voor het raadplegen van deze stukken; 2

• •

Een gecertificeerde elektronisch ‘depot’ als bewaarplaats voor digitale archieven; Een digitale omgeving om deze informatie raadpleegbaar te maken.

De begroting bestaat momenteel voor 62% uit personeelslasten (1,3 miljoen euro), de ICT-kosten bedragen 6% (130.000 euro) en de huisvestingskosten 17% (365.000 euro). Voor wat betreft de huisvestingskosten is het grootste aandeel, driekwart, voor het beheer van het Gouwedepot. Het Gouwedepot is voornamelijk bedoeld en wettelijk noodzakelijk om de (papieren) archieven duurzaam en permanent te beheren en te behouden. Ook de ICT-kosten zijn voor het grootste deel nodig om de wettelijke taak beschikbaarstelling uit te kunnen oefenen. De personeelskosten worden elk jaar op basis van een urenschema verdeeld over de producten- en diensten, die uitgevoerd worden binnen het vastgestelde basispakket. Voor de overige maatwerkproducten wordt, op basis van de personeelskosten en of meters opgeslagen archief een aparte bijdrage berekend per gemeente. Incidenteel voert het streekarchief projecten uit waarvoor subsidie is aangevraagd. Deze worden echter altijd zo veel mogelijk kostenneutraal uitgevoerd.

Nieuwe Archiefwet en kwaliteit informatiehuishouding Op 1 januari 2026 of 1 januari 2027 zal de nieuwe Archiefwet in werking treden, die de Archiefwet 1995 moet vervangen. Een van de belangrijkste ontwikkelingen in deze nieuwe wet, de verkorting van de overbrengingstermijn van 20 jaar naar 10 jaar, heeft invloed op de hoeveelheid werkzaamheden voor zowel gemeentes als het streekarchief. Documenten (de nieuwe term voor archiefstukken) worden dan immers eerder openbaar en beschikbaar voor de informatie- en rechtzoekende burger. Het grootste deel van deze informatie betreft bovendien digitaal geboren materiaal. Digitale archieven zijn over het algemeen kwetsbaarder dan papieren archieven. Het streekarchief heeft samen met de deelnemende gemeentes en de ODMH dan ook al vanaf 2023 een e-Depot ingericht, zodat digitale archieven, in goede geordende en toegankelijke staat overgrbracht kunnen worden naar het streekarchief en openbaar worden voor de informatie- en rechtzoekende burger. Vanuit de toezichtverslagen van de gemeente-archivaris uit de afgelopen jaren blijkt dat de kwaliteit van de (digitale) informatiehuishouding bij alle gemeentes op diverse onderdelen niet op orde is. Toezicht hierop kost extra tijd, zeker als er straks meer overgebracht gaat worden door de aanpasssing van de overbrengingstermijn.

Bezuinigingen op de wettelijke taken zullen een directe negatieve invloed kunnen hebben op de kwaliteit van de informatievoorziening van de gemeenten. In 2025 loopt ook een onderzoek naar de kwaliteit van deze informatiehuishouding bij drie van de deelnemende gemeentes door de Groene Hart Rekenkamer. De resultaten hiervan worden zomer 2025 verwacht.

Financiële ontwikkelingen en risico’s De stijgende en hoogblijvende energielasten voor beide locaties (Gouwedepot en Chocoladefabriek), de verhoging over 3 jaar (2025-2027) naar een marktconforme huurprijs voor de Chocoladefabriek1 en een structureel hogere jaarlijkse dotatie aan de voorziening gebruikersonderhoud van circa € 25.000 (dit op basis van de recent geactualiseerde MJOP) betekenen hogere kosten die moeten 1 Huur 2025: € 54.908,13 (inclusief verhoging zonnepanelen)

Huur 2026: € 62.707,65 te vermeerderen met de index 2026 Huur 2027: € 70.507,18 te vermeerderen met de index 2027

3

meegenomen worden in de begroting van 2026 en daarna. Ook is er nog geen duidelijkheid over de nieuwe CAO-SGO en wat dit betekent voor de salariskosten. Als derde financieel risico moet het lage niveau van het weerstandsvermogen worden genoemd. Deze bedraagt 68% van het geraamde bedrag (weerstandsvermogen) wat nodig zou moeten zijn. Het streekarchief heeft daarmee dus geen financiële buffers die ingezet kunnen worden voor besparingen. Een vierde financieel risco is dat de renteinkomsten vanaf 2025 weer lijken te dalen. De afgelopen jaren steeg het rentepercentage waardoor in 2024 23.000 euro als extra inkomsten binnen werden gehaald. Dit financieel voordeel lijkt in de komende jaren weer sterk te dalen.

