3. Aanbestedingsdocument accountantsdiensten (september 2020)

Per uur gezien mag maximaal één organisatie de verplichting per medewerker opvoeren.

25 van 34

Aanbesteding Accountantsdiensten  Bij stages, BBL en BOL-leerlingen gaat het om leerlingen / scholieren vanuit VMBO, VSO, praktijkscholen, MBO niveau 1 & 2.  Ter controle van de inzet van stagiaires dient de opdrachtnemer een door de school erkende en ondertekende stageovereenkomst te overleggen. Deze stageovereenkomsten kan de opdrachtnemer (laten) uploaden in het registratiesysteem.  Bij opdrachten met een contractwaarde groter of gelijk aan € 500.000,- mag de invulling van de social return verplichting door middel van de inzet van leerlingen / scholieren, maximaal 50% zijn. De opgevoerde en goedgekeurde uren worden in mindering gebracht op de social return verplichting. Voorbeeld 1: Opdrachtwaarde/inschrijf som: Social return verplichting: Social return verplichting in geld: Looptijd van de opdracht:

€ 1.000.000,5% € 50.000,1 jaar

Een optie om de social return verplichting in te vullen is dat de opdrachtnemer een medewerker uit de doelgroep > 1 jaar in WW aanneemt, die ouder is dan 50 jaar en daarnaast een leerling BBL aanneemt, beide op basis van een fulltime dienstverband voor minimaal één jaar. De rekensom is dan als volgt: 1. Eén medewerker doelgroep > 1 jaar in WW fulltime: € 35.000,1 jaar x 1463 uur x € 23,92 1a. Aangezien deze medewerker 50+ is: € 5.000,2. Eén leerling BBL: € 10.000,1 jaar x 1463 uur x € 6,84 + Totaal: € 50.000,Door gebruik te maken van deze optie heeft de opdrachtnemer de social return verplichting volledig ingevuld. Voorbeeld 2:

26 van 34

Aanbesteding Accountantsdiensten Opdrachtwaarde/inschrijf som: Social return verplichting: Social return verplichting in geld: Looptijd van de opdracht:

€ 375.000,5% € 18.750,3 maanden (= 13 weken)

Een optie om de social return verplichting in te vullen is dat de opdrachtnemer een medewerker uit de doelgroep garantiebaan (voor 20 uur per week) en een medewerker uit de doelgroep Participatiewet (bijstandgerechtigde) fulltime aanneemt en daarnaast een leerling VSO stage laat lopen. De rekensom is dan als volgt: 1. Eén medewerker doelgroep garantiebaan (20 uur p.w.) € 6.219,20 13 weken x 20 uur x € 23,92 2. Eén medewerker doelgroep Participatiewet € 11.194,56 bijstandgerechtigde (fulltime) 13 weken x 36 uur x € 23,92 4. Eén leerling VSO € 1.600,56 13 weken x 36 uur x € 3,42 + Totaal: € 19.014,32 Door gebruik te maken van deze optie heeft de opdrachtnemer de social return verplichting volledig ingevuld.

Een proefplaatsing met behoud van uitkering is gericht op het onderzoeken en geschikt maken van de werkplek voor medewerkers uit de doelgroepen garantiebanen, WSW en Wajong. Alleen voor medewerkers uit deze doelgroepen mag daarom tijdens een proefplaatsing met behoud van uitkering verloning worden opgevoerd ter invulling van de social return verplichting. Voor alle andere medewerkers uit andere doelgroepen is dit niet mogelijk. ad 2. Maatschappelijke activiteiten Indien een opdrachtnemer niet volledig invulling kan geven aan de social return verplichting via arbeidsparticipatie kan hij door het uitvoeren van maatschappelijke activiteiten invulling geven aan de social return verplichting. Hierin vallen activiteiten ter bevordering van arbeidsparticipatie of het bevorderen van vakmanschap. Het gaat hier om inzet in natura en niet in geld. Voorbeelden: Mogelijke voorbeelden voor invulling kunnen zijn: Dienst Waarde (geld) Specificaties Gastles over bedrijf, 100 Euro per uur 2 – 3 uur branche of sector Voorbereiding en reistijd mogen niet meegerekend worden Bedrijfsbezoek 250 Euro per dagdeel 3 – 4 uur Voorbereiding en reistijd mogen niet meegerekend worden

27 van 34

Aanbesteding Accountantsdiensten (Snuffel- / oriëntatie-)stage

100 Euro per persoon per dag

Deze activiteiten dienen ook daadwerkelijk een positieve maatschappelijke bijdrage te leveren aan de samenleving. Als de opdrachtnemer (een deel van) de social return verplichting door een maatschappelijke activiteit wil invullen dan dient hij daartoe een onderbouwd voorstel met urenspecificatie in bij de accountmanager social return. In samenspraak met de accountmanager social return wordt vervolgens een uurtarief of vast bedrag bepaald voor de activiteit. De kosten voor de uitgevoerde maatschappelijke activiteit worden in mindering gebracht op de social return verplichting. ad 3. Opdracht sociale werkvoorziening Indien een opdrachtnemer zowel op basis van arbeidsparticipatie als door middel van een maatschappelijke activiteit geen invulling kan geven aan de social return verplichting kan, in overleg met de accountmanager social return, een (deel-)opdracht bij een bedrijf voor de sociale werkvoorziening geplaatst worden om aan de social return verplichting geheel of gedeeltelijk te voldoen. Denk hierbij aan het plaatsen van een (deel-)opdracht bij één van de Rijnmondse bedrijven voor de sociale werkvoorziening (SW bedrijven of ook wel de sociale werkplaats genoemd). Bij een opdracht wordt het factuurbedrag opgevoerd exclusief materiaalkosten en btw. De factuur dient bij de gemeente krimpen aan den IJssel aangeleverd te worden ter controle.

Na goedkeuring wordt het bedrag in mindering gebracht op de social return verplichting U dient via Tenderned, eis 8, aan te geven dat u akkoord gaat met bovenstaande eis.

28 van 34

Aanbesteding Accountantsdiensten 6.

Gunningscriteria en beoordelingsmethodiek

Beoordeling vindt plaats door de auditcommissie, ondersteund door (ambtelijke) procesdeskundigen. De leden van de beoordelingscommissie beoordelen de gunningscriteria afzonderlijk. Per onderdeel wordt door de beoordelaar een score gegeven zoals is bepaald in de gunningscriteria. Dit houdt in dat op basis van de opgave van de inschrijver aan ieder individueel antwoord een score wordt toegekend. De beoordelingscommissie zal op basis van consensus een eindoordeel per gunningscriterium bepalen die de uiteindelijke score oplevert. De uiteindelijke score is de som van de behaalde punten per onderdeel. Indien na beoordeling op het gunningscriterium blijkt dat inschrijvers een gelijk aantal punten hebben behaald, geldt dat de inschrijver welke het beste heeft gescoord op kwaliteit voor gunning in aanmerking komt. Indien ook op dat onderdeel de scores gelijk zijn zal via loting worden bepaald welke inschrijver voor gunning in aanmerking komt. 6.1 Gunningscriterium algemeen De inschrijvingen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van het EMVI gunningscriterium ‘beste prijs-kwaliteitverhouding’, hierna aangeduid als ‘Beste PKV’ Het gunningscriterium ‘Beste PKV’ bestaat uit een aantal gunningscriteria waarvoor punten kunnen worden behaald aan de hand van een beoordelingscijfer.

Per gunningscriterium is een wegingsfactor toegekend, afhankelijk van de relevantie voor hetgeen wat wordt gevraagd. 6.2 Gunningscriteria Het gunningscriterium “Beste PKV’ bestaat uit de volgende gunningscriteria, weging en te behalen punten. Gunningscriteria Gunningscriterium 1. Gunningscriterium 2. Totaal

Prijs Kwaliteit

Weging 30% 70% 100%

29 van 34

Aanbesteding Accountantsdiensten Gunningscriterium 1. Prijs Gebruik voor het opgeven van de totaalprijs over 7 jaar, inclusief de 3 optiejaren, het prijzenformulier. Het is niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in het formulier. In de prijsstelling dient de inschrijver een totaalprijs, evenredig verdeeld per boekjaar, over de jaren 2021 tot 2027 (inlusief de 3 optiejaren) te verstrekken voor de wettelijke controle van de jaarrekening. Hieronder valt in ieder geval de SISA controle, het accountantsverslag en de verklaring van de accountant bij de jaarrekening, alsmede de werkzaamheden uit hoofde van de natuurlijke adviesfunctie. Onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan wij alle aandachtspunten, aanwijzingen, adviezen en tips van de accountant die direct betrekking hebben op en voortvloeien uit de controletaak en specifieke controlewerkzaamheden. De jaarlijkse interimcontrole dient uiterlijk 31 oktober te zijn afgerond. De hieruit volgende managementletter dient uiterlijk 30 november beschikbaar te worden gesteld. De tarieven zijn exclusief BTW, maar inclusief alle overige kosten. Waaronder salariskosten, kantoorkosten, kosten voor hard- en software, telefoonkosten, coördinatiekosten, kosten woon-werkverkeer, parkeerkosten, reis- en verblijfkosten, verzekeringskosten en sociale premies en belastingen, algemene kosten, winst en risico.

De prijs is gebaseerd op de huidige stand van zaken van de administratieve organisatie/ interne beheersing binnen de gemeente Krimpen aan den IJssel. Het niet bekend zijn met de situatie bij de gemeente Krimpen aan den IJssel kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening. Facturering van meerwerk is slechts mogelijk indien daartoe vooraf een gemotiveerd voorstel wordt ingediend waarin de noodzaak van meerwerk wordt onderbouwd en waarin een specificatie is opgenomen van het in rekening te brengen meerwerk. Voor dit meerwerk is vooraf schriftelijke toestemming nodig van de gemeentesecretaris. De beoordeling van het criterium “Gunningscriterium 1” vindt als volgt plaats: De inschrijver met de laagste totaalprijs scoort 30 punten. De inschrijvers met een hogere prijs scoren naar rato lager. De punten worden afgerond op 2 decimalen.

(Laagste geboden inschrijfprijs / uw inschrijfprijs) x 30 punten punten

30 van 34

=

aantal

behaalde

Aanbesteding Accountantsdiensten 2. Kwalitatieve criteria/Programma van Wensen Het gunningscriterium G2 – Kwaliteit is onderverdeeld in de volgende Sub-criteria: Criterium

Waardering

G2.1

15 punten

G2.2 G2.3 G2.4

Controle aanpak Werkwijze bij de natuurlijke adviesfunctie Competenties, bevoegdheden en continuïteit van het controleteam Presentatie

15 punten 30 punten 40 punten

Inschrijver dient op volgende wijze te beschrijven hoe zij (door middel van een plan van Aanpak en/of werkomschrijving) aan te tonen op welke wijze hier invulling aan gegeven wordt. Voor de criteria G2.1 t/m G2.3 geldt dat het totaal aantal pagina’s maximaal vijf (5)x A4 enkelzijdig, regelafstand 1.0 is en het lettertype dient Arial 10 te zijn (een vergelijkbaar lettertype qua grootte wordt geaccepteerd). Indien er meer dan het aantal opgegeven pagina’s (max. 5) worden ingediend, zullen de pagina´s vanaf pagina 5 worden beschouwd al zijnde niet horende bij de inschrijving en derhalve niet beoordeeld. G.2.1 Controle aanpak & Rapportage(s) De auditcommissie wenst inzicht te verkrijgen in de controleaanpak die de inschrijver hanteert bij de controle van de jaarrekening van de gemeente. De inschrijver geeft een beknopte schriftelijke beschrijving van de aangeboden werkzaamheden, met als aandachtspunten:  IT in de controlewerkzaamheden;  Relatie met de (verbijzonderde) interne controle bij de gemeente;  Houding van de accountant in de contacten met de ambtelijke organisatie en de audit-commissie;  Communicatie van bevindingen en rapportagemomenten;  Druk op de ambtelijke organisatie met betrekking tot de controleaanpak. De inschrijver dient in het kader van zijn algemene certificerende functie een managementletter en een rapport van bevindingen te verzorgen.

De gemeente hecht in deze rapportages belang aan:  Leesbaarheid;  Diepgang;  De scheiding tussen relevante structurele zaken en incidentele minder belangrijke zaken;  Prioriteitstelling;  Advisering omtrent opvolging van zaken. De contactmomenten die hierop van toepassing zijn, zijn in het programma van eisen te vinden. Inschrijver dient een uitgewerkt voorstel op maximaal 4 pagina’s op A4 formaat bij te voegen hoe de controlerapportages worden vormgegeven. Daarnaast dient de inschrijver een (beperkt) voorbeeld te geven van de opstelling van de managementletter én het rapport van bevindingen. 31 van 34

Aanbesteding Accountantsdiensten

G.2.2 Kennisdeling en informatievoorziening De gemeente acht het van grote waarde dat er sprake is van kennisdeling, zowel ambtelijk als bestuurlijk. De inschrijver dient een werkwijze te beschrijven over de opzet en invulling door de inschrijver van deze kennisdeling. Uit deze werkwijze dient onder andere naar voren te komen hoe de uitwisseling van ervaringen tussen gemeenten plaats zal vinden op initiatief van de inschrijver en of er mogelijk een gezamenlijke aanpak opgezet kan worden in geval van nieuwe ontwikkelingen. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij proactief informatie en kennis deelt over externe relevante ontwikkelingen en weten regelgeving. G.2.3 Duurzame Samenwerking De gemeente Krimpen aan den IJssel wenst een duurzame samenwerking met de opdrachtnemer aan te gaan. Onder duurzame samenwerking wordt verstaan een samenwerking op basis van vertrouwen, het kunnen steunen op elkaars werkzaamheden en het bijdragen aan doelstellingen van zowel de opdracht als de organisatie. De insteek bij het aangaan van een duurzame samenwerking is een langdurige samenwerking om te kunnen profiteren van de ontwikkeling van de wensen, waardoor is gekozen om de overeenkomst bij tevredenheid te kunnen verlengen tot een maximum van zeven (7) jaar.

Om uw aanbod op deze wens te kunnen beoordelen wil de aanbestedende dienst graag een visie over de duurzame samenwerking van de inschrijver ontvangen en inzicht krijgen in de inhoudelijke activiteiten die u hanteert. In uw antwoord/de beschrijving dienen de volgende minimale aspecten terug te komen:   





Samenstelling controleteam: de gemeente wenst een stabiele samenwerking en verneemt graag uw visie op hoe dat gerealiseerd kan worden; Meer- en minderwerk: de gemeente wenst meer grip op de uitgaven en verneemt graag welke (beheers)maatregelen u hiervoor voorstelt; Invulling Social Return On Investment (SROI)-verplichting: de gemeente wenst een zo groot mogelijk maatschappelijke impact te creëren met de SROIverplichting. Onder maatschappelijke impact wordt verstaan, het bieden van kansen aan kandidaten met een (grotere) afstand tot de arbeidsmarkt. Meerwaarde op dit aspect kan aangetoond worden door invulling te geven middels de opties zoals beschreven in hoofdstuk 5.4 Naleving van de planning en afspraken: de gemeente wenst een betrouwbare partner te contracteren en verneemt graag welke (beheers)maatregelen u treft om naleving van de planning en afspraken te borgen; Gebruik maken van / steunen op interne controlewerkzaamheden: de gemeente wenst een partner te contracteren die gebruik zal maken en/of steunen op de interne controlewerkzaamheden. De gemeente verneemt graag van u welke stappen genomen moeten worden om dit samen mogelijk te maken.

De auditcommissie wenst tevens inzicht te verkrijgen in de samenstelling en kwalificaties van het controleteam van de inschrijver en de bevoegdheden van de teamleden. De inschrijver geeft een beknopte schriftelijke beschrijving van de aangeboden werkzaamheden, met als aandachtspunten:

32 van 34

Aanbesteding Accountantsdiensten   

samenstelling en kwaliteit (kwalificaties) van het controleteam voor de reguliere controle en de deelverklaringen; maatregelen ter beperking van het verloop van teamleden en ter waarborging van de kennisoverdracht binnen het team; de beschikbaarheid (tijdens controleperioden) en contactmomenten.

G.2.4 Presentatie over de kwaliteit van de controlewerkzaamheden Alle inschrijvers worden uitgenodigd een presentatie te geven ten overstaan van de auditcommissie, medewerker team Financieel beheer, de inkoopcoördinator en de controller. Tijdens deze presentatie krijgen zij de gelegenheid om hun inschrijving mondeling toe te lichten, waarbij de nadruk ligt op de samenstelling en het kwaliteitsniveau van het team. Er mogen in de presentatie uitdrukkelijk geen wijzigingen in de aanbieding worden gedaan. Op basis van presentatie kunnen scores op de verschillende onderdelen binnen het hoofdstuk kwaliteit worden aangepast door de auditcommissie. De presentatie dient te worden verzorgd door de controleleider en de verantwoordelijke accountant. De presentatie zal maximaal 20 minuten in beslag nemen, waarna er 10 minuten gelegenheid is tot het stellen van vragen door de auditcommissie De Inschrijver besteedt in ieder geval aandacht aan (max. 20 min):  de samenstelling en kwalificatie team;  de controleaanpak van het team;  de wijze van rapportage en communicatie;  hoe verwacht de inschrijver de natuurlijke adviesfunctie te vervullen en waarde toe te voegen aan de financiële bedrijfsvoering van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Na de presentatie zal de auditcommissie de gelegenheid krijgen om vragen te stellen aan de inschrijver (max. 10 minuten).

33 van 34

Aanbesteding Accountantsdiensten 6.3

Wijze van beoordelen

De beoordeling van het gunningscriterium G2-kwaliteit wordt uitgevoerd door de auditcommissie bestaande uit vijf personen. Elk lid beoordeelt eerst het gunningscriterium G2-Kwaliteit separaat. Vervolgens wordt per onderwerp/hoofdstuk met alle leden één rapportcijfer bepaald (in consensus). Hierbij worden de volgende cijfers en methodiek aangehouden: 2 = slecht

Beschrijving ontbreekt of is dermate onbruikbaar dat het volledig dient te worden aangepast.

4 = onvoldoende

Uit de beschrijving blijkt niet dat Inschrijver de opdracht op een voldoende wijze ten behoeve van de gemeente zal uitvoeren. Er is duidelijk geen sprake van een toegevoegde waarde. Beschrijving is matig.

6 = voldoende

Uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver de opdracht op een voldoende wijze ten behoeve van de gemeente zal uitvoeren. Beschrijving is voldoende helder.

8 = goed

Uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver de opdracht op een goede wijze ten behoeve van de gemeente zal uitvoeren. Er is sprake van een toegevoegde waarde.

10= Zeer goed

Uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver de opdracht op een uitstekende wijze ten behoeve van de gemeente zal uitvoeren. Er is duidelijk sprake van een toegevoegde waarde. Beschrijving is helder.

34 van 34