Document · PDF

bijlage 3 - Programmabegroting 2022 SAMH

Gemeenteraad 3 juni 2021, gemeente Krimpen Ad IjsselBij agendapunt: Raadsvoorstel begroting Streekarchief Midden-Holland (SAMH) 2022 en Jaarstukken 20206.222 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Klein Amerika 20 2806 CA GOUDA

Programmabegroting 2022

Vastgesteld door: Dagelijks bestuur d.d. 23 juni 2021 Algemeen bestuur d.d. 7 juli 2021

Inhoudsopgave

Programmabegroting 2022 1

Beleidsbegroting Programma's ..........................................................................................3 1.1

Inleiding ..................................................................................................................4

1.2

De programma's.......................................................................................................4

1.2.1

In bewaring nemen................................................................................................4

1.2.2

Bewaren en beheren .............................................................................................5

1.2.3

Ontsluiten / beschikbaar stellen...............................................................................5

1.2.4

Educatie, advisering en toezicht ..............................................................................6

1.2.5

Algemene dekkingsmiddelen ..................................................................................7

Beleidsbegroting Paragrafen..............................................................................................8 2.1

Financiële paragrafen ...............................................................................................9

2.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing ...................................................................9

2.2.1

Uiteenzetting financiële positie en toelichting.............................................................9

2.2.2

Overzicht van baten en lasten per programma......................................................... 11

2.2.3

Overzicht van baten en lasten per taakveld ............................................................. 12

2.2.4

Incidentele baten en lasten................................................................................... 12

2.2.5

Structureel begrotingssaldo .................................................................................. 12

2.2.6

Investeringen 2021 – 2025 ................................................................................... 13

2.2.7

Geprognosticeerde balans per 1 januari (€)............................................................. 14

2.2.8

EMU-saldo......................................................................................................... 15

2.3

Treasury ............................................................................................................... 15

2.4

Bedrijfsvoering ....................................................................................................... 18

2.4.1

Personeel & Organisatie ...................................................................................... 18

2.4.2

Financiën........................................................................................................... 18

2.4.3

Huisvesting........................................................................................................ 19

2.4.4

Communicatie .................................................................................................... 19

2.4.5

Informatievoorziening en automatisering................................................................. 19

Financiële begroting van Baten en Lasten 2022.................................................................. 21 3.1

Begroting van baten en lasten (x € 1) ........................................................................ 22

3.2

Overzicht reserves en voorzieningen (€) .................................................................... 23

3.3

Verdeling bijdrage 2022........................................................................................... 24

Programmabegroting 2022

Beleidsbegroting Programma's

Streekarchief Midden-Holland

Deel I Programmaplan 1.1

Inleiding

De programmabegroting voor 2022 wordt beïnvloed door twee grote en externe ontwikkelingen. Dit zijn de coronapandemie en de invoering van de Wet open overheid (Woo) en de gemoderniseerde Archiefwet (AW) in 2022. Beide ontwikkelingen maken verdere digitalisering van de dienstverlening urgent. Om de missiestatements van het streekarchief uit te kunnen voeren, zullen in 2022 de volgende accenten worden gelegd. Het belangrijkste effect van de nieuwe Woo en AW zijn de vervroegde overbrenging van digit aal ontstaan archief in 2032. De toezichthouder zal aan het begin van het werkproces de sturing op standaardisering van de archivering ten behoeve van duurzame digitale toegankelijkheid versterken. De realisatie van een bijbehorende digitale infrastructuur hiervoor (onder andere het e-depot) gebeurt in samenwerking met de 5 deelnemende gemeentes en het ODMH. Het in 2021 vast te stellen projectmandaat is hiervoor leidend en zal als consequentie hebben dat nieuwe producten en diensten worden opgenomen in het basispakket van het streekarchief. De invoering van beide wetten zullen derhalve leiden tot veranderingen in de dienstverlening en het beheer van archieven. Om de raadpleging “op afstand” van analoge archieven voor de ambtenaar en burger te verbeteren zal ook hier een verdergaande digitaliseringsslag gemaakt worden op basis van een meerjarenplan.

Deels gebeurt dit in grote projecten waarbij series documenten gescand en ontsloten kunnen worden via de digitale raadpleegomgeving. In 2021 worden bijvoorbeeld de scans van de Burgerlijke Stand toegevoegd aan de nieuwe raadpleegomgeving. Daarnaast wordt dit jaar onderzocht welke voordelen scanning on demand oplevert voor deze digitale dienstverlening en tegen welke kosten.

1.2

De programma's

De visie van het SAHM wordt concreet vertaald in de volgende programma’s: - 1. In bewaring nemen - 2. Bewaren en beheren - 3. Ontsluiten / beschikbaar stellen - 4. Educatie, advisering en toezicht - 5. Algemene dekkingsmiddelen De programma’s hebben een vaste opzet. Het eerste deel van het programma gaat in op de vraag: Wat willen we bereiken? Hierin komen de aan het programma gekoppelde doelstellingen aan de orde. In het tweede deel – Wat gaan we daar voor doen? – worden de activiteiten besproken die voor het betreffende programma in begrotingsjaar 2022 van belang zijn. Het derde deel beantwoordt de vraag “Wat mag het kosten?” met een overzicht van de baten en lasten.