Besparingsmogelijkheden Op verzoek van het DB van het SAMH is, in overleg met het AB, zijn daarom door de hoofd bedrijfsvoering / controller van het ODMH en de directeur-streekarchivaris van SAMH, besparingsmogelijkheden onderzocht op de volgende gebieden. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Beoordeling materiële budgetten: Digitalisering/restauratie/educatie/communicatie Afstoten maatwerk taken Verhoging leges Inhuur derden Energiekosten Aanpassen onderhoudskosten, dotatie MJOP bijstellen op realiteit.

Ad 1. Afschaling materiële budgetten Door tijdelijk te besparen (voor maximaal 3 jaar) op de uitvoering van digitalisering en materieel beheer zou jaarlijks circa 20.000 euro bespaard kunnen worden in de begroting. Op overige materiële budgetten (aanschaffen publicaties, communicatie, educatie) zou geschaafd kunnen worden tot circa 5.000 euro. Veel van deze activiteiten worden meestal al bekostigd met subsidiegelden zoals van de Stichting Vrienden van Archief en Librije. Voor digitalisering heeft het streekarchief een overeenkomst met Familysearch, waarbij gratis gescand wordt in ruil voor een digitaal exemplaar van deze (volledig openbare bronnen). Risico’s: De scankosten die wel worden gemaakt zijn ten behoeve van kwetsbare archiefstukken die door een gespecialiseerd bedrijf behandeld moeten worden. Het niet scannen bespaart op de korte termijn kosten, maar betekent daarentegen ook dat fysieke aanvragen (die anders ondervangen worden door een digitaal exemplaar) voor extra schade kunnen zorgen, en daarmee extra (restauratie)kosten of informatieverlies. Dit geldt ook voor het uitstellen van restauratiewerkzaamheden. Archiefstukken in slechte materiële staat kunnen nog slechter worden, waardoor kosten op de langere termijn zullen oplopen. Deze bezuiniging is dus niet structureel maar alleen incidenteel inzetbaar voor maximaal 3 jaar. Besparing (niet structureel) € 25.000 Ad 2.

Afstoten maatwerk taken In 2019-2020 heeft het Algemeen Bestuur een inhoudelijke bestuurlijke discussie gevoerd over het basispakket in relatie tot de Producten- en Dienstencatalogus. Hierbij is een scherpere indeling gemaakt voor producten en diensten welke wettelijk verplicht zijn, welke niet wettelijk zijn maar wél noodzakelijke en welke additioneel zijn. Voor de niet-wettelijke functies is vervolgens de 4

maatschappelijke functie voor zover van toepassing benoemd. Het grootste deel van de productenen diensten die uitgevoerd worden door het Streekarchief is wettelijk verplicht en dus als onderdeel van het basispakket te beschouwen. Voor zeven, niet noodzakelijk wettelijk verplichte producten (verwerven van particuliere archieven, nader toegankelijk maken van archieven en collecties, educatie archiefonderzoek c.a., historische ontmoetingspunten, commissie naamgeving openbare ruimte, advies archiefbewerking, opslag van niet-overgebracht archief) is verder onderzocht welke taken als niet wettelijk maar wel noodzakelijk worden beschouwd dan wel als maatwerk (waarvoor in het laatste geval een gemeente dan extra betaalt). In 2020 is bepaald dat de producten verwerven van particuliere archieven en nader toegankelijk maken alsnog tot het basispakket behoren, gezien hun historische, maatschappelijke, dan wel resultaat opleverende functie. Het product educatie archiefonderzoek is voor zover bedoeld als basisproduct voor alle gemeentes onderdeel van het basispakket en als verbijzondering voor een enkele gemeente als maatwerk. De overige vier onderzochte producten worden vanaf 2022 als maatwerk doorberekend aan elke gemeente die dit product afneemt. Gemeenten kunnen besluiten om te besparen op deze maatwerkopdrachten.

