Bijlage 2. Ondernemingplan Promen 2025
Tekst van het document
Inhoudsopgave
1
Beleidsbegroting
30
Duurzaamheid
2
Voorwoord
31
CO2-uitstoot
4
Kernwaarden/missie/visie
33
Kwaliteit en veiligheid
5
Organisatie van de GR Promen
34
Transitie ICT-infrastructuur
6
Integrale uitvoering Wsw en Pw
35
ICT in 2025
7
Programmaplan Wsw
36
Paragrafen BBV
10
Ontwikkelbedrijf
37
Weerstandsvermogen
11
Talentenplein
38
Kengetallen
15
Ontwikkeling
39
Onderhoud kapitaalgoederen
17
Leren en ontwikkelen
40
Financiering
19
Werkbedrijf
42
Bedrijfsvoering
19
Organisatiewijziging
43
Verbonden partijen
20
De units
44
Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid
22
Sales, Werkvoorbereiding
46
Risico’s
23
Doelstellingen werkbedrijf
24
Ontwikkeling medewerkers binnen de units
48
Financieel deel
25
Ontwikkeling naar extern en Individuele detachering en
49
Tabellen bij financiële begroting
Ontwikkeling naar buiten Promen
50
Personele planning
26
Individuele detacheringen en begeleid werken
52
Toelichting overzicht van baten en lasten
27
Duurzame inzetbaarheid & vitaliteit
63
Financiële positie
27
Blue Monday Run
64
Investeringen
28
Lunchwandelen en Bewegen op de werkvloer
65
Reserves en voorzieningen
29
Verzuim
66
Overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld
B e l e i d s b e g r o t i n g
1
Hierbij bieden wij u het Ondernemingsplan Promen 2025 aan. In dit plan presenteren wij onze maatschappelijke en financiële verwachtingen over 2025. Promen blijft zich, samen met de gemeenten, UWV, onderwijs, werkgevers en dagbesteding richten op de ondersteuning van mensen met een ondersteuningsvraag bij het krijgen en behouden van een passende en duurzame werkplek. Want werk is meer dan alleen salaris. Werk geeft mensen eigenwaarde, biedt sociale contacten en zorgt voor persoonlijke groei. Samen met de gemeenten en andere partnerorganisaties blijft Promen ook zoeken naar de verdere verbetering en versterking van de infrastructuur voor de inwoners met een ondersteuningsvraag op het gebied van werk. We zien een duidelijke groei en verandering in de groep werkzoekenden. Veel van de inwoners zonder of met een kleine ondersteuningsvraag zijn inmiddels aan het werk. De groep werkzoekenden met een grotere ondersteuningsvraag neemt toe in omvang en complexiteit. Voor hen is een andere aanpak en expertise nodig om een duurzame plek op de arbeidsmarkt te bemachtigen. Door de gezamenlijke doorontwikkeling in onze arbeidsmarktregio’s bereiden wij ons voor op deze veranderende doelgroepen. Met steun van de gemeenten hebben we in 2023 in beide arbeidsmarktregio’s Talentenpleinen gerealiseerd.
Hier worden kandidaten geactiveerd, ontwikkeld en begeleid naar een duurzame werk- of participatieplek. Dit gebeurt met behulp van objectieve meetinstrumenten. De nieuwe aanpak en werkwijzen sluiten aan bij de groeiende en veranderende doelgroep. In 2024 hebben we een grote organisatiewijziging doorgevoerd. De acht afzonderlijke bedrijfsonderdelen zijn herschikt naar een drietal directies, te weten het Werkbedrijf, het Ontwikkelbedrijf en Bedrijfsvoering. Deze stap was nodig om scherper te kunnen sturen op de gevolgen van de krimp van het aantal doelgroepmedewerkers dat in dienst is, en om de toenemende vraag van gemeenten om mensen met een complexe ondersteuningsvraag te helpen activeren het hoofd te kunnen bieden. Door één werkbedrijf in te richten in plaats van 3 afzonderlijke bedrijfsonderdelen, willen we dat meer mensen binnen het bedrijf doorstromen naar een plek buiten de muren van Promen. Ook willen we meer variatie in werksoorten kunnen aanbieden en bij meer bedrijven (kleinschalige) groepsdetacheringen realiseren.
2
De toekomstige rol van werkontwikkelbedrijven zoals Promen in de regionale arbeidsmarkt staat volop in de belangstelling. Het door Berenschot in 2023 uitgevoerde onderzoek naar de toekomstige rol en waarde van regionale werkontwikkelbedrijven voor de arbeidsmarktparticipatie van mensen met een ondersteuningsvraag, is inmiddels door het Rijk bevestigd. In de recentelijk gepubliceerde Meicirculaire zijn landelijk extra middelen toegekend (€ 63,9 mln.) voor de verdere ontwikkeling van de infrastructuur. In de Voorjaarsnota zijn verdere impuls- en transitiebudgetten opgenomen voor een totaalbedrag van € 600 mln. voor de periode 2025 en t/m 2034. Het nieuwe kabinet zet deze lijn nagenoeg ongewijzigd voort. Het Ministerie van SZW is inmiddels samen met de VNG en Cedris gestart met de voorbereiding van een viertal handreikingen voor regionale plannen van aanpak.
e
rh
et
er
hi
en
jk
sch
B e ki
Voor Promen geldt dat er in 2025 door een extern onderzoekbureau een verkenning zal worden gedaan naar de toekomst van Promen bij ongewijzigd beleid, en om te inventariseren welke andere scenario’s en keuzes er zijn die de gemeenten kunnen maken.
ot
Promen komt de komende jaren, net als de andere werkontwikkelbedrijven in Nederland, in woeliger vaarwater. De voldoende gesubsidieerde SW-medewerkers gaan met pensioen, en minder goed gefinancierde PW-medewerkers komen in veel kleinere aantallen daarvoor in de plaats. Deze laatste groep heeft gemiddeld genomen een complexere hulpvraag dan de voormalige SW-doelgroep, waardoor andere en meer begeleiding nodig zal zijn. Ook moeten we als gevolgen van de krimp in toenemende mate goed lonend werk buiten de muren van Promen afstoten, omdat we geen mensen meer hebben die dit werk kunnen doen. Dat alles leidt bij ongewijzigd beleid tot een snelle verslechtering van de financiële positie van Promen. Omdat dit voor alle werkontwikkelbedrijven in Nederland geldt heeft het Rijk inmiddels de vorengenoemde (financiële) maatregelen genomen.
ond
erzo ek v
an
B
Promen ziet veel kansen en mogelijkheden voor deze gezamenlijke doorontwikkeling, die ook naadloos aansluit op de start van het onderzoek naar een nieuw Hoofdlijnenbesluit voor de periode na 2025.
Financieel De bijgevoegde gewijzigde begroting 2025 en meerjarenraming is binnen het gemeentelijk financieel kader 2025 voor gemeenschappelijke regelingen opgesteld. Daarbij is rekening gehouden met het nog niet begrote deel van de loonstijgingen Wsw 2024, waarover pas eind 2023 een akkoord is bereikt. De loonstijgingen 2025 zijn opnieuw gebaseerd op zo goed mogelijke inschattingen op grond van de thans beschikbare informatie.
3
Promen is een werkontwikkelbedrijf. De mens en haar ontwikkeling staan centraal. Om hier op een goede manier inhoud en sturing aan te geven heeft Promen haar kernwaarden, missie en visie geformuleerd.
Onze missie is om mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt te ontwikkelen naar en in betaald werk en daarmee bij te dragen aan hun zelfredzaamheid. Werk geeft mensen eigenwaarde, zelfstandigheid en persoonlijke groei.
De kernwaarden vormen het hart van de cultuur van Promen: respect, ontwikkelen, resultaatgerichtheid en samenwerken.
Dit doet Promen door intensief samen te werken met de deelnemende gemeenten, werkgevers, onderwijs, zorg en andere partnerorganisaties en daarbij de verbinding te leggen tussen de vraag en het aanbod van de arbeidsmarkt. Bij voorkeur door ontwikkeling en plaatsing buiten de muren van Promen, maar daar waar dat niet mogelijk blijkt ook op een zo regulier mogelijke passende werkplek bij Promen zelf. Daarbij zorgen we voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering.
Respect uit zich in de wijze waarop we met elkaar omgaan. De persoonlijke situatie, ambities en mogelijkheden van onze medewerkers zijn het uitgangspunt voor hun ontwikkeling op het gebied van werk en persoonlijke groei. Het eindresultaat, nuttig, passend en duurzaam werk, staat daarbij centraal. En dit kan alleen bereikt worden als er intensief wordt samengewerkt door de begeleiders onderling en met de medewerkers.
