bijlage 1 - Aanbiedingsbrief Streekarchief Midden Holland

Streek o rchi ef Mi d d en-H oll o n d

KeinAmeriko 20 2806 CA Goudo Telefoon:(0182) 52 l8 2l info@somh.nl www.somh.nl

Aan de raden van de gemeenten Gouda, Krimpen aan den lJssel, Krimpenerwaard, Zuidplas en Waddinxveen

Gouda, i-l api'ii 2C22 ons kennrerk:

22 009

uw kenmerk irw bt reí v;rn.

beharrdeld Coor':

telefoonnummer: berreft:

Jaarstul<ken 202 I en Programmabegrocrng 2023-2026 SAMH

Bi;gesloten treft u de jaarstukken 2021 inclusief de bijbehorende goedkeurende accountanrsverklaring en de ontwerp-programmabegroting 2023-2026 van her Streekarchief Midden-Holland (SAMH) aan. T e r u gblik Qa o rve rsl o g)

Het Streekarchief Midden-Holland heeft succesvolle stappen kunnen zecten in 2021 . Door de ervaringen uit 2020 kon de digitale dienstverlening tiidens de diverse (beperkte) lockdowns in 2021 ook met succes worden uitgevoerd. De nieuwe raadpleegomgeving biedt meer mogelijkheden om o.a. de uitgebreide beeldbank te gebr-uiken en onCerzoek te Coen in Ce vele nieu.,,re genealogische data Cie er beschikbaar' ziin gekomen. Dit kan rekenen op hoge waardering van de bezoekers. Ook ten behoeve van de digitalisering werden er in 2021 grote stappen gezet ren behoeve van onder andere de beeldcollecties, kranten en genealogische archiefbestanden. Voor deze laatste gelden dat ze telkens voor een groot publiek toegankelijk gemaakt worden via crowdsourcing. Ook op het gebied van archiefonder'wijs werden meer digitale inzetbare tools ontwikkeld. Het iaar is afgesloten met een positief saldo van € 10.433,-. Het positieve resultaar is het resultaat van de vier inhoudelijke programma's en van de overhead tezamen. De algemene bijdragen werden in 2020 nog verantwoord in de overhead. Met ingang van het iaar 7071 zijn deze bijdragen ook toegerekend aan de vier programma's conform de tildsbesteding van de medewerkers aan deze programma's. Ook is in 2021 uicvoerirtg gegeven aan de notitie Overhead van de commissie BBV.

Kosten die op grond van deze notitie onder overhead verantwoord moeten worden zijn in de gewijzigde begroting omgezer. Ook de baten en lasten van het Gouwedepot zijn omgezet naar de overhead. Dat bleek achteraf onterecht. ln de jaarrekening is dit gecorrigeerd. Om toch de iaarcijfers te kunnen vergelijken mer de begroting, is een aangepaste begroting toegevoegd.

Onder 4.4.2. Verschillenanolyse overzicht baten en /osten wordt dit resulraat toegelicht. De coronapandemie heeft ook in 2021 voor extra inkomsten gezorgd, zij het lager dan in 2020. Als gevolg van de verschillende (beperkte) lockdowns zijn meer reproductieaanvragen binnengekomen. De inzet van derden voor het streekarchief is vanuit íinancieel oogpunt gunstig verlopen en is minder omvangriik gebleken dan aanvankelijk geraamd was. Voorgesteld wordt om met het positieve saldo het weerstandsvermogen te verhogen door het saldo toe te voegen aan de egalisatiereserve.

Streek a rchi ef Mi d d e n-H oll a n d

KeinAmerika 20

2806CA Gouda Telefoon:(0182) 52 l8 2l

inft@samh.nl www.somh.nl

blad 2 van 2

De accountant heeft een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening afgegeven. Er zijn geen materièle onjuisrheden in de financiële bedrijfsvoering geconstareerd. Vooruitblik (programmobegroting 2023-202 6 en e-depot) ln 2022 is gestarc met de voorbereidingen van de realisacie van een gezamenliik e-Depot vanaf 2023. Het e-depot is noodzakelijk voor het streekarchief en de gemeentes om aan hun wetreliike taak te voldoen. De ver-nieuwing van de Ar chiefwet en de Wer open overheid versterken deze noodzaak. Het

terugbrengen van de overbrengingscermiln van 20 jaar naar l0;aar en de kwetsbaarheid van digitale rníormarie vereisr op kone termijn een voorzrenrng voor eeuwrg te bewaren digitale rníormatieobjecten. Drgitale preservet'tng en oncsluiting zijn randvoorwaarden voor de openbaarheid van overheidsiníormacie. Op basis van een businesscase is in de vergadering op 30 maart 2022 van het Algemeen Bestuur besloten om te streven naar een gezamenlijk e-depot, dat door het streekarchieí beheerd zal worden.

De verwachte kosten en opbrengsten van en voor het e-depot op basis van het onderzoek ten behoeve van de hierboven genoemde businesscase zijn al in de iaarbegrotingen van 2023 tot en mer 2026

verwerkt. Naast incidentele kosten voor de implementatie van dit e-depot worden ook structurele kosten begroot in de vorm van personele lasten en beheerlasten van de leverancier. Door de toevoeging van deze extra voorziening stilgen de baten en lasren vanaf 2023 ten opzichte van de jaren tot en met 2022' Deze stiiging bedraagt iaarlijks ongeveer € 262.000. Voor de kostenverdeling over de gemeentes is vooralsnog uitgegaan van de dezelfde verdeelsleutel als voor de reeds beheerde papieren archieven. ln de periode 2023-2026 wordt onderzocht of een andere verdeelsleutel noodzakelijk is en zo nodig aangePast en verrekend in begroting en jaarrekening. Ook zullen de (nieuwe en aangepaste bestaande) producten en diensten ten behoeve van de nieuwe e-depotvoorziening uitgewerkt en vastgesteld worden. Op verzoek van het algemeen bestuur wordt in een aparre bijlage (l) de programmabegroting 2023-2026, exclusief de biidragen voor het e-depot weertegeven. ln bijlage 2 staan de bijbehorende gemeenteliike bijdragen, eveneens exclusief de biidragen voor het e-depot. Hierbij bieden wil de ontwerpbegroting 2023 aan voor een zienswijze. Deze wordt aan het Algemeen Bestuur van het Streekarchief Midden-Holland ter besluitvorming aangeboden in de vergadering van 22 juni 2022. Hoogachtend,

het Dagelijks Besruur,

T. van Vugt, Voorzitter

C.A. Bakker-Wijbrans, Secretaris

Bijlagen:

Jaarrekening 202 l, inclusief controleverklaring accounr a

Ontwerp-programmabegroti ng Streekarch ief Midden-Holland 2023-2026