Bijlage 2. Jaarstukken 2024 SAMH inclusief controleverklaring
Tekst van het document
Aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Klein Amerika 20 2806 CA GOUDA
Jaarstukken 2024
Vastgesteld door: Dagelijks bestuur d.d. 20 maart 2025 Algemeen bestuur d.d. 11 juli 2025
Inhoudsopgave 1
Inleiding ............................................................................................................................................4
2
Financiële samenvatting ...................................................................................................................6
3
2.1
Resultaat 2024 ........................................................................................................................ 6
2.2
Resultaatbestemming .............................................................................................................. 7
Jaarverslag .......................................................................................................................................8 3.1
3.1.1
In bewaring nemen .......................................................................................................... 8
3.1.2
Bewaren en beheren ....................................................................................................... 9
3.1.3
Ontsluiten / Beschikbaar stellen .................................................................................... 13
3.1.4
Educatie, advisering en toezicht .................................................................................... 15
3.1.5
Algemene dekkingsmiddelen ........................................................................................ 19
3.2
4
Programmaverantwoording ..................................................................................................... 8
Paragrafen ............................................................................................................................. 20
3.2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................... 20
3.2.2
Financiering ................................................................................................................... 22
3.2.3
Bedrijfsvoering ............................................................................................................... 26
Jaarrekening .................................................................................................................................. 31 4.1
Balans .................................................................................................................................... 31
4.2
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ............................................................. 33
4.2.1
Informatie over de rechtspersoon .................................................................................. 33
4.2.2
Algemene toelichting ..................................................................................................... 33
4.2.3
Algemene grondslagen voor verslaggeving .................................................................. 33
4.2.4
Grondslagen .................................................................................................................. 33
4.2.5
Waarderingsgrondslagen WNT ..................................................................................... 34
4.2.6
Grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording .................................................. 34
4.3
Toelichting op de balans ....................................................................................................... 36
ACTIVA .......................................................................................................................................... 36 4.3.1
Materiële vaste activa .................................................................................................... 36
4.3.2
Vlottende activa ............................................................................................................. 36
PASSIVA ....................................................................................................................................... 38 4.3.3
Vaste passiva ................................................................................................................ 38
4.3.4
Vlottende passiva .......................................................................................................... 40
4.3.5
Niet uit de balans blijkende verplichtingen .................................................................... 41
4.4
Overzicht van baten en lasten ............................................................................................... 42
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
2 van 55
5
4.4.1
Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2024 ................................................. 43
4.4.2
Verschillenanalyse overzicht baten en lasten ............................................................... 43
4.4.3
Onvoorzien .................................................................................................................... 44
4.4.4
Structurele mutaties in de reserves ............................................................................... 44
4.4.5
Incidentele baten en lasten ........................................................................................... 45
4.5
Structureel begrotingssaldo ................................................................................................... 45
4.6
Wet Normering Topinkomens ................................................................................................ 45
4.7
Taakvelden ............................................................................................................................ 46
Vaststelling jaarrekening 2024 ...................................................................................................... 48
Bijlage 1
Verantwoording rechtmatigheid ......................................................................................... 49
Bijlage 2
Bijdragen 2024 .................................................................................................................. 51
Bijlage 3
Overzicht activiteiten Onderwijs en werkplaatsen over archiefonderzoek ...................... 52
Bijlage 4
Controleverklaring ............................................................................................................. 55
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
3 van 55
1
Inleiding
Voor u liggen de Jaarstukken 2024. Vooruitlopend op de informatie, welke in de volgende hoofdstukken uitgebreid beschreven wordt, volgen hier alvast de belangrijkste financiële conclusies in deze rapportage: • Het positieve resultaat voor 2024 bedraagt € 13.710 positief; • In 2024 ontving het streekarchief incidentele bijdragen voor de projecten Tijdmachine en Slavernijverleden van de gemeente Gouda. Daar staan incidentele uitgaven voor diezelfde projecten tegenover; • Voorgesteld wordt om met het positieve saldo het weerstandsvermogen te verhogen door het saldo toe te voegen aan de algemene reserve. De belangrijkste inhoudelijke ontwikkelingen in 2024 betreffen: Pilots e-depot Met de gemeente Krimpenerwaard werkt het streekarchief aan een testoverbrenging van enkele ‘videotulen’ naar het e-depot. Het gaat hier om op de opnamen van raadsvergaderingen met vergaderstukken en bijbehorende metadata. Met de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) werkt het streekarchief aan een testoverbrenging van omgevingsvergunningen vanuit VTH-applicatie Rx.Mission naar het e-depot. Bij deze pilot zijn ook de gemeenten Gouda en Waddinxveen betrokken. Met de gemeente Zuidplas is een start gemaakt met het overbrengen van het webarchief naar het edepot. De gemeente archiveert dagelijks de website Zuidplas.nl en ook deze vorm van archieven moet in de toekomst overgebracht worden naar het e-depot.
Regionale hotspotmonitor In 2024 is de basis gelegd voor het organiseren van een regionale hotspotmonitor. Het streekarchief heeft de handen ineen geslagen met de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen, Zuidplas en de Omgevingsdienst Midden-Holland. Een hotspot is een gebeurtenis die een dusdanig belangrijke betekenis heeft voor de maatschappij, dat deze veiliggesteld en bewaard dient de blijven. De gevormde werkgroep is enkele keren samengekomen en de procesinrichting voor een gedetailleerd stappenplan is bijna afgerond. Collectie Libertum Na de opheffing van het museum Libertum (het voormalig Verzetsmuseum Zuid-Holland) in 2023 is er dit jaar veel werk verzet om de collectie, die op het Gouwedepot lag opgeslagen, nader in kaart te brengen. Dit was nodig om vervolgens de collectie bij andere instellingen te kunnen onder brengen. Het deel dat betrekking had op oorlogsgeschiedenis van de regio Midden-Holland is overgedragen aan het streekarchief. Bijzondere vijftiende-eeuwse boeken in bruikleen Dit jaar kregen we van de Congregatie van de Passionisten een zevental incunabelen in langdurige bruikleen. De vijftiende-eeuwse boeken, die ooit toebehoorden aan de Goudse Librije, maar daaruit waren verkocht, werden in 2022 door Cilia den Boer bij de verhuizing van het Passionistenklooster uit Haastrecht ontdekt in een kluis.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
4 van 55
De eerste kaart, een snel en succesvol crowdsourcingsproject Het project De eerste kaart, de gezinskaarten van Midden-Holland is afgerond. De kaarten worden via de website aangeboden op de studiezaal en bij de verschillende HOP’s. Vanwege een openbaarheidsbeperking kunnen de gezinskaarten alleen daar geraadpleegd worden en niet vanuit huis. De bron is digitaal doorzoekbaar en aan de namen zijn de originele scans gekoppeld. Omnummerlijsten adressen Voor huizenonderzoek wordt doorlopend gewerkt aan het vinden en beschrijven van bronnen waarin sprake is van omnummering van adres. In de meeste gemeenten werd tot lang in de 20 ste eeuw geadresseerd met een wijknummer, bestaande uit een letter en een cijfer. In de jaren 40 en 50 gaat men over op een huidig adres, een straatnaam en een huisnummer. Deze overhang is opgenomen in zogenaamde registers van omnummering. In 2024 zijn voor de gemeenten Krimpenerwaard en Zuidplas alle omnummeringlijsten in digitale bestanden gezet, doorzoekbaar gemaakt en op onze website geplaatst. Zo kan een onderzoeker met informatie over een oud adres, een wijknummer, uitzoeken welk huidig huisadres daar bij hoort. Goudse Librije kijk-, lees- en doeboek Eind 2023 meldde Anna Frijters, studente Graphic Design aan de Willem de Kooning academie, zich voor een stage.