Risico’s: Door de maatwerkopdrachten niet meer voor gemeentes uit te voeren, betekent dat de gemeentes deze taken deels zelf moeten uitvoeren, inclusief de daarbij komende kosten. De te besparen uren zijn totaal circa 0,4 fte. Gedwongen ontslag leidt tot frictiekosten, maar zijn vooral moeilijk te realiseren omdat het om enkele uren gaat over verschillende functies en gaat al snel ten koste van de andere wettelijke taken en leiden tot verdwijnen van archivistische en specifieke vakkennis. Alleen bij nieuwe vacatures voor de betreffende gemeentes kan hier eventueel mee rekening gehouden worden in het aantal uren dat iemand aangenomen wordt. Voor de aangesloten gemeenten leidt deze bezuiniging op de maatwerk taken overigens juist tot hogere kosten, aangezien deze taken dan door de gemeente zelf moeten worden uitgevoerd of ingekocht. Aan maatwerkopdrachten zijn voor SAMH veeleer extra inkomsten en additionele subsidiekansen verbonden. Besparing € 17.500 Ad 3. Verhoging leges en andere inkomsten Het streekarchief rekent leges voor het maken van reproducties. Dit zijn jaarlijkse inkomsten van gemiddeld een bedrag van 15.000 euro. Door de leges te verhogen met 10% zouden extra inkomsten van 1.500 euro binnengehaald kunnen worden. Bij een verhoging van 20% kunnen de inkomsten met 3.000 euro verhoogd worden.

De overige inkomsten bestaan uit de verhuur van de overcapaciteit van het Gouwedepot aan de gemeente Zoetermeer (2.000 strekkende meter). Deze kosten worden geïndexeerd volgens de geldende indexatiecijfers. Hiertegenover staan echter ook personeels- en andere kosten om de dienstverlening over deze extern verhuurde meters uit te kunnen voeren. Rekening houdend met toekomstige overbrenging, heeft het Gouwedepot nog circa 600 strekkende meter beschikbaar om 5

extern te verhuren. Dit zou circa 14.000 euro extra inkomsten betekenen. Een huurder hiervoor is vermoedelijk moeilijk te vinden, de meeste erfgoedinstellingen hebben of maar enkele meters nodig (zoals een tijdelijke opslag tijdens een verbouwing van de archieven van Museum Paulina Bisdom van Vliet) of hebben veel meer ruimte nodig. Risico’s: Er is een groter risico op tekorten indien inkomsten lager uitvallen dan begroot. Dit risico geldt vooral voor de externe verhuur. Besparing (onzeker) € 17.000 Ad 4. Inhuren derden Het Streekarchief huurt in 2025 nog één externe medewerker in, dit hangt samen met de huidige arbeidsmarkt. Deze medewerker kan in 2025 in vaste dienst worden genomen. Dit heeft zowel gunstige gevolgen voor het borgen van de opgedane kennis, als ook voor de kosten. De kosten van een vast personeelslid voor deze functie bedragen 10.000 euro minder dan van een extern ingehuurde kracht. Besparing (structureel) € 10.000 Ad 5 Besparing energiekosten Bij andere archiefdiensten wordt voor het besparen op het energie vragende klimaatsysteem een innovatief algoritme als module toegevoegd aan klimaatinstallaties. Het bepaalt de klasse waaraan het klimaat moet voldoen maar daarbinnen kan flexibel omgegaan worden met temperatuur en luchtvochtigheid waardoor er minder energie gebruikt wordt.

Verder wordt nog onderzocht of het vervangen van alle tl-lampen in het Gouwedepot door led mogelijk is. In 2025 worden de tl-lampen in de gangen (die het meest aan staan) al vervangen door led. Het is nog onbekend welke besparing dit oplevert. Risico’s Gezien de benodigde investeringen voor het algoritme (€ 45.000 euro eenmalig en € 14.500 euro per jaar en het huidige energieverbruik van het Gouwedepot dat relatief laag is (€ 26.000 euro in 2023), is het de vraag of deze methode kostenbesparing oplevert. Besparing PM Ad 6 Aanpassen dotatie onderhoudsvoorziening De gemeente Gouda heeft (als vastgoedeigenaar) een nieuw Meerjarenonderhoudsplan voor het Gouwedepot opgesteld, waarin ook de huurdersverplichtingen zijn opgenomen. Ten opzichte van het vorige plan uit 2014 gaat de benodigde dotatie in de onderhoudsvoorziening per jaar omhoog met € 25.000 (van € 8.000 naar € 33.000). Het streekarchief heeft de onderhoudsplanning doorgenomen op mogelijke besparingen, die verantwoord te noemen zijn gezien de geringe slijtage. Door een aantal onderhoudswerkzaamheden uit te stellen en reëel te begroten voor de komende tien jaar, kan de jaarlijkse dotatie omlaag met €15.665.

