2025-09-24 Nagekomen bijlage Participatiebeleid - interne werkwijzer

Werkwijzer Participatie

Maart 2025

Inhoudsopgave 1. Inleiding

3

2. Gestructureerde aanpak Stap 0. Wel of geen participatie

3 3

Stap 1. Participatiescan; mate van participatie bepalen Stap 2. Participatieplan/paragraaf opstellen Stap 3. Participatieplan uitvoeren Stap 4. Participatieverslag Bijlagen

12

11

10

6

4

1 Inleiding In het participatiebeleid staat de visie van onze gemeente hoe inwoners kunnen meedenken en meewerken aan de plannen en het beleid van de gemeente Krimpen aan den IJssel (inwonersparticipatie). In deze Werkwijzer Participatie staat een aanpak om de participatie gestructureerd en eenduidig te organiseren. Deze werkwijzer is geschreven voor de gemeentelijke organisatie.

2 Gestructureerde aanpak We hebben een stappenplan gemaakt. Bij elk vraagstuk willen we op dezelfde manier nadenken over hoe inwoners kunnen meedenken bij beleid en plannen van de gemeente. Het stappenplan bestaat uit vragen die je daarbij kunt stellen, en mogelijke antwoorden die daarbij horen. Dit helpt uiteindelijk bij het bepalen van de mate en vorm van participatie. De stappen, de antwoorden en de vorm(en) schrijf je op in het ­participatieplan. Hoe uitgebreid dit plan wordt (hoofdstuk of apart plan), hangt af van de ­participatiecategorie. De volgende stappen worden doorlopen. Hieronder staan deze stappen verder uitgewerkt.

Stap 0. Wel of geen participatie Een gestructureerde aanpak van participatie vergroot de grip op participatie door de gemeente (ambtelijk en bestuurlijk). Dit begint met een weloverwogen keuze om wel of geen participatie aan te gaan. Afhankelijk van de grootte van de gevolgen van het proces maakt het college of de gemeenteraad hierover een besluit. Wel of geen participatie moet de eerste stap zijn. Om deze keuze te kunnen maken beantwoord je de vraag of er ruimte is voor participatie. Is er beleidsruimte? En is er invloed uit te oefenen, en/of is er wat te kiezen? Met andere woorden: is er participatieruimte? Als het antwoord ‘nee’ is dan is het advies om geen participatie te organiseren. Duidelijke communicatie (informeren) hierover is dan noodzakelijk.

3

Timing van participatie De vraag is altijd wat het beste moment is om de participatie te starten. Je kunt te laat zijn, maar ook te vroeg. Denk hier dus op tijd over na. Het is van belang om na te gaan in welke fase het project, plan of beleid is en of er in die fase ­participatieruimte is. En maak een inschatting van wat de voorkeur is van de omgeving. Sommige mensen reageren het liefst op een voorstel, anderen bedenken het liefst met een leeg blad. Kijk hierbij ook naar de belevingswereld van de inwoners (zie Doelgroepen bij Stap 2). Voor ieder beleid of plan maak je een inschatting van de voorkeur en zorg je voor de goede timing.

Ter informatie Uit de Gemeentepeiler blijkt dat beide groepen in Krimpen aanwezig zijn. 49% zegt graag helemaal vanaf het begin te willen meedenken. 60% geeft aan mee te willen doen als er al plannen zijn om op te reageren. 51% doet graag mee als er ideeën zijn die nog verder uitgewerkt moeten worden.

Stap 1. Participatiescan; mate van participatie bepalen De volgende stap is bepalen wat de mate van participatie moet zijn. Participatie is maatwerk en de participatie hoeft niet altijd hetzelfde worden aangepakt. We maken hiervoor onderscheid in een kleine, middelgrote of grote categorie van participatie. Deze categorie hangt af van: − − −

de grootte van het project (omwonenden/straat, buurt/wijk, gemeente/regio) de belangen die spelen (persoonlijk, voor een grote groep of maatschappelijk) de gevolgen van het project (maatschappelijke aandacht en last)

In het algemeen geldt: hoe groter het project, de belangen die spelen én de gevolgen van belanghebbenden, hoe groter de participatieopgave. Hieronder staat een schema dat kan helpen om de participatieopgave in de categorie klein, middel of groot te plaatsen. In de bijlage staat een lijst met hulpvragen die je kan stellen om de participatiecategorie te bepalen.