Kernwaarden/missie/visie
4
Organisatie van de GR Promen De GR Promen is het publiekrechtelijke samenwerkingsverband van de gemeenten Alphen aan den Rijn, Capelle aan den IJssel, Gouda, Krimpen aan den IJssel, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas. De GR Promen geeft uitvoering aan de voormalige Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en voert, via de onderliggende ProWork BV, in opdracht van de gemeenten werkzaamheden uit voor andere doelgroepen van de Participatiewet (Pw). Daarnaast maakt de gemeente BodegravenReeuwijk op inkoopbasis gebruik van de GR Promen voor de uitvoering van de Wsw. Naast ProWork BV vallen onder de GR Promen tevens SterWork BV; de werkgever van de staf en leiding van de GR Promen en ProTalenten BV; een vooralsnog lege BV.
5
Integrale uitvoering Wsw en Pw De Pw omvat de uitvoering van de nieuwe instroom voor beschut werk, garantiebanen, opstapbanen en trajecten in het kader van de re-integratie.
De GR Promen geeft uitvoering aan de voormalige Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en, via de onderliggende ProWork BV, aan de Participatiewet (Pw). Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:
Bij de uitvoering van de Wsw wordt rekening gehouden met een jaarlijkse uitstroom (als gevolg van het stopzetten van de instroom per 1-1-2015). De uitvoering Pw vindt plaats op basis van een 1 op 1-relatie van ProWork BV met de individuele gemeenten, waarbij meerjarige contracten worden gesloten en gebruik wordt gemaakt van de Promen infrastructuur.
Met ingang van 2018 worden er twee ondernemingsplannen (inclusief gewijzigde begrotingen en financiële meerjarenramingen) uitgebracht: 1 voor de GR Promen, waarin de samenwerking op het gebied van de Wsw wordt gecontinueerd en 1 voor ProWork BV, waarin de Pw-activiteiten zijn ondergebracht.
Samenstelling van het bestuur In het DB van Promen hebben zitting: Jan Willem Schuurman, namens gemeente Zuidplas, voorzitter (tevens lid algemeen bestuur) Harriët Westerdijk, namens gemeente Capelle aan den IJssel, vicevoorzitter (tevens lid algemeen bestuur) Jan Kees Oppelaar, namens de gemeente Gouda (tevens lid algemeen bestuur)
In het AB hebben zitting: Jan Willem Schuurman, namens gemeente Zuidplas, voorzitter (tevens lid dagelijks bestuur) Harriët Westerdijk, namens gemeente Capelle aan den IJssel, vicevoorzitter (tevens lid dagelijks bestuur) Jan Kees Oppelaar, namens de gemeente Gouda (tevens lid dagelijks bestuur) Brigitte Leferink, namens gemeente Waddinxveen Kirsten Jaarsma, namens gemeente Krimpen aan den IJssel Anouk Noordermeer, namens gemeente Alphen aan den Rijn Wisja Pannekoek, namens gemeente Krimpenerwaard
6
Programmaplan Wsw Het doel van het programma Wsw is om zoveel mogelijk mensen met een arbeidsbeperking te helpen aan een zo regulier mogelijke arbeidsplaats onder aangepaste omstandigheden. De indicatoren van dit programma kunnen als volgt worden weergegeven:
Indicatoren programma Wsw
Realisatie 2023
OP 2024
Begroting 2025
OP 2025
Aantal arbeidsplaatsen Wsw (SE)
742,7
690,1
637,3
627,4
Aantal niet-doelgroep (FTE)
126,4
120,2
120,2
122,0
Programma Wsw
Het aantal niet-doelgroepmedewerkers heeft zowel betrekking op de Wsw-doelgroep als de overige doelgroepen van de Participatiewet (Pw). De kosten van de groei van de activiteiten voor de overige doelgroepen van de Pw worden doorberekend aan ProWork BV.
bedragen x € 1.000
Realisatie 2023
OP 2024
Begroting 2025
OP 2025
Begroting 2026 Begroting 2027 Begroting 2028
Totaal baten
34.420
34.232
33.667
35.245
33.885
32.279
30.686
Totaal lasten
24.991
24.810
24.080
26.230
25.097
23.754
22.436
Saldo baten en lasten
9.427
9.422
9.587
9.014
8.788
8.525
8.250
Totaal overhead
10.160
9.274
9.625
8.347
8.123
7.859
7.584
Financiële baten en lasten
-110
-104
-98
-104
-104
-104
-104
Mutaties reserves
920
-45
138
-562
-562
-562
-562
Subtotaal programma Wsw
78
0
0
0
0
0
0
Totaal programma Wsw
78
0
0
0
0
0
0
7
De onderstaande tabellen geven de formatie weer, vóór de organisatiewijziging in bedrijfsonderdelen en na de organisatiewijzing (per 2025) in units. Hierbij is rekening gehouden met pensioneringen, natuurlijke uitstroom, reintegratie, terugstroom en doorstroom. Daarnaast vergelijken wij onze SE's op de werkladder met die uit de branche.
Wsw-medewerkers per bedrijfsonderdeel (SE)
Realisatie Begroting 2025 2024-6
Realisatie 2023
OP 2024
Begeleid werken
78,6
76,1
76,4
72,5
Individuele detachering
77,5
74,0
70,5
66,7
Groen
102,9
99,0
99,4
93,4
Schoon
59,8
55,7
57,4
Groepsdetachering
188,9
170,7
Productie Binnen
185,6
167,2
Wsw-medewerkers per unit (SE)
OP 2025
Begeleid werken
70,5
Ontwikkelbedrijf
67,2
Groen
94,1
55,7
Schoon
53,6
179,2
159,2
Catering
21,4
165,0
145,5
Logistiek en Assemblage
138,4
Techniek en Assemblage
155,9
Staf
36,2
32,0
33,4
30,4
Staf
12,2
RVU
13,2
15,5
14,2
13,8
RVU
14,0
Totaal Promen
742,7
690,2
695,5
637,3
Totaal Promen
627,4
8
Voor 2025 tot en met 2028 gaan wij uit van de volgende krimp in het aantal arbeidsplaatsen.
Wsw-medewerkers (SE) Totaal Promen
OP 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
627,4
597,9
561,6
526,3
Sinds 2015 is er geen nieuwe instroom meer in de Wsw. Daardoor daalt het aantal arbeidsplaatsen bij de verschillende bedrijfsonderdelen, respectievelijk units. In de onderstaande grafieken is de procentuele verdeling van de medewerkers over de bedrijfsonderdelen (de zgn. werkladder) weergegeven, zowel bij Promen als in de branche. Het procentuele aandeel van in de binnenomgeving geplaatste medewerkers ligt 11% onder het branchegemiddelde. Promen heeft relatief gezien grotere aantallen plaatsingen op Groepsdetacheringen (9% hoger), Groen en Schoon (5% hoger) en Begeleid Werken (4% hoger). Het aandeel individueel gedetacheerde medewerkers ligt 7% lager dan het branche gemiddelde. De doelstelling voor de komende jaren is gericht op de verdere doorstroom van binnen naar buiten en het verhogen van het aantal individuele detacheringen. De krapte op de arbeidsmarkt is momenteel groot, waardoor de kansen op de arbeidsmarkt voor onze mensen verder toenemen.
9
Ontwikkelbedrijf In het Ontwikkelbedrijf werken we vanuit twee teams aan de begeleiding en ontwikkeling van onze (tijdelijke) medewerkers. Enerzijds het Team Werk en Participatie, gericht op de begeleiding Nieuw Beschut, Garantiebanen, Opstapbanen, individuele detachering, begeleid werken en samenwerking met de scholen. Anderzijds het Team Talentenplein, dat de reintegratiedienstverlening vanuit de Participatiewet oppakt.
