bijlage 1 - Communicatieplan gemeenteraad Krimpen aan den IJssel

Inleiding Er is een nieuwe raadsperiode begonnen en dat brengt nieuwe wensen met zich mee. Voor raadsleden, voor fracties en voor de gemeenteraad als geheel. Raadsleden geven aan dat er nu weinig gebeurt met raadscommunicatie. Ze zien graag dat er structureler naar inwoners wordt gecommuniceerd over de besluitvorming in de gemeenteraad. Raadsleden willen het contact met de inwoners versterken en daar deze raadsperiode extra op inzetten. Raadscommunicatie is communicatie door de raad als geheel. Het is neutraal en apolitiek. Raadscommunicatie kan de diversiteit aan meningen binnen de raad uitlichten. Dit staat los van de politieke communicatie over partijstandpunten, dit blijft de taak van politieke fracties. Doelstellingen Het uitgangspunt van raadscommunicatie is om de betrokkenheid van de inwoners bij de politieke besluitvorming te vergroten. De gemeenteraad moet zichtbaar zijn voor de inwoners. Berichten informeren inwoners over wat er in de raad gebeurt. De raad wordt toegankelijk en zichtbaar als inwoners weten wat de taken van de gemeenteraad zijn, hoe raadsleden de belangen van inwoners vertegenwoordigen en hoe ze in contact kunnen komen met raadsleden. Communicatie is dus ook een belangrijk middel voor het tot stand brengen van participatie van inwoners. Zo weten onze inwoners wat er speelt en hoe zij invloed kunnen uitoefenen.

Ook zijn ze op de hoogte wanneer de raad actief om inbreng vraagt bij besluitvoorbereiding. De drie doelstellingen van raadscommunicatie zijn: • • •

Vergroten bekendheid van de gemeenteraad en zijn besluitvorming Meer inwoners van jong tot oud kennis laten maken met de gemeenteraad Minder in het raadhuis: de raad gaat op bezoek

Deze doelen kunnen we bereiken door actiever te communiceren op verschillende kanalen zoals social media, de website en het Kontakt. Ook door activiteiten zoals Gast van de raad, wijk- en werkbezoeken en de Kindergemeenteraad te organiseren. Deze middelen worden in dit communicatieplan besproken. Toegankelijkheid Alle communicatie moet begrijpelijk zijn voor alle inwoners van de gemeente. In lijn met de gemeentelijke communicatie zal de raadscommunicatie ook op taalniveau B1 zijn. De communicatie vanuit de raad moet makkelijk vindbaar zijn voor inwoners. Dit betekent dat nieuws van de gemeenteraad via verschillende kanalen gedeeld wordt.

Communicatiemiddelen Social media De raad heeft op dit moment geen eigen social media kanalen. Wij stellen voor om geen eigen social media kanalen voor de raad op te zetten. Het kost veel tijd om deze accounts te onderhouden en het gewenste bereik te creëren. De griffie maakt al gebruik van de social media kanalen van de gemeente om de agenda’s van de raad te delen. Berichten van de raad delen we vaker via Facebook, Twitter, Instagram en Linkedin van de gemeente. Het is daarbij belangrijk dat inwoners weten dat het om berichten van de raad gaat. Hierbij is een herkenbare stijl van de raad van toegevoegde waarde. Zo zijn de berichten te onderscheiden van andere gemeentelijke uitingen.

1

Website (krimpenaandenijssel.nl) Er staat al informatie over de taken van de raad en commissies op de website van de gemeente. We maken de pagina’s toegankelijker zodat de inwoner makkelijker kan vinden wat die zoekt. Team Communicatie gaat de website van de gemeente in 2023 vernieuwen. Dan is er een mogelijkheid om de pagina’s over de raad toegankelijker te maken. Nieuwsberichten van de raad plaatsen we ook op de website van de raad. Ideeën voor het uitbreiden van de website: • •

•

Pagina’s uitbreiden met heldere en leesbare definities over het werk van de raad Een lijst met veel gestelde vragen zoals: o Wat is een amendement? o Wat verdient een raadslid? o Kan ik bij een raadsvergadering zijn? Een woordenlijst met uitleg van begrippen zoals raadsvoorstel en raadsinformatiebrief

