Bijlage 4. Concept accountantsverslag IBKW 2023

Accountantsverslag 2023 21 maart 2024, CONCEPT

Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringorganisatie Ingenieursbureau Krimpenerwaard T.a.v. de heer W.J. Tempel Raadhuisplein 4 2922 AD KRIMPEN AAN DEN IJSSEL

Dordrecht, 21 maart 2024 Ref.: XX Geacht bestuur, Overeenkomstig de door u verstrekte opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringorganisatie Ingenieursbureau Krimpenerwaard (hierna: IBKW) te Krimpen aan den IJssel gecontroleerd. In deze rapportage brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Controleprotocol WNT 2023 en het Controleprotocol IBKW 2023 (inclusief normenkader 2023), vastgesteld door het bestuur op 25 september 2023. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 25.000. Ontwikkelingen rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording Vanuit de VNG, het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer zijn ontwikkelingen gemeld over de rechtmatigheidsverantwoording, die maken dat de definitieve invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 onzeker is geworden. Als sluitstuk van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moesten nog het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) worden aangepast. De Algemene Rekenkamer heeft op 6 februari 2024 laten weten fundamentele bezwaren te hebben op de voorgestelde aanpassingen van het BBV en het BADO.

Hiermee is het onzeker geworden of BBV en BADO nog tijdig kunnen worden aangepast voor verslagjaar 2023. De VNG heeft het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer opgeroepen om zo snel mogelijk helderheid te geven en de onzekerheid die nu is ontstaan voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen weg te nemen. In hoofdstuk 4.4.2 informeren wij u over de laatste ontwikkelingen en wat dat op dit moment betekent voor de jaarrekening 2023 van IBKW, de bestuurlijke behandeling daarvan en wat dit betekent voor de afronding van onze controlewerkzaamheden. Aan accountants en ook aan Verstegen is verzocht om te wachten met het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Dit standpunt volgen wij. Wij hebben de jaarrekening

2023 gecontroleerd uitgaande van de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording (alsnog) formeel wordt bekrachtigd en voor verslagjaar 2023 van toepassing wordt verklaard. In dit accountantsverslag gaan wij daarvan eveneens uit. De controle 2023 hebben wij conform de afspraken en kaders met uw organisatie uitgevoerd en hebben wij voor zover mogelijk afgerond. Het is de verantwoordelijkheid van de directeur-secretaris van IBKW om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Wet Normering Topinkomens (WNT) en de daarop berustende bepalingen. De directeur-secretaris is tevens verantwoordelijk voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. De directeur-secretaris heeft in de jaarrekening 2023 onder hoofdstuk 3.3.3 de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en heeft in de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag onder hoofdstuk 2.6.4 de belangrijkste bevindingen, afwijkingen en verbeterpunten nader toegelicht. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening te verstrekken.

De controle is op 21 maart 2024 afgerond en wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid te verstrekken bij de jaarrekening 2023. Dit onder het voorbehoud dat deze jaarrekening op 19 juni 2024 ongewijzigd en definitief wordt vastgesteld door het bestuur. De concepttekst van onze controleverklaring kunnen wij u gelet op de hiervoor genoemde ontwikkelingen onder “Ontwikkelingen rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording“ nog niet verstrekken. De definitieve controleverklaring zullen wij afgeven nadat wij de ondertekende jaarrekening hebben ontvangen. Wij zullen vervolgens een ondertekende controleverklaring toevoegen aan de ondertekende jaarrekening. Daarnaast zullen wij een ‘was-getekend’ controleverklaring toevoegen aan de ‘wasgetekend’ versie van de jaarrekening. In het geval dat de door ons gecontroleerde jaarrekening nog wordt gewijzigd, verzoeken wij u om zo snel mogelijk contact met ons op te nemen over de dan ontstane situatie. Onze bevindingen hebben wij op 21 maart 2024 voorgelegd aan uw organisatie en vervolgens nader toegelicht aan uw directeur-secretaris en financieel adviseur op 26 maart 2024. Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend bedoeld is om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen.

Belanghebbenden kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportage(s) voor hun beoordeling van de financiële stand van zaken van IBKW en van de risico’s in de bedrijfsvoering. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader toe te lichten in de bestuursvergadering van 19 juni 2024. Met vriendelijke groet,

drs. J. Schot RA

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 3

INHOUDSOPGAVE 1.

2.

Onze belangrijkste boodschappen aan IBKW ............................................................................... 5 1.1.

Opdrachtbevestiging .................................................................................................................................... 5

1.2.

