bijlage 3 - Jaarstukken 2022 Streekarchief Midden-Holland
Tekst van het document
Aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Klein Amerika 20 2806 CA GOUDA
Jaarstukken 2022
Vastgesteld door: Dagelijks bestuur d.d. 5 april 2023 Algemeen bestuur d.d. 28 juni 2023
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDIT B.V.
" 5 APR. 2023 Paraaf: ..
Inhoudsopgave 1
Inleiding............................................................................................................................................... 4
2
Financiële samenvatting......................................................................................................................6
3
2.1
Resultaat 2022............................................................................................................................6
2.2
Resultaatbestemming................................................................................................................. 7
Jaarverslag.......................................................................................................................................... 8 3.1
Programmaverantwoording........................................................................................................ 8
3.1.1
In bewaring nemen.............................................................................................................. 8
3.1.2
Bewaren en beheren........................................................................................................... 9
3.1.3
Ontsluiten / Beschikbaar stellen........................................................................................12
3.1.4
Educatie, advisering en toezicht........................................................................................14
3.1.5
Algemene dekkingsmiddelen......................................................................................... 18
3.2
4
Paragrafen.................................................................................................................................20
3.2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing..................................................................... 20
3.2.2
Financiering..................................................................................................................... 21
3.2.3
Bedrijfsvoering.................................................................................................................. 25
Jaarrekening...................................................................................................................................... 27 4.1
Balans........................................................................................................................................27
4.2
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling............................................................... 29
4.2.1
Informatie over de rechtspersoon.....................................................................................29
4.2.2
Algemene toelichting........................................................................................................ 29
4.2.3
Algemene grondslagen voor verslaggeving.................................................................... 29
4.2.4
Grondslagen..................................................................................................................... 29
4.3
Toelichting op de balans.......................................................................................................... 31
4.3.1
Materiële vaste activa....................................................................................................... 31
4.3.2
Vlottende activa................................................................................................................ 31
4.3.3
Vaste passiva................................................................................................................... 33
4.3.4
Vlottende passiva............................................................................................................. 35
4.3.5
Niet uit de balans blijkende verplichtingen...................................................................... 36
4.4
Overzicht van baten en lasten.................................................................................................. 37
4.4.1
Toelichting op het overzicht van batenen lasten 2022.................................................... 38
4.4.2
Verschillenanalyse overzicht baten enlasten...................................................................38
4.4.3
Onvoorzien........................................................................................................................39
4.4.4
Structurele mutaties in de reserves................................................................................. 40
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN' 2 vaflRtKZEE AUDIT B.V.
- 5 APR. 2023 Paraaf:
4.4.5
5
40
Incidentele baten en lasten
4.5
Structureel begrotingssaldo...................................................................................................... 40
4.6
Wet Normering Topinkomens................................................................................................... 41
Vaststelling jaarrekening 2022..........................................................................................................42
Bijlage 1
Taakvelden............................................................................................................................43
Bijlage 2
Overzicht activiteiten........................................................................................................... 44
Bijlage 3
Controleverklaring................................................................................................................ 47
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
ZIRK2EE AUDIT B.V.
- 5 APR. 2023 Paraaf:
3 van 47
Inleiding
1
Voor u liggen de Jaarstukken 2022. Vooruitlopend op de informatie, welke in de volgende hoofdstukken uitgebreid beschreven wordt, volgen hier alvast de belangrijkste financiële conclusies in deze rapportage: • Het positieve resultaat voor 2022 bedraagt € 14.614 positief; • Het jaar 2022 kende incidentele inkomsten uit detachering, incidentele uitgaven voor de begeleiding bij de aanbesteding van het e-depot en daarnaast lagere uitgaven voor de overhead. • Voorgesteld wordt om met het positieve saldo het weerstandsvermogen te verhogen door het saldo toe te voegen aan de egalisatiereserve. De belangrijkste inhoudelijke ontwikkelingen in 2022 betreffen: • Het Streekarchief is als gevolg van de coronalockdown tot en met maart gesloten geweest voor het publiek. Er werd wel steeds een zo veel mogelijk digitale dienstverlening uitgevoerd en er was een regeling op afspraak mogelijk voor vragen of onderzoek die moeilijk konden wachten. Het opvragen van archiefstukken door de aangesloten gemeenten en de gemeente Zoetermeer, bleef de hele periode mogelijk. • Complicerende factor voor het kunnen uitvoeren van de dienstverleningswerkzaamheden was de defecte lift op het Gouwedepot gedurende bijna drie maanden in het najaar.
Op de Chocoladefabriek zorgde een niet goed functionerende klimaatinstallatie voor dermate hoge temperaturen dat een aantal keer de studiezaal gesloten moest worden ter bescherming van zowel archiefstukken als personeel. • Meerdere medewerkers waren, samen met gemeenten, ODMH en een extern adviseur betrokken bij het opstellen van een Programma van Eisen voor de nieuwe e-depotvoorziening. Dit is onderdeel van het project ‘Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026’ en heeft als doel om één voorziening te ontwikkelen waarbij informatieobjecten van de vijf deelnemende gemeentes, van het streekarchief, van andere gemeenschappelijke regelingen en particuliere archieven uit de regio na overbrenging worden beheerd en toegankelijk gemaakt. •
•
•
•
•
Het streekarchief startte met een Monitor Digitale Informatie in het kader van het archieftoezicht en ter voorbereiding op het e-depot. Deze monitor biedt een overzicht van in gebruik zijnde applicaties, geeft inzicht in de verwachte instroom, gebruikte bestandsformaten en een prognose van de aanwas van langdurig te bewaren digitale informatie. Binnen zes maanden werden meer dan 110.000 scans van de aktes van de burgerlijke stand van 23 (voormalige) gemeentes uit Midden-Holland uit de periode 1811-1950 gekoppeld aan reeds bestaande indexen. Meer dan 240 enthousiaste vrijwilligers stortten zich op dit Vele Handen crowdsourcingproject ‘Match! De burgerlijke stand van Midden-Holland, 1811-1950’. Dankzij het Historische Genootschap Waddinxveen werden de edities van het Weekblad van Waddinxveen gedigitaliseerd en op de website doorzoekbaar gemaakt. Ook de Schatkamer, het regionaal-historisch tijdschrift van de Vrienden van Archief en Librije kan nu doorzocht en digitaal geraadpleegd worden. Het streekarchief kreeg een aantal belangrijke schenkingen, waaronder de fotocollecties van de Goudse fotografen Rinus Lasschuyt en Oscar van Wijk en via de Stichting Vrienden van Archief en Librije een grote schenking kinderboeken van de Goudse uitgeverij Van Goor uit handen van neerlandicus en verzamelaar Frits Booy.
Er werden een paar bijzondere archieven geïnventariseerd en deze zijn nu beschikbaar voor het publiek. Het betreft onder andere twee heerlijkheidsarchieven van Nieuwerkerk en vuurc vVAAKIvftKKINöSDOELElNDEN'
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
ZIRKZEE AUDIT B.V.
