Bijlage 1. Begeleidende brief jaarstukken 2023 en ontwerpprogrammabegroting 2025 Streekarchief Midden-Holland

Aan de raden van de gemeenten Gouda, Krimpen aan den IJssel, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas

Gouda, 12 april 2024 ons kenmerk:

024.018

uw kenmerk: uw brief van:

nvt nvt

behandeld door: telefoonnummer:

Coretta Bakker

betreft:

Jaarrekening 2023 en ontwerp-programmabegroting 2025 SAMH

Bijgesloten treft u de Jaarstukken 2023 van het Streekarchief Midden-Holland aan inclusief een voorlopige controleverklaring van de accountant, alsmede de ontwerpprogrammabegroting 2025-2028 begeleid door een memo financiële ontwikkelingen 2026. Jaarrekening Het jaar 2023 is afgesloten met een positief saldo van  25.421 positief. Het positieve saldo is het resultaat van de inhoudelijke programma's en van de overhead tezamen. In de inleiding vindt u een opsomming met de belangrijkste inhoudelijke ontwikkelingen van en voor het streekarchief. In hoofdstuk 3.1 worden de verschillende programma's verder beschreven inclusief de financiële resultaten. Om een verwacht tekort voor 2023 te dekken, hebben de gemeenten in 2023 middels een begrotingswijziging          streekarchief    onttrokken aan de algemene reserve. Het uiteindelijk positieve resultaat van 2023 is voor een groot deel toe te rekenen aan meevallers uit voorgaande jaren, onder andere de afrekening over 2022 van de servicekosten van het Gouwedepot. Voorgesteld wordt om met het positieve saldo het weerstandsvermogen te verhogen door het saldo toe te voegen aan de algemene reserve.

Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van verslagjaar 2023 is het de bedoeling dat het dagelijks bestuur zelfstandig verantwoording af legt in de jaarrekening over de naleving van de financiële rechtmatigheid. De wettelijke opdracht aan de accountant voor de controle 2023 is daarom anders geformuleerd, met een indirect oordeel aan de hand van de verantwoording van het bestuur over rechtmatigheid in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur is opgenomen in bijlage 1 bij de jaarrekening en geaccordeerd in het Algemeen Bestuur van 28 maart 2024.

blad 2 van 3

Gedurende het eerste kwartaal van het 2024 bleek echter dat er nog onduidelijkheid bestaat of dit proces al in 2023 moet worden uitgevoerd naar aanleiding van bezwaren van de Algemene Rekenkamer (Zie voor meer uitleg: https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuwsbrieven/ibi-nieuwsbrief/2024/ibinieuwsbrief-120#article1). Het bestuur heeft besloten om de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening 2023. De accountant kon echter nog geen definitieve controleverklaring afleggen, maar heeft wel een voorlopige goedkeurende verklaring toegevoegd. Zodra er meer duidelijkheid is, zal de accountant alsnog een definitieve controleverklaring verstrekken: o indirect via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording o direct via een rechtmatigheidsoordeel zoals voorgaande jaren. We houden u uiteraard op de hoogte van dit proces. Programmabegroting In de programmabegroting 2025-2028 vindt u de ambities en te verrichten inspanningen van het Streekarchief Midden-Holland           Per programma is beschreven hoe de effecten bereikt worden. Onze missie is om de relevante bronnen van de regionale geschiedenis te verwerven, te bewaren en ter beschikking te stellen aan het publiek. Samen met onderzoekers en vrijwilligers maken we bronnen digitaal toegankelijk en werken we aan diverse erfgoedprojecten.

Het verrijken van de blik op het verleden kan met een van onze cursussen en activiteiten. We maken het verleden zichtbaar, we verbinden historisch onderzoek aan elkaar en we bewaren het heden voor de toekomst. Daarnaast zijn we een deskundige partner op het gebied van informatiebeheer voor overheden en organisaties in de regio. Zo werken we samen met de vijf deelnemende gemeentes om een duurzame digitale bewaaromgeving in te richten, het e-depot. Nieuw beleid of beleidswijzigingen zullen in beginsel budgettair neutraal worden uitgevoerd door herprioritering van middelen of het effectiever en efficiënter organiseren van bestaande taken. Daarnaast wordt samenwerking gezocht in landelijke erfgoedprojecten met bijbehorende subsidies. Met deze begroting wordt de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening aan zowel publiek als gemeentes gegarandeerd en blijft het streekarchief investeren in duurzame bewaring van documenten en informatie. Bij de behandeling van de begroting is ook meegenomen het verzoek vanuit de bestuurlijke werkgroep FKGR om een notitie toe te voegen hoe een bezuiniging op de gemeentelijke bijdragen mogelijk is. In de bijlagen bij deze brief vindt u de memo.

blad 3 van 3

Hierbij bieden wij u de ontwerp-programmabegroting 2025 aan voor een zienswijze. De begroting wordt aan het Algemeen Bestuur van het Streekarchief Midden-Holland ter besluitvorming aangeboden in de vergadering van 28 juni 2024. We verzoeken u vriendelijk uw zienswijzen vóór deze datum aan te bieden. Hoogachtend,

Namens het Dagelijks en Algemeen Bestuur,

T. van Vugt, Voorzitter

C.A. Bakker-Wijbrans, Secretaris

Bijlagen: 

Jaarrekening 2023 Streekarchief Midden-Holland inclusief voorlopige controleverklaring



Ontwerp-programmabegroting Streekarchief Midden-Holland 2025-2025



Memo financiële gevolgen 2026