1.2.1 In bewaring nemen Doelstellingen: • Bouwen aan het geheugen van de regio • Faciliteren van gemeenten bij archiefzorg Wat gaan we ervoor doen? • Verwerven van particuliere archieven en collecties • Verwerven overheidsarchieven en collecties • Faciliteren archiefbewerking door gemeenten

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

• Opslag van niet overgebracht archief Wat mag het k osten? In bewaring nemen Baten

Rekening 2020

Begroting 2021

-82.287

-102.694

Begroting 2022 -103.784

Begroting 2023 -105.064

Begroting 2024 -106.361

Begroting 2025 -107.732

Lasten

14.182

14.591

15.109

15.312

15.517

15.725

Saldo

-68.105

-88.103

-88.675

-89.753

-90.844

-92.007

1.2.2 Bewaren en beheren Doelstelling: • Het in stand houden en benutten van de archiefbewaarplaats • Professioneel beheer van de in de bewaarplaats opgeslagen archieven en collecties Wat gaan we ervoor doen? • Materieel beheer archieven en collecties • Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties • Toegankelijk maken beheerde archieven en collecties • Nader toegankelijk maken archieven en collecties • Beheer van de archiefbewaarplaats • Verhuur opslagruimte aan externe partijen Wat mag het k osten? Bewaren en beheren

Rekening 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Baten

-420.749

-430.528

-434.791

-439.108

-444.769

Lasten

501.227

518.706

536.679

544.692

551.419

558.231

Saldo

501.227

97.956

106.151

109.901

112.311

113.462

1.2.3 Ontsluiten / beschikbaar stellen Doelstelling: • Het in stand houden en benutten van de publieksruimte van het Streekarchief in de Chocoladefabriek • Archieven en toegangen zijn raadpleegbaar via de website en in de studiezaal • Registreren en afhandelen van (aan)vragen archieven door gemeenten en onderzoekers Wat gaan we ervoor doen? • Facilitair beheer studiezaal • Beschikbaar stellen bronnen studiezaal • Beschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie • Beschikbaarstelling bronnen website • Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH • Uitlening archieven externe partijen • Leveren van reproducties • Afhandelen klantvraag

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

Wat mag het k osten? Ontsluiten/ beschikbaar stellen

Rekening 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

-492.523

-506.238

Begroting 2023

Begroting 2024

-511.126

-516.078

Begroting 2025

Baten

-17.707

-522.570

Lasten

337.618

374.501

365.605

371.206

376.224

381.311

Saldo

319.911

-118.022

-140.633

-139.920

-139.854

-141.259

1.2.4 Educatie, advisering en toezicht Doelstelling: • Archief in het geschiedenisonderwijs, bewustwording van de eigen omgeving én kennis over praktische tools voor verenigingen, kerken enz. voor het beheer van het eigen archief • Het in stand houden en benutten van regionale Historische Ontmoetingspunten • Streekarchief op de kaart zetten en laagdrempelig maken • Toezicht houden op de duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding van gemeenten • Adviseren bij complexe informatievraagstukken die voortvloeien uit de snelle technologische veranderingen / digitalisering en implementatie van nieuwe wetgeving zoals de WOO. Wat gaan we ervoor doen? • Onderwijs over archiefonderzoek • Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd • Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen • Workshops archiefbeheer voor particulieren • Rondleidingen Gouwedepot • Bijdragen aan Historische OntmoetingsPunten (HOP) • Redactionele bijdragen aan historische publicaties en uitingen • Commissie naamgeving openbare ruimte • Regionaal Kennis- en Innovatieplatform • Voorlichting informatiebeheer • Advies m.b.t.

archiefbewerkingsprojecten • Gevraagd advies Informatiebeheer • Periodieke hotspotmonitor • Toetsing van vernietigingslijsten • Inspectie (toezicht op archieven) • KPI-verslagen • Strategisch Informatie Overleg (SIO) Wat mag het k osten? Educatie, advisering en toezicht

Rekening 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Baten

-247.233

-252.979

-255.484

-258.021

-261.347

Lasten

169.543

188.047

190.336

192.957

195.560

198.199

Saldo

169.543

-59.186

-62.643

-62.527

-62.461

-63.149

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

1.2.5 Algemene dekkingsmiddelen In het kader van de aanpassingen van het BBV op basis van de voorstellen van de commissie Depla is de overhead samengebracht in een apart programma. Vanaf de begroting 2018 is het verplicht om de overheadkosten apart inzichtelijk te maken. Hiervoor is in een programma Algemene dekkingsmiddelen toegevoegd. Algemene dekkingsmiddelen zijn gelden die geen vooraf bepaald bestedingsdoel hebben. Voorbeelden zijn de bijdragen van de deelnemende gemeenten en inkomsten uit dienstverlening en cursussen. De omvang van de algemene dekkingsmiddelen en de toelichting daarop worden in dit verplichte overzicht gepresenteerd. Binnen de algemene dekkingsmiddelen wordt geen directe koppeling gelegd tussen middelen en doelstellingen. Daarom bevat dit onderdeel van de begroting geen overzicht met indicatoren. Wat mag het k osten? Overhead