- 5 APIi. 2023 Paraaf:
4 \a <n 47
•
•
•
•
Lekkerkerk en drie archieven die betrekking hebben op twee spraakmakende gifschandalen regio in de jaren tachtig van de vorige eeuw in Lekkerkerk en Gouderak. De beeldbank werd verrijkt met 2300 beelden uit de collectie kaarten en plattegronden. Deze bestaat uit onder meer historische kaarten, kadastrale kaarten, topografische kaarten en reclamestadsplattegronden. Het digitaliseren van de kaarten is niet alleen prettig voor de onderzoeker, maar ook voor de kaarten zelf een verbetering. De originele kaarten hoeven nu niet meer te worden getransporteerd naar de studiezaal voor inzage. Vijfendertig inventarisnummers, waaronder gebonden registers, pakken correspondentie, verslagen, die lang vanwege hun kwetsbaarheid niet raadpleegbaar waren, werden gerestaureerd en kunnen nu weer worden ingezien door onderzoekers. Het betreft voornamelijk archiefstukken van de ambachten Vlist en Bonrepas en Noord-Waddinxveen. Een groot deel van het jaar was het stadsrecht van Gouda te bewonderen in Museum Gouda. Daarnaast werd het eerste exemplaar van het zakboekje “Hoera, Gouda 750 jaar! Alles watje altijd al wilde weten over het stadsrecht” gratis beschikbaar gesteld voor alle leerlingen van groep 7 en 8 en de brugklassen uit Gouda en elke geïnteresseerde, dankzij subsidie van het Fonds Gouda 750 en de Stichting Vrienden van Archief en Librije.
Ter gelegenheid van het jubileumjaar de Geboorte van Nederland, werd het boek Was geteyckent: Guillaume de Nassau. Briefwisseling van Willem van Oranje met Gouda en Schoonhoven tijdens de Opstand, gepresenteerd. Tijdens de coronaperiode hadden de deelnemers van het Transcriptiecafé zich gestort op het transcriberen van brieven van en aan Willem van Oranje. De feestelijke presentatie werd gevolgd door een drukbezochte collegereeks rondom het thema '1572' met gerenommeerde sprekers. Bovendien was tot het eind van het jaar de rondreizende tentoonstelling 1572: Geboorte van Nederland te bewonderen in de Chocoladefabriek. Deze was aangevuld met brieven, documenten en boeken uit onze eigen collecties.
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:
ZIRKZEE AUDIT B.V.
5 APR. 2023 Paraaf:
2
Financiële samenvatting
2.1
Resultaat 2022 De jaarrekening 2022, waarvoor op de volgende pagina’s een voorstel is geformuleerd, sluit met een positief exploitatieresultaat van € 14.614.
Het exploitatieresultaat van 2022 per programma is als volgt opgebouwd, waarbij ter vergelijking de cijfers van de begroting 2022 (inclusief begrotingswijzigingen) en het exploitatieresultaat van het jaar 2022 zijn weergegeven. NB In alle overzichten worden de baten weergegeven met een negatief bedrag en de lasten met een positief bedrag.
Programmabegroting 2022
Rekening 2021
Overzicht van baten en lasten Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
14.478 492.848 326.952 170.135 472.176 3.187 0 1.479.777
-104.066 -493.895 -583.924 -290.214 -8.579 0 0 -1.480.677
-89.588 -1.047 -256.971 -120.079 463.597 3.187 0 -900
15.109 536.679 365.605 190.336 394.351 1.913 0 1.503.993
-103.784 -430.528 -506.238 -252.979 -208.030 0 0 -1.501.559
-88.675 106.151 -140.633 -62.643 186.321 1.913 0 2.434
0 0
-9.533 -9.533
-9.533 -9.533
0 0
-9.559 -9.559
-9.559 -9.559
Resultaat
1.479.777
-1.490.210
-10.433
1.503.993
-1.511.118
-7.125
Overzicht van baten en lasten
Rekening 2022
Begroting 2022 na wijziging
Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves___________
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
15.699 513.715 340.480 177.735 503.096 2.200 0 1.552.925
-112.466 -508.972 -598.698 -299.073 -30.000 0 -1.549.209
-96.767 4.743 -258.219 -121.338 473.096 2.200 0 3.716
15.334 512.738 335.233 182.321 498.950 3.187 0 1.547.764
-118.660 -508.077 -599.152 -298.547 -28.410 0 0 -1.552.845
-103.325 4.662 -263.919 -116.225 470.540 3.187 0 -5.081
0 0
-9.559 -9.559
-9.559 -9.559
0 0
-9.533 -9.533
-9.533 -9.533
Resultaat
1.552.925
-1.558.768
-5.843
1.547.764
-1.562.378
-14.614
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Hollanc
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:
ZIRKZEE AUDIT B.V.
- 5 APIt. 2023 Paraaf:
6 van 47
Het positieve resultaat is het resultaat van de vier inhoudelijke programma’s en van de overhead tezamen. De mutatie in de reserve betreft de reguliere onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van Depot. Voor een nadere specificatie van de mutatie wordt verwezen naar de toelichting op de balans. Voor een compleet overzicht van de lasten en baten verwijzen wij naar de recapitulatie van de baten en lasten met toelichting in hoofdstuk 4.4 Overzicht van baten en lasten. 2.2 Resultaatbestemming Het totale resultaat van 2022 bedraagt € 14.614 positief. Resultaatbestemming Omschrijving Egalisatiereserve Subtotaal egalisatiereserve Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Subtotaal bestemmingsreserves Totaal reserves
Stand 31-12-2022 voor bestemming
Stand 31-12-2022 na bestemming
Resultaat 2022
87.337
14.614
101.951
87.337
14.614
101.951
193.257
193.257
193.257
0
193.257
280.594
14.614
295.208
Voorgesteld wordt om bij de resultaatbestemming het exploitatieresultaat ad € 14.614 toe te voegen aan de egalisatiereserve.
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDI! B.V.
- 5 APR. 2023 Paraaf:
7 van 41
3
Jaarverslag
3.1
Programmaverantwoording
3.1.1
In bewaring nemen
Doelstellingen: • Bouwen aan het geheugen van de regio • Faciliteren van gemeenten bij archiefzorg Waf hebben we ervoor gedaan? • Verwerven van particuliere archieven en collecties • Verwerven overheidsarchieven en collecties • Faciliteren archiefbewerking door gemeenten • Opslag van niet overgebracht archief Verwerven overheidsarchieven en collecties De gemeente Krimpenerwaard bracht een grote aanvulling over op de collectie bouwdossiers van de voormalige gemeente Schoonhoven (17,5 meter). Fliermee zijn nu alle bouwdossiers tot en met 2014 beschikbaar. Van Schoonhoven en van de voormalige gemeente Bergambacht werden grote aanvullingen op de series hinderwetvergunningen overgebracht. Van Schoonhoven werden bovendien de secretarie-archiefblokken 1985-2000 en 2001-2014 met aanvullingen uitgebreid. Van de gemeente Gouda kon na bewerking het archief van de dienst Beheer en Projecten Openbare Ruimte (POR/BOR) (48 meter) worden overgedragen. Gouda en de gemeente Zuidplas brachten daarnaast nog registers van de burgerlijke stand over. Verwerven particuliere archieven en collecties Neerlandicus Frits Booy schonk via de Stichting Vrienden van Archief en Librije een verzameling van circa 150 voornamelijk 19e-eeuwse kinderboeken, gedrukt bij G.B. van Goor & Zonen te Gouda. Dit betekende een grote aanvulling op de al bij ons aanwezige fondsbibliotheek van deze uitgeverij.
