Bijlage 4. Memo SAMH kostenstructuur e-depot 2027-2030

MEMO Verantwoording kostenstructuur e-depot 2027-2030 Aan: Algemeen Bestuur Van: Dagelijks Bestuur Datum: 2 april 2026 Betreft: Verantwoording kostenstructuur e-depot 2027–2030 1. Aanleiding Met de verdere digitalisering van gemeentelijke informatiehuishoudingen en de verkorting van de overbrengingstermijn in de nieuw aan te nemen Archiefwet van 20 naar 10 jaar, neemt het volume aan over te brengen digitale archieven structureel toe. Het e-depot vormt daarbij de kernvoorziening voor duurzame opslag, beheer en beschikbaarstelling van digitale en gedigitaliseerde archiefbescheiden. In de periode 2022-2026 is de e-depot voorziening ingericht en zijn er diverse pilots uitgevoerd om een beter begrip te krijgen van de werkzaamheden en omvang van de digitale archieven bij de deelnemende gemeentes Voor de begrotingsperiode 2027–2030 is het noodzakelijk de kostenstructuur van het e-depot helder en transparant te verantwoorden, waarbij een voorstel wordt gedaan voor een verdeelsleutel ten behoeve van de deelnemende gemeentes. 2. Uitgangspunten kostenmodel/verdeelsleutel Het kostenmodel voor het e-depot is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: 1. Solidariteit in de basisvoorziening: alle deelnemende gemeenten maken gebruik van dezelfde technische en organisatorische infrastructuur. 2.

Toerekening naar gebruik: kosten die direct samenhangen met opslagvolume worden evenredig toegerekend. 3. Transparantie en voorspelbaarheid: gemeenten hebben inzicht in vaste en variabele kosten en in de wijze waarop volumegroei financieel doorwerkt. 4. Schaalvoordeel: groei van het totale volume leidt waar mogelijk tot dalende kosten per terabyte (Tb). 3. Opbouw van de kosten De kosten van het e-depot bestaan uit twee componenten: a. Vaste bijdrage per gemeente De vaste bijdrage dekt de instandhouding van de basisvoorziening en omvat onder meer: • • • • • •

Licentiekosten van de e-depotsoftware en ondersteunende software; Beheer en technisch applicatiebeheer; Functioneel beheer en doorontwikkeling; Structurele personele inzet (advies, ondersteuning, kwaliteitscontrole, preserveringsbeleid); Beveiliging, monitoring en audits; Generieke infrastructuurkosten, zoals een gebruikersinterface.

Deze vaste bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd conform de vastgestelde begrotingssystematiek. De verdeelsleutel die wordt gevolgd, is dezelfde als die wordt gebruikt op basis van de inwoners van een deelnemende gemeente. b. Variabele bijdrage op basis van opslagvolume Naast de vaste bijdrage betalen gemeenten een variabele vergoeding voor de daadwerkelijk opgeslagen hoeveelheid digitale archieven boven een vastgesteld basisaantal Tb. • • •

Per gemeente geldt een basisaantal Tb, opgenomen in de vaste bijdrage. Voor opslag boven dit basisaantal geldt een prijs per Tb gebaseerd op het gemiddelde van de data eén jaar. Opslagkosten gelden ook voor de gedigitaliseerde bestanden van elke deelnemende gemeente tegen een lagere (want bestanden zijn minder snel beschikbaar) prijs per Tb in het e-depot.

4. Ontwikkeling 2027–2030 Voor de komende jaren wordt rekening gehouden met: • • • • •

Een structurele toename van het volume aan over te brengen digitale archieven; Grotere benodigde modelomgeving bij bereiken limiet aantal Tb Versnelde overbrenging als gevolg van de verkorte overbrengingstermijn; Toenemende eisen aan informatiebeveiliging en duurzame toegankelijkheid; Periodieke investeringen in doorontwikkeling en optimalisatie van de e-depotvoorziening en bijbehorende software.

Wanneer het e-depot de grens van 30 TB aan data overschrijdt, is een opschaling nodig naar een grotere modelomgeving. Deze transitie zorgt ervoor dat het systeem meer opslagcapaciteit, rekencapaciteit en bandbreedte beschikbaar heeft, waardoor dataverwerking en analyses consistent blijven presteren. Zo kan de groei van de datasets probleemloos worden opgevangen zonder dat dit leidt tot vertragingen of beperkingen in de operationele omgeving. De vaste kosten zullen verder naar verwachting beperkt stijgen als gevolg van indexatie en noodzakelijke kwaliteits- en beveiligingsmaatregelen. De variabele kosten bewegen mee met het feitelijke opslagvolume per gemeente. Jaarlijks wordt het totaal opgeslagen volume per gemeente gemeten op een vast peilmoment, waarna verrekening plaatsvindt. 5. Risico’s en beheersmaatregelen Risico’s • • •

Snellere volumegroei dan geraamd; Extra eisen vanuit wet- en regelgeving; Technologische prijsstijgingen bij leveranciers.

Beheersmaatregelen • •

Jaarlijkse monitoring van volumeontwikkeling; Tijdige bestuurlijke rapportage bij benodigde extra investeringen of afwijkingen;

• •

Periodieke herijking van de prijzen per Tb indien schaalvoordelen of marktontwikkelingen daartoe aanleiding geven; Actieve begeleiding van gemeenten bij planning van selectieve en tijdige overbrenging.

6. Kostenoverzicht e-depotvoorziening, inschatting 2027-2030 (*) Basisvoorziening Licentiekosten Personele Overige kosten kosten 2027 48.000 22.000 208.000 10.000 2028 73.150

22.572

217.360

10.260

2029 75.051

23.159

227.141

5.000

2030 77.003

23.761

237.362

5.130

Tb (**)

Totaal

300 hot/ 70 glacier 300 hot/ 70 glacier 300 hot/ 70 glacier 300 hot/ 70 glacier

288.000 323.342 330.351 343.256

(*) Alle bedragen onder voorbehoud, uitgaande van een gemiddelde indexering van 2,6% voor materiële kosten en 4,5% voor personele kosten, en exclusief investeringen. (**) hot: direct beschikbare bestanden, glacier: opvraagbare bestanden (duurt langer om in te zien). Bedragen zijn in gulden per Tb 7. Conclusie Met de gekozen systematiek van een vaste bijdrage voor de basisvoorziening en een variabele, vergoeding voor opslag boven het basisaantal, wordt een evenwichtige, transparante en toekomstbestendige financiering van het e-depot geborgd. Hiermee wordt enerzijds solidariteit in de gezamenlijke infrastructuur gewaarborgd en anderzijds recht gedaan aan verschillen in gebruik en volumegroei tussen gemeenten. Het bestuur wordt verzocht kennis te nemen van deze verantwoording en in te stemmen met toepassing van deze financieringssystematiek voor de periode 2027–2030.