Rekening

Begroting

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Baten

-1.323.196

-215.888

-217.589

-219.649

-220.161

-220.866

Lasten Saldo

323.716 -999.480

379.817 163.929

396.264 178.675

399.227 179.578

394.892 174.731

394.513 173.647

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

2 Beleidsbegroting Paragrafen

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

2.1

Financiële paragrafen

Inleiding Op de programmabegroting is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing. Het BBV schrijft verplicht de volgende paragrafen voor, die ook voor het Streekarchief van toepassing zijn: • Weerstandsvermogen en risicobeheersing • Financiering • Bedrijfsvoering Niet van toepassing zijn: • Lokale heffingen • Onderhoud Kapitaalgoederen • Bestuurlijke participaties • Grondbeleid

2.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

2.2.1 Uiteenzetting financiële positie en toelichting De paragraaf weerstandsvermogen dient te omvatten: a. Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het Streekarchief beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. Een inventarisatie van de risico's, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Hierbij dient bijvoorbeeld te worden gedacht aan risico’s in het kader van organisatieontwikkelingen, rechtmatigheid, garantieverplichtingen, voldoen aan formele voorschriften met betrekking tot de uitvoering van regelingen door het Streekarchief; c. Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s en de realisatie daarvan. Weerstandsvermogen Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Streekarchief in staat is middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Een buffer is daarom wenselijk. Bij het weerstandsvermogen gaat het dus om de robuustheid van de begroting. Weerstandscapaciteit Principieel is gekozen om geen grote reserve in de GR SAMH op te potten om financiële risico’s op te vangen. Waar nodig wordt teruggevallen op de gemeenten.

Via de jaarlijkse risicoanalyse bij de begrotingsbehandeling wordt het jaarlijks gewenste weerstandsvermogen bepaald en opgenomen in de begroting. Uitgangspunt is dat het weerstandsvermogen de bedrijfsvoering faciliteert, derhalve dient voor inzet van tijdelijk personeel bij verzuim, afkoop bij (gedwongen) uitstroom, schade aan of diefstal van documenten en aanpassingen IT-infrastructuur. Voor de overige risico’s (uittreding deelnemers, contractbeëindiging huur Gouwedepot, wettelijke risico’s ten aanzien van de AVG) moeten de gemeenten in hun archiefbegroting voorzieningen treffen. De hoogte van de weerstandscapaciteit op basis van de geprognosticeerde standen is als volgt: Algemene reserve: € 80.330 (geprognosticeerde stand per begin 2022)

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

Risicoanalyse Risico’s ontstaan uit wettelijke ontwikkelingen en vraagstukken (b.v. op het gebied van de AVG), personele calamiteiten (ziekteverzuim en uitstroom), materiële calamiteiten (verlies of diefstal van documenten), organisatorische veranderingen (uittreding deelnemers) en snelle digitale ontwikkeling (knelpunten in de digitale raadpleging). De risico’s liggen bij het SAMH. Het SAMH neemt voldoende beheersmaatregelen om de risico’s te minimaliseren. Nooit uitgesloten kan worden dat incidenten zich toch voordoen waardoor als voorbeeld het Auteursrecht boetes kunnen worden opgelegd. Door de in die wet vastgestelde hoogte van zo’n boete zal dit naar verwachting de begrotingsomvang van het SAMH al snel overschrijden. Conform de uitgangspunten in de nota reserves en voorzieningen worden deze risico’s voortdurend gemonitord en wordt daarover via de maraps gerapporteerd . Dit geldt als onderbouwing voor de vaststelling van het gewenste weerstandsvermogen. Er worden echter op dit moment geen andere risico’s verwacht dan die in de nota reserves en voorzieningen staan geformuleerd. De risico-inventarisatie van begin 2020 levert een totaal aan gekwantificeerde risico's op van € 200.000.

Uitgaande van het door het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR) geadviseerde zekerheidspercentage van 90% wordt het gewenste weerstandvermogen op basis van deze risico-inventarisatie vastgesteld op € 180.000. Het streefsaldo van het weerstandsvermogen bedraagt dus € 180.000. De aanwezige weerstandscapaciteit bedraagt op 1 januari 2022 op basis van het ex-ante begrotingssaldo 2021 naar verwachting € 80.330. Geconcludeerd kan worden dat de berekende aanwezige weerstandscapaciteit 45% van het gewenste weerstandvermogen bedraagt. Financiële kengetallen Het opnemen van financiële kengetallen in de begroting past in het streven naar meer transparantie. Ook geven de kengetallen meer inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie en de baten en lasten van SAMH. Kengetallen moeten daarbij in samenhang en in onderlinge verhouding beoordeeld worden. Verloop van de kengetallen

Kengetallen: netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Verslag 2020 -0,1% -2,3% 50,8% 5,4% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2022 -1,4% -1,4% 52,4% 0,5% n.v.t. n.v.t.

