2. Reflectie ambtelijke organisatie en wethouder op samenwerking

MEMO Aan: auditcommissie Datum: 27 augustus 2024

Verlenging contract PSA In 2020 heeft aanbesteding van de accountantswerkzaamheden plaatsgevonden. Vanaf het boekjaar 2021 wordt de jaarrekening van Krimpen aan den IJssel gecontroleerd door Publieke Sector Accountants (PSA). Dit contract loopt tot en met 2024 en kan driemaal met 1 jaar worden verlengd (tot en met uiterlijk 2027). De gunning van het contract is voorbereid door de auditcommissie met de controller als ambtelijk adviseur. In de tweede helft van 2024 is de vraag aan de orde of de optie tot verlenging moet worden verzilverd. Het ambtelijk advies hierover leest u in dit memo. Ambtelijk advies: verlengen tot en met 2027 Gebaseerd op de samenwerking in de afgelopen jaren is er ambtelijk overwegend tevredenheid over PSA als controlerend accountant. Dat betreft zowel de professionaliteit als de samenwerking en ook de wijze waarop de adviesfunctie wordt ingevuld. Toelichting Op basis van de ervaringen in de afgelopen vier jaren, kunnen we stellen dat sprake is van een intensieve en prettige samenwerking. Door de professionaliteit, kennis en scherpte van PSA hebben we stappen kunnen zetten waardoor de kwaliteit van de financiële verantwoording verbeterd is. Bovendien heeft de goede relatie met de accountant geholpen bij het tot stand komen van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Inmiddels zijn we begonnen aan het vierde controlejaar.

Het eerste jaar verliep wat moeizaam. We moesten aan elkaar wennen en de aanpak van PSA is veeleisender en meer diepgravend dan wij gewend waren. Dat was geen verrassing, maar de impact was groter dan verwacht. Mede door die aanloopproblemen ontstond tijdgebrek bij de afronding van de controle en moest een beperking op de rechtmatigheid worden geaccepteerd. In het tweede en derde controlejaar raakten we beter op elkaar ingespeeld en kon de gemeente ook profiteren van constateringen en verbeterpunten die door PSA werden aangedragen. Deze relatie willen wij graag behouden, omdat dit toegevoegde waarde heeft voor de gemeente. In de samenwerking met PSA is merkbaar dat zij focussen op de lokale overheid. Binnen het controleteam is veel expertise aanwezig. Dat leidt er toe dat er begrip is voor elkaars standpunten, ook wanneer die verschillen. Daarbij is het prettig dat er weinig wijzigingen in het controleteam zijn. De controle van PSA kent een gestructureerde aanpak, met duidelijke vragenlijsten en instructies. De door hen aangeleverde formats waarmee informatie wordt opgevraagd voor de controle op de jaarrekening zijn een belangrijk hulpmiddel voor de inspanningen die de organisatie moet verrichten. Het betekent in verhouding tot daarvoor wel meer werk in de voorbereiding. We slagen er echter steeds beter in dit te integreren in de lopende werkzaamheden.

Tijdens de afgelopen controlejaren hebben we gemerkt dat PSA op veel onderdelen erg grondig onderzoekt. Dit uit zich in het opvragen van veel informatie en

onderbouwingen. Dat geeft veel druk op de organisatie. Er wordt in overleg met PSA gezocht naar mogelijkheden om bijvoorbeeld door het beter vastleggen van interne kaders tot een efficiëntere aanpak te komen. Een voorbeeld daarvan is de recente notitie over prestatieverklaringen. Een ander kenmerk van de controleaanpak is dat de werkzaamheden beter over het jaar worden verdeeld. Dat vermindert de druk op de ambtelijke organisatie en de piekbelasting bij de accountant. Voorbeelden hiervan zijn het naar voren halen van een deel van de interimcontrole en de controle op grondexploitaties. De platte controlestructuur van PSA heeft een groot voordeel ten opzichte van de ervaringen met eerdere accountants. De tekenend partner is nauw betrokken bij de controle en goed op de hoogte van wat er speelt. Dit betekent dat er aan het eind van het controleproces nauwelijks nieuwe of onverwachte bevindingen aan de orde zijn. Mede door de platte controlestructuur verloopt de communicatie heel direct. De lijnen zijn kort en we weten elkaar goed te vinden. Er is het hele jaar door contact en afstemming over relevante ontwikkelingen of vragen. Zowel de accountant als de ambtelijke organisatie hebben daar een actieve rol in. Daardoor blijven geen openstaande kwesties hangen tot de start van de controle, maar is de werkwijze al kortgesloten.

In het verlengde van de prettige communicatie wordt wat bekend staat als de “natuurlijke adviesfunctie” door PSA naar verwachting ingevuld. Zowel in reactie op vragen als ook ongevraagd vindt overleg plaats en geeft PSA advies over ontwikkelingen en beleidsstukken. Conclusie PSA is een veeleisende en deskundige accountant, die meerwaarde toevoegt aan het controlewerk en ons zo helpt om de financieel-administratieve beheersing te verbeteren. De samenwerking met PSA verloopt in goede harmonie, met korte lijnen. De afgelopen jaren hebben we kunnen bouwen aan een goede relatie, zowel inhoudelijk als persoonlijk. Dat heeft positieve invloed op de kwaliteit van de jaarrekening en de onderliggende processen. Het ambtelijk advies is daarom om het contract met PSA te verlengen tot de maximale duur.

20240827 Wethouder Tempel en Controller