Joop Gravesteijn schonk ons 65 (school)boekjes van de Goudse Geertruida Knox, allemaal dateren duit de eerste helft van de 19e eeuw. Op verzoek van het streekarchief heeft de Stichting Vrienden van Archief en Librije een zeventiendeeeuws handschrift verworven met teksten betreffende Gouda, het zogenaamde “Chronijcke vander Gouda”. De Historische Vereniging Die Goude droeg diverse collecties met zo’n 3000 foto's, dia's en prentbriefkaarten over die zij van erfgenamen had ontvangen. De digital bom fotocollecties van het Streekarchief werden uitgebreid met grote aanwinsten gemaakt door de Goudse fotografen Oscar van Wijk en Rinus Lasschuyt.
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDI! B.V.
- 5 APR. 2023 Paraaf:
8 van 47
Dankzij bemiddeling van het Museum Gouda ontving het Streekarchief uit de nalatenschap van G.M. van der Want twee fraaie 19e- eeuwse poëziealbums, die samengesteld zijn uit losse geborduurde, beschreven en getekende kaartjes. In de laatste week van het jaar werd het “digitale” archief van het Fonds Gouda 750 symbolisch aan het Streekarchief overgedragen. Het eerste digital bom archief dat door het Streekarchief in beheer is genomen. Faciliteren archiefbewerking door gemeenten Een medewerker van de gemeente Gouda heeft op het Gouwedepot het archief van de dienst openbare werken (POR/BOR) over de periode 1989-2020 bewerkt voor overdracht. Aansluitend is de bewerking van het secretarie-archiefblok 1989-2004 gestart. In de tweede helft van het jaar is een projectbureau voor de gemeente Krimpen aan den IJssel met de bewerking het secretarie-archiefblok 1990-2013 aan de slag gegaan. Opslag van niet overgebracht archief Gemeente Gouda heeft 177 meter nog te bewerken archief op het Gouwedepot staan. Bij de gemeente Krimpen aan den IJssel gaat het om 430 meter nog te bewerken archief, voor een belangrijk deel bouwdossiers. De gemeente Krimpenerwaard heeft 92 meter archief in "predepot” staan Wat heeft het gekost? Het programma In bewaring nemen kent een positief saldo van € 103.325. Gewijzigde begroting 2022 Lasten j Baten Saldo
Omschrijving In bewaring nemen Totaal baten en lasten Totaal mutaties reserves
I
Resultaat
15.699 15.699 . [I I 15.699 !
-112.466 -112.466 !□ -112.466
Lasten
Jaarstukken 2022 Baten Saldo
-96.767 -96.767
15.334 15.334
-118.660 -118.660
-103.325 -103.325
-
-
-
-
-96.767
15.334
-118.660
-103.325
3.1.2 Bewaren en beheren Doelstellingen: • Het in stand houden en benutten van de archiefbewaarplaats • Professioneel beheer van de in de bewaarplaats opgeslagen archieven en collecties Wat hebben we ervoor gedaan? • Materieel beheer archieven en collecties • Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties • Toegankelijk maken beheerde archieven en collecties • Nader toegankelijk maken archieven en collecties • Verhuur opslagruimte aan externe partijen • Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026
VOOR WAARMPR!('IMr4<3png[_p|f.|Q[-^j. zirkzee audit bTv
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
" 9 van 47
- 5 APR. 2023 Paraaf:
Materieel beheer archieven en collecties Diverse archieven en archiefjes zijn materieel bewerkt, dat wil zeggen ontdaan van nietjes en paperclips en voorzien van nieuw verpakkingsmateriaal. Dit gebeurde veelal aansluitend met inventarisatiewerkzaamheden. Grotere ompakprojecten betroffen het secretarie-archief Ammerstol (1940-1984), het archief van het ambacht Moordrecht (1600-1813) en de archieven van het Streekarchief Hollands-Midden en het Streekarchief Krimpenerwaard. Aan het einde van het jaar werden 8500 foto’s extern gedigitaliseerd. Op het Gouwedepot zelf werd het scannen van de collectie kaarten en plattegronden afgerond en werd een begin gemaakt met het scannen van de collectie prenten en tekeningen. Er werden 35 inventarisnummers gerestaureerd. Gebonden registers, pakken correspondentie, verslagen, die jarenlang vanwege hun kwetsbaarheid niet ter inzage waren, kunnen hierdoor nu weer worden geraadpleegd. Het betreft met name archiefstukken van de ambachten Vlist en Bonrepas en Noord-Waddinxveen. Een bijzondere vermelding verdient de restauratie van de “Bijlagen bij de registers van getuigenissen” uit het oud-rechterlijk archief van Gouda (0002. 145). Het betreft een heel dik pak (bijna 1000 stukken!) met voornamelijk verslagen en verhoren uit de periode 1563-1705 dat door vocht- en gebruikschade onbruikbaar was geworden en nu raadpleegbaar is.
Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties Alle gegevens met betrekking tot nieuw binnengekomen archieven en met betrekking tot aanvullingen en verplaatsingen van archiefblokken werden in ons archiefbeheersysteem Scope verwerkt. Toegankelijk maken beheerde archieven en collectie De inventarissen van de archieven die door de gemeenten werden overgedragen werden in Scope geïmporteerd of ingevoerd. Ook werd een aantal grote archiefblokken geïnventariseerd. Het secretarie-archief Ammerstol, periodel 940-1984, dat nog een doos-volgnummering kende, is geherinventariseerd, omgenummerd, in Scope gezet en van rubrieken voorzien. Het archief van het ambacht Moordrecht (1600-1813) was slechts gedeeltelijk ontsloten door middel van een inventaris die nog uit 1880 dateerde. Dit archief is eveneens geherinventariseerd. Andere grote inventarisatieprojecten waren de archieven van het Streekarchief Hollands-Midden en het Streekarchief Krimpenerwaard, het archief van de Kaashandel Maatschappij Gouda, de archieven van de Bodemverontreiniging Lekkerkerk-West en de Bodemverontreiniging Gouderak en het archief van de Heerlijkheid Lekkerkerk. Door onze vrijwilligers werden onder andere de collectie Elize Grendel en het archief van de Kunstkring Burgvliet geïnventariseerd en omgepakt.
De verbetering en aanvulling van de beschrijvingen van de prentbriefkaarten werd ter hand genomen en er werd een nieuwe vrijwilliger gevonden om de grote hoeveelheid gedigitaliseerde (pers)foto’s in Scope te beschrijven. Nader toegankelijk maken archieven en collecties Begin mei zijn de laatste scans aan de juiste gegevens gekoppeld bij het Vele Handenproject ‘Match! De burgerlijke stand van Midden-Holland, 1811-1950’. Hierbij werden binnen zes maanden meer dan 110.000 scans van de aktes van de burgerlijke stand van 23 (voormalige) gemeentes uit de periode 1811-1950 gekoppeld aan reeds bestaande indexen. Zo kan meteen de juiste akte worden getoond wanneer een persoon wordt gezocht op onze website. Meer dan 240 enthousiaste vrijwilligers stortten zich op deze klus en in mei werd al de laatste match gemaakt. De gekoppelde scans kwaen , Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
/■'
----------------- --------- -
VOOR WAARMERKINGSDOELFINDEN’ ZIRKZEE AUDI! B.V.