Directeur Ontwikkeling
jobcoaches
Team Talentenplein
Ontwikkelbedrijf
Teamleider Talentenplein
10
Talentenplein Afgelopen jaar is het Talentenplein op beide locaties geopend. De productiehal is omgebouwd tot bruisende leeren ontwikkelomgeving. Het ontwikkelprogramma, als onderdeel van het re-integratietraject, is opnieuw uitgedacht in de activatieroute, de basisroute, de brancheroute en de uitstroomroute. We zijn met nieuwe instrumenten gaan werken, als het NOA assessment Op Weg, het Gamebased assessment, de VR brillen, de Ervaarweek, Training en Elearning, Taalactiviteiten en Bewegen op de werkvloer. Het integrale ontwikkelprogramma is uitgewerkt in een Talentenreis en Talentenpaspoort per route. Daarnaast hebben we een nieuwe impuls gegeven aan de samenwerking tussen de jobcoaches en teamcoaches (werkleiders) in de begeleiding van de kandidaat. En hebben we de rol van teamcoach anders vormgegeven, als praktijkbegeleider. Vanaf 2025 beschikken beide Talentenpleinen over een praktijkbegeleider. Zij geven de dagelijkse begeleiding op de werkvloer vorm en putten hierin ook uit hun sociaalagogische vaardigheden, vanuit het vakgebied social work. Op die manier komt er meer aandacht voor de psychosociale begeleiding tijdens de dagelijkse werk- en ontwikkelactiviteiten op het Talentenplein zelf. Ook hebben we op beide Talentenpleinen de rol van sociaal maatschappelijk werk dichter naar ons toegetrokken.
Zij vervullen een preventieve- en adviserende rol tijdens de reintegratie richting jobcoach en praktijkbegeleider, bijvoorbeeld door het voorzitten van het casuïstiekoverleg op de activatie- en basisroute.
11
Zo hebben we in het afgelopen jaar een stevig fundament gelegd onder onze dienstverlening. Wat nodig is, omdat we dagelijks ervaren dat de toenemende multi-problematiek van de huidige doelgroep vraagt om gerichte interventies en intensieve begeleiding. Hierin zijn we voortdurend op zoek naar een balans in het capaciteitsvraagstuk. Omdat de huidige jobcoachformatie precies is afgestemd op het beschikbare budget van de gemeenten voor re-integratie, hebben ziekte en vacaturevervanging direct invloed op het aantal kandidaten dat we kunnen begeleiden in de routes, en ook op de ontwikkel- en trainingscapaciteit.
Inmiddels werkt een multidisciplinair team, dat bestaat uit een teamleider, jobcoaches, praktijkbegeleiders, een trainer, E-learningbegeleiders en sociaal maatschappelijk werk intensief samen. Zij geven vorm aan arbeids- en mensontwikkeling op het Talentenplein. In 2025 willen we dit team uitbreiden met een toegepast psycholoog, die vanuit zijn expertise arbeidsdiagnostiek verder implementeert binnen het Talentenplein, maar ook binnen Promen als geheel. Op deze manier kunnen we nog sterker worden in ontwikkeling door werk.
Z-Route Op het Talentenplein begeleiden we ook kandidaten die vanuit Inburgering de Z-route volgen. Eind 2024 zijn evaluatiegesprekken gevoerd met de betrokken gemeenten, die ook de wens hebben om de in- en doorstroom van kandidaten binnen de gehele keten te bespoedigen. Ook voor de Z-route is een Talentenreis en bijbehorend Talentenpaspoort ontwikkeld, waarin de Module Arbeidsmarkt Participatie (MAP) is verwerkt. Hierin leveren we zo veel als mogelijk maatwerk, door het programma zo vorm te geven dat we flexibel kunnen inspelen op het aantal deelnemers. Kandidaten ervaren de onderdelen van de Zroute bij Promen als helpend en ondersteunend in hun arbeidsmarktoriëntatie en -participatie. Vanaf het Talentenplein zullen ze ook deelnemen aan de Ervaarweek en zo ook meewerken op andere, externe werkplekken bij Promen.
12
Tot slot Het Team Talentenplein en het Team Werk en Participatie werkt nauw samen met het WSP Midden Holland en het Werkplein van de GR IJsselgemeenten, de werkconsulenten van de gemeenten, het onderwijs en de unitmanagers en de afdelingsmanagers binnen het Werkbedrijf van Promen. Samen zetten zij zich in voor mensen met een ondersteuningsvraag met als doel participatie in de samenleving mogelijk te maken, evenals door- en uitstroom naar werk.
Nieuw is Simpel Switchen In 2024 zijn de voorbereidingen gestart voor de pilot Simpel Switchen in Gouda, die in het laatste kwartaal van 2024 van start gaat en een looptijd kent van 18 maanden. De pilot is een samenwerking tussen de Gemeente Gouda, De Zwaan, Reakt en Promen. Mogelijk sluit ook het UWV nog aan. De focus in deze pilot ligt op de overstap van dagbesteding (Wmo) naar (betaalde) arbeid en weer terug als dat nodig blijkt. Hierbij starten we met kandidaten die een Participatiewetuitkering ontvangen of nietuitkeringsgerechtigd zijn (Nuggers).
Doel Het doel van de pilot is om ervoor te zorgen dat de inwoner mee kan doen in de samenleving op de plek die op dat moment het beste bij hem of haar past. Daarnaast is het doel om te onderzoeken of er behoefte is aan een simpelere manier van switchen tussen dagbesteding en werk bij kandidaten.
“Lang leve het fokschaap!” Ik ben nu ook taalambassadeur geworden. Ik ga naar de gemeente om ze te helpen eenvoudige brieven te schrijven. Ik ben blij dat ik de kans van Promen krijg om taalambassadeur te zijn.
Martina
Taalambassadeur
13
Werkwijze Het programma van Simpel Switchen start met een OEK training (Op Eigen Kracht) bij de dagbestedingslocatie. Deze training duurt ongeveer 3 maanden. Alhoewel de pilot vooral als insteek heeft om vanuit dagbesteding naar werk te gaan, kan het in een enkel geval omgekeerd ook helpend zijn. Dus vanuit Nieuw Beschut (tijdelijk) naar dagbesteding. Na de training, maken de mensen de overstap en breekt de periode van ‘switchen tussen dagbesteding en werk’ aan. Dat zal begin 2025 zijn. In die werkperiode bij Promen worden ze begeleid door de jobcoach en praktijkbegeleider en nemen ze deel aan de training Arbeidsfit. Al die tijd is er afstemming tussen de jobcoach van Promen en de zorgondersteuner bij de dagbesteding. Per deelnemer wordt bekeken waar hij zal zijn. Volledig in werk of juist in een combinatie van dagbesteding en werk. Hij behoudt zijn oorspronkelijke indicatie gedurende deze periode. Als mensen vanuit Simpel Switchen binnen bij ons starten, lijkt het Talentenplein de aangewezen plek met aangrenzend de luwteruimte. Als externe werkplekken beter aansluiten, zullen we de mogelijkheden onderzoeken, bijvoorbeeld bij Technolution. Het casuïstiek-overleg tussen de deelnemende partijen wordt begeleid door de sociaal maatschappelijk werker van Promen. En ook de trainers van betrokken partijen leveren hun aandeel in deze pilot.
Monitoring Alle deelnemers zullen we monitoren tijdens de pilot. De pilot is een succes als 60 mensen dankzij de pilot Simpel Switchen de stap naar werk hebben durven onderzoeken. Hierbij is het niet noodzakelijk dat mensen uitstromen naar werk of vrijwilligerswerk. Het gaat erom dat mensen in beweging durven te komen.
“Ik ben echt sterker geworden.” Door het volgen van de SOVA-training ben ik erachter gekomen dat ik sowieso Nee mag zeggen. En dat het belangrijk is dat ik uitleg waarom ik Nee zeg! Ik ben echt sterker geworden hierdoor!
Daniëlle van der Meer SOVA-training
14
Ontwikkeling Waarderend werken Al enige tijd werken we organisatie breed aan het programma Samen stralen. In basis is dit programma er op gericht dat we medewerkers een volgende stap willen laten maken. Een stap waarin groei, werkplezier en financiële opbrengst samenkomen, zodat we samen stralen. Samen stralen is opgezet vanuit de methodiek van waarderend werken/ appreciative inquiry.