4

Een riolerings- en herstraatproject valt onder de categorie ‘klein’, omdat dit vooral omwonenden van deze straten aangaat. Er geldt dan een persoonlijk belang en de gevolgen zijn klein (hoewel de last voor de omwonenden misschien groot kan zijn, maar de maatschappelijke aandacht en gevolgen zijn klein). Kleinschalige woningbouw (binnen het omgevingsplan) valt bijvoorbeeld binnen de categorie ‘middel’. Omdat het de belangen van een groep raakt en de gevolgen groter zijn. Daarnaast valt bijvoorbeeld de Omgevingsvisie binnen de categorie ‘groot’. Omdat het zich afspeelt op gemeentelijk niveau, de belangen maatschappelijk zijn en de gevolgen groot zijn. In het sociale domein spelen veel beleidstrajecten zich af op grootte van de gehele gemeente. Maar de gevolgen zijn soms klein. Die komen daarmee vooral uit op categorie ‘middel’. Soms kan een idee klein lijken, omdat het op ‘straat’niveau afspeelt. Toch kan het een groot gevolg hebben als het over een onderwerp gaat dat maatschappelijke belangen raakt. En daardoor toch in de categorie ‘groot’ vallen. Ook tijdens het proces moet er ruimte zijn om de participatiecategorie te bespreken en om het aan te passen (op- of afschalen).

5

De indeling in participatiecategorieën geeft richting aan de verdeling van taken. De rol van de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie verschilt als de participatieopgave een groter (schaal)niveau is, meer gevolgen heeft en/of meer inwoners raakt. Voor participatieopgaven in de categorie ‘klein’ of ‘middel’ is het college verantwoordelijk voor de uitvoering van de participatieaanpak. De ambtelijke organisatie adviseert en voert uit. De raad heeft in deze categorieën voor participatie geen rol. Over het algemeen geldt: − − −

Categorie ‘klein’ wordt ambtelijk behandeld. Categorie ‘middelgroot’ wordt door het college behandeld (collegebesluit). Categorie ‘groot’ wordt door de gemeenteraad behandeld (Raadsinformatiebrief).

Bij een grote categorie legt het college een participatieaanpak (in de vorm van een participatieplan) voor aan de gemeenteraad (via een ­Raadsinformatiebrief). Een voorbeeld hiervan is het participatieplan voor de Omgevingsvisie. De ­gemeenteraad kan dit onderwerp agenderen, het participatieplan bespreken en ­aanvullingen doen. Bijvoorbeeld welke groepen in het bijzonder betrokken moeten worden of hoe groot de invloed is die inwoners (kunnen) hebben. De gemeentelijke organisatie voert de participatie uit. En de gemeenteraad neemt de informatie uit de participatie mee in de besluitvorming over het beleid of plan. NB: Andersom geldt ook. Projecten of beleid waar de gemeenteraad over besluit en waarbij participatie plaatsvindt, vallen/valt automatisch in de participatiecategorie ‘groot’. Projecten waar het college over besluit, vallen in de categorie ‘middel’.

Stap 2. Participatieplan/paragraaf opstellen Als de participatiecategorie middel’ of ‘groot’ is, is de volgende stap het schrijven van een participatieplan. Bij een categorie ‘klein’ is het genoeg om de participatieaanpak als onderdeel van het projectplan (bijvoorbeeld in een participatieparagraaf) te schrijven. Deze taak ligt bij het projectteam. Team communicatie kan hierin adviseren. In zo’n paragraaf of hoofdstuk staat in ieder geval:

− −

Doel Doelstellingen Onderwerpen

6

− −

Doelgroepen Identificeren doelgroepen (inwoners, belanghebbenden, etc.) Hun rol, belangen, houding, belevingswereld

− −

Participatieniveau Wat is de participatieruimte? Welk niveau past daar bij?

− −

Aanpak Hoe bereiken en betrekken we de doelgroepen? Welke vormen en middelen?