Verloop van de kengetallen

Kengetallen: netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Programmabegroting 2022

Begroting 2021 4,1% 2,0% 59,8% 3,9% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2023 -1,0% -1,0% 53,3% 0,2% n.v.t. n.v.t.

Streekarchief Midden-Holland

Begroting 2024 -2,4% -2,4% 52,2% 0,4% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2025 -5,9% -5,9% 51,5% 0,6% n.v.t. n.v.t.

Het kengetal netto schuldquote geeft het niveau weer van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het kengetal solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Streekarchief in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen wordt uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Door verbetering van de resultaten laat deze ratio een hogere waarde zien. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten (exclusief mutaties reserves) en uitgedrukt in een percentage. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.

2.2.2 Overzicht van baten en lasten per programma In onderstaand overzicht worden meerjarig per programma alle lasten, baten en het saldo weergegeven. De programma's zijn volgens de nieuwe Producten- en DienstenCatalogus opgesteld. Ook de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves zijn gespecificeerd per programma. Het overzicht sluit met het totaal saldo voor het desbetreffende begrotingsjaar. Omschrijving Lasten Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

14.182 -82.287 501.227 337.618 -17.707 169.543 319.323 -1.312.908 4.393 -729 1.346.285 -1.413.630

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

-9.559 -9.559

1.346.285 -1.423.189

-76.904

Lasten

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

Programmabegroting 2022

-68.105 501.227 319.911 169.543 -993.585 3.664 -67.345

-9.559 -9.559

Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

Realisatie 2020 Baten Saldo

Begroting 2022 Baten Saldo

15.109 -103.784 536.679 -430.528 365.605 -506.238 190.336 -252.979 394.351 -208.030 1.913 1.503.993 -1.501.559 -

-88.675 106.151 -140.633 -62.643 186.321 1.913 2.434

-9.559 -9.559

1.503.993 -1.511.118

-7.125

Streekarchief Midden-Holland

Gewijzigde begroting 2021 Lasten Baten Saldo 14.591 -102.694 518.706 -420.749 374.501 -492.523 188.047 -247.233 375.904 -202.705 3.913 -600 1.475.662 -1.466.505 -

-88.103 97.956 -118.022 -59.186 173.199 3.313 9.157

-12.583 -12.583

1.475.662 -1.479.088

-3.426

Lasten

Begroting 2023 Baten Saldo

15.312 -105.064 544.692 -434.791 371.206 -511.126 192.957 -255.484 398.661 -210.090 566 1.523.394 -1.516.555 -

-89.753 109.901 -139.920 -62.527 188.571 566 6.839

-9.559 -9.559

1.523.394 -1.526.114

-2.720

Omschrijving Lasten Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

15.517 -106.361 551.419 -439.108 376.224 -516.078 195.560 -258.021 394.892 -212.176 1.533.612 -1.531.744

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

Begroting 2024 Baten Saldo

-90.844 112.311 -139.854 -62.461 182.716 1.868

-7.985 -7.985

1.533.612 -1.539.729

-6.117

Lasten

Begroting 2025 Baten Saldo

15.725 -107.732 558.231 -444.769 381.311 -522.570 198.199 -261.347 394.513 -214.911 1.547.978 -1.551.329 -

-92.007 113.462 -141.259 -63.149 179.601 -3.351

-5.955 -5.955

1.547.978 -1.557.284

-9.306

In dit overzicht zijn opbrengsten met een minteken w eergegeven.

2.2.3 Overzicht van baten en lasten per taakveld Om tot betrouwbare informatie voor interne sturing en externe vergelijkbaarheid te komen, schrijft het BBV een uniforme indeling in taakvelden voor. De bijbehorende baten en lasten worden aan die taakvelden toegerekend. Taakveld Omschrijving 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden Taakveld Omschrijving 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

Begroting 2022 Lasten Baten 1.107.729 -1.293.529 394.351 -208.030 1.913 -9.559 7.125 1.511.118 -1.511.118

Begroting 2023 Lasten Baten 1.124.167 -1.306.465 398.661 -210.090 566 -9.559 2.720 1.526.114 -1.526.114

Begroting 2024 Lasten Baten 1.138.720 -1.319.568 394.892 -212.176 -7.985 6.117 1.539.729 -1.539.729

Begroting 2025 Lasten Baten 1.153.466 -1.336.418 394.513 -214.911 -5.955 9.306 1.557.284 -1.557.284

In dit overzicht zijn opbrengsten met een minteken w eergegeven.