Materialiteit en normenkader ..................................................................................................................... 5

1.3.

Goedkeurende controleverklaring getrouwheid ......................................................................................... 6

1.4.

Rechtmatigheidsverantwoording ................................................................................................................ 6

1.5.

Het verloop van onze controlewerkzaamheden .......................................................................................... 6

Vermogen, resultaat en continuïteit ........................................................................................... 7 2.1.

Analyse vermogen, resultaat en continuïteit............................................................................................... 7

3.

Jaarverslag ................................................................................................................................. 8

4.

Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 2023 .................................................... 8

5.

6.

4.1.

Interne beheersing....................................................................................................................................... 8

4.2.

Procesbeschrijvingen ................................................................................................................................... 9

4.3.

Voorziening RVU-verplichtingen .................................................................................................................. 9

4.4.

Rechtmatigheid .......................................................................................................................................... 10

4.5.

WNT-verantwoording ................................................................................................................................ 14

4.6.

IT-beheersing ............................................................................................................................................. 14

4.7.

Verwerking van geconstateerde afwijkingen ............................................................................................ 15

Overige onderwerpen............................................................................................................... 16 5.1.

Naleving van wet- en regelgeving en frauderisicobeheersing ................................................................... 16

5.2.

Onafhankelijkheid ...................................................................................................................................... 16

Slot .......................................................................................................................................... 17

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 4

1. Onze belangrijkste boodschappen aan IBKW 1.1.

Opdr achtbevestiging In onze opdrachtbevestiging van 27 september 2023 hebben wij de tussen IBKW en Verstegen accountants en adviseurs met elkaar gemaakte afspraken ten aanzien van het controleren van de jaarrekening 2023 bevestigd. Wij verwijzen u graag naar deze schriftelijke opdrachtbevestiging.

1.2.

Materialiteit en normenkader Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening 2023 als geheel vastgesteld op € 25.000. De berekening hebben wij verricht conform het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en het op 25 september 2023 door het bestuur vastgestelde Controleprotocol IBKW 2023, gebaseerd op 1% van de totale werkelijke lasten over 2023 inclusief de toevoegingen aan de reserves. Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Onze rapporteringstolerantie is vastgesteld op € 1.200. Dit betekent dat alle bij de accountantscontrole geconstateerde (ongecorrigeerde) fouten en onzekerheden op het gebied van de getrouwheid van € 1.200 of hoger in dit accountantsverslag zijn gerapporteerd. Met ingang van verslagjaar 2023 geeft de directie een rechtmatigheidsverantwoording, voor het eerst bij de jaarrekening 2023.

Voor de controle van de jaarrekening 2023 heeft u in uw Controleprotocol IBKW 2023 (inclusief normenkader), uw Controleverordening IBKW 2023 en in uw Financiële verordening IBKW 2023 hierover afspraken gemaakt. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met: • Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden; en • Het Controleprotocol WNT 2023 Wij baseren onze controleopdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in: • de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de normen afkomstig van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO), allen in aangepaste vorm voor de rechtmatigheidsverantwoording; • de geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV, vanwege de rechtmatigheidsverantwoording; • het Controleprotocol IBKW 2023 (inclusief normenkader), vastgesteld door het bestuur op 25 september 2023 en uw eigen verordeningen, kaders en afspraken.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 5

1.3.

Goedkeurende controleverklari ng getrouwheid Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van IBKW afgerond. De jaarrekening 2023 van IBKW geeft een getrouw beeld van het vermogen en het resultaat. Wij verstrekken dan ook een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid. Dit onder het voorbehoud dat deze jaarrekening op 19 juni 2024 ongewijzigd en definitief wordt vastgesteld door het bestuur. De accountantscontrole over verslagjaar 2023 leidt hiermee indirect tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording.

1.4.

Rechtmatig heidsv erantwoordi ng In hoofdstuk 3.3.3 van de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording van de directie opgenomen. De directeur-secretaris heeft conform het door het bestuur vastgestelde Controleprotocol IBKW 2023 (inclusief normenkader) 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves als verantwoordingsgrens (€ 25.009) gehanteerd. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat er rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden boven deze verantwoordingsgrens zijn geconstateerd. In de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag onder hoofdstuk 2.6.4 is een nadere toelichting opgenomen ten aanzien van de rechtmatigheid en zijn individuele rechtmatigheidsfouten en/of rechtmatigheidsonduidelijkheden boven de door het bestuur vastgestelde rapportagegrens van € 50.000 toegelicht. In paragraaf 4.1 hebben wij onze bevindingen bij de rechtmatigheidsverantwoording nader uitgewerkt. Op grond van onze controle zijn wij van oordeel dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.

