Bijlage 2. Toelichting wijziging

Toelichting wijziging Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Inleiding De raden en colleges van de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen en Zuidplas zijn deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland. De basis daarvoor is de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr) Op 1 juli 2022 is de Wgr gewijzigd. De wijziging heeft als doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen en de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden in relatie tot gemeenschappelijke regelingen te versterken. Een aantal van deze wijzigingen is op 1 juli 2022 direct in werking getreden, een ander deel dient binnen twee jaar na inwerkingtreding verwerkt worden in alle gemeenschappelijke regelingen, waaronder in de Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland (hierna: de regeling van het SAMH). Dit vergt een besluit van de deelnemers in de regeling. Deze memo bevat een toelichting op de wijzigingen die in de regeling van het SAMH nodig zijn en worden voorgesteld aan de deelnemers. De juridische vertaling is weergegeven in een ontwerpwijziging van de regeling (bijlage). Voor het totaalbeeld is de versie van de regeling bijgevoegd waarin de voorgestelde wijzigingen zijn verwerkt (een geconsolideerde versie).

Proces De raden worden eerst in de gelegenheid gesteld om zienswijzen over de ontwerpwijziging van de regeling in te brengen bij het eigen college. Zij hebben daarvoor acht weken de tijd. De colleges worden verzocht de eventueel ingebrachte zienswijzen aan het Algemeen Bestuur van het SAMH te melden. De zienswijzen worden daarna behandeld. Dit leidt tot een definitief voorstel van het Algemeen Bestuur van het SAMH aan de deelnemers om de regeling te wijzigen. Voor een definitief besluit van de deelnemers om de regeling te wijzigen is toestemming van de raden vereist. Dit betekent dat de raden twee keer in het proces tot wijziging van de regeling worden betrokken.

Wijzigingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen De belangrijkste wijzigingen zijn: 1. Het versterken van de positie van de gemeenteraden bij besluitvorming; a. Invoeren zienswijzeprocedure bij treffen (en wijzigen) regeling b. Mogelijkheid zienswijzeprocedure bij andere besluiten dan de ontwerpbegroting c. Regionale gemeenschappelijke raadscommissie d. Afspraken over participatie in de gemeenschappelijke regeling e. Actieve informatieplicht van het bestuur van de regeling 2. Het invoeren/verduidelijken van controle-instrumenten; 1

3.

a. Recht van enquête b. Verduidelijking onderzoeksbevoegdheid lokale rekenkamers Het verbeteren van de positie van gemeenteraden met betrekking tot het functioneren van de regeling; a. Afspraken over evaluatie b. Betere aansluiting begrotingscyclus op gemeentelijke cyclus c. Aanscherping afspraken uittreding

Gevolgen voor de regeling van het SAMH Bovenstaande wijzigingen worden hieronder uitgewerkt met daarbij vermeld wat de gevolgen zijn voor de regeling van het SAMH en welke aanpassingen nodig zijn. 1a. Invoeren zienswijzeprocedure bij treffen (of wijzigen) regeling Om de positie van de raden te verbeteren wordt aan deze organen het recht toegekend om bij het treffen of wijzigen van een regeling een zienswijze naar voren te brengen. Zij kunnen hun opvattingen over een ontwerpregeling binnen acht weken kenbaar maken bij hun college.

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: geen aanpassing nodig. Zie artikel 34 en artikel 35 GR SAMH Deze wijziging volgt rechtstreeks uit de Wgr. De bepaling (opgenomen in artikel 1 van de Wgr) is op 1 juli 2022 direct in werking getreden. Vanwege deze bepaling wordt nu een ontwerpwijziging van de regeling aan de raden voorgelegd voor zienswijzen. 1b. Zienswijzeprocedure bij andere besluiten dan de ontwerpbegroting In de regeling moeten afspraken zijn gemaakt over welke besluiten van het bestuur van de regeling vatbaar zijn voor een zienswijze van de gemeenteraden (artikel 10, vijfde en zesde lid Wgr).

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: aanpassing nodig. Zie artikel 8, lid 5 GR SAMH In de regeling van het SAMH is al een bepaling opgenomen over het voor zienswijzen voorleggen van besluiten van het algemeen bestuur tot het deelnemen in of oprichten van privaatrechtelijke rechtspersonen. Daarnaast is in de wet al geregeld dat de ontwerpbegroting aan een zienswijzeprocedure wordt onderworpen. Ook zienswijzen op besluiten over het opheffen van de regeling zijn in de regeling opgenomen. Andere besluiten van het SAMH die voor een zienswijzeprocedure in aanmerking kunnen komen zijn op voorhand niet te bedenken. Om in specifieke gevallen de mogelijkheid open te laten om raden toch vooraf te betrekken bij besluitvorming, wordt aan artikel 8 van de regeling van het SAMH een extra lid 5 toegevoegd. In dat lid wordt bepaald dat wanneer het algemeen bestuur daar aanleiding toe ziet, het bestuur kan besluiten tot een zienswijzenprocedure. 1c. Regionale gemeenschappelijke raadscommissie De gemeenteraden krijgen de mogelijkheid om een regionale gemeenschappelijke adviescommissie in te laten stellen bestaande uit raadsleden. Een eventuele gemeenschappelijke adviescommissie is 2

onderdeel van de gemeenschappelijke regeling en wordt daarom ingesteld door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) is verplicht om de commissie in te stellen als de raden hier unaniem om vragen (artikel 24a Wgr).