Hieronder wordt verder op de onderdelen in gegaan. In de bijlage vind je een leidraad voor een participatieparagraaf bij een herinrichtingsprojecten (categorie ‘klein’).

Doelen Om tot een goed participatietraject te komen is het belangrijk met elkaar het doel of de doelen van de participatie te bepalen. Wil je een beter plan of beter beleid? Grotere betrokkenheid? Inzicht in alle belangen? En/of meer draagvlak? Kies één of meer van onderstaande doelen, en geef aan voor welk deel de participatie daaraan bijdraagt: −

−

− −

Kwaliteit: kennis en ervaringen (collectieve wijsheid) van inwoners aanboren. Alternatieve oplossingen voorstellen, en nieuwe ideeën oproepen waardoor er inhoudelijk rijkere plannen en beleidsvoorstellen ontstaan. Betrokkenheid: betrokkenheid bij de gemeente, bij elkaar en bij beleid. Besluiten versterken, eigen verantwoordelijkheid vergroten. En een gezamenlijk beeld vormen, waardoor de relatie tussen gemeente en samenleving verbetert. Belangen in beeld: achterhalen hoe belangen rond een vraagstuk liggen. Perspectieven en/of argumenten verzamelen. Draagvlak: acceptatie op plannen of besluiten vergroten en/of zorgen verminderen waardoor er groter draagvlak ontstaat voor beleid en plannen.

Ook het onderwerp van de participatie is van belang. Niet elk onderwerp leent zich voor participatie, of heeft voldoende interesse van inwoners om participatie over te organiseren. Uit de Gemeentepeiler blijkt dat vooral thema’s in de leefomgeving de interesse heeft van inwoners. Daarna volgen de thema’s (verkeers)veiligheid en wonen/woningbouw.

7

Doelgroepen Bij participatie is het vaststellen van het doel en de doelgroepen van participatie erg belangrijk. Bij elk project moet dat opnieuw worden vastgesteld. Dit kun je doen aan de hand van een stakeholderanalyse. Denk daarbij aan de volgende doelgroepen: − − − − −

− −

−

Alle inwoners van Krimpen, met aandacht voor de zwijgende meerderheid. Afhankelijk van het project, bijvoorbeeld direct omwonenden. Jongeren worden nu nog te weinig betrokken. Dit is jammer want wij maken beslissingen die ook op de lange termijneffecten hebben. De gemeente Krimpen heeft een kindergemeenteraad die actiever ingezet kan worden voor de participatie. Belanghebbenden mogen meer de aandacht krijgen (participatie niet alleen maar met omwonenden). Zo kunnen woningzoekenden het verhaal van woningbouw ondersteunen. Belanghebbenden zijn voor ieder beleidsterrein anders (denk aan scholen, sportverenigingen, woningbouwcorporaties). Laaggeletterden en minder digitaal vaardigen: meertalige communicatie mogelijk maken, beeldbrieven inzetten, duidelijk boodschap, B1. Laag inkomen (rond sociaal minimum): inzet van netwerk naast de standaardmethodes van het sociaal domein. Denk aan schuldhulp maatjes en huis-aan-huis acties (naast de standaardmethodes). Gezinnen met kinderen zijn nu ondervertegenwoordigd. Dit komt doordat zij het vaak te druk hebben om naar een bijeenkomst te gaan. Het is belangrijk dat ook zij met passende instrumenten kunnen meedoen.

Belangrijk: Sluit aan op de belevingswereld van inwoners. Belevingswerelden zeggen veel over de voorkeur voor de manier van participeren. Er is vaak een mismatch tussen de wensen van de inwoners en de participatievorm. Kijk goed met wat voor inwoners je te maken hebt qua (sociaal-demografische) kenmerken, voorkeuren, percepties en belangen. Dat kan een hoop irritatie voorkomen (zie kader).