2.2.4 Incidentele baten en lasten De meerjarenbegroting van het Streekarchief Midden-Holland bevatten geen baten en lasten die een incidenteel karakter hebben. Het begrip incidenteel wordt in de ‘Notitie incidentele en structurele baten en lasten’ van de commissie BBV omschreven als baten en lasten die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen, waarbij het van belang is dat het gaat om ‘eenmalige zaken’.

2.2.5 Structureel begrotingssaldo Omdat de begroting van het Streekarchief Midden-Holland slechts structurele baten en lasten bevat, is het positieve, structurele begrotingssaldo van het Streekarchief gelijk aan de meerjarenbegroting.

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

Structureel begrotingsaldo Saldo van baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotingssaldo

Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2021 2022 2023 2024 2025 9.157 2.434 6.839 1.868 -3.351 -12.583 -9.559 -9.559 -7.985 -5.955 -3.426 -7.125 -2.720 -6.117 -9.306 0 0 0 0 0 -3.426 -7.125 -2.720 -6.117 -9.306

2.2.6 Investeringen 2021 – 2025 In 2021 wordt de investering van de raadpleegomgeving afgerond en wordt er daarnaast geïnvesteerd in scanners en laptops. Voor 2022 worden vooralsnog slechts wat vervangingsinvesteringen gepland op het gebied van automatisering. Voor de jaren 2023 tot en met 2025 zijn nog geen concrete investeringsuitgaven gepland.

Investeringen Raadpleegomgeving Automatisering Totaal

Programmabegroting 2022

Gewijzigde begroting 2021 35.000 25.500 25.500

Begroting

2022

2023

2024

2025

0 4.700 4.700

Streekarchief Midden-Holland

pm pm 0

2.2.7 Geprognosticeerde balans per 1 januari (€)

1-1-2021

1-1-2022

1-1-2023

1-1-2024

1-1-2025

332.290 30.000

345.403 0

299.814 0

249.884 0

211.162 0

55.955 11.012 136.437 203.404

55.000 11.000 142.718 208.718

55.000 11.000 165.526 231.526

55.000 11.000 220.440 286.440

55.000 11.000 268.906 334.906

565.694

554.121

531.340

536.323

546.069

76.904 212.323 3.426 292.653

80.330 202.764 7.125 290.219

87.455 193.205 2.720 283.380

90.175 183.646 6.117 279.938

96.292 175.661 9.306 281.259

Voorzieningen Egalisatie onderhoud

75.110

83.535

91.960

100.385

108.810

Vaste schulden Onderhandse leningen

47.432

24.367

51.982 105.507 157.489

51.000 105.000 156.000

572.684

554.121

531.340

536.323

546.069

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Financiële vaste activa Vlottende activa Overige vorderingen Overlopende activa Liquide middelen

Totaal activa

PASSIVA Eigen vermogen Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Resultaat

Vlottende passiva Overige schulden Overlopende passiva

Totaal Passiva

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

2.2.8 EMU-saldo Met ingang van het begrotingsjaar 2018 is het verplicht het EMU-saldo meerjarig op te nemen in de begroting. Tezamen met de geprognotiseerde balans geeft het inzicht in de toekomstige ontwikkelingen van de financieringsbehoefte van het Streekarchief Midden-Holland.

Omschrijving 1. Exploitatiesaldo voor toevoeging aan / onttrekking uit reserves 2. Afschrijvingen ten laste van de exploitatie 3. Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie 4. Investeringen in materiële vaste activa die worden geactiveerd 5. Baten uit bijdragen derden niet verantwoord in de exploitatie of in mindering op post 4 6. Desinvesteringen en baten materiële vaste activa niet verantwoord in exploitatie 7. Aankoop grond en uitgaven voor bouwrijp maken 8. Baten bouwgrondexploitties voor zover niet verantwoord in de exploitatie 9. Lasten op balanspost voorzieningen voor zover deze transacties met derden betreffen 10. Lasten ivm transacties met derden niet tlv exploitatie (post 1) of de andere posten en rechtstreeks ten last van de reserves 11. Verkoop effecten a. - gaat u effecten verkopen b. - verwachte boekwinst op exploitatie 12. Berekend EMU-saldo 12 = (1+2+3-4+5+6-7+8-9-10-11)

2.3

Realisatie 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

76.904 30.700

3.426 47.286

7.125 50.289

2.720 49.931

6.117 38.721

9.306 30.803

8.425

86.596

60.399

4.700

0 0

29.433

-1.262

61.139

61.076

53.263

48.534

Treasury

Het Streekarchief Midden-Holland is een gemeenschappelijke regeling, waarvan de kosten worden gedragen door de deelnemende gemeenten en de ODMH volgens een verdeelsleutel. Het treasurybeleid van het Streekarchief Midden-Holland is een voortzetting van het bestaande beleid, zoals vastgelegd in het in oktober 2002 door het algemeen bestuur van het Streekarchief goedgekeurde beleggingsstatuut van de financiële verordening. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet volgens de Wet Fido legt een beperking op aan de omvang van de korte netto schuld van de gemeenschappelijke regeling om grote rentefluctuaties te voorkomen. De toegestane kasgeldlimiet is 8,2% van de begroting. Voor de gemeenschappelijke regeling 8,2% van € 1.503.993 = € 123.327. De kasgeldlimiet wordt derhalve niet overschreden.

