20230607 MEMO Benchmark 2022 Raad Krimpen

AFDELING ICT IJSSELGEMEENTEN ________________________________________________________________________ Aan Van Datum

: Gemeenteraad Krimpen aan den IJssel : : 07.06.2022

Onderwerp

: Benchmark ICT Nederlandse gemeenten

Doel van agendapunt: o Besluit o Meningsvormend X Informerend

Inleiding Jaarlijks wordt er door M&I partners, een consulting organisatie met de focus op overheidsorganisaties, een benchmark gehouden voor de ICT-kosten. Jaarlijks maakten wij gebruik van de uitkomsten van deze benchmark. Dat gebeurde op hoofdlijnen omdat detailinformatie alleen beschikbaar is voor deelnemers. In 2022 hebben we besloten mee te doen aan de benchmark. Hierdoor hebben we nu detailinformatie over onze kosten ten opzichte van andere gemeentelijke organisaties. Omdat het specifiek ICT-gerelateerd is, en er op applicatie niveau is onderzocht, weten we zeker dat er appels met appels zijn vergeleken. Ook is er na het invullen, dat overigens erg veel werk was, meerdere keren overlegd over hoe we zaken hadden ingevuld om de goede vergelijking met andere organisaties te waarborgen. Ook is er in het onderzoek meegenomen dat bepaalde taken en activiteiten bij de gemeenten liggen en de GR IJsselgemeenten een uitvoeringsorganisatie is. Samenvatting Omdat IJsselgemeenten alle ICT regelt, zonder uitzonderingen, voor de deelnemers, wordt IJsselgemeenten in dit rapport als een gemeente met het inwoneraantal van haar deelnemers opgeteld. De ICT-kosten van IJsselgemeenten liggen fors onder de benchmark. Dit komt enerzijds door de lage bezetting op informatiemanagementfuncties en op functioneel applicatiebeheer.

Anderzijds is ook een deel van de infrastructuur (deels) afgeschreven, wat zorgt voor lagere kosten. Dit is bijvoorbeeld de glasvezel tussen de beide gemeentehuizen die als back-up en uitwijk dient. Hoofdconclusies In grote lijnen komt het erop neer dat IJsselgemeenten minder geld aan ICT en aanverwante kosten (o.a. personeel) heeft dan vergelijkbare organisaties. De ICT-kosten van IJsselgemeenten bedragen 71 euro per inwoner. Dit is 25 euro minder dan het gemiddelde van de Benchmark 2022 en 22 euro minder dan het gemiddelde van gemeenten met minder dan 100.000 en meer dan 60.000 inwoners. De softwarekosten zijn 33 euro per inwoner en zijn daarmee gelijk aan het benchmarkgemiddelde van 33 euro per inwoner.

1

De ICT-personeelskosten zijn 31 euro per inwoner en zijn daarmee 15 euro lager dan het benchmarkgemiddelde van 46 euro per inwoner. Totaal is de bezetting ongeveer 14 fte lager dan de benchmark. De infrastructuurkosten bedragen 7 euro per inwoner en liggen daarmee 10 euro lager dan het benchmarkgemiddelde van 17 euro per inwoner. Inhoudelijke verantwoording Kosten software De kosten voor software zijn gelijk aan die van de benchmark. Veel leveranciers hebben een businessmodel waarbij software kosten worden berekend aan de hand van het inwoneraantal. Kostenbesparing is op die onderdelen dan ook niet mogelijk. Personeelskosten IJsselgemeenten heeft minder FTE, maar ook de salariskosten per FTE zijn gemiddeld 6.000 euro per jaar lager. Dit brengt risico’s met zich mee voor het vasthouden en krijgen van goed personeel. Salaris is voor medewerkers belangrijk. Sfeer, samenwerking en ontwikkelmogelijkheden zijn ook belangrijk. Aantal FTE’s IJsselgemeenten zit ver onder het aantal FTE’s bij de benchmark. Aan de ene kant is dat mooi. Aan de andere kant een risico. Wij zien dat dit o.a. komt doordat alle medewerkers gewend zijn alles met elkaar op te pakken. Als er ergens een gat valt, is er altijd iemand die erin duikt. Ook al zijn het werkzaamheden die bij een andere functie horen. Functioneel beheer is hiervan een voorbeeld.

Naast het echte functioneel beheer, wordt er ook aan technisch beheer gewerkt en zelfs wordt er adviseurswerk of projectmanagement werk gedaan. Voor de systeembeheerders betekent dit dagelijks veel extra werk vanwege het grote aantal dagelijkse beveiligingsissues en dat bij een groot beveiligingsincident al het reguliere werk moet worden stilgelegd omdat dit voorrang behoeft. Omdat alle medewerkers meer inzet doen dan eigenlijk bij hun functie hoort en ook de vacatures en afwezigheid met elkaar wordt opgevangen, is de druk hoog. SAAS Ten opzichte van de benchmark heeft IJsselgemeenten al veel applicaties gemigreerd naar een SAAS (Software As A Service) oplossing. Werd er altijd gedacht dat dit geld ging opleveren, in de praktijk blijkt het tegendeel het geval. Ook dat is een uitkomst van de benchmark. Naast de tijd die nog steeds nodig is voor het beheer, ontstaan er nieuwe taken voor beveiliging privacy, regievoering en contractmanagement. Dit heeft vooral impact op de functies van functioneel en technisch beheer en de IT-adviseurs. De securitymedewerkers worden door meer en meer SAAS-oplossingen gedwongen om juist voor de applicaties die extern gehost worden extra audits en testen te doen.

Huidige status Op basis van deze benchmark en de Strategische Personeels Planning die samen met HR is uitgevoerd is er in overleg met de gemeenten besloten om een beperkte uitbreiding van het aantal FTE te realiseren. Dit is reeds is de begroting verwerkt. Hierbij gaat het om structureel 3 FTE en 2 FTE tijdelijk voor twee jaar. Na die periode volgt er een evaluatie. Mochten die laatste 2 FTE structureel worden dan wordt dit aan de Raad voorgelegd.

2