- 5 API). 2023 Paraaf:
10 van 47
rechtstreeks beschikbaar op de website van het streekarchief én aangeboden worden als her te gebruiken open data. Dit jaar is een project uitgevoerd om de vindbaarheid van bronnen uit de bouwcollecties te vergroten. Een heel jaar lang is gewerkt aan het controleren van de adressen van de bouw- en hinderwetvergunningen. Adressen zijn toegevoegd, aangevuld of gecorrigeerd aan de hand van onderzoek in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen, de digitale archiefviewer van het Kadaster en Google. Het project heeft ervoor gezorgd dat ongeveer 10.000 adressen extra vindbaar zijn geworden en toegevoegd aan onze database. Verhuur opslagruimte aan externe partijen Sinds 2015 verhuurt het Streekarchief een deel van haar depotruimte aan de gemeente Zoetermeer. Deze heeft het grootste deel van haar archief, in totaal 2 kilometer, in het Gouwedepot geplaatst. Het Streekarchief verzorgt ook de uitlening van dossiers uit de door Zoetermeer opgeslagen bestanden. Vanwege een grote restauratie, huurde Museum Bisdom van Vliet uit Haastrecht depotruimte en heeft ze het archief van de familie Bisdom en het museumarchief tijdelijk bij ons ondergebracht.
Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026 Het project 'Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026’ heeft als doel om één edepotvoorziening te ontwikkelen waarbij informatieobjecten van de vijf deelnemende gemeentes, van het streekarchief, van de verschillende gemeenschappelijke regelingen en de particuliere archieven uit de regio, na overbrenging worden beheerd en toegankelijk gemaakt voor publiek en ambtenaren. In 2022 werd door het SAMH een werkgroep ingesteld om voorbereidingen te treffen voor de aanbesteding en ontwikkeling van een e-depotvoorziening. Businesscase Op verzoek van het Algemeen Bestuur van het Streekarchief schreef de werkgroep een businesscase. In deze businesscase werden drie varianten voorgelegd: 1) Alle gemeenten, de ODMH en het SAMH ontwikkelen zelf een e-depotvoorziening 2) Het streekarchief ontwikkelt één e-depotvoorziening voor de gemeenten, de ODMH en het streekarchief zelf 3) Aansluiting op de e-depotvoorziening van een andere archiefdienst. Per variant werden de voor- en nadelen uitgewerkt op technisch, juridisch, organisatorisch en financieel gebied. Ter voorbereiding gaven een drietal leveranciers van e-depotvoorzieningen een presentatie over hun producten. Tevens sprak de voorbereidende werkgroep met diverse archiefdiensten die al een e-depotvoorziening in gebruik hebben.
In de bestuursvergadering van maart 2022 maakte het Algemeen bestuur de keuze voor variant 2: het ontwikkelen van één edepotvoorziening door het streekarchief voor de deelnemende gemeenten en de ODMH. Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026 De gemeenten hebben voor een periode van vier jaar financiële middelen ter beschikking gesteld om te werken aan het ontwikkelen van een e-depotvoorziening. Dit gebeurt onder de naam ‘Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026'. Samenwerking met de gemeenten staat hierin centraal.
Paraaf:
In oktober werd gestart met het opstellen van een programma van eisen voor de aanbesteding. Onder begeleiding van Van Kaliber B.V. werd tijdens meerdere werksessies het programma van eisen geschreven. Ook voerde de werkgroep gesprekken met andere archiefdiensten over hun ervaringen met e-depot(leveranciers). Begin januari 2023 is de aanbesteding gepubliceerd op TenderNed. Naar verwachting zal in mei 2023 een overeenkomst worden afgesloten. Wat heeft het gekost? Het programma Bewaren en beheren kent een negatief saldo van € 4.662. Omschrijving
Gewijzigde begroting 2022 Baten Saldo Lasten
I Bewaren en beheren
513.715 513.715
-508.972 -508.972
4.743 4.743
Jaarstukken 2022 Saldo Lasten Baten 512.738 | 4.662 -508.077 -508.077 4.662 512.738
513.715
-508.972
4.743
512.738
Totaal baten en lasten Totaal mutaties reserves Resultaat
-508.077
4.662
3.1.3 Ontsluiten / Beschikbaar stellen Doelstellingen: • Het in stand houden en benutten van de publieksruimte van het Streekarchief in de Chocoladefabriek • Archieven en toegangen zijn raadpleegbaar via de website en in de studiezaal • Registreren en afhandelen van (aan)vragen archieven door gemeenten en onderzoekers Wat hebben we ervoor gedaan? • Facilitair beheer studiezaal • Beschikbaar stellen bronnen studiezaal en Afhandelen klantvraag • Beschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie • Beschikbaarstelling bronnen website • Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH • Uitlening archieven externe partijen • Leveren van reproducties Facilitair beheer studiezaal De studiezaal werd in januari 2022 opnieuw gesloten in verband met de coronapandemie. Klanten worden zoveel mogelijk digitaal geholpen door medewerkers die op het Gouwedepot werken. Daar worden de klantvragen uitgezocht en besproken met de klant via de mail. Als vastgesteld is wat de klant nodig heeft uit een dossier, dan wordt dat in bestelling genomen, de benodigde documenten gedigitaliseerd en verstuurd. In de Chocoladefabriek is een kleine bezetting aanwezig die desgewenst klantvragen kan uitzoeken in de bibliotheek op de studiezaal. In april ging de studiezaal weer open voor bezoekers. De klant kon vanaf dat moment gebruik maken van een nieuwe reserveringsmodule op de website.
In dezelfde maand werd gestart met de avonddienst en het dubbele transport, ochtend- en middagtransport voor aanvragen van bezoekers van de studiezaal.
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Hoiland
VUUK WAARMtRKINGSDOELEINDEN' ZIRK2EE AUDI! B.V.
- 5 APR. 2023 Paraaf:
12 van 47
Beschikbaarstellen bronnen studiezaal en Afhandelen klantvraag Vanaf april werden de externe bezoekers weer via de studiezaal geholpen met hun onderzoek. Op speciaal verzoek (bij ziekte, ouderdom, of wonend op grote afstand) worden bronnen nog digitaal aangeleverd. Vanwege ons externe depot en de reserveringsmodule worden de aanvragen digitaal ingediend. Bezoekers doen zelf onderzoek in de aangevraagde stukken en kunnen eventueel een scanbestelling doen uit de documenten die ze hebben ingezien. Na de zomer werd op de website een chatfunctie geïnstalleerd. Klanten kunnen nu ook met ons chatten. Na een proefperiode met beperkte chattijden, is in december overgegaan op een rooster waarbij de chat te gebruiken is tijdens openingstijden van de studiezaal. Vanaf september is een nieuwe junior medewerker Dienstverlening aangenomen. De nieuwe medewerker heeft een frontofficetaak en werkt aan projecten voor digitale dienstverlening. Het aantal bezoekers van de studiezaal was over het algemeen hoog. Veruit de meeste klanten komen voor inzage in dossiers uit de bouwcollecties van de aangesloten gemeenten. Het aantal bezoekers dat genealogisch onderzoek komt doen, is minder hoog. Steeds meer genealogisch onderzoek wordt (na de twee coronajaren) Online uitgevoerd. Wel ontvangen we veel klantvragen via de mail over genealogisch onderzoek.