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: geen aanpassing nodig. Deze bepaling volgt rechtstreeks uit de Wgr. 1d. Afspraken over burgerparticipatie en inspraak Participatie bij beleid wordt steeds belangrijker gevonden in Nederland. In elke regeling moet daarom worden opgenomen of, en zo ja op welke wijze, ingezetenen én belanghebbenden de mogelijkheid krijgen tot inspraak over beleidsmatige onderwerpen die bij de gemeenschappelijke regeling zijn belegd (artikel 10, zevende lid Wgr).

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: aanpassing nodig door het toevoegen van een extra artikel betreffende de reeds bestaande adviescommissie/klantenraad. Zie artikel 45 GR SAMH. Burgerparticipatie bij beleid is van groot belang. Het SAMH beschikt sinds jaar en dag al over een adviescommissie/klantenraad (zie artikel 21 GR SAMH). Deze commissie is bevoegd tot het verstrekken van adviezen - gevraagd of ongevraagd - aan het algemeen bestuur over het beleid op het terrein van de zorg voor de archief- en documentatiebescheiden voor zover deze zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het streekarchief en vanuit het perspectief van de diverse gebruikersgroepen van het streekarchief over de inrichting en de kwaliteit van de bestaande en toekomstige dienstverlening en de presentatie naar buiten. De vergaderingen zijn openbaar en vezoekers van de studiezaal of de website kunnen hun op- en of aanmerkingen naar aanleiding van de agenda sturen aan de secretaris of voorzitter van de commissie. Tijdens de vergadering van de adviescommissie/klantenraad kan alvorens een agendapunt door de commissie besproken wordt, aan gebruikers van het streekarchief die geen lid zijn van de commissie, het woord verleend worden. Deze mogelijkheid wordt ook geboden bij vergaderingen van het algemeen bestuur 1e.

Actieve informatieplicht Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling heeft een actieve informatieplicht over wat er binnen de regeling speelt. Deze informatieplicht komt overeen met de informatieplicht die het college heeft ten opzichte van de gemeenteraad. In de gemeenschappelijke regeling moeten afspraken worden gemaakt over welke en de wijze waarop informatie wordt aangeleverd (artikel 17 Wgr).

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: aanpassing nodig. Zie artikelen 22, 23, 24 en 25. In de regeling van het SAMH waren al bepalingen opgenomen over het (actief) informeren van de raden. Deze artikelen zijn nu concreter geformuleerd en ook is toegevoegd de manier waarop dit kan gebeuren. 2a. Recht van enquête De gezamenlijke gemeenteraden krijgen de mogelijkheid om een enquête uit te 3

voeren naar de bestuursvoering van een regeling. Dat kan door zelf een regionale onderzoekscommissie in te stellen. Daarvoor is een unaniem besluit nodig van alle raden.

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: geen aanpassing nodig. Deze bevoegdheid volgt rechtstreeks uit de Wgr. 2b. Verduidelijking onderzoeksbevoegdheid lokale rekenkamers Rekenkamers zijn al bevoegd onderzoek te verrichten bij gemeenschappelijke regelingen, inlichtingen in te winnen, documenten te vorderen en indien nodig bij de betrokken instelling een onderzoek in te stellen. In de Wgr wordt verduidelijkt dat de lokale rekenkamers, waaronder gezamenlijke rekenkamers, de mogelijkheid hebben om onderzoek te doen naar het gevoerde bestuur van een gemeenschappelijke regeling waaraan een gemeente deelneemt. ➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: geen aanpassing nodig. Deze bevoegdheid volgt rechtstreeks uit de Wgr. 3a. Afspraken over evaluatie Het wordt verplicht om afspraken te maken over evaluatie van de gemeenschappelijke regeling om op die manier stil te staan bij het functioneren van de regeling. Er kan ook worden gekozen voor de afspraak om de regeling niet te evalueren (artikel 11a Wgr).

