bijlage 4 - Accountantsverslag jaarstuk 2022 Streekarchief Midden-Holland

Accountantsverslag jaarrekeningcontrole 2022 Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief

1

Accountantsverslag jaarrekeningcontrole 2022 Geacht bestuur, Wij delen u mee dat wij de controle van de administratie en de jaarrekening 2022 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief te Gouda hebben afgerond. In dit accountantsverslag brengen wij onze bevindingen onder uw aandacht. Wij merken op dat het Streekarchief haar interne administratieve organisatie en interne beheersing goed op orde heeft. Ook de kwaliteit van de jaarrekening is van een goed niveau. Dit heeft als gevolg dat wij een beperkt aantal bevindingen hebben bij onze werkzaamheden over boekjaar 2022. De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen zijn voor een groot deel een herhaling van de onderwerpen die wij hebben benoemd in de management-letter en accountantsverslag bij de controle van 2021. Dit omdat wij van mening zijn dat deze onderwerpen nog steeds relevant zijn en de nodige aandacht behoeven. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening 2022 en rechtmatigheid van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met mevrouw C. Bakker. 1.

Controleverklaring

2. Controleaanpak

5. Bevindingen ten aanzien van de AO/IC inclusief follow up bevindingen interim 6. Ontwikkelingen Commissie BBV – ‘in control’ statement 7. Onafhankelijkheid 8. Tenslotte

1. Controleverklaring Wij hebben het voornemen om een controleverklaring met een goedkeurend oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening 2022 en een goedkeurend oordeel over de financiële rechtmatigheid af te geven. Dit houdt in dat de bedragen in overeenstemming zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals vermeld in het normenkader en toetsingskader van de gemeenschappelijke regeling en de beleidsregels toepassing WNT, inclusief het controleprotocol WNT. Deze verklaring zal worden opgenomen in de jaarrekening.

3. Follow up Accountantsverslag 2021 4. Bevindingen jaarrekeningcontrole •

Getrouwheid

•

Informatiewaarde jaarrekening en jaarstukken

•

Rechtmatigheid (begrotingsrechtmatigheid, voorwaarden, M&O)

2

Accountantsverslag jaarrekeningcontrole 2022 2. Controleaanpak

Volledigheid van de omzet

Wij hanteren een “top-down” en “risk-based” controleaanpak. Dat houdt in dat wij ons concentreren op het eindproduct waarbij wij een controleverklaring afgeven. Daarnaast bepalen wij waar in de jaarrekening de kans op materiële onjuistheden het grootst is en stemmen daar onze werkzaamheden op af. Deze werkwijze is in overeenstemming met de Nederlandse normen voor controleopdrachten.

Streekarchief heeft verschillende opbrengststromen waarbij de bijdragen van gemeenten veruit de grootste is. Wij hebben de juistheid en volledigheid van de verantwoorde omzet uit deze stroom gecontroleerd, onder andere middels het toetsen van de verantwoorde omzet aan onderliggende beschikkingen.

De kernpunten van onze controle Op grond van onze initiële risico-inschatting hebben wij een aantal kernpunten voor onze controle vastgesteld. Deze kernpunten van onze controle betreffen het rechtmatigheidsaspect, WNT verantwoording, de juiste verdeling van de baten en lasten over de programma’s en de mutaties in de bestemmings- en egalisatiereserve. Deze kernpunten vormen geen volledige weergave van de gehele controle. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 15.275. Als het aantal ongecorrigeerde controleverschillen groter is dan dit bedrag, dan kan dit impact hebben op de strekking van het oordeel in de controleverklaring. Dit houdt overigens niet in dat de diepgang van onze controle zich uitsluitend richt op jaarrekeningposten of transacties groter dan dit normbedrag. De materialiteit uit hoofde van Wet Normering Topinkomens (WNT) is opgenomen in het Controleprotocol WNT. Grondslagen financiële verantwoording De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording (BVV) daarvoor geeft. Onze controle is erop gericht dat de cijfers een getrouw beeld geven van de werkelijkheid en voldoen aan het rechtmatigheidsaspect.

Wij stellen tevens vast of de grondslagen zoals gehanteerd in de jaarstukken van het Streekarchief in overeenstemming zijn met de voorschriften volgens de BBV.

Beheersmaatregelen inkoop- en betalingsproces Wij hebben de interne beheersmaatregelen op het gebied van het inkoop- en betalingsproces getoetst om de juistheid, getrouwheid en rechtmatigheid van de uitgaande geldstroom te waarborgen. Personeelslasten Het personeelsbestand van Streekarchief is beperkt. Er wordt gebruik gemaakt van een salarisverwerkingsbureau. Wij hebben een volledige gegevensgerichte controleaanpak gehanteerd. Voor de WNT-controle is het nieuwe controleprotocol doorgenomen en de uitgaande geldbeweging naar de topfunctionarissen gecontroleerd en aangesloten met de brondocumentatie. Het risico van doorbreking van interne beheersingsmaatregelen door de leiding van de huishouding Wij voeren controles uit om het risico van fraude door het management en het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen te identificeren en te minimaliseren. Wij controleren onder meer de processen die het meest in aanmerking komen om door het management te worden beïnvloed, zoals de niet routinematige processen. Aanvullend zijn de schattingsgevoelige posten en de correcties die ultimo boekjaar zijn gemaakt in detail gecontroleerd en de onderliggende onderbouwing kritisch beoordeeld. De schattingsposten in de jaarrekening van Streekarchief zijn beperkt en niet complex.

3

Accountantsverslag jaarrekeningcontrole 2022 3. Follow up Accountantsverslag en management-letter 2021

Narekening Servicekosten

Naar aanleiding van de verrichte interim-controle hebben wij met de organisatie de follow up van het accountantsverslag 2021 besproken. De follow-up hebben wij verwerkt in de in hoofdstukken 4 en 5 van dit verslag.

Wij merken op dat er in de periode van de controle een narekening van de service kosten van het Gouwe depot binnen kwam voor 2020 (€ 6K) en 2021 (€ 11K.). Dit is een een nieuwe concept versie van de jaarrekening verwerkt. .

4. Bevindingen ten aanzien van de jaarrekeningcontrole

In het verhuurcontract van de gemeente Goudamerken wij op dat hier niet duidelijk in staat welke service kosten worden doorbelast en hoe de hoogte daarvan wordt bepaald en welke rol het Streekarchief hierin heeft. Ook is niet duidelijk in welke periode de jaarafrekening verwacht kan worden. Wij adviseren het Streekarchief hierover duidelijke afspraken te maken met de gemeente om ‘verrassingen’ te voorkomen.

Wij benadrukken nogmaals dat een aantal onderwerpen in dit hoofdstuk ook al zijn benoemd in het vorige accountantsverslag. We vinden deze onderwerpen dermate belangrijk om ze dit jaar nogmaals onder de aandacht te brengen. Analyse van het rekeningresultaat 2022 Het overzicht van baten en lasten sluit met een voordelig saldo van € 14.614 (2021: € 10.433 positief). In de begroting na wijziging werd uitgegaan van € 5.843 positief resultaat.

Reactie klant: De bespreking van de precieze demarcatieafspraken over de servicekosten (m.a.w. wat is voor rekening van huurder en wat voor verhuurder) en de verwachte planning van de afrekening zal aan de orde worden gesteld in 2023.

De baten liggen op programmaniveau in lijn met de begroting na wijziging. Het hogere resultaat is met name als gevolg van lagere lasten uit het programma overhead. Voor een verdere analyse hiervan verwijzen we naar de jaarstukken. Weerstandsvermogen In de jaarstukken in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ is een heldere analyse gemaakt van het gewenste weerstandsvermogen. Hierbij is ook de Nota reserves en voorzieningen, de meest recente risico-analyse en de monitoring hierop betrokken. De conclusie is dat er geen aanleiding is om de opbouw van het weerstandsvermogen aan te passen. Daarnaast is door het positief rekeningresultaat in 2022 het weerstandsvermogen sneller dan verwacht naar het in de nota gestelde plafond (10% van de begroting) te brengen.

4

Accountantsverslag jaarrekeningcontrole 2022 4. Bevindingen ten aanzien van de jaarrekeningcontrole(vervolg)

Rechtmatigheid

Onderhoudsegalisatievoorziening (groot onderhoud)

Begrotingsonrechtmatigheid

Streekarchief heeft als bijlage bij het verhuurcontract met bibliotheek Gouda een meerjarenonderhoudsplan voor het gebruikersonderhoud Gouwedepot 2014 – 2054 opgenomen. Dit meerjarenonderhoudsplan bevat een verwachte kostenraming.

Normenkader niet expliciet goedgekeurd door AB

Streekarchief vormt sinds 2014 op basis van dit meerjarenonderhoudsplan een voorziening huurdersverplichting in het groot onderhoud. De voorziening onderhoud voor 2022 is € 91.960. Het saldo was in 2021 € 83.535 In 2022 heeft er slechts een dotatie plaatsgevonden voor de voorziening onderhoud. Gezien de ouderdom van dit onderhoudsplan dient dit herzien en tegen huidige prijzen herrekend te worden. Wij hebben begrepen dat in 2023 het huurderdeel van het meerjarenonderhoudsplan zal worden herzien. De jaarstukken geven zowel kwantitatief als kwalitatief een goede weergave van het financiële jaar. Alle verplichte paragrafen komen terug in de jaarstukken en hebben een goede informatiewaarde. De analyse van het rekeningresultaat ten opzichte van de begroting na wijziging wordt zowel in de jaarrekening als in de overige jaarstukken op programmaniveau afdoende toegelicht. Daarmee is de informatiewaarde van de jaarstukken van een kwalitatief goed niveau. was wat er is aangepast. Vanuit Streekarchief is tijdens de controle een aanpassing geweest voor de service kosten dat effect heeft gehad op het resultaat.

Wij merken op dat het normen- en toetsingskader voor 2022 niet expliciet is goedgekeurd door het Algemeen Bestuur. Ook al zijn er geen wijzigingen noodzakelijk geacht in het normen- en toetsingskader, adviseren wij elk jaar het normen- en toetsingskader expliciet goed te keuren. Reactie klant: Het normenkader is over 2023 alsnog schriftelijk goedgekeurd door het AB in februari 2023. Voor komende jaren staat dit normenkader standaard geagendeerd op de AB-vergadering van november Voorwaardencriterium Wij hebben het normen- en toetsingskader 2020 gebruikt voor de accountantscontrole op de financiële rechtmatigheid. Wij hebben tijdens onze controle geen signalen ontvangen of onjuistheden geconstateerd die duiden op financiële onrechtmatigheid. Verloop van de controle Tijdens de controle hebben we onze constateringen besproken en zijn deze opgepakt door Streekarchief om te laten aanpassen in de jaarrekening. Dit heeft tot een goede samenwerking geleid waarbij het duidelijk

Reactie klant: De aanpassing van het meerjarenonderhoudsplan voor het eigenarendeel zal door de gemeente Gouda naar verwachting pas op zijn vroegst in 2024 plaatsvinden. Voor het huurdersdeel laat SAMH dit eerder uitvoeren om niet voor onverwachte tekorten te komen te staan in verband met gestegen onderhoudskosten.

5

Accountantsverslag jaarrekeningcontrole 2022 Fraude en continuïteit Voor een wettelijke controle voor boekjaren eindigend na 15 december 2022 dient een paragraaf in de controleverklaring opgenomen te worden over fraude en continuïteit. Bij andere controles kan deze rapportering vrijwillig worden toegepast. Zirkzee Audit heeft ervoor gekozen dit niet toe te passen in de controleverklaring bij de jaarrekening 2022 van Streekarchief Midden-Holland. Mocht deze rapportering in de toekomst wel verplicht worden voor het Streekarchief, dan zou er als voorbeeld dit soort tekst verwacht kunnen worden in de accountantsverklaring: ‘Controleaanpak frauderisico's Wij hebben tijdens onze controle ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. Deze risico’s hebben betrekking op het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen van management en het naleven van BBV voorwaarde. Hierop hebben wij verschillende werkzaamheden uitgevoerd, waaronder werkzaamheden op het in kaart brengen van de interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden. De uitgevoerde werkzaamheden bevatten geen bevindingen die wijzen op een indicatie van fraude of materiele onjuistheden.’

‘Controleaanpak continuïteit Wij hebben ingespeeld op de geschiktheid van de door het management gehanteerde continuïteitsveronderstelling bij het opstellen en presenteren van de financiële overzichten. Wij hebben dit gedaan door een mix van risicoanalyse werkzaamheden en specifieke werkzaamheden op de continuïteit uit te voeren. In de planningsfase en in de afsluitende fase van onze controle hebben wij een cijferbeoordeling uitgevoerd om inzicht te krijgen in de geldende continuïteitsrisico’s voor Streekarchief Midden-Holland. Wij hebben management verzocht een inschatting te maken van de risico’s omtrent continuïteit. Bij de verdere werkzaamheden gedurende onze controle hebben wij overwogen of er indicaties zijn van mogelijke materiele onzekerheid bij de continuïteit. We hebben kennisgenomen van de uitkomsten van de begroting zie ook de passage 4.4.2. Wij hebben kennisgenomen van het weerstandvermogen van Streekarchief. Daarnaast hebben wij een inventarisatie gemaakt van factoren die de continuïteit kunnen beïnvloeden. Wij hebben geen gebeurtenissen of omstandigheden geïdentificeerd die gerede twijfel kunnen doen ontstaan over de mogelijkheid van de entiteit om haar continuïteit te handhaven.’

6

Accountantsverslag jaarrekeningcontrole 2022 5. Bevindingen ten aanzien van de AO/IC Tijdens de eindejaarscontrole hebben wij de opzet en bestaan van de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld die zijn gericht op het waarborgen van een betrouwbare (financiële) verslaggeving binnen uw stichting. In dit verslag rapporteren we over onze bevindingen betreffende de administratieve organisatie en interne controle van de werkprocessen inkopen en betalingen, personeel en salarissen en omzet. Wij stellen vast dat de opzet en werking van de voor accountantscontrole relevante AO/IC toereikend is. In dit hoofdstuk hebben wij aanbevelingen opgenomen die vorig jaar ook aan de orde zijn gekomen in het accountantsverslag, maar wij merken op dat we deze zodanig belangrijk vinden om deze punten dit jaar te herhalen in het accountantsverslag. Bevindingen voorgaand jaar Functievermenging inkoop- en betalingsorganisatie Gezien de situatie rondom het COVID-19 virus en de daarbij behorende getroffen maatregelen door de overheid, waardoor het Streekarchief langere periode dicht is geweest en medewerkers zoveel mogelijk thuis moesten werken, is door de organisatie gekozen de rechten van medewerker financiële administratie binnen het betaalproces aan te passen. Hierdoor heeft de medewerker een groot gedeelte van 2020 volledige bevoegdheden gehad voor de ING-betaalrekening.

Omdat de medewerker ook toegang heeft tot de financiële administratie zou dit kunnen leiden tot onrechtmatige betalingen en daarom een frauderisico en dus ook een significant risico voor onze controle. De impact van een mogelijke afwijking is relatief hoog gezien de hoogte van het banksaldo, echter schatten wij de kans op afwijking lager in omdat er interne beheersingsmaatregelen zijn getroffen met een detectief karakter zoals het accorderen van bankafschriften en betaallijsten en het feit dat de administratie is uitbesteed aan derden waardoor functiescheiding bewaard blijft.

Wij hebben vastgesteld dat deze situatie in 2022 ongewijzigd is geweest. Wij hebben in verband met dit verhoogde risico extra werkzaamheden uitgevoerd om het risico tot een aanvaardbaar laag niveau te reduceren, zoals het uitvoeren van een uitgebreidere steekproef op betalingen en boekingen van kostenfacturen. Daarnaast hebben wij gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd op de afboekingen van de betaalrekening, om vast te stellen dat er geen onrechtmatige betalingen naar de medewerker zijn gedaan. Door de uitgevoerde bovenstaande werkzaamheden hebben wij het risico naar een aanvaardbaar laag niveau weten te reduceren. Onze aanbeveling is om: •

de betaalbevoegdheden binnen de online bankomgeving zo snel mogelijk te herstellen zodat dit risico ondervangen wordt.

Budgethouders regeling van 2014 en niet meer geactualiseerd De budgethouders regeling is voor het laatst geüpdatet in 2014. Wij adviseren om deze opnieuw te actualiseren.

7

Accountantsverslag jaarrekeningcontrole 2022 6.

Ontwikkelingen Commissie BBV – ‘in control’ statement

Met ingang van 2023 legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af over de rechtmatigheid. Met deze wijziging vervalt de rechtmatigheidsverklaring door de accountant. Het dagelijks bestuur zal dan een In Control Statement (ICS) door het afgegeven. Het ICS en de verantwoording over rechtmatigheid worden beiden door het Dagelijks Bestuur afgegeven, maar zijn niet onderling uitwisselbaar. In de verantwoording over rechtmatigheid legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af over de rechtmatigheid van de baten en lasten op een drietal criteria: Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Met een ICS verklaart het Dagelijks Bestuur dat de interne beheersings- en controlesystemen van een gemeente adequaat en effectief zijn. Het gaat om borging van een diversiteit aan processen, beheersing van risico's én om de competenties van de medewerkers. In tegenstelling tot de verantwoording over de rechtmatigheid kent de ICS geen wettelijke verankering in het BBV.

•

het opstellen van een intern controleplan, waarin de rechtmatigheidsonderdelen worden geïdentificeerd, en vervolgens per rechtmatigheidsonderdeel op basis van de risico-analyse de interne controlewerkzaamheden en het aantal te toetsen items (en de manier van selecteren) wordt bepaald.

•

het opstellen van testsheets waarin de rechtmatigheidsaspecten worden vastgelegd.

•

het identificeren van de totaal te controleren populatie waarover een rechtmatigheidsoordeel moet worden gegeven;

Wij hebben begrepen dat om te komen tot een ICS Streekarchief in gesprek is met hun administratieverwerker voor een plan van aanpak. Wij adviseren u een jaarplanning te maken met een interne controlecyclus. Aan de volgende stappen dient te worden gedacht:

•

een onafhankelijke selectie van items conform intern controleplan;

•

het adequaat invullen van testsheets, welke zijn onderbouwd met controleinformatie (brondocumenten);

•

het opstellen van een (tussentijds) memo met een samenvatting van de uitgevoerde aanpak en bevindingen en evaluatie van de toereikendheid van de verrichte werkzaamheden. Eventueel dienen aanvullende interne controlewerkzaamheden te worden verricht;

•

evaluatie van de verrichtte werkzaamheden en bevindingen en het (tussentijds) memo door een onafhankelijk persoon;

•

eventuele rechtmatigheidsfouten dienen binnen het begrotingsjaar te worden hersteld en te worden goedgekeurd door het Algemeen Bestuur;

•

het trekken van een conclusie op het rechtmatigheidsaspect per rechtmatigheidsonderdeel.

•

het jaarlijks heroverwegen van het normen- en toetsingskader;

•

het laten vaststellen van het normen- en toetsingskader door Algemeen Bestuur;

•

het opstellen van een intern controleplan, welke vooraf wordt gegaan van een risico-analyse;

•

in de risico-analyse betrekt de organisatie het normen- en toetsingskader, de financiële stromen, eventueel gewijzigde primaire processen en wijzigingen van betrokken ‘key medewerkers’ bij deze processen, om te komen tot een intern controleplan;

Vervolgens zal de organisatie de interne controlewerkzaamheden moeten (laten) verrichten. Hierbij zijn de volgende stappen relevant:

8

Accountantsverslag jaarrekeningcontrole 2022 7. Onafhankelijkheid In de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en het erbij behorende Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) zijn regels opgenomen met betrekking tot de onafhankelijkheid van accountantsorganisaties ten opzichte van de cliënt. In 2022 hebben wij bij de controle geen onafhankelijkheidsissues geconstateerd. 8.

Ten slotte

Het accountantsverslag is primair bedoeld voor het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur van Streekarchief. Dit verslag mag niet zonder onze uitdrukkelijk toestemming vooraf, geheel of gedeeltelijk aan derden verstrekt worden. Wij accepteren geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere personen die dit verslag in handen of ter inzage krijgt. Met het accountantsverslag verwachten wij u voldoende te hebben geïnformeerd over onze bevindingen bij uitvoering van de controle van de jaarrekening 2022. Wij verwachten hiermee te hebben bijgedragen aan het goedkeuringsproces van de jaarrekening. Graag willen wij hierbij onze waardering uitspreken voor de verkregen medewerking bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Indien gewenst zijn wij graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Wij willen ook in de toekomst graag jullie voorzien van onze dienstverlening. Hoogachtend, Zirkzee Audit B.V.

9