Ze gaf te kennen dat ze expres voor een archief koos omdat ze geïnteresseerd was in historische boeken. Hiermee konden we een lang eerder geboren idee in werking zetten: het maken van een laagdrempelig boek over de Goudse Librije en haar geschiedenis. Omdat puzzel-, quiz- en creatieve boeken de laatste jaren een enorme vlucht hebben genomen, kozen we voor de vorm van een ‘kijk-, lees- en doeboek’. Het resultaat is een kleurrijk en informatief boek dat ingaat op de geschiedenis van de Goudse Stadslibrije en vol staat met de mooiste afbeeldingen uit de librijeboeken, puzzels, tekenopdrachten en boekhistorische weetjes. Het boek wist de pers en al vele lezers te bereiken. Scannen notariële archieven Het scannen van alle notariële archieven die bij het streekarchief zijn ondergebracht, in totaal ruim 200 meter, is dit jaar vrijwel voltooid. Het scannen gebeurt op het Gouwedepot maar wordt uitgevoerd door een extern bedrijf. De scans komen uiteindelijk beschikbaar via onze website en zullen nader toegankelijk worden gemaakt. Voor de oude notariële bestanden uit de 16e- en 17e-eeuw zal daarvoor onder andere gebruik worden gemaakt van het AI-programma Transkribus.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
5 van 55
2
Financiële samenvatting
2.1
Resultaat 2024
De jaarrekening 2024, waarvoor op de volgende pagina’s een voorstel is geformuleerd, sluit met een positief exploitatieresultaat van € 13.710. Het exploitatieresultaat van 2024 per programma is als volgt opgebouwd, waarbij ter vergelijking de cijfers van de begroting 2024 (inclusief begrotingswijzigingen) en het exploitatieresultaat van het jaar 2023 zijn weergegeven. NB In alle overzichten worden de baten weergegeven met een negatief bedrag en de lasten met een positief bedrag.
Overzicht van baten en lasten
Rekening 2023
Programmabegroting 2024
Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
26.799 836.608 337.527 222.599 478.577 645 0 1.902.754
-128.380 -923.984 -537.255 -308.100 0 -10.898 0 -1.908.617
-101.581 -87.376 -199.728 -85.501 478.577 -10.253 0 -5.863
28.669 825.727 370.568 194.362 543.563 0 0 1.962.889
-136.631 -993.191 -556.556 -266.439 0 -5.000 0 -1.957.817
-107.962 -167.464 -185.988 -72.077 543.563 -5.000 0 5.072
0 0
-19.559 -19.559
-19.559 -19.559
0 0
-7.998 -7.998
-7.998 -7.998
Resultaat
1.902.754
-1.928.176
-25.422
1.962.889
-1.965.815
-2.926
Overzicht van baten en lasten
Begroting 2024 ná wijziging
Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves
Lasten
Resultaat
Rekening 2024
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
0 2.014.309
-148.274 -964.606 -597.156 -271.414 0 -25.000 0 -2.006.450
-116.320 -140.148 -183.601 -67.080 540.008 -25.000 0 7.859
31.015 815.484 411.988 212.078 531.291 0 0 2.001.857
-147.343 -964.578 -594.556 -274.250 -1 -26.981 0 -2.007.708
-116.328 -149.093 -182.568 -62.172 531.291 -26.981 0 -5.851
0 0
-7.859 -7.859
-7.859 -7.859
0 0
-7.859 -7.859
-7.859 -7.859
2.014.309
-2.014.309
0
2.001.857
-2.015.567
-13.710
31.954 824.458 413.555 204.334 540.008
Het positieve resultaat is het resultaat van de vier inhoudelijke programma’s en van de overhead tezamen. De mutatie in de reserve betreft de reguliere onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van het Gouwedepot. Voor een nadere specificatie van de mutatie wordt verwezen naar de toelichting op de balans. Voor een compleet overzicht van de lasten en baten verwijzen wij naar de recapitulatie van de baten en lasten met toelichting in hoofdstuk 4.4 Overzicht van baten en lasten.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
6 van 55
2.2
Resultaatbestemming
Het totale resultaat van 2024 bedraagt € 13.710 positief. Resultaatbestemming Omschrijving
Stand 31-12-2024 voor bestemming
Stand 31-12-2024 na bestemming
Resultaat 2024
Algemene reserve Subtotaal algemene reserve
117.373 117.373
13.710 13.710
131.083 131.083
Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Subtotaal bestemmingsreserves Totaal reserves
0 117.373
0 13.710
0 0 131.083
Voorgesteld wordt om bij de resultaatbestemming het exploitatieresultaat ad € 13.710 toe te voegen aan de algemene reserve.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
7 van 55
3
Jaarverslag
3.1
Programmaverantwoording
3.1.1 In bewaring nemen Doelstellingen: • Bouwen aan het geheugen van de regio • Faciliteren van gemeenten bij archiefzorg Wat hebben we ervoor gedaan? • Verwerven van particuliere archieven en collecties • Verwerven overheidsarchieven en collecties • Faciliteren archiefbewerking door gemeenten • Opslag van niet overgebracht archief Verwerven overheidsarchieven en collecties De gemeente Krimpen aan den IJssel heeft het secretarie-archiefblok over de periode 1990-2013 overgebracht (82,5 meter). Van de gemeente Krimpenerwaard kwamen grote aanvullingen binnen op de secretarie-archieven van de voormalige gemeenten Schoonhoven (periode 2001-2014, 43 meter) en Nederlek (periode 2005-2015, 23,5 meter). Verwerven particuliere archieven en collecties Na de opheffing van het museum Libertum (het voormalig Verzetsmuseum Zuid-Holland) is er dit jaar veel werk verzet om de collectie, die op het Gouwedepot lag opgeslagen, nader in kaart te brengen. Dit was nodig om vervolgens de collectie bij andere instellingen te kunnen onder brengen. Het deel dat betrekking had op oorlogsgeschiedenis van de regio Midden-Holland is overgedragen aan het streekarchief. Dit jaar kregen we van de Congregatie van de Passionisten een zevental incunabelen in langdurige bruikleen.