In de loop van het jaar hebben een redelijk aantal professionele (internationale) onderzoekers de studiezaal bezocht en onze bronnen geraadpleegd. Buiten openingstijden van de balie wordt de studiezaal bezocht door klanten die eigen onderzoek doen. Dit zijn klanten die gebruik maken van onze bibliotheek en van de bronnen die digitaal te raadplegen zijn op de website, maar alleen getoond kunnen worden in de Chocoladefabriek, vanwege auteursrechten. Beschikbaarstellen archiefstukken studiezaal en educatie In totaal werden er 13.564 archiefstukken aangevraagd ten behoeve van de klanten op de studiezaal en voor educatieve projecten. In 2021 waren dit er nog 10.496. Deze stijging werd veroorzaakt doordat er vanaf april geen lockdowns meer zijn geweest en het archiefbezoek weer normaal is geworden. Beschikbaarstelling bronnen website De foto- en beeldcollectie is flink uitgebreid door nieuwe aanwinsten van lokale fotografen, door het digitaliseren van de kaarten- en prentencollectie, en door nieuwe collecties als de collectie Gouda750. Het aantal digitale periodieken op de website is toegenomen met bronnen als de kranten uit de gemeente Waddinxveen en Zuidplas, de Schatkamer.
In 2022 waren er op de website meer dan 1.250.000 paginaweergaven (2021: 850.000) weergegeven door in totaal bijna 39.000 gebruikers (2021: 22.000), die gemiddeld 2,73 sessies (2021: 2,64) van bijna 12 pagina’s (2021: 15) doorbrachten op de website. De website kent een hoog aantal terugkerende bezoekers waarvan het grootste gedeelte uit Nederland komt (85 procent) en nog eens bijna 7% uit de Verenigde Staten. De meest populaire pagina blijft de zoekpagina voor de genealogische collecties.
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WMRMERKINGSDOELEINDEN' ZIRKZEE AUDI! B.V.
- 5 APR. 2023 Paraaf:
Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH Door het ODMH en de bij de gemeenschappelijke regeling aangesloten gemeenten werden 2.690 dossiers “terug geleend”. Ter vergelijking, dit waren er in 2021 6.335. Dit jaar waren er geen grote projecten zoals in 2020 en 2021, wat de daling verklaart. Uitlening archieven externe partijen Gemeente Zoetermeer, die al haar archieven in het Gouwedepot heeft ondergebracht, heeft in totaal 3.105 dossiers opgevraagd. Dit is vergelijkbaar met 2021 toen er 3.206 dossiers werden opgevraagd. Leveren reproducties Er werden 6.637 scans van bouwtekeningen gemaakt en 1.043 scans van overige archiefstukken. Dit waren er veel meer dan in 2021, toen er 3.892 scans werden gemaakt van. Dit werd mede veroorzaakt door de lockdown uit begin 2021 maar ook juist dat erna de studiezaal weer normaal geopend was en iedereen langs mocht komen om dossiers in te zien. Wat heeft het gekost? Het programma Ontsluiten / Beschikbaar stellen kent een positief saldo van € 263.919. Omschrijving Ontsluiten/beschikbaar stellen
Totaal baten en lasten
Gewijzigde begroting 2022 Lasten Baten Saldo 340.480 I
Jaarstukken 2022 Baten Saldo
-598.698
-258.219
335.233
-599.152
-263.919
-598.698
-258.219
335.233
-599.152
-263.919
-
-
-
-
-
-
340.480
-598.698
-258.219
335.233
340.480
Totaal mutaties reserves Resultaat
Lasten
l
j
-599.152 r^esigisT
3.1.4 Educatie, advisering en toezicht Doelstellingen: • Sturen en adviseren van gemeenten bij duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding • Archief in het geschiedenisonderwijs, bewustwording van de eigen omgeving én kennis over praktische tools voor verenigingen, kerken enz. voor het beheer van het eigen archief • Het in stand houden en benutten van regionale Historische Ontmoetingspunten • Streekarchief op de kaart zetten en laagdrempelig maken Wat hebben we ervoor gedaan? • Regionaal Kennis- en Innovatieplatform • Voorlichting informatiebeheer • Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten • Gevraagd advies Informatiebeheer • Toetsing van vernietigingslijsten • Inspectie (toezicht op archieven) • KPI-verslagen • Strategisch Informatie Overleg (SIO) • Commissie naamgeving openbare ruimte • Onderwijs over archiefonderzoek
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN' 14 van 47 ZIRKZEE AUDIT B.V.
- 5 APS. 2023 Paraaf:
• • • • • •
Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen Workshops archiefbeheer voor particulieren Rondleidingen Gouwedepot Bijdragen aan Historische Ontmoetingspunten(HOP) Redactionele bijdragen aan historische publicaties en uitingen
Regionaal Kennis-en Innovatieplatform In 2022 organiseerde het streekarchief driemaal een Regionaal Informatie Overleg (RIO). De beleidsadviseurs archief- en informatiebeheer van de gemeenten en de ODMH nemen hier aan deel. Dit jaar was het e-depot een terugkerend thema waarover werd gesproken. Daarnaast kwamen thema’s als het archieftoezicht (videotulen en Monitor Digitale Informatie), de Wet open overheid (Woo) en de selectielijst e-mailarchivering aan bod. Tijdens de laatste bijeenkomst in december gaf de toezichthouder archief- en informatiebeheer van de Provincie Zuid-Holland, een presentatie over het Interbestuurlijk Toezicht (IBT).
Voorlichting informatiebeheer Met de gemeenten en de OMDH heeft de toezichthouder periodiek overleg waar wordt gesproken over verschillende onderwerpen op operationeel niveau. Met de GR Promen werden gesprekken gevoerd om in 2023 het archief- en informatiebeheer op orde te brengen. Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten Archiefbewerkingsprojecten voor de gemeenten Gouda en Krimpen a/d IJssel die op het Gouwedepot plaatsvonden werden door het Streekarchief begeleid. De Goudse voetbalclub ONA heeft haar archief voor overbrenging naar het Streekarchief gereed gemaakt. Hierbij heeft het Streekarchief geadviseerd. Gevraagd advies Informatiebeheer Gedurende het jaar kwamen verschillende vragen voorbij over archief-en informatiebeheer. Twee voorbeelden zijn het beoordelen van het handboek vervanging voor de gemeente Krimpen aan den IJssel en het opschonen van het fotoarchief (met ruim 50.000 foto’s!) van de gemeente Gouda. Toetsing vernietigingslijsten Periodiek ontvangt de toezichthouder van de verschillende gemeenten vernietigingslijsten om te beoordelen. Na goedkeuring mag de informatie daadwerkelijk vernietigd worden. In 2022 heeft voor het eerst bij de ODMH een vernietigingsronde plaatsgevonden.
Inspectie (toezicht op archieven) Bij de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard en Krimpen aan den IJssel en de ODMH is in het kader van het archieftoezicht voor het eerst de Monitor Digitale Informatie (MDI) uitgevoerd. Het onderzoek geeft invulling aan de eis van de Archiefwet 1995 om een overzicht van (digitale) informatie te hebben. De monitor resulteert in een overzicht met de omvang (in gigabytes) en inhoud van applicaties die in gebruik zijn bij de gemeenten. De monitor dient als input voor het overbrengen van digitale archieven naar het nog te ontwikkelen e-depot. De uitkomsten van het onderzoek worden verwerkt in het 'Jaarverslag van de gemeentearchivaris 2022’. De gemeenten Waddinxveen en Zuidplas hebben niet
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEM5 van 47
ZIRKZEE AUDIT 8.V,
aan het onderzoek deelgenomen. In 2023 wordt de monitor opnieuw uitgevoerd om het resultaat te verfijnen en zullen hopelijk alle gemeentes deelnemen. KPI-verslagen Sinds een aantal jaar stellen de gemeenten zelf een KPI-rapportage op over het archief- en informatiebeheer en is het streekarchief hier niet meer verantwoordelijk voor. De toezichthouder heeft geadviseerd t.b.v. het KPI-verslag van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Strategisch Informatie Overleg (SIO) In 2022 zijn aanzienlijk minder SlO’s door de deelnemende gemeenten georganiseerd dan vorig jaar. Alleen bij de gemeente Waddinxveen heeft tweemaal een SIO plaatsgevonden. Bij de gemeente Gouda vindt jaarlijks een SIO plaats waar het bespreken van de KPI-rapportage centraal staat. Commissie naamgeving openbare ruimte Vertegenwoordigers van het Streekarchief zijn betrokken in de Commissies Naamgeving Openbare Ruimte in twee gemeenten: Gouda en Waddinxveen. Doordat de beperkingen in verband met Corona werden opgeheven konden beide commissies weer regelmatig bij elkaar komen. Vanwege het afscheid van de heer Janzing kreeg de commissie van Waddinxveen een nieuwe vertegenwoordiger, de heer De Gids. Onderwijs over archiefonderzoek Op het gebied van archiefonderzoek startten we de programmering op met stamboomonderzoek voor beginners.