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

Gerealiseerd Begroting 2020 2021 Omvang begroting per 1 januari

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

1.346.285

1.475.662

1.503.993

1.523.394

1.533.612

1.547.978

8,20% € 110.395

8,20% € 121.004

8,20% € 123.327

8,20% € 124.918

8,20% € 125.756

8,20% € 126.934

€ 51.982

€ 51.000

€ 105.507

€ 105.000

€ 157.489

€ 156.000

€ 311

€ 300

(1) Toegestane kasgeldlimiet - in procenten van de grondslag - in bedrag (2) Omvang vlottende korte schuld Opgenomen gelden < 1 jaar Schuld in rekening-courant Gestorte gelden door derden Overige gelden niet zijnde vaste schuld Subtotaal (3) Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening-courant (inclusief schatkistverrekening) Overige uitstaande gelden < 1 jaar Subtotaal

€ 136.714

€ 142.718

€ 165.526

€ 220.440

€ 268.906

€ 66.379 € 203.404

€ 66.000 € 209.018

€ 66.000 € 231.826

€ 66.000 € 286.740

€ 66.000 € 335.206

Toets kasgeldlimiet (4) Totaal netto vlottende schuld Toegestane kasgeldlimiet Ruimte

€ 45.916 € 110.395 € 156.311

€ 53.018 € 121.004 € 174.022

€ 75.826 € 123.327 € 199.153

€ 130.740 € 124.918 € 255.658

€ 179.206 € 125.756 € 304.963

€ 179.206 € 126.934 € 306.141

Renterisiconorm De Wet Fido stelt een norm, waaraan het renterisico van het totaal van de langlopende geldleningen van de gemeenschappelijke regeling moet voldoen. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal van het komend jaar, met een minimum van € 2.500.000. Voor de gemeenschappelijke regeling is dit 20% van € 1.503.993 = € 300.799. Derhalve blijft het renterisico voor de gemeenschappelijke regeling onder de norm. Renterisiconorm en renterisico's vaste schuld in 2020 e.v.

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

Gerealiseerd Begroting 2020 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

1 Renteherziening 2 Betaalde aflossingen 3 Renterisico (1+2)

€0 € 20.664 € 20.664

€0 € 21.831 € 21.831

€0 € 23.065 € 23.065

€0 € 24.367 € 24.367

€0 €0 €0

Renterisiconorm Begrotingstotaal Het bij min. regeling vastgest. % Renterisiconorm Minimum van renterisiconorm

1.346.285 20% 269.257 2.500.000

1.475.662 20% 295.132 2.500.000

1.503.993 20% 300.799 2.500.000

1.523.394 20% 304.679 2.500.000

1.533.612 20% 306.722 2.500.000

1.547.978 20% 309.596 2.500.000

Toets renterisiconorm Renterisiconorm Renterisico op vaste schuld Ruimte(+)/Overschrijding(-)

2.500.000 20.664 2.479.336

2.500.000 21.831 2.478.169

2.500.000 23.065 2.476.935

2.500.000 24.367 2.475.633

2.500.000 0 2.500.000

Uitzettingen Het beleid van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland is en zal zijn dat het uitzetten van middelen alleen is toegestaan voor uitoefening van de publieke taak. Aan- en verkoop kan uitsluitend geschieden na goedkeuring door het dagelijks bestuur.

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

2.4

Bedrijfsvoering

2.4.1 Personeel & Organisatie De personele administratie, salarisadministratie en advisering over personeel en organisatie worden gedaan door de afdeling personeelszaken van ODMH. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Er wordt gebruik gemaakt van dezelfde arbodienstverlener Zorg van de Zaak .

2.4.2 Financiën Uitgangspunten begroting 2022 Voor de begroting zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. De financiële kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen van oktober 2019 (zie onder indexering) 2. De nota reserves en voorzieningen 2020 – 2023 en de daarbij uitgevoerde risicoanalyse (zie hiervoor onder 2.2. weerstandvermogen en risicobeheersing). Hierin is ook de visie verwoord over de wijze waarop de opbouw en aanvulling van reserves geschiedt. 3. De besluitvorming van het Algemeen Bestuur op 23 januari 2021 met betrekking tot het vaststellen van de scheiding tussen basispakket en maatwerk in de Producten- en Dienstencatalogus. De eventuele kosten voor maatwerk worden vanaf 2021 apart gefactureerd naar de betreffende gemeente. Indexering en loonkostenontwikkeling Voor de indexering en loonkostenontwikkeling hanteert het Streekarchief de financiële kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen Hollands Midden voor begrotingen 2022. De hierop gebaseerde indexering voor de begroting van het Streekarchief 2021 bedraagt 1,29%, een gewogen gemiddelde uit de percentages voor de loonkosten (1,4%) en materiële kosten (1,1%). Inkomsten Inkomsten worden gegenereerd uit: Verhuur van de overcapaciteit van het Gouwedepot aan de gemeente Zoetermeer. Dit is voor 2022 begroot op € 39.000,-.