15
Bijvoorbeeld met een focus op of combinatie van:
realiseren van nieuwe doorstroom van binnen naar buiten creëren van nieuwe werkplekken als onderdeel van een ontwikkeltraject/leerlijn, variatie in werksoorten of kleinschalige groepsdetacheringen in de arbeidsmarktregio’s versterken van samenwerkingsrelaties gebruikmakend van elkaars expertise en ontschotten van de dienstverlening in- en extern sturing door staf & leiding op inkomsten, uitgaven, inzet van personeel en ontwikkeldoelen
k
hi
er
he
k ij
rin
Be
g
Nu de organisatiewijziging achter ons ligt, willen we in 2025 de doelen vanuit de organisatiewijziging koppelen aan het programma Samen stralen. Zodat we met elkaar blijven bouwen aan een beter Promen. Dat zullen we doen in initiatiefgroepen, waarin mensen uit verschillende functies en organisatieeenheden samenwerken aan een onderwerp dat hun werk direct raakt. Gekoppeld aan de drie pijlers van groei, werkplezier en financiële opbrengst.
onz
e e Groepsd
ta
c
16
Leren en ontwikkelen Aanbod We beschikken al langere tijd over een gevarieerd leer- en ontwikkelaanbod. Medewerkers bij Promen kunnen themagerichte workshops volgen, deelnemen aan trainingen als Sterk op weg, Arbeidsfit en Sociale vaardigheden, Nederlandse taalles volgen en gebruikmaken van onze e-learninglocaties in Capelle aan den IJssel en Gouda. Op de e-learning worden groepsgewijze lessen gegeven, als ook individuele e-learning routes samengesteld. Op basis van het aanbod is er organisatiebreed voortdurend aandacht voor het versterken van basisvaardigheden in taal, rekenen, digivaardigheden en sociale vaardigheden.
Samenwerkingspartners We werken hierin samen met externe partijen zoals de Digi-Taalhuizen van Gouda, Capelle a/d IJssel, Krimpenerwaard, Stichting Lezen en Schrijven, SBCM, Oefenen.nl en Taalschool Acceptus. Juist in samenwerking met deze partijen, kunnen wij een passend leeraanbod bieden. Soms, omdat zij kennis toevoegen waarmee wij het huidige aanbod kunnen versterken. Maar ook, omdat zij leeractiviteiten bij ons op locatie verzorgen. Waar mogelijk kunnen wij onze medewerkers doorverwijzen naar hen voor verdere ondersteuning of individuele leervragen.
17
“Ik heb meer zelfvertrouwen met taal.” De Nederlandse taal wil ik meer begrijpen. De lessen die ik volg, zijn erg belangrijk voor me. Ik krijg er meer zelfvertrouwen van. Moeilijke brieven kan ik nu beter begrijpen. Daar ben ik blij mee.
Anja
Tel mee met Taal
Taal Al meerdere jaren worden we ingeloot voor de Tel mee met Taal-subsidie. Hierdoor kunnen we ook dit jaar weer taallessen aanbieden. Ongeveer 60 collega’s zullen hieraan deelnemen. Er zijn 4 NT2-groepen en 2 NT1-groepen. De lessen worden verzorgd door taalschool Acceptus. Daarnaast kunnen op beide locaties statushouders en inburgeraars vanuit de Zroute wekelijks deelnemen aan de praatklas. De praatklas biedt laagdrempelige ondersteuning in de spreektaalontwikkeling van kandidaten die behoren tot de NT2doelgroep. In de praatklas staan thema’s en gebruiken uit de Nederlandse samenleving en cultuur centraal. De deelnemers leren eenvoudige gesprekken voeren over werk of onderwerpen op sociaal en maatschappelijk vlak.
18
W e r k b e d r i j f Organisatiewijziging In het Werkbedrijf is het werk vanaf medio 2024 onderverdeeld naar 5 units: Groen, Schoon, Catering, Techniek & assemblage en Logistiek & assemblage. Promen heeft een organisatiewijziging doorgevoerd waarbij de uitvoerende bedrijfsonderdelen zijn samengevoegd tot één Werkbedrijf. De drie bedrijfsonderdelen die zijn samengevoegd zijn: Productie Binnen Groepsdetachering Groen en Schoon
19
De units
Directeur Werk
Het Werkbedrijf heeft een nieuwe indeling gekregen in units in plaats van bedrijfsonderdelen. De bedrijfsonderdelen Groepsdetachering en Productie Binnen zijn samengevoegd tot twee units: Techniek & Assemblage en Logistiek & Assemblage. Het voordeel van deze onderverdeling is dat het interne en het externe werk samenkomen in deze unit. Medewerkers die zich intern hebben ontwikkeld binnen die units kunnen zo gemakkelijker doorstromen naar werk extern.
Daarnaast zijn er de units: Groen Schoon Catering
Ook zijn aan het Werkbedrijf toegevoegd de units: Sales Werkvoorbereiding
Techniek & Assemblage
Werkbedrijf
Schoon Groen
Voordelen van deze indeling: het Werkbedrijf staat onder één aansturing er kan gemakkelijker en sneller worden geschakeld tussen interne en externe werkplekken medewerkers kunnen flexibeler kiezen voor de verschillende werksoorten de aansturing is meer uniform er kan sneller op actuele onderwerpen worden ingespeeld
20
“Ik wil hier tot mijn pensioen blijven!” Ik vind het leuk werken bij Promen! Leuke collega's, lekker buiten werken, grapjes, we zorgen ervoor dat samen het werk gedaan wordt en ik heb veel geleerd. Ik wil hier wel tot mijn pensioen blijven werken.
Remco Groen
Be
k ij
k hie
r ons G
ro
en
21
Sales
Werkvoorbereiding
De unit Sales is een ondersteunend onderdeel van het Werkbedrijf. Vanuit Sales willen we meerdere werksoorten binnenhalen. Daarbij hebben grotere c.q. langdurige opdrachten de voorkeur, dit geldt zowel voor werk intern als extern. Dit biedt variatie en meer ontwikkeling voor de medewerkers.
De unit Werkvoorbereiding is verantwoordelijk voor het optimaal voorbereiden én overdragen van de projecten naar de afdelingen. Het is noodzakelijk, zowel voor de interne klant als de externe klant dat dit op een effectieve én efficiënte werkwijze gebeurt.
Voor 2025 gelden de volgende speerpunten: grotere variatie in werkaanbod nieuwe werkplekken voor medewerkers in extern werk in de regio Capelle aan den IJssel en nieuwe individuele werkplekken
De werkvoorbereiders hebben ook veelvuldig contact met de klanten voor extra werk. In samenwerking met de units zoeken zij naar alternatief werk intern om een dip in het werk te kunnen opvangen en worden alternatieven verder uitgewerkt.
Doel voor het komende jaar is om iedereen op dezelfde manier het inkoop- en verkoopproces te laten uitvoeren.
Finance, Control & ICT
22 1
Doelstellingen Werkbedrijf De vorengenoemde integratie biedt tevens meerdere aanknopingspunten voor de verdere professionalisering en uniformering van de leidinggevende taken zoals: het voeren van ontwikkelingsgesprekken het terugdringen van ziekteverzuim het oppakken van overige HR-taken het realiseren van omzet de intensivering van de samenwerking uit het Ontwikkelbedrijf
23
Ontwikkeling medewerkers binnen de units
Werkladder Promenstructuur
In het Werkbedrijf willen we de medewerkers optimaal ontwikkelen zodat ze het beste uit zichzelf kunnen halen. Dit willen we realiseren door middel van het vinden van een goede werkplek, passend werk en goede begeleiding, aangevuld door tenminste één keer per jaar een ontwikkelgesprek. Door onderlinge samenwerking en uitwisseling binnen het Werkbedrijf kunnen medewerkers ontdekken welke werkzaamheden bij hun ontwikkeling passen. De vijf units van het Werkbedrijf hebben verschillende werksoorten. Deze werksoorten willen we behouden en waar mogelijk uitbreiden in het belang van de ontwikkeling van de medewerkers. Daarnaast zijn er genoeg werkplekken voor medewerkers om werkervaring op te doen in het Groen en in de Schoonmaak. Verder willen we in 2025 doorgaan met de instroom van medewerkers via ‘open hiring’ voor Groen- en Schoonmaakwerkzaamheden.
“Het is hier heel gezellig!” Groen, Schoon, Catering
Groepsdetachering, extern
Werken bij Promen is heel gezellig. We hebben afwisselend werk en iedereen doet erg z’n best. Bij Promen hebben ze respect voor mensen. En de personeelsuitjes zijn altijd heel gezellig.
Johanna
Productie Binnen
24
Ontwikkeling naar extern en naar Individuele detachering Door de inrichting van de nieuwe organisatie zien we voor 2025 meer mogelijkheden voor de doorstroom van interne naar externe werkplekken van Promen en van een externe werkplek naar Individuele detachering. Dit komt doordat de verschillende soorten werkzaamheden nu allemaal in één Werkbedrijf zitten. Hierdoor wordt het voor de leidinggevenden veel gemakkelijker om medewerkers, al dan niet tijdelijk, ergens te plaatsen. Veel meer kennis en informatie over de verschillende werksoorten komen bij elkaar in het Werkbedrijf doordat er geen schotten meer zijn tussen de diverse bedrijfsonderdelen. Dat zal in 2025 leiden tot betere samenwerking en een verdere verbetering van de efficiëntie en effectiviteit.