De populaire cursus werd uiteindelijk maar liefst vier maal gegeven op diverse plekken in onze regio. Ook startte er in het najaar een cursus oud schrift voor beginners in de Chocoladefabriek. In de cafés werd weer gezamenlijk gewerkt, gepresenteerd en kennis uitgewisseld. Vaste bezoeker van het stamboomcafé Tosco van Gessel publiceerde op eigen titel zijn eerste deel van het ‘Groot Gouds Boevenboek’, gebaseerd op de criminele vonnissen uit het rechterlijke archief. Ter gelegenheid hiervan faciliteerde het streekarchief in de Chocoladefabriek één middag een uitgiftepunt. Een doorlopende stroom van intekenaars kwam bij de schrijver het boek afhalen en laten voorzien van een handtekening. Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen Na het opheffen van de coronabeperkingen stoften we in maart 2022 letterlijk de stoelen af voor de eerste grote publieksactiviteit in de Steenlandzaal. Het publiek bleek niet huiverig om weer een bezoek te brengen: de lezing van Suze Zijlstra over familieonderzoek in de vrouwelijke lijn in het voormalige Nederland-lndië werd bezocht door ruim 40 belangstellenden. Eén van de hoogtepunten van het afgelopen jaar was publicatie van het boek Was geteyckent: Guillaume de Nassau. Briefwisseling van Willem van Oranje met Gouda en Schoonhoven tijdens de Opstand van het Transcriptiecafé van het streekarchief.
Tijdens de coronaperiode hadden de transcribenten zich gestort op het transcriberen van brieven van en aan Willem van Oranje die vermeld stonden in de database van het Huygens Instituut voor Nederlandse Geschiedenis. Uit de maar liefst 41 door hen getranscribeerde brieven werden er 14 gekozen, hertaald en van een inleiding voorzien. De feestelijke presentatie op 1 november werd gevolgd door een drukbezochte collegereeks rondom het thema ‘1572’ met gerenommeerde sprekers. Bovendien was tot het eind van het jaar de rondreizende tentoonstelling 1572: Geboorte van Nederland te bewonderen in de Chocoladefabriek. Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDIT B.V. ie van 47
- 5 APR. 2023 Paraaf:
Deze was aangevuld met brieven, documenten en boeken uit de collecties van het streekarchief. De programmering draaide daarna op volle toeren. Het jaar 2022 telde maar liefst drie historische jubilea: Gouda750 (1272-2022), 1572: Geboorte van Nederland en 350 jaar Rampjaar (1672). Het landelijke programmateam van Open Joodse Huizen maakte korte films van drie bijzondere oorlogsverhalen uit de steden Gouda, Hoogeveen en Westzaan. Voor het Goudse verhaal ging Soesja Citroen, initiatiefneemster achter het struikelstenenproject in Gouda en schrijfster van het boek ‘Hier woonden’, in gesprek met kleinzoon Pim Leefsma in het voormalig woonhuis van het gezin Leefsma-Mogendorff. Ze spraken hierin over de lotgevallen van zijn grootouders, ooms en tantes, over zijn vader en over het omgaan met de oorlog, na de oorlog. Op 3 mei werd de film live gestreamd tijdens een online talkshow en gingen Pim Leefsma en zijn zoon in gesprek met journalist en presentator Hanneke Groenteman. De Nacht van de Goudse Verhalen was een evenement in samenwerking met de Bibliotheek Gouda en andere partners in de Chocoladefabriek in het kader van Gouda750 en het ophalen van 750 Goudse Verhalen. Vanuit het streekarchief was er uitleg over het onderzoeken van je familiegeschiedenis en kon er geschreven worden met ganzenveren en op typemachines.
Op het grote podium spraken Arjen en Anne Buikstra over hun boek ‘De laatste reis van de Mars en schoutbij-nacht Willem Crul’ waarin zij genealogisch onderzoek deden naar de 418 bemanningsleden van het schip. Hieronder was ook een aantal personen uit de regio. Op 2 september was de officiële heropening van de Chocoladefabriek met staatssecretaris Gunay Uslu. De heropening was ter gelegenheid van de komst van nieuwe partners en het in gebruik nemen van de tweede verdieping. Tijdens het Open Weekend waren vanuit het archief proeflessen Oud Schrift en rondleidingen door de Chocoladefabriek te volgen, konden er gerestaureerde stukken bewonderd worden bij de Stichting Vrienden van Archief en Librije, kon je poseren als historisch figuur bij de photobooth. De tentoonstelling Gouda 600, 700 én 750 jaar bekeken worden en verblijdden we tientallen mensen met een afdruk of digitaal bestand van de voorpagina van de krant van hun geboortedag. Onze partner in de Chocoladefabriek VRSPACE lanceerde in het voorjaar de Olifiers Experience: een virtueel museum in de Chocoladefabriek. Door middel van een VR-bril en een reisglobe konden bezoekers reizen door het verleden en het heden in Gouda. De Experience is gebaseerd op de 3Dfoto’s die de Goudse ondernemer H.P. Olifiers in 1902 maakte en in bezit zijn van het streekarchief.
De Olifiers Experience is een samenwerking tussen het Streekarchief Midden- Holland, de Bibliotheek Gouda, VRSPACE en Blunderbuss Studios. Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd In samenwerking met Museum Gouda was het Vidimus van het Goudse stadsrecht gedurende de feestperiode in het museum te zien in de tentoonstelling 'De Start van de Stad’. Deze samenwerking leidde eveneens tot het feestelijke en informatieve pocketboekje Hoera, Gouda 750 jaar! Alles wat je altijd al wilde weten over het stadsrecht, vormgegeven door Ingeborg Scheffers. Dit boekje werd gratis beschikbaar gesteld aan bezoekers van de Chocoladefabriek en Museum Gouda. Daarnaast verspreidde de Brede School exemplaren onder alle leerlingen van de groepen 7 en 8 van de Goudse basisscholen. Ook alle leerlingen van de eerste klassen van het Voortgezet Onderwijs kregen een exemplaar.
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:
ZIRKZEE AUDI! B.V.