Raadspagina in het Kontakt Het Kontakt publiceert regelmatig agenda’s van de raad. Deze berichtgeving staat tussen de berichten van de gemeentelijke organisatie. Het plan is om elke week een pagina met nieuws van de raad te publiceren in het Kontakt. Het is wenselijk om een eigen herkenbare stijl te ontwikkelen voor deze pagina. De raadstijl past binnen de huisstijl van de gemeente Krimpen aan den IJssel. De lay-out zorgt ervoor dat inwoners nieuws van de raad en van de gemeente goed kunnen onderscheiden. In de tweede helft van 2022 plaatsen we interviews van raadsleden om hen voor te stellen aan de inwoners. In het Kontakt plaatsen we ook een terugblik op de raadsvergadering, informatie over hoe de raad werkt of lichten we grote onderwerpen op de raadsagenda uit. Persberichten Berichtgeving over belangrijke besluiten of activiteiten van de raad. Ook over de Kindergemeenteraad. Intranet (Konnect) Raadscommunicatie is ook een middel om de zichtbaarheid van de gemeenteraad te vergroten binnen de ambtelijke organisatie. De griffie zorgt voor berichten over de werkzaamheden van de raad op Konnect. We plaatsen terugblikken op raadsvergaderingen en ander materiaal over de werkzaamheden van de raad. Zo vergroten we de kennis over de rol en positie van de raad in de organisatie.

De Klinker De Klinker is het magazine van de gemeente Krimpen aan den IJssel dat jaarlijks 4 keer verschijnt. De raad heeft altijd een eigen pagina in de Klinker. Tijdens de verkiezingsperiode gebruikten we de pagina om de standpunten van alle partijen uit te lichten. Ook staat er regelmatig een stuk over de Kindergemeenteraad in. De pagina gebruiken we vaker om het werk van de raad uit te leggen. Dit kan bijvoorbeeld met infographics over het vergadermodel, inspreken en andere belangrijke zaken over de gemeenteraad. Gast van de raad In het verleden organiseerde de griffie al meerdere bijeenkomsten van gast van de raad. Hier zijn positieve ervaringen mee dus het is mooi als we dit weer organiseren. We kunnen gast van de raad

2

het komende jaar een aantal keer organiseren. Als er veel aanmeldingen zijn, kan de raad het vaker organiseren. De burgemeester en een aantal (burger)raadsleden ontvangen de gasten op het raadhuis. De gasten krijgen basisinformatie over de raad. Daarna wonen de inwoners de raadsvergadering bij. Na afloop is er ruimte om na te bespreken met (burger)leden. De uitdaging voor Gast van de Raad is om anderen dan ‘usual suspects’ te bereiken. Gerichte uitnodigingen voor een bepaalde doelgroep zouden hierbij kunnen helpen. Bijvoorbeeld met een persoonlijke brief aan iedereen die 18 wordt of aan leden van een bepaalde vereniging. Een ander idee is om één keer per jaar een interne gast van de raad te organiseren. Hiermee vergroten we de bekendheid van de gemeenteraad voor nieuwe medewerkers en andere geïnteresseerde medewerkers. Ook krijgen raadsleden daarmee een beter beeld van de ambtelijke organisatie. Wijk- en werkbezoeken Raadsleden geven aan dat ze werkbezoeken gemist hebben tijdens de coronajaren. Ze vinden deze bezoeken erg waardevol. Het is een goede manier om signalen op te pikken over wat er in de samenleving speelt. Maatschappelijke organisaties nodigen soms ook de raad uit. De raad kan ook een bezoek brengen naar aanleiding van onderwerpen op de langetermijnagenda of actuele onderwerpen op de agenda van een raadsvergadering.

Dit kan ook in de vorm van een wijkbezoek zijn waar de raad een bepaalde wijk bezoekt. In het verleden bezocht de raad al vaker de inwoners met Praat met de Raad bijeenkomsten. De raad brengt dan een bezoek aan een bepaalde locatie om te praten met inwoners. Soms ook in een informele setting met bijvoorbeeld een voetbaltoernooi met Krimpense jeugd. Eén raadslid schrijft een verslag over het bezoek. Dit, om inwoners op de hoogte te brengen van deze bezoeken Raadsinformatiesysteem (krimpenaandenijssel.notubiz.nl) Notubiz is een belangrijk platform voor ambtenaren, wethouders en raadsleden. Communicatie naar de inwoner vindt ook plaats via het raadsinformatiesysteem Notubiz. Hier kunnen inwoners digitaal raads- en commissievergadering volgen. Hierdoor kunnen inwoners vanuit huis volgen wat er in de raadzaal gebeurt. Stemgedrag van raadsleden en alle documenten van een vergadering zoals moties en toezeggingen zijn hier ook te vinden. Notubiz ontwikkelt de site constant verder met nieuwe onderdelen zodat deze makkelijker in gebruik is. Inspreken en meepraten Een manier voor inwoners om te participeren in het lokale bestuur is inspreken. Dit gebeurt tijdens raads- en commissievergaderingen. De inspreker heeft dan 5 minuten de tijd om een verhaal te houden. Meepraten willen we op een informelere manier organiseren, waardoor bewoners al eerder kunnen meepraten over de besluitvorming.

Dit kan bijvoorbeeld bij de wijk- en werkbezoeken. Interne communicatie Ook op het vlak van interne communicatie wordt er al wel wat georganiseerd. Zo is er jaarlijks een raadsuitje met aansluitend een diner. Er zijn diners bij belangrijke evenementen, bijvoorbeeld met kerst of de kadernota. En zijn er aan het begin van de nieuwe raadsperiode heisessies. Deze activiteiten dragen bij aan de binding tussen de raadsleden door elkaar om een informele manier te ontmoeten. Het is van belang dat we dit soort activiteiten blijven organiseren. Verkiezingen Een bijzondere periode voor raadscommunicatie is één keer in de 4 jaar met de

3

gemeenteraadsverkiezingen. Er komt dan veel informatie op de inwoner af over de verkiezingen. De griffie kan een rol spelen om de informatie toegankelijk en vindbaar te maken. Inwoners moeten weten wat er te kiezen valt. Iedere partij krijgt ruimte om politieke standpunten te verwoorden. Het voorstel is om deze periode ook de cursus met Raad en Daad nogmaals te organiseren. Deze is 2021, voor de gemeenteraadsverkiezingen, ook een keer georganiseerd. Er waren toen veel geïnteresseerde deelnemers die veel hebben geleerd van de cursus. We organiseren dit niet alleen tijdens de verkiezingen. Maar ook halverwege de raadsperiode zodat mensen langer de mogelijkheid hebben om lid te worden van een politieke partij. Democracity Democracity is een interactief en educatief spel waarmee leerlingen kennis maken met democratische besluitvorming. Het spel organiseren we elk schooljaar voor alle groepen 8 van alle basisscholen in Krimpen. De leerlingen krijgen tijdens de bijeenkomst ook de mogelijkheid om vragen te stellen aan een raadslid. De griffie organiseert Democracity altijd ter voorbereiding op de installatie van de Kindergemeenteraad. Kindergemeenteraad Krimpen aan den IJssel organiseert inmiddels al 7 jaar de Kindergemeenteraad. De gemeenteraad besloot in 2015 om een kindergemeenteraad in te stellen. Ze vinden het belangrijk om jongeren te betrekken bij de lokale politiek.

Het is een succesvol project dat bijdraagt aan de bekendheid van de raad en het raadswerk. Niet alleen voor jongeren maar ook voor ouders, ambtenaren en andere betrokkenen is de Kindergemeenteraad heel educatief. De griffie ondersteunt de Kindergemeenteraad. Tot op heden begeleidde Prodemos elk jaar een aantal bijeenkomsten van de Kindergemeenteraad. Onlangs heeft ProDemos aangegeven te stoppen met deze werkzaamheden. Dat leidt tot aanvullende inzet van de griffie voor de nieuwe programmering van de Kindergemeenteraad. Nieuwe communicatie ideeën Er zijn nog veel andere mogelijkheden op het gebied van raadscommunicatie. De griffie kan bijvoorbeeld elk jaar een jaaroverzicht maken in de vorm van een infographic. Dit is terugblik op belangrijke gebeurtenissen in de raad van het afgelopen jaar. Een ander idee is het organiseren van een motiemarkt. Dit is een ideeënmarkt waar inwoners met hun moties langs de partijen gaan. De fracties kiezen vervolgens welke moties ze overnemen.

Uitvoering De uitvoering en uitwerking van het communicatieplan ligt bij de griffie. De raad speelt hier ook een rol in. Zonder de inzet van raadsleden worden initiatieven zoals Gast van de raad en werkbezoeken geen succes. Concreet vragen we de ondersteuning van raadsleden bij activiteiten zoals wijk- en werkbezoeken, Gast van de raad, Democracity en de Kindergemeenteraad. Om een continue informatiestroom vanuit de raad te waarborgen is een goede bezetting op de griffie essentieel. Communicatie is niet iets wat de griffie en de organisatie er in de huidige formatie bij kan doen. Dit communicatieplan is een verkenning van de mogelijkheden van raadscommunicatie in de gemeente Krimpen aan den IJssel. De raadscommunicatieadviseur moet keuzes maken over de daadwerkelijke uitvoering. Door een communicatiekalender op te stellen, garandeert de communicatieadviseur een tijdige en goede uitvoering van alle plannen rondom communicatie. De raadscommunicatieadviseur werkt ook samen met Team Communicatie.

4