1.5.

Het verloop van onze control ewerkz aamheden Wij hebben onze controlewerkzaamheden uitgevoerd overeenkomstig de tussen de IBKW en Verstegen opgestelde opdrachtbevestiging. Ter ondersteuning daarvan zijn vooraf risicoanalyses opgesteld, werkafspraken gemaakt en tussentijdse controlewerkzaamheden uitgevoerd. Met betrekking tot het controleproces constateren wij het volgende: De concept-jaarrekening 2023 was bij aanvang van onze jaarrekeningcontrole op 22 januari jl. gereed en van goed niveau. De rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering zijn nieuw in de jaarstukken 2023. IBKW en Verstegen hebben onderling intensief samengewerkt met als resultaat dat de interne en externe rechtmatigheidscontrole kon worden uitgevoerd en de rechtmatigheidsverantwoording voldoet aan de daaraan gestelde eisen. De jaarrekening heeft door uw organisatie prioriteit gekregen en de jaarrekeningcontrole heeft u goed voorbereid. De samenwerking tussen uw organisatie en Verstegen is wederom goed, prettig en constructief verlopen.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 6

De dossiervorming als basis voor onze controle was goed op het moment van start van onze controle. Vragen en opmerkingen die wij hadden zijn goed en tijdig beantwoord. Het onderwerp rechtmatigheid en specifiek de rechtmatigheidsverantwoording heeft een extra beslag op uw en onze capaciteit gelegd. Dit valt buiten de invloedsfeer van IBKW. De wederzijdse afspraken over planning en afronding en uw en onze extra inspanningen hebben ertoe geleid dat de controle binnen de bestuurlijke planning kon worden afgerond. Behoudens onduidelijkheid over rechtmatigheidsverantwoording, buiten de invloedsfeer van IBKW. Onze controlewerkzaamheden zijn intensiever geweest en hebben ook meer tijd gekost dan vooraf overeengekomen. De extra werkzaamheden en de bijbehorende controlekosten zullen wij met het management overleggen en vervolgens een voorstel doen om de aanvullende tijdbesteding in rekening te brengen. Na de vaststelling van de jaarstukken door het bestuur evalueren wij met elkaar het jaarrekeningproces, inclusief de controle. Wij zijn, rekening houdend met het vorenstaande, van mening dat onze gerealiseerde tijdsbesteding en de door ons gerealiseerde controlewerkzaamheden voldoende zijn voor een kwalitatief toereikende uitvoering van onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende controle- en overige standaarden (COS).

2. Vermogen, resultaat en continuïteit 2.1.

Analyse vermogen, resultaat en continuïtei t Het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV) is voor IBKW het geldende verslaggevingsstelsel. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Het is niet toegestaan baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen te muteren. Mutaties in het eigen vermogen vinden plaats op basis van besluitvorming door het bestuur. De jaarrekening 2023 van IBKW is opgesteld in overeenstemming met het van toepassing zijnde model. De door ons gecontroleerde jaarrekening 2023 geeft een eigen vermogen aan per 31 december 2023 van € 1.095.000 (2022: € 1.162.000) en een ‘nihil-resultaat’ na mutaties in de reserves over 2023. Het eigen vermogen van IBKW bestaat volledig uit de bestemmingsreserve huisvesting. De analyse van het gerealiseerde resultaat (baten en lasten) 2023 ten opzichte van de begroting na wijziging 2023 is toereikend toegelicht in de individuele programmaverantwoordingen in het Jaarverslag en in paragraaf 3.3.2 van de Jaarrekening. IBKW heeft een sluitende begroting voor de jaren 2024 tot en met 2027. De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. Het bestuur van IBKW bevestigt dat er geen twijfel bestaat ten aanzien van de financiële omvang van het vermogen van IBKW om de continuïteit te waarborgen.

Wij hebben de continuïteitsveronderstelling als basis voor de jaarrekening 2023 beoordeeld en wij kunnen ons verenigen met de toepassing van de continuïteitsveronderstelling in de jaarrekening.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 7

3. Jaarverslag De jaarrekening 2023 van IBKW is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT). Belangrijke ontwikkelingen en achtergronden met betrekking tot de posten in de jaarrekening zijn duidelijk en volledig toegelicht in de jaarrekening. Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken 2023 andere informatie, die bestaat uit: Nota van aanbieding (hoofdstuk 2.1), Kerngegevens (hoofdstuk 2.2) en Missie, visie en prioriteiten (hoofdstuk 2.3) Programmaverantwoordingen (hoofdstuk 2.4) Paragrafen (hoofdstuk 2.6) Overige gegevens (onderdeel C) Wij hebben de overige informatie gelezen en vastgesteld dat de daarin opgenomen informatie niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten uit het BBV en de Nederlandse Standaard 720 Nadere Voorschriften Controlestandaarden en de verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het jaarverslag en andere informatie mag geen ander beeld oproepen bij de lezer dan de jaarrekening.

Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag 2023 van IBKW de vereiste informatie in voldoende mate weergeeft en niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen.

4. Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 202 3 4.1.

Interne beheersi ng Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. Wij hebben onze signaleringen, bevindingen en adviezen ten aanzien van de verbetering van de interne beheersing op detail-procesniveau met uw medewerkers gedeeld en besproken. Vanuit onze controleopdracht hebben wij de kwaliteit beoordeeld van de interne beheersingsmaatregelen die een directe relatie hebben met de externe verslaglegging en jaarrekening van IBKW. Als een interne beheersings-maatregel de basis vormt voor onze verdere controlewerkzaamheden, dan toetsen wij ook de werking ervan gedurende het jaar. Wij vinden dat er binnen IBKW – rekening houdend met de aard en omvang van de (administratieve) organisatie – geen sprake is van ernstige tekortkomingen in de voor de jaarrekeningcontrole relevante interne beheersingsmaatregelen.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 8

4.2.

Procesbeschrijvingen Het inrichten en beschrijven van de administratieve organisatie door middel van procesbeschrijvingen is een belangrijke waarborg voor een goede procesbeheersing. IBKW heeft haar belangrijkste financiële bedrijfsvoering processen (met financiële beheerhandelingen) nog niet allemaal beschreven. Op basis van onze interim-werkzaamheden merken wij op dat de beschreven processen veelal zijn ingericht als reguliere uit te voeren stappen in het proces (werkinstructies). Wij zien een doorontwikkeling mogelijk om de relevante processen beknopt en overzichtelijk te beschrijven volgens het 6-W model (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel) of de zogenaamde “kruisjeslijsten”. Hiermee kan vooral invulling worden gegeven aan het identificeren van de belangrijkste risico’s per proces en de interne beheersingsmaatregelen als antwoord daarop. Vervolgens kan door de IC hierop worden getoetst. Wij benadrukken dat wij met onze aanbeveling niet het opstellen van een handboek AO/IB bedoelen. IBKW heeft in 2023 het proces inkopen & betalingen volgens het 6-W model (kruisjeslijst) beschreven. Verder adviseren wij om het 6-W model nog voor de volgende processen toe te passen: investeringen en aanbestedingen (inclusief Europese aanbestedingen); personeels- en salarisadministratie; administratie & verslaglegging (o.a.

memoriaalboekingen en totstandkoming begroting en tussentijdse bestuursrapportages); bijdragen van deelnemende gemeenten en andere verkregen bijdragen van derden (baten).

4.3.

Voorzieni ng RVU -verplichtingen Bij onze jaarrekeningcontrole geconstateerd dat er met een langdurig zieke medewerker van IBKW vóór balansdatum 31 december 2023 een RVU-regeling (Regeling Vervroegd Uittreden) is afgesproken. Bij de RVU nemen medewerkers ontslag en volgt er een (maandelijkse) ontslagvergoeding die de ex-medewerker in staat stelt om te overbruggen tot aan de AOW-leeftijd. Aangezien de ex-medewerker in die periode geen activiteiten/prestaties voor de organisatie verricht, dient op 31 december een voorziening te worden getroffen voor de financiële verplichting die de organisatie tegenover de ex-medewerker (en eventueel de Belastingdienst) heeft op basis van deze regeling. Dat betekent voor alle jaren tot aan de AOW-datum. Met de betreffende medewerker is vóór balansdatum 31 december 2023 afgesproken dat deze op 1 juni 2024 uit dienst gaat met een RVU-regeling (maandelijkse brutovergoeding ter hoogte van de fiscale RVU-drempelvrijstelling) tot aan de AOW-datum van 5 januari 2026. Voor de hiermee samenhangende verplichting op balansdatum 31 december 2023 ten bedrage van afgerond € 41.000 heeft IBKW alsnog een voorziening RVU getroffen in de jaarrekening 2023.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 9

4.4.

Rechtmatig heid

4.4.1.