- 5 APE. 2023 Paraaf:
17 van 47
Workshops archiefbeheer voor particulieren In maart kon de handleiding digitaal archiveren worden gepresenteerd. De handleiding helpt particuliere organisaties om digitale bestanden duurzaam te bewaren door middel van een duidelijke mappenstructuur, goede bestandsnamen en de juiste metadata en bestandsformaten. Ook worden de stappen genoemd die nodig zijn om een eventuele overdracht van digitale archiefstukken aan het Streekarchief mogelijk te maken. Het document is gedrukt en via de website van het Streekarchief beschikbaar. Rondleidingen Gouwedepot Zie het overzicht in Bijlage 2 Bijdragen aan Historische Ontmoetingspunten (HOP) In het HOP in de bibliotheek Schoonhoven opende aan het begin van de zomer de tentoonstelling Schoonhoven Visionair: luchtfotografie in heden en verleden met dronefoto’s van fotograaf Hans Breuer gecombineerd luchtfoto's uit de collectie van het streekarchief; een letterlijk hoogtepunt. Andere hoogtepunten bij de HOP-activiteiten waren onder meer de schippersavond in Schoonhoven, de filmvertoning in Krimpen aan de Lek en de tussen Kunst en Kitsch-ochtend in Bergambacht. In Schoonhoven vond bovendien op 4 mei -na twee jaar corona-uitstel- de tweede editie plaats van het landelijke dubbelprogramma Open Joodse Huizen - Huizen van Verzet. Voor een volledig overzicht, zie de opsomming hierna.
Redactionele bijdragen aan historische publicaties en uitingen Op twee plekken in het centrum van Gouda konden mensen met Virtual Reality-kijkers terugreizen in de Goudse geschiedenis. Deze “Goudse Tijdreis” was een samenwerking tussen Stichting Verborgen Stad, Archeologische Vereniging Golda en archeoloog Henkjan Sprokholt in samenwerking met de werkgroep Gouda Tijdmachine van het streekarchief. De virtuele reconstructies werden gemaakt door 3D-artiest Paul Becx. De Goudse tijdreis stond in het teken van 750 Gouda (2022) en van 350 jaar Rampjaar (1672). Wat heeft het gekost? Het programma Educatie, advisering en toezicht kent een positief saldo van € 116.225.
3.1.5 Algemene dekkingsmiddelen In de programmaverantwoording moet ook het overzicht Algemene dekkingsmiddelen worden gegeven. Voor onze gemeenschappelijke regeling interpreteren wij dit als de bijdragen, die de deelnemende gemeenten betalen aan het Streekarchief (hoewel dit volgens het BBV niet als zodanig kwalificeert). De algemene bijdragen worden conform de tijdsbesteding van de medewerkers aan de programma’s en aan de overhead toegerekend.
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELFJNDEN: 18 van 47
ZIRKZEE AUDIT B.V.
- 5 APR. 2023
Overhead In het vernieuwde BBV wordt overhead gedefinieerd als 'alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces'. Kort samengevat omvat de overhead: • Leidinggevenden • Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie; • Human Resource; • Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement); • Interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie (KCC); • Juridische zaken, voor zover het bedrijfsvoering betreft; • Bestuursondersteuning; • Informatievoorziening en automatisering (ICT) • Facilitaire zaken en Huisvesting; • Managementondersteuning Financieringsfunctie Met ingang van 2014 zijn deze rentebaten bijna geheel weggevallen door de invoering van het schatkistbankieren. Door deze invoering is het Streekarchief, net als andere lagere overheden, verplicht overtollige middelen weg te zetten bij het rijk. De rentevergoeding die hier tegenover staat is vooralsnog nihil. Voorde lening bij de Bank Nederlandse Gemeenten bedroeg de rente in 2022 € 1.913. Deze lening is in 2023 volledig afgelost. Ultimo 2022 bedroeg deze lening € 24.368. Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht Overheidsondernemingen in werking getreden. Ondersteund door een fiscalist van Zirkzee accountants heeft het SAMH onderzocht welke gevolgen deze wet heeft voor de dienst.
Geconcludeerd is dat het SAMH vrijgesteld is van aangifte. Onvoorzien Het Streekarchief houdt in de begroting geen rekening met een post onvoorzien. Wat heeft het gekost? Over het gehele jaar bedraagt het negatieve resultaat van de algemene dekkingsmiddelen € 464.194. Omschrijving
Gewijzigde begroting 2022 Lasten Baten Saldo
Lasten
Jaarstukken 2022 Baten Saldo
Overhead
505.296
-30.000
475.296
502.137
-28.410
473.727
Totaal baten en lasten
505.296
-30.000
475.296
502.137
-28.410
473.727
Baten en lasten
Mutaties reserves Overhead
-9.559
-9.559
-9.533
-9.533
-
-9.559
-9.559
-
-9.533
-9.533
505.296
-39.559
465.737
502.137
-37.943
464.194
Totaal mutaties reserves Resultaat
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN; 19 van 47
ZIRKZEE AUDI! B.V.
- 5 APS. 2023 Paraaf: .
3.2 Paragrafen Artikel 26 van het BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. Voor het Streekarchief zijn de volgende paragrafen van toepassing: • Weerstandsvermogen • Financiering • Bedrijfsvoering Niet van toepassing zijn de volgende paragrafen: • Lokale heffingen • Onderhoud • Bestuurlijke participaties • Grondbeleid
3.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen is gedefinieerd als het vermogen van het SAMH om niet-structurele financiële risico's op te kunnen vangen ten einde zijn taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen weerstandscapaciteit en de risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen. Reserves en voorzieningen Voor de herijking van het weerstandsvermogen is een nota reserves en voorzieningen opgesteld. In de vergadering van 28 november 2019 is de nota reserves en voorzieningen 2020-2023 door het algemeen bestuur vastgesteld. Herijking is een vierjaarlijkse wettelijke verplichting. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit. dat wil zeggen de middelen die SAMH beschikbaar heeft of kan maken om de financiële gevolgen van niet-begrote lasten (zoals risico’s) op te kunnen vangen. Bij de weerstandscapaciteit wordt een onderverdeling gemaakt naar: 1. Stille reserves: Materiële en financiële vaste activa In de materiële en financiële vaste activa van de SAMH komen geen stille reserves voor. 1. Vrije deel passiva: Reserves en voorzieningen Bij het bepalen van het vrije deel van de reserves en voorzieningen moet voorzichtigheid betracht worden. Criterium is of het algemeen bestuur de betreffende reserve in geval van een calamiteit kan vrijmaken zonder dat hierdoor een exploitatietekort ontstaat.
Van de reserves is alleen de egalisatiereserve aan te merken als beschikbare weerstandscapaciteit. 2. Overige componenten In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat de deelnemende gemeenten en provincie als achtervang dienen. Zij dienen derhalve in hun risicoparagrafen, naar rato van hun aandeel in de gemeenschappelijke regeling, rekening te houden met de weerstandscapaciteit van het SAMH. Op grond van voorgaande kan gesteld worden dat de weerstandscapaciteit van het SAMH slechts gevormd wordt door de egalisatiereserve.
Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDIT B.V.