De vijftiende-eeuwse boeken, die ooit toebehoorden aan de Goudse Librije, werden in 2022 door Cilia den Boer bij de verhuizing van het Passionistenklooster uit Haastrecht ontdekt in een kluis. Het archief van IJsclub Thialf uit Krimpen aan de Lek is bij ons ondergebracht. Dit archief, waarvan de oudste stukken dateren uit 1881, biedt een mooi overzicht van de rijke schaatshistorie van de Krimpenerwaard. Ook is het archief van het Ooievaarsbuitenstation “Het Doove Gat” te Haastrecht overgebracht. Dit “buitenstation” maakte onderdeel uit van het landelijke herintroductieproject van ooievaars en heeft bestaan van 1982 t/m 2012. Voor de bibliotheek- en fotocollectie hebben we diverse aanwinsten mogen ontvangen, met publicaties over ons werkgebied waarvan een groot aantal is geschreven door bezoekers van het streekarchief en een aantal mooie foto’s van fotografe Yoke Matze. Ook de variacollectie kon worden uitgebreid met schenkingen over diverse onderwerpen. Faciliteren archiefbewerking door gemeenten Een medewerker van de gemeente Gouda heeft op het Gouwedepot het gemeente-archief Gouda over de periode 2005-2011 bewerkt voor overdracht naar het streekarchief. Een medewerkster van een extern projectbureau heeft voor de gemeente Krimpen aan den IJssel de bewerking van het gemeente-archief over de periode 1990-2013 afgerond. Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
8 van 55
Opslag van niet overgebracht archief Gemeente Gouda heeft 144,5 meter niet overgebracht archief op het Gouwedepot staan. Dit betreft onder andere het gemeente-archief periode 2005-2001 (40 meter), dat inmiddels gereed is voor overdracht, en 71 meter met registers burgerlijke stand. Voor de gemeente Krimpen aan den IJssel staat er circa 250 meter bouwdossiers klaar, die inmiddels vrijwel gereed zijn voor overdracht. De gemeente Krimpenerwaard heeft nog 92 meter archief in “predepot” staan. Wat heeft het gekost? Het programma In bewaring nemen kent een positief saldo van € 116.328. Omschrijving In bewaring nemen Totaal baten en lasten
Gewijzigde begroting 2024 Lasten Baten Saldo 31.954 31.954
-148.274 -148.274
-116.320 -116.320
31.015 31.015
-147.343 -147.343
-116.328 -116.328
-
-
-
-
-
-
31.954
-148.274
-116.320
31.015
-147.343
-116.328
Totaal mutaties reserves Resultaat
Jaarstukken 2024 Lasten Baten Saldo
3.1.2 Bewaren en beheren Doelstellingen: • Het in stand houden en benutten van de archiefbewaarplaats • Professioneel beheer van de in de bewaarplaats opgeslagen archieven en collecties Wat hebben we ervoor gedaan? • Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026 • Materieel beheer archieven en collecties • Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties • Toegankelijk maken beheerde archieven en collecties • Nader toegankelijk maken archieven en collecties • Verhuur opslagruimte aan externe partijen Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026 Met het ‘Programma e-Depot Midden-Holland 2023-2026’ werkt het streekarchief aan de ontwikkeling van een e-depotvoorziening voor de gemeenten en de ODMH. Inhoudelijk ziet het programma voor de periode 2023-2026 er op hoofdlijnen als volgt uit:
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
9 van 55
Actielijn 1A: Technische implementatie Doel: Het streekarchief implementeert een e-depot. Resultaat: Afgerond in 2023. Actielijn 1B: Pilots Doel: alle deelnemende organisaties nemen tenminste één dataset op in het e-depot. Resultaat: Met de volgende gemeenten wordt gewerkt aan een pilot: • Met de gemeente Krimpenerwaard werkt het streekarchief aan een testoverbrenging van enkele ‘videotulen’ naar het e-depot. Het gaat hier om op de opnamen van raadsvergaderingen met vergaderstukken en bijbehorende metadata. Eind 2024 is een eerste testopname gepresenteerd aan de werkgroep met positieve resultaten. De pilot wordt in 2025 afgerond. • Met de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) werkt het streekarchief aan een testoverbrenging van omgevingsvergunningen vanuit VTH-applicatie Rx.Mission naar het edepot. Bij deze pilot zijn ook de gemeenten Gouda en Waddinxveen betrokken. In 2024 heeft de werkgroep onderzocht welke metadata mee wordt genomen uit het bronssyteem. De leverancier onderzocht gelijktijdig op welke wijze de metadata en de bestanden in de juiste vorm uit de bronapplicatie gehaald kan worden. De pilot wordt in 2025 afgerond. • Met de gemeente Zuidplas is een start gemaakt met het overbrengen van het webarchief naar het e-depot. De gemeente archiveert dagelijks de website Zuidplas.nl en ook deze vorm van archieven moet in de toekomst overgebracht worden naar het e-depot.
Daarnaast wordt er gewerkt nog enkele kleinere projecten zoals het opnemen van het Goudse Tour de France archief (2014) en enkele websites in het e-depot.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
10 van 55
Actielijn 2: Organisatie Doel: Het e-depot is opgenomen in de bestaande beheeromgeving van het streekarchief Resultaat: In 2024 heeft het dagelijks bestuur van het streekarchief de ‘Aanlevervoorwaarden digitaal archief overheden’ vastgesteld. Aan de gemeenten en de omgevingsdienst is gevraagd om van deze aanlevervoorwaarden kennis te nemen. Het gaat hier om de juridische, technische en inhoudelijke voorwaarden waaraan voldaan moet worden wanneer een digitaal archief wordt overgebracht naar het e-depot. Actielijn 3: Financiën Doel: Het streekarchief heeft in 2026 inzicht in de financiële effecten van het e-depot voor de begroting Resultaat: Dit actiepunt is in 2024 nog niet aan bod gekomen. Actielijn 4: Educatie Doel: Periodiek werken aan kennisoverdracht en ontwikkeling van gebruikers en beheerders wat betreft het (functioneel) beheer en gebruik van het e-depot Resultaat: Twee medewerkers hebben een cursus MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) gevolgd. Het streekarchief is sinds dit jaar ook lid van de Dutch User Group Preservica (DUGP). De DUGP is het platform voor gebruikers van Preservica in Nederland en heeft als doel om de gebruikers te verbinden en om input en wensen te verzamelen en deze gezamenlijk bij de leverancier onder de aandacht te brengen.
In 2024 zijn er twee bijeenkomsten geweest: één in het oude stadhuis op de Markt in Gouda en één in Den Bosch. Actielijn 5: Communicatie Doel: Periodiek bekendheid geven aan de doelstelling, ontwikkeling en gebruik van het e-depot aan bestuurders en gebruikers binnen het werkgebied van het streekarchief Resultaat: het bestuur van het streekarchief is regelmatig geïnformeerd over de stand van zaken. Dit geldt ook voor de ambtenaren van de verschillende gemeenten. Daarnaast is in de nieuwsbrief van het streekarchief periodiek aandacht gegeven aan het e-depot. Op de website www.samh.nl verschijnen regelmatig updates. Actielijn 6: Monitor Digitale Informatie Doel: Jaarlijks een Monitor Digitale Informatie uitvoeren om vast te stellen welke digitale archieven in aanmerking komen voor (vervroegde) overbrenging naar het e-depot. Resultaat: Bijna alle gemeenten – op de gemeente Zuidplas na - hebben dit jaar deelgenomen aan de Monitor Digitale Informatie. De resultaten worden opgenomen in het Jaarverslag van de gemeentearchivaris.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
11 van 55
Buiten het Programma e-Depot Midden-Holland om wordt met de gemeente Krimpen aan den IJssel gewerkt aan het uitplaatsen van het zaaksysteem Corsa (2008-2018) in het pre-depot. Het pre-depot is een aparte omgeving binnen het e-depot voor archieven die nog niet hoeven te worden overgebracht naar het e-depot. De zorgdrager blijft verantwoordelijk voor en is eigenaar van de archiefinformatie in een voorziening die hij echter niet zelf beheert. Dit archief wordt pas openbaar na overbrenging. In 2024 zijn de eerste raadsvergaderingen, bestaande uit agenda’s, verslagen en bijlagen, in het pre-depot opgenomen. Het gaat hier om een test en niet om overbrenging of uitplaatsing. In 2025 wordt dit project voortgezet.