Inleiding In ons vorige accountantsverslag (2022) hebben wij u geïnformeerd over de rechtmatigheidsverantwoording. IBKW heeft actief geacteerd op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording. IBKW heeft in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording van de directie opgenomen. De rechtmatigheidsafwijkingen (rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden) boven de overeengekomen verantwoordingsgrens worden in de rechtmatigheidsverantwoording benoemd. In de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag heeft de directie een nadere toelichting gegeven over de onderwerpen die de rechtmatigheid raken en op welke wijze de interne beheersing en verbeteracties zijn vormgegeven.

4.4.2.

Ontwikkelingen rechtmatigheidsverantwoording Invoeringsdatum rechtmatigheidsverantwoording verslagjaar 2023 Op 27 september 2022 is de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen door de Eerste Kamer. In deze wet is geregeld dat de rechtmatigheidsverantwoording, opgesteld door de directie van IBKW, onderdeel wordt van de jaarrekening. Hiermee is de directie zelf verantwoordelijk voor afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur en de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit zou betekenen dat de accountant met ingang van de jaarrekening 2023 alleen een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) als geheel afgeeft. Tot en met 2022 was dat een controleverklaring met een oordeel over zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Wij hebben uw organisatie en het bestuur hierover eerder geïnformeerd. Aanpassing Gemeentewet, geen aanpassing accountantsnormen Inmiddels is de Gemeentewet aangepast aan de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. De verwachting was dat in het voorjaar van 2024 de wijzigingen in de normen voor de accountantscontrole (het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de normen afkomstig van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) in het Staatsblad gepubliceerd zouden worden.

Zeer recent is, tegen de verwachtingen in, gepubliceerd dat de Algemene Rekenkamer (AR) fundamentele bezwaren heeft tegen de voorgestelde wijzigingen in het BBV en in het BADO. De (beoogde) wijzigingen zijn derhalve niet definitief en hiermee zijn de verslaggevings- en accountantsnormen BBV en BADO formeel ongewijzigd. Overleg tussen het Ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer moet uitwijzen of de AR alsnog met de wijzigingen in de verantwoordings- en accountantsnormen kan instemmen. Afhankelijk hiervan kan de rechtmatigheidsverantwoording wel of niet van toepassing worden verklaard met ingang van verslagjaar 2023. Op dit moment is de uitkomst hiervan onzeker.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 10

Wel een oordeel over rechtmatigheid Gemeenschappelijke regelingen en gemeenten worden op dit moment opgeroepen om de rechtmatigheidsverantwoording wel op te nemen in de jaarrekening. Dit conform besluitvorming door de Eerste Kamer op 27 september 2022 en de door u inmiddels aangepaste en vastgestelde (interne) verordeningen en afspraken die hierover door vertegenwoordigende organen met het bestuur gemaakt zijn. De accountantscontrole over verslagjaar 2023 leidt uiteraard wel tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, maar de vorm van het accountantsoordeel is nog afhankelijk van de uitkomsten van het overleg tussen het Ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer. Het accountantsoordeel zal daardoor of “indirect” zijn via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording (de beoogde nieuwe situatie met ingang van 2023) of “direct” zijn via een rechtmatigheidsoordeel, zoals dat over de verslagjaren tot en met 2022 is gerapporteerd door de accountant. Helderheid gevraagd De VNG heeft het ministerie van BZK en de AR opgeroepen om zo snel mogelijk helderheid te geven.

Omdat de verslaggevings- en accountantsnormen niet zijn aangepast en accountants hiermee geen formele grondslag hebben voor het kunnen afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023, is aan accountants en ook aan Verstegen verzocht om te wachten met het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en dus ook bij IBKW. Dit standpunt volgen wij. Wij hebben de jaarrekening 2023 gecontroleerd uitgaande van de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording (alsnog) formeel wordt bekrachtigd en voor verslagjaar 2023 van toepassing zal zijn. 4.4.3.

Begrotingsonrechtmatigheid Onderdeel van de (interne) rechtmatigheidscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording is begrotingsrechtmatigheid. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid beoordeelt IBKW de begrotingsafwijkingen per programma voor zowel de lasten en de baten als de afwijkingen op investeringskredieten. Over 2023 heeft IBKW volgens de gewijzigde begroting 2023 € 2.639.000 aan lasten na bestemming begroot (primitieve begroting 2023 € 2.630.000) tegenover € 2.500.000 aan werkelijke lasten (2022: € 2.361.000). Dit geldt ook voor de baten over 2023. Dit betekent een onder-realisatie van de lasten en baten in 2023. IBKW kent twee programma’s en overhead. Op deze twee programma’s en overhead is in 2023 sprake van de volgende begrotingsafwijkingen op de lasten en de baten: Programma