Er is een huurovereenkomst afgesloten met de gemeente Zoetermeer in 2016 voor een periode van 20 jaar. Het Verhuurbeleid Gouwedepot Zuidplas is hiervoor van toepassing. Inkomsten voortkomend uit dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Zoetermeer, met de Omgevingsdienst Midden-Holland en met de Regio Midden-Holland. Begroot op samen € 16.000,Overige inkomsten begroot op € 25.000,- worden verkregen uit verkopen van producten voortvloeiend uit de programma’s in de Chocoladefabriek en verkopen van fotokopieën en fotoreproducties en het leveren van andere diensten. Inkoop van financiële diensten Het Streekarchief koopt financiële diensten in bij de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH). De volgende werkzaamheden worden verricht: boekhouding, opstellen van de managementrapportages, opstellen begroting en jaarrekening, financieel advies, control en financiële toelichting in de bestuursvergaderingen. De bestaande DVO voor HRM is daarvoor uitgebreid met het onderdeel financiële bedrijfsvoering.

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

Wet en regelgeving Er wordt gewerkt conform de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling SAMH (artikel 212 van de Gemeentewet) en de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de regeling SAMH (artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten). De accountant van het Streekarchief is Zirkzee Audit B.V. in Oegstgeest. Ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole door de accountant (vastgelegd in artikel 213 gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten/BAPG) is kaderstelling rechtmatigheid jaarrekening door het algemeen bestuur vastgesteld. Deze is bij besluit van het Algemeen Bestuur op 29 november 2017 aangepast op 3 onderdelen: aangepaste GR, toevoeging van regeling schatkistbankieren decentrale overheden en toevoeging van de wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semi- publieke sector. De regelingen Budgetverantwoordelijkheid, Betalingsbevoegdheid en het Treasurystatuut (vastgesteld door het algemeen bestuur in 2006) werken het normenkader uit in een toetsingskader.

2.4.3 Huisvesting Het Streekarchief heeft twee locaties: het Gouwdepot (Gouwepark, gemeente Zuidplas) en de Chocoladefabriek (Klein Amerika, gemeente Gouda). Het Gouwedepot voldoet aan alle wettelijke eisen die aan een goede opslag van archief worden gesteld. De archieven zijn daarmee uitstekend geconserveerd. Een deel van de capaciteit van het Gouwedepot, 2000 m’, wordt verhuurd aan de gemeente Zoetermeer (zie onder 2.4.1 en 2.4.2). De inkomsten ondervangen voor een klein deel de in het verleden doorgevoerde bezuinigingen. Over het gebruik van het archiefdepot door de gemeenten voor selectiewerkzaamheden en ontsluiting van nog niet overgedragen archief zijn afspraken gemaakt, mede in het kader van de PDC discussie. De Chocoladefabriek is de voorziening waar de studiezaal is gehuisvest en waar een deel van de educatieve activiteiten plaatsvindt. Met de partners in de Chocoladefabriek wordt jaarlijks een programmering gedaan en dit versterkt de interactie in deze “culturele HUB”. Het Streekarchief participeert in het bouwoverleg rond de uitbreiding van de 2de verdieping. Daarmee is het geïnformeerd en kan tijdig het publiek op de hoogte worden gesteld over de aanvang van verbouwingswerkzaamheden. De uitbreiding van de 2de verdieping heeft voor het Streekarchief géén financiële consequenties.

2.4.4 Communicatie Communicatie wordt gedaan via de eigen website, Twitter, Facebook, jaarverslagen en de maandelijkse nieuwsbrieven. Specifiek voor de programmering wordt de communicatie met de bibliotheken en Historische Ontmoetingspunten uitgevoerd. Door de bewoners van de Chocoladefabriek wordt het publiek geïnformeerd via de website https://www.chocoladefabriekgouda.nl/, het jaarlijks verschijnende tijdschrift de Bonbon en de maandelijks verschijnende Wikkel. Voor specifieke activiteiten wordt een aparte flyer uitgebracht.

2.4.5 Informatievoorziening en automatisering Voor het onderhoud van de hardware en bijbehorende servers heeft het streekarchief een contract afgesloten met Heycom ICT. Het applicatiebeheer wordt uitgevoerd binnen het streekarchief. Voor de raadpleegomgeving (met onder andere website) en archiefbeheersysteem (waarin alle metadata zijn

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

opgeslagen van de onder het beheer van het streekarchief vallende archieven en collecties) zijn contracten afgesloten met respectievelijk Picturae en ScopeArchiv.