Bekijk de data over belevingswerelden (BSR-data) via team communicatie voor de wijk of straat waarin je aan de slag gaat. Dit geeft ook inzicht in wanneer inwoners betrokken willen worden. Voor veel mensen is een ‘leeg blad’ te vaag om over mee te denken. De meeste inwoners willen meedenken als er al iets van beleid of plannen ligt. En dan het liefst in hun eigen wijk en vooral over onderwerpen als groen, wonen en verkeer(sveiligheid). Houdt hier rekening mee bij jouw beleid of plan. Is het een abstract onderwerp? Zijn er mensen die dat interessant genoeg vinden? Of wordt eerst wat voorwerk verwacht van de gemeente?

8

Participatieruimte en participatieniveau Allereerst bepalen we meer concreet wat de participatieruimte precies is. Waar en waarover kunnen inwoners ideeën of suggesties inbrengen en waarover niet? Sommige onderwerpen liggen (wettelijk) vast, maar er zijn altijd onderwerpen waarover wel meegedacht kan worden. Je bent bijvoorbeeld bezig met een plan voor nieuwbouw. De nieuwbouw gaat er zeker komen. De bouwmassa en de hoogte liggen misschien vast. Maar over de inrichting van de openbare ruimte kunnen inwoners inbreng leveren. Vervolgens stellen we de vraag welke rol en invloed inwoners precies krijgen. Bepaal waarover zij kunnen meedenken, meedoen, of zelfs meebeslissen. Bepaal per onderwerp wat de mate van betrokkenheid is. Wees duidelijk wat je precies vraagt: verwacht je een reactie op een voorstel, aanvullende ideeën of dat er een keuze gemaakt wordt? En geef vooraf de kaders mee waaraan de gemeente gebonden is. Het participatieniveau kan verschillen per deelnemer(sgroep) en per fase! Bepaal één of meerdere participatieniveaus: − −

−

−

Meebeslissen: hierbij legt de gemeente de beslissingsbevoegdheid (deels) bij de inwoners. De gemeente laat los. Meewerken/meedoen: hierbij werken gemeente en inwoners samen aan een gezamenlijk plan of beleid. Door samen te werken en actief bij te dragen ontstaat eigenaarschap. De deelnemers geven advies aan de gemeente. De gemeente faciliteert en stimuleert. Het gemeentebestuur neemt het uiteindelijke besluit. Meedenken: hierbij haalt de gemeente ideeën en wensen op bij de inwoners, ondernemers en organisaties, maar bepaalt de gemeente uiteindelijk of ze worden meegenomen of niet. Wijkt dit af van de inbreng van de deelnemers, dan leggen we dit uit en communiceren we dit duidelijk. Meeweten: hierbij gaat het om informeren (dus feitelijk geen participatie). Er is geen ruimte voor invloed. De gemeente besluit.

NB: een hoger niveau is niet altijd beter. Het gaat er om dat de inwoners vooraf duidelijkheid hebben over hun rol en hun invloed.1

1 Uit de Gemeentepeiler blijkt dat de helft van de respondenten vooral wil meedenken. Een kwart (24%) vindt meeweten voldoende. Een klein deel (14%) wil meebeslissen als het kan. Slechts 8% wil meedoen/samenwerken.

9

Aanpak bepalen Welke vorm, middelen of activiteiten passen bij het doel, de doelgroep en het participatieniveau? Is een online vragenlijst, een bijeenkomst of een digitaal platform passend? Of bereik je doelgroepen beter door activiteiten in de wijk, op scholen of op de markt te organiseren? Uit de Gemeentepeiler blijkt dat het merendeel van de respondenten het prettig vindt een vragenlijst in te vullen. Een derde heeft liever een bewonersbijeenkomst of een meedenkgroep. Maar de voorkeuren zijn ook afhankelijk van de belevingswereld van de doelgroep. Een ding is zeker: door steeds hetzelfde te doen, bereik je dezelfde mensen. Doe eens wat anders! De zwijgende meerderheid betrek je door activiteiten te organiseren op plekken (fysiek en online) waar deze doelgroepen komen. Verdiep je dus in de omgeving. Bepaal de vorm van participatie. Neem de volgende punten mee: − − −

Ga naar de inwoners toe Zet meerdere vormen van participatie in (naast elkaar en per fase) Combineer fysieke en digitale vormen van participatie