6

Totaal mogelijke besparingen Afschalen materiële budgetten Restauraties niet uitvoeren Digitalisering niet uitvoeren Geen maatwerk taken Extra leges berekenen 20% Extra inkomsten verhuur Inhuur externen Energiekosten Meerjarenonderhoud Totaal

€ 5.000 € 10.000 € 10.000 € 17.500 2 € 3.000 € 14.000 € 10.000 pm € 15.665 € 85.165

Besparing per gemeente 2 Gemeente Gouda Krimpen aan den IJssel Krimpenerwaard Waddinxveen Zuidplas Totaal

Bijdrage 2026 € 725.826 € 197.417 € 510.371 € 230.124 € 344.625 € 2.008.363

Besparing 6% € 43.549 € 11.845 € 30.622 € 13.807 € 20.677 € 120.502

Besparing 4% € 29.033 € 7.896 € 20.414 € 9.204 € 13.785 € 80.334

Besparing 1,42% € 10.306 € 2.803 € 7.247 € 3.367 € 4.893 € 28.618

Conclusie Het Streekarchief Midden-Holland is nu al een zeer efficiënt ingerichte organisatie, die grotendeels wettelijke taken uitvoert. Daarbij heeft het vanwege de strenge wettelijke eisen hoge kosten voor huisvesting. Bezuinigingen op een kleine organisatie als het streekarchief hebben daarom al snel invloed op de uitvoering van de wettelijke taken en de dienstverlening aan het publiek en de gemeenten. Een opdracht van 6% leidt tot kwalitatieve ingrepen in de wettelijke taken en hebben gevolgen voor de dienstverlening aan de aangesloten gemeenten en voor de kwaliteit van de gemeentelijke informatievoorziening, waarop het Streekarchief een wettelijke toezichthoudende en adviserende taak vervult. 2 De maatwerk taken worden niet voor elke gemeente uitgevoerd. Het niet uitvoeren van deze taken leidt

dan ook niet tot een besparing voor alle gemeenten. • Gouda circa 3.000 euro ( Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Gouda en Naamgevingscommissie voor de gemeente Gouda) • Krimpen aan den IJssel circa 8.500 euro (Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpen aan den IJssel en Advisering pre-depot gemeente Krimpen aan den IJssel) • Krimpenerwaard circa 5.500 euro (Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpenerwaard en Historisch Ontmoetingspunten, uren werkgroep voor de gemeente Krimpenerwaard) • Waddinxveen circa 450 euro (Naamgevingscommissie voor de gemeente Waddinxveen) 7

Een besparing van 4% zou haalbaar kunnen zijn, waarbij wel aangetekend moet worden dat dit geen structurele besparingen zijn en deze besparingen consequenties hebben op de langere termijn. Financiele ontwikkelingen en risico’s zoals de hogere huurkosten (16.000 extra in 2027), mogelijke cao-verhogingen en hogere energiekosten zorgen echter voor een extra belasting op de begroting, waardoor een besparing van 1,42% meer reëel zal zijn. Het Dagelijks Bestuur stelt vast dat een besparing van 1,42% door te voeren is in de Programmabegroting 2026 door middel van: • Verhoging leges met 20% (3.000 euro); • Besparing door inhuur externen om te zetten naar vast (10.000 euro); • Dotatie MJOP huurdersonderhoud bijstellen op realiteit (reëel begroten). (15.665 euro) De overige besparingen, die voor het grootste deel niet structureel zijn, acht het Dagelijks Bestuur niet haalbaar. Uit de cijfers blijkt dat door de relatief kleine begroting de opbrengsten van de bezuinigingsopdracht per gemeente beperkt zijn, terwijl de gevolgen voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering van het Streekarchief groot zijn en leiden tot risico’s op langere termijn.

8