“Ik ben gelukkiger geworden.” Ik ben gevraagd of ik controlewerk wilde doen. Mijn collega’s van Johnson hebben mij opgeleid. Ik ben er echt gelukkiger door geworden waardoor ik heel blij en met plezier naar mijn werk ga.
Nigar
SCJohnson
Ontwikkeling naar buiten Promen Ook zoeken we naar nog meer werksoorten die aansluiten bij de vraag uit de markt, zodat medewerkers kunnen uitstromen naar een zo regulier mogelijke werkplek. We zien dus kansen in méér en aantrekkelijke werkplekken extern, in verschillende branches. Bijvoorbeeld door het inzetten van bestaande en nog verder door te ontwikkelen leerlijnen, zoals de taxi-opleiding, postlopen, bedrijfshoreca, werkzaamheden in de techniek, etc.
25
Medewerkers die de stap maken naar de constructie Begeleid Werken treden in dienst bij het bedrijf waar zij werkzaam zijn (veelal vanuit een individuele detachering). Jobcoaching wordt voorgezet vanuit Promen en de medewerker treedt in dienst bij een regulier bedrijf met behoud van zijn/haar indicatie WSW. Mocht de medewerker onvrijwillig werkloos worden, dan is er altijd een terugkeergarantie naar een dienstverband bij Promen.
Ik werkte bij PostNL, maar daar werd het werk voor mij te zwaar. Gelukkig kon ik naar het Schoon. Binnenkort ga ik een cursus basis schoonmaak volgen, zodat ik gestructureerd kan gaan werken.
Marina Schoon
Be
Het doel in beide constructies is vanzelfsprekend het behoud van deze passende werkplekken voor onze SWmedewerkers. De verscheidenheid aan functies die Promen invult bij de inleners en werkgevers is groot. Dit maakt het vaak mogelijk een goede match te vinden voor de medewerkers.
“Ik leer gestructureerd werken.”
k
Het Ontwikkelbedrijf begeleidt alle SW-medewerkers die individueel gedetacheerd zijn of extern een functie vervullen in de constructie Begeleid Werken. De begeleiding behelst de zorg voor en ontwikkeling van de medewerkers en het coachen van de inleners en werkgevers. Promen gaat bij plaatsing door middel van een individuele detachering altijd voor een duurzame plaatsing. Afhankelijk van de werkzaamheden die de inlener aanbiedt, kijken we aan welke competenties onze medewerkers moeten voldoen. Het mes snijdt daarbij aan twee kanten; de werkzaamheden worden goed en tegen een aantrekkelijk tarief uitgevoerd en onze medewerkers zijn werkzaam op een passende functie bij een regulier bedrijf vanuit hun dienstverband bij Promen.
Waar werkplekken niet opnieuw door SW-medewerkers ingevuld kunnen worden, wordt intensief gezocht naar kandidaten uit de andere doelgroepen van de Participatiewet. Promen beschikt over gecertificeerde jobcoaches die ingezet worden voor zowel de doelgroep WSW als PW. Wij werken intensief samen met het WSP Midden-Holland en het Werkplein IJsselgemeenten. Vacatures, werkleertrajecten en andere activiteiten worden voortdurend wederzijds gedeeld.
k
ij k
h ie
aa
Individuele detacheringen en begeleid werken
r onze Schoo
nm
26
D u u r z a m e
i n z e t b a a r h e i d
V i t a l i t e i t
e n
De komende jaren zal fors worden ingezet op de vitaliteit van onze medewerkers. De gemiddelde leeftijd bij Promen stijgt en dat stelt ons voor uitdagingen. Met diverse programma’s op het gebied van vitaliteit spelen wij in op deze ontwikkeling.
Blue Monday Run We zullen dit jaar voor de tweede keer meedoen aan de Blue Monday run. Met deze run, op de 3e maandag in januari, vraagt ze in Gouda aandacht voor mentale gezondheid en de kracht van bewegen. En dat ondersteunen wij van harte! We nemen deel aan de voorbereidende werkgroep van gemeente Gouda, samen met onder andere Reakt, SportpuntGouda en Stichting Kernkracht. Door onze krachten te bundelen, willen we medewerkers uit onze organisaties stimuleren tot bewegen. Want als je beweegt, blijf je fitter in je hoofd. En natuurlijk is het lekker om buiten te zijn. Er zijn twee momenten op deze dag om aan te sluiten, begin van de middag en aan het einde van de werkdag. Met de keuze uit een wandeling of hardloopronde.
27
Lunchwandelen In 2025 gaan we ook verder met het organiseren van lunchwandelingen in zowel Capelle aan den IJssel als in Gouda. Twee keer per week is er een collega die de lunchwandeling opstart, met een stimulans vanuit de werkgroep ‘Voel je beter!’. Iedereen kan meelopen. En we hebben afgelopen jaar gezien, dat als het ritme er eenmaal in zit, afdelingen ook op andere momenten van de dag weleens een rondje lopen en zo werk afwisselen met een fysieke activiteit.
Bewegen op de werkvloer
ij k
in
g
ek
B
De lunchwandeling maakt onderdeel uit van ‘Bewegen op de werkvloer’. Daarnaast zullen voor het 3e jaar op rij, studenten van de Haagse Hogeschool bij ons op de werkvloer actief zijn als bewegingscoaches. Rond de ochtendpauze maken zij hun ronde langs de afdelingen binnen, op locatie Gouda en Capelle aan den IJssel, om met medewerkers rek- en strekoefeningen te doen. Het levert werkplezier en fysieke fitheid op.
hie r
onze Ca
ter
En verder Vanuit het thema vitaliteit besteden we vooral aandacht aan fysieke en mentale vitaliteit. We stimuleren bewegen en gezonde voeding. We serveren in onze bedrijfsrestaurants gezonde maaltijden en is er twee keer per week vers fruit op de afdelingen. Medewerkers kunnen bovendien altijd terecht bij onze collega’s van sociaal maatschappelijk werk. We organiseren daarnaast workshops, bijvoorbeeld rondom het thema eenzaamheid.
28
Ergonomische aanpassingen, trainingen en innovaties In de opdracht en uitdaging om onze medewerkers passend werk te kunnen blijven bieden, zien wij naast de mogelijkheden van het bevorderen van de fysieke en mentale gezondheid (de vorengenoemde vitaliteitsprogramma’s van Promen) ook een oplossing in het toepassen van ergonomische aanpassingen, trainingen en innovaties. Dit kan een product, ruimte of werkplek zijn en heeft als doel het welzijn en de prestatie te optimaliseren.
Om dit te realiseren zal in 2025 opnieuw geïnvesteerd in ergonomische stoelen, verstelbare werktafels en elektrische machines, gereedschappen, pompwagens en verder technische innovatie op productielijnen. Bij meerdere opdrachtgevers maken wij gebruik van ergonomische antivermoeidheidsmatten bij staand werk en het Exoskelet bij tilwerk en voorovergebogen werk. De komende jaren zal ook worden ingezet op de verdere implementatie van de Smart Beamer. Deze innovatie biedt unieke kansen voor complexere assemblages.
Verzuim Er is een sterk verband tussen vitaliteit en verzuim. De vergrijzing en jaarlijkse afname van het aantal medewerkers stelt ons voor de uitdaging hier op de juiste wijze invulling aan te geven. Daarom zet Promen ook in 2025 weer vol in op de vorengenoemde verdere verbetering van de vitaliteit. Het verzuimbeleid is er op gericht op kort en middellang verzuim zoveel mogelijk te voorkomen. De stijgende leeftijd van de medewerkers en de beperking die vaak zwaarder weegt hebben een zichtbaar effect op het verzuim. Dat speelt landelijk bij alle werkontwikkelbedrijven. Gezien de toenemende complexiteit zal een HR verzuimexpert worden aangetrokken. Hierdoor is Promen is staat de centrale rol van de leidinggevenden in het verzuimproces aanmerkelijk te versterken.
“Tiptop schoonmaken!” Ik ben 65 jaar en gelukkig is het me na een lange ziekteperiode gelukt weer terug te zijn en mijn afdeling weer tiptop schoon te maken. Ik ben blij om weer met mijn collega's samen te werken.
Moustafa Schoon
Het huidige arbodienstverleningscontract zal de komende jaren worden voortgezet. De verzuimexpert zal samen met de leidinggevenden en de medewerkers van de arbodienstverlener de verzuimaanpak verder professionaliseren en optimaliseren. Dit zal naar verwachting een zichtbaar effect hebben op het verlagen van het kort en middellang verzuim. De monitoring zal plaatsvinden aan de hand van een passende set aan verzuim KPI’s. Het DIO (Duurzaam Inzetbeleid Overleg) speelt daarbij een cricuiale rol. Dit overleg vindt plaats tussen de arbodienst de HR Verzuimexpert en de leidinggevenden. Dit overleg zorgt voor de verdere verlaging van het ziekteverzuim en draagt tevens bij aan een gezondere en productievere werkomgeving (preventie).
1 29
D u u r z a a m h e i d Duurzaamheid is voor ons meer dan een verantwoordelijkheid; het is een voorwaarde voor het bouwen van een toekomstbestendig bedrijf dat groei harmoniseert met sociale vooruitgang en milieubehoud. Onze duurzaamheidsstrategie, gebaseerd op een duurzaamheidsscan van Stimular, vormt de leidraad voor onze inzet om een positieve impact te realiseren op zowel het milieu als de samenleving, en ze ondersteunen onze ambitie om een toonaangevende en verantwoorde speler in de markt te zijn. Bij Promen erkennen we dat het verminderen van onze ecologische voetafdruk essentieel is voor de bescherming van het milieu en het realiseren van onze duurzaamheidsdoelen. Hoewel we al aanzienlijke stappen hebben gezet, zoals de installatie van warmtepompen om de aardwarmte uit de grond te halen en zo onze uitstoot te verminderen, ligt de focus voor de komende jaren vooral op het verduurzamen van het afval en zakelijk verkeer.
30
CO2-uitstoot Het wagenpark van Promen is een belangrijk onderdeel van onze dagelijkse bedrijfsvoering, en daarmee ook een significante bron van CO2-uitstoot. Om onze milieu-impact te verkleinen, hebben we de ambitie om ons volledige wagenpark te verduurzamen. Dit betekent dat we streven naar een transitie naar elektrische en hybride voertuigen. Momenteel zijn we al begonnen met de invoering van deze voertuigen, en we zullen deze inspanningen voortzetten om onze uitstoot drastisch te verminderen. We doen onderzoek naar overschakeling op hernieuwbare energiebronnen met als doel onze CO2-uitstoot wederom te verlagen. Dit kan voornamelijk gerealiseerd worden door de verduurzaming van ons wagenpark naar elektrisch en hybride voertuigen en gebruik van HVO brandstof bij conventionele wagens.
Naast deze maatregelen, zetten we ook in op het optimaliseren van onze transportprocessen. Door nog beter gebruik te maken van wagenparkbeheer software, kunnen we het aantal gereden kilometers minimaliseren en het brandstofverbruik verder verlagen. Deze technologische oplossing alsmede de verkleining van het wagenpark helpt ons ook om de ecologische voetafdruk verder te verkleinen.
31
Promen heeft eerder geïnvesteerd in de installatie van 1000 pv-
Daarnaast willen we bepalen in hoeverre energieopslag kan
panelen om duurzame energie op te wekken. Deze investering
bijdragen aan het verminderen van energiekosten en het
draagt niet alleen bij aan het verlagen van onze energiekosten,
verhogen van onze energieautonomie.
maar ook aan het versterken van onze duurzaamheidsdoelstellingen. Echter, om optimaal gebruik te
Een belangrijke ontwikkeling is de invoering van de Corporate
maken van de opgewekte zonne-energie, is het cruciaal om te
Sustainability Reporting Directive (CSRD). Deze richtlijn is van
onderzoeken hoe energieopslag binnen ons bedrijf kan worden
invloed op de manier waarop organisaties rapporteren over
ingezet.
duurzaamheidskwesties. Vooralsnog geldt dit voor grote bedrijven en vanaf 2026 voor beursgenoteerde MKB bedrijven.
Het doel van dit onderzoek is om de haalbaarheid, kosten, en
Naar verwachting komen er ook strengere regels voor het
voordelen van energieopslag bij Promen te onderzoeken.
kleinere MKB. Promen zal 2025 benutten om de vereisten en
Specifiek willen we vaststellen welk type energieopslagsysteem
richtlijnen van de CSRD in te passen in de
het beste aansluit bij onze behoeften en hoe we hiermee de
rapportageprocessen.
efficiëntie van de 1000 zonnepanelen kunnen maximaliseren.
32
K w a l i t e i t & v e i l i g h e i d Veiligheid is voor Promen een belangrijke basisvoorwaarde voor een goede en verantwoorde werkomgeving. Promen volgt hierin de landelijke en professionele richtlijnen. Ons organisatiebeleid is gericht op het creëren van een optimale basisveiligheid voor een aantal kritische processen waaronder werken met machines, magazijnen en werken in de openbare ruimten. Daarnaast leren we ook naar aanleiding van incidenten rondom veiligheid. Periodiek wordt een veiligheidsoverleg gehouden waar ongevallen en bijna ongevallen worden besproken en gerichte maatregelen getroffen. Ook worden er jaarlijks ongeveer 600 werkplekinspecties gehouden. Tijdens een dergelijke inspectie wordt gecontroleerd of de werkhouding van medewerkers goed is, of bijvoorbeeld de lichtinval goed genoeg is en of de werkprocessen zijn ingericht conform de gemaakte afspraken. Ultimo 2024 zal het nieuwe RI&E worden afgerond.
Promen beschikt over de volgende certificeringen: VCA (veiligheid) ISO9001 (procesadministratie) ISO22000 (FSSC, voedselveiligheid) Blik op werk (re-integratiekeurmerk) Erkend leerwerkbedrijf (SBB) ISO14001 (milieu)
33
T r a n s i t i e I C T i n f r a s t r u c t u u r Begin 2024 is gestart met de noodzakelijke vervanging van verouderde hardware waaronder de vervanging van alle netwerkswitches. Door deze vervanging voldoet het lokale netwerk weer aan de eisen van beveiliging en continuïteit van de ICT-omgeving. Verder is de implementatie van Mimecast afgerond. Mimecast biedt Promen de beveiliging en continuïteit in de cloud. Dat gebeurt in de vorm van een emailbeheersysteem dat is ontworpen om e-mail te beschermen, toegang te garanderen en het beheer van e-mail te vereenvoudigen. Met deze aanpassingen zijn de randvoorwaarden gecreëerd voor de transitie van een traditionele Citrix-werkomgeving naar een moderne Microsoft Online-omgeving. Dat is een complex en omvangrijk project. Gezien de beperkte bezetting op de afdeling ICT is er daarom voor gekozen om het project in delen te knippen. Zo kunnen de veranderingen gefaseerd werden doorgevoerd.
Als eerste zijn we in 2023 gestart met de migratie naar een Office365-omgeving en is al het mailverkeer in een externe Microsoft online-omgeving gezet. In de loop van 2024 is de MFA-authenticatie - die nodig was om extern in te loggen bij Promen - vervangen door de Microsoft MFA-methode. In september 2024 is een start gemaakt met vervanging van alle werkplekken binnen, maar ook buiten Promen. Met als gevolg dat iedereen waar en wanneer kan werken in een beveiligde omgeving. Het operationeel IB beleid is volledig uitgeschreven en compleet gemaakt.
34
ICT in 2025 In 2025 zal de nieuwe Microsoft online-omgeving verder worden geoptimaliseerd. Zo zal Sharepoint worden geïmplementeerd en zal een oplossing worden gezocht voor de nog resterende lokale (niet cloud!) software (Exact Globe). Pas als die laatste stap is gezet kunnen we definitief afscheid nemen van Citrix en de laatste lokale servers en zitten we volledig in de cloud. Verdere stappen in 2025: DM (mobile device management) implementeren voor alle smartphones (>250)
Doorontwikkeling bestaande Exact-omgeving door een update naar Exact Globe+ (of overstap naar AFAS financieel) Clientvolgsysteem (CVS) van e HRM Afas naar projectmodule Afas Afronding Europese aanbesteding contract ICT dienstverlener Afronding doorontwikkeling archivering i.s.m. de GR SAMH Doorontwikkeling Power BI rekening houdend met de structuurwijziging in 2024
35
P a r a g r a f e n B B V
36
Weerstandsvermogen Onder het weerstandsvermogen van Promen wordt het vermogen verstaan om toekomstige tegenvallers op te vangen, zonder dat een dergelijke tegenvaller directe consequenties heeft voor het huidige beleid en/of de daaraan verbonden activiteiten. Het weerstandsvermogen is van belang voor de mate waarin risico’s, waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of waarvoor geen verzekeringen zijn afgesloten, kunnen worden opgevangen. Het weerstandsvermogen van Promen bestaat uit de relatie tussen: de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover Promen kan beschikken om niet begrote kosten te dekken en; alle risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd of die niet tot afwaardering van activa hebben geleid en die van materiële betekenis zijn in relatie tot het balanstotaal of de financiële positie.
In de afgelopen jaren zijn er een tweetal bedragen ten laste van het weerstandsvermogen gebracht: € 461k als gevolg van de verplichte vorming van een voorziening verlofsparen van € 493k in de jaarrekening Promen 2022. € 850k als gevolg van de in de loop van 2023 overeengekomen niet begrote loonstijgingen van de Cao’s gemeenten, Wsw en Cao aan de Slag. In oktober 2024 zal een nieuwe risicoanalyse worden opgesteld en zullen het benodigde en beschikbare weerstandsvermogen opnieuw in kaart worden gebracht. Tegelijk met deze nieuwe herijking zal aan het bestuur een voorstel plan van aanpak ter besluitvorming worden voorgelegd om het weerstandsvermogen weer op het benodigde niveau te krijgen.
De beschikbare weerstandscapaciteit kan worden gevonden in de exploitatie, stille reserves en het vrij beschikbare deel van het eigen vermogen. Binnen Promen zijn er nagenoeg geen activa met stille reserves aanwezig die op korte termijn kunnen worden verkocht zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering in het geding komt. Daarnaast zijn de gevormde voorzieningen door hun aard niet vrij beschikbaar en zijn de bestemmingsreserves door het bestuur geoormerkt voor specifieke beleidsdoelstellingen. Het vrij beschikbare (maar niet snel beschikbare!) eigen vermogen per 31 december 2021 bedroeg € 2,3 mln. Het minimaal benodigde weerstandsvermogen is voorgesteld op het niveau van € 1,9 mln.
37
Kengetallen In onderstaande tabel zijn de op grond van het BBV verplichte kengetallen opgenomen.
Toelichting kengetallen: Netto schuldquotes: de netto schuldquote vergelijkt de leningen van Promen (met aftrek van de geldelijke bezittingen) met de totale baten van de begroting. Er is geen wettelijke norm waaraan de schuldquote moet voldoen. De VNG hanteert voor gemeenten een norm van 130%. Solvabiliteitsratio: de solvabiliteit geeft de mate aan waarin de bezittingen van Promen gefinancierd zijn uit eigen middelen (eigen vermogen). Grondexploitatie: dit kengetal is voor Promen niet van toepassing. Structurele exploitatieruimte: dit kengetal geeft aan hoe de structurele vrije ruimte (structurele baten min structurele lasten) zich verhoudt tot de totale begrotingsbaten. Dit laat zien in hoeverre Promen in staat is om structurele tegenvallers op te vangen. Voor het begrotingstoezicht door de Provincie is de structurele begrotingsruimte voldoende wanneer deze groter is dan 0. De Promen voldoet aan deze norm. Belastingcapaciteit: dit kengetal is voor Promen niet van toepassing.
Op basis van de financiële kengetallen kan worden geconcludeerd dat de financiële positie van Promen stabiel is.
38
Onderhoud kapitaalgoederen Het beleid van Promen voor ‘kapitaalgoederen’ en ‘infrastructuur’ is deze in stand te houden in een vorm die passend is bij de bedrijfsvoering en medewerkers een veilige en passende werkomgeving te bieden. Promen heeft op twee locaties gebouwen in gebruik:
Locatie Zuider IJsseldijk 46, Gouda Locatie Hoofdweg 20, Capelle aan den IJssel Locatie Provincialeweg 76, Gouda Uitgaande van de huidige gebouwsituatie en de interne ontwikkelingen is het meerjarenonderhoudsplan, voor beide locaties, de basis voor een optimaal huisvestingsbeheer. Jaarlijks wordt dit onderhoudsplan geactualiseerd en gebruikt als instrument voor verduurzaming van de gebouwen. Per onderdeel of gebouwelement wordt een duurzame afweging gemaakt. Een duurzame afweging kan ook leiden tot het eerder vervangen van gebouwelementen of het aanvullend aanbrengen van kwaliteitsverhogende voorzieningen. In oktober 2024 zal een nieuwe bestuursvoorstel ter besluitvorming worden voorgelegd over de kostenneutrale wijziging van de bestaande onderhoudsvoorziening naar een bestemmingsreserve onderhoud.
39
Financiering In de begroting en de meerjarenraming is uitgegaan van het financiële beleid van Promen zoals door het algemeen bestuur is vastgelegd in het treasurystatuut d.d. september 2015. Promen voldoet vanaf 2015 volledig aan de Wet Verplicht Schatkistbankieren, waarbij decentrale overheden worden verplicht hun overtollige middelen aan te houden bij het Ministerie van Financiën. Op deze middelen wordt geen rente vergoed. Promen beschikt over een rekeningcourant kredietfaciliteit bij de BNG.
Het gaat bij de kasgeldlimiet om het beperken van renterisico’s op korte schuld. Korte schuld is bedoeld voor het financieren van lopende uitgaven. De kasgeldlimiet is gekoppeld aan het begrotingstotaal en geeft een objectieve grondslag aan het maximumbedrag dat gefinancierd kan worden met kortlopende leningen. Uit het bovenstaande overzicht blijkt dat Promen geen overschrijding van de kasgeldlimiet in 2025 verwacht.
40
De renterisiconorm betreft de tegenhanger van de kasgeldlimiet. Het deel dat niet kortlopend kan worden gefinancierd dient langlopend te worden gefinancierd. De renterisiconorm benadrukt het belang van een goede spreiding van de leningenportefeuille en van de renterisico’s. De norm is een benadering hiervoor. De berekening van het renterisico is een benadering van het te lopen c.q. het gelopen renterisico. Uit het overzicht blijkt dat Promen ver onder de renterisiconorm blijft.
41
Bedrijfsvoering Het Algemeen Bestuur heeft het controleprotocol in december 2015 vastgesteld: dit protocol is nog steeds van toepassing. Jaarlijks wordt beoordeeld in hoeverre het door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader en de Financiële Verordening ex artikel 212 van de gemeentewet aanpassing behoeven wegens relevante wijzigingen in de wet- en regelgeving. In deze meerjarenraming wordt uitgegaan van bestendiging van voorgenoemd beleid en kaders. Promen beschikt over een sterke verbijzonderde interne controle (VIC) functie. Op basis van een uitgebreid programma worden periodiek audits uitgevoerd op de kwaliteit van de uitgevoerde interne controles, een systematiek waarop ook door de externe accountant wordt gesteund. De VIC bevindingen en de bevindingen van de externe accountant worden teruggelegd in de organisatie, waarna de herstelacties worden gemonitord en het MT en het Bestuur worden geïnformeerd over de voortgang. Na de herstructurering van de organisatie is de focus bij Promen in toenemende mate gericht op het werken aan en het inrichten van efficiëntere, snellere en kwalitatief betere processen. Op het gebied van ICT worden medewerkers van een technisch juiste infrastructuur voorzien. Promen maakt voor de informatievoorziening gebruik van bedrijfsbrede systemen, waarvoor op de functie afgestemde toegang wordt verleend.
Er is sprake van de volgende bedrijfsbrede systemen: E-HRM Afas per 1 januari 2019, het nieuwe geïntegreerde personeelsinformatie- en verloningssysteem voor zowel de doelgroepen als het niet doelgroep personeel. Exact: financiële en bedrijfsadministratieve gegevens.
Per 1 januari 2018 zijn de servers, de systeemsoftware en het technisch beheer uitbesteed. Hiermee zijn de kosten verlaagd en is de kwetsbaarheid op dit terrein structureel opgelost. Per 1-1-2019 is Promen overgegaan naar een nieuw geïntegreerd e-HRM systeem. De oude van elkaar gescheiden personeelsinformatie- en salarispakketten waren sterk verouderd en voldeden niet meer aan de hedendaagse vraag en de technieken waaraan een softwarepakket tegenwoordig voldoet. Bovendien had de oude leverancier aangegeven met de verdere ontwikkeling te stoppen. Door verdere flexibilisering van arbeidscontracten en de diverse subsidiestromen was één pakket nodig dat aansluit op de veranderende organisatie en wet- en regelgeving. Het nieuwe e-HRM systeem voldoet aan deze eisen en biedt de benodigde tools om de werkprocessen te optimaliseren. In 2023 en 2024 is de huidige ICT-omgeving van Promen ingrijpend worden aangepast. De huidige ontwikkelingen op het gebied van functionaliteit, samenwerking en beveiliging vroegen om een cloudoplossing (SAAS; Software As A Service). In 2025 volgt de laatste fase van deze ICT-aanpassingen.
42
Verbonden partijen De GR Promen beschikt over een onderliggende private structuur met een aantal BV’s. Hieronder wordt de huidige private structuur beschreven. Promen Holding BV Promen Holding BV is een houdstermaatschappij die zelf geen activiteiten uitvoert, maar wel beleidsinvloed heeft op de dochterwerkmaatschappijen. De aandelen zijn voor 100% in handen van de GR Promen. Er bevindt zich geen vreemd vermogen in deze BV. Het eigen vermogen bedraagt € 54.302,-. SterWork BV SterWork is de naam van de vennootschap die is opgericht om op te treden als formele werkgever van niet doelgroep personeel. Feitelijk worden de niet-doelgroepmedewerkers tegen betaling van de loonkosten gedetacheerd bij de GR Promen. De aandelen zijn voor 100% in handen van Promen Holding BV. Er bevindt zich geen vreemd vermogen in deze BV. Het eigen vermogen bedraagt € 18.151,-. ProWork BV ProWork is de naam van de vennootschap die oorspronkelijk is opgericht om op te treden als formele werkgever van doelgroep personeel (niet WSW). Feitelijk worden de doelgroep medewerkers tot en met 2017 tegen betaling van de loonkosten gedetacheerd bij de GR Promen. Met ingang van 2018 is deze BV in gebruik voor de vraag gestuurde PW-dienstverlening aan de individuele gemeenten. De aandelen zijn voor 100% in handen van Promen Holding BV. Er bevindt zich geen vreemd vermogen in deze BV.
Het eigen vermogen bedraagt € 18.151,-. ProTalenten BV Protalenten is een lege BV waarin momenteel geen activiteiten plaatsvinden. De aandelen zijn voor 100% in handen van Promen Holding BV. Er bevindt zich geen vreemd vermogen in deze BV. Het eigen vermogen bedraagt € 18.000,-.
43
Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De wet verplicht een bestuursorgaan tot actieve openbaarmaking van informatie. Op grond van artikel 3.5 van de Woo is een bestuursorgaan verplicht om jaarlijks in de begroting en de verantwoording aandacht te besteden aan de beleidsvoornemens en uitvoering van de Woo. In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen een kwalitatieve beschrijving gegeven van de activiteiten die worden uitgevoerd op de thema’s actieve en passieve openbaarmaking en verbetering van de informatiehuishouding. Actieve openbaarmaking voor de verplichte categorieën documenten (artikel 3.3.Woo) Onder actieve openbaarmaking verstaan we de activiteiten die vanuit Promen worden ondernomen om de wettelijk verplichte informatie actief openbaar te maken. En daarnaast een inspanningsverplichting om andere informatie (buiten de verplichte categorieën) op eigen initiatief openbaar te maken. Op dit moment worden vanuit de verplichte categorieën de volgende gegevens gepubliceerd:
De inspanningsverplichting tot openbaarmaking voor andere documenten dan de verplichte categorieën (artikel 3.1 Woo) Ten aanzien van de inspanningsverplichting om andere informatie actief openbaar te maken moet eerst helder worden welke ambitie Promen daartoe heeft. Dat zal in afstemming met Bestuur en management worden bepaald. Verplicht platform voor actieve openbaarmaking (artikel 3.3 b Woo) De actieve openbaarmaking geschiedt op dit moment via de website van Promen. Het doel van artikel 3.3b Woo is dat alle bestuursorganen gebruik maken van het landelijk Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). In 2023 is de ontwikkeling van het Platform in zijn huidige vorm stopgezet. In plaats daarvan wordt een eenvoudiger variant opzet. Op het moment dat er een toegankelijke toepassing is, zullen we daarin participeren.
Bereikbaarheidsgegevens van Promen op de website Stukken van ons Algemeen Bestuur: vergaderverslagen, begrotingen, ondernemingsplannen en jaarstukken via de website
44
Passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek; hoofdstuk 4 Woo) Onder passieve openbaarmaking verstaan we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving. We houden daarmee rekening met het anonimiseren van persoonsgegevens en wettelijke uitzonderingen. De informatiehuishouding (hoofdstuk 6 Woo) Voor de verbetering van de informatiehuishouding is in 2022 in samenwerking met het Streekarchief een verbetertraject opgestart. In 2023 is het plan van aanpak uitgevoerd. Daanaast is de overgang op windows 365 in gang gezet. Aanstelling en het in dienst hebben van een Woo contactpersoon (artikel 4.7 Woo) De Woo schrijft voor dat ieder bestuursorgaan 1 of meer contactpersonen heeft om vragen van burgers te beantwoorden over de beschikbaarheid van publieke informatie. Bij Promen is deze rol bij de afdeling Communicatie belegd.
45
Risico's Op het moment van opstelling van het Ondernemingsplan Promen 2025 is er nog geen caogemeenten voor 2025. De cao Aan de Slag 2025 is nog in ontwikkeling. Ook de werkgeverspremies voor de diverse cao’s zijn nog niet definitief vastgesteld. Tot slot zijn de WML-stijgingen nog onbekend. Dit is de reden dat in dit Ondernemingsplan gewerkt wordt met schattingen op basis van de thans beschikbare informatie. Indien in de uiteindelijke cao’s en/of op het gebied van de werkgeverspremies 2025 en WMLafspraken worden gemaakt die de vorengenoemde financiële kaders overschrijden, kan dat niet begrote deel van de loonstijging niet worden opgevangen binnen de kaders van de huidige begroting. Eind mei 2015 is het wetsvoorstel Wet modernisering VPB-plicht overheidsondernemingen door de Tweede Kamer aangenomen. Dit betekent dat publiekrechtelijke rechtspersonen, waaronder ook Promen, met ingang van boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016 belastingplichtig worden, voor zover zij een onderneming drijven. Promen heeft voor 2016 en 2017 een vrijstelling gekregen van de heffing van deze belasting. Als gevolg van het Hoofdlijnenbesluit 2017 is de situatie per 1 januari 2018 echter gewijzigd. Per die datum zijn de PW-activiteiten integraal ondergebracht in de onder de GR Promen ressorterende PW-BV (ProWork).
Over de nieuwe structuur en de gevolgen daarvan voor de VPB-plicht, is advies gevraagd van een fiscalist. Inmiddels is er een nieuw vrijstellingsverzoek ingediend bij de belastingdienst voor de boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2018. Deze vrijstelling is verleend maar afhankelijk van de verhouding tussen de PW- en de SW-werkplekken. Promen is nog in gesprek met de belastingdienst over een duurzame vrijstelling van de VPB.
46
Door een wijziging in de wet en regelgeving zijn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen vanaf 2022 verplicht om een voorziening te vormen voor de opgebouwde verloftegoeden van medewerkers. Het destijds gewijzigde standpunt van de commissie BBV hield rechtstreeks verband met de nieuwe CAO gemeenten waarin voor het eerst in 2022 de mogelijkheid van verlofsparen was opgenomen. Wat de commissie zich niet realiseerde was dat de Wsw- medewerkers van werkontwikkelbedrijven zoals Promen al decennia lang die mogelijkheid hadden hetgeen had geresulteerd in aanzienlijke verlofspaartegoeden, waarvoor meteen in 2022 aanzienlijke voorzieningen moesten worden gevormd. Daar waar voorzieningen voor verlof voor 2022 wettelijk niet waren toegestaan. Promen heeft deze voorziening voor de Wsw-medewerkers in 2022 gevormd ten laste van het weerstandsvermogen. Binnen de staf en leiding (CAO gemeenten) wordt nagenoeg geen gebruik gemaakt van spaarverlof. Daarentegen staan er wel verloftegoeden open die betrekking hebben op het bovenwettelijk verlof van eerdere jaren. Indien deze bovenwettelijke tegoeden over een periode van 5 jaar niet gelijk blijven of afnemen stelt de commissie zich op het standpunt dat ook voor die bovenwettelijke uren een voorziening dient te worden gevormd.