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: aanpassing nodig. Zie artikel 32 GR SAMH. Er wordt voor gekozen om in de regeling van het SAMH een specifieke bepaling over evaluatie van de regeling toe te voegen. Wijzigingen in relevante wetgeving kunnen altijd een logische aanleiding vormen om de regeling tegen het licht te houden. In de praktijk vindt evaluatie ook doorlopend plaats: binnen het bestuur, in de P&C-cyclus (begroting, maandrapportages en jaarrekening) en via het stellen van en toetsen aan kwaliteitscriteria. 3b. Aanpassing van de begrotingscyclus Bijdragen aan een gemeenschappelijke regeling zijn verplichte uitgaven voor de gemeente of provincie die moeten worden verwerkt in de eigen begroting. Om gemeenteraden meer positie te geven in de begrotingscyclus van een gemeenschappelijke regeling is ervoor gekozen de termijnen voor de indiening van de kadernota, ontwerpbegroting en begroting aan te passen. De eerste stap in de begrotingscyclus is het door het dagelijks bestuur van de regeling toezenden aan de gemeenteraad van de ontwerpbegroting voor zienswijzen. Dit moet twaalf weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. Dat was voorheen acht weken. Nieuw is verder dat het voortaan verplicht is te reageren op de door de raden ingediende zienswijzen.

Het dagelijks bestuur moet schriftelijk én gemotiveerd terugkoppelen wat het van de zienswijzen vindt en tot welke conclusie dat heeft geleid. 4

De procedure gaat dan verder met de vaststelling van de ontwerpbegroting. Daarin verandert niets. Wat wel nog verandert, is dat de inzending van de vastgestelde begroting aan Provinciale Staten Zuid-Holland, als financieel toezichthouder, voortaan niet meer vóór 1 augustus hoeft te geschieden, maar vóór 15 september. Dat betekent dus dat er grofweg zes weken meer zijn voor de procedure, waarbij wel moet worden opgemerkt dat een deel daarvan binnen het zomerreces valt als er geen goed proces wordt uitgelijnd. Het SAMH is er voorstander van om de gehele begrotingscyclus steeds voor het zomerreces af te ronden en zal daarnaar streven.

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: geen aanpassing nodig. De aanpassingen in de begrotingscyclus volgen direct uit de Wgr. In artikel 30 GR SAMH wordt reeds verwezen naar de wettelijke en van toepassing zijnde bepalingen (WGR, artikel 34, 34b en 35). 3c. Aanscherping afspraken uittreding In iedere regeling moeten afspraken worden gemaakt over de gevolgen van uittreden van een deelnemer voor het vermogen voor de rechtspersoon en de overige deelnemers (artikel 9, eerste lid Wgr). Daarbij moet in ieder geval worden gedacht aan afspraken over personeel, contracten, huisvesting en investeringen (alle directe kosten). Er kan niet meer worden volstaan met een algemene bepaling dat het algemeen bestuur de uittredingsvoorwaarden bepaalt.

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: aanpassing nodig. Zie artikel 37 tot en met 44 GR SAMH. De regeling van het SAMH bevat nu alleen een algemene bepaling over uittreding. Om te zorgen voor een rechtszekere situatie wordt extra bepalingen toegevoegd (artikel 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43 en 44 GR SAMH). Bij de vaststelling van de financiële gevolgen gaat het naast de financiële kant van de uittreding zelf (vermindering taken), ook om de overname van contracten (huurovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten, inkoopcontracten e.d.). Daarbij zal vooral van belang zijn welke kosten toerekenbaar zijn. Wat tevens een rol zal spelen is de periode die de regeling nodig heeft zich aan te passen. Overigens wordt uittreden uit de regeling van het SAMH slechts als theoretische mogelijkheid ingeschat die zich in de praktijk niet snel zal verwezenlijken vanwege de wettelijk verplicht gestelde voorziening. Colleges van gemeenten zijn het namelijk verplicht om voor de uitvoering van de Archiefwet een voorziening te treffen.

Overige wijzigingen GR SAMH (niet voortkomende uit de gewijzigde WGR)

De tekst van de GR SAMH was in de loop der jaren wat ‘sleets’ geraakt, deels door het doorvoeren van meerdere wijzigingen, deels door inconsequenties, deels door taalgebruik wat duidelijker kan. Daarom is besloten de tekst van de GR SAMH extra op de schop te nemen bij deze derde wijziging en aan te passen naar de teksteisen van deze tijd. In de ontwerpwijziging zijn al deze wijzigingen opgenomen. 5

Er is verder nog éen inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd, namelijk: 4. Archiefverordening In zowel de Wet Open Overheid al in de Archiefwet is de eis opgenomen dat overheden documenten in goede, geordende toegankelijke staat moeten houden. In de huidige regeling (artikel 37, lid 1) wordt voor de uitvoering van deze taken en de daaraan verbonden voorschriften verwezen naar de geldende voorschriften van de gemeente Gouda. Omdat de gemeente Gouda wat betreft uitvoering van taken, werkwijze en omvang niet vergelijkbaar is met het streekarchief, dient dit artikel aangepast te worden. Voor het streekarchief wordt een eigen Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer opgesteld. Dit wordt opgenomen in de regeling.

6