- 5 APR. 2023 Paraaf:
20 van 47
Risico’s De risico’s die verzekerd kunnen worden zijn verzekerd. Bij brand is reconstructie niet mogelijk. Eventuele uitkeringen aan medewerkers bij gedwongen ontslag zijn niet voorzien en komen in voorkomend geval ten laste van de exploitatie in het jaar waarin de gebeurtenis zich zal voordoen. Beleid weerstandcapaciteit en risico’s Het beleid is erop gericht met de bestaande subsidies minimaal te voorzien in de reguliere exploitatielasten van het SAMH. De weerstandscapaciteit zijn de middelen waarover het SAMH kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Bij SAMH is dit de egalisatiereserve. De bestemmingsreserve nieuwbouw depot en de voorziening onderhoud zijn afgestemd op de te verwachten toekomstige kosten voor dekking van de afschrijvingslasten (nieuwbouw depot) en voor periodiek onderhoud en vervanging ten laste van de huurder van het depot. Voor een toelichting op de gevormde reserves en voorziening en het doel waarvoor deze zijn gevormd verwijzen wij naar de toelichting op de balans onder hoofdstuk 4.3.4 van de jaarrekening. Risicoanalyse De bestaande risico's zijn opgenomen in de nota reserves en voorziening. Deze ontstaan uit wettelijk vraagstukken zoals het Auteursrecht, personele calamiteiten zoals ziekteverzuim en uitstroom, diefstal en schade aan documenten, organisatorische veranderingen b.v.
het uittreden van een gemeente en ICT impact door digitale veranderingen en leveranciersknelpunten. De risico’s liggen bij het SAMH. Het SAMH neemt voldoende beheersmaatregelen om de risico’s te minimaliseren. Nooit uitgesloten kan worden dat incidenten zich toch voordoen waardoor, met als voorbeeld het Auteursrecht, boetes kunnen worden opgelegd. Door de in die wet vastgestelde hoogte van zo’n boete zal dit naar verwachting de begrotingsomvang van het SAMH al snel overschrijden. Deze risico’s kunnen jaarlijks variëren, reden waarom die worden gemonitord om daarop een advies te onderbouwen voor de opbouw van het weerstandsvermogen. De monitoring geeft geen aanleiding om de opbouw van het weerstandsvermogen aan te passen.
3.2.2 Financiering In deze paragraaf dient de realisatie van de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille te worden opgenomen. In de vergadering van het algemeen bestuur van 14 maart 2019 is het Treasurystatuut van het SAMH geactualiseerd vastgesteld. In dit statuut wordt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het statuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Jaarlijks wordt zowel in de begroting als in de jaarrekening een treasuryparagraaf opgenomen. In deze paragraaf worden de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van de treasury vastgelegd. In het kort wordt de huidige situatie weergegeven met betrekking tot een aantal aandachtspunten: Financieringspositie De financieringspositie wordt als volgt weergegeven (bedragen x € 1.000):
VOOR WAARMERKINGSDGEI EINDEN' Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
ZIRKZEE AUDIT B.V.
- 5 APS. 2023
21 van 47
Ultimo 2022 308 0 0 308
Ultimo 2021 352 0 0 352
Langlopende schulden Eigen vermogen Voorzieningen Totaal financiering
0 295 92 387
24 290 84 398
Financieringsoverschot
79
42
Toename financieringsoverschot
22
Materiële vaste activa Financiële vaste actvia Overige verbonden partijen Totaal vaste activa Deze boekwaarde wordt gefinancierd met:
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting ad € 1.503.993 (zie hoofdstuk 4.4) ofwel € 123.327. Volgens de jaarrekening 2022 bedraagt het overschot aan vlottende middelen (bedragen x € 1.000): 262 183 Z9
Totaal vlottende activa Totaal vlottende passiva Overschot middelen
De confrontatie van de kasgeldlimiet aan de netto vlottende schuld heeft periodiek plaatsgevonden. Renterisicobeheer Bij het aantrekken van langlopende financiering stelt de wet Fido een norm waaraan het renterisico van de langlopende opgenomen leningen als geheel moet voldoen. Deze norm wordt aangeduid als de renterisiconorm en bedraagt 20% van het begrotingstotaal. De aflossingen en renteherzieningen van de bestaande leningenportefeuille mogen jaarlijks deze norm niet overschrijden. De renterisiconorm bedraagt 20% van het (primitieve) begrotingstotaal van € 1.503.993 ofwel € 300.799 De toetsing van het renterisico aan de norm laat zien dat het Streekarchief binnen de norm blijft. De berekening van deze toetsing is als volgt:
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Holland
ZIRKZEE AUDIT B.V.
- 5 APS. 2023 Paraaf:
22 van 47
Renterisico's Renteherzieningen 2022 Aflossingen 2022 Renterisico 2022
24 24
Berekening renterisiconorm Begrotingstotaal 2022 Percentage conform regeling Renterisiconorm 2022
1.504 20% 301
Toetsing renterisico aan norm Renterisico Renterisiconorm Onderschrijding
24 301 277
Bedragen x € 1.000,-
Schatkistbankieren In december 2013 is de Wet Schatkistbankieren ingevoerd. Op grond van deze wet is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. Sinds 1 juli 2021 bedraagt deze drempel 2% van het jaarlijks begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000.
Berekening drempel schatkistbankieren Primitieve begroting 2022: Percentage: Toegestane drempel:
1.503.993 2,00% 30.080
De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor het SAMH het minimumbedrag van € 1.000.000 van toepassing is. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2022 buiten de schatkist is gehouden bedroeg: 1 e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal
258.429 152.430 149.602 168.055
EMU-saldo De begroting en jaarrekening van het SAMH is opgesteld conform ene (gemodificeerd) stelsel van baten en lasten. Het EMU-saldo gaat niet uit van baten en lasten, maar gaat uit van ontvangsten en uitgaven van de overheidsorganisatie, berekend op transactiebasis en overeenkomst de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie.
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: Jaarstukken 2022, Streekarchief Midden-Hoiland
ZIRKZEE AUDIT B.V.
5 APS. 2023 Paraaf:
23 van 47
1 2 3 4
5
6
7 8 9
10
11 i
(bedragen x € 1.000) Omschrijving Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) (een nadelig saldo wordt negatief weergegeven) + Afschrijvingen ten laste van de exploitatie Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van + de exploitatie minus de vrijval van de voorzieningen ten bate van de exploitatie Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn + verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4
Rekening 2021 1
7
5
50
50
53
8
8
8
70
5
9
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
+
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
+
-
-
-
60
57
Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa:Baten uit + desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op exploitatie verantwoord Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan) Baten bouwgrondexploitatie:Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten Boekwinst bij verkoop effecten Berekend EMU-saldo
Rekening 2022
Raming 2022
-11
Als gevolg van Europese regelgeving mogen EU-lidstaten een begrotingstekort (EMU-saldo) hebben van maximaal 3% van het bruto binnenlands product (BBP). Aan dit maximale tekort van 3% hebben, naast de Rijksoverheid, ook de decentrale overheden een aandeel. Zoals eerder aangegeven werkt de EMU-systematiek op een andere manier dan het (gemodificeerde) baten- en lastenstelsel dat de gemeentelijke organisaties hanteren. Investeringen tellen bijvoorbeeld niet mee in het stelsel van baten en lasten, daarbij wordt uitgegaan van de afschrijvingslasten van de investeringen. Investeringen in een jaar tellen echter wel volledig mee in het EMU-saldo. Bij een sluitende begroting kan een gemeente daardoor toch een negatief EMU-saldo hebben. Het EMU-saldo van het SAMH voor het jaar 2022 komt uit op € 74.000. Het betekent dat in EMU-termen de inkomsten € 74.000 hoger zijn dan de uitgaven. Financiering De leningportefeuille bestaat uit één lening, welke in 1998 is afgesloten bij de BNG. Oorspronkelijk bedroeg deze € 340.335 tegen een rente van 5,65 % en een looptijd van 25 jaar. De restantschuld bedraagt per 31 december 2022 € 24.368. De rentelasten bedroegen in 2022 € 1.913.