Bijlage 3. Begeleidende brief Programmabegroting 2026 SAMH

Aan de raden van de gemeenten Gouda, Krimpen aan den IJssel, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas

Gouda, 14 april 2025 ons kenmerk:

025.021

uw kenmerk: uw brief van:

behandeld door: telefoonnummer:

Coretta Bakker

betreft:

Programmabegroting 2026-2029

nvt nvt

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij ontvangt u de ontwerp-programmabegroting 2026 - 2029 van het Streekarchief Midden-Holland. Het dagelijks bestuur is van plan de ontwerpbegroting op 11 juli 2025 aan het algemeen bestuur van de SAMH voor te leggen voor definitieve vaststelling. Zienswijzen en proces Vooruitlopend op de vaststelling in het algemeen bestuur wordt de ontwerp-programmabegroting op grond van artikel 8 van de Gemeenschappelijke regeling Strekarchief Midden-Holland aan u voorgelegd om uw zienswijzen naar voren te brengen. Wij verzoeken u vriendelijk uw zienswijzen uiterlijk 10 juni 2025 aan ons kenbaar te maken. U kunt uw reactie richten aan het dagelijks bestuur van het streekarchief, ter attentie van C. Bakker, via het e-mailadres c.bakker@samh.nl. Wij zullen de ontvangen zienswijzen gezamenlijk met de ontwerpprogrammabegroting aanbieden aan het algemeen bestuur. Na de vaststelling van de programmabegroting op 11 juli 2025 door het algemeen bestuur zenden wij u de definitieve begroting. Sluitende programmabegroting Overeenkomstig de voorschriften geeft de programmabegroting aan welke bedragen de deelnemers in het begrotingsjaar 2026 verschuldigd zijn. U vindt deze informatie in paragraaf 3.3 van de begroting. Het streekarchief presenteert een sluitende programmabegroting over de jaren 2026 tot en met 2029.

In de begrotingscijfers is een index van 2,3%, een gewogen gemiddelde uit de percentages voor de loonkosten (2,1%) en materiële kosten (2,7%). Deze index is gebaseerd op de regionale afspraken in HollandsMidden (FKGR) inzake het toepassen van inflatiecorrecties. Voor de jaren 2027 t/m 2029 is in de programmabegroting een indexering van 2% toegepast op zowel de inkomsten als de indexgevoelige uitgaven. Uitzondering daarop zijn de dotatie aan de voorziening voor het onderhoud van het

blad 2 van 3

Gouwedepot en de huur van de Chocoladefabriek. Hiervoor wordt respectievelijk uitgegaan van een index van 7,5% en 3,5%. Ravijnjaar 2026 Door de krimp van het Gemeentefonds verslechtert de financiële positie van gemeenten vanaf 2026 aanzienlijk (ravijnjaar). Dit heeft ook gevolgen voor het streekarchief. In het bestuur van het streekarchief is in 2024 meermaals stilgestaan bij de vraag hoe het streekarchief een bijdrage kan leveren aan de bezuinigingsopgave van gemeenten. Er is door middel van bezuinigingsscenario’s inzichtelijk gemaakt welke keuze-en sturingsmogelijkheden er zijn op de begroting van het streekarchief. Zo zijn we tegemoetgekomen aan het advies van de bestuurlijke werkgroep Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen (FKGR). Dit sluit ook aan op de wens van enkele gemeenteraden, die via een zienswijze op de programmabegroting 2025 - 2028 of via moties aandacht hebben gevraagd voor de krimp van het gemeentefonds in 2026 (ravijnjaar). Bezuinigingsscenario’s Voor de vergadering van het algemeen bestuur van het streekarchief van 11 april 2025 zijn door het streekarchief een aantal bezuinigingsscenario’s uitgewerkt waarbij ook de consequenties en maatschappelijke effecten van bezuinigingsmaatregelen inzichtelijk zijn gemaakt. Deze zijn voorgelegd in de vergadering aan alle leden van het algemeen bestuur.

Het Streekarchief Midden-Holland voert hoofdzakelijk wettelijk verplichte taken uit op grond van de Archiefwet, waaronder het beheer van papieren en digitale archieven, toezicht op gemeentelijke archiefzorg, en het toegankelijk maken van archieven voor burgers. De begroting is sluitend, maar biedt weinig ruimte voor extra lasten of schommelingen. Daarbij komt dat het weerstandsvermogen met 68% aanzienlijk onder de norm ligt. Het Streekarchief Midden-Holland is nu al een zeer efficiënt ingerichte organisatie, die grotendeels wettelijke taken uitvoert. Daarbij heeft het vanwege de strenge wettelijke eisen hoge kosten voor huisvesting. Bezuinigingen op een kleine organisatie als het streekarchief hebben daarom al snel invloed op de uitvoering van de wettelijke taken en de dienstverlening aan het publiek en de gemeenten. Een bezuinigingsopdracht van 6% leidt tot grote en kwalitatieve ingrepen in de wettelijke taken en hebben gevolgen voor de dienstverlening aan de aangesloten gemeenten en voor de kwaliteit van de gemeentelijke informatievoorziening, waarop het Streekarchief een wettelijke toezichthoudende en adviserende taak vervult. Een besparing van 4% zou haalbaar kunnen zijn, waarbij wel aangetekend moet worden dat dit geen structurele besparingen zijn en deze besparingen consequenties hebben op de langere termijn.

Financiele ontwikkelingen en risico’s zoals de hogere huurkosten (16.000 extra in 2027), mogelijke caoverhogingen en hogere energiekosten zorgen echter voor een extra belasting op de begroting, waardoor slechts een besparing van 1,42% overblijft. Het dagelijks bestuur stelt vast dat een besparing van 1,42% door te voeren is in de Programmabegroting 2026 door middel van: • Verhoging leges met 20% (3.000 euro);

blad 3 van 3

• •

Besparing door inhuur externen om te zetten naar vast (10.000 euro); Dotatie MJOP huurdersonderhoud bijstellen op realiteit (reëel begroten)(15.665 euro)

De overige besparingen, die voor het grootste deel niet structureel zijn, acht het dagelijks bestuur niet haalbaar. Uit de cijfers blijkt dat door de relatief kleine begroting de opbrengsten van de bezuinigingsopdracht per gemeente beperkt zijn, terwijl de gevolgen voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering van het Streekarchief groot zijn en leiden tot risico’s op langere termijn. In totaal komt dit neer op een maximale besparing van circa € 28.665. Verdere bezuinigingen zijn moeilijk te realiseren zonder dat dit ten koste gaat van de wettelijke taken en de kwaliteit van de gemeentelijke informatiehuishouding. Extra risico’s worden gevormd door stijgende energielasten, mogelijke loonstijgingen, en dalende rente-inkomsten. De individuele gemeentes kunnen er verder nog voor kiezen te bezuinigen op maatwerk taken. Het dagelijks bestuur doet dan ook het dringende verzoek aan de gemeenteraden om bij de beoordeling van de begroting 2026 rekening te houden met de beperkingen van het Streekarchief en de cruciale maatschappelijke en wettelijke rol die het vervult. Een taakstelling van 1,42 % is wellicht het uiterste haalbare, mits rekening wordt gehouden met de geschetste risico’s. Voor verdere toelichting zijn wij uiteraard bereid met u in gesprek te gaan. Met vriendelijke groet, Hoogachtend, Namens het dagelijks bestuur,

T. van Vugt, Voorzitter

C.A. Bakker-Wijbrans, Secretaris

Bijlagen: •

Programmabegroting 2026-2029 Streekarchief Midden-Holland