Materieel beheer archieven en collecties Diverse archieven en archiefjes zijn materieel bewerkt (ontdaan van nietjes en paperclips) en voorzien van nieuw verpakkingsmateriaal). Dit gebeurde veelal aansluitend op inventarisatiewerkzaamheden. Grote ompakprojecten waren het secretarie-archief van Waddinxveen (1936-1975), het archief van het Gemeentelijk Woningbedrijf Gouda (1919-1992) en het Elektriciteitsbedrijf Capelle-Krimpen (19161919). Een vrijwilliger heeft alle alfabetische naamlijsten, klappers / indexen, op de kadastrale leggers van alle gemeentes in onze regio gescand. De naamlijsten vormden een belangrijk hulpmiddel bij het kadastraal onderzoek, want met name de oude indexen uit de eerste helft van de 19e eeuw zijn vrij kwetsbaar. En juist deze zijn niet beschikbaar in de digitale Kadaster Archiefviewer. Alle gescande indexen zijn nu via onze website raadpleegbaar. Het scannen van alle notariële archieven die bij het streekarchief zijn ondergebracht, in totaal ruim 200 meter, is dit jaar vrijwel voltooid. Het scannen gebeurt op het Gouwedepot maar wordt uitgevoerd door een extern bedrijf. De scans komen uiteindelijk beschikbaar via onze website en zullen nader toegankelijk worden gemaakt. Voor de oude notariële bestanden uit de 16e- en 17e-eeuw zal daarvoor onder andere gebruik worden gemaakt van het AI-programma Transkribus.
Van onze fotocollectie zijn 10.000 foto’s extern gescand. Een deel hiervan is online terug te vinden in onze beeldbank, een deel alleen in de Chocoladefabriek, rekening houdend met auteursrechten. Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties Alle gegevens met betrekking tot nieuw binnengekomen archieven en aanvullingen en verplaatsingen van archiefblokken werden in ons archiefbeheersysteem Scope verwerkt. Omdat er voor de overgang naar het nieuwe archiefbeheersysteem Nexus halverwege het jaar een definitieve gegevensdump uit Scope was gemaakt, moest er van alle aanpassingen daarna ook een schaduwadministratie worden bijgehouden. Deze gegevens worden later alsnog in het nieuwe beheersysteem bijgewerkt. Toegankelijk maken beheerde archieven en collectie Begin dit jaar werd begonnen met de herinventarisatie van het archief van het Gemeentelijk Woningbedrijf Gouda (1919-1992). Het Gemeentelijk Woningbedrijf was in 1992 opgegaan in woningcorporatie “De Samenwerking” waarna het archief naar het streekarchief werd overgebracht. Het omvangrijke archief bevatte echter nog veel vernietigbaar materiaal en moest daarom worden opgeschoond en vervolgens herbeschreven. De oorspronkelijke 37 meter werd teruggebracht naar iets meer dan 11 meter.
Andere grote inventarisatieprojecten waren onder andere: • De collectie Libertum: De door Libertum aan het streekarchief overgedragen documenten werden opnieuw beschreven, herverpakt en toegevoegd aan onze collectie Oorlogsdocumentatie.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
12 van 55
•
De collectie Muilwijk, die grotendeels bestaat uit uittreksels, nadere toegangen en transcripties van archiefmateriaal met betrekking tot Schoonhoven is, opgeschoond, beschreven en herverpakt. • Collectie tekeningen St. Jan: De restauratietekeningen uit de 19e- en 20e-eeuw zijn geordend en beschreven en zullen vervolgens worden gescand en via onze website gepubliceerd. Daarnaast is er het hele jaar gewerkt aan nader toegankelijk maken van de collecties boeken, tijdschriften(artikelen) en foto’s. Met name de inhoudelijke beschrijving van artikelen in de periodieken van historische verenigingen is een aanwinst voor onderzoek naar de historie van die dorpen en gemeenten. Op trefwoord kan nu gezocht worden naar eerder onderzoek. Nader toegankelijk maken archieven en collecties De genealogisch onderzoeker werd goed bediend. Het project De eerste kaart, de gezinskaarten van Midden-Holland is afgerond. De kaarten worden via de website aangeboden op de studiezaal en bij de verschillende HOP’s. Vanwege een openbaarheidsbeperking kunnen de gezinskaarten alleen daar geraadpleegd worden en niet vanuit huis. De bron is digitaal doorzoekbaar en aan de namen zijn de originele scans gekoppeld. In 2024 startte ook een nieuw Vele Handenproject; Hallo Midden-Holland, de bevolkingsregisters van Midden-Holland Deel II, een aanvulling op de bevolkingsregisters in onze regio.
Ook dit project werd snel en succesvol afgerond een aangeboden via de website van het streekarchief voor genealogisch onderzoek. Daarnaast wordt het hele jaar hard gewerkt aan correctiewerk van fouten die door de uitvoering van de diverse Vele Handenprojecten zijn ontdekt. Verhuur opslagruimte aan externe partijen Sinds 2015 verhuurt het streekarchief een deel van haar depotruimte aan de gemeente Zoetermeer. Deze heeft het grootste deel van haar archief, in totaal twee kilometer, in het Gouwedepot geplaatst. Het streekarchief verzorgt ook de uitlening van dossiers uit de door Zoetermeer opgeslagen bestanden. Wat heeft het gekost? Het programma Bewaren en beheren kent een positief saldo van € 149.093. Omschrijving
Gewijzigde begroting 2024 Lasten Baten Saldo
Jaarstukken 2024 Lasten Baten Saldo
Bewaren en beheren Totaal baten en lasten
824.458 824.458
-964.606 -964.606
-140.148 -140.148
815.484 815.484
-964.578 -964.578
-149.093 -149.093
-
-
-
-
-
-
824.458
-964.606
-140.148
815.484
-964.578
-149.093
Totaal mutaties reserves Resultaat
3.1.3 Ontsluiten / Beschikbaar stellen Doelstellingen: • Het in stand houden en benutten van de publieksruimte van het streekarchief in de Chocoladefabriek • Archieven en toegangen zijn raadpleegbaar via de website en in de studiezaal • Registreren en afhandelen van (aan)vragen archieven door gemeenten en onderzoekers
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
13 van 55
Wat hebben we ervoor gedaan? • (Facilitair) beheer studiezaal • Beschikbaar stellen bronnen studiezaal en Afhandelen klantvraag • Beschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie • Beschikbaarstelling bronnen website • Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH • Uitlening archieven externe partijen • Leveren van reproducties (Facilitair) beheer studiezaal De bezetting van de afdeling dienstverlening is in 2024 aan verandering onderhevig geweest. Er moesten daardoor meerdere nieuwe collega’s worden ingewerkt. De medewerkers volgden verschillende trainingen, onder meer over het E-depot, Trankribus, en we gaven een eigen workshop aan collega’s over onderzoek doen met de Kadaster Archiefviewer. Voor betere onderlinge samenwerking en kennisuitwisseling over elkaars werk worden er bezoeken gebracht aan afdelingen dienstverlening van partners uit de gemeenschappelijke regeling: ODMH, afdeling Gis/Bag Gemeente Gouda, Omgevingsloket Gemeente Gouda, en Omgevingsdienst Krimpen aan den IJssel. Het ligt in de planning om de overige partners in 2025 te bezoeken. De gesprekken zijn, naast kennisoverdracht, bedoeld om de klant beter van dienst te zijn. De collega’s van de afdeling Gis/BAG van de Gemeente Gouda hebben tevens van ons een workshop gekregen over het onderzoek doen met de Kadaster Archiefviewer voor hun werkzaamheden.