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

Financiële begroting van Baten en Lasten 2022

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

3.1

Begroting van baten en lasten (x € 1)

Omschrijving Lasten Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

14.182 -82.287 501.227 337.618 -17.707 169.543 319.323 -1.312.908 4.393 -729 1.346.285 -1.413.630

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

-9.559 -9.559

1.346.285 -1.423.189

-76.904

Lasten

-9.559 -9.559

1.503.993 -1.511.118

-7.125

Lasten

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

-88.675 106.151 -140.633 -62.643 186.321 1.913 2.434

-9.559 -9.559

Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

Begroting 2022 Baten Saldo

15.109 -103.784 536.679 -430.528 365.605 -506.238 190.336 -252.979 394.351 -208.030 1.913 1.503.993 -1.501.559

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

-68.105 501.227 319.911 169.543 -993.585 3.664 -67.345

-9.559 -9.559

Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

Realisatie 2020 Baten Saldo

Begroting 2024 Baten Saldo

15.517 -106.361 551.419 -439.108 376.224 -516.078 195.560 -258.021 394.892 -212.176 1.533.612 -1.531.744 -

-90.844 112.311 -139.854 -62.461 182.716 1.868

-7.985 -7.985

1.533.612 -1.539.729

-6.117

Gewijzigde begroting 2021 Lasten Baten Saldo 14.591 -102.694 518.706 -420.749 374.501 -492.523 188.047 -247.233 375.904 -202.705 3.913 -600 1.475.662 -1.466.505 -

-88.103 97.956 -118.022 -59.186 173.199 3.313 9.157

-12.583 -12.583

1.475.662 -1.479.088

-3.426

Lasten

Begroting 2023 Baten Saldo

15.312 -105.064 544.692 -434.791 371.206 -511.126 192.957 -255.484 398.661 -210.090 566 1.523.394 -1.516.555 -

-89.753 109.901 -139.920 -62.527 188.571 566 6.839

-9.559 -9.559

1.523.394 -1.526.114

-2.720

Lasten

Begroting 2025 Baten Saldo

15.725 -107.732 558.231 -444.769 381.311 -522.570 198.199 -261.347 394.513 -214.911 1.547.978 -1.551.329 -

-92.007 113.462 -141.259 -63.149 179.601 -3.351

-5.955 -5.955

1.547.978 -1.557.284

-9.306

In dit overzicht zijn opbrengsten met een minteken w eergegeven.

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

3.2

Overzicht reserves en voorzieningen (€)

Naam reserve/voorziening Egalisatiereserve Stand per 1 januari Vermeerderingen Verminderingen Stand per 31 december

2021

2022

2023

2024

2025

76.904 3.426

80.330 7.125

87.455 2.720

90.175 6.117

96.292 9.306

80.330

87.455

90.175

96.292

105.598

212.323

202.764

193.205

183.646

175.661

9.559 202.764

9.559 193.205

9.559 183.646

7.985 175.661

5.955 169.707

75.110 8.425

83.535 8.425

91.960 8.425

100.385 8.425

108.810 8.425

83.535

91.960

100.385

108.810

117.235

366.629

372.620

374.206

380.764

392.540

Bestemmingsreserves Nieuwbouw depot * Stand per 1 januari Vermeerderingen Verminderingen Stand per 31 december Voorzieningen Gebruikersonderhoud Stand per 1 januari Vermeerderingen Verminderingen Stand per 31 december Totaal

* Dient ter dekking van afschrijvingslasten inrichting Gouwedepot.

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

3.3

Verdeling bijdrage 2022

Aantal inwoners per 1-1-2021

Pers.kst (€) 2022

Bijdragen gemeenten en ODMH - Krimpenerwaard - Gouda - Krimpen a/d IJssel - Zuidplas - Waddinxveen - ODMH

56.606 73.678 29.396 45.054 30.485 0

228.178 296.995 118.495 181.612 122.885 0

2.586 4.196 390 1.169 692

126.619 205.450 19.096 57.238 33.883 0

3.600 9.504 0 0 1.104 0

358.397 511.950 137.591 238.850 157.871 0

25,51% 36,45% 9,80% 17,00% 11,24% 0,00%

Totaal

235.219

948.166

9.033

442.286

14.208

1.404.660

100,00%

Aantal m1 1-1-2021

Ov.kst.(€) 2022

Extra bijdrage Totale bijdrage (€) 2022 2022

De extra bijdragen voor het jaar 2022 zijn ramingen voor additionele dienstverlening in de vorm van: - Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Gouda ad € 8.400; - Naamgevingscommissie voor de gemeente Waddinxveen ad € 1.104; - Naamgevingscommissie voor de gemeente Gouda ad € 1.104; - Historisch Ontmoetingspunten, uren werkgroep voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 3.600.

Programmabegroting 2022

Streekarchief Midden-Holland

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10084069/1