Beantwoording openstaande vraag controleprotocol

Beantwoording vraag uit besluitvoorbereidende commissie dd. 25 november 2021 m.b.t. het agendapunt Controleprotocol jaarrekening 2021. Vraag Krimpens Belang n.a.v. paragraaf 5.2 van het controleprotocol: De interne regels en collegebesluiten zijn uitgezonderd van de rapportage en oordeelsweging van de accountant. Hoe is de controle daarop dan wel geregeld. Beantwoording: De accountant toetst op de getrouwheid en de rechtmatigheid. Het normenkader geeft aan welke wet- en regelgeving, inclusief raadsbesluiten, van toepassing is. De tekst van het controleprotocol in paragraaf 5.2 luidt: Wanneer bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken, als het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreffen. Met andere woorden: interne regels van het college naar de ambtelijke organisatie en collegebesluiten vallen in eerste instantie daarbuiten. Daar zijn twee uitzonderingen op. De eerste uitzondering betreft collegebesluiten, die gaan over financiële beheershandelingen, die een uitwerking bevatten van: • externe regelgeving, • of een door de raad vastgestelde verordening en waarbij in de externe regelgeving en/of de door de raad vastgestelde verordening wordt aangegeven dat een dergelijk collegebesluit moet worden genomen.

De tweede uitzondering vormen de collegebesluiten over aanbestedingen en subsidies. Belangrijk is ook, dat de werkwijze rond delegatie en mandaat naar behoren moet functioneren. Ook daaraan blijven wij aandacht schenken. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. Deze tekst kan als volgt worden uitgelegd: De accountant toetst op alle relevante wet- en regelgeving, die is vastgesteld door de gemeenteraad en hogere overheden. Ook collegebesluiten die verplichte uitwerking zijn van externe regels of voortvloeien uit een gemeentelijke verordeningen (bijvoorbeeld de financiële verordening) worden hierin meegenomen. Daarmee zijn de meeste regels die betrekking hebben op financiële rechtmatigheid onderdeel van de toetsing door de accountant. De accountant rapporteert hierover op basis van de vastgestelde rapportagetolerantie. De gemeentelijke organisatie kent daarnaast een uitgebreide interne controle op een groot aantal belangrijke en meest risicovolle processen. Dat betekent dat ook interne regels op die wijze getoetst worden. De bevindingen uit die controles worden met de accountant gedeeld. De accountant gebruikt die informatie met name bij het opstellen van de managementletter, die ook met de auditcommissie wordt besproken.

Met ingang van de jaarrekening 2021 wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering gerapporteerd over afwijkingen van interne regels. Overigens heeft de auditcommissie tijdens de kennismaking met de accountants de aanpak van de controle besproken. Daarbij is de vraag aan de orde geweest of er vanuit de commissie behoefte was aan extra aandachtspunten voor de controle 2021. Dat was niet het geval.