Door de branchevereniging KVAN is in het najaar van 2024 een kwaliteitsonderzoek voor de dienstverlening van archiefinstellingen gelanceerd. Klanten van archiefinstellingen kunnen gedurende twee maanden een digitale vragenlijst invullen. De vragenlijst is aan 750 mailadressen van klanten van het streekarchief gestuurd. Er hebben 143 klanten de vragenlijst ingevuld en verstuurd. De uitkomst van het onderzoek wordt door beroeps- en branchevereniging KVAN/Brain verwerkt en zal in februari 2025 worden gepubliceerd. Beschikbaar stellen bronnen studiezaal en Afhandelen klantvraag In 2024 ontvingen we weer veel klanten die komen voor onderzoek in bouwvergunningdossiers. We werken nog steeds aan het verbeteren van de vindbaarheid van technische tekeningen van gebouwen op adres. Nu de collecties bouwvergunningen, hinderwetvergunningen en omgevingsvergunningen beter beschreven zijn, zijn dit jaar de secretariearchieven van de verschillende gemeenten aan de beurt. Hierin worden de dossiers van de gemeentelijke woningbedrijven opgezocht en beter ontsloten om te gebruiken voor onderzoek naar (missende) bouwtekeningen. Het betreft hier vooral woningen uit de wederopbouwtijd, de jaren 40 en 50 van de twintigste eeuw.
Beschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie In totaal werden er 12.724 archiefstukken aangevraagd ten behoeve van de klanten op de studiezaal en voor educatieve projecten. In 2023 waren dit 15.651 archiefstukken. Beschikbaarstelling bronnen website Voor huizenonderzoek wordt doorlopend gewerkt aan het vinden en beschrijven van bronnen waarin sprake is van omnummering van adres. In de meeste gemeenten werd tot lang in de 20ste eeuw geadresseerd met een wijknummer, bestaande uit een letter en een cijfer. In de jaren 40 en 50 gaat men over op een huidig adres, een straatnaam en een huisnummer. Deze overhang is opgenomen in zogenaamde registers van omnummering. In 2024 zijn voor de gemeenten Krimpenerwaard en
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
14 van 55
Zuidplas alle omnummeringlijsten in digitale bestanden gezet, doorzoekbaar gemaakt en op onze website geplaatst. Zo kan een onderzoeker met informatie over een oud adres, een wijknummer, uitzoeken welk huidig huisadres daar bij hoort. Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH Door het ODMH en de bij de gemeenschappelijke regeling aangesloten gemeenten werden 2.313 dossiers “teruggeleend”. In 2023 werden er 1.848 dossiers “terug geleend”. Uitlening archieven externe partijen Gemeente Zoetermeer, die al haar archieven in het Gouwedepot heeft ondergebracht, heeft in totaal 2.796 dossiers opgevraagd. In 2023 werden er 3.339 dossiers opgevraagd. Leveren reproducties Er werden 2.678 scans van bouwtekeningen gemaakt en 14.921 scans van overige archiefstukken. Vorig jaar werden 3.237 scans van bouwtekeningen gemaakt en 1.869 scans van overige archiefstukken. Wat heeft het gekost? Het programma Ontsluiten / Beschikbaar stellen kent een positief saldo van € 182.568. Omschrijving
Gewijzigde begroting 2024 Lasten Baten Saldo
Jaarstukken 2024 Lasten Baten Saldo
Ontsluiten/beschikbaar stellen Totaal baten en lasten
413.555 413.555
-597.156 -597.156
-183.601 -183.601
411.988 411.988
-594.556 -594.556
-182.568 -182.568
-
-
-
-
-
-
413.555
-597.156
-183.601
411.988
-594.556
-182.568
Totaal mutaties reserves Resultaat
3.1.4 Educatie, advisering en toezicht Doelstellingen: • Sturen en adviseren van gemeenten bij duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding • Archief in het geschiedenisonderwijs, bewustwording van de eigen omgeving én kennis over praktische tools voor verenigingen, kerken enz. voor het beheer van het eigen archief • Het in stand houden en benutten van regionale Historische Ontmoetingspunten • Het streekarchief op de kaart zetten en laagdrempelig maken voor alle bezoekersgroepen Wat hebben we ervoor gedaan? • Regionaal Kennis- en Innovatieplatform • Voorlichting informatiebeheer • Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten • Gevraagd advies Informatiebeheer • Periodieke hotspotmonitor • Toetsing van vernietigingslijsten • Inspectie (toezicht op archieven) • KPI-verslagen • Strategisch Informatie Overleg (SIO) Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
15 van 55
• • • • • • •
Commissie naamgeving openbare ruimte Onderwijs over archiefonderzoek Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen Redactionele bijdragen aan publicaties Rondleidingen Gouwedepot Bijdragen aan Historische OntmoetingsPunten (HOP)
Regionaal Kennis-en Innovatieplatform In 2024 organiseerde het streekarchief samen met de gemeenten en de ODMH eenmaal een Regionaal Informatie Overleg (RIO). Het e-depot is één van de belangrijkste onderwerpen dat aanbod kwam. Daarnaast werden onderwerpen als toezicht op verbonden partijen, de hotspotmonitor en de Monitor Digitale Informatie besproken. Voorlichting informatiebeheer Met bijna alle gemeenten heeft de coördinator Informatiebeheer & Toezicht periodiek overleg over onderwerpen op operationeel niveau. Onderwerpen die aanbod komen zijn zeer divers: van het overbrengen van archieven naar het Gouwedepot en het e-depot, het archiveren van social media tot het juist toepassen van de selectielijst. Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten & Gevraagd advies Informatiebeheer Het archiefbewerkingsproject van de gemeente Gouda, dat op het Gouwedepot plaatsvond, werd door het streekarchief begeleid. Gevraagd advies Informatiebeheer Op verzoek van de gemeente Gouda is geadviseerd over het bestrijden van een eventuele schimmel in de archiefruimte van het Huis van de Stad. Het streekarchief adviseerde om de aanwezige archieven die voor bewaring in aanmerking komen uit te plaatsen in het Gouwedepot en de archiefruimte buiten gebruik te stellen. Archieven die voor vernietiging in aanmerking komen moeten elders bewaard worden.