Werkelijk 2023

Begroot (na wijzigingen) 2023

LASTEN Programma 1 WWB

€ 1.703.083

€ 1.793.800

Programma 2 Frictie Overhead

€0 € 597.288

€0 € 630.479

BATEN Programma 1 WWB

€ 1.703.083

€ 1.793.800

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Afwijking begroting 2023

€ 90.717 (onderschrijding) €0 € 33.191 (onderschrijding) € 90.717 (onderschrijding)

Pagina 11

Programma 2 Frictie Overhead

€0 € 530.139

€0 € 562.979

€0 € 32.840 (onderschrijding)

In 2023 is sprake van de volgende (begroting)afwijkingen op de investeringskredieten: Afwijkingen kredieten van gerealiseerde investeringen Onderschrijding op (afgesloten) investeringskrediet

Bedrag € 3.515

In november 2023 is door de commissie BBV in de gewijzigde Kadernota Rechtmatigheid 2023 een nadere duiding gegeven aan het begrip Begrotingsonrechtmatigheid: 1. Er is hiervan sprake als de directie bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door het bestuur vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt. 2. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door het bestuur zijn vastgesteld voor het einde van het boekjaar. 3. Bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en ook bij lagere/hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig* met begrotingswijzigingen is aangepast. Het derde onderdeel is een uitbreiding van het begrip begrotingsonrechtmatigheid. *Hoe niet tijdig wordt geïnterpreteerd, wordt bepaald door de ‘spelregels’ (afspraken) tussen het bestuur en de directie. De spelregels met betrekking tot het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten en investeringsbudgetten (kredieten) en bij lagere/hogere baten ten opzichte van de begroting zijn veelal in de financiële verordening art. 212 Gemeentewet opgenomen. IBKW heeft in de vernieuwde financiële verordening 2023 ex. artikel 212 Gemeentewet geen afspraken opgenomen over wat in dit opzicht tijdig is.

Dit betekent dat de in het bovenstaand overzicht opgenomen begrotingsonderschrijdingen op de lasten en de baten en de onderschrijding op het investeringskrediet ‘begrotingsonrechtmatig’ worden en moeten worden verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording. Advies aan de directeur-secretaris is om op dit punt wel afspraken te maken en vast te leggen met het bestuur van IBKW. Voor de melding en nadere toelichting op de begrotingsafwijkingen per programma voor zowel de lasten en de baten als de afwijking op het investeringskrediet verwijzen wij naar uw inhoudelijke analyse in hoofdstuk 3.3.2 van de jaarrekening 2023. IBKW heeft in dit hoofdstuk (3.3.2) en in de rechtmatigheidsverantwoording (hoofdstuk 3.3.3) de begrotingsafwijkingen gewogen en bepaald welke begrotingsafwijkingen rechtmatig zijn, onrechtmatig zijn en welke onrechtmatigheden volgens het beleid van het bestuur ‘acceptabel’ worden verklaard. De conclusie van IBKW dat er geen ‘onacceptabele’ begrotingsonrechtmatigheden zijn vastgesteld delen wij.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 12

4.4.4.

(Europese) aanbesteding Onderdeel van het vastgestelde normenkader van IBKW zijn regels en voorschriften ten aanzien van Europese aanbestedingsregels. IBKW controleert of juiste naleving van deze Europese (EU) aanbestedingsregels heeft plaatsgevonden. Deze controle is een belangrijk onderdeel van de (interne) rechtmatigheidscontrole en van de rechtmatigheidsverantwoording. Uit de (verbijzonderde) interne rechtmatigheidscontrole zijn rechtmatigheidsfouten geconstateerd als gevolg van niet naleving van de Europese aanbestedingsverplichtingen voor een totaalbedrag van € 188.000. Dit betreffen werkelijke onrechtmatige uitgaven in 2023 als gevolg van twee (in het verleden) niet Europees aanbestede inhuuropdrachten. IBKW heeft deze rechtmatigheidsfout van € 188.000 verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening en nader toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag. In deze paragraaf heeft de directie ook beschreven welke actie is of wordt ondernomen om vermelde rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen. De conclusie van IBKW dat er in 2023 sprake is van (financieel) onrechtmatige uitgaven delen wij. Wij merken op dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid van IBKW dateert uit 2018 en is verouderd. Wij benadrukken het belang dat dit beleid periodiek wordt geactualiseerd (o.a. aanpassing drempelbedragen).

4.4.5.

Rechtmatigheidsafwijkingen 2023 In de rechtmatigheidsverantwoording 2023 in de jaarrekening heeft u de rechtmatigheidsafwijkingen opgenomen en de afwijkingen die daarvoor in aanmerking komen nader toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hieronder hebben wij het kader van het bestuur voor de (interne) rechtmatigheidscontrole en rechtmatigheidsverantwoording opgenomen waaraan IBKW moet voldoen. Het kader is uitgebreid met de normen waaraan de accountant moet voldoen. Onderwerp

Percentage

Totale lasten 2023 Realisatie volgens Jaarrekening 2023 Toevoegingen aan de reserves 2023 Realisatie volgens Jaarrekening 2023 Basis voor berekening goedkeuringstolerantie getrouwheid en verantwoordinggrens rechtmatigheid Accountant Materialiteit BADO voor getrouwheidsfouten Materialiteit BADO voor onzekerheden in de controle Rechtmatigheid Verantwoordingsgrens (regulier) voor de financiële rechtmatigheidstoetsing, vastgesteld door het bestuur Rapporteringsgrens voor individuele rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden in de paragraaf Bedrijfsvoering

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Bedrag € 2.450.919 € 50.000 € 2.500.919

1% 3%

€ 25.000 € 75.000

1%

€ 25.009 € 50.000

Pagina 13

Rechtmatigheidsafwijking Onderschrijding lasten op Programma 1 WWB Onderschrijding baten op Programma 1 WWB Onderschrijding lasten Overhead Onderschrijding baten Overhead Onderschrijding investeringskrediet Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed TOTAAL

Fout

Onduidelijk

Onrechtmatig

Acceptabel

€ 90.717

N.v.t.

N.v.t.

€ 90.717

€ 90.717

N.v.t.

N.v.t.

€ 90.717

€ 33.191

N.v.t.

N.v.t.

€ 33.191

€ 32.840

N.v.t.

N.v.t.

€ 32.840

€ 3.515

N.v.t.

N.v.t.

€ 3.515

€ 188.000

N.v.t.

€ 188.000

N.v.t.

€ 438.980

N.v.t.

€ 188.000

€ 250.980

Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. 4.5. 4.5.1.

WNT-verantwoor ding Controlebevindingen en aanbevelingen Wij hebben de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording 2023 gecontroleerd overeenkomstig de door de minister vastgestelde Regeling controleprotocol WNT 2023. Daarbij zijn door ons geen afwijkingen geconstateerd.

4.5.2.

Beperkingen in de rei kwijdte van onze controlewerkzaamheden Het doel van het controleprotocol WNT is om vast te stellen of de bezoldiging van de directie en het bestuur overeenkomt met de bepalingen van de WNT en juist is gepresenteerd in de WNT-verantwoording. Wij kunnen op grond van de uitvoering van het WNT-protocol niet uitsluiten dat de uitbetaalde bezoldiging volledig overeenkomt met de daarover gemaakte afspraken tussen het bestuur en de directie. Bijvoorbeeld omdat wij geen weet hebben van een separaat gemaakte bezoldigingsafspraak. Het kan daardoor voorkomen dat de WNT correct is toegepast, terwijl de bezoldiging afwijkt van gemaakte afspraken. Als de in de WNT-verantwoording verantwoorde bezoldiging niet overeenkomt met uw beeld van de gemaakte afspraken of met uw eigen administratie, verzoeken wij u ons zo snel mogelijk daarover te informeren. Wij kunnen dan op grond van uw informatie onze controlebevindingen evalueren.

4.6.

IT-beheersi ng Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 14

Onze werkzaamheden richten zich vooral op de IT-beheersingsmaatregelen die relevant zijn in het kader van onze opdracht voor het controleren van de jaarrekening. Wij benadrukken dat onze werkzaamheden zich niet richten op alle IT-risico’s en -beheersingsmaatregelen, zoals bijvoorbeeld de risico’s en beheersingsmaatregelen die voortvloeien uit cybercriminaliteit. Onze beoordeling van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen IBKW, voor zover noodzakelijk voor de jaarrekeningcontrole, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader dienen te worden gerapporteerd. IBKW heeft een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) voor de ICT-hosting afgesloten met Gemeenschappelijke Regeling IJsselgemeenten waarin de onderlinge afspraken en verantwoordelijkheden formeel zijn geregeld. IBKW toetst en evalueert nog onvoldoende zichtbaar (reproduceerbaar) de kwaliteit van de overeengekomen ICT-dienstverlening door GR IJsselgemeenten en de naleving van de gemaakte afspraken in de DVO. Ondanks dat de ICT-dienstverlening is belegd bij de GR IJsselgemeenten, is het van belang dat GR IBKW de afspraken in de DVO en de beveiliging van de ICT-infrastructuur (zichtbaar/reproduceerbaar) blijft monitoren en bewaken. Hiermee kunnen eveneens risicogebieden en verbetermogelijkheden worden geïdentificeerd. 4.7.

Verwerki ng van g econstateerde afwijkingen Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn naar aanleiding van onze controle de volgende materiële correcties doorgevoerd in de jaarrekening 2023: 1. Vorming (nieuwe) voorziening voor RVU-verplichtingen van € 41.458; 2. Aanvullende dotatie aan de voorziening voor verlofsparen van € 20.658. Er hebben naar aanleiding van onze controle correcties plaatsgevonden in de jaarstukken, dit betroffen naast cijfermatige correcties tekstuele aanpassingen, zoals aanpassingen met betrekking tot presentatie-, rubricerings- en toelichtingsvereisten van het BBV, begrotingsrechtmatigheid en de rechtmatigheidsverantwoording. Inhoudelijk zijn er over de jaarrekening 2023 en de doorgevoerde correcties geen meningsverschillen geweest met uw organisatie. Naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden resteren geen ongecorrigeerde getrouwheidsfouten en onzekerheden in de controle groter dan de rapporteringstolerantie van € 1.200 en de goedkeuringstolerantie van € 25.000. Hierdoor is de strekking van de controleverklaring 2023 goedkeurend voor getrouwheid.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 15

5. Overige onderwerpen 5.1.

Naleving van w et - en regelgeving en fr auderisicobeheersi ng Wij betrekken bij onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende standaarden, de naleving van wet- en regelgeving en frauderisico’s. Daarbij richten wij ons op risico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang in de jaarrekening. Wij hebben op basis van onze controlewerkzaamheden de risicofactoren voor overtredingen van wet- en regelgeving en fraude geëvalueerd. Frauderisicofactoren kunnen voortvloeien uit bijvoorbeeld leveranciersselectie, (contant) geldverkeer, bewuste beïnvloeding door het bestuur en/of het management van de presentatie (jaar)cijfers teneinde een ander beeld voor te stellen dan de werkelijkheid en misbruik/oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen van de IBKW. Onze controle heeft geen afwijkingen van wet- en regelgeving of aanwijzingen voor fraude aan het licht gebracht. IBKW heeft beleid dat gericht is op het systematisch identificeren en beheersen van deze risico’s. Wij constateren dat er in de bedrijfsvoering belangrijke maatregelen zijn getroffen om dergelijke risico’s te beheersen. Deze maatregelen bestaan hoofdzakelijk uit het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden, het realiseren van functiescheiding, procedures, intern toezicht en externe controle.

Naar onze mening wordt het risico van (materiële) fraude en overtreding van wet- en regelgeving hierdoor teruggebracht. Wij adviseren hierbij nog wel om als onderdeel van het risicomanagementsysteem periodiek een separate risicoanalyse op deze thema’s uit te voeren en daarbij te evalueren of er voldoende beheersingsmaatregelen zijn getroffen. Onze eigen controlewerkzaamheden hebben overigens geen relevante afwijkingen van wet- en regelgeving of aanwijzingen voor fraude aan het licht gebracht. Daarbij merken wij nog wel op dat van ons niet verwacht kan worden dat elke overtreding van wet- en regelgeving of fraude door ons ontdekt wordt. Dat heeft onder andere te maken met het mogelijk opzettelijke karakter van dergelijke overtredingen en fraude. In onze gesprekken met de organisatie is bevestigd dat er geen fraude heeft plaatsgevonden en ook geen vermoeden is van fraude.

5.2.

Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Daarvoor treffen wij – overeenkomstig onze standaarden en interne kwaliteitsprocedures – diverse maatregelen. Op basis van de uitvoering van deze maatregelen kunnen wij bevestigen dat wij de controleopdracht voor de jaarstukken van IBKW op onafhankelijke wijze hebben kunnen uitvoeren en afronden. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2023 hebben wij geen werkzaamheden verricht naast onze controlewerkzaamheden en de direct daaruit voortvloeiende ondersteuning en advisering over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 16

Tot slot bevestigen wij dat geen sprake is van een langdurige betrokkenheid (zeven jaar of meer) van één van de teamleden bij de controleopdracht voor de IBKW.

6. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen en u van dienst te zijn geweest met de vermelde ontwikkelingen en aanbevelingen.

CONCEPT Accountantsverslag 2023

GR Ingenieursbureau Krimpenerwaard

Pagina 17