Stap 3. Participatieplan uitvoeren Als het participatieplan is goedgekeurd start de uitvoering. Die uitvoering betekent vooral het organiseren van het participatietraject volgens het participatieplan. De uitvoering van het participatieplan is niet de taak van team communicatie. Team communicatie kan adviseren, maar de leden van het betreffende team hebben hier een hoofdrol in. Bij sommige grotere opgaven kunnen ook bestuurders (het college) een rol krijgen. Om bijvoorbeeld de kernboodschap voor het voetlicht te brengen en aan te geven hoe belangrijk zij de inbreng van inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden vinden. In een uitvoeringsplan werk je per fase uit welke activiteiten en middelen wanneer worden ingezet, wat de opzet en inhoud daarvan is en wie welke rol heeft bij het realiseren ervan. Het uitvoeringsplan dient regelmatig geactualiseerd te worden, bijvoorbeeld door veranderingen in het proces of voortschrijdend inzicht in het bereiken van de doelgroepen. De volgende stap is het uitvoeren van de participatie volgens het plan. In de bijlage vind je een paar voorbeelden van participatievormen en -middelen die je kunt inzetten afhankelijk van de categorie.

10

Stap 4. Participatieverslag De volgende stap is het schrijven van een participatieverslag. Hierin staat in elk geval een beschrijving van het proces dat is gevolgd, de uitkomsten van het proces en de argumenten die naar voren zijn gebracht. Ook geef je een onderbouwde reactie op die uitkomsten en argumenten waarbij is aangegeven hoe het beleid naar aanleiding daarvan is aangepast. Je sluit af met een evaluatie van het proces dat is gevolgd. Om het verslag vorm te geven geef je antwoord op onderstaande punten:

−

a. de context van het proces Welke randvoorwaarden zijn vooraf meegegeven?

− − − −

b. een beschrijving van het proces dat is gevolgd Overzicht benaderde personen/doelgroepen Beschrijf wie er hebben meegedaan (en wie niet) Overzicht gebruikte communicatiemiddelen Overzicht gebruikte participatievormen

−

c. de uitkomsten van het proces en de argumenten die naar voren zijn gebracht Beschrijf de inhoudelijke resultaten van de participatie

− −

d. een onderbouwde reactie op die uitkomsten en argumenten Welke adviezen, opmerkingen en keuzes zijn overgenomen? En welke niet? Waarom (niet)?

− − −

e. een evaluatie van het proces dat is gevolgd Op welke wijze zijn de resultaten teruggekoppeld naar de deelnemers? Heeft een evaluatie plaatsgevonden? Is voor iedereen duidelijk hoe het verder verloopt?

11

Bijlagen Checklist participatiescan Als onderdeel van een participatiescan stel je bijvoorbeeld de volgende hulpvragen: − − − − − − − − − − −

wat houdt het initiatief/project in? (fysiek of sociaal domein?) op welke schaal speelt het project zich af? (straat, buurt, wijk, gemeente, regio?) wat is de geschiedenis of de situatie van dit moment? wat is de impact van het initiatief/project op de omgeving? (hinder? maatschappelijke aandacht?) wie zijn de belanghebbenden? (omwonenden, buurtbewoners, inwoners, ondernemers, maatschappelijk organisaties) welke belangen hebben belanghebbenden? welke ontwikkelingen, knelpunten en mogelijke conflicten spelen al in het gebied? welke gevoeligheden spelen er? wat is de invloed van het initiatief op de directe omgeving of zelfs op een groter deel van de omgeving? wat is de publieke opinie, politieke of maatschappelijke relevantie ervan? wie besluit over het project/het beleid? (gemeenteraad of college?)

12

Participatieparagraaf bij herinrichtingsproject (categorie klein) Doel – Wat is het doel van de participatie? – Waar gaat het project over en wat moeten bewoners weten? – Riolering – Grondwaterstand – …. Doelgroepen – Wie zijn de belanghebbenden? – Bewoners – Ondernemers – … – Wat zijn hun belangen, houding, belevingswereld? Participatieniveau – Welk niveau past daar bij? Waar kunnen bewoners over meedenken? Wat ligt vast en wat niet? – Beplanting – Openbare verlichting – … – Waar willen we graag dat ze aan meewerken of -doen? – Op drainage aansluiten – Grastegels in oprit leggen – … – Waar mogen ze over (mee)beslissen? – Buurtmoestuin – … Aanpak – Hoe bereiken en betrekken we de doelgroepen? – Welke vormen en middelen passen daarbij? – Informeren? -> informatieavond, inloopavond – Meedenken/meedoen? -> inloopavond, themasessie, ontwerptafel – Meebeslissen? -> peiling, adviesgroep

13

Inspiratielijst participatievormen Deze lijst biedt een breed scala aan participatievormen en -middelen die zowel kleinschalige als grootschalige participatie mogelijk maken op verschillende niveaus. Het is belangrijk om de juiste mix van participatiemiddelen te kiezen op basis van de specifieke behoeften en context van het participatieproces. − −

−

−

−

− −

Informatiebijeenkomst: een bijeenkomst waarbij de nadruk ligt op het informeren van belanghebbenden. Participatiebijeenkomst: een georganiseerde bijeenkomst voor inwoners, organisaties en andere stakeholders om mee te kunnen denken en hun mening kunnen geven. Enquête: een vragenlijst die schriftelijk (op papier of digitaal) of mondeling (bijvoorbeeld op straat) afgenomen kan worden. Dit lengte kan verschillen: van een lange vragenlijst tot een korte flitspeiling. De uitkomsten geven een kwantitatief inzicht in de standpunten van belanghebbenden. Inzet van omgevingsverbinder bij diverse projecten in de buitenruimte, bijvoorbeeld iemand die wekelijks spreekuur heeft en bij mensen in een straat aanbelt om te vragen hoe zij bepaalde zaken beleven (de omgevingsverbinder). Adviesraad: een structurele vorm van participatie waarin een groep belanghebbenden of experts het college en de gemeenteraad adviseert over (de uitvoering van) beleid. Zij denken mee op verschillende beleidsterreinen. Klankbordgroep/meedenkgroep: een groep mensen die meedenkt in een bepaald project. Dit kan om kleine of grote projecten gaan met uiteenlopende looptijden. Bewonerspanel: een digitaal panel van bewoners die hun mening geven over bepaalde onderwerpen. Krimpen heeft hiervoor de Gemeentepeiler.

Kleinschalige Participatie 1. Meeweten a. Informatiebijeenkomsten b. Lunchdate voor inwoners en ambtenaren c. Nieuwsbrieven d. Sociale media-updates e. Buurtpanels f. Koffiegesprek inwoners en wijkwethouder 2. Meedenken a. Werkgroepen b. Buurtbijeenkomsten c. Focusgroepen d. Online en straatenquêtes e. Wijkkranten

14

3. Meedoen a. Buurtfeesten en -activiteiten b. Ideeënboxen c. Burgerbegrotingen d. Co-creatieprojecten 4. Meebeslissen a. Burgerjury's b. Wijkraadplegingen c. Participatieve budgettering d. Buurtreferenda

Grootschalige Participatie 1. Meeweten a. Gemeentelijke en regionale bladen b. Online platforms voor nieuws en updates c. Digitale nieuwsbrieven d. Informatieborden in openbare ruimtes e. Gemeentelijke website met projectinformatie 2. Meedenken a. Burgerpanels b. Toekomstvisiebijeenkomsten c. Digitale ideeënplatforms d. Participatieve workshops e. Online discussieforums 3. Meedoen a. Participatieve budgettering op stadsniveau b. Stadslabs (hier werken bewoners, ondernemers en maatschappelijke ­organisaties amen aan kansen en oplossingen voor stedelijke problemen) c. Co-creatieplatforms d. Hackathons (een evenement waarin teams van deelnemers non-stop bezig zijn om binnen een korte tijd oplossingen voor problemen te bedenken) e. Stadsbrede evenementen en festivals 4. Meebeslissen a. Referenda op stadsniveau b. Stadsvergaderingen c. Burgerbegroting op stadsniveau d. Adviesraden op stadsniveau e. Digitale besluitvormingsplatforms f. Burgerberaad

15