Ook is geadviseerd om de registers van de burgerlijke stand te restaureren. De gemeente Gouda heeft gehoor gegeven aan dit advies. Periodieke hotspotmonitor In 2024 is de basis gelegd voor het organiseren van een regionale hotspotmonitor. Het streekarchief heeft de handen ineen geslagen met de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen, Zuidplas en de Omgevingsdienst Midden-Holland. Een hotspot is een gebeurtenis die een dusdanig belangrijke betekenis heeft voor de maatschappij, dat deze veiliggesteld en bewaard dient de blijven. De gevormde werkgroep is enkele keren samengekomen en de procesinrichting is zo goed als rond. De procesinrichting voor de hotspotmonitor faciliteert een gestructureerd stappenplan om dat proces te doorlopen. In 2025 zal de hotspotmonitor in de praktijk worden gebracht. Toetsing vernietigingslijsten Jaarlijks sturen de gemeenten periodiek vernietigingslijsten naar het streekarchief ter beoordeling. Twee gemeenten hebben een achterstand met betrekking tot het vernietigen van archieven. De gemeente Krimpen aan den IJssel diende een verzoek in voor een ‘machtiging doorlopende vernietiging’. Hiermee is de gemeente Krimpen aan den IJssel de tweede gemeente binnen het
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
16 van 55
werkgebied van het streekarchief die van deze mogelijkheid gebruikmaakt. Bij een machtiging doorlopende vernietiging wordt het mogelijk om voor specifieke processen informatie te vernietigen zonder vooraf goedkeuring aan het streekarchief te vragen. Inspectie (toezicht op archieven) In 2022 trad de Wet open overheid (Woo) in werking. Doel van de deze wet is om overheden te verplichten informatie openbaar te maken. Daarnaast vraagt de Woo aan overheden om maatregelen “ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten” (Woo, art. 6.1). te nemen. Op hoofdlijnen vraagt de Woo aan overheden om: • haar informatiehuishouding op orde te brengen • te weten welke documenten zij in beheer heeft • te weten waar deze documenten te vinden zijn • documenten tijdig te vernietigen • documenten tijdig over te brengen naar een archiefdienst. Het streekarchief heeft dit jaar bij de vijf gemeenten en de omgevingsdienst onderzocht in hoeverre wordt voldaan aan deze eisen. In het ‘Meerjarenplan om de Wet open overheid bij gemeenten te implementeren’ van de VNG zijn deze eisen verder uitgewerkt. Feitelijk herhaalt de Woo hiermee de bepaling uit de Archiefwet om archieven ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ (Archiefwet, art. 3) te brengen. Dit geldt voor zowel papieren als digitale archieven.
KPI-verslagen Eind 2023 is gestart met een KPI-rapportage over het eigen informatiebeheer van het streekarchief. Het rapport werd in 2024 gepresenteerd aan het dagelijks bestuur. In 2025 wordt hier verder invulling aan gegeven. De KPI-verslagen met betrekking tot de gemeenten worden door de gemeenten zelf geschreven. Op verzoek leest de coördinator Informatiebeheer & Toezicht mee. Strategisch Informatie Overleg (SIO) Overheden zijn volgens de Archiefwet verplicht om minimaal één keer per jaar een Strategisch Informatie Overleg (SIO) te organiseren. Het streekarchief neemt hieraan deel. - Gemeenten in 2024 met een SIO: o Krimpenerwaard o Waddinxveen - Gemeenten in 2024 zonder SIO: o Gouda o Krimpen aan den IJssel o Zuidplas Commissie naamgeving openbare ruimte Vertegenwoordigers van het streekarchief zijn betrokken in de Commissies Naamgeving Openbare Ruimte in twee gemeenten: Gouda en Waddinxveen. De Goudse commissie hield zich bezig met de naamgeving van verschillende nieuwbouwprojecten, maar de nadruk lag, net als in de voorgaande jaren, op de wijk Westergouwe. De Waddinxveense commissie hield zich met name bezig met het herontwikkelingsgebied Noordkade. Onderwijs over archiefonderzoek Het streekarchief staat wijdverbreid bekend als een plek waar veel georganiseerd wordt, om de zichtbaarheid en toegankelijkheid te vergoten. Regelmatig krijgen we complimenten over onze
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
17 van 55
programmering en de laagdrempelige activiteiten in de vorm van cafés en bijeenkomsten. Met name deze vorm van communitybuilding en participatie is een voorbeeld voor andere archiefdiensten en erfgoedinstellingen om de band met hun vrijwilligers en bezoekers te versterken en te gebruiken. Voor een volledig overzicht, zie de opsomming in bijlage 3. Afgelopen jaar ontwikkelden we een nieuwe vaste activiteit: het Librijecafé. Deze activiteit maakt deel uit van een groter projectplan om de collectie van de Goudse Librije voor het voetlicht te zetten. Elk café heeft een thema waarover een deskundige uit het veld een korte presentatie of college geeft. Vervolgens kunnen de toehoorders een aantal boeken bekijken uit de Goudse Librije. We werken hierbij samen met de leden van de initiatiefgroep Goudse Librije, die voor dit doeleinde de ‘Librijemeesters’ heten. Het thema van het eerste librijecafé op 4 oktober was ‘De Librije als levend erfgoed’ en werd opgeluisterd door presentaties van Marieke van Delft (Librije Zutphen), Robert Lammers (Librije Edam) en Jaap Hoekstra (Librije Enkhuizen). Coretta Bakker en Jaap van Rijn vertelden over de Goudse Librije en het projectplan voor de van Berverninghkapel. De eerste bijeenkomst werd druk bezocht door circa 65 mensen. Het volgende café staat gepland in januari 2025.
Het café is het eerste onderdeel uit het projectplan dat in de praktijk is gebracht. We hebben twee bijeenkomsten georganiseerd voor vaste bezoekers en geïnteresseerden van het streekarchief. De voorjaarsbijeenkomst heeft als thema de Gereformeerde kerk in Gouda en uitleg over de nieuwe digitale inventaris van de PKN in de Sint Janskerk, de protestante kerkarchieven vanaf 1951. De bijeenkomst in het najaar is gewijd aan de oud-rechterlijke archieven in onze collectie en onderzoeken naar criminele vonnissen. Beide ochtend worden door ongeveer 50 personen bezocht. Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor jeugd en volwassenen Het streekarchief beheert de prenten en tekeningen uit de collectie van der Kop, die in bezit zijn van de Stichting Cultureel Erfgoed Schoonhoven. In april wijdden we hier in samenwerking met kenner Hans Fokker en onze stagiaire Graphic Design Anna Frijters een palletexpositie aan. We nodigden kunsthistorica Janita Baron uit voor een lezing waarin ze deze (ook voor haar) onbekende kunstenaar in de context van zijn tijd zette. De Historische Vereniging Schoonhoven pakte het onderwerp verder door met een uitgebreide tentoonstelling in de Hoge Vierschaar in Schoonhoven. Hier waren de expositieborden die onze stagiaire maakte, weer te zien.
Door de gezamenlijke inspanningen heeft in 2024 een breder publiek kennis kunnen maken met het onbekende Schoonhovense kunsttalent. Redactionele bijdragen aan publicaties Eind 2023 meldde Anna Frijters, studente Graphic Design aan de Willem de Kooning academie, zich voor een stage. Ze gaf te kennen dat ze expres voor een archief koos omdat ze geïnteresseerd was in historische boeken. Hiermee konden we een lang eerder geboren idee in werking zetten: het maken van een laagdrempelig boek over de Goudse Librije en haar geschiedenis. Omdat puzzel-, quiz- en creatieve boeken de laatste jaren een enorme vlucht hebben genomen, kozen we voor de vorm van een ‘kijk-, lees- en doeboek’. Het resultaat is een kleurrijk en informatief boek dat ingaat op de geschiedenis van de Goudse Stadslibrije en vol staat met de mooiste afbeeldingen uit de librijeboeken, puzzels, tekenopdrachten en boekhistorische weetjes. Het boek wist de pers en al vele lezers te bereiken. Bijdragen aan Historische OntmoetingsPunten (HOP) Voor de vierde keer organiseerde het streekarchief met het Historisch OntmoetingsPunt Schoonhoven het landelijke programma Opeen Joodse Huizen – Huizen van Verzet. De Schoonhovense editie mag
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
18 van 55
zich altijd op een grote opkomst verheugen, met bezoekers vanuit de hele regio. Dit jaar was het programma een mix van oude en nieuwe adressen en verhalen. Zo vertelde Hans Fokker het onbekende verhaal van Helena van Leeven, die de oorlog overleefde omdat ze in kamp Westerbork werkte in de tuin van kampcommandant Gemmeker. Bewoner van de Haven 15 Herman Groothuis vertelde in het bijzijn van twee nazaten over de familie van Beem, die in de negentiende eeuw in zijn huis woonde. Ad de Vaal vertelde over de Joodse huisarts David Granaat uit Amsterdam, die tijdens de oorlog onder de schuilnaam José van Ingen in de Spoorstraat in Schoonhoven werkte. Wat heeft het gekost? Het programma Educatie, advisering en toezicht kent een positief saldo van € 62.172. Omschrijving
Gewijzigde begroting 2024 Lasten Baten Saldo
Jaarstukken 2024 Lasten Baten Saldo
Educatie, advisering en toezicht Totaal baten en lasten
204.334 204.334
-271.414 -271.414
-67.080 -67.080
212.078 212.078
-274.250 -274.250
-62.172 -62.172
-
-
-
-
-
-
204.334
-271.414
-67.080
212.078
-274.250
-62.172
Totaal mutaties reserves Resultaat
3.1.5 Algemene dekkingsmiddelen In de programmaverantwoording moet ook het overzicht Algemene dekkingsmiddelen worden gegeven. Voor onze gemeenschappelijke regeling interpreteren wij dit als de bijdragen, die de deelnemende gemeenten betalen aan het streekarchief (hoewel dit volgens het BBV niet als zodanig kwalificeert). De algemene bijdragen worden conform de tijdsbesteding van de medewerkers aan de programma’s en aan de overhead toegerekend. Overhead In het vernieuwde BBV wordt overhead gedefinieerd als 'alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces'. Kort samengevat omvat de overhead: • Leidinggevenden • Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie; • Human Resources; • Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement); • Interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie (KCC); • Juridische zaken, voor zover het bedrijfsvoering betreft; • Bestuursondersteuning; • Informatievoorziening en automatisering (ICT) • Facilitaire zaken en Huisvesting; • Managementondersteuning Financieringsfunctie Het streekarchief is, net als andere lagere overheden, verplicht overtollige middelen weg te zetten bij het rijk door middel van Schatkistbankieren. De rentevergoeding hiervoor was tot nog niet zo lang geleden nihil. Sinds eind 2022 is de rente opgelopen. Momenteel zakt deze weer.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
19 van 55
Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht Overheidsondernemingen in werking getreden. Ondersteund door een fiscalist van Zirkzee accountants heeft het SAMH onderzocht welke gevolgen deze wet heeft voor de dienst. Geconcludeerd is dat het SAMH vrijgesteld is van aangifte. Onvoorzien Het streekarchief houdt in de begroting geen rekening met een post onvoorzien. Wat heeft het gekost? Over het gehele jaar bedraagt het negatieve resultaat van de algemene dekkingsmiddelen € 496.451. Omschrijving Baten en lasten Overhead Treasury Totaal baten en lasten
Gewijzigde begroting 2024 Lasten Baten Saldo
Jaarstukken 2024 Lasten Baten Saldo
540.008 540.008
-25.000 -25.000
540.008 -25.000 515.008
531.291 531.291
-1 -26.981 -26.982
531.291 -26.981 504.310
-
-7.859 -7.859
-7.859 -7.859
-
-7.859 -7.859
-7.859 -7.859
540.008
-32.859
507.149
531.291
-34.841
496.451
Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat
3.2
Paragrafen
Artikel 26 van het BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. Voor het streekarchief zijn de volgende paragrafen van toepassing: • Weerstandsvermogen • Financiering • Bedrijfsvoering Niet van toepassing zijn de volgende paragrafen: • Lokale heffingen • Onderhoud • Bestuurlijke participaties • Grondbeleid
3.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen is gedefinieerd als het vermogen van het SAMH om niet-structurele financiële risico’s op te kunnen vangen ten einde zijn taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen weerstandscapaciteit en de risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
20 van 55
Reserves en voorzieningen Voor de herijking van het weerstandsvermogen is een nota reserves en voorzieningen opgesteld. In de vergadering van 27 november 2024 is de nota reserves en voorzieningen 2024-2027 door het algemeen bestuur vastgesteld. Herijking is een vierjaarlijkse wettelijke verplichting. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit betreft de middelen die SAMH beschikbaar heeft of kan maken om de financiële gevolgen van niet-begrote lasten (zoals risico’s) op te kunnen vangen. Bij de weerstandscapaciteit wordt een onderverdeling gemaakt naar: 1. Stille reserves: Materiële en financiële vaste activa In de materiële en financiële vaste activa van de SAMH komen geen stille reserves voor. 1. Vrije deel passiva: Reserves en voorzieningen Bij het bepalen van het vrije deel van de reserves en voorzieningen moet voorzichtigheid betracht worden. Criterium is of het algemeen bestuur de betreffende reserve in geval van een calamiteit kan vrijmaken zonder dat hierdoor een exploitatietekort ontstaat. Van de reserves is alleen de algemene reserve aan te merken als beschikbare weerstandscapaciteit. 2. Overige componenten In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat de deelnemende gemeenten en provincie als achtervang dienen.
Zij dienen derhalve in hun risicoparagrafen, naar rato van hun aandeel in de gemeenschappelijke regeling, rekening te houden met de weerstandscapaciteit van het SAMH. Op grond van voorgaande kan gesteld worden dat de weerstandscapaciteit van het SAMH slechts gevormd wordt door de algemene reserve. Risico’s De risico’s die verzekerd kunnen worden zijn verzekerd. Bij brand is reconstructie niet mogelijk. Eventuele uitkeringen aan medewerkers bij gedwongen ontslag zijn niet voorzien en komen in voorkomend geval ten laste van de exploitatie in het jaar waarin de gebeurtenis zich zal voordoen. Beleid weerstandcapaciteit en risico’s Het beleid is erop gericht met de bestaande subsidies minimaal te voorzien in de reguliere exploitatielasten van het SAMH. De weerstandscapaciteit zijn de middelen waarover het SAMH kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Bij SAMH is dit de algemene reserve. De bestemmingsreserve nieuwbouw depot en de voorziening onderhoud zijn afgestemd op de te verwachten toekomstige kosten voor dekking van de afschrijvingslasten (nieuwbouw depot) en voor periodiek onderhoud en vervanging ten laste van de huurder van het depot. Voor een toelichting op de gevormde reserves en voorziening en het doel waarvoor deze zijn gevormd verwijzen wij naar de toelichting op de balans onder hoofdstuk 4.3.4 van de jaarrekening.
Risicoanalyse De bestaande risico’s zijn opgenomen in de nota reserves en voorziening. Deze ontstaan uit wettelijk vraagstukken zoals het Auteursrecht, personele calamiteiten zoals ziekteverzuim en uitstroom, diefstal en schade aan documenten, organisatorische veranderingen b.v. het uittreden van een gemeente en
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
21 van 55
ICT-impact door digitale veranderingen, datalekken en leveranciersknelpunten. De risico’s liggen bij het SAMH. Het SAMH neemt voldoende beheersmaatregelen om de risico’s te minimaliseren. Nooit uitgesloten kan worden dat incidenten zich toch voordoen waardoor, met als voorbeeld het Auteursrecht, boetes kunnen worden opgelegd. Door de in die wet vastgestelde hoogte van zo’n boete zal dit naar verwachting de begrotingsomvang van het SAMH al snel overschrijden. Deze risico’s kunnen jaarlijks variëren, reden waarom die worden gemonitord om daarop een advies te onderbouwen voor de opbouw van het weerstandsvermogen. De monitoring geeft geen aanleiding om de opbouw van het weerstandsvermogen aan te passen. De risico-inventarisatie levert een totaal aan gekwantificeerde risico's op van € 214.000. Uitgaande van het door het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR) geadviseerde zekerheidspercentage van 90% wordt het gewenste weerstandvermogen op basis van deze risicoinventarisatie vastgesteld op € 192.600. Het streefsaldo van het weerstandsvermogen bedraagt dus € 192.600. De aanwezige weerstandscapaciteit bedroeg op 31 december 2024 € 117.373. Dit is 60,9% van het weerstandsvermogen. Als het positieve resultaat van 2024 aan de algemene reserve toegevoegd wordt, stijgt de weerstandscapaciteit naar € 131.083. In percentage stijgt deze dan naar 68,1%.
3.2.2 Financiering In deze paragraaf dient de realisatie van de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille te worden opgenomen. In de vergadering van het algemeen bestuur van 14 maart 2019 is het Treasurystatuut van het SAMH geactualiseerd vastgesteld. In dit statuut wordt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het statuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Jaarlijks wordt zowel in de begroting als in de jaarrekening een treasuryparagraaf opgenomen. In deze paragraaf worden de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van de treasury vastgelegd. In het kort wordt de huidige situatie weergegeven met betrekking tot een aantal aandachtspunten: Financieringspositie De financieringspositie wordt als volgt weergegeven (bedragen x € 1.000):
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
22 van 55
Ultimo 2024 231 0 0 231
Ultimo 2023 266 0 0 266
Langlopende schulden Eigen vermogen Voorzieningen Totaal financiering
0 307 109 416
0 301 100 401
Financieringsoverschot
185
135
Toename financieringsoverschot
50
Materiële vaste activa Financiële vaste actvia Overige verbonden partijen Totaal vaste activa Deze boekwaarde wordt gefinancierd met:
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting ad € 1.962.889 (zie hoofdstuk 4.4) ofwel € 160.957. Volgens de jaarrekening 2024 bedraagt het overschot aan vlottende middelen (bedragen x € 1.000):
Totaal vlottende activa Totaal vlottende passiva Overschot middelen
401 216 185
De confrontatie van de kasgeldlimiet aan de netto vlottende schuld heeft periodiek plaatsgevonden. Renterisicobeheer Bij het aantrekken van langlopende financiering stelt de wet Fido een norm waaraan het renterisico van de langlopende opgenomen leningen als geheel moet voldoen. Deze norm wordt aangeduid als de renterisiconorm en bedraagt 20% van het begrotingstotaal. De aflossingen en renteherzieningen van de bestaande leningenportefeuille mogen jaarlijks deze norm niet overschrijden. De renterisiconorm bedraagt 20% van het (primitieve) begrotingstotaal van € 1.962.889 ofwel € 392.578. Het streekarchief heeft voor de langlopende geldlening bij de BNG eind mei 2023 de laatste aflossing betaald. De lening is daarmee beëindigd. Toetsing op renterisico’s is dus niet van toepassing. Schatkistbankieren In december 2013 is de Wet Schatkistbankieren ingevoerd. Op grond van deze wet is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. Sinds 1 juli 2021 bedraagt deze drempel 2% van het jaarlijks begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
23 van 55
Berekening drempel schatkistbankieren Primitieve begroting 2024: Percentage: Toegestane drempel:
1.962.889 2,00% 39.258
De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor het SAMH het minimumbedrag van € 1.000.000 van toepassing is. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2024 buiten de schatkist is gehouden bedroeg:
1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal
577.610 479.777 228.388 220.413
EMU-saldo De begroting en jaarrekening van het SAMH is opgesteld conform ene (gemodificeerd) stelsel van baten en lasten. Het EMU-saldo gaat niet uit van baten en lasten, maar gaat uit van ontvangsten en uitgaven van de overheidsorganisatie, berekend op transactiebasis en overeenkomst de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie.
Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland
24 van 55
(bedragen x € 1.000)
1 2 3 4
5
6
7 8 9
10
11
Omschrijving Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) (een nadelig saldo wordt negatief weergegeven) Afschrijvingen ten laste van de exploitatie + Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie minus de vrijval van de voorzieningen ten + bate van de exploitatie Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn + verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4
Raming 2024
Rekening 2024
6
-5
6
55
61
43
8
-
8
13
35
8
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
+
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
+
56
21
49
Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa:Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen + verkoopprijs), voor zover niet op exploitatie verantwoord Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan) Baten bouwgrondexploitatie:Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten Boekwinst bij verkoop effecten Berekend EMU-saldo
Rekening 2023
Als gevolg van Europese regelgeving mogen EU-lidstaten een begrotingstekort (EMU-saldo) hebben van maximaal 3% van het bruto binnenlands product (BBP). Aan dit maximale tekort van 3% hebben, naast de Rijksoverheid, ook de decentrale overheden een aandeel. Zoals eerder aangegeven werkt de EMU-systematiek op een andere manier dan het (gemodificeerde) baten- en lastenstelsel dat de gemeentelijke organisaties hanteren. Investeringen tellen bijvoorbeeld niet mee in het stelsel van baten en lasten, daarbij wordt uitgegaan van de afschrijvingslasten van de investeringen. Investeringen in een jaar tellen echter wel volledig mee in het EMU-saldo. Bij een sluitende begroting kan een gemeente daardoor toch een negatief EMU-saldo hebben. Het EMU-saldo van het SAMH voor het jaar 2024 komt uit op € 49.000. Het betekent dat in EMU-termen de inkomsten € 49.000 hoger zijn dan de uitgaven. Financiële kengetallen Het opnemen van financiële kengetallen in de begroting past in het streven naar meer transparantie. Ook geven de kengetallen meer inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie en de baten en lasten van SAMH. Kengetallen moeten daarbij in samenhang en in onderlinge